Capitolul opt Legi ale managementului timpului 88. Legea clarității 89. Legea priorităților 90. Legea reînnoirii 91. Legea capitalului cel mai valoros 92. Legea planificării 93. Legea remunerației 94. Legea coerenței 95. Legea pârghiei 96 Legea actualității 97. Legea practicii 98.

Talisman-ceas pentru gestionarea timpului Acest talisman vă va ajuta să vă folosiți întotdeauna timpul cu înțelepciune și să gestionați totul.1. Pentru a face acest lucru, veți avea nevoie doar de ceasul de mână preferat. Este de dorit ca acestea să nu fie ieftine, ci de bună calitate. Daca nu il ai inca

S-au scris munți de literatură despre managementul timpului; aproape toți managerii suferă de probleme de creștere a eficienței utilizării acestuia. Această resursă neprețuită lipsește, de obicei, foarte mult pentru acei oameni care duc un stil de viață activ. De ce nu am găsit încă modalități simple și convenabile de a regla relațiile în timp? Scepticii au o întrebare firească: trebuie gestionat deloc?

Cum îți începi ziua de lucru? De la verificarea corespondenței, la o ceașcă de ceai sau la citirea celei mai recente presă? Sau poate din planificarea azi sau cele mai urgente telefoane de dimineață? Ce te motivează să fii productiv? Poți să începi imediat sau ai nevoie de ceva timp pentru a face asta?

Se spune că timpul petrecut legănându-se
furat din viață. Dar oare acesta este întotdeauna cazul?
Nu este nimic mai ușor decât să fii ocupat
și nu este nimic mai dificil decât a fi eficient.
A. Mackenzie

Este dificil să intri imediat la serviciu dacă nu ți-ai planificat ziua de seară. Asta înseamnă că lași lucrurile să-și urmeze cursul, supunând unor circumstanțe exterioare, uitând sau amânând „pentru mai târziu” sarcina principală a zilei. În acest caz, nu tu îți organizezi munca, ci îți dictează regulile acesteia.

Munca îi dezamăgește de foarte multe ori pe cei care navighează prin viață fără cârmă sau velă, ascultând de suflarea oricărei brize, ca să nu mai vorbim de furtuni, furtuni și furtuni. Nu poți spune despre ei că sunt arhitecții vieții lor...

Pierdem minute de lucru, iar viața trece. Viața noastră. Și de aceea, în timpul nostru de zbor rapid, se acordă atât de multă atenție utilizării înțeleapte a acestei resurse atât de imperceptibil de evazivă.

Trebuie spus că oamenii au fost preocupați de problemele de a-și gestiona propriul timp de destul de mult timp.

Este clar că sarcina actuală nu este gestionarea timpului, ci autogestionarea. Nu acțiunile și timpul sunt planificate, ci păstrarea și dezvoltarea relațiilor și obținerea de rezultate.

Cu alte cuvinte, nu ar trebui să încercăm să fim mai organizați, nu ar trebui să încercăm să ne gestionăm mai bine timpul. Trebuie să începi să te gândești la timp într-un mod nou.

Principala proprietate a acestei științe este că se preocupă nu atât de desfășurarea de formare, cât de promovarea consultanților cu privire la utilizarea timpului. Experții americani în acest domeniu sunt, de asemenea, predicatori majori.

Între timp, gestionarea timpului nu este doar un hobby la modă. Mulți manageri, după ce au absolvit astfel de cursuri, își măresc productivitatea cu 15-20%. Esența majorității tehnicilor este „compactarea, agitarea și uscarea”. Ideea lor constă și în faptul că fiecare perioadă de timp din timpul zilei de lucru ar trebui să fie mai bine planificată. Sunt scrise liste de sarcini, apoi sunt evidențiate cele mai mari priorități, iar programul este atent gândit. Dar încă nu este suficient timp. Ca urmare, programul lor de lucru devine din ce în ce mai lung, iar oboseala devine din ce în ce mai mare. Ei vin la ce au lăsat.

Noua gândire ne obligă să privim timpul dintr-o perspectivă diferită. Și, în conformitate cu legea lui Pareto, se dovedește că 80% din toate rezultatele sunt obținute de noi în 20% din timpul total petrecut. Și asta ne întoarce toate ideile de zi cu zi peste cap. Se pare că avem suficient timp. Doar la noi doar 20% din el este folosit productiv, cu adevărat. Lipsa timpului este un mit! Principiul 80/20 spune că dacă acordăm de două ori mai multă atenție celor 20% din activitățile noastre de bază, ne-am putea reduce săptămâna de lucru la două zile și ne-am putea obține totuși cu 60% mai mult decât facem în prezent.

Cu alte cuvinte, avem timp. Dar ce să faci cu ea? Cum găsești acel douăzeci de procente „corecte”? Și cum putem fi siguri de fiabilitatea alegerii noastre? Timpul rămas poate fi alocat relaxării?

Să încercăm să ne dăm seama. Dacă te tratezi ca pe o creatură holistică, ca pe o persoană, în cele din urmă, poți descoperi că, pe lângă muncă, există și timp pentru odihnă și autodezvoltare, pentru familie și somn. De ce, prin reglementarea doar a programului de lucru, uităm de restul? Sau suntem doar roți dințate într-un mecanism pentru obținerea de bani sau faimă pentru cineva de deasupra noastră!?

Esența noii generații de management al timpului, potrivit lui Stephen Covey, poate fi înțeleasă din matricea descrisă în tabelul 1. Ideea de bază este că petrecem timpul într-unul din patru moduri.

tabelul 1

Matricea managementului timpului

Matricea arată că activitățile sunt determinate de două caracteristici: urgente și importante.

Urgent este ceva care necesită o atenție imediată, ceva care poate fi notat cu cuvântul „acum!” Urgentul are un magnetism aproape inexplicabil. Cât de des un apel telefonic ne face să ne distragem atenția de la o conversație importantă, de la o activitate de care avem nevoie la fel de mult ca și viață. Pentru mulți, chiar și gândul de a nu ridica telefonul este inacceptabil!

Chestiuni urgente de obicei plăcute prin lejeritatea și evidenta lor. Ei cer să fie făcute! Sunt simple și bine cunoscute. A le face este o plăcere.

Dacă aveți cel mai important lucru de făcut astăzi, atunci va trebui să se confrunte cu multe altele urgente. De îndată ce ai apărut la serviciu, ești întâmpinat la ușă cu un ordin urgent: „Trebuie făcut până la ora unu!” Te așezi la masă, iar mirosul învăluitor al cafelei proaspăt preparate te atrage la aparatul de cafea. Și când te-ai așezat din nou, telefonul care sună cu un tril vesel îți rupe hotărârea de a face asta, cel mai important lucru pentru tine astăzi. Apoi încep să-ți ceară să aprobi imediat niște documente, apoi din nou apelul... Totuși, de ce să descriem ceea ce numim de obicei munca de rutină sau de rutină. Ea a fost cea care a mâncat timpul pe care l-ai pus deoparte cu asemenea speranțe pentru cele mai importante lucruri. Ce lucruri pot fi numite importante?

Important are de-a face cu rezultatele. Ceea ce contează este ceea ce contribuie la misiunea, valorile și cele mai importante obiective.

Lucrurile importante și neurgente necesită mult mai multă inițiativă din partea noastră decât cele urgente, care pur și simplu ne împing: „Fă-o!” Trebuie să fim proactivi pentru a nu rata oportunitatea și a obține rezultate. Dacă nu avem o idee despre ceea ce este important pentru noi și despre rezultatele pe care dorim să le obținem în viață, atunci trecem cu ușurință la reacția la urgent.

Dacă te uiți la matricea de gestionare a timpului, poți vedea că pătratul I este atât urgent, cât și important. Este asociat cu ceva care produce rezultate semnificative și necesită o atenție imediată. Fiecare dintre noi are un anumit număr de cazuri similare în viața noastră. Dar dacă te concentrezi pe pătratul I, acesta va deveni din ce în ce mai mare până te acoperă în întregime, ca un val uriaș. O mare problemă se rostogolește, te lovește și te doboară.

Te lupți cu acest val și, abia reușindu-l, cazi sub altul, care te doboară din nou din picioare și te aplatizează pe nisip.

Unii oameni se trezesc literalmente bombardați de probleme în fiecare zi. Ei văd singura ușurare în evadarea către chestiunile neimportante și neurgente ale pătratului IV. Așa trăiesc oamenii, mânați de situații de criză.

Alți oameni își petrec o parte semnificativă a timpului pe Cadranul III urgent, dar neimportant. Ei își petrec timpul pe urgent, considerând-o important. Dar, în realitate, urgența acestor lucruri se bazează pe prioritățile și așteptările altor oameni.

Oamenii eficienți stau departe de pătratele III și IV, pentru că nu contează dacă sunt urgente sau nu. De asemenea, reduc dimensiunea Cadranului I petrecând mai mult timp în Cadranul II.

Inima gestionării eficiente a timpului și, prin urmare, a personalului, este pătratul II. Se ocupă de ceea ce este considerat important, dar nu urgent. Include activități precum construirea de relații, scrierea unei misiuni personale, planificare pe termen lung, exerciții fizice, prevenire, pregătire - toate acele lucruri pe care le considerăm necesare, dar rareori ne obligăm să le asumăm, pentru că nu sunt urgente.

Unele rezultate ale concentrării activităților dvs. în oricare dintre pătrate sunt afișate în masa 2.

Dacă doriți să obțineți utilizarea corectă și eficientă a timpului dvs., atunci este mai bine să vă concentrați pe cele mai promițătoare și mai importante chestiuni pentru dvs. din pătratul II, reducând în același timp activitățile din toate celelalte pătrate. Treptat, vei vedea cum viața ta începe să se schimbe în bine, cât mai multe rezultate obții, depunând în același timp mai puțin efort decât înainte.

Acest lucru va însemna o schimbare în vechea gândire pentru tine. Importanța și valoarea personalității tale vor crește pentru tine. Veți începe să dedicați mai mult timp problemelor de auto-îmbunătățire, comunicării cu prietenii, membrii familiei și copiii. Îți va fi mai ușor să treci de la muncă la sport, de la studiu la treburile casnice, de la treburile de dimineață la după-amiaza și seara.

Cu alte cuvinte, ne vom confrunta cu o altă problemă - utilizarea eficientă a timpului liber de activități profesionale. Sunt sigur că va fi o plăcere să o rezolv.

Articol furnizat portalului nostru
redacția revistei

Trei pași de urmat ÎNAINTE de orice planificare

Nu fi lene să faci astea TREI PASI, iar atunci planurile tale vor avea sens, nu te vei opri la jumătatea drumului, iar evenimentele și circumstanțele externe nu vor putea să te oprească și să te încurce.

Acești trei pași nu trebuie parcurși dintr-o singură mișcare, ci se pot face în mai multe ședințe.

Pasul 1. Definiți-vă valorile

Orice planificare începe cu definirea valorilor și misiunii - sau cu răspunsul la întrebările: de ce fac asta, ce mi-ar plăcea să primesc și ce mi-ar plăcea să fiu.

Când înțelegi ce valoare este importantă pentru tine, notează-o și, dimpotrivă, notează ce înseamnă această valoare pentru tine în acțiune.

Exemple de valori și declarații explicative:

Profesionalism
Declarații explicative:
- Ma dezvolt constant intr-un domeniu care ma intereseaza;
- Sunt deschis la idei noi și sfaturi de la colegii mai experimentați;

Lucru in echipa:
- Știu să lucrez în echipă și să acționez pentru binele comun, închizându-mi mândria și sentimentul de importanță personală;
- Pot să mă pun în postura unui alt membru al echipei și să înțeleg motivele lui, ce îl motivează și ce este important pentru el;

Respect reciproc pentru soțul/soția dvs.:
- Îmi respect și apreciez soția
- Știu să ajung în poziția ei când este nervoasă și îngrijorată și încerc să o calmez
- chiar și atunci când devin nervos și vorbesc precipitat, îmi dau seama cât de mult îmi respect soțul ca persoană și nu-mi permit cuvinte și acțiuni rănitoare

Când îți este dificil și acționezi sub influența emoțiilor și a circumstanțelor, deschide-ți valorile și recitiți-le cu voce tare, acest lucru vă va permite să luați decizii chibzuite pe care nu va trebui să le regretați mai târziu (la urma urmei, indiferent de rezultatul, aceste decizii vor fi în conformitate cu valorile dvs.)

Sarcina nr. 1:

Notează-ți valorile pe hârtie, de preferință pe ultima pagină a unui caiet pe care îl porți mereu cu tine (sau în note de pe telefon).

Pasul 2. Descrieți-vă rolurile

Rolurile te reflectă ca persoană, locul tău în familia ta, societate și lumea în general.

Când scrii roluri, înțelegi ce ai vrea să fii și cum să te comporți. Și comportamentul tău îți va aparține atunci
Este foarte posibil ca acum să existe niște roluri pe care nu vrei să le îndeplinești și ți s-au impus.

Exemple de combinare a rolurilor:

Vasily, fondatorul unei companii de IT:

- lider într-o echipă
a) Persoane cheie asociate rolului: colegi de serviciu

- antreprenor și inovator
a) Persoane cheie asociate rolului: parteneri de afaceri, investitori
b) Declarații explicative: Încerc să unesc echipa cu o idee comună, să inspir pentru a atinge un obiectiv comun

- sotul
a) Persoane principale asociate rolului: sotie
b) Declarații explicative: sunt un soț iubitor și grijuliu pentru soția mea, îi sunt credincioasă și o respect și o susțin în momentele dificile

- fiule
a) Persoane principale asociate rolului: mama si tata
b) Expoziții explicative: Îmi iubesc și îmi respect părinții, am grijă de ei și îi ajut cu atenția și banii mei

Anna, șef serviciu HR:

- șef serviciu HR
a) Persoane cheie asociate cu rolul: manager, angajați, candidați angajați
b) Declarații explicative: Sunt atent la angajații mei, știu să-i ascult și să le înțeleg punctul de vedere

- mamă:
a) Persoane principale asociate rolului: fiul
b) Declarații explicative: Sunt o mamă iubitoare care va găsi întotdeauna timp să-mi crească fiul și să-i ofere dragoste și afecțiune

- soție
a) Persoane principale asociate rolului: soț
b) Declarații explicative: Sunt o soție iubitoare și credincioasă care știe să-și asculte soțul și îl inspiră să realizeze.

Sarcina nr. 2:

Notați rolurile care sunt importante pentru dvs. și scrieți performanța lor ideală. De exemplu: în loc de Vasya - un soț, este mai bine: Vasya este un soț care știe să asculte, să-și înțeleagă soția și găsește timp pentru familie (cel puțin 1 oră de comunicare caldă), chiar dacă este blocat la muncă.

Pasul 3. Scrieți declarația dvs. de misiune

O declarație de misiune personală ar trebui să reflecte tot ceea ce vrei să faci în viața ta, ceea ce vrei să faci și ce fel de persoană vrei să fii.

Este nevoie de aprofundare în sine, analiză atentă, expresii chibzuite și multe revizuiri în căutarea versiunii finale. Poate dura săptămâni, chiar luni, până să fii complet mulțumit de ceea ce ai făcut și să simți că ai realizat o declarație cuprinzătoare și concisă a valorilor și aspirațiilor tale cele mai profunde. Chiar și atunci, vei reveni la ceea ce ai scris în mod regulat, făcând unele ajustări pe măsură ce opiniile și circumstanțele tale se schimbă de-a lungul anilor. Dar, în esență, Misiunea ta Personală devine constituția ta, o expresie clară a viziunii tale și a valorilor tale. Devine etalonul prin care măsori totul în viața ta.

Scrierea și revizuirea unei misiuni personale te schimba pentru că te obligă să te gândești profund la prioritățile tale și să-ți aliniezi comportamentul cu convingerile tale. Când faci asta alți oameni încep să simtă că nu ești controlat de mediu sau de ceea ce ți se întâmplă în viață.

Aveți un simț al Misiunii Personale pentru ceea ce încercați să faceți, iar acest lucru vă aduce bucurie.

Răspunsurile la aceste întrebări vă vor ajuta să vă creați Misiunea Personală:

1. În ce vrei să obții viață profesională

2. În ce vrei să obții viata personala Care va avea cel mai mare impact pozitiv asupra întregii tale vieți?

3.Ce fel de persoană vreau să fiu(de exemplu, plin de compasiune, muncitor, plin de umor, responsabil etc.)

4. Tot ce vreau ce să faci pentru viață și ce urmă să lași pe pământ(de exemplu, vizitați 30 de țări, susțineți-vă doctoratul, câștigați și economisiți 1 milion USD)

5. Tot ce vreau avea(de exemplu, o casă nouă, la 10 minute de mare, un iaht de 12 picioare, un cont de pensionare cu economii de 1 milion de dolari și venituri pasive de 10 mii de dolari pe lună)

6. Pentru ca tu a vrut să aud despre tine(imaginați-vă că vă aniversați 80 de ani, colegii, prietenii, rudele s-au adunat în jurul vostru). Cum ar trebui să te amintească? Ce ai vrea să spună?
- membrii familiei tale
- Prieteni
- vecini
- Colegi

7. În ce momente din viața mea am experimentat cea mai mare fericire și satisfacție?

8. Care dintre ele activitati profesionale să-mi aducă cea mai mare plăcere și satisfacție?

9. Care este cea mai mare valoare pentru mine în viața mea personală?

10. Ce talente și abilități am sau vreau să am?

Exemplu de misiune personală

Îmi iubesc familia, îmi pasă de soție și copii, precum și de părinți. Sunt un muncitor din greu și muncesc din greu pentru bunăstarea mea. Am devenit profesionist în marketing și vânzări. Explorarea noilor tendințe și idei îmi aduce cea mai mare satisfacție. Acționez în conformitate cu valorile mele și nu îmi fac griji dacă ceva nu merge acum, știu că cu siguranță se va rezolva în viitor. Trec prin viață cu un zâmbet și sunt recunoscător pentru fiecare zi pe care o trăiesc. Voi lăsa în urmă copii și nepoți sănătoși, precum și idei de marketing și vânzări care vor fi folosite de mii de oameni.

Sarcina nr. 3:

Rămâi singur cu tine într-un loc liniștit și scrie-ți declarația personală de misiune. Faceți acest lucru mai întâi într-o schiță, apoi copiați-l într-un jurnal sau într-un telefon pe care îl aveți întotdeauna la îndemână.

Schema generală de planificare

Odată ce ați identificat și descris valorile, puteți începe să vă definiți obiectivele.

Și iată gânduri importante de reținut:

A) obiectivele trebuie să corespundă valorile tale pe care le detaliezi
descris;

b) obiectivele ar trebui să fie echilibrat cu rolurile tale - nu este nevoie
lăsați-vă purtat de un anumit rol (de exemplu, rolul șefului unei companii) și când
acordând o atenție insuficientă unui alt rol (de exemplu, rolul Soțului);

V) distribuie obiectivele în ordinea importanței sau priorității;

G) scopul trebuie să fie specific și cu un termen limită ( folosind tehnologia SMART);

d) obiectivele mari trebuie împărțite în „puncte nodale (CP)”- așa că le-am luat pentru mine
numit. Sunt punctele cheie care sunt motivatoare foarte puternice pentru tine.
legături pentru atingerea unui obiectiv global. Trecând treptat de la unul
nod la altul, câștigi motivație și încredere în finală
rezultat. Iar entuziasmul și încurajarea sunt cei mai importanți factori pentru succes.

Îmi place împărțiți obiectivul în etape (puncte nodale)și descrie-le în mod specific și măsurabil și, de asemenea, stabilește termene sau date până la care aceste obiective și puncte cheie trebuie îndeplinite.

Pentru a descompune obiectivele în etape este convenabil de utilizat o foaie de calcul Excel și o hartă mentală.În tabel, descrieți în detaliu pașii specifici pentru atingerea obiectivului și termenele limită.

Descrieți-vă obiectivele în sens invers...

Încearcă să descrii atingerea obiectivului tău nu de la început, ci de la sfârșit. Gândiți-vă ce pas simplu anterior a precedat atingerea obiectivului? Și ce era în fața lui? Și în fața lui etc.

Un exemplu de descompunere a unui obiectiv în sub-goluri sau etape

În exemplu, scopul principal este de a scrie un articol de recenzie cu cele mai faimoase lucrări despre eficiența personală.

Sarcina nr. 4:

Noteaza 3 cele mai importante obiective pentru tineîn diverse domenii ale vieții. Imprimați-le sau copiați-le în planificatorul dvs. Cip: etapele intermediare sunt convenabile de înregistrat creion, astfel încât să fie convenabil să le schimbați.

Toate lucrurile pe care le facem pot fi clasificate după anumite criterii. Stephen Covey oferă un stil de afișare matrice foarte convenabil

Am lucruri de făcut urgent si important(de exemplu, un telefon care sună sau pregătirea pentru un examen cu o zi înainte) - clasificăm astfel de aspecte ca cadranul „I. Necesitatea", nu poți scăpa de ei, trebuie să le faci, altfel va fi dificil. Dar dacă le faci doar pe ei, apoi se instalează o criză, depresie, sindrom de workaholic.

Sunt lucruri de făcut urgent dar neimportant(de exemplu, un coleg îți cere să vorbești cu un client în schimb sau ești invitat la o întâlnire care va avea loc într-o oră, dar acolo va fi puțin beneficiu pentru tine) - să sunăm cadranul cu aceste lucruri — III. Dezamăgire. Trebuie să înveți să refuzi astfel de lucruri cu un zâmbet și fără să te simți vinovat. La început va fi dificil și poate că mulți vor fi jigniți de tine, dar dacă nu faci asta, atunci mediul tău va crede că ești obligat să faci asta și va începe să te folosească. Și apoi încearcă să demonstrezi că nu ar trebui să o faci, ci ai făcut-o o dată doar din milă...

Am lucruri de făcut lipsit de importanță și deloc urgent, mii de oameni vin seara dupa munca, se intind pe canapea, dau drumul televizorului si... pierdeti timpul pe cele neimportante si neurgente, sa numim cadranul cu chestiile astea „IV. Excesele„. Făcând regulat lucruri din acest grup, devii mai leneș, mai prost și îți pierzi treptat setea de viață și motivația de a obține rezultate și de a deveni mai bun.

Și în sfârșit lucruri de făcut important și neurgent, le vom lua la cadranul "II. Eficiență"- aceasta este cea mai productivă distracție a noastră! Când facem aceste lucruri, nu alergăm ca o veveriță în roată (cum este cazul cadranului „I. Necesitate”), lucrăm încet, avem ocazia să ne concentrăm și să facem cu calm ceea ce a fost planificat inițial și va conduce noi la obiectiv.

Caracteristicile acestor sarcini:
a) trebuie să fii foarte motivat de a face lucruri din acest grup, deoarece rezultatele nu vor apărea imediat;
b) uneori lucruri urgente neimportante (cadrantul III. Dezamăgire) sunt mai ușor de finalizat decât lucrurile neurgente, dar importante și apoi ne ușurăm lucrurile și le facem mai întâi din cadranul III., în loc de cadranul II. Această problemă se rezolvă printr-un efort de voință, când uneori facem mai întâi lucruri neplăcute sau dificile, dar importante.

Trăiește în pătratele 1 și 2, împărțind sarcini între tine, iar apoi viața ta va fi echilibrată și productivă.

Începe ziua cu ceva important și dificil...

Apropo, sfaturi practice foarte utile: când vii dimineața la serviciu, în loc să intri pe rețelele de socializare. rețeaua sau verificați-vă e-mailul pentru probleme urgente (dar nu întotdeauna importante), începeți-vă ziua de lucru cu o sarcină importantă și complexă, lucrați la ea timp de câteva ore, apoi luați o pauză sub forma verificării e-mailurilor și a vorbirii la telefon .

Sarcina nr. 5:

Luați 3-4 lucruri pe care le-ați făcut în ultimele 2 ore și clasificați-le conform matricei Covey

Cum să faci un plan pentru săptămână

Având un plan săptămânal, vă ajută să rămâneți pe drumul cel bun și să vă mențineți pe drumul cel bun cu planurile pe termen lung.

Când vă planificați săptămâna, țineți cont de trei lucruri:

1) fă-o înainte de începerea săptămânii de lucru;

2) fă-o în loc linistitîn care nimeni nu vă va distrage atenția, alocând pentru asta 30-60 de minute;

3) planifică mai întâi relaxare și timp cu familia, apoi orice altceva (altfel nu va fi suficient timp pentru asta)

Includeți numai lucruri importante în planul dvs. săptămânal, sau așa cum le numește Stephen Covey - "pietre mari" arătând exemplul unei găleți care efectiv trebuie umplută cu pietre: mai întâi o punem acolo pietre mari(planificăm mai întâi lucruri de făcut), apoi adăugați pietricele (sarcini mici de zi cu zi) și abia apoi nisip (sarcini aleatorii și trecătoare).

Cele mai multe pietre mari cad în pătratul 2 (Important, dar nu urgent)

Exemplu de plan săptămânal

Pentru comoditate, tipăriți planul pe hârtie groasă și marcați-l în agenda dvs. și, de asemenea, programați timp în zilele potrivite pentru activitățile pe care le-ați scris în plan.

Concentrarea asupra lucrurilor principale este esența activității eficiente și a unei vieți de succes.

Aproape toți ne simțim rupți între ceea ce vrem să facem și cerințele impuse de numeroasele circumstanțe externe. Cu toții trebuie să ne confruntăm cu multe probleme urgente și cu chestiuni mici de zi cu zi care ne țin sub stres constant și ne epuizează sistemul nervos.

Lupta internă pe care o ducem pentru a face din principalul principal lucru este caracterizată de contrastul dintre doi stimuli care ne ghidează pe drumul nostru: „ceasul” și „busola”.

« Ceas„reprezintă obligațiile noastre, sarcinile, programele, obiectivele, sarcinile specifice - tot ceea ce trebuie finalizat până la un anumit termen.

« Busolă„Aceasta este viziunea noastră asupra lumii, valorile, scopul nostru, conștiința noastră, tot ceea ce determină direcția mișcării noastre în viață, ceea ce ni se pare important, modul în care ne conducem viața.

Lupta noastră internă se intensifică atunci când simțim diferența dintre „ceas” și „busolă”, când activitățile noastre nu contribuie la ceea ce considerăm a fi principalul lucru din viața noastră. Puteți utiliza matricea de gestionare a timpului a lui Stephen Covey ca filtru pentru a determina prioritățile. Acest instrument este format din patru sectoare care ne ajută să nu uităm de principalul lucru din viața noastră.

Să luăm în considerare parametrii cazurilor (sarcinilor), pe baza combinației a căror sectoare sunt formate:

IMPORTANT. Lucruri care au legătură cu Misiunea și obiectivele strategice Lucruri care vă oferă o satisfacție profundă Lucruri care vă susțin și vă dezvoltă viața

NU CONTEAZĂ. Lucruri care nu produc rezultate pe termen lung. Lucruri care îți afectează viața

URGENT. Chestiuni care necesită o atenție imediată

NU VA GRABITI. Fără termene limită urgente (imediate).

După cum puteți vedea din matricea managementului timpului, activitățile noastre sunt determinate de doi factori: urgent și important.

Urgent– ceva care necesită o atenție imediată. Aceasta este ceea ce poate fi notat prin cuvântul „Acum!” Problemele urgente sunt de obicei vizibile. Ei pun presiune asupra noastră și cer măsuri. Ele sunt adesea bine cunoscute. Sunt adesea plăcute, necomplicate și o plăcere de făcut. Și de foarte multe ori se dovedesc a fi neimportante.

Important, pe de altă parte, este legat de rezultate. Ceea ce contează este ceea ce contribuie la misiunea ta, la valorile tale și la cele mai importante obiective.

Reacționăm la urgent, suntem reactivi față de el. Problemele importante și nu urgente necesită mai multă inițiativă și mai multă proactivitate din partea noastră. Trebuie să fim proactivi pentru a nu rata oportunitatea și a obține rezultate.

Sectorul I este atât urgent, cât și important. Cazurile noastre din acest sector sunt legate de „crize” și „probleme”. Fiecare dintre noi în viața noastră are un anumit număr de activități legate de sectorul I. Cu toate acestea, mulți oameni se trezesc complet absorbiți de acesta. Pe măsură ce te concentrezi pe Sectorul I, acesta devine din ce în ce mai mare până te acoperă complet, ca un val uriaș. Unii oameni se găsesc în această stare zi de zi și își epuizează resursele. Ei văd singura ușurare în evadarea către afaceri în Sectorul IV.

Există oameni care își petrec o parte semnificativă a timpului pe cadranul III urgent, dar nu important, crezând că se află în cadranul I; își petrec cea mai mare parte a timpului reacționând la urgent, crezând că și acesta este important. Dar, în realitate, urgența acestor lucruri se bazează adesea pe prioritățile și așteptările altor oameni.

Oamenii efectivi stau departe de sectoarele III și IV. În același timp, oamenii eficienți reduc dimensiunea sectorului I, petrecând mai mult timp în sectorul II. Sectorul II este inima managementului personal eficient. Oamenii eficienți nu gândesc în probleme, ei gândesc în posibilități. Ei gândesc proactiv.

RECOMANDĂRI: Este necesar să învățați să spuneți „NU” cazurilor din sectoarele III și IV și să folosiți această resursă de timp pentru a planifica și derula cazurile din sectorul II (sectorul de calitate) Prin redistribuirea timpului în favoarea sectorului II și pornirea sistemului avansat. modul de management, reduce treptat volumul situațiilor de criză din sectorul I.

Astfel, S. Covey identifică următoarele dezavantaje în managementul timpului:

• incapacitatea de a stabili prioritățile corect;
• o incapacitate sau nedorință de a se organiza pe baza acestor priorități;
• lipsa de disciplină pentru a acționa în funcție de priorități.

1. Tehnica de stabilire a obiectivelor (formularea clară a obiectivelor). Diferențierea în obiective pe termen scurt și pe termen lung, mari și mici.

2. Luând în considerare planurile și bioritmurile individuale ale unei persoane.

3. Utilizarea eficientă a timpului de așteptare (în transportul public, la cozi, în ambuteiaje).

4. Multe documente, diagrame, materiale pot fi fotografiate mai degrabă decât rescrise. Ar fi o idee bună să aveți un „Caiet pentru toate”, deoarece notele de pe bucăți de hârtie se pierd adesea.

5. Creați o rețea de contacte (NETWORKING).

Astfel, stabilirea cât mai specifică a scopurilor și obiectivelor, planificarea zilnică pe termen scurt, înregistrarea timpului folosit și evaluarea eficienței vor ajuta la implementarea cu succes a aproape oricăror planuri.

Cea mai populară metodă din lume este „ A face lucrurile„, care a fost propus de americanul David Allen. Ideea sa principală este să nu mai păstrezi lucrurile „în capul tău”, ci să țină evidența lor, întocmind așa-numitele "A face-liste" De îndată ce o persoană primește o sarcină de îndeplinit, trebuie să o plaseze imediat „în coș” - o stocare temporară a informațiilor. Coșul poate fi fie o adevărată tavă de hârtie, fie doar un blocnotes pentru înregistrarea cazurilor primite. Ideea principală a „coșurilor” este să nu ratați informațiile utile și sarcinile primite. Conform acestei tehnici, „coșurile” trebuie „greblate” în mod regulat. În timpul acestui proces, fiecare articol de coș este revizuit și poate fi mutat în liste de activități, calendare, atribuit sau pur și simplu șters. De asemenea, autorul sugerează organizarea sarcinilor în proiecte bazate pe principiul ierarhiei sistemului. Fiecare sarcină poate fi detaliată împărțind-o în pași mai mici. Getting Things Done introduce, de asemenea, conceptul de planificare contextuală care există în relație cu oameni, locuri și evenimente. De exemplu, unele sarcini pot fi îndeplinite doar la serviciu sau, dimpotrivă, doar acasă. Prin gruparea cazurilor în funcție de contextul „Telefon”, puteți crea imediat o listă de apeluri telefonice. Metodologia Getting Things Done este foarte strictă în ceea ce privește planificarea, dar descrie în detaliu sistemul de gestionare a timpului, inclusiv elementele de bază ale gestionării informațiilor personale.

Tehnica lui Marc Forster câștigă o mare popularitate în Occident. „Autofocus”. Nu este un sistem de organizare a sarcinilor, ci un mod de a le îndeplini. Esența primei versiuni de „Autofocus” este de a compila o listă cu toate sarcinile pe mai multe pagini, care sunt vizualizate una după alta. De îndată ce o sarcină este găsită pe pagină care iese în evidență ca ceva ce doriți să faceți, aceasta este finalizată. Dacă sarcina nu este finalizată până la sfârșit, atunci este tăiată și adăugată la sfârșitul listei. Lucrul pe pagină continuă până când sarcinile nu mai sunt evidențiate. Sarcinile rămase sunt eliminate din listă. Astfel, toate paginile sunt procesate. Această tehnologie vă permite să faceți acele lucruri pe care doriți cu adevărat să le faceți și orice sarcină pare mai ușoară dacă trebuie să alegeți între ea și sarcinile rămase. Sistemul vă permite să găsiți un echilibru între raționalitate și intuiție și este potrivit pentru acele persoane cărora nu le place să picteze în avans prim-planuri. După cum notează autorul, mulți oameni se lasă atât de conduși de îndeplinirea sarcinilor de pe listă, încât le este dificil să se oprească. Susținătorii acestei metodologii încearcă să o îmbunătățească în mod constant, iar în acest moment are deja patru versiuni. În același timp, în diferite versiuni, esența sistemului rămâne aceeași, doar algoritmul de selectare a sarcinilor se modifică ușor. „Autofocus” nu este asociat cu obiectivele vieții, dar oferă un algoritm foarte detaliat și clar pentru gestionarea timpului operațional.

Astfel, vedem că există multe metode diferite de organizare a timpului. Ele nu se exclud reciproc și, dacă doriți, puteți utiliza combinații de diferite metode, alegând cel mai convenabil și potrivit sistem de gestionare a timpului pentru individ,

Odată cu dezvoltarea tehnologiei informației, există din ce în ce mai multe modalități de a menține sisteme de gestionare a timpului personal flexibile, rapide și convenabile. În același timp, dezvoltarea serviciilor de internet, precum și popularitatea clienților ultra-subțiri (programe care funcționează printr-un browser), duce la faptul că numărul de instrumente online depășește deja numărul de programe instalate separat pe un calculator. Astfel, atunci când îți creezi propriul set de instrumente, poți folosi obiecte reale (notepad, tăvi de hârtie), servicii Internet și programe care funcționează indiferent de disponibilitatea unei rețele. Mijloacele de hârtie, în primul rând, sunt convenabile datorită simplității, inteligibilității și tangibilității lor. De exemplu, fiecare zi trăită poate fi exprimată ca o foaie separată într-un jurnal, iar forma de intrare poate fi aproape orice - totul depinde de ceea ce mâna este capabilă să deseneze. De asemenea, marile avantaje ale instrumentelor reale sunt independența față de alimentarea cu energie, timpul minim de antrenament și abilitățile tehnice nesolicitante. Pe de altă parte, programele și serviciile de internet, cu abilitățile corespunzătoare și selecția corectă a instrumentelor electronice care să corespundă nevoilor dvs., deschid oportunități enorme. De exemplu, reprogramarea întâlnirilor, sarcinilor sau a altor evenimente are loc în câteva secunde și nu necesită ștergerea sau tăierea liniilor din jurnal. Programele pentru menținerea unei liste de activități fac posibilă crearea unei ierarhii de sarcini și apoi efectuarea selecțiilor necesare din baza de date creată. De exemplu, poți să-ți notezi toate proiectele curente pas cu pas, făcându-le dependente de obiectivele tale de viață, iar apoi din această listă poți elimina doar sarcinile pentru azi sau sarcinile care necesită un apel telefonic. Există deja destul de multe site-uri pe Internet care fac posibilă gestionarea unuia dintre cele mai importante elemente ale managementului timpului - lista de activități. Există servicii cu o mare funcționalitate care respectă pe deplin metodologia GTD, precum și foarte simple, dar foarte ușor de utilizat. Proiectele care implementează instrumente individuale de automotivare sau de gestionare a timpului câștigă, de asemenea, amploare. Procedând astfel, oferă câteva bunătăți suplimentare pe care programele offline sau mijloacele pe hârtie nu le pot oferi. De exemplu, site-ul worktrek.com vă permite nu numai să păstrați un calendar calendaristic (un instrument pentru creșterea gradului de conștientizare a fiecărei zile pe care o trăiți), ci și să vizualizați statistici medii pentru toți utilizatorii. Un proiect pentru a transforma sarcinile obișnuite într-un obicei, advirtus.com, pe lângă faptul că oferă funcția sa principală, introduce și un instrument social interesant - abilitatea de a participa la evaluarea generală și de a prelua sarcini create de alți utilizatori. Avantajul programelor instalate separat este că nu este nevoie de acces la Internet. Ele permit, de asemenea, capacități grafice mai bune și, adesea, o interfață mai rapidă și mai ușor de utilizat. De exemplu, programul MyLife Organizated to-do list oferă o funcționalitate enormă cu care niciun alt serviciu online nu se poate lăuda, dar, dacă se dorește, elementele inutile pot fi pur și simplu ascunse. Un mare dezavantaj al instrumentelor tehnice moderne de gestionare a timpului este mobilitatea slabă. Dar multe programe și servicii au deja versiuni simplificate pentru telefoanele mobile și, de asemenea, dacă este necesar, fac posibilă imprimarea rapidă și ușoară a materialelor. În general, privind dezvoltarea instrumentelor electronice, putem spune că acestea permit deja diferitelor sociotipuri să aleagă mijloacele cele mai convenabile pentru ei înșiși și, dacă nu complet, atunci cel puțin parțial evadează de planificarea tradițională pe hârtie, câștigând în același timp viteză, capacități. și comoditate.

2.6. Mecanismul stabilirii obiectivelor ca individ
alegere strategică.

Stabilirea obiectivelor este procesul de modelare a rezultatului unei activități care nu a fost încă implementată., reprezentat cel mai adesea printr-un model mental al unui produs viitor, caracteristici calitative sau cantitative, sau un sistem de semne și concepte. funcții de stimulare, cognitive, executive. Eu insumi act de stabilire a obiectivelor include:

Diagnosticare, prognoză și proiectare, care împreună asigură înțelegerea și determinarea scopului activității; analiza posibilităților obiective în atingerea scopului urmărit;

Alegerea formelor, metodelor și mijloacelor, ținând cont de proprietățile generale, speciale și individuale ale subiectului;

Întocmirea unui program de activități viitoare.

În acest caz, stabilirea obiectivelor are loc în condiții pseudo-libertatea de alegere a scopului(Kogan, 1999). Conform acestui principiu, în procesul de stabilire a obiectivelor, subiectul are o alegere de obiective curente și strategice, care este limitată atât de motive externe, cât și interne. Mai mult, această limitare nu este întotdeauna realizată de el.

Un punct important în stabilirea obiectivelor în condiții de pseudo-libertate de alegere este înțelegerea acestui proces ca ireductibil la activitate exclusiv raţională bazată pe cunoștințe de încredere. Doar relația dintre rațional și emoțional face posibilă desfășurarea activităților în condiții de certitudine incompletă. în plus Cu cât incertitudinea este mai mare, cu atât importanța componentei emoționale este mai mare.

Stabilirea obiectivelor încă aparține clasei de probleme semi-structurate, a căror soluție în majoritatea cazurilor este oferită prin metode informale, iar eficacitatea depinde de calificările cercetătorului, de intuiția sa, de cantitatea de informații de care dispune asupra problemei. luate în considerare și capacitatea de a o prelucra în totalitate.

Capacitatea de a construi modele ale viitorului subiectiv în imagini este decisivă proprietatea imaginației. Exact imaginația și calculul sunt instrumentele, cu ajutorul subiectul face o prognoză a evoluţiei situaţiei, analiză a căruia, de fapt, îi permite să facă o alegere. Cu alte cuvinte, procesul activității mentale umane și, în special, stabilirea obiectivelor nu este în principiu algoritmizat, datorită căruia o persoană este capabilă functioneaza in conditii incomplet definite.

Ar putea fi util să citiți:

• Înțeles Sholom Aleichem în engleză;
• Ce înseamnă Sholom Aleichem în rusă?;
• Cometele spațiale: pericol sau proximitate forțată Cum se formează cometele;
• De ce este ascuns adevărul despre OZN-uri?;
• Cel mai puternic om din lume;
• Eseu pe tema „Cine deține informațiile, deține lumea”;
• Biografie Anii Nouăzeci - Timp pentru afaceri;
• Salutări în azeră;