समस्या को हल करने में सहायता के लिए अनुरोध पत्र: मसौदा नियम, व्यापार पत्र शैली और नमूना

किसी उच्च पद पर आसीन व्यक्ति को समस्या के समाधान में सहायता के लिए अनुरोध पत्र लिखने के लिए, आपको ऐसा पत्र लिखने के नियमों को जानने की आवश्यकता है। अपील के सार को संक्षेप में और स्पष्ट रूप से बताना उचित है। इस लेख से आप सीख सकते हैं कि समस्या के समाधान के लिए राज्यपाल को अनुरोध पत्र कैसे लिखा जाता है। उदाहरण के लिए, आप शहर और क्षेत्र से संबंधित समस्याओं को हल करने के बारे में लिख सकते हैं, चाहे वह आवास और सांप्रदायिक सेवाओं में कमी हो या व्यक्तिगत प्रकृति का अनुरोध हो। यह ध्यान रखना महत्वपूर्ण है कि अनुरोध अधिकृत व्यक्ति की क्षमताओं से परे नहीं जाना चाहिए।

सामान्य जानकारी

समस्या को हल करने में सहायता का ऐसा पत्र तब उपयोगी होता है जब आपको जानकारी, दस्तावेज़ प्राप्त करने या कोई सौदा करने की आवश्यकता होती है। आप किसी भी राज्य संगठन के काम की गुणवत्ता में सुधार के अनुरोध के साथ अपील लिख सकते हैं। आमतौर पर ऐसे पत्र किसी और के नाम से भेजे जाते हैं। कुछ मामलों में, वे सीधे संगठन से संपर्क करते हैं।

राज्यपाल को सहायता मांगने के लिए एक पत्र व्यापार पत्राचार के नियमों का पूरी तरह से पालन करना चाहिए। सब कुछ जिम्मेदारी से लिया जाना चाहिए: पाठ के फ़ॉन्ट से लेकर पत्र की सामग्री तक। यदि समस्या केवल एक नागरिक को प्रभावित नहीं करती है, लेकिन कई, हस्ताक्षर और प्रासंगिक दस्तावेज एकत्र किए जा सकते हैं। सबमिट किए गए दस्तावेज़ जितने अधिक विश्वसनीय होंगे, प्रशासन द्वारा अनुरोध पर प्रतिक्रिया देने की संभावना उतनी ही अधिक होगी। समस्या को हल करने में सहायता का ऐसा पत्र स्वीकार या अस्वीकार किया जा सकता है। किसी भी मामले में, सरकारी एजेंसी के कर्मचारियों को विस्तृत जानकारी और इनकार करने के कारणों के स्पष्टीकरण के साथ प्रतिक्रिया भेजनी चाहिए।

पत्र लिखने और भेजने के लिए निम्नलिखित मदों की आवश्यकता होगी:

इंटरनेट एक्सेस के साथ पीसी।
कागज़।
कलम।
लिफ़ाफ़ा।
एक प्रिंटर।

प्रपत्र

सहायता के अनुरोध के साथ राज्यपाल को एक पत्र लिखने के लिए एक विशेष रूप है, जो आवेदक के नाम के साथ-साथ राज्यपाल के नाम और स्थिति, पत्र का सारांश और अन्य महत्वपूर्ण बिंदुओं को इंगित करता है। अपील को एक अलग शीट पर प्रिंट करने की सलाह दी जाती है। आप प्रशासन की वेबसाइट पर या राज्यपाल के कार्यालय में प्रपत्र प्राप्त कर सकते हैं। कुछ क्षेत्रों में, यह गायब हो सकता है, तो आपको इसे स्वयं पीसी या मैन्युअल रूप से लिखने की आवश्यकता है। इस तरह के फॉर्म के बिना किसी समस्या को हल करने में सहायता के लिए अनुरोध पत्र भेजते समय, आपको प्रतिक्रिया नहीं मिल सकती है।

कथन

फॉर्म भरने के बाद आपको खुद ही पत्र लिखना शुरू करना होगा।

सबसे पहले एक टोपी बनाई जाती है। अधिकारी की स्थिति, उपनाम, नाम और संरक्षक दाईं ओर लिखे गए हैं। सबसे नीचे, अपील के लेखक का पूरा नाम और सभी संपर्क जानकारी (पता, टेलीफोन, ई-मेल) लिखा होता है। एक सिविल सेवक के सभी डेटा मूल मामले में दर्शाए गए हैं। व्यक्तिगत डेटा - अनुवांशिक मामले में।
आगे थोड़ा पीछे हटते हुए बीच में आदरणीय शब्द को संबोधित करना शुरू कर देना चाहिए।
उसके बाद, आप समस्या का सार बता सकते हैं।

पत्र का बड़ा होना जरूरी नहीं है। मुख्य भाग को कई पृष्ठों के लिए लिखना आवश्यक नहीं है। इसके लिए A4 की एक शीट ही काफी है। मुख्य बात यह है कि समस्या का सार बताना है, ताकि पढ़ते समय एक व्यक्ति समझ सके कि क्या दांव पर है। आवेदन में सभी आवश्यक जानकारी निर्दिष्ट की जा सकती है। इसे दस पृष्ठों से अधिक नहीं बढ़ाया जाना चाहिए, आप समस्या को पूरी तरह से प्रकट करते हुए कई पत्रक लिख सकते हैं। आवेदन पत्र में कुछ भी अतिरिक्त न लिखें।

मुख्य भाग कैसे लिखा गया है यह निर्धारित करता है कि पत्र राज्यपाल द्वारा पढ़ा जाएगा या नहीं। पत्र के अंत में, आपको शिलालेख "परिशिष्ट" बनाना होगा और अतिरिक्त जानकारी के साथ पत्रक निर्दिष्ट करना होगा। पत्र के अंत में, आपको फिर से दो या तीन वाक्यों में अनुरोध का वर्णन करना होगा और उस पर हस्ताक्षर करना होगा। उदाहरण के लिए, आप शहर में किसी समस्या को हल करने में सहायता के लिए पत्र लिख सकते हैं।

आवेदन संरचना

पत्र मानक पैटर्न के अनुसार लिखा गया है। इसमें शामिल होना चाहिए:

याचिका का कारण। कारण संक्षेप में वर्णित है: नागरिक इस अधिकारी को क्या संदर्भित करता है, और यह भी कि वह इस विशेष अधिकारी को क्यों संदर्भित करता है।
लक्ष्य। पत्र किस लिए है? यहां समस्या का सार बताना आवश्यक है, साथ ही यह भी दिखाना है कि प्राप्तकर्ता को अनुरोध का जवाब देने की आवश्यकता क्यों है।
जोड़ना। निर्णय के परिणाम का विवरण। यदि राज्यपाल समस्या का जवाब देता है, तो कंपनी, सामुदायिक जीवन आदि में क्या परिवर्तन होंगे, यह सबसे महत्वपूर्ण हिस्सा है। वह अभिभाषक को सहायता प्रदान करने की आवश्यकता के बारे में आश्वस्त करती है, यह उस पर निर्भर करता है कि अनुरोध का जवाब दिया जाएगा या नहीं।

यदि एक से अधिक अनुरोध हैं, तो प्रत्येक समस्या के लिए कई पैराग्राफ बनाना सबसे अच्छा है। जैसा कि ऊपर उल्लेख किया गया है, आवेदन में सभी विवरण लिखे जा सकते हैं। आवेदन की संरचना इसके मुख्य भाग के लिए लिखी गई है।

भेजना

समस्या को हल करने में सहायता के लिए अनुरोध पत्र के साथ काम पूरा होने के बाद, आपको सभी सबूत और आधिकारिक अपील लिफाफे में डालने की जरूरत है, साथ ही साथ पत्र भी। सभी अतिरिक्त अनुलग्नक केवल प्राप्तकर्ता द्वारा पत्र पढ़ने की संभावना को बढ़ाते हैं।

एक लिफाफे में सब कुछ पैक करने के बाद, आपको क्षेत्र या जिले के प्रशासन के कानूनी पते का पता लगाना होगा और एक पत्र भेजना होगा। इसे भेजने से पहले, आपको सभी कागजात की प्रतियां बनानी चाहिए। उन्हें भेजना सबसे अच्छा है, क्योंकि महत्वपूर्ण दस्तावेजों वाला पत्र डाकघर या प्रशासन में खो सकता है।

माल भेजने के विकल्प

आप न केवल नियमित मेल से अपनी समस्या के समाधान में सहायता के लिए अनुरोध पत्र भेज सकते हैं। यदि कागजात की सुरक्षा की चिंता है या पत्र नहीं पहुंचेगा, तो आप निम्न कार्य कर सकते हैं:

राज्यपाल के कार्यालय के एक प्रतिनिधि को आदेश वितरण। इस फ़ंक्शन में पत्रों के वितरण के लिए "रूसी पोस्ट" और वाणिज्यिक उद्यम हैं। इस प्रकार, पत्र बहुत तेज़ी से पहुँचाया जाएगा और सीधे राज्यपाल के पास जाएगा।
ईमेल। 21वीं सदी के बाहर। कोई भी अपील ई-मेल द्वारा भेजी जा सकती है। आपको बस प्रशासन की वेबसाइट पर जाने की जरूरत है, जनसंपर्क के लिए मेल का पता लगाएं और सभी फॉर्म और फॉर्म भरने के बाद, सभी दस्तावेजों को स्कैन करके, उन्हें मेल द्वारा फाइलों के रूप में भेजें। कुछ साइटों पर इलेक्ट्रॉनिक रिसेप्शन हैं जहां फाइलों को संलग्न करने की कोई आवश्यकता नहीं है, आप व्यक्तिगत डेटा भर सकते हैं और वहां एक अपील छोड़ सकते हैं।

आधिकारिक आंकड़ों के अनुसार प्रतिक्रिया समय 30 दिनों का है, लेकिन आमतौर पर जवाब दो से तीन दिनों के भीतर आ जाता है।

लिखने का सबसे अच्छा तरीका क्या है

आप किसी भी समस्या को हल करने में सहायता के लिए पत्र लिख सकते हैं, लेकिन क्या सहायता प्रदान की जाएगी या पत्र संग्रहीत किया जाएगा यह केवल प्राप्तकर्ता पर निर्भर करता है। मामले के सफल परिणाम की संभावना बढ़ाने के लिए, अभिभाषक के सकारात्मक व्यक्तिगत गुणों को छूना बेहतर है। यह आवश्यक है कि एक व्यक्ति यह समझे कि वे उसकी ओर क्यों मुड़ रहे हैं।

तारीफों के साथ कुछ आवेषण उचित होंगे। पत्र में, यह उस व्यक्ति को स्पष्ट करने के लायक है कि केवल वह ही कागज में निर्धारित मुद्दे को हल करने में मदद कर सकता है। उदाहरण के लिए, यदि अभिभाषक आवास और सांप्रदायिक सेवाओं के मुद्दे को हल करने में सहायता के लिए एक पत्र लिखता है, तो यह दिखाया जा सकता है कि ऐसी समस्या महत्वपूर्ण है और राज्यपाल, जैसे कोई और नहीं, न केवल विशिष्ट नागरिक की मदद करने में सक्षम होगा जिसने अपील लिखी, लेकिन इस समस्या को हल करने में सभी नागरिक भी।

अपनी बात को सही ठहराना सुनिश्चित करें। अनुरोध का जवाब देना क्यों आवश्यक है, इसके लिए कई औचित्य चुनने की सलाह दी जाती है। योजना के अनुसार इन औचित्यों का निर्माण करना बेहतर है: मध्यम प्रेरक, कमजोर, सबसे प्रेरक - यह व्यावसायिक संचार के क्षेत्र में अनुनय का एक मानक मनोवैज्ञानिक तरीका है।

अनुरोध को पूरा करने में अभिभाषक को रुचि देना आवश्यक है। इस पहलू पर सावधानी से विचार किया जाना चाहिए। शायद प्रस्ताव किसी तरह अभिभाषक के लाभ से जुड़ा होगा? यदि कोई महत्वपूर्ण समस्या है, तो आप दिखा सकते हैं कि कैसे कहा गया अनुरोध पूरे मुद्दे या उसके हिस्से को हल करने में मदद करेगा।

अगर पेशकश करने के लिए बिल्कुल कुछ नहीं है, तो निराशा न करें, ऐसा भी होता है। अनुरोध का महत्व दिखाएं। इससे भावनाओं पर दबाव पड़ेगा। सार को यथासंभव स्पष्ट और समझने योग्य बताया जाना चाहिए, ताकि एक पत्र पढ़ते समय, एक व्यक्ति इस विशेष मुद्दे को हल करने में मदद करना चाहता है।

अनुरोध करना कितना अच्छा है

अभिभाषक को अनुरोध स्वीकार करने के लिए तैयार करने के बाद, सार को बहुत संक्षेप में बताना आवश्यक है। पाठ छोटा होना चाहिए। ऐसे पत्र के लिए लंबे वाक्य उपयुक्त नहीं होते हैं। सभी आंकड़े और सटीक डेटा दर्ज किए जाने चाहिए।

यदि अनुरोध किसी कंपनी के लिए उपकरण मंगवाने के लिए है, उदाहरण के लिए, तो मूल्य, मात्रा और ब्रांड को पत्र में दर्शाया जाना चाहिए। कोई भी अस्पष्ट शब्द या डेटा सबसे अच्छा समझाया जाता है। विचार व्यक्त करते समय द्विअर्थी वाक्य नहीं लिखने चाहिए। सार एक बार में स्पष्ट होना चाहिए। यह एक व्यावसायिक पत्र है।

निष्कर्ष कैसे लिखें

अंत में, उपरोक्त सभी को संक्षेप में प्रस्तुत करना आवश्यक है। यह लिखने योग्य है कि अनुरोध पूरा होने पर कंपनी या किसी विशेष नागरिक को क्या लाभ होगा। इसके अलावा, इसे तार्किक श्रृंखला के रूप में करना बेहतर है। उदाहरण के लिए, 5 नई मशीनों को ऑर्डर करते समय, 5 नौकरियां दिखाई देंगी, इतने सारे कर कटौती प्रत्येक से बजट में जाएंगे, या किसी विशेष उद्यम को ऐसा लाभ प्राप्त होगा।

अंत में, अनुरोध को दोहराना महत्वपूर्ण है और इसके निष्पादन से क्या होगा। पूरे पत्र में, कथा की व्यावसायिक शैली का अवलोकन किया जाना चाहिए। यह समस्या और समग्र रूप से मामले के प्रति पताकर्ता के रवैये को दर्शाता है।

एक कार्यक्रम आयोजित करने में सहायता के लिए नमूना पत्र

प्रिय इवान इवानोविच!

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आप, कार्मिक विभाग के प्रमुख के रूप में, नए उम्मीदवारों को खोजने में रुचि रखने वाले व्यक्ति हैं: युवा, ऊर्जावान और होनहार विशेषज्ञ। यह पेशा काफी मांग में है। मैं, अधिकांश छात्रों की तरह, इस तरह के काम की सभी बारीकियों के बारे में सीखना चाहूंगा।

इस संबंध में, मैं आपसे हमारे संस्थान के शैक्षिक भवन में 10 मई को 16.00 बजे आवेदकों के साथ मुख्य अभियंता पेट्र पेट्रोविच पेट्रोव की एक बैठक आयोजित करने के लिए कहता हूं।

आज के युवाओं को किसी पेशे की संभावनाएं दिखाकर, आप उन्हें इसके बारे में अधिक जानने में मदद करते हैं, और भविष्य में सही विकल्प के लिए नींव भी रखते हैं। संभवतः, इस पेशे को चुनने के बाद, उनमें से कुछ आपके उद्यम में काम करेंगे और इसे एक नए स्तर तक पहुँचाने में मदद करेंगे।

सम्मान और आभार के साथ,

संस्थान के रेक्टर वीवी अस्तापोव।

सम्मिलित करने के लिए कौन सी भाषा रचनाएँ सर्वोत्तम हैं

एक पत्र लिखते समय, आपको नीचे वर्णित भाषा निर्माणों का उपयोग करना चाहिए:

परिचयात्मक भाग। किसी भी मामले में सहायता पत्र के इस भाग में, मामले का सार बताना आवश्यक है, अपील का कारण और अनुरोध स्वयं इंगित करें। ऐसा करने के लिए, नीचे दिए गए वाक्यांशों का उपयोग करना सबसे अच्छा है। कारण का वर्णन करने के लिए: प्राप्त न होने के कारण, खाते में लेना आदि। लक्ष्य बताने के लिए: परिणामों के आधार पर, उद्देश्यों के लिए, समझौते आदि के लिए।
अनुरोध। इसे पहले और तीसरे व्यक्ति दोनों में सुनाया जा सकता है। इसका वर्णन करने के लिए प्रयुक्त वाक्यांश काफी मानक है, और यह "कृपया" शब्द से शुरू होता है।

निम्नलिखित बिंदुओं को ध्यान में रखा जाना चाहिए:

प्रस्तुत करते समय, दोनों पक्षों द्वारा अनुरोध को पूरा करने में रुचि पर ध्यान आकर्षित किया जाना चाहिए।
आपको कभी भी "कृपया" शब्द के साथ एक पत्र शुरू नहीं करना चाहिए, पहले अपील के मकसद की व्याख्या करना और फिर अनुरोध का सार बताना सबसे अच्छा है।
प्राप्तकर्ता को तुरंत धन्यवाद देना अवांछनीय है। यह उसे एक अजीब स्थिति में डाल सकता है। अनुरोध का जवाब देने के बाद व्यक्ति को धन्यवाद देना सबसे अच्छा है।
हाथ में समस्या के महत्व का वर्णन करें। यह स्पष्ट करना आवश्यक है कि समस्या का समाधान न केवल अभिभाषक, बल्कि सामान्य रूप से अन्य लोगों की आवश्यकताओं को भी पूरा करता है। इस मामले में, आपको अनुरोध के नकारात्मक पक्ष को कभी भी चिह्नित नहीं करना चाहिए।
अपील के पाठ में खतरों के साथ वाक्यों को शामिल करना असंभव है (उदाहरण के लिए, यदि सहायता से इनकार कर दिया जाता है तो किसी अन्य प्राधिकारी की ओर मुड़ना)। यह निश्चित रूप से अभिभाषक को दूर धकेल देगा, और पत्र संग्रह में चला जाएगा।

निष्कर्ष

व्यावसायिक कहानी कहने की शैली का अधिक विस्तार से अध्ययन करने के साथ-साथ अपने स्वयं के विचारों को रेखांकित करने के बाद, आप आसानी से एक पत्र लिख सकते हैं, जिसे पढ़ने के बाद, प्राप्तकर्ता उसमें दिए गए अनुरोध का जवाब देगा।

यह हमेशा याद रखना चाहिए कि समस्या को हल करने में सहायता के लिए प्रबंधक को एक पत्र लिखा जा रहा है। इसके अलावा, यह प्रश्न मुख्य रूप से अभिभाषक के लिए रुचि का है। और केवल उसकी शक्ति में पत्र का जवाब देने के लिए सब कुछ करने के लिए।

इस प्रकार, ऊपर वर्णित उदाहरण के अनुसार, आप सभी अंशों और स्वरूपण नियमों का पालन करते हुए अपनी अपील लिख सकते हैं।

यह न भूलें कि फॉर्म पर प्रशासन की मुहर लगनी चाहिए। क्षेत्रीय प्रशासन में एक फॉर्म खरीदना सबसे अच्छा है।
आप ऑनलाइन आवेदन विकल्प का भी उपयोग कर सकते हैं।
यदि समस्या न केवल एक विशिष्ट नागरिक को प्रभावित करती है, तो सभी संभावित दस्तावेजों और प्रमाणपत्रों के साथ-साथ हस्ताक्षर भी एकत्र करना आवश्यक है।
किसी मुद्दे को हल करने में सहायता के अनुरोध के बारे में लिखने के लिए, आपको वर्णन की व्यवसायिक शैली का उपयोग करना चाहिए, और पत्र के स्वर का सम्मान करना भी याद रखना चाहिए।
पत्र शुरू से ही अधिकारी के लिए रुचिकर होना चाहिए।
मूल लिखने के बाद, आपको सभी दस्तावेजों, प्रमाण पत्रों और हस्ताक्षरों के साथ-साथ स्वयं पत्र की प्रतियां बनाने की जरूरत है, दस्तावेजों की प्रतियां प्रशासन को भेजें, पहले इसका कानूनी पता सीखा। इस मामले में, पत्र को मूल रूप में भेजें। ऐसा करने का सबसे अच्छा तरीका कूरियर है। तब दस्तावेज़ की समीक्षा में बहुत कम समय लगेगा।
सबमिट करने के बाद, कृपया प्रतिक्रिया के लिए धैर्यपूर्वक प्रतीक्षा करें।

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