सेवा पत्र (नमूना)

एक व्यावसायिक पत्र एक दस्तावेज है जो व्यापार संचार का एक अभिन्न अंग है। अधिकतर, यह मेल द्वारा प्रेषित होता है और सूचनाओं के आदान-प्रदान के एक विशेष तरीके के रूप में कार्य करता है।

बुनियादी अवधारणाओं

विभिन्न आर्थिक या उत्पादन संबंधी मुद्दों को हल करने के लिए व्यावसायिक पत्राचार की आवश्यकता होती है। इसकी मदद से, उद्यम और संगठन बाहरी वातावरण के साथ संवाद करते हैं: भागीदार, ग्राहक या सरकारी एजेंसियां। आमतौर पर इसके लिए एक व्यावसायिक पत्र का उपयोग किया जाता है।

इस प्रकार एक लिखित दस्तावेज़ को आम तौर पर कहा जाता है, जो हो सकता है:

  • पहले प्राप्त संदेशों या अनुरोधों की प्रतिक्रिया;
  • अन्य दस्तावेजों या सामग्रियों के साथ प्राप्तकर्ता को भेजे गए कागज के साथ;
  • पहल पत्र, उस स्थिति में जब संचार का दूसरा तरीका असंभव हो।

इनमें से प्रत्येक विकल्प की अपनी विशेषताएं हैं। फिर भी, सामान्य नियम हैं जिनके अनुसार कोई भी आधिकारिक पत्र आमतौर पर तैयार किया जाता है। यह समझ में आता है, क्योंकि यह व्यापार पत्राचार के साथ है, उदाहरण के लिए, अधिकांश लेनदेन का निष्कर्ष सबसे अधिक बार शुरू होता है। और एक ठीक से निष्पादित दस्तावेज़ भविष्य के संभावित भागीदार के बारे में अभिभाषक के लिए अनुकूल प्रभाव पैदा कर सकता है।

व्यावसायिक पत्रों के प्रकार

आधिकारिक पत्र में शामिल जानकारी के आधार पर, यह हो सकता है:

  1. साथ में। उस स्थिति में जब इसमें यह संदेश होता है कि इसके लिए एक एप्लिकेशन पैकेज है।
  2. कपटी। अर्थात यह किसी विशेष स्थिति (दावे) के प्रति असंतोष व्यक्त करता है।
  3. शिक्षाप्रद। पाठ विशिष्ट मार्गदर्शन प्रदान करता है।
  4. वारंटी। प्रेषक भविष्य में दस्तावेज़ में निर्धारित दायित्वों की पूर्ति की पुष्टि करता है।
  5. सूचनात्मक। पत्र में ऐसी जानकारी होती है जो प्राप्तकर्ता के लिए रूचिकर हो सकती है।
  6. विज्ञापन देना। सहयोग को आकर्षित करने के लिए जानकारी प्रदान की जाती है।
  7. अधिसूचना पत्र। सार्वजनिक कार्यक्रम आयोजित करने के बारे में जानकारी।
  8. पुष्टिकरण पत्र। कुछ दस्तावेजों या सामग्रियों की प्राप्ति।
  9. अनुरोध पत्र। पाठ में अभिभाषक को कार्रवाई करने के लिए प्रोत्साहित करने के लिए एक अपील है।
  10. पत्र-संदेश। इसमें प्रेषक पक्षकारों को परस्पर हित की विशिष्ट सूचना प्रदान करता है।

इन दस्तावेजों का उद्देश्य संगठनों या इसकी संरचनात्मक इकाइयों के बीच संबंध बनाए रखना है।

एक दावा पत्र का मसौदा तैयार करना

सहयोग के मामलों में, कभी-कभी ऐसी स्थितियाँ उत्पन्न होती हैं जब कोई एक पक्ष, एक कारण या किसी अन्य के लिए, अपने दायित्वों को पूरा नहीं करता है। इस मामले में, भागीदार पहले अपने प्रतिपक्ष को एक पत्र भेजता है। इसमें, वह, एक नियम के रूप में, अपने कानूनी अधिकारों के उल्लंघन को समाप्त करने के लिए अपने प्रस्ताव निर्धारित करता है। यह आधिकारिक पत्र है। ऐसे दस्तावेज़ का एक नमूना मनमाने ढंग से संकलित किया जा सकता है। ऐसा करने में, निम्नलिखित बिंदुओं को ध्यान में रखा जाना चाहिए:

  1. साझेदारी सेटिंग के साथ औपचारिक और व्यवसायिक होना चाहिए।
  2. दावे का सार बहुत स्पष्ट रूप से व्यक्त किया जाना चाहिए।
  3. जानकारी प्रस्तुत करते समय, आपको विशिष्ट तथ्यों के साथ विश्वासपूर्वक कार्य करने की आवश्यकता होती है।

दावा पत्र में शामिल होना चाहिए:

  • प्रेषक का विवरण (नाम, वापसी का पता और फोन नंबर);
  • प्राप्तकर्ता के बारे में पूरी जानकारी;
  • उन परिस्थितियों का वर्णन जिनमें संघर्ष की स्थिति उत्पन्न हुई;
  • कानूनी मानदंडों का संदर्भ जिसका प्रतिपक्ष ने अपनी ओर से उल्लंघन किया;
  • उनके कार्यान्वयन के लिए समय सीमा के संकेत के साथ उल्लंघन को समाप्त करने के लिए विशिष्ट आवश्यकताएं;
  • परिणाम जो तब हो सकते हैं जब विरोधी पक्ष उनके निष्पादन से बचते हैं।

आधिकारिक पत्र की रचना कैसे की जाती है, इस पर विशेष ध्यान दिया जाना चाहिए। नमूना इस तरह से डिजाइन किया जाना चाहिए कि घुसपैठिया इसे खतरे के रूप में न देखे। यह याद रखना चाहिए कि यह कानून का पालन करने की आवश्यकता के साथ सिर्फ एक अनुस्मारक है।

डिजाइन नियम

आधिकारिक पत्रों के डिजाइन पर विशेष ध्यान दिया जाना चाहिए। सच है, कानून इसके लिए कोई सख्त नियम और कानून प्रदान नहीं करता है।

इसके बावजूद, ऐसे दस्तावेजों को संकलित करते समय, निम्नलिखित अनिवार्य बिंदुओं को ध्यान में रखा जाना चाहिए:

1. कोई भी व्यावसायिक पत्र लेटरहेड पर लिखा होना चाहिए। यह कार्यालय प्रबंधन विशेषज्ञों द्वारा अग्रिम रूप से विकसित किया गया है और उद्यम के प्रमुख के आदेश द्वारा अनुमोदित है।

2. दस्तावेज़ में कुछ विवरण होने चाहिए:

2.1। प्राप्तकर्ता और प्रेषक के बारे में जानकारी।

2.2। इस पत्र का आउटगोइंग नंबर और तारीख। यह पंजीकरण के लिए आवश्यक है।

2.4। शीर्षक।

2.5। किसी भी आवेदन की उपस्थिति के बारे में जानकारी, उनके नाम और संख्या का संकेत।

2.6। इस दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर करने वाले व्यक्ति (स्थिति और पूरा नाम) के बारे में जानकारी।

3. पत्र में केवल एक मुद्दे को संबोधित किया जाना चाहिए। कई विषयों की उपस्थिति से कलाकार को चुनना मुश्किल हो जाएगा।

4. जानकारी यथासंभव संक्षेप में, लेकिन स्पष्ट रूप से बताई जानी चाहिए। यह वांछनीय है कि पाठ दो पृष्ठों से अधिक न हो।

5. प्राप्तकर्ता का विवरण सही ढंग से इंगित करें। किसी संगठन के मामले में, निम्नलिखित क्रम का पालन किया जाना चाहिए:

5.1। कंपनी का नाम (नाममात्र मामले में)।

5.2। संरचनात्मक इकाई (यदि आवश्यक हो)।

5.3। अभिभाषक की स्थिति (डेटिव मामले में)।

5.4। उनके आद्याक्षर।

5.5। कंपनी डाक पता।

6. यदि कई प्राप्तकर्ता हैं, तो पहले मुख्य को इंगित किया जाता है, और फिर अन्य सभी को।

यदि आप इन सभी बिंदुओं को ध्यान में रखते हैं, तो सैद्धांतिक रूप से आधिकारिक पत्रों का डिज़ाइन मुश्किल नहीं होगा।

प्रस्तुति क्रम

दस्तावेज़ को सही ढंग से तैयार करने के लिए, इसमें सूचना की प्रस्तुति के एक निश्चित क्रम को ध्यान में रखना आवश्यक है। उदाहरण के लिए, आप सेवा पत्र-प्रतिक्रिया लिखने के तरीके के विकल्प पर विचार कर सकते हैं। सबसे पहले आपको यह याद रखने की आवश्यकता है कि, शिष्टाचार के नियमों के अनुसार, आपको सूचना प्राप्त होने के एक दिन के भीतर उस पर प्रतिक्रिया देनी चाहिए। अगर हम ईमेल के बारे में बात कर रहे हैं, तो इष्टतम समय दो घंटे से अधिक नहीं होगा। ऐसे मामले में जहां इस तरह के नियम का पालन करना संभव नहीं है, पार्टनर को संबंधित संदेश भेजना बेहतर होता है।

वास्तव में, पत्र में ही दो भाग होंगे:

  1. परिचयात्मक। प्रेषक विषय, कारण और इसे लिखने के कारणों को निर्धारित करता है। यहां आप उन विनियमों का उल्लेख कर सकते हैं, जो कानून द्वारा उत्तर प्रदान करने के आधार के रूप में काम करते हैं। इसके अलावा, यह विचाराधीन स्थिति के संबंध में कुछ बिंदुओं पर ध्यान देने योग्य है। वे मुद्दे के सार को उजागर करने में मदद करेंगे।
  2. मुख्य। इस भाग का उद्देश्य स्पष्टीकरण और अनुनय करना है। पाठ स्पष्ट, संक्षिप्त और संक्षिप्त होना चाहिए, और प्रस्तुत तथ्य सत्यापित और वस्तुनिष्ठ होने चाहिए। यदि आवश्यक हो, तो वास्तविक संख्याओं के साथ उनकी पुष्टि की जा सकती है।

यह पाठ आमतौर पर अनुलग्नकों की सूची के बाद होता है। दस्तावेज़ प्रेषक के हस्ताक्षर के साथ समाप्त होता है। इसके अलावा, आपको यह जानने की जरूरत है कि एक व्यावसायिक पत्र कैसे लिखना है ताकि अभिभाषक को ठेस न पहुंचे। सबसे पहले, उसे "प्रिय" वाक्यांश के साथ संबोधित करना शुरू करना उचित है। दूसरे, आप पाठ में क्रिया-विशेषण वाक्यांशों का उपयोग कर सकते हैं जैसे "अपने प्रस्तावों का ध्यानपूर्वक अध्ययन करना" या "ध्यानपूर्वक अपनी टिप्पणियों की जाँच करना।" शिष्टाचार के ऐसे पालन से ही दोनों पक्षों को लाभ होगा।

प्रक्रिया

आधिकारिक पत्रों का संकलन क्लर्कों, सचिवों या अन्य कर्मचारियों की जिम्मेदारी है जिन्हें ये कार्य सौंपे गए हैं। काम पर जाते समय, उन्हें अपने कार्यों में एक निश्चित क्रम का पालन करना चाहिए। इस तरह के दस्तावेज़ को संकलित करने की प्रक्रिया आमतौर पर निम्नलिखित चरणों से गुजरती है:

  1. इस मुद्दे की परिस्थितियों का सावधानीपूर्वक अध्ययन। इसे हल करने के संभावित तरीकों का सही आकलन करने के लिए स्थिति को पूरी तरह से मास्टर करना आवश्यक है।
  2. एक पत्र का मसौदा तैयार करना। यहां उपरोक्त सभी आवश्यकताओं को ध्यान में रखना आवश्यक है।
  3. तैयार पाठ का समन्वय। कभी-कभी प्रबंधक की टिप्पणियों को ध्यान में रखते हुए इसे संपादित करना पड़ता है। वह विषय पर कुछ स्पष्टीकरण या स्पष्टीकरण दे सकता है।
  4. उनके प्रबंधक द्वारा अनुमोदन।
  5. दस्तावेज़ को अंतिम रूप देना और हस्ताक्षर करना।
  6. पत्र पंजीकरण।
  7. प्राप्तकर्ता को मेल भेजना।

इन सभी चरणों को पारित करने के बाद ही, पत्र, अभिभाषक तक पहुंचने के बाद, उसे सौंपे गए मिशन को पूरा करने में सक्षम होगा।

अनिवार्य विनियमन

एक सेवा पत्र जारी करने के लिए, आपको यह ध्यान रखना होगा कि इसका पहला पृष्ठ एक विशेष प्रपत्र पर छपा होना चाहिए। बाकी के लिए, आप साधारण A4 खाली शीट का उपयोग कर सकते हैं। यहां आपको यह याद रखने की आवश्यकता है कि टेक्स्ट फ़ील्ड की अपनी सीमाएँ हैं: ऊपर और नीचे 2 सेंटीमीटर हैं, बाएँ 3.5 सेंटीमीटर हैं, दाएँ 1 सेंटीमीटर है। जानकारी को एक शीट पर फ़िट करने के लिए आपको मानक आकारों को तोड़ना नहीं चाहिए। सभी नियमों का पालन करना और केवल एक अतिरिक्त पृष्ठ जोड़ना बेहतर है।

आपको सभी नियमों के अनुसार टेक्स्ट भी टाइप करना होगा:

1. मुद्रण के लिए मानक टाइम्स न्यू रोमन फ़ॉन्ट का प्रयोग करें। अन्य विकल्पों का उपयोग न करना बेहतर है।

2. फ़ॉन्ट आकार भी विनियमित होते हैं:

  • मुख्य पाठ के लिए - 14;
  • पृष्ठ व्यवस्था और निष्पादन चिह्न - 12।

3. विवरणों का प्लेसमेंट भी नियमों के अनुसार किया जाता है:

  • पंक्ति रिक्ति - 1;
  • पाठ संरेखण "चौड़ाई में" किया जाता है;
  • स्थानान्तरण स्वचालित रूप से रखे जाते हैं;
  • पंजीकरण संख्या से शीर्षक तक की दूरी 2 पंक्ति रिक्ति है, और इससे मुख्य पाठ तक - 3।

उपयुक्त उद्देश्य के लिए अक्षरों के सही डिजाइन के लिए इन नियमों का अनुपालन अनिवार्य है।

प्रॉप्स का स्थान

एक मानक व्यावसायिक पत्र को सही ढंग से लिखने के लिए, आपको स्पष्ट रूप से पता होना चाहिए कि इसके विवरण और घटक कहाँ स्थित होने चाहिए। इन सवालों के जवाब GOST R 6.30-2003 में निहित हैं। यह विस्तार से एक व्यापार पत्र के रूप की रूपरेखा तैयार करता है। वास्तव में, यह एक नमूना है जिसमें दस्तावेज़ के सभी विवरणों की समग्रता एक निश्चित तरीके से स्थित है। इसके लिए इसकी आवश्यकता है:

  1. आधिकारिक (व्यावसायिक) पत्र जारी करने की प्रक्रिया को एकीकृत करें।
  2. मैन्युअल रूप से कुछ काम करने की आवश्यकता को कम करते हुए, केंद्रीय रूप से पहले से मानक फॉर्म तैयार करने में सक्षम हों।
  3. जानकारी के लिए दृश्य खोज के समय को सुगम बनाना और कम करना।
  4. कंप्यूटर और अन्य उपकरणों की सहायता से पत्रों को संसाधित करने की संभावनाओं का विस्तार करें।

इसलिए, एक नियमित व्यावसायिक पत्र के लिए, 30 मानक विवरणों का उपयोग किया जाता है, जो ग्यारह अनिवार्य क्षेत्रों में स्थित हैं:

  • प्रतीक और प्रतीक;
  • लेखक;
  • आरंभिक डेटा;
  • शीर्षक;
  • दावे;
  • अभिभाषक;
  • संकल्प;
  • मूलपाठ;
  • हस्ताक्षर और आवेदन;
  • अनुमोदन और आश्वासन;
  • निशान।

कुछ क्षेत्रों में जानकारी रखने से विशेषज्ञ दस्तावेज़ को बेहतर ढंग से नेविगेट कर सकते हैं, और सामान्य उपयोगकर्ता इसे संकलित करने की प्रक्रिया को सुविधाजनक बनाते हैं।

प्राथमिक आवश्यकताएं

कुछ प्रबंधक गलती से मानते हैं कि बिना किसी नियम और कानून का पालन किए मनमाने ढंग से व्यावसायिक पत्राचार किया जा सकता है। लेकिन इसके लिए जिम्मेदार विशेषज्ञों को आधिकारिक पत्रों के लिए मूलभूत आवश्यकताओं को जानना चाहिए:

  1. एक विशेष (कंपनी) लेटरहेड की उपस्थिति।
  2. प्रॉप्स का उचित उपयोग और प्लेसमेंट।
  3. पाठ पठनीय और अच्छी तरह से संपादित होना चाहिए। मुद्दे का सार बताने के लिए, सरल सामान्य वाक्यों को वरीयता देना बेहतर है। संक्षेप में व्याख्या करना आवश्यक है ताकि प्रत्येक शब्द में अधिकतम जानकारी हो।
  4. प्रकार के आधार पर, दस्तावेज़ को तदनुसार स्वरूपित किया जाना चाहिए। पत्र में कई पहलू भी हो सकते हैं। इस मामले में, प्रस्तुत करते समय उन्हें संयोजित करने का प्रयास करना आवश्यक है।
  5. टाइपिंग के लिए स्थापित मानदंडों का सही उपयोग करें।
  6. पत्र की सामग्री में स्पष्ट न होने का प्रयास करें। प्राप्तकर्ता इन वाक्यांशों को खतरे के रूप में मान सकता है। वाक्यों का निर्माण करते समय, "स्पष्ट रूप से", "जैसा ज्ञात है", "संभवतः" और "जैसा होना चाहिए" जैसे परिचयात्मक शब्दों का उपयोग करना बेहतर होता है।

व्यवहार में इन आवश्यकताओं की पूर्ति उद्यम में वर्कफ़्लो को ठीक से प्रबंधित करने में मदद करती है।

 

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