Як провести загальні збори членів снт. Зразок протоколу загальних зборів власників багатоквартирного будинку Проект протоколу річних зборів товариства зразок

Збори учасників та фіксація їх результатів

Вищим органом ТОВ, згідно з положеннями ч. 1 ст. 32 закону «Про товариства з обмеженою відповідальністю» від 08.02.1998 № 14-ФЗ (далі — ФЗ № 14) є загальні збори його учасників.

Воно приймає рішення:

  1. За всіма повноваженнями, які перебувають у його компетенції через закон.
  2. З питань, що належать до його ведення статутом організації.

У силу ч. 1 ст. 32 ФЗ № 14 рішення можуть прийматися як на чергових, так і позачергових зборах. При цьому неприпустимо розглядати під час засідання питання, які не були спочатку включені до порядку денного.

Єдиним офіційним документом, що підтверджує факт проведення зборів, що фіксує питання, що розглядаються на них, і прийняті за ними рішення, є, згідно з ч. 6 ст. 37 ФЗ №14, протокол. Ведення протоколу загальних зборів учасників ТОВ має бути організовано виконавчим (колегіальним чи одноосібним) органом організації.

Вимоги до змісту протоколу

Вимог до протоколу загальних зборів учасників ТОВ законодавство не встановлює, проте ст. 181.2 Цивільного кодексу (далі - ДК РФ) регулює питання ухвалення рішення на зборах ТОВ.

В силу цієї норми до протоколу зборів або одноосібного рішення учасника компанії включаються такі відомості:

  • дата та час початку та закінчення засідання вищого органу ТОВ;
  • вказівку місця, де проводиться засідання;
  • відомості про учасників товариства, що з'явилися на збори;
  • порядок денний та прийняті з зазначених питань рішення;
  • відомості про членів лічильної комісії;
  • інформація про тих, хто голосував проти того чи іншого питання, якщо внесення таких даних необхідне в силу вимоги організації.

Наведені вище вимоги є обов'язковими, тому мають вноситися до будь-якого протоколу загальних зборів, без жодних винятків.

Крім законодавчо встановлених вимог, розглянутий корпоративний документ, відповідно до звичаїв ділового обороту, повинен містити:

  • ознаки, що його індивідуалізують (наприклад, порядковий номер);
  • відомості про осіб, що виступили на зборах (основного доповідача, учасників, що виступили і поставили питання);
  • розподіл голосів (за, проти та утримався);
  • результат голосування (рішення прийнято, пропозиція відхилена тощо);
  • підписи уповноважених осіб

Форма протоколу, нотаріальне посвідчення

ГК РФ у п. 3 ст. 181.2 визначено, що форма протоколу загальних зборів учасників ТОВ обов'язково має бути письмовою . Разом про те з підп. 3 п. 3 ст. 67.1 ЦК для підтвердження проведення таких зборів та факту прийняття рішення з конкретного питання (результатів голосування щодо них) може знадобитися нотаріальне посвідчення протоколу.

У повному обсязі, якщо виходити із літери закону, нотаріальне посвідчення протоколів загальних зборів ТОВ не провадиться. Завіряється лише:

  • факт прийняття того чи іншого рішення загальними зборами;
  • перелік учасників, присутніх на конкретних зборах.

Однак у зв'язку з тим, що зазначені відомості включаються до протоколу як його складові, на практиці використовують саме вираз «завірити протокол». Водночас учасники товариства можуть уникнути необхідності виконання обов'язку щодо завірення протоколу у нотаріуса шляхом вказівки іншого способу посвідчення у статуті організації або ухвалення відповідного одноголосного рішення всіх учасників.

Чи не знаєте свої права?

ДК РФ у підп. 3 п. 3 ст. 67.1 допускає такі способи:

  1. Підписання протоколу всіма учасниками.
  2. Підписання документа частиною учасників, що брала участь у зборах.
  3. Шляхом застосування технічних засобів фіксації (на практиці часто використовують відеозапис).

Норма не обмежує цей перелік, вказуючи, що може застосовуватися і інший спосіб, що не суперечить закону, що дозволяє однозначно встановити факт прийняття рішення.

Не застосовується вимога підп. 3 п. 3 ст. 67.1 ДК РФ і щодо тих товариств, які мають єдиного учасника, на що прямо вказує Федеральна нотаріальна палата у своєму листі від 01.09.2014 № 2405/03-16-3.

Більш докладно з цим питанням можна ознайомитися у статті «Нотаріальне посвідчення протоколів загальних зборів ТОВ».

Індивідуалізуючі ознаки та нумерація

Практика цивільно-правових відносин склалася таким чином, що офіційні документи (особливо корпоративні) повинні мати ознаки, що індивідуалізують. Це стосується і протоколів загальних зборів.

До таких ознак можна віднести:

  1. Нумерацію протоколів загальних зборів учасників ТОВ.
  2. Вказівка ​​дат формування та підписання кожного документа.

Зазначені реквізити дозволяють ідентифікувати той чи інший протокол, що полегшує процедуру ведення діловодства. З іншого боку, абз. 2 ч. 6 ст. 37 ФЗ «Про контрактну систему у сфері…» від 05.04.2013 № 44 говорить, що всі протоколи мають бути підшиті до загальної книги, витяги з якої можуть бути затребувані учасниками ТОВ у будь-який час. Будь-яких інших вимог до порядку зберігання протоколів законодавство не містить.

Хто підписує протокол загальних зборів учасників ТОВ?

Відповідь на питання, що розглядається, наведено в п. 3 ст. 181.2 ЦК України, згідно з яким на протоколі повинні бути проставлені підписи:

  • голови зборів;
  • секретаря засідання.

При цьому на підставі п. 5 ст. 37 ФЗ № 14 головуючим може бути один із учасників ТОВ, який обраний таким після відкриття зборів та до початку розгляду основних питань порядку денного.

Вибори голови зборів проводить особа, яка відкриває збори, якою, відповідно до п. 4 зазначеної норми, може виступати:

  • одноосібний виконавчий орган;
  • голова колегіального органу управління товариством;
  • голова ради директорів;
  • ревізор;
  • аудитор;
  • учасник товариства з-поміж ініціаторів проведення зборів.

Правила направлення протоколу учасникам

Особа, яка здійснювала ведення протоколу загальних зборів учасників ТОВ відповідно до абз. 3 п. 6 ст. 37 ФЗ № 14, має надіслати його копію всім учасникам організації. На виконання вимоги про направлення цією нормою відведено 10-денний термін.

Відправлення готового протоколу здійснюється відповідно до таких вимог:

  1. Надсилається рекомендованим листом.
  2. Пересилається на адресу реєстрації кожного учасника.

Якщо у статуті ТОВ зазначені будь-які додаткові чи інші вимоги щодо порядку направлення копій протоколу, застосовуються вони. Так, як альтернатива може бути зазначена доставка документа навмисно, за допомогою кур'єрської служби тощо.

Отже, протокол є підтвердженням проведення зборів та фіксує факт прийняття тих чи інших рішень. Документ має просту письмову форму та підлягає посвідченню нотаріально чи іншим способом, встановленим статутом чи рішенням усіх учасників. При цьому він повинен мати ознаки, що індивідуалізують (номер і дату), підписуватися головуючим на зборах особою і секретарем зборів, після чого направлятися в 10-денний термін учасникам ТОВ.

Представляє об'єднання не менше трьох осіб, які володіють ділянками на одній території та спільно провадять господарську діяльність. Як юридичну освіту СНТ оформляє статут, обирає голову та секретаря та офіційно реєструється. Усі рішення, прийняті членами СНО на загальних зборах, оформлюються у вигляді протоколу.

Протокол зборів

Діяльність садівницьких об'єднань регламентується. Документ диктує наступний порядок складання:

  • оформлення ведеться за стандартною формою;
  • заповнення можливе від руки або за допомогою друкарських машин;
  • заповнений документ засвідчують підписами голова організації та її секретар;
  • папір підлягає засвідченню печаткою.

Протоколи загальних зборів виступають як форма документообігу даних об'єднань. Їх уповноважений вісті секретар зборів, а зберігання лягає на плечі головиСНТ.

Як правильно скласти документ?

Упорядкування ведеться на спеціальному бланку. Він містить інформацію, яка не змінюється від зборів до зборів, і надає документ з порожніми графами для внесення поточних записів. Найчастіше заповнення бланка йде від руки.

Секретар, який заповнює протокол, має бути грамотним та уважним. Всі записи, що вносяться, повинні бути зрозумілі. Слід уникати записів, які можна трактувати по-різному. Внесення всіх обговорень краще проводити з максимальною, практично стенографічною точністю. Це дозволяє передати інформацію у її первісному виголошенні та виключає моменти, коли учасник зборів після ознайомлення з документом заперечує, що вимовляв зафіксовані репліки. Це є причиною оскаржити документ.

Коли зустріч завершено і протокол закінчено, секретар нумерує аркуші протоколу та зшиває його. Зверху приклеюється завірювальний лист, у якому вказується загальна кількість сторінок і ставлять підписи секретар та голова.

Правила складання документа повинні суворо дотримуватись. За їх порушення він може зізнатися недійсним.

Витяг з протоколу

Після проведення зустрічі та заповнення протоколу з нього робляться виписки.

Виписка представляє збори основних подій та рішень проведеної зустрічі, оформлені у вигляді окремого документа.

Тобто виписка містить інформацію про поставлені та заслухані питання та прийняті за ними рішення. До неї не включаються обговорення членів товариства.

  • найменування СНТ;
  • інформацію про збори, що відбулися, із зазначенням дати, місця та номера протоколу;
  • рішення у вигляді списку;
  • вказівку ПІБ голови та секретаря;
  • підпис голови та печатка організації.

Виписки служать для:

  1. Знайомства членів СНТ із результатами зборів.
  2. Для надання до різних державних органів.

Оскарження документа

Як будь-який документ, протокол може бути оскаржено: оскаржено в суді або визнано нікчемним.

Згідно Цивільному кодексурішення визнається нікчемним, якщо:

  1. Питання не було подано на порядку денному. Виняток – на зустрічі були усі учасники СНТ.
  2. Набуває суперечності законодавству.
  3. Ухвалено всупереч результатам голосування.
  4. Прийнято з питання, яке перебуває поза компетенцією загальних зборів.

Висновок

  1. Рішення СНО приймаються на загальних зборах членів та фіксуються у вигляді протоколу.
  2. Складання ведеться за спеціальною формою секретарем із внесенням усіх відомостей про збори та обговорення питань.
  3. Для ознайомлення з результатами зустрічі та надання їх різним органам існує витяг з протоколу, який оформляється за певною схемою.
  4. Рішення, прийняте на основі протоколу, може бути оскаржене до суду у порядку, встановленому законом.

Найбільш популярне питання та відповідь на нього за зразком протоколу зборів

Запитання:Більшість членів дачного селища хочуть змінити голову та правління. Чи можна зібрати позачергові збори? Як ми можемо це зробити і чи потрібна присутність цих осіб на зустрічі?

Відповідь: ФЗ №66дозволяє проведення зборів позачергово за бажанням 1/5 членів. Постанову про збори ухвалює правління.

Якщо члени бажають обрати нового голову та правління, то зустріч може бути проведена без дозволу, тобто самостійно. Якщо більшістю голосів повноваження з керівників буде знято, то факт їхньої присутності на зборах не потрібен.

Остаточне рішення загальних зборів має бути оформлене у вигляді протоколу ОСС із додатком до нього всіх бюлетенів для голосування. Протокол може бути складено письмово пізніше 10 днів із дня проведення зборів, оскільки пізніше цього терміну результати зборів би мало бути доведено до відома власників приміщень у будинку (ч. 3 ст. 46 ЖК РФ).

У разі проведення заочних зборів або заочної частини очно-заочних зборів цей термін фіксується з моменту закінчення прийому письмових рішень власників, встановленого у повідомленні про проведення загальних зборів. Усі дані повинні відповідати тим, що зазначені у повідомленні про проведення ГСС.

Вимоги до оформлення протоколу встановлені наказом Мінбуду РФ від 28.01.2019 № 44/пр. Веде та оформляє протокол секретар загальних зборів, кандидатуру яких обрано на ОСС.

Шапка протоколу

  • найменування документа "Протокол загальних зборів власників приміщень у багатоквартирному будинку";
  • дата (датою протоколу є дата підбиття підсумків загальних зборів: закінчення підрахунку голосів) та реєстраційний номер протоколу (порядковий номер з початку календарного року);
  • дата проведення зборів (якщо збори тривали кілька днів, то вказується дата початку та дата закінчення зборів);
  • місце проведення зборів (зазначається адреса, за якою проводилися збори в очній формі, або адреса, за якою збирали рішення, якщо збори проводились у очно-заочній формі);
  • заголовок до змістовної частини (має містити інформацію про адресу МКД, вид загальних зборів та форму його проведення).
  • Відомості про ініціатора ОСС: для юридичних осіб повне найменування, ОГРН, номер запису про державну реєстрацію юридичної особи, ІПН; для фізичних осіб - ПІБ відповідно до документа, що засвідчує особу, номер приміщення та реквізити документа, що підтверджує право власності на таке приміщення;
  • Відомості про голову, секретаря та членів лічильної комісії: ПІБ, номери приміщень та реквізити документів, що підтверджують право власності на зазначені приміщення (якщо питання про вибір цих осіб не включено до порядку денного зборів);
  • Відомості про присутніх та запрошених;

Присутні – ті власники, хто був присутній на зборах у очній формі. Запрошеними можуть бути різні особи, наприклад юрист, який може роз'яснити власникам деякі правові питання.

Для запрошених осіб у протоколі зазначається ПІБ, паспортні дані та мета участі – для фізичних осіб; ОГРН, найменування юридичної особи, за потреби - довіреність (для юридичних).

  • Відомості про кворум;

Потрібно вказати загальну кількість голосів (окремо за житловими та нежитловими приміщеннями), наступний рядок – наявність кворуму. Кількість голосів власників, присутніх зборах, виражене у відсотках від загальної кількості голосів - і є кворум.

  • Відомості про загальну площу житлових та нежитлових приміщень у МКД;

Усі питання на порядку денному мають бути пронумеровані. З кожного питання пишеться формулювання питання, хто як проголосував, хто не взяв участь у голосуванні та яке рішення було ухвалено. Усі формулювання мають бути у третій особі множини – «прийняли», «вирішили», «постановили».

  • Місце, де зберігатимуться документи ОСС (копії);
  • Підписи.

Протокол обов'язково підписується як мінімум трьома особами: ставляться прізвища, ініціали та підписи голови, секретаря та лічильної комісії. У лічильній комісії може бути одна людина, але якщо їх більше, то підписи ставлять усі. Поруч із підписом має бути дата, коли документ було підписано (п. 4 наказу Мінбуду РФ від 28.01.2019 № 44/пр).

Якщо на зборах були відхилені кандидатури голови, секретаря та лічильної комісії, то протокол підписує ініціатор зборів.

Обов'язкові додатки до протоколу

Кожен протокол має низку обов'язкових додатків, без яких рішення ОСС можуть бути оскаржені як недійсні (п. 20 наказу Мінбуду РФ від 28.01.2019 № 44/пр).

У ньому потрібно для кожного власника вказати:

  • ПІБ фізичної особи,
  • найменування та ОГРН юридичної особи,
  • номери належних їм приміщень,
  • кількість голосів, що належать власнику.

3. Реєстр вручення повідомлення проведення ОСС власникам

Виняток – той випадок, коли на одному з попередніх загальних зборів власників було прийнято рішення про інший спосіб повідомлення – не рекомендованим листом або врученням під розпис, а, наприклад, шляхом вивішування повідомлення на інформаційному стенді. В інших випадках надається реєстр, у якому розписалися власники, або реєстр поштових відправлень.

4. Список власників приміщень МКД, які були присутні на очній частині зборів, а також список запрошених осіб

Цей список також повинен містити відомості про всіх власників приміщень (або їх представників).

Ця програма потрібна у випадку, якщо на зборах були представники власників. Усі доручення підшиваються до протоколу.

6. Документи, які обговорювалися на порядку денному та щодо яких приймалися рішення

Наприклад, якщо ОСС приймався договір управління, то додається його текст.

Це найбільший додаток. Усі рішення мають бути оформлені належним чином.

8. Інші документи чи матеріали, які самим рішенням ОСС зазначені як обов'язкові додатки до протоколу.

Статус документів

Рішення та протокол є офіційними документами (ч. 1 ст. 46 ЖК РФ). Це означає, що обов'язкові вимоги до протоколів і рішень, встановлених федеральним органом виконавчої, мають виконуватися.

Офіційний документ має засвідчувати факт, що спричинив юридичні наслідки. Рішення ОСС є обов'язковими всім власників приміщень і цим тягнуть за собою юридичні наслідки (ч. 5 ст. 46 ЖК РФ).

Наказ № 44/пр став відправною точкою та намітив необхідні параметри документів ОСС, до його прийняття не було точних правил оформлення і будь-який довільно оформлений папір можна було вважати протоколом або рішенням ОСС, поки його не оскаржать у суді. Це надавало необмежені можливості підробки документів.

Відповідальність за підробку документів ОСС

Оскільки протокол загальних зборів та бланки рішень власників мають статус офіційних документів, то за їх підробку передбачено кримінальну відповідальність.

Підроблення документів ОСС за ч. 1 ст. 327 КК РФ карається:

  • обмеженням волі на строк до 2 років,
  • примусовими роботами терміном до 2 років,
  • арештом терміном до 6 місяців,
  • позбавленням волі терміном до 2 років.

ч. 3 ст. 327 КК РФ передбачено покарання за використання в документах ОСС свідомо підроблених документів. Якщо особа знає, що документ - підробка, але використовує його і дозволяє юридичним наслідкам статися, це карається:

  • штрафом у розмірі до 80 тис. рублів або у розмірі заробітної плати за період до 6 місяців,
  • обов'язковими роботами терміном до 480 годин,
  • арештом на строк до 6 місяців,
  • виправними роботами терміном до 2 років.

Статтею 20 Федерального закону від 15.04.1998 № 66-ФЗ встановлено, що найвищим органом садівничого некомерційного товариства є загальні збори членів такого товариства. Розберемося, як його організувати та провести, а також наведемо зразок протоколу загальних зборів членів СНТ.

Запитання загальних зборів

Воно вирішує такі питання:

  • будь-які зміни статуту;
  • прийом та виняток;
  • вибори правління, голови (якщо встановлено статутом), ревізійної та інших комісій;
  • організація фондів про вступ до асоціації;
  • затвердження внутрішніх регламентів;
  • питання реорганізації чи ліквідації;
  • формування та використання майна;
  • встановлення розміру пені за несвоєчасну сплату внесків, зміну строків внесення внесків малозабезпеченими учасниками;
  • затвердження прибутково-видаткового кошторису;
  • розгляд скарг на рішення та дії правління, голови, комісій та фондів;
  • затвердження звітів правління, комісій, фондів;
  • заохочення правління, комісій, фондів;
  • придбання земельної ділянки, що належить до майна загального користування, у власність;
  • затвердження списків учасників;
  • розподіл утворених чи утворених земельних ділянок;
  • схвалення проекту планування території та (або) проекту межування території.

В якому вигляді можна провести

Може проводитись як у формі спільної присутності всіх членів, так і у формі зборів уповноважених.

Щоб воно було правомочним, необхідно щоб на ньому було принаймні 50% від загальної кількості учасників СНТ. Цю проблему можна вирішити, якщо кожен із тих, хто не може бути присутнім, видасть довіреність на участь та голосування від його імені.

Така довіреність має бути засвідчена головою. Вона може бути видана, в тому числі і на ім'я іншого учасника, який у цьому випадку братиме участь та голосуватиме як від свого імені, так і від імені довірителя.

Простіша справа, якщо проводяться збори уповноважених. Уповноважені обираються з-поміж членів СНТ, при цьому вони не можуть передавати свої повноваження іншим особам. Уповноважені обираються в тому випадку, якщо статут СНО дозволяє провести засідання у такий спосіб, і в ньому встановлено такі положення:

  • кількість учасників, яких обирається один уповноважений;
  • термін повноважень уповноваженого;
  • порядок обрання уповноважених (відкритим голосуванням чи таємним голосуванням із використанням бюлетенів);
  • можливість дострокового переобрання.

Таке засідання має право розглядати будь-які питання діяльності СНТ та приймати щодо них рішення.

Зразок довіреності

Як скликати

Правління скликає збір у міру необхідності, але не рідше одного разу на рік. Позачергове проводиться за рішенням правління, вимогою ревізійної комісії (ревізора), а також за пропозицією органу місцевого самоврядування або не менш як однієї п'ятої загальної кількості учасників.

Правління, отримавши вимогу або пропозицію про проведення позачергового заходу, зобов'язане протягом семи днів його розглянути та вирішити: проводити чи відмовити. Відмову ревізійна комісія (ревізор), учасники СНТ, орган місцевого самоврядування можуть оскаржити до суду.

Якщо питання стосується дострокового припинення повноважень голови правління або дострокового переобрання членів правління, збори можна провести без погодження. Головне, щоб було дотримано порядку повідомлення про захід.

Як голосувати

Голова обирається простою більшістю голосів присутніх.

Рішення, що приймаються більшістю у дві третини голосів:

  • про внесення змін до статуту та доповнень до нього або про затвердження нової редакції;
  • про виключення;
  • про ліквідацію або реорганізацію СНТ, призначення ліквідаційної комісії та про затвердження проміжного та остаточного ліквідаційних балансів.

Інші рішення приймаються простою більшістю голосів.

Протокол загальних зборів членів СНТ

Ухвалені рішення оформляються протоколом і доводяться правлінням до всіх учасників у 7-денний срок. Завантажити зразок протоколу загальних зборів СНО ви зможете нижче.



 

Можливо, буде корисно почитати: