Глава восьма Закони управління часом 88. Закон ясності 89. Закон пріоритетів 90. Закон оновлення 91. Закон найбільш цінного капіталу 92. Закон планування 93. Закон винагороди 94. Закон послідовності 95. Закон важеля 96. Закон своєчасності 97. Закон практики 98.

Талісман-годинник для керування часом Цей талісман допоможе вам завжди грамотно використовувати свій час, і все встигати.1. Для цього вам знадобиться всього лише ваш улюблений наручний годинник. Бажано, щоб вони були недешеві, гарної якості. Якщо поки що у вас немає

Про управління часом написані гори літератури, на проблеми підвищення ефективності його використання хворіють практично всі керівники. Цього безцінного ресурсу, зазвичай, катастрофічно не вистачає тим людям, які ведуть активний спосіб життя. Чому ж ми досі не знайшли прості та зручні способи регулювання взаємовідносин із часом? У скептиків виникає закономірне питання: а чи потрібно їм взагалі керувати?

З чого ви починаєте робочий день? З перегляду пошти, чашки чаю чи читання свіжої преси? А, можливо, з планування сьогоднішнього дня чи найтерміновіших ранкових дзвінків? Що для вас стимулом для продуктивної роботи? Чи вдається включитися в роботу відразу чи вам потрібен для цього деякий час?

Кажуть, що час, витрачений на розгойдування,
вкрадено у життя. Але чи це завжди так?
Немає нічого легшого, ніж бути зайнятим,
і немає нічого важчого, ніж бути результативним.
А. Макензі

Складно одразу включитися в роботу, якщо ви не спланували ваш день із вечора. Отже, ви пустили справу на самоплив, підкоряючись якимось зовнішнім обставинам, забувши або відклавши «на потім» головну справу сьогоднішнього дня. У такому разі не ви вибудовуєте свою роботу, а вона диктує свої правила.

Робота дуже часто розчаровує тих, хто пливе по життю без керма і вітрил, підкоряючись подиху будь-якого вітерця, не кажучи вже про шквали, шторми та бурі. Про них не скажеш, що вони архітектори свого життя.

Ми втрачаємо робочі хвилини, а минає життя. Наше життя. І тому так багато уваги приділяється в наш час розумному використанню цього так непомітно вислизального ресурсу.

Слід сказати, що люди стурбовані проблемами управління власним часом вже досить давно.

Зрозуміло, що завдання нинішнє – не керування часом, а керування собою. Плануються не дії та час, а збереження та розвиток відносин, та досягнення результатів.

Іншими словами, нам не слід намагатися бути організованішими, не потрібно намагатися краще розподіляти час. Слід почати по-новому думати час.

Основна властивість цієї науки полягає в тому, що вона зайнята не так проведенням тренінгів, скільки просуванням консультантів з використання часу. Американські фахівці у цій галузі є ще й великими проповідниками.

Тим часом керування своїм часом – не просто модне захоплення. Багато менеджерів, пройшовши такі курси, збільшують продуктивність роботи на 15–20%. Суть більшості методик полягає в «ущільненні, утряску та усиханні». Ідея їх полягає ще й у тому, що кожен відрізок часу протягом робочого дня має бути кращим за спланований. Пишуться списки завдань, потім виділяються найпріоритетніші, ретельно продумується розклад. Але часу все одно не вистачає. В результаті - їхній робочий день стає все довшим і довшим, а втома - більше і більше. Вони приходять до того, чого пішли.

Нове мислення змушує нас подивитися на якийсь час з іншого боку. І, відповідно до закону Парето, виявляється, що 80% усіх результатів досягається нами протягом 20% всього витраченого часу. І це перевертає всі наші звичайні уявлення. Виявляється, часу вистачає. Тільки продуктивно, по-справжньому, воно використовується у нас лише на 20%. Нестача часу – міф! Принцип 80/20 говорить: якщо ми приділимо вдвічі більше уваги 20% основних видів діяльності, то зможемо звести наш робочий тиждень до двох днів і при цьому досягти на 60% більше, ніж нам вдається зараз.

Інакше кажучи, час ми маємо. Але як з ним поводитись? Як знайти ті двадцять «правильних» відсотків? І як переконатися у надійності нашого вибору? Час, що залишився, можна витрачати на відпочинок?

Спробуємо розібратися. Якщо поставитися до себе як цілісного створення, як до людини, зрештою, то можна виявити, що крім робітника, існує ще й час для відпочинку та саморозвитку, для сім'ї та сну. Чому ж, регламентуючи лише час роботи, ми забуваємо про решту? Або ми тільки гвинтики в механізмі з добування грошей або слави для когось, що стоїть вище за нас!?

Суть нового покоління управління часом, на думку Стівена Кові, можна усвідомити за матрицею, зображеною в таблиці 1. Вихідна ідея її полягає в тому, що ми витрачаємо час одним із чотирьох способів.

Таблиця 1

Матриця управління часом

З матриці видно, що види діяльності визначаються двома ознаками: терміновими та важливими.

Термінове - те, що вимагає негайного уваги, те, що можна позначити словом «зараз!». Термінове має якийсь майже незрозумілий магнетизм. Як часто телефонний дзвінок змушує відволіктися від важливої ​​розмови, від справи, яка потрібна нам, як життя. Для багатьох неприпустима навіть думка, що телефонну трубку можна не брати!

Термінові справизазвичай приємні своєю легкістю та очевидністю. Вони вимагають, щоби їх зробили! Вони прості та загальновідомі. Робити їх – одне задоволення.

Якщо у вас є на сьогодні найважливіша справа, то йому доведеться боротися з безліччю термінових. Не встигли ви з'явитися на роботі, як у дверях вас зустрічають із терміновим дорученням: «До години має бути зроблено!». Ви сідаєте за стіл, і запах свіжоприготованої кави приваблює вас до кавоварки. І коли ви знову посідали, телефонний дзвінок веселою треллю порушує вашу рішучість зайнятися цією, найважливішою для вас на сьогодні справою. Потім від вас починають вимагати негайного завізування будь-яких документів, потім знову дзвінок… Втім, навіщо описувати те, що ми звично називаємо плинною чи рутинною роботою. Саме вона з'їла час, який з такими надіями був відведений вами для найважливіших справ. А які справи можна назвати важливими?

Важливемає відношення до результатів. Важливим є те, що робить внесок у вашу місію, цінності та найважливіші цілі.

Важливі та нетермінові справи вимагають від нас набагато більшої ініціативи, ніж термінові, які просто штовхають нас: «Роби!». Ми повинні проявляти активність, щоб не прогаяти можливості і отримати результат. Якщо ми не маємо уявлення про те, що важливо для нас, і про ті результати, яких хочемо досягти в житті, то легко переходимо до реагування на термінове.

Якщо поглянути на матрицю управління часом, можна побачити, що квадрат I одночасно і терміновий і важливий. Він пов'язаний з тим, що приносить значні результати та потребує негайної уваги. У кожного з нас у житті є певна кількість подібних справ. Але якщо ви зосередитеся на квадраті I, то він стане все більше і більше, доки не накриє вас цілком, як величезна хвиля. Велика проблема накочує, обрушується на вас і збиває з ніг.

Ви боретеся з цією хвилею і, щойно впоравшись, потрапляєте під чергову, яка знову збиває з ніг і розпластує на піску.

Деякі люди щодня виявляються буквально проблемами, що бомбардуються. Єдине полегшення вбачають вони у втечі до неважливих і нетермінових справ квадрата IV. Так живуть люди, які керуються кризовими ситуаціями.

Інші люди значну частину часу витрачають на терміновий, але поганий квадрат III. Вони витрачають свій час на терміновий, вважаючи це важливим. Але, насправді, терміновість цих справ ґрунтується на пріоритетах та очікуваннях інших людей.

Люди ефективні тримаються осторонь квадратів III і IV, оскільки термінові вони чи ні, - вони важливі. Крім того, вони зменшують розмір квадрата I, проводячи більше часу у квадраті II.

Серцем ефективного управління часом, отже, є квадрат II. Він пов'язаний із тим, що вважається важливим, але нетерміновим. Він включає таку діяльність, як будівництво відносин, написання особистої місії, довгострокове планування, вправи, профілактику, підготовку, - всі ті справи, які ми вважаємо потрібними, але рідко змушуємо себе за них взятися, тому що вони нетермінові.

Деякі результати зосередження вашої діяльності в якомусь із квадратів показані в таблиці 2.

Якщо ви хочете домогтися правильного та ефективного використання вашого часу, то основну увагу краще приділяти перспективним та найважливішим для вас справам квадрата II, одночасно скорочуючи діяльність у всіх інших квадратах. Поступово ви побачите, як починає змінюватися на краще ваше життя, наскільки більше результатів ви досягаєте, докладаючи при цьому менше зусиль, ніж раніше.

Це означатиме зміну старого мислення. Важливість та цінність вашої особистості для вас зросте. Ви більше приділятимете часу питанням самовдосконалення, спілкуванню з друзями, членами вашої родини, дітьми. Вам легше буде перемикатися з роботи на спорт, навчання на домашні справи, з ранкових справ на денні та вечірні.

Інакше кажучи, перед нами постане ще одна проблема – ефективного використання вільного від професійної діяльності часу. Впевнений, що вирішувати її приємно.

Стаття надана нашому порталу
редакцією журналу

Три кроки, які потрібно зробити ДО будь-якого планування

Не полінуйтеся виконати ці ТРИ КРОКИ, і тоді ваші плани будуть осмисленими, ви не зупинитесь на півдорозі, а зовнішні події та обставини не зможуть вас зупинити та заплутати.

Ці три кроки не обов'язково їх виконати за один раз, можна за кілька "присідів"

Крок №1. Визначте свої цінності

Будь-яке планування починається з визначення цінностей та місії – або відповіді на запитання: навіщо я це роблю, що я хотів би отримати і яким хотів бути.

Коли зрозумієте яка цінність для вас важлива - запишіть її, а навпаки напишіть, що для вас означає ця цінність у дії

Приклади цінностей та пояснюючих тверджень:

Професіоналізм
Пояснювальні твердження:
- я постійно розвиваюся у сфері, яка мені цікава;
- я відкритий до нових ідей та порад від досвідченіших колег;

Командна робота:
- я вмію працювати в команді та діяти заради загального блага, заткнувши свою гордість та почуття власної важливості;
- я вмію увійти до становища іншого члена команди та зрозуміти його мотиви, що їм рухає і що для нього важливо;

Взаємна повага до дружини/чоловіка:
- я поважаю і ціную свою дружину
- я вмію увійти в її становище, коли вона нервує і переживає і намагатиметься заспокоїти її
- навіть коли я рознервувався і говорю з гарячого, я усвідомлюю повністю наскільки я поважаю свою дружину як особистість і не дозволяю собі образливі слова та дії

Коли вам важко і ви дієте під дією емоцій та обставин – відкривайте свої цінності та перечитуйте їх вголос, це дозволить приймати обдумані рішення, за які потім не доведеться шкодувати (адже незалежно від результату ці рішення будуть відповідно до ваших цінностей)

Завдання №1:

Пропишіть свої цінності на папері, найкраще на останній сторінці записника, який завжди носите з собою (або в нотатках у телефоні).

Крок №2. Опишіть ваші ролі

Ролі відображають вас як особистість, ваше місце в сім'ї, суспільстві та світі загалом.

Коли ви прописуєте ролі, ви розумієте яким би ви хотіли бути і як поводитися. І ваша поведінка тоді належатиме вам
Цілком можливо, що зараз є деякі ролі, які ви не хочете виконувати і вам їх нав'язали.

Приклади суміщення ролей:

Василь, засновник IT-компанії:

- лідер у колективі
а) Основні люди пов'язані з роллю: колеги по роботі

- підприємець та новатор
а) Основні люди пов'язані з роллю: бізнес-партнери, інвестори
б) Пояснюючі твердження: я намагаюся об'єднати колектив спільною ідеєю, надихнути досягнення спільної мети

- Чоловік
а) Основні люди пов'язані з роллю: дружина
б) Пояснюючі твердження: я чоловік, який любить і піклується про свою дружину, я вірний їй і поважаю її і підтримую в важкі хвилини

- син
а) Основні люди пов'язані з роллю: мати та батько
б) Пояснюючі твердження: я люблю і поважаю своїх батьків, я дбаю про них і допомагаю їм своєю увагою та грошима

Анна, керівник HR-служби:

- Керівник HR служби
а) Основні люди пов'язані з роллю: керівник, співробітники, кандидати у співробітники
б) Пояснюючі твердження: я уважно ставлюся до своїх співробітників, вмію їх вислухати і зрозуміти їхню точку зору

- Мати:
а) Основні люди пов'язані з роллю: син
б) Пояснювальні твердження: я любляча мати, яка завжди знайде час для виховання свого сина і щоб подарувати йому кохання та ласки

- дружина
а) Основні люди пов'язані з роллю: чоловік
б) Пояснювальні твердження: я любляча і вірна дружина, яка вміє слухати свого чоловіка та надихає його на досягнення

Завдання №2:

Пропишіть важливі для вас ролі та напишіть ідеальне їх виконання. Наприклад: замість Вася – чоловік, краще: Вася – чоловік, який вміє вислухати, зрозуміти свою дружину, і знаходить час на сім'ю (мінімум 1 годину теплого спілкування), навіть якщо завал на роботі.

Крок №3. Напишіть заяву про свою місію

Особиста місія повинна відображати все, в чому ви хочете взяти участь у своєму житті, що хочете зробити і якою людиною хочете бути.

Вона вимагає поглиблення у собі, ретельного аналізу, продуманих висловів та багатьох переробок у пошуках остаточного варіанта. Можуть пройти тижні, навіть місяці, перш ніж ви повністю задовольнитеся зробленим, відчуєте, що у вас вийшов вичерпний та стислий виклад ваших потаємних цінностей та устремлінь. І навіть тоді ви регулярно повертатиметеся до написаного, вносячи деякі корективи в міру того, як з роками будуть змінюватися ваші погляди та обставини. Але в основі своїй ваша Особиста Місія стає вашою конституцією, чітким виразом вашого бачення та ваших цінностей. Вона стає критерієм, за яким ви вимірюєте все у своєму житті.

Написання та перегляд Особистої Місії змінює вас,оскільки змушує глибоко, ретельно продумувати свої пріоритети і приводити свою поведінку у відповідність до переконань. Коли ви робите це, інші люди починають відчувати, що вами керує навколишнє середовище і не те, що з вами відбувається в житті.

Ви маєте почуття Особистої Місії щодо того, що ви намагаєтеся робити, і це приносить вам радість.

Відповіді на ці запитання допоможуть вам скласти вашу особисту місію:

1. Чого ви хочете досягти в професійного життя

2. Чого ви хочете досягти в особистого життя, що вплине на все ваше життя?

3.Якою людиною я хочу бути(наприклад, співчутливим, працьовитим, з почуттям гумору, відповідальним тощо)

4. Все, що я хочу зробити за життя і який слід залишити на землі(наприклад, побувати в 30 країнах, захистити докторську, заробити та відкласти $1 млн)

5. Все що я хочу мати(наприклад, новий будинок, за 10 хвилин від моря, яхту 12 футів, пенсійний рахунок з накопиченням $1 млн і пасивним доходом $10 тис. на місяць)

6. Щоб ви хотіли почути про себе(Уявіть, що ви святкуєте свій 80-й День Народження, навколо вас зібралися колеги, друзі, родичі). Яким вони мають вас запам'ятати? Щоб ви хотіли, щоб вони сказали?
- Члени вашої родини
- друзі
- Сусіди
- Колеги

7. У які моменти свого життя я відчував найбільше щастя та задоволення?

8. Які з професійних видів діяльностіприносять мені найбільше задоволення та задоволення?

9. Що в особистому житті представляє для мене найбільшу цінність?

10. Які таланти та здібності у мене є чи які я хочу мати?

Приклад особистої місії

Я люблю свою сім'ю, дбаю про дружину та дітей, а також про своїх батьків. Я працьовитий і наполегливо працюю над своїм добробутом. Я став професіоналом у галузі маркетингу та продажів. Вивчення нових трендів та ідей приносить мені найбільше задоволення. Я дію відповідно до своїх цінностей, і не хвилююся якщо щось не виходить зараз, я знаю що це обов'язково вийде надалі. Я йду по життю з посмішкою і дякую за кожен прожитий день. Після себе я залишу здорових дітей та онуків, а також ідеї з маркетингу та продажу, які будуть використовувати тисячі людей.

Завдання №3:

Залиштеся віч-на-віч із собою в тихому місці і напишіть вашу особисту місію. Зробіть це спочатку на чернетці, а потім перепишіть у щоденник або телефон, який у вас завжди під рукою.

Загальна схема планування

Після того, як ви визначилися з цінностями та описали їх, ви можете приступати до визначення цілей.

І ось важливі думки, які варто запам'ятати:

а)цілі повинні відповідати вашим цінностям, які ви детально
описали;

б)цілі мають бути збалансованими з вашими ролями -не потрібно
захоплюватися якоюсь однією роллю (наприклад роллю Керівника компанії), і при
цьому приділяючи недостатньо уваги іншій ролі (наприклад, ролі Чоловік);

в)цілі розподіляйте у порядку важливості чи пріоритетності;

г)мета мають бути конкретними та з термінами виконання ( з техніки SMART);

д)великі цілі потрібно розбивати на "вузлові пункти (УП)"- так я їх для себе
назвав. Саме вузлові пункти для вас є дуже сильними.
ланками задля досягнення глобальної мети. Рухаючись поступово від одного
вузлового пункту до іншого, ви набираєтеся мотивації та впевненості в кінцевому
результаті. А ентузіазм і наснагу найважливіші чинники успіху.

Будь-яку мету розбивайте на етапи (вузлові пункти)та описуйте їх конкретно та вимірно, а також ставте дедлайни або терміни до яких ці цілі та вузлові пункти мають бути виконані.

Для розкладання цілей на етапи зручно використовувати таблицю Excel, і навіть Mind-карту.У таблиці детально опишіть конкретні кроки щодо виконання мети та дедлайнів.

Описуйте цілі навпаки.

Спробуйте описати досягнення мети з початку, і з кінця. Подумайте, який попередній простий крок передував досягненню мети? А який був перед ним? А перед ним і т.д.

Приклад розкладання мети на підцілі чи етапи

У прикладі основна мета - написання оглядової статті з найвідомішими працями з особистої ефективності.

Завдання №4:

Запишіть 3 найважливіші для вас ціліу різних сферах життя. Роздрукуйте або перепишіть їх у свій щоденник. Фішка:проміжні етапи зручно записувати олівцемщоб зручно було їх міняти місцями.

Усі справи, які ми здійснюємо, можна класифікувати за певними ознаками. Стівен Кові пропонують дуже зручний стиль відображення у вигляді матриці

Є справи термінові та важливі(наприклад, дзвінок телефону, або підготовка до іспиту за день до нього) - такі справи ми відносимо до квадранту "I. Необхідність", Від них нікуди не відвернешся, їх потрібно виконувати інакше буде важко. Але якщо займатися тільки ними, то настає криза, депресія, синдром трудоголіка.

Є справи, термінові та неважливі(наприклад колега просить замість нього поспілкуватися з клієнтом, або вас запрошують на нараду, яка відбудеться за годину, але для вас там буде трохи користі) – квадрант із цими справами назвемо "III. Розчарування".Від таких справ треба навчитися відмовляти з усмішкою та без відчуття почуття провини. Спершу буде важко, і можливо багато хто на вас ображатиметься, але якщо ви цього робити не будете тоді ваше оточення буде думати, що ви це робити зобов'язані і почнуть вас використовувати. І потім спробуйте довести, що ви це не повинні робити, а зробили один раз просто з жалю...

Є справи неважливі та нетермінові, тисячі людей увечері приходять після роботи, лягають на диван, включають телевізор і... витрачають час на неважливий і нетерміновий, квадрант із цими справами назвемо "IV. НадмірностіРегулярно роблячи справи з цієї групи, ви стаєте лінивішими, дурнішими і поступово втрачаєте спрагу до життя і мотивацію досягати результатів і ставати краще.

І нарешті справи важливі та нетермінові,їх віднесемо до квадранту "ІІ. Ефективність"- це найпродуктивніше наше проведення часу! Виконуючи ці справи ми не біжимо як білка в колесі (як у випадку з квадрантом "I. Необхідність"), ми працюємо не поспішаючи, ми маємо можливість зосередитися і спокійно робити те, що було заплановано спочатку і приведе нас до мети.

Особливість виконання цих справ:
а) ви повинні бути сильно мотивовані роблячи справи з цієї групи, т.к. результат із них з'явиться відразу;
б) іноді термінові неважливі справи (квадрант III. Розчарування) виконати простіше ніж несрочні та важливі справи, і тоді ми полегшуємо собі долю і виконуємо першими справиіз квадранта III., замість квадранта II. Ця проблема вирішується вольовим зусиллям, коли іноді неприємні чи складні, але важливі справи ми виконуємо насамперед.

Живіть у квадратах 1 і 2, розподіляючи справи між собою, і тоді ваше життя буде збалансованим та продуктивним.

Починайте день із важливого та складного….

До речі дуже корисна практична порада: з ранку прийшовши на роботу, замість того, щоб лізти в соц. мережу або перевіряти електронну пошту на предмет термінових (але не завжди важливих) питань, почніть робочий день із важливої ​​та складної справи, попрацюйте над ним пару годин, потім зробіть перепочинок у вигляді перевірки e-mail та розмов по телефону.

Завдання №5:

Візьміть 3-4 справи які ви зробили за останні 2 години та класифікуйте їх за матрицею Кови

Як скласти план на тиждень

План на тиждень дозволяє вам не збитися зі шляху і рухатися відповідно до ваших довгострокових планів.

Коли складаєте план на тиждень, пам'ятайте про три речі:

1) робіть це до початку робочого тижня;

2) робіть це в спокійному місців якому вас ніхто не відволікатиме, виділивши на це 30-60 хвилин;

3) насамперед заплануйте відпочинок та час із сім'єю,потім все інше (інакше на це не вистачить часу)

У план на тиждень включайте лише важливі справи або як їх називає Стівен Кові. "великі камені",показуючи на прикладі цебро, яке ефективно потрібно заповнити камінням: спершу укладаємо туди велике каміння(плануємо спершу важливі справи), потім насипаємо гальку (дрібні повсякденні справи) і тільки потім пісок (випадкові та швидкоплинні завдання).

Більшість великих каменів відносяться до квадрата 2 (Важливе, але не термінове)

Приклад щотижневого плану

Для зручності роздрукуйте план на щільному папері та зробіть його закладкою у щоденник, а також заплануйте у потрібні дні час під заходи, які ви написали у плані

Головна увага головним речам – ось суть ефективної діяльності та успішного життя.

Майже всі ми відчуваємо, що розриваємося на частини між тим, що ми хочемо робити, і вимогами, що висуваються з боку численними зовнішніми обставинами. Усім нам доводиться вирішувати безліч невідкладних проблем та повсякденних дрібних справ, які тримають нас у постійній напрузі та виснажують нашу нервову систему.

Та внутрішня боротьба, яку ми ведемо за те, щоб головне зробити головним, характеризується контрастом між двома стимулами, що спрямовують нас на нашому шляху: «годинником» та «компасом».

« Годинник» уособлюють наші зобов'язання, завдання, графіки, цілі, конкретні відносини – все те, що потрібно виконати до певного терміну.

« Компас» А - це наш світогляд, цінності, наше призначення, наша совість, все те, що визначає напрямок нашого руху по життю, те, що нам здається головним, те, як ми керуємо своїм життям.

Наша внутрішня боротьба загострюється, коли ми відчуваємо різницю між "годинником" і "компасом", коли наша діяльність не сприяє тому, що ми вважаємо головним у своєму житті. Як фільтр для визначення пріоритетів можна використовувати матрицю управління часом за Стівеном Кові. Цей інструмент складається з чотирьох секторів, які допомагають не забувати про головне у нашому житті.

Розглянемо параметри справ (завдань), виходячи з комбінації яких формуються сектори:

ВАЖЛИВО. Справи, пов'язані з вашою Місією та стратегічними цілями Справи, що дають глибоке задоволення Справи, що підтримують та розвивають ваше життя

НЕВАЖЛИВО. Справи, які не дають довгострокових результатів. Справи, що применшують значення вашого життя

ТЕРМІНОВО. Справи, які потребують негайної уваги

НЕ ТЕРМІНОВІ. Немає невідкладних (негайних) термінів

Як видно з матриці управління часом, види нашої діяльності визначаються двома факторами: терміновим та важливим.

Термінове- Те, що вимагає негайної уваги. Це те, що можна позначити словом «Зараз!». Термінові відносини зазвичай видно. Вони тиснуть на нас, вимагають дій. Часто вони відомі. Часто вони приємні, нескладні, робити їх одне насолоду. І дуже часто вони виявляються не важливими.

Важливе, з іншого боку, має відношення до результатів. Важливим є те, що робить внесок у вашу місію, ваші цінності та ваші найважливіші цілі.

Ми реагуємо на термінове, ми щодо нього реактивні. Важливі та не термінові справи вимагають від нас більшої ініціативи, більшої проактивності. Ми повинні проявляти активність, щоб не прогаяти можливості і отримати результат.

Сектор I одночасно терміновий та важливий. Наші справи з цього сектора пов'язані з «кризами» та «проблемами». У кожного з нас у житті є певна кількість справ, що належать до сектора I. Однак багато людей виявляються повністю ним поглиненими. Коли ви зосереджуєтеся на секторі I, він стає все більше і більше, доки не накриє вас цілком, як величезна хвиля. Деякі люди день у день опиняються в такому стані та виснажують свої ресурси. Єдине полегшення вони бачать у втечі до справ із сектора IV.

Є люди, які значну частину часу витрачають на терміновий, але не важливий сектор III, думаючи, що перебувають у секторі I, більшу частину часу вони витрачають, реагуючи на термінове, вважаючи, що це також важливо. Але насправді терміновість цих справ часто ґрунтується на пріоритетах та очікуваннях інших людей.

Люди ефективні тримаються осторонь секторів III і IV. У цьому ефективні люди зменшують розмір сектора I, проводячи більше часу секторі II. Сектор ІІ – це серце ефективного персонального управління. Ефективні люди мислять не проблемами, вони мислять можливостями. Вони мислять запобіжно.

РЕКОМЕНДАЦІЇ: Необхідно навчитися говорити «НІ» справам із секторів III і IV і цей ресурс часу використовувати для планування та виконання справ із сектора II (сектору якості) За рахунок перерозподілу часу на користь сектору II та включення режиму випереджувального управління поступово зменшувати обсяг кризових ситуацій у секторі I.

Таким чином, С. Кові виділяє в управлінні часом такі недоліки:

• нездатність правильно розставляти пріоритети;
• нездатність чи небажання організовувати себе з урахуванням цих пріоритетів;
• недостатня дисциплінованість, щоб діяти на основі пріоритетів.

1. Прийом цілепокладання (чіткі формулювання цілей). Диференціація на короткострокові та довгострокові, великі та малі цілі.

2. Облік планів та індивідуальних біоритмів людини.

3. Ефективне використання часу очікування (у громадському транспорті, у черзі, у пробках).

4. Багато документів, схем, матеріалів можна фотографувати, а не переписувати. Непогано б завести «Зошит для всього», оскільки нотатки на папірцях часто губляться.

5. Створювати мережу контактів (NETWORKING).

Таким чином, максимально конкретна постановка цілей та завдань, короткострокове щоденне планування, облік використаного часу та оцінка ефективності допоможуть успішно втілювати в життя практично будь-які плани.

Найбільш популярною у світі є методика « Getting Things Done», яку запропонував американець Девід Аллен. Її основна ідея – припинити зберігати справи «в голові», а вести їх облік, становлячи так звані «ToDo-списки». Як тільки індивід отримує завдання на виконання, він повинен його відразу помістити «в кошик» – тимчасове сховище інформації. Кошиком може бути як реальний лоток для паперів, так і просто блокнот для запису справ. Основна ідея «кошиків» – не упустити корисну інформацію та одержувані завдання. Згідно з цією методикою, «кошики» необхідно регулярно «розгрібати». Під час цього процесу кожен елемент кошика розглядається і може переноситися в «ToDo-списки», календар, перекручуватися або просто видалятися. Автор також пропонує організовувати завдання до проектів за принципом системної ієрархії. Кожне завдання можна деталізувати, розбиваючи його на дрібніші кроки. Також Getting Things Done вводить поняття контекстного планування, що існує у прив'язці людям, місцям та подіям. Наприклад, деякі завдання можуть бути виконані лише на роботі або, навпаки, лише вдома. Групуючи справи за контекстом «Телефон» можна одразу скласти список телефонних дзвінків. Методика Getting Things Done дуже суворо ставиться до планування, але дуже детально розписує систему тайм-менеджменту, включаючи основи управління персональною інформацією.

На Заході велику популярність набирає методика Марка Форстера "Автофокус".Вона є скоріш не систему організації завдань, а спосіб їх виконання. Суть першої версії «Автофокуса» полягає у складанні списку всіх справ на кількох сторінках, що проглядаються одна за одною. Як тільки на сторінці виявляється завдання, яке виділяється за відчуттями як справа, яку хочеться зробити, вона виконується. Якщо завдання при цьому не завершується до кінця, вона викреслюється і дописується в кінець списку. Робота на сторінці продовжується доти, доки завдання не перестануть виділятися. Завдання, що залишилися, викреслюються зі списку. Таким чином, опрацьовуються усі сторінки. Дана технологія дозволяє виконувати ті справи, які дійсно хочеться зробити, та й якесь завдання здається легшим, якщо необхідно зробити вибір між нею і завданнями, що залишилися. Система дозволяє знайти баланс між раціональністю та інтуїцією та добре підходить тим людям, які не люблять заздалегідь розписувати великі плани. Як зазначає автор, багато хто так захоплюється виконанням завдань зі списку, що їм складно буває зупинитися. Прихильники даної методології намагаються її постійно покращувати, і на даний момент вона вже має чотири версії. При цьому в різних версіях суть системи залишається такою самою, трохи змінюється лише алгоритм відбору завдань. Автофокус не пов'язується з життєвими цілями, але пропонує дуже докладний і чіткий алгоритм оперативного тайм-менеджменту.

Отже, бачимо, що є безліч різноманітних методик організації часу. Вони не є взаємовиключними і при бажанні можна використовувати комбінації різних методів, вибираючи найбільш зручну та відповідну для індивіда систему тайм-менеджменту,

З розвитком інформаційних технологій з'являється все більше способів вести гнучкі, швидкі та зручні системи особистого тайм-менеджменту. При цьому розвиток інтернет-сервісів, а також популярність надтонких клієнтів (програм, що працюють через браузер) призводить до того, що кількість он-лайн засобів вже обганяє кількість програм, що окремо встановлюються на комп'ютер. Таким чином, при формуванні власного комплекту інструментальних засобів можна використовувати реальні предмети (блокноти, лотки для паперів), інтернет-сервіси та програми, що працюють незалежно від наявності мережі. Паперові засоби, перш за все, зручні своєю простотою, зрозумілістю та відчутністю. Наприклад, кожен прожитий день може виражатися окремим аркушиком у щоденнику, і форма запису може бути практично будь-якою – все залежить від того, що здатна намалювати рука. Також великими перевагами реальних інструментів є незалежність від енергозабезпечення, мінімальний час на навчання та невибагливість до технічних навичок. З іншого боку, програми та інтернет-сервіси при належному вмінні та правильному підборі електронних інструментів під свої потреби відкривають величезні можливості. Наприклад, перенесення зустрічей, справ чи інших подій відбувається за лічені секунди і не вимагає стирань та закреслень рядків у щоденнику. Програми для ведення списку справ дають можливість створити ієрархію завдань, а потім проводити необхідні вибірки із створеної бази. Наприклад, можна покроково розписати всі свої поточні проекти, ставлячи їх у залежність від життєвих цілей, а потім з цього списку вивести тільки справи на сьогодні або завдання, що вимагають дзвінка по телефону. В інтернеті вже досить багато сайтів, які дають змогу керувати одним із найважливіших елементів тайм-менеджменту – списком справ. Є як і сервіси з великою функціональністю, що повністю відповідає методиці GTD, так і дуже прості, зате дуже зручні у використанні. Також набирають оборот проекти, що реалізують окремі інструменти само мотивації чи організації часу. При цьому вони пропонують деякі додаткові смаколики, які не можуть дати оффлайн-програми або паперові засоби. Наприклад, сайт worktrek.com дозволяє не тільки вести календарик-пінарик (засіб для підвищення відчутності кожного прожитого дня), а й дивитися усереднену статистику по всіх користувачах. Проект для введення регулярних справ у звичку advirtus.com, крім надання своєї основної функції, вносить і цікавий соціальний інструмент – можливість брати участь у загальному рейтингу та брати собі завдання, створені іншими користувачами. Перевагою програм, що окремо встановлюються, є відсутність необхідності в доступі до Інтернету. Також вони дозволяють кращі графічні можливості, а найчастіше і швидший і зручний інтерфейс. Наприклад, програма для ведення списку справ MyLife Organized надає величезні функціональні можливості, якими не може похвалитися жоден онлайн-сервіс, але за бажання непотрібні елементи можна просто сховати. Великим недоліком сучасних технічних засобів тайм-менеджменту можна назвати слабку мобільність. Але багато програм та сервісів вже мають спрощені версії для мобільних телефонів, а також при необхідності дають можливість швидко та просто роздруковувати матеріали. В цілому, дивлячись на розвиток електронних інструментів, можна сказати, що вони дозволяють різним соціотипам зробити вибір найбільш зручних для себе коштів і якщо не повністю, то хоча б частково уникнути традиційного паперового планування, вигравши при цьому в швидкості, можливостях і зручності.

2.6. Механізм цілепокладання як індивідуальний
стратегічний вибір.

Цілепокладання - процес моделювання результату ще не здійсненої діяльності, представленої найчастіше, уявною моделлю майбутнього продукту, якісними чи кількісними характеристиками, або системою знаків та понять. спонукальну, пізнавальну, керуючу функції. Сам акт цілепокладаннявключає в себе:

Діагностику, прогноз та проектування, які в сукупності забезпечують розуміння та визначення мети діяльності; аналіз об'єктивних можливостей у реалізації наміченої мети;

Вибір форм, методів та засобів з урахуванням загальних, особливих та індивідуальних властивостей суб'єкта;

Складання програми майбутньої діяльності.

При цьому цілепокладання відбувається в умовах псевдосвободи вибору мети(Коган, 1999). Відповідно до цього принципу, у процесі цілепокладання суб'єкт володіє вибором поточних і стратегічних цілей, який обмежений як зовнішніми, так і внутрішніми причинами. Причому ця обмеженість не завжди їм усвідомлюється.

Важливим моментом цілепокладання в умовах псевдосвободи вибору є розуміння цього процесу як незведеного до виключно раціональної діяльності, що спирається на достовірне знання. Тільки взаємозв'язок раціонального та емоційного дозволяє здійснювати діяльність в умовах неповної визначеності. Причому що більше невизначеність, то більше значення має емоційна складова.

Цілепокладання до теперішнього часу відноситься до класу слабоструктурованих завдань, вирішення яких у більшості випадків забезпечується неформальними методами, а ефективність залежить від кваліфікації дослідника, його інтуїції, обсягу наявної в його розпорядженні інформації з проблеми і можливості її обробки в повному обсязі.

Здатність будувати моделі суб'єктивного майбутнього у образах є визначальним властивістю уяви. Саме уява та розрахунок є тим інструментарієм, з допомогою якого суб'єкт будує прогноз розвитку ситуації, аналіз якої, власне, і дозволяє йому зробити вибір. Іншими словами, процес мислення діяльності людини і, зокрема, цілепокладання принципово не алгоритмізується, завдяки чому людина здатна діяти у неповністю певних умовах.

Можливо, буде корисно почитати:

• Виклик демонів та магічна геометрія;
• Рейк - істота, виявлена ​​на околицях Біробіджану;
• Як викликати Слендермена у реальному житті?;
• Слов'янський хорор: найстрашніші істоти міфів та легенд;
• Гороскоп для лева чоловіка на квітень;
• Таро «Ери Водолія Карти таро ери водолія;
• Гороскоп любовний на квітень лев;
• Всі ворожіння онлайн на ставлення людини до мене;