Зразок бланка особистої картки форма т 2. Особиста картка працівника

Особиста картка працівника - важливий діловий папір у документообігу будь-якої організації, її оформлення зазвичай доручається службі кадрів. Використовується вона з метою досконалого обліку співробітників та містить усі значущі відомості про нього: дані паспорта, ІПН, СНІЛЗ, відомості про місце проживання, прописку, трудову діяльність, освіту, а також коротку інформацію про сім'ю.

Заключну версію уніфікованої форми Т-2 затверджено законодавством з праці. Всім організаціям зобов'язаний формувати особисті картки усім без винятку співробітників, але в деяких навіть не одну. Індивідуальних підприємців звільнено від такої необхідності, але вони також мають можливість оформлювати їх.

Ведення особистих карток - це обов'язок, цей захід може принести істотну користь організації. Роботодавець часто може, використовуючи особисті картки захистити свої інтереси, застосовуючи їх для підтвердження правомірності відрахувань із зарплати співробітників, правильної калькуляції середньооблікової чисельності працівників, для нарахування податків і т.д., судова арбітражна практика визначає масу подібних прикладів.

Роботодавцю можна для зручності вести в електронному вигляді оборот особистих карток за формою Т-2, багато сучасних фірм використовують таку можливість: це практично, у разі потреби, дозволяє легко знайти необхідні матеріали. Але він повинен мати їх у роздрукованому вигляді на паперових носіях. Це аргументовано змістом в особистій картці полів, призначених для підпису працівника, а також працівника кадрової служби, який відповідає за її ведення. Оскільки особиста картка - документ довгого використання та зберігання, при її роздруківці слід пускати в хід щільний папір формату А4.

Важливо пам'ятати, що єдиного керівництва по роботі з особистими картками, крім вищезгаданої постанови, не існує, тому стаття має насамперед рекомендаційний характер.

Загальні відомості про форму Т-2 та тонкощі її заповнення

На питання, хто заповнює та веде форми Т-2, дадуть відповідь Вказівки Держкомстату. Відповідно до них, особисті картки оформляє співробітник кадрової служби, а коли штатний розпис такої посади не включає, особа, уповноважена вести кадрове діловодство або керівник підприємства. Самому працівнику забороняється вносити до своєї особистої картки будь-які записи, виняток становить особистий підпис при працевлаштуванні, кадрових перестановках чи звільненні.

Форма Т-2 містить 11 блоків, розбитих за тематикою та розміщених на 4 сторінках. Для більш наочного осмислення структури та розуміння особливостей заповнення пропонуємо ознайомитися з бланком. (Посилання на скачування бланка)

Законом не регламентовано терміни формування картки Т-2 та найкращим варіантом буде включити цей пункт до набору стандартних операцій з оформлення нового співробітника. Це зумовлено правилом: запис у трудовій книжці працівника обов'язково дублюється аналогічним записом у його особистій картці. Матеріали у форму Т-2 вносять, ґрунтуючись на типовому переліку документів:

наказ про прийом на роботу
трудовий договір
трудова книжка
СНІЛС
документи про освіту, підвищення кваліфікації
документи військового обліку (для військовозобов'язаних осіб)

Деякі професії та види робіт мають своєрідну специфіку, у подібних ситуаціях можуть стати в нагоді додаткові папери. Роботодавець має право зажадати їх у кандидата, якщо це не суперечить чинному законодавству.

Ультимативний запит надати свідоцтво про присвоєння ІПН, характеристику з колишнього місця роботи або довідку про склад сім'ї може бути визнано незаконним. Вимагати сторонні документи, всупереч чинному трудовому законодавству забороняється.

Заповнюємо особисту картку правильно за розділами

На перших двох сторінках форми Т-2 розташовано ряд полів для різних кодів, що підлягають заповненню. Що писати? Необхідна інформація міститься у ряді класифікаторів. Підкреслимо, що фахівець кадрової сфери повинен мати доступом до них, не можна вимагати жодні коди від людини, оформляемого працювати. Облік кадрів в організації будується переважно на використанні спеціалізованих комп'ютерних програм, наприклад, 1С, в які вбудовані всі ці класифікатори і, звичайно, це спрощує кадровику завдання, йому залишається лише внести дані, призначені для кодування, у відповідні поля та вибрати із запропонованого списку відповідний код.

Найменування організації записується у шапці форми без скорочень, дату складання особистої картки прийнято записувати у стандартизованому вигляді (наприклад, 13.01.2014).

Табельний номер обов'язково закріплюється за кожним співробітником, що приймається, це корисно для організації табельного обліку та ідентифікації.

Приймаючи працівника за внутрішнім сумісництвом, не забуваємо привласнити йому унікальний табельний номер і обов'язково формуємо іншу особисту картку. Такий співробітник у результаті володіє двома унікальними табельними номерами та картками одночасно.

Інформація про індивідуальний номер платника податків вписується, ґрунтуючись на свідоцтві про присвоєння ІПН, яке надає працівник, що приймається. Якщо свідоцтва на руках немає, відповідне поле залишається порожнім.

Законодавство зобов'язує працівника при підписанні трудового договору надати свідоцтво державного пенсійного страхування, за аналогією з ІПН заносимо у форму номер СНІЛЗ. Якщо працівник оформляється вперше, свідоцтва в нього на руках не буде і роботодавцю ставиться в обов'язок оформити йому СНІЛЗ, у цьому випадку поле залишаємо порожнім, запис буде внесено після отримання свідоцтва.

Наявність графи "Алфавіт" зручна для зберігання та обліку особистих карток. Тут фіксується перша буква прізвища працівника

Наступне поле – «Характер роботи», тут вказується, чи прийнятий працівник постійно чи тимчасово. Відповідно, графа «Вид роботи» призначена для відомостей про те, чи є робота основною чи співробітник поєднує її.

В останню графу вписуємо «чоловічий» чи «жіночий» відповідно.

Розділ 1 Загальні відомості

Заповнення цього блоку картки починаємо із зазначення реквізитів трудового договору, пишемо його номер і дату укладання у звичному форматі, як у прикладі вище.

ПІБ працівника повинні бути записані розбірливо і без скорочень, при цьому рекомендується починати вести запис максимально ліворуч, на випадок внесення змін. Так, якщо робітниця надалі вийде заміж і візьме прізвище чоловіка, цей факт неодмінно позначиться на її особистій картці.

У пункті «Дата народження» число та рік народження позначаємо арабськими цифрами, місяць записується словом без скорочень (23 квітня 1985 р). Дата дублюється в кодовому полі традиційному форматі дд/мм/гггг.

«Місце народження» переписуємо з документа, що засвідчує особу, вказуючи тип адміністративно-територіальної одиниці, дозволено користуватися загальноприйнятими скороченнями.

Поле «громадянство» кадровик заповнює також, ґрунтуючись на даних із паспорта.

Відомості про знання іноземних мов зазвичай записуються безпосередньо зі слів працівника або на підставі результатів тестування, якщо воно передбачено для приймання на посаду. Тут же уточнюється міра володіння мовою з використанням стандартних формулювань.

У особистій картці відбивають знання мов іноземних лише стосовно російському. Наприклад, знання мов татарських, удмуртських та інших народностей не вказується.

Рівень своєї освіти працівник підтверджує наданням відповідних документів, дипломів та атестатів. Основні параметри переносяться до наступного пункту картки.

Записи про неповну (незакінчену) освіту не можна вносити, ґрунтуючись на студентському квитку, заліковій книжці або чесному слові працівника. Такий запис провадиться лише при наданні ним довідки або диплома освітньої установи.

Запис «неповна вища» вноситься, якщо працівник пройшов більшу частину курсу навчання у ВНЗ або пройшов повністю, але не захистив диплом або не був складений державний іспит.

Якщо працівник, навчаючись у ВНЗ, не закінчив і половини курсу навчання, у пункті 6 буде значитися «середнє (повне) загальне».

Найменування освітнього закладу бажано вказувати повністю, але, якщо він занадто довгий, допустимо використовувати скорочення. У цьому полі також зазначається найменування наданого документа про освіту, його серія та номер, рік завершення освіти, кваліфікація та спеціальність. У пункті 6 міститься інформація про післявузівську підготовку.

Записи про професію прийнято вносити, виходячи з досвіду роботи, відображеного в трудовій книжці, штатного розпису та слів працівника.

Відомості про стаж розраховуються насамперед ґрунтуючись на записах у трудовій книжці. Коли працівник приймається на першу свою роботу, у наведених рядках прописуються нулі.

Запис про так зване сімейне становище робиться на підставі штампу в паспорті, свідоцтва про шлюб, розлучення, наданих працівником.

Важливо! Поле «стан у шлюбі» заповнюємо лише з використанням формулювань ОКІН, формулювання «холостий», «одружена», "одружений", "у розлученні" та інше шедеври народної словесності неприпустимі.

Наступний пункт першого розділу – «Склад сім'ї», перераховувати тут усіх відомих родичів, немає потреби, достатньо вказати найближчих: матір, батька, дружину, чоловіка, дочку, сина, рідних братів, сестер. Працівник повідомляє ці дані, ґрунтуючись на тому, хто із родичів проживає з ним разом чи перебуває на утриманні.

Паспортні дані переносимо уважно, суворо відповідно до документа працівника. Адреса місця проживання за паспортом переноситься із штампу про реєстрацію. Фактична адреса необхідно вказувати, тільки коли вона не ідентична прописці, ці дані можуть знадобитися роботодавцю у разі, наприклад, прогулу або якщо працівник не прийде в день звільнення за трудовою книжкою. Не забуваймо записувати номери телефонів.

Розділ 2 Відомості про військовий облік

При оформленні блоку про ВУ використовується один із двох різновидів документів: особи у запасі надають військовий квиток, а призовники приносять посвідчення громадянина, який підлягає призову на військову службу.

Всю необхідну інформацію можна знайти у відповідних пунктах вищезгаданих документів.

Буває, що категорію придатності взагалі не прописано, не лякаємося, за умовчанням ставимо «А». Пункт 7 не забуваємо заповнювати простим олівцем, це знадобиться надалі. А при занесенні позначки до 8 пункту пам'ятаємо, що громадянин підлягає зняттю з обліку як для досягнення максимального віку, так і стану здоров'я.

На другій сторінці внизу форми працівник розписується, перевіривши заздалегідь правильність записаних даних, там же передбачено поле, де розписується після перевірки внесеного кадровика.

Розділ 3 Прийом на роботу та переклади на іншу роботу

Цей блок зазвичай повторює написане у трудовій книжці, відкриватися таблиця буде записом прийому, тут вписуємо посаду, обсяг окладу, реквізити наказу. Далі послідовно вносимо переклади, якщо були такі. Важливий момент – знайомимо співробітника з відображеними тут записами, адже під кожним із них йому необхідно розписатися.

Розділ 4 «Атестація»

Багато підприємств проводять для своїх працівників атестацію, для цього збирають комісію, результатом роботи якої є протокол. Відомості про такий протокол і пишуть у цій частині форми Т-2.

Розділи 5 – 6 «Підвищення кваліфікації», «Професійна перепідготовка»

Тут можливо два варіанти:

співробітник проходить підвищення кваліфікації до працевлаштування та приносить відповідні документи;
співробітник проходить курси у своїй фірмі, тоді кадровий працівник скористається даними відділу підготовки кадрів.

Усі дати вказуються у типовому форматі, характерному для попередніх розділів. Особливих питань під час заповнення цих блоків зазвичай немає. Якщо працівник не підвищував кваліфікацію та перепідготовку не проходив, то відповідно розділи залишаються незаповненими.

Розділ 7 «Нагороди»

Як очевидно з назви, сюди вписуються всі види заохочень, яких удостоївся працівник у процесі своєї праці рамках організації. У цілому нині інформація цього розділу ідентична аналогічному розділу трудовий книжки. Можна користуватися загальноприйнятими скороченнями, якщо це спотворює загальної суті.

Розділ 8 «Відпустка»

Цей блок відображає всі види відпустки, які працівник використовував будь-коли: щорічний, навчальний, без утримання, для догляду за дитиною. Слід записувати відомості про тривалість відпустки, початкові та кінцеві її дати, період, протягом якого відпустку надавали і, зрозуміло, реквізити відповідного наказу.

На своєму кар'єрному шляху йде у відпустку співробітник неодноразово. Закономірно, що вільні поля якось закінчаться. Не губимося, а просто роздруковуємо додаткову сторінку, яка містить продовження таблиці.

Розділ 9 "Соціальні пільги"

Тут роботодавець вказує інформацію про пільги, які надає конкретному працівникові, а також дані про документи, що дають змогу отримати той чи інший привілей.

Розділ 10 «Додаткові відомості»

Практика показує, що цей розділ рідко заповнюється, але за бажання та їх наявності сюди вписують дані про:

інвалідності
навчанні працівника
закордонний паспорт
якщо працівник має дітей-інвалідів, можна відобразити тут і цей факт.

Розділ 11 Підстава припинення трудового договору (звільнення)

Заключний пункт форми Т-2 короткий і лаконічний, тут розташовується місце запису про звільнення, формулювання до того ж точно переписується з наказу про звільнення, той самий запис буде позначено у трудовій книжці. За аналогією з другою сторінкою форми в цьому пункті розписується кадровий працівник та сам співробітник

Зберігання та облік особистих карток за формою Т-2

Форма Т-2 - папір тривалого «строку придатності», картки наказано зберігати 75 років, а отже варто заздалегідь подбати про їхню цілісність, зокрема, використовувати для друку щільний папір належної якості. Суворих норм обліку немає, картки у своїй традиції зберігають у шафах, що замикаються, в готелі кадрів або в кабінеті у керівника організації, будучи розставленими в алфавітному порядку. Докладніше це питання розглянуто у наступному відео

Особисті картки вже звільнених співробітників після певного часу вирушають до архівів.

часті питання

Як ми переконалися, особиста картка Т-2 хоч і об'ємна, але досить проста в заповненні документа. Однак питання все одно виникають, про них і поговоримо на закінчення.

Часто виникають ситуації, коли деякі поля залишаються порожніми з різних причин. Не варто в цьому випадку ставити в них прочерки і, тим більше, видаляти. Форму Т-2 регламентовано законодавством, тому ніякі розділи з неї видаляти не можна. А ось нові реквізити внести за потреби можна.

Будь-яку зміну уніфікованої форми слід супроводжувати відповідним наказом, підписаним керівництвом

Працівники кадрової справи теж люди і припускаються помилок. Виявивши в особистій картці неточність чи помилку, рекомендується акуратно однією рисою закреслити, а зверху вписати правильну інформацію. При цьому працівник відділу кадрів повинен завірити виправлене своїм підписом та ознайомити під підпис співробітника, щоб у майбутньому у нього не виникло питань.

Аналогічно чинимо, коли співробітник змінює прізвище, наприклад. Старі дані акуратно закреслюються, записується актуальна інформація, обов'язково згадуємо тут документ, що є підставою для такого виправлення.

Коли ухвалено рішення про те, що кандидат на вакансію працюватиме на даному підприємстві, і наказ на його прийом оформлений, спеціалістам кадрового відділу бажано скласти регістр особиста картка співробітника. Вона хоч і не належить до обов'язкових документів, які мають бути оформлені на працівника, але в деяких випадках законодавство потребує її наявності.

При вступі до організації працівник подає певний пакет документів, що підшивається до його особистої справи. Щоб узагальнити та зібрати всю наявну інформацію про нього в одному бланку, а згодом відображати відомості про його роботу, використовується особиста картка працівника.

При цьому, якщо здійснюється заповнення даного бланка на підприємстві, то картка має бути оформлена у відділі кадрів на кожного працівника, зайнятого як за основним місцем роботи, так і за сумісництвом.

Крім цього, вона є регістром, який обов'язково необхідний для цілей військового обліку на підприємстві. Фахівці військкомату здійснюють контроль не тільки за правильністю оформлення, а й за повнотою та актуальністю інформації, що міститься в ній.

Бажано на підприємстві позначити відповідального для цього. При цьому також слід враховувати, що до картки занесено персональні дані, що підлягають захисту на підприємстві відповідно до законодавства.

Увага!Періодично працівник повинен перевіряти відомості, що фіксуються у його особистій картці, та підтверджувати їх правильність відображення своїм підписом.

Росстатом передбачено стандартизовану особисту картку т 2. Підприємству надано право на її основі створювати власний регістр обліку персональних даних.

У більшості програмних комплексів використовується уніфікована форма, яка заповнюється автоматично на основі даних, раніше внесених до програми.

Картка працівника і в паперовому, і в електронному вигляді повинна зберігатись у захищеному місці з фіксованим доступом. При цьому доступ до нього повинні мати лише затверджені керівником особи.

Важливо!Після звільнення працівника форма Т-2 передається для зберігання до архівної служби підприємства, у якій відповідно до законодавства вона має перебувати 75 років.

З яких документів заповнюється особиста картка?

Вся інформація, що міститься в картці, вноситься на підставі збираються. Вони можуть надаватися працівником або оформлятися на підприємстві.

На підставі яких документів може бути заповнена картка працівника форми Т-2:

Основним документом, який слід відобразити у картці, є .
Паспорт.
СНІЛС.
ІПН (при цьому цей документ не відноситься до обов'язкових, необхідних при працевлаштуванні).
Атестат чи диплом про освіту.
Військовий квиток.
Дані про сімейне становище заповнюються виходячи з інформації, що міститься в , раніше оформленої співробітником (за її наявності) або представлених ним копій свідоцтв про шлюб, про народження тощо.
Стаж роботи кадровик може взяти з трудового працівника, а за її відсутності (робота за сумісництвом) на підставі поданої працівником довідки з основного місця роботи, яка містить ці відомості.

Увага!Надалі до неї необхідно вносити інформацію на підставі наказів про прийом, про надання відпустки, переведення, заохочення, звільнення тощо.

Бланк та зразок особистої картки

Співробітника у форматі Word.

Завантажити у форматі Excel.

Завантажити .

Особиста картка працівника форма Т-2 зразок заповнення 2017

Розглянемо з прикладу форма т-2 зразок заповнення.

Спершу заповнюється шапка бланка. Сюди записується повна назва компанії та код ОКПО.

Потім записується дата оформлення документа, присвоєний табельний номер, коди ІПН та СНІЛЗ. Далі проставляються перша буква прізвища, характер роботи, вид діяльності (основна, сумісництво), стать працівника у вигляді букви.

Загальні відомості

Спочатку у двох графах праворуч вказуються реквізити укладеного із співробітником трудової угоди.

У графи 1-3записуються повні П.І.Б., дата та місце народження. У графах справа до даних вказуються коди по довідникам.

У графі 4проставляється громадянство.

Графа 5містить інформація про іноземну мову, якою володіє працівник та ступінь знання – наприклад, «володію вільно» або «Читаю та перекладаю зі словником».

У графу 6записується здобута освіта, назва навчального закладу, дані про здобутий підтверджуючий документ.

У графу 7заноситься найменування професії, за якою працює співробітник.

Інформація в графу 8заноситься із трудової книжки. Тут вказується стаж на фіксовану дату (зазвичай це момент оформлення).

Графи 9-10- відомості про перебування у шлюбі та найближчих родичів.

У графу 11записуються дані документа, що встановлює особу.

У графі 12слід відобразити адреси прописки та фактичний, а також контактний телефон.

Відомості про військовий облік

У цей розділ інформація вноситься тільки для працівників-чоловіків за даними військового квитка або приписного посвідчення.

У графу 1записується категорія запасу. Вона не заповнюється офіцерського складу.

У графу 2заноситься звання. Якщо співробітник лише збирається на військову службу, то в цьому полі проставляється «підлягає призову».

У графі 3вказується тип складу – медичний, солдати тощо.

У графі 4записується код набутої спеціальності.

У графі 5літерою від "А" до "Г" записується ступінь придатності до військової служби.

У графі 6вказується назва військкомату, де працівник перебуває на обліку.

У графу 7записують дані про стан обліку. Позначки тут потрібно робити лише олівцем.

У графу 8заноситься інформація про зняття з обліку.

Прийом на роботу та переклади на іншу роботу

Картка т2 містить інформацію про переміщення працівника між структурними підрозділами підприємства.

Тут записуються дата переказу, назва підрозділу та посади, відомості про зарплату на новому місці, інформація про наказ, згідно з яким проводилося переміщення.

Остання графа - це особистий розпис працівника, який він ставить на підтвердження ознайомлення із внесеною інформацією.

Атестація

Сюди записуються підсумки проведення для підприємства атестації. У першій графі відображається дата проведення. Далі зазначаються рішення комісії щодо цього співробітника та інформація про протокол проведення атестації.

Остання графа - підстава, вона може залишатися порожньою, або ж сюди заносяться дані наказу, яким ухвалено рішення провести атестацію в компанії.

Підвищення кваліфікації

В особисту картку працівника записується інформація про факти проходження співробітником курсів підвищення кваліфікації. У перші дві графи фіксуються дати, протягом яких проходили курси.

Потім вид перекваліфікації, назва навчального закладу, в якому проходили курси та інформація про документ, що підтверджує проходження курсів. Остання графа є підставою для перекваліфікації, зазвичай це дані про наказ, згідно з яким співробітник вирушив на навчання.

Професійна перепідготовка

Сюди записується інформація щодо проведення перепідготовки. Тут зазначаються період проходження перепідготовки, найменування професії, якою провозилася вона, інформація про документ, виданий на підтвердження навчання та підставу направлення на навчання.

Заохочення та нагороди

Сюди заносяться всі види нагород, які працівник отримує під час роботи у компанії (премії, грамоти, цінні подарунки тощо. буд.). У першу графу записується назва заохочення, а наступні – підстава (дані про наказ, який встановив факт видачі заохочення).

Відпустка

У цьому розділі особистої картки працівника записуються всі факти надання йому часу відпочинку. При цьому сюди необхідно заносити абсолютно всі відпустки - основну, додаткову, навчальний і т. д., незалежно від їх оплати.

Спочатку вказується найменування періоду відпустки. Далі записуються періоди робочого дня, протягом якого він надається (сюди, наприклад, вноситься робочий рік, протягом якого оформляється оплачувану відпустку), тривалість відпочинку і дати початку і завершення відпочинку.

Остання графа – підстава для відпустки, сюди записуються дані наказу, яким співробітнику надається відпустка.

Соціальні пільги

Сюди записується інформація у разі, коли співробітнику надаються умови праці, поліпшують його становище. Наприклад, якщо працівник має інвалідність 3 групи, то згідно із законом йому встановлюється скорочений робочий день.

У таблиці слід зазначити найменування пільги, потім відомості про документ, який підтверджує її. В останній графі записується підстава надання. Сюди, наприклад, можна заносити реквізити нормативного документа, який встановлює таку льготу.

додаткові відомості

Сюди вноситься якась інформація, яку не можна віднести до жодного з попередніх розділів, але вона дуже важлива. До такої можна віднести, наприклад, наявність прав водія. В цьому випадку в розділ записуються номер документа, категорія та термін їхньої дії.

Підстави припинення трудового договору

У цьому розділі закінчується складання документа форма т-2. Сюди інформація записується тоді, коли припиняє діяти трудову угоду із співробітником.

Кадровик при внесенні інформації повинен записати причину звільнення, дату та інформацію про наказ (дата його оформлення та номер). Зробивши це, кадровий співробітник перевіряє правильність внесення даних і підтверджує це своїм особистим підписом.

Важливо!З оформленим документом потрібно ознайомити працівника, який звільнився, який на підтвердження цього факту повинен підписати особисту картку працівника.

У кожній організації іноді виникають нові співробітники, і цей процес оформляється працівниками кадрового відділу. Вони займаються оформленням первинної документації під час працевлаштування нового спеціаліста та обліком праці персоналу фірми.

Дорогі читачі! Стаття розповідає про типові способи вирішення юридичних питань, але кожен випадок індивідуальний. Якщо ви хочете дізнатися, як вирішити саме Вашу проблему- звертайтесь до консультанта:

ЗАЯВКИ І ДЗВІНКИ ПРИЙМАЮТЬСЯ ЦІЛОДОБОВО І БЕЗ ВИХІДНИХ ДНІВ.

Це швидко і БЕЗКОШТОВНО!

Одним із таких документів є особиста картка працівника (форма т2), яка є обов'язковою для оформлення при працевлаштуванні.

Що це за документ?

Документ, в якому відображаються всі характеристики співробітника: інформація про його освіту, стаж, документи, ставлення до військового обліку та інші дані, називається особистою карткою працівника.

Така картка також фіксує і всі зміни, що відбуваються з персоналом протягом його трудової діяльності на підприємстві, будучи складовою особистої справи кожного трудящого.

Навіщо потрібна?

Щоб можна було проводити облік праці фахівців підприємства, кожного з працівників заводиться особиста картка.

Вони необхідні для систематизації відомостей про кожного трудящого в цій компанії.

Також якщо хтось із працівників втратив трудову книжку, відновити необхідні дані про нього та його стаж можна лише за формою Т2.

Чи обов'язкова чи ні?

Цей первинний обліковий документ має уніфіковану форму та рекомендований для застосування у всіх організаціях, з будь-якою формою власності та організаційно-правовою формою.

Хто оформляє?

Оформленням, веденням, своєчасним внесенням необхідних змін у форму т2 займаються спеціалісти кадрового відділу підприємства.

Підстави для оформлення

наказ про прийом до організації нового працівника (-ів);
паспорт громадянина РФ;
трудова книжка;
інформація про військовий обов'язок: військовий квиток або посвідчення про те, що він підлягає призову на військову службу;
дипломи та свідоцтва, що підтверджують освіту фахівця;
СНІЛЗ (підтвердження державного пенсійного страхування);
ІПН, для підтвердження постановки на облік у податковій інспекції;
інші документи, за якими працівник має право на пільги або особливі умови праці (наприклад, під час працевлаштування інваліда).

Особиста картка працівника у 2019 році

Правила та порядок заповнення

Фахівцеві кадрової служби важливо знати, як правильно заповнити всі десять її розділів.

Порядок заповнення з необхідними правилами розписаний у вказівках щодо заповнення облікових документів з праці та її оплати.

Графи форми Т2 заповнюються так:

Найменування організації	Можлива вказівка у короткому вигляді, береться зі свідоцтва про реєстрацію в Єдиному державному реєстрі.
Число, місяць та рік складання	Для заповнення використовуються арабські цифри
Табельний номер	Можливо присвоєний на момент прийняття у фірму, залишається постійним при внутрішньоорганізаційних переміщеннях працівника.
Свідоцтво про присвоєння ІПН	Наявність у кожного працівника ІПН значно полегшує ведення звітності перед Податковою інспекцією, тому при оформленні на роботу найчастіше вимагають свідоцтва про присвоєння ІПН, хоча поки що обов'язковим це не є.
Страхове свідоцтво Пенсійного фонду Росії	Ст.65 ТК РФ передбачає обов'язкове надання цього документа.
Графа «Алфавіт»	У графі ставиться 1-3 перші букви прізвища співробітника, залежно від загальної кількості працівників організації. Це значно полегшує пошук особистої картки в основі їх зберігання.
Графа «Характер роботи»	Зазначається постійна ця робота чи тимчасова, чи сезонна.
Рядок «Вигляд роботи»	Зазначається основна ця діяльність у працівника, чи він працює за сумісництвом.
Підлога	М/Ж, чоловік/жінок, чоловічий/жіночий

Розділ 1. Загальні відомості

Всі дані, що характеризують професійні та особисті якості працівника, а також головні відомості про його сімейний стан, освіту, стаж, і так далі, відображаються в першому розділі форми.

У цей розділ вписуються:

Відомості про трудовий договір:його номер та дата ув'язнення.
Прізвище, Ім'я та По-батькові працівника, які повністю записуються. При зміні прізвища старий варіант накреслюється, новий варіант відзначається зверху над колишнім. Усі зміни мають бути засвідчені кадровиком, та внесені на підставі Наказу «Про внесення змін до персональних даних працівника».
Дата народження:число та рік проставляються цифрами, а місяць народження прописом. Наприклад, 04 серпня 1973 року.
Місце народженнявказується з огляду на скорочення, прийняті в ОКАТО (наприклад, р-н – район, с. – село).
Громадянство працівникапідлягає вказівці без скорочень із кодом по ОКІН 1-4.
Знання іноземної мови.Найменування мови пишеться повністю, далі пишеться рівень володіння цією мовою: від читання та перекладу зі словником до вільного володіння.
Освіта на момент вступу на роботу:від початкового до післявузівського. Дані до цього пункту вносяться на підставі дипломів, довідок про незакінчену освіту та свідоцтв про освіту. До післявузівської освіти відносять докторантуру чи аспірантуру.
Професіявказується основна професія, за якою працівник буде працювати в організації, та інша, отримана працівником під час навчання, але не має відношення до основної роботи.
Стаж роботи:загальний, безперервний та спеціальний, що дає право на надбавку за вислугу років за важкі умови праці.
Стан у шлюбі:чи є працівник в офіційному чи незареєстрованому шлюбі, розлучений, вдів, чи ніколи у шлюбі не перебував.
Склад сім'ї:тут вказуються відомості про членів сім'ї працівника, а також про родичів, які перебувають у нього на утриманні, або потребують догляду.
Паспортні данніпрацівника.

Раніше в окремій графі зазначалася адреса місця проживання працівника і фактична, і за пропискою. Щоб відсутність у працівника місцевої прописки не спричинила неприйняття його на роботу, цю графу було прибрано з форми відповідно до статті .

Розділ 2. Відомості про військовий облік

Дані цього розділу вносяться виходячи з військового квитка, чи посвідчення громадянина, підлягає призову на військову службу. Також тут прописується категорія придатності громадянина до служби у Російській армії.

Після внесення всіх наявних відомостей у перші два розділи особистої картки співробітник відділу кадрів ставить свій підпис, розшифровку та посаду. Після ознайомлення працівника із внесеними даними, від нього потрібна також постановка підпису з датою для підтвердження правильності внесених даних.

Розділ 3. Прийом працювати

Записи до цього розділу вносяться виходячи з наказів (Т1) чи розпоряджень (Т1а) про прийом працювати, чи перекладі іншу постійну роботу всередині організації (Т5, Т5а). Цей розділ заповнюється разом із відповідним розділом трудової книжки та засвідчується підписом працівника.

Розділ 4. Атестація

Тут відповідно до рішення Атестаційної комісії вказується, чи відповідає співробітник фірми посади, чи необхідно йому пройти курси підвищення кваліфікації, або підвищити зарплату або встановити персональну надбавку.

Розділ 5. Підвищення кваліфікації

Підставою для направлення співробітника на курси підвищення кваліфікації до корпоративних навчальних центрів чи спеціалізованих навчальних закладів є відповідний наказ.

Після проходження навчання працівнику видається документ, що підтверджує: посвідчення, свідоцтво або сертифікат участі.

Розділ 6. Профпідготовка

Професійною перепідготовкою визнається навчання працівника з урахуванням вищого навчального закладу щонайменше п'ятсот годин. Навчання закінчується підсумковою атестацією.

Після профпідготовки фахівця видається диплом про перепідготовку, або диплом про надання кваліфікації.

Розділ 7. Нагороди

У цьому розділі описуються наявні у працівника державні та відомчі нагороди, а також інші види заохочення, такі як листи подяки, почесні грамоти, премії.

Проте вони мають носити систематичного характеру. Крім назви заохочення вказується і документ (наказ, посвідчення), на підставі якого воно застосовано.

Розділ 8. Відпустка

Записи до цього розділу вносяться виходячи з наказів чи розпоряджень про призначення відпустки.

Тут враховуються всі види відпусток: і , і , і , і . Крім виду відпустки вказується період роботи, протягом якого нараховані дні.

Розділ 9. Пільги

Щоб отримати трудову соціальну пільгу, працівнику необхідно надати до відділу кадрів документ, що підтверджує право отримання цієї пільги.

Пільги можуть бути як обов'язкові, передбачені Трудовим кодексом, і локальні, прийняті працівників у конкретній організації.

Також якусь із пільг може бути скасовано, або, навпаки, додано. Усі ці зміни фіксуються в особистій картці.

Розділ 10. Додаткові відомості

Якщо роботодавця цікавлять додаткові відомості про працівника, всі ці дані вносяться до передостаннього розділу особистої картки.

Тут можуть відзначатися:

Усі дані про працівника-інваліда, що визначають специфічний характер його роботи:довідки, висновок МСЕ про умови праці, причина інвалідності тощо.
Відомості про учнів працівників:найменування навчального закладу, рік вступу, курс навчання тощо.
Відомості про членів сім'ї, які потребують особливого догляду:наприклад, дітей-інвалідів.
Дані, що мають значення для здійснення конкретної роботи:Наприклад, відомості про наявність у співробітника прав водія та особистого автомобіля.

Одинадцятий, останній розділ особистої картки заповнюється у разі звільнення працівника з організації з обов'язковим зазначенням причини звільнення та відповідного наказу.

Після заповнення особистої картки працівник перевіряє правильність внесених даних та ставить свій підпис на підтвердження про те, що всі дані відповідають дійсності.

Підписує цей документ працівник кадрової служби.

Програми та коди

Державна інспекція праці не вважає за обов'язкове проставлення кодів при заповненні особистої картки (вручну), оскільки практичного значення вони не мають.

Комп'ютерні програми проставляють автоматично. Питання необхідність кодування цього обліку вирішується лише на рівні керівника організації та кадрової служби.

Якщо ухвалено рішення про необхідність проставляння кодів, цей процес ведеться відповідно до ОСТу 4.071.034-82 «Автоматизовані системи управління. Управління кадровою діяльністю. Система первинних документів обліку кадрів».

Зразок 2019

Щоб правильно заповнити особисту картку працівника форми Т2 можна скористатися заповненим зразком:

Чи ставиться друк?

Друкуванням форма Т2 не засвідчується.

Як вносити зміни?

Існує певний порядок внесення змін до форми Т2. Такі зміни можуть бути внесені, наприклад, при зміні працівницею прізвища, адреси місця проживання.

Обов'язковим є надання документа, на підставі якого у форму має бути внесено відповідну зміну.

Ксерокопії документів прикладаються до особистої справи працівника. Документ-основа зміни також зазначається у записи.

Де реєструється?

Для обліку особистих карток працівників розроблено спеціальну форму «Журнал обліку особистих карток Т2».

Він необхідний для фіксації та подальшого швидкого пошуку даних про особисті картки співробітників. Також, ґрунтуючись на цьому журналі, можна отримати відомості про загальну кількість особистих карток як загалом по організації, так і за певний часовий проміжок.

Журнал обліку карток (зразок):

Місце та термін зберігання

Місця, де зберігаються особисті картки на працюючих та звільнених працівників різні.

Скільки зберігаються для працівників, що звільнилися?

При звільненні працівника з організації його особиста картка витягується зі списку працюючих у фірмі та на один (три) роки поміщається до списку особистих карток на звільнених працівників.

Після закінчення цього терміну форма Т2 передається до архіву організації, де зберігається 75 років.

Нюанси

При заповненні особистої картки вручну можуть закінчитися як графи у розділах, і виявитися якісь помилки. Порядок дій у випадках представлений нижче.

Якщо закінчилася графа «відпустка»

Якщо восьмому розділі особистої картки закінчилися графи, оформляється доповнення до неї. Зазвичай цей додаток наказом не підкріплюється.

Додаткові листи можуть оформлятися у необмеженій кількості до будь-якого розділу особистої картки. При цьому зверху на аркуші доповнення вказується найменування «Додаток до особистої картки працівника», дата заповнення та дані про співробітника.

Як виправити помилку?

Помилкові чи застарілі дані закреслюються акуратно однією рисою, правильний варіант пишеться над неправильним записом.

Виправлення засвідчується підписом особи, яка її вносить. Якщо було виправлено запис із помилкою, також пишеться фраза «Виправленому вірити», дата та підпис.

Чи потрібна для ІП?

З жовтня 2006 року індивідуальні підприємці мають проводити кадрову документацію нарівні з організаціями. Тому ІП оформлюють і трудові книжки, і особисті картки своїх співробітників.

Чи заводиться за сумісництвом і на тимчасового працівника?

В організації може бути два види сумісників: внутрішні та зовнішні. І на перших, і на других необхідно оформляти особисті картки.

Навіть із внутрішнім сумісником окремо укладається трудовий договір та друга особиста картка, в якій зазначаються відомості про новий договір, другу професію, перепідготовку, відпустки тощо. Таким чином, двоє працівників виступають в особі однієї людини.

Особиста картка працівника заводиться і на постійних, і на тимчасових працівників. Якщо працівника прийнято на певний час, у графі характер роботи особистої картки зазначається, що робота тимчасова.

Чи є відмінності для державних та муніципальних службовців?

Для обліку праці осіб, що знаходяться на державній та муніципальній службі, передбачено окрему форму первинного обліку персоналу Т-2ГС.

Також відмінності в оформленні особистої картки є при прийомі фахівців науково-педагогічного спрямування.

Для них додатково до Т2 оформляється ще одна картка Т4, розроблена для обліку праці наукового та науково-педагогічного працівника.

Чи можна заповнювати від руки?

Заповнення особистої картки лише від руки – досить складний та трудомісткий процес. Тому більшість кадровиків воліє спочатку оформляти особисту картку за допомогою комп'ютерної програми, роздруковувати і далі вносити зміни вже вручну.

Цілком вручну можуть заповнюватися особисті картки на товстих друкарських бланках, оскільки принтер часто з такими бланками працювати не може.

Чи можна вести в електронному вигляді?

Найзручнішим способом ведення особистої картки вважають її заповнення в електронному вигляді. Більшість комп'ютерних програм заповнюють форму Т-2 автоматично разом із оформленням наказу.

Також перевагою є поява при необхідності додаткових рядків для внесення всіх необхідних відомостей.

Однак ведення особистої картки тільки в електронному вигляді неприйнятне, тому що всі зміни, що вносяться, повинні обов'язково підписуватися особисто працівником. Тому у відділі кадрів потрібно мати роздрукований варіант документа.

Увага!

У зв'язку з частими змінами в законодавстві, інформація часом застаріває швидше, ніж ми встигаємо її оновлювати на сайті.
Всі випадки дуже індивідуальні та залежать від багатьох факторів. Базова інформація не гарантує вирішення саме Ваших проблем.

Тож для вас цілодобово працюють БЕЗКОШТОВНІ експерти-консультанти!

На кожному підприємстві має бути картотека, у якій зберігаються особисті картки співробітників-військовооб'язаних. Єдиної форми її створення немає. Існують лише певні рекомендації щодо створення такої картотеки. У ній має бути все розташоване в алфавітному порядку або за структурними підрозділами.

Важливо! Особисті картки форми Т-2 є невід'ємною частиною ведення військового обліку для підприємства.

І це не залежить від його форми власності та розмірів.

Документи для заповнення картки Т-2 військового обліку

При прийомі на роботу нового співробітника кадровик повинен попросити його надати документи, що підтверджують або заперечують його приналежність до військових обов'язків. Це можуть бути військові квитки, посвідчення та інше. Вони будуть потрібні для заповнення особистої картки співробітника.

Також кадровик для внесення даних у форму Т-2 використовує такі документи:

паспорт громадянина РФ;
свідоцтво про пенсійне страхування;
трудову книжку;
свідоцтво про закінчення навчання у навчальному закладі (для студентів потрібна довідка з місця навчання);
свідоцтво про постановку громадянина на облік у Податковій службі;
наказ про прийом на роботу нового працівника.

Інша інформація вказується виходячи з наданих даних самим співробітником. Наприклад, знання іноземних мов, додаткове навчання та інше.

Правила заповнення особистої картки військового обліку

Кадровий співробітник під час внесення даних у форму Т-2 повинен керуватися встановленими стандартами. Якщо картку внесено неправильні кодування, вона вважається зіпсованою. Вносити потрібно лише певні коди. Їхні розшифровки можна знайти в Методичних рекомендаціях або безпосередньо у формі Т-2.

При негативних відповідях певні пункти картки кодована частина залишається порожньою. Назву місяця пишуть повністю, а рік позначають 4 цифрами. Наприклад, 15 серпня 2017 р.

Дати кодують арабськими цифрами. Спочатку проставляють число, потім місяць, а після нього рік. Наприклад, 24.06.2018.

Важливо! Під час заповнення даних необхідно керуватися Постановою Уряду №26 від 06.04.01 року.

Заповнення Т-2 військового обліку

Особиста картка складається із чотирьох сторінок. Вся інформація у ній поділена на 11 тематичних блоків. Перші дві сторінки заповнюють після прийняття співробітника працювати, 3-4 сторінки – у його роботи. Законодавство не забороняє вести Т-2 в електронному вигляді. Під час перевірки форми доведеться роздрукувати.

Примітка. Варто врахувати, що від заповнення карток за формою Т-2 звільнено індивідуальних підприємців.

У шапці документа вносять такі дані:

назва організації (скорочення неприпустимі);
її код ОКПО;
код ОКУД (код особистої картки)
адресу організації.

Після цього розділу йде таблиця. У ній заповнюють дату та табельний номер співробітника, який присвоєно йому під час прийому працювати. При працевлаштуванні працівник не зобов'язаний надавати ІПН. Тому це поле можна залишити пустим.

Після цього вказують такі дані:

СНІЛС. Це номер страховки. Його наповнення є обов'язковим. Якщо співробітник влаштовується працювати вперше, СНИЛС видає йому роботодавець.
"Алфавіт". Це поле призначене для вказівки першої літери прізвища працівника.
Характер роботи. Тут потрібно зазначити, як оформлений співробітник: тимчасово чи постійно.
Підлога. Його вказують літерами «М» та «Ж».

Форму Т-2 заповнюють для співробітників, які працюватимуть на основному місці роботи. Для сумісників не потрібно заводити картки.

Потім вносять дані про народження співробітника: дату (необхідно враховувати рекомендації щодо кодування), місце народження (не більше 100 символів). В останньому полі не заборонено використовувати скорочення. Наприклад, область – обл. А слова "місто", "станиця" та інше треба писати повністю.

Якщо працівник має подвійне громадянство, цей факт слід відобразити у документі. Необхідно вказати назву держав, громадянином яких є працівник. Також слід внести інформацію про навчальний заклад. Цю інформацію зазначають на підставі наданих дипломів навчальних закладів.

Крім цього, до картки вносять інформацію про стаж роботи, ПІБ членів сім'ї. Якщо співробітник зареєстрований і проживає за тією ж адресою, дублювати його не потрібно. Другу графу залишають порожньою.

Розділ 1 – кодування. Його заповнення вважається найскладнішим. Помилки у ньому неприпустимі.

Позначення:

ОКІН – код громадянства співробітника (1 – громадянин, 2 – подвійне громадянство, 3 – іноземний громадянин, 4 – особи без громадянства).
Окато – код населеного пункту. Його затверджено Постановою №413 Держстандарту Російської Федерації.
ОКСО – код спеціальності чи професії. Його проставляють на підставі інформації у дипломі навчального закладу.
ОКПДТР – також є позначенням спеціальності. У цьому полі потрібно внести код.

Після заповнення, цей розділ повинен підписати співробітник.

Відомості про знання іноземних мов також потрібно закодувати. Для цього існують спеціальні позначення: 3 – володію вільно, 2 – читаю та можу пояснюватись, 1 – читаю та перекладаю зі словником. Обов'язково потрібно вказати код мови, якою володіє співробітник. Наприклад, знання англійської позначається кодом 014.

Освіта також підлягає кодуванню:

загальне (початкове) – 02;
основне загальне – 03;
середня загальна – 07;
початкове професійне – 10;
середня професійна – 11;
неповна вища – 15;
вища – 18;
післявузівське – 19.

Кодування відомостей про стан у шлюбі:

1 – не складався;

2 – полягає у зареєстрованому шлюбі;

3 – цивільний шлюб;

4 – вдівець (вдова);

5 – розлучений (розлучений);

6 – розійшовся (розійшлася).

Усі кодування мають бути у кадрового працівника. Людина, яка приймається на роботу, їх знати не зобов'язана.

Як заповнити у Т-2 «військовий облік»

Цей пункт потрібно заповнювати на підставі військового квитка чи посвідчення. Ці документи співробітник надає прийому працювати.

Отже, у першому пункті вносять дані про працівника, який є офіцером запасу. Графа "Громадяни, які підлягають заклику" не заповнюється. У другому пункті «Військове звання» зазначають посаду військовозобов'язаного згідно з записом у військовому квитку. У графі «Громадяни, які підлягають призову» вказують «Підлягає призову».

4 пункт - "Повне кодове позначення ВУС". Його заповнюють відповідно до інформації у військовому квитку. Необхідно вказати повне позначення відділення. Наприклад, "113194А".

Кодування:

А – придатні;
Б – придатні із незначними обмеженнями;
В – обмежено придатні;
Г – тимчасового не придатні.

Якщо у військовому квитку не вдалося знайти таку інформацію, у пункті проставляється код «А». У графі «Громадяни, які підлягають заклику» також зазначається аналогічне кодування.

6 пункт - "Найменування військового комісаріату за місцем проживання". Інформація про нього проставляється відповідно до останнього запису або печатки у військовому квитку. Графа "Громадяни, які підлягають заклику" заповнюється аналогічним чином.

7 пункт – «Складається на військовому обліку». Цей розділ заповнюють простим олівцем. Рядок «а» призначений для занесення інформації у випадках наявності мобілізаційного розпорядження або (і) печатки про видачу та вилучення мобілізаційних розпоряджень. Рядок «б» призначений для внесення інформації про громадян, які заброньовані за організацією на період воєнних дій або на час мобілізації. Графа "Громадяни, які підлягають заклику" не заповнюється.

8 пункт - "Відмітка про зняття з військового обліку". Це можливо, якщо співробітник досяг певного віку або його знято з військового обліку через непридатність до військової служби. Робиться позначка «Знято з військового обліку за віком» або «Знято з військового обліку за станом здоров'я». У графі «Громадяни, які підлягають призову» робляться аналогічні позначки.

Цей розділ після заповнення має підписати працівник. Також він має поставити дату підтвердження внесених даних.

Заповнення наступних розділів у картці Т-2

3 блок «Прийом працювати. Переклади». Помилки заповнення цього розділу неприпустимі. Усі дані вносять виходячи з наказу керівника прийому працювати нового співробітника. Інформація у цьому блоці та у трудовій книжці має бути аналогічною.

4 розділ - "Атестація". У ньому вказують такі дані:

дату проходження атестації;
рішення атестаційної комісії;
посилання на певні документи із зазначенням дати створення та номерів (протоколи та інше).

Внесення даних кваліфікаційної підготовки або переатестації:

дати початку та закінчення навчального закладу;
тип підвищення кваліфікації;
назву навчального закладу, у якому співробітник навчався;
вид документа (посвідчення чи диплом).

У графі "Підстава" цього розділу можна нічого не вказувати. У деяких випадках у ній відображають інформацію про наказ, в якому йдеться про направлення співробітника на курси підвищення кваліфікації.

У 7-му розділі «Заохочення та нагороди» вказують види заохочення співробітника. Вони можуть застосовуватись на підставі його трудової діяльності. До них відносять матеріальне заохочення, державні нагороди та інше.

8-й розділ - "Відпустка". У ньому вказують усі відпустки, які були надані співробітнику. Підставою заповнення цього розділу є накази про надання відпусток. Необхідно вказувати дати початку та закінчення відпусток. Крім цього, у таблиці відображають відпустку без збереження заробітної плати.

У 9-му розділі зазначається інформація про надання співробітнику пільг.

10 розділ - "Додаткова інформація". У цьому блоці потрібно вказати інформацію про навчання співробітника на додаткових курсах, заочному відділенні ВНЗ та інше. Якщо працівник є інвалідом, це також слід відобразити у таблиці. Крім цього, у розділі прописують висновок МСЕК про характер та умови праці.

У 11-му розділі зазначають інформацію про звільнення працівника (про припинення трудових відносин). Графу «Підстави звільнення» заповнюють відповідно до кодування, зазначених у Трудовому Кодексу РФ.

Кадровий працівник після закриття особистої картки співробітника (у зв'язку із звільненням) підписує її (вказує посаду та ПІБ). Також картку підписує працівник. Після цього вона передається до архіву.

Зразок заповнення особистої картки «Військовий облік»

Зразок форми особистої картки працівника можна завантажити за посиланням:

Особиста картка працівника (Уніфікована форма № Т-2)

Витяг з Постанови Держкомстату РФ від 5 січня 2004 р. N 1 "Про затвердження уніфікованих форм первинної облікової документації з обліку праці та оплати":

Заповнюється працівником кадрової служби на осіб, прийнятих на роботу, на підставі: наказу (розпорядження) про прийом на роботу (форма N Т-1 або N Т-1а); паспорта чи іншого документа, що засвідчує особу; трудової книжки чи документа, що підтверджує трудовий стаж; страхового свідоцтва про державне пенсійне страхування; документів військового обліку - для військовозобов'язаних та осіб, які підлягають призову на військову службу; документа про освіту, про кваліфікацію або наявність спеціальних знань - при вступі на роботу, яка потребує спеціальних знань або спеціальної підготовки, а також відомостей, повідомлених про себе працівником. В окремих випадках з урахуванням специфіки роботи відповідно до чинного законодавства Російської Федерації може передбачатися необхідність подання додаткових документів.

При заповненні п.5 "Знання іноземної мови" розділу 1 форм вказується ступінь знання мови: "володію вільно", "читаю і можу порозумітися", "читаю і перекладаю зі словником".

Стаж роботи (загальний, безперервний, що дає право на надбавку за вислугу років, що дає право на інші пільги, встановлені в організації та ін.) розраховується на підставі записів у трудовій книжці та інших підтверджуючих відповідний стаж документів.

При зміні відомостей про працівника до його особистої картки вносяться відповідні дані, які засвідчуються підписом працівника кадрової служби.

Основними документами, на підставі яких заповнюється розділ II "Відомості про військовий облік", є:

військовий квиток (або тимчасове посвідчення, видане замість військового квитка) - на громадян, які перебувають у запасі;
посвідчення громадянина, що підлягає призову на військову службу – на громадян, які підлягають призову на військову службу.

На громадян, які перебувають у запасі:

п.1 "Категорія запасу" на офіцерів запасу не заповнюється;
п.3 "Склад (профіль)" - заповнюється без скорочення (наприклад, "командний", "медичний" або "солдати", "матроси" тощо);
п.4 "Повне кодове позначення ВУС" - записується повне позначення (шість цифр, наприклад, "021101" або шість цифр і буквений знак, наприклад, "113194А");
п.5 "Категорія придатності до військової служби" - записується літерами: А (придатні до військової служби), Б (придатні до військової служби з незначними обмеженнями), (обмежено придатні до військової служби) або Г (тимчасово не придатні до військової служби) ). За відсутності записів у відповідних пунктах військового квитка проставляється категорія "А";
у п.7 "Складається на військовому обліку" заповнюється (простим олівцем):
- рядок а) - у випадках наявності мобілізаційного розпорядження та (або) штампу про видачу та вилучення мобілізаційних розпоряджень;
- рядок б) - на громадян, заброньованих за організацією на період мобілізації та на воєнний час.

На громадян, які підлягають призову на військову службу:

пункти: п.1 "Категорія запасу", п.3 "Склад (профіль)", п.4 "Повне кодове позначення ВУС" та п.7 "Складається на військовому обліку" не заповнюються;
п.2 "Військове звання" - робиться запис "підлягає заклику";
п.5 "Категорія придатності до військової служби" - записується буквами: А (придатні до військової служби), Б (придатні до військової служби з незначними обмеженнями), (обмежено придатні до військової служби), Г (тимчасово не придатні до військової служби) ) або Д (не придатні до військової служби). Заповнюється на підставі запису у посвідченні громадянина, який підлягає призову на військову службу;

Заповнення пунктів, які спеціально не обумовлені в Інструкції, проводиться на підставі інформації з перерахованих документів.

У пункті 8 розділу II особистої картки громадянина, який досяг граничного віку перебування в запасі, або громадянина, визнаного не придатним до військової служби за станом здоров'я, у вільному рядку робиться відмітка "знято з військового обліку за віком" або "знято з військового обліку за станом здоров'я".

У розділі "Прийом на роботу, переклади на іншу роботу" з кожним записом, що вноситься на підставі наказу (розпорядження) про прийом на роботу (форма N Т-1 або N Т-1a) та наказу (розпорядження) про переведення на іншу роботу ( форма N Т-5), адміністрація зобов'язана ознайомити працівника під розписку у графі 6 форм.

У розділі "Відпустка" ведеться облік усіх видів відпусток, що надаються працівнику під час роботи в організації.

Розділ "Додаткові відомості" заповнюється для повноти обліку відомостей про співробітників, які навчаються у навчальних закладах, обліку працюючих інвалідів та ін.

Можливо, буде корисно почитати: