Порядок обліку паливних карток. Заправляємося за паливними картками

Зростання потоку автотранспорту на дорогах Москви та області, а також у великих регіональних містах спричинило необхідність розвитку більш досконалих та вигідних умов співпраці паливних організацій зі своїми клієнтами. Вартість та якість палива, оперативність та зручність заправки – мабуть, найважливіші питання для кожного автомобіліста. Розуміючи це, ми вдосконалили комплект сервісних послуг нашої компанії та включили до нього інноваційний інструмент контролю витрат ПММ – обслуговування паливних карток.

Вони являють собою пластикові смарт-картки, аналогічні до банківських. Але на рахунку власника знаходяться гроші, а літри палива. Це свого роду носій інформації, за допомогою якого оплата бензину відбувається за безготівковим розрахунком. Заправка по паливних картах дозволяє економити час та детально аналізувати картину витрати палива. Водію не потрібно мати при собі готівку на випадок незапланованої заправки. Крім того, практично для всіх власників карток надаються вигідні знижки.

Паливо за картами: вигоди та переваги

  • Заправка транспорту без використання готівки, що дуже важливо для підприємств, де цей обов'язок виконують водії.
  • Покупка пального за фіксованою ціною. У момент оплати на картку зараховуються літри, причому вартість палива залишається незмінною, незалежно від того, де і коли здійснюється заправка.
  • Захист пін-кодом та блокування картки при її втраті.
  • Можливість встановлювати ліміти використання бензину по картам. Ви зможете самостійно визначати добовий, тижневий чи місячний обсяг палива, що споживається.
  • Чіткий контроль витрати коштів на ПММ. Вам надається можливість будь-коли з'ясувати, коли, де і на скільки літрів відбувалася заправка по картах.
  • Високий рівеньнадійність. Термін служби кожної картки не обмежений.

Бензин за паливними картками- це не тільки зручність заправки, а й приємний бонус у вигляді гнучкої системи знижок. Співпраця паливної компанії з клієнтом у сучасному форматі повністю виключає можливість прихованих комісій та платежів.

Електронні пластикові рН карт картки вже приймають більше 500 автозаправок у Москві та області, більше 5500 АЗС на території Російської Федерації. Це сучасний, ефективний та зручний інструмент забезпечення автопарку чи одиничного транспорту якісними нафтопродуктами. Щоб отримати картку, вам необхідно залишити заявку на сайті на сторінці купити паливні картки або зателефонувати нам до офісу. Наш менеджер зв'яжеться з вами та уточнить подробиці угоди.

Згодом усі технології удосконалюються, процеси автоматизуються, а готівка все більше виходить з ужитку. Крім цього, фіскальні органи за останні кілька років значно ускладнили готівку між підприємствами. Саме тому пачки грошей за оплату палива кануть до літа, оскільки немає сенсу водіям возити із собою великі суми, контролюючи їхню витрату. Готівка також викликає численні зловживання з боку водіїв та персоналу АЗС.

Саме з цієї причини все більше підприємств почало переходити на безготівковий розрахунок за бензин на заправках, які забезпечують максимально ефективний контроль. Такий спосіб оплати є простим, зручним та сучасним.

Як стати власником паливної картки

Як же почати розплачуватись за паливо безготівково? Відповідь на це питання досить проста: потрібно лише підписати з однією або кількома нафтовими компаніями відповідні договори, внести першу оплату у певному розмірі для користування нафтопродуктами та отриматиелектронну паливну картку. Відразу після цього ви можете будь-якої доби здійснювати безоператорну купівлю палива на автозаправних станціях конкретної компанії.

Купівля палива безготівково

Купуючи дизельне паливоабо бензин за безготівковим розрахунком за допомогою паливних карток, можна автоматизувати процес заправки автомобілів, виключивши людську працю – водієві просто потрібно вставити паливний пістолет у бензобак і оформити замовлення на певний тип пального та його обсяг. Решту роботи виконають автоматизовані системи управління автозаправними станціями. Після цього водієві буде надано чек, де вказуються номери карток, дата та час здійснення покупки, об'єм у літрах, а також загальна вартість замовлення з ПДВ. Усі дані, що вказуються в чеку, передаються на центральний сервер нафтової компанії. Завдяки цьому керівництва транспортних підрозділів та співробітники бухгалтерії в режимі реального часу мають доступ до точної інформації по мережі інтернет за спеціальними паролями до договорів, що укладаються.

Детальні звіти

Наприкінці кожного місяця власники паливних карток отримують такі бухгалтерські звіти:

Підсумковий звіт зі змістом купленого палива та наданих клієнту послуг;
- докладний описза датами, обсягом та вартістю придбаного бензину;
- Рахунок-фактури, на підставі яких підприємства повертають клієнтам податки;
- двосторонні акти щодо відпущених нафтопродуктів та наданих послуг.

Власники паливних карток оперативно отримують звіти по інтернету. При необхідності оригінали документів можуть надсилатися поштою або кур'єрами. Завдяки SMS-розсилці клієнти заздалегідь отримують повідомлення про те, що на картці закінчуються кошти, щоб вони змогли вчасно поповнити рахунок за допомогою терміналів оплати.

Основні завдання

Основним завданням паливних карток є порятунок автовласників від зайвих складнощів, полегшення роботи співробітників бухгалтерій, відділів постачання та транспортних підрозділів.

Значна економія

Практика показує, що окрім зручності водії отримують і економію своїх фінансів, оскільки за статистикою у власників паливних карток на заправку транспортних засобівйде на 5-15% менше, ніж у автомобілістів, які розплачуються готівкою. Також нафтові компаніїчасто влаштовують різні акції та бонусні програмидля своїх клієнтів, які придбали картку електронного розрахунку.

Переваги

Електронні картки для безготівкової оплати купівлі палива мають ряд переваг:

У разі оплати нафтопродуктів відшкодовується ПДВ;
- надання вичерпної інформації про операції;
- виключення шахрайства під час купівлі нафтопродуктів;
- відсутність необхідності возити із собою готівку у міжміській поїздці (рейсі);
- Відсутня ризик помилок при розрахунках готівкою;
- використання технологій криптографії, завдяки яким забезпечується захист від підробки карток;
- Повернення грошей при втраті карти;
- оперативність проведення операцій із купівлі палива.

Універсальні карти

Існують універсальні паливні картки, якими можна розплачуватись на будь-якій автозаправці, де є спеціальні термінали оплати. Придбати таку карту досить складно, але їх власники отримують ще більше переваг, оскільки вони не обмежуються окремими мережами АЗС.


"Відділ кадрів комерційної організації", 2012, N 10

ЗАПРАВЛЯЄМОСЯ ЗА ПАЛИВНИМИ КАРТАМИ

Підприємства, і навіть багато організацій використовують у своїй діяльності транспорт. Відповідно, у них виникають витрати, пов'язані з придбанням та списанням ПММ. Нагадаємо, що придбання ПММ може здійснюватися як за готівковим, так і безготівковим розрахунком. У статті розповімо про основи придбання ПММ із застосуванням паливних карток.

При придбанні палива за готівку наказом керівника організації (установи) повинні бути затверджені, зокрема:

1) особи (водії), які мають право отримувати кошти під звіт;

2) сума коштів, що видається для придбання палива на певний період;

3) терміни, куди можуть видаватися підзвітні суми.

Документальним підтвердженням надходження ПММ до даному випадкубудуть чеки ККМ, додані до авансового звіту.

До безготівкового способу розрахунків з ПММ відноситься придбання талонів або паливних карток. Розрахунки за картами та талонами ведуться або на умовах передоплати, або за фактично витраченим паливом. Таке придбання ПММ для службового автотранспорту вигідніше та економічно обґрунтовано (зокрема, чим більший обсяг, тим нижча ціна).

У порівнянні з придбанням ПММ за готівку або по талонах паливні картки мають ряд переваг. Так, відпадають необхідність видавати готівку під звіт водіям підприємства та необхідність вести облік талонів. Справа в тому, що при відпустці ПММ по пластиковим карткампрацівники АЗС видають водієві документ (термінальний чек), що підтверджує оплату палива, яке водій передає до бухгалтерії. Утримувач паливної картки звільняється від необхідності складати та подавати до бухгалтерії авансовий звіт про вартість заправленого палива. Тобто використання паливних карток істотно скорочує документообіг підприємства.

Готівка та паливні талони можуть бути втрачені, втрачені або викрадені у підзвітної особи. Такі події також ведуть до ускладнення документообігу. Втрата паливної картки не спричинить ніяких несприятливих наслідків, оскільки її можна негайно заблокувати, тоді відпустка по ній ПММ буде неможлива.

Паливні картки більш зручні та надійні в експлуатації, дозволяючи проконтролювати, коли, скільки, на яку суму, за якою ціною, на якій АЗС та якій марці були придбані ПММ. Також використання паливних карт передбачає, що організація укладає з постачальником бензину договір обслуговування своїх автомобілів на заправках даного постачальника. Це зводить до мінімуму ризик заправки неякісним бензином.

Крім того, паливні картки використовуються як сувору звітність, дозволяючи їх власнику отримати від імені особи покупця певну кількість товару. Подібні висновки містяться в Постановах ФАС ПЗ від 05.06.2008 N А12-987/08-С22 та від 03.04.2008 N А12-16953/07-С22, Листі УФНС по м. Москві від 30.06.2015 N .

Також зазначимо, що паливна картка не є платіжним засобом, її можна використовувати тільки для оплати ПММ та лише на заправках конкретного постачальника. Причому в момент оплати при заправці відбувається залік раніше внесеного авансу в рахунок отриманих ПММ.

Уточнимо, що у частині оплати придбаних з використанням паливних карток ПММ договір, як правило, передбачає їхню попередню оплату покупцем. Однак у договорі може бути прописана умова про оплату за фактом постачання палива.

Придбання ПММ з використанням паливних карток, як правило, передбачає безготівкову форму розрахунків між організацією - покупцем ПММ та постачальником. У той же час не варто забувати, що оплата можлива і готівкою - за умови, що за одним договором вона не перевищує 100 000 руб. (п. 1 Вказівки Банку Росії від 20.06.2007 N 1843-У "Про граничний розмір розрахунків готівкою та витрачання готівки, що надійшли до каси юридичної особичи касу індивідуального підприємця").

Зверніть увагу! Документ, отриманий водієм на АЗС, не є касовим чеком, оскільки гроші вже перераховані на рахунок паливної компанії та при пред'явленні паливної картки оплати не відбувається.

Паливна карта може бути лімітованою або нелімітованою.

На нелімітовану паливну картку вноситься кількість літрів необхідного виду палива, придбаного організацією-покупцем у постачальника нафтопродуктів. Ця кількість може бути отримана покупцем у повному обсязі залишку на карті без добових обмежень, тобто організація може одноразово злити паливо з картки. Зазначимо, що отримання палива нелімітованою картою припиняється у тому випадку, якщо на ній вичерпано обсяг палива. Однак навіть при використанні нелімітованої картки покупець має можливість обмежити злив з неї палива: для цього на основі заявки встановлюється добовий або місячний ліміт.

За лімітованою паливною карткою встановлюється єдиний добовий або місячний ліміт кількості літрів. Тобто за цією карткою покупець може отримати паливо, загальна кількість якого за добу або за місяць не повинна перевищувати встановлений ліміт незалежно від того, скільки літрів палива було отримано карткою в попередні дні. Сплачений обсяг палива зменшується у сумі заправлених літрів.

Наприклад, ліміт бензину марки Аі-92 на добу – 30 л. Утримувач картки за добу (з 00.00 до 24.00) може витратити не більше 30 л одноразово або за декілька заправок. Якщо покупець витратив за добу всього 20 л, то 10 л, що залишилися, на наступну добу не переходять, сплачений обсяг палива спишеться тільки на вартість 20 л.

При використанні лімітованої паливної картки операції зі списання ПММ можуть бути призупинені за такими підставами:

Величина об'єму палива, що запитується, перевищує залишок на карті або добовий ліміт;

Карта заблокована.

Отже, використання паливних карт передбачає, що організація укладає з постачальником бензину договір обслуговування своїх автомобілів на заправках даного постачальника. На паливній карті фіксується обсяг придбаного палива у літрах. Вона дозволяє її власнику заправляти бензин у паливний бак у межах видаткового ліміту, встановленого у заявці організації-покупця.

Якщо організації працює кілька водіїв, то доцільно видати кожному їх паливну карту, використання однієї загальної незручно. Крім того, якщо організація купує відразу кілька паливних карток, то плата вноситься за загальну кількість заявленого бензину за всіма паливними картками в сукупності.

Порядок розрахунків із постачальниками ПММ за паливними картками встановлюється у договорі. У ньому сторони визначають ліміт палива, який може бути відпущений щодня (за місяць), розмір передоплати за бензин та обслуговування картки, а також інші умови, зокрема надання знижки, порядок звіряння розрахунків.

Постачальник палива щомісяця представляє організації-покупцеві рахунок-фактуру, акт прийому-передачі на продане паливо, а також звіт (реєстр) операцій з карток. В останньому документі зазначаються дані із заправок: кількість, марка, вартість відпущеного бензину, а також дата, час, місце заправки та залишок коштів на картці.

Дані звіту постачальника ПММ звіряються з дорожніми листами, представленими водіями з додатком чеків заправних станцій (термінальних чеків), що підтверджують кількість, вид палива, вартість отриманих за конкретною паливною карткою ПММ, а також дату та час заправки.

У разі невідповідності звіту власника паливної картки та акта, поданого постачальником, складається акт звіряння взаєморозрахунків між організаціями. І якщо в результаті звіряння постачальник повинен повернути кошти за недопоставлене паливо, зазначене повернення буде здійснюватися на умовах, передбачених договором постачання. Готівкові кошти буде повернуто у порядку, передбаченому для повернення коштів за невикористаними чеками. Якщо виявлене відхилення виникло з вини власника паливної картки, підприємство має право вимагати від водія відшкодування вартості ПММ у сумі виявленого розбіжності.

Є ще один плюс застосування паливних карток для організацій - платників ПДВ. На підставі отриманих документів організація надходить придбані ПММ і пред'являє "вхідний" ПДВ до відрахування.

Однак зверніть увагу на те, що витрати на придбання бензину за паливними картками для цілей податкового обліку не визнаються в повному розмірі ні в момент сплати суми авансових платежів у рахунок майбутнього постачання ПММ, ні в момент відвантаження ПММ та списання з паливних карток кількості та вартості проданого. бензину. Заправка бензину в автомобільний бак на підставі чека терміналу АЗС підтверджує лише факт придбання ПММ, але не факт їхнього використання для певного автомобіля.

На завершення назвемо ще раз переваги, які мають паливні карти:

Дають можливість відшкодування ПДВ за рахунками-фактурами за звітний період, що минув;

Позбавляють клієнта розрахунків готівкою;

Дозволяють встановлювати обмеження на певний вид палива та добовий ліміт відпустки за заявками підприємств;

Вся інформація щодо паливних карток обробляється електронним способом, що спрощує бухгалтерський облік підприємства з витрат ПММ за рахунок подання щомісячного звіту, що містить детальну інформаціюпро вид, кількість та вартість товару, отриманого на АЗС;

Відпадає необхідність фізично поповнювати картку грошовими коштами, ліміт картки автоматично активується на час надходження коштів від підприємства;

При втраті паливної карти існує можливість її блокування, що не можна було зробити при використанні талонів ПММ;

Передбачено систему знижок із роздрібної ціни нафтопродуктів.

В. Д.Тарасов

Експерт журналу

"Відділ кадрів

комерційної організації"

Питання

У компанії укладено договір із постачальником послуг із заправки палива. Для заправок співробітників призначено паливні картки. Щомісяця постачальник надає акт, рахунок-фактуру та звіт за картками, причому в акті та рахунок-фактурі зазначено обсяг та вартість споживання в цілому, а у звіті розбивка за кількістю заправок на кожну конкретну картку.
Скажіть, будь ласка, чи є необхідність збору чеків чи достатньо звіту з паливної картки?

Відповідь

УФНС Росії по м. Москві в Листі від 30.06.2010 N 16-15/068679@ пояснило, що витрати на придбання бензину за паливними картками не визнаються з метою податкового обліку в повному розмірі ні в момент сплати суми авансових платежів у рахунок майбутнього постачання бензину (придбання картки), ні в момент відвантаження бензину покупцю в паливний бак та списання з паливних карток кількості та вартості проданого бензину. Це пов'язано з тим, що заправка бензину в автомобільний бак на підставі чека терміналу автозаправної станції лише підтверджує факт придбання матеріальних цінностейу вигляді бензину, але не підтверджує факт використання бензину певним автомобілем для певних цілей. Основним документом, що підтверджує витрату ПММ, є дорожній лист.

Таким чином, враховуючи вищевикладене, крім договору та документів, що підтверджують факт надання послуг за договором перевезення, для підтвердження саме витрат на ПММ, вироблених у рамках виконання зобов'язань за договором перевезення, необхідно, щоб водії виконавця оформляли дорожні листи. Виконавець, у свою чергу, повинен передавати належним чином засвідчені копії дорожніх листів замовнику як підтвердження витраченого бензину на виконання договору перевезення (тобто підтвердження відстані, на яку здійснювалися перевезення). Обов'язок виконавця звітувати про витрачені ПММ, надаючи замовнику належним чином засвідчені копії дорожніх листів, рекомендуємо прописати в договорі про перевезення ( додаткової угодидо нього).

Суміжні питання:


  1. Доброго дня! Наша компанія уклала договір з паливною компанією для заправки бензином співробітників за спеціальними картками. Співробітники мають особисті автомобілі, їхня робота іноді має роз'їзний характер. Бензин необхідно списувати.

  2. Доброго дня! Наша фірма (ТОВ) на ОСНО. Основний вид діяльності – оптова торгівля. Періодично надаємо послуги з вантажоперевезень. Клієнт надсилає нам заявку на перевезення його вантажу покупцю. Виставляємо Рахунок на...

  3. В нас автотранспортна організація. Чи обов'язкові для нас норми Мінтрансу для автомобілів
    ✒ Мінфін вказує: дотримуватися рекомендацій чи ні — право платника податків. Більшість арбітражних судівподіляють думку відомства про...

  4. Уточніть, будь ласка, які особливості є під час укладання договору із зовнішнім сумісником.
    ✒ Під час ув'язнення трудового договоруіз сумісником застосовуються ті ж правила, що і при прийомі працівника на основну.


 

Можливо, буде корисно почитати: