ماتریس مدیریت زمان کاوی ماتریس توزیع زمان (طبق گفته استفن کاوی)

کی کجا میره و من میرم جلو! استراتژی موفقیت در تجارت و زندگی کوماندینا نادژدا

ماتریس مدیریت زمان

ماتریس مدیریت زمان

ما وقت خود را به یکی از چهار راه می گذرانیم. موارد فوری، غیر فوری، مهم، غیر مهم وجود دارد.

فوری چیزی است که نیاز به توجه فوری دارد. مثلا زنگ تلفن. برای بسیاری، فکر برنداشتن تلفن غیرقابل قبول است. مسائل فوری ما را تحت فشار قرار می دهد و نیاز به اقدام فوری دارد. گاهی اوقات خوشایند و بی عارضه هستند. و اغلب معلوم می شود که بی اهمیت هستند!

آنچه مهم است نتایج است. آنچه با مأموریت مرتبط است با ارزش ها و اهداف اصلی سازگار است.

فعالیت های روزمره را می توان به مربع تقسیم کرد:

امور ما از میدان 1 با بحران ها و مشکلات همراه است. بسیاری از مردم کاملاً جذب آنها می شوند. اگر روی مربع 1 تمرکز کنید، بزرگتر و بزرگتر می شود تا زمانی که کل چیز را بپوشاند.

برخی روز به روز خود را با مسائل فوری بمباران می کنند. آنها تنها رهایی را در فرار به امور میدان 4 می بینند. 90 درصد فعالیت آنها در میدان 1 و 10 درصد در میدان 4 است. نتیجه: استرس، خودسوزی، مدیریت بحران، آتش مداوم و نبرد ابدی.

بسیاری از مردم زمان قابل توجهی را در مربع 3 می گذرانند و فکر می کنند که در مربع 1 هستند. آنها ساعت ها را صرف واکنش به موارد فوری می کنند و فکر می کنند مهم است. اما فوریت در واقع بر اساس اولویت ها و انتظارات دیگران است. نتیجه: تمرکز بر کوتاه مدت، مدیریت بحران، شهرت به عنوان یک آفتاب پرست، باور به بی معنی بودن اهداف و برنامه ها، احساس قربانی شدن بدون خودکنترلی، روابط شکسته.

کسانی که وقت خود را منحصراً در مربع 3 و 4 می گذرانند را می توان افراد غیرمسئول نامید. نتیجه: اخراج از کار، وابستگی به افراد یا سازمان های دیگر در امور اساسی.

مربع 2 اساس مدیریت صحیح شخصی است. بدون فوریت، مسائل از آن مهم است. این شامل ایجاد روابط، نوشتن یک مأموریت، برنامه ریزی بلندمدت، تمرینات، پیشگیری، آمادگی - همه چیزهایی است که ما ضروری می دانیم، اما به ندرت خود را مجبور به انجام آن می کنیم، زیرا فوری نیست.

یک فرد موثر نه به مشکلات، بلکه به احتمالات فکر می کند. فرصت ها را تغذیه می کند و مشکلات را گرسنه می کند. او فعالانه فکر می کند. نتیجه چشم انداز، چشم انداز، تعادل، انضباط، کنترل و وقوع نادر موقعیت های بحرانی است.

اصل پارتو: 80 درصد نتایج حاصل از 20 درصد تلاش است.

برای گفتن «بله» به اولویت‌های مهم مربع 2، باید یاد بگیرید که به چیزهای دیگر، حتی گاهی فوری، «نه» بگویید. به عنوان مثال، من ساعت 5 بیدار می شوم تا به جای خواب کافی، یادداشت های کتاب را مطالعه کنم، که به نظر ضروری می رسد. در واقع وقتی تبدیل به عادت می شود، هیچ احساس منفی ناشی از کم خوابی به وجود نمی آید و لذت و سود زیادی از کار انجام شده حاصل می شود.

«بیشتر مردم - از نظر فیزیکی، فکری و اخلاقی - در بخش بسیار محدودی از پتانسیل زندگی واقعی خود زندگی می کنند. همه ما منابع حیاتی داریم که حتی درباره آنها نمی دانیم.» دبلیو جیمز.

"علاقه و تمرکز ذهن شما منابع انرژی شما هستند. اگر به طور مداوم ذهن خود را برای زندگی در زمان حال آموزش دهید، همیشه انرژی بی حد و حصر خواهید داشت - مهم نیست ساعت شما چه ساعتی باشد. آر. شارما.

گزیده ای از کتاب رابین شارما «راهبی که فراری اش را فروخت» بسیار تحت تأثیر قرار گرفتم: «آیین زود بیدار شدن. یکی از مفیدترین نکات طلوع با خورشید و شروع خوب روز است. معمولاً شش ساعت برای اینکه فرد هوشیار و سالم بماند کافی است. خواب چیزی بیش از یک عادت نیست و شما می توانید خود را طوری آموزش دهید که کمتر بخوابید. فقط چند روز اول تمرین احساس خستگی می کنید. چگونه یک جفت کفش جدید در ابتدا احساس تنگی می کند. درد اغلب پیش درآمدی برای رشد شخصیت است. از آن نترسید، فقط آن را بپذیرید.

چه چیزی طبیعی تر از طلوع به شادی یک روز جدید با اولین پرتوهای خورشید؟ خورشید با روح در ارتباط است. نور خورشید می تواند نشاط شما را آزاد کند و نشاط عاطفی و جسمی را بازگرداند. این یک دکتر شگفت انگیز است.

مهم این نیست که چقدر می‌خوابی، مهم این است که چگونه می‌خوابی. بدن نیاز به بازیابی قدرت دارد. نیاز به یک خواب آرام اگر بعد از هشت غذا نخورید، بهتر می خوابید.

مدت ده دقیقه قبل از خواب و بعد از بیدار شدن تأثیر عمیقی بر ضمیر ناخودآگاه دارد. در این زمان، آگاهی شما باید فقط برای الهام بخش ترین و صلح آمیزترین افکار برنامه ریزی شود.

بنابراین، هنگامی که به رختخواب می روید، اخبار را تماشا نکنید، با کسی بحث نکنید و رویدادهای روز گذشته را تکرار نکنید. آروم باش. اگر می خواهید، یک فنجان چای گل بنوشید، به موسیقی کلاسیک گوش دهید.

هر چه کیفیت خواب بهتر باشد، به خواب کمتری نیاز دارید.»

این را در خودم متوجه شدم: وقتی خوابم سالم و آرام است، پنج ساعت برایم کافی است.

باید تصمیم بگیرید که بالاترین اولویت‌هایتان چیست و شجاعت داشته باشید که مؤدبانه، با لبخند و بدون بهانه‌جویی، به هر چیز دیگری «نه» بگویید. مثلاً آخر هفته ها خانواده ای را انتخاب می کنم و مهمانی ها را قطع می کنم.

کدام یک از کاستی ها را بیشتر به خود نسبت می دهید:

ناتوانی در اولویت بندی؛

ناتوانی یا عدم تمایل به سازماندهی خود بر اساس آنها؛

عدم نظم و انضباط برای عمل به آنها؟

بسیاری از مردم بی انضباطی را عیب اصلی خود می دانند. کاوی معتقد است که رایج ترین مشکل مشکل دوم است: ناتوانی و عدم تمایل به سازماندهی خود. اولویت ها به اندازه کافی در میان اکثریت نهادینه نشده است و آنها این را به رسمیت نمی شناسند.

تمرکز میدان 2 زندگی مبتنی بر اصول است. مرکز دایره تأثیر نه همسر است، نه پول، نه دوستان، نه لذت، بلکه اصول است.

اینکه چگونه وقت خود را صرف می کنید بستگی به احساس شما نسبت به آن و آنچه که واقعا به عنوان اولویت های خود می بینید، دارد.

اگر همیشه در مربع 2 عمل کنید، مربع 1 (!) وجود نخواهد داشت.

برای قرار گرفتن در مربع 2، باید:

در سازمان دهنده خود مکانی برای ماموریت شخصی خود پیدا کنید تا بتوانید مدام به آن مراجعه کنید. اهداف کوتاه مدت و بلند مدت خود را بنویسید.

نقش های خود را (همسر، مادر، دوست دختر، کارمند، شخصیت) و برای هر کدام یک برنامه مشخص کنید. آنها را دائماً تحت بررسی قرار دهید تا زمینه هایی مانند سلامت، روابط خانوادگی، آموزش حرفه ای و پیشرفت شخصی مورد غفلت قرار نگیرد. باید در همه چیز تعادل وجود داشته باشد. موفقیت حرفه ای شکست روابط خانوادگی را جبران نمی کند.

زندگی خود را بر اساس برنامه ریزی هفتگی سازماندهی کنید.

برنامه های تابع مردم. شما نباید در مورد اینکه در نتیجه دخالت انسان از برنامه های خود منحرف شده اید احساس گناه کنید. مردم مهمتر از چیزها هستند.

ابزار برنامه ریزی خود را با در نظر گرفتن سبک، نیازها، ویژگی های خود خدمتکار خود کنید.

همیشه طرح را با خود داشته باشید. شما باید بتوانید برنامه های بلند مدت و کوتاه مدت را در هر زمانی ببینید.

برنامه ریزی روابط و نتایج انسانی را در درجه اول و زمان را در درجه دوم قرار می دهد.

بسیاری از مردم از واگذاری هر چیزی به دیگران خودداری می کنند، زیرا متقاعد شده اند که خودشان می توانند کار بهتری انجام دهند. با این حال، تفویض اختیار شاید قدرتمندترین و مؤثرترین فعالیت های بشری باشد.

انتقال مسئولیت به افراد دیگری که به طور ویژه آموزش دیده اند و به طور حرفه ای آموزش دیده اند به ما این امکان را می دهد که انرژی خود را به سمت چیزهای مهم دیگر هدایت کنیم. تفویض یعنی رشد. تفویض اختیار یک پیروزی مشترک است.

بگذارید مردم از اشتباهات شما درس بگیرند، به مشکلات و مشکلات احتمالی اشاره کنید، به آنها بگویید چه کاری انجام ندهند، اما نگویید چه کاری باید انجام دهند. مرزهای خود را گسترش دهید.

اعتماد بالاترین شکل انگیزه انسان است. اما نیاز به زمان و صبر دارد، نیاز به آموزش و پرورش افراد به گونه ای که توانایی های آنها با این اعتماد مطابقت داشته باشد.

اگر تفویض اختیار به درستی انجام شود، هر دو طرف سود خواهند برد.

"دوستی بدون اعتماد و اعتماد بدون نجابت وجود ندارد." اس جانسون.

این متن یک قسمت مقدماتی است.برگرفته از کتاب مدیریت زمان در 30 دقیقه نویسنده آزارووا اولگا نیکولایونا

2. زمان و شما. تست ماتریس آیزنهاور 4. "چقدر در تعیین اولویت ها و واگذاری مسئولیت ها مهارت دارید؟" تست ماتریس آیزنهاور 4. "چقدر در تعیین اولویت ها و تفویض مسئولیت ها مهارت دارید؟" طرحی را از هفته نامه/دفتر روزانه خود بنویسید.

برگرفته از کتاب سرعت اعتماد نویسنده مریل ربکا

ماتریس اعتماد معقول زندگی پر از خطر است. با این حال، همانطور که استاد تاریخ و حقوق استفان کارتر اشاره کرد: «تمدن از دو بخش تشکیل شده است: سخاوت وقتی گران است و اعتماد، حتی زمانی که خطر وجود دارد.» بنابراین، کار این نیست.

برگرفته از کتاب Quintessence یا مدیریت برای مدیران توسط هولدن فیلیپ

ده «نه» در زمینه مدیریت زمان 1. اولویت های خود را فراموش نکنید.2. زمان را از دست ندهید.3. فراموش نکنید که زمان از دست رفته هرگز باز نخواهد گشت.4. به کمتر از بهترین قانع نباشید.5. در کاغذها غرق نشو.6. به جلسات غیر ضروری نروید.7. زیاد نمانید

از کتاب زندگیت را دوباره شروع کن. 4 گام تا یک واقعیت جدید نویسنده سویاش الکساندر گریگوریویچ

ماتریس موفقیت واضح است که چیزی در مورد افکت 25 فریم شنیده اید. این زمانی است که یک کلمه یا عبارت برای صدم ثانیه روی صفحه نمایش رایانه، تلویزیون یا فیلم شما پرتاب می شود. ذهن کند ما نمی تواند این اطلاعات کوتاه مدت را تشخیص دهد.

از کتاب موفقیت کسب و کار! 14 بهترین کلاس کارشناسی ارشد برای مدیران نویسنده پارابلوم آندری آلکسیویچ

برگرفته از کتاب کتاب یک خودخواه آغازی. سیستم "ژنتیک شادی" نویسنده کالینسکی دیمیتری

ماتریس یک ازدواج شاد غم انگیزترین چیز این است که ما نمی دانیم خوشبختی ما از چه چیزی باید تشکیل شود؛ بنابراین، نمی توانیم پیش بینی کنیم که فردی که می خواهیم زندگی خود را با او پیوند دهیم چه فضیلت هایی باید داشته باشد. شما می خواهید واقعاً خلق کنید.

برگرفته از کتاب مدیریت موثر زندگی نویسنده بوریسوا آناستازیا

مرحله چهار. ابزارهای مفید مدیریت زمان اولین و مهمترین چیز این است که یک فکر مفید (مال خود یا شخص دیگری) را از دست ندهید. بهترین دستیار در این زمینه ضبط صدا است. شما نیازی به خرید دستگاه جداگانه ندارید، فقط عملکرد را پیدا کرده و از آن استفاده کنید

برگرفته از کتاب روابط انتگرال توسط اوچیک مارتین

از کتاب کتاب حل نویسنده کروگروس میکائیل

از کتاب Gamestorming. بازی هایی که تجارت انجام می دهد توسط براون سانی

برگرفته از کتاب مغز خود را به کار بیاندازید. چگونه کارایی خود را به حداکثر برسانیم توسط بران امی

از کتاب 100 قانون مطلق موفقیت در تجارت توسط تریسی برایان

برگرفته از کتاب هفت استراتژی برای ثروت و خوشبختی توسط ران جیم

از کتاب جذب پول، من کمک خواهم کرد! نویسنده پراودینا ناتالیا بوریسوونا

فصل هشتم قوانین مدیریت زمان 88. قانون شفافیت 89. قانون اولویت ها 90. قانون تجدید 91. قانون با ارزش ترین سرمایه 92. قانون برنامه ریزی 93. قانون کارمزد 94. قانون سازگاری 95. قانون اهرم 96. قانون به موقع 97. قانون عمل 98.

از کتاب نویسنده

از کتاب نویسنده

طلسم-ساعت برای مدیریت زمان این طلسم به شما کمک می کند همیشه عاقلانه از زمان خود استفاده کنید و همه چیز را مدیریت کنید.1. برای این کار فقط به ساعت مچی مورد علاقه خود نیاز دارید. مطلوب است که ارزان نباشند، اما کیفیت خوبی داشته باشند. اگر هنوز آن را ندارید

در مورد مدیریت زمان کوه های ادبیات نوشته شده است که تقریباً همه مدیران از مشکلات افزایش کارایی استفاده از آن رنج می برند. این منبع ارزشمند معمولاً برای افرادی که سبک زندگی فعالی دارند، به شدت کمبود دارد. چرا هنوز راه های ساده و راحت برای تنظیم روابط در طول زمان پیدا نکرده ایم؟ شکاکان یک سوال طبیعی دارند: آیا اصلاً نیاز به مدیریت دارد؟

روز کاری خود را چگونه شروع می کنید؟ از چک کردن نامه، یک فنجان چای یا خواندن آخرین مطبوعات؟ یا شاید از برنامه ریزی امروز یا فوری ترین تماس های صبح؟ چه چیزی شما را به تولید انگیزه می‌دهد؟ آیا می توانید فوراً شروع کنید یا برای انجام این کار به زمان نیاز دارید؟

آنها می گویند که زمان صرف نوسان
دزدیده شده از زندگی اما آیا همیشه اینطور است؟
هیچ چیز ساده تر از شلوغ بودن نیست
و هیچ چیز سخت تر از موثر بودن نیست.
الف مکنزی

اگر روز خود را در عصر برنامه ریزی نکرده باشید، بلافاصله وارد کار شوید. این بدان معنی است که شما اجازه می دهید همه چیز مسیر خود را طی کند، با رعایت برخی شرایط بیرونی، فراموش کردن یا به تعویق انداختن "برای بعد" وظیفه اصلی امروز. در این صورت این شما نیستید که کارتان را سازماندهی می کنید، بلکه قوانین خود را به شما دیکته می کند.

کار اغلب کسانی را که بدون سکان یا بادبان در طول زندگی حرکت می‌کنند، ناامید می‌کند و از نفس هر نسیمی اطاعت می‌کنند، چه رسد به طوفان، طوفان و طوفان. نمی توان در مورد آنها گفت که آنها معمار زندگی خود هستند ...

ما دقایق کاری را از دست می دهیم و زندگی می گذرد. زندگی ما. و به همین دلیل است که در زمان پرواز سریع ما توجه زیادی به استفاده عاقلانه از این منبع بسیار نامحسوس می شود.

باید گفت که مردم مدت هاست که نگران مشکلات مدیریت زمان خود بوده اند.

واضح است که وظیفه فعلی مدیریت زمان نیست، بلکه خود مدیریتی است. این اقدامات و زمان نیست که برنامه ریزی می شود، بلکه حفظ و توسعه روابط و حصول نتیجه است.

به عبارت دیگر، ما نباید سعی کنیم سازماندهی بیشتری داشته باشیم، نباید سعی کنیم زمان خود را بهتر مدیریت کنیم. باید به روشی جدید درباره زمان فکر کنید.

خاصیت اصلی این علم این است که نه چندان به انجام آموزش، که به ارتقای مشاوران در استفاده از زمان می پردازد. متخصصان آمریکایی در این زمینه نیز مبلغان اصلی هستند.

در همین حال، مدیریت زمان فقط یک سرگرمی مد روز نیست. بسیاری از مدیران با گذراندن چنین دوره هایی، بهره وری خود را 15-20٪ افزایش می دهند. ماهیت بیشتر تکنیک ها "تراکم، تکان دادن و خشک کردن" است. ایده آنها همچنین در این واقعیت نهفته است که هر دوره زمانی در طول روز کاری باید بهتر برنامه ریزی شود. لیستی از وظایف نوشته می شود، سپس بالاترین اولویت ها برجسته می شوند و برنامه به دقت فکر می شود. اما هنوز زمان کافی نیست. در نتیجه ساعات کاری آنها بیشتر و بیشتر می شود و خستگی آنها بیشتر و بیشتر می شود. آنها به آنچه ترک کردند می رسند.

تفکر جدید ما را مجبور می کند که از منظر دیگری به زمان نگاه کنیم. و مطابق با قانون پارتو، معلوم می شود که 80٪ از تمام نتایج توسط ما در 20٪ از کل زمان صرف شده به دست می آید. و این همه ایده های روزمره ما را وارونه می کند. معلوم شد زمان کافی داریم. فقط در کشور ما فقط 20 درصد آن به صورت مولد و واقعی استفاده می شود. کمبود وقت یک افسانه است! اصل 80/20 می گوید که اگر دو برابر بیشتر به 20 درصد از فعالیت های اصلی خود توجه کنیم، می توانیم هفته کاری خود را به دو روز کاهش دهیم و همچنان 60 درصد بیشتر از آنچه در حال حاضر انجام می دهیم به دست آوریم.

به عبارت دیگر ما زمان داریم. اما با آن چه باید کرد؟ چگونه آن بیست درصد «درست» را پیدا می کنید؟ و چگونه می توانیم از قابلیت اطمینان انتخاب خود مطمئن باشیم؟ آیا می توان زمان باقی مانده را صرف آرامش کرد؟

بیایید سعی کنیم آن را بفهمیم. اگر با خود به عنوان یک موجود کل نگر، به عنوان یک فرد رفتار کنید، در نهایت می توانید متوجه شوید که علاوه بر کار، زمانی برای استراحت و خودسازی، برای خانواده و خواب نیز وجود دارد. چرا با تنظیم فقط ساعات کار، بقیه را فراموش می کنیم؟ یا فقط دنده هایی در مکانیزمی برای کسب پول یا شهرت برای فردی بالاتر از خودمان هستیم!؟

به گفته استفان کاوی، ماهیت نسل جدید مدیریت زمان را می توان از ماتریسی که در میز 1. ایده اصلی این است که ما زمان را به یکی از چهار راه سپری می کنیم.

میز 1

ماتریس مدیریت زمان

فوری

غیر فوری

مهم

موقعیت های بحرانی
کسب و کار فوری
پروژه های با ضرب الاجل

اقدامات پیشگیرانه
حفظ منابع و امکانات
ایجاد ارتباطات
به دنبال فرصت های جدید باشید
برنامه ریزی
بهبودی

بی اهمیت

حواس پرتی، برخی تماس های تلفنی
هرگونه مکاتبه، پیام
برخی از جلسات
مسائل فوری آینده
فعالیت های مشترک

چیزهای کوچکی که زمان می برد
مکاتبه
تماس می گیرد
اتلاف وقت
سرگرمی بیهوده

ماتریس نشان می دهد که فعالیت ها با دو ویژگی تعیین می شوند: فوری و مهم.

فوری چیزی است که نیاز به توجه فوری دارد، چیزی که می توان آن را با کلمه "اکنون" نشان داد. فوریت مغناطیسی تقریبا غیرقابل توضیحی دارد. هر چند وقت یک‌بار یک تماس تلفنی باعث می‌شود که حواسمان را از یک مکالمه مهم دور کنیم، از فعالیتی که به اندازه زندگی به آن نیاز داریم. برای خیلی ها حتی فکر برنداشتن گوشی هم غیرقابل قبول است!

مسائل فوریمعمولاً در سبکی و آشکار بودن آنها دلپذیر است. آنها خواستار ساخته شدن هستند! آنها ساده و شناخته شده هستند. ساختن آنها لذت بخش است.

اگر امروز مهمترین کار را دارید، آن وقت باید با موارد فوری بسیاری مبارزه کنید. به محض اینکه سر کار حاضر شدید، با یک دستور فوری از شما استقبال می‌کنند: «تا ساعت یک باید انجام شود!» پشت میز می نشینید و بوی قهوه ای تازه آماده شده شما را به قهوه ساز جذب می کند. و وقتی دوباره نشستید، صدای زنگ تلفن با صدایی شاد عزم شما را برای انجام این کار، مهمترین چیز امروز برای شما، از بین می برد. سپس آنها شروع به درخواست می کنند که شما فوراً برخی از اسناد را تأیید کنید، سپس دوباره تماس را تأیید کنید ... این او بود که زمانی را که تو با این امید برای مهمترین چیزها کنار گذاشته بودی خورد. چه چیزهایی را می توان مهم نامید؟

مهمبه نتایج مربوط می شود مهم این است که چه چیزی به ماموریت، ارزش ها و مهمترین اهداف شما کمک می کند.

چیزهای مهم و غیر فوری نیاز به ابتکار بسیار بیشتری از ما دارند تا موارد فوری، که به سادگی به ما فشار می آورند: "آن را انجام بده!" ما باید فعال باشیم تا فرصت را از دست ندهیم و نتیجه بگیریم. اگر تصوری از آنچه برای ما مهم است و نتایجی که می خواهیم در زندگی به دست آوریم نداشته باشیم، به راحتی به واکنش به موارد فوری روی می آوریم.

اگر به ماتریس مدیریت زمان نگاه کنید، می بینید که مربع I هم فوری و هم مهم است. با چیزی مرتبط است که نتایج قابل توجهی ایجاد می کند و نیاز به توجه فوری دارد. هر کدام از ما تعداد معینی از موارد مشابه در زندگی خود داریم. اما اگر روی مربع I تمرکز کنید، بزرگتر و بزرگتر می شود تا زمانی که شما را کاملاً بپوشاند، مانند یک موج عظیم. یک مشکل بزرگ پیش می آید، به شما ضربه می زند و شما را زمین می اندازد.

با این موج می‌جنگی و به سختی از پس آن بر می‌آیی، زیر موج دیگری می‌افتی، که دوباره تو را از پا می‌اندازد و روی شن‌ها صاف می‌کند.

برخی از مردم خود را به معنای واقعی کلمه هر روز با مشکلات بمباران می کنند. آنها تنها رهایی را در فرار به امور بی اهمیت و غیر فوری میدان چهارم می بینند. اینگونه است که مردم تحت تأثیر شرایط بحرانی زندگی می کنند.

افراد دیگر بخش قابل توجهی از زمان خود را صرف ربع اضطراری اما بی‌اهمیت III می‌کنند. آنها وقت خود را صرف امور فوری می کنند و آن را مهم می دانند. اما در واقعیت، فوریت این موارد بر اساس اولویت ها و انتظارات افراد دیگر است.

افراد موثر از مربع های III و IV دوری می کنند، زیرا فوری بودن یا نبودن آنها مهم نیست. آنها همچنین با صرف زمان بیشتر در Quadrant II، اندازه Quadrant I را کاهش می دهند.

قلب مدیریت موثر زمان، و در نتیجه خود، مربع II است. به آنچه مهم تلقی می شود اما فوری نیست می پردازد. این شامل فعالیت هایی مانند ایجاد روابط، نوشتن یک ماموریت شخصی، برنامه ریزی طولانی مدت، ورزش، پیشگیری، آماده سازی است - همه چیزهایی که لازم می دانیم، اما به ندرت خود را مجبور به انجام آنها می کنیم، زیرا فوری نیستند.

برخی از نتایج تمرکز فعالیت های خود در هر یک از مربع ها نشان داده شده است جدول 2.

فوری

غیر فوری

مهم

فشار
خودسوزی
آتش مداوم و "نبرد ابدی"

چشم انداز آینده
تعادل
انضباط
کنترل
چند موقعیت بحرانی

بی اهمیت

روی کوتاه مدت تمرکز کنید
مدیریت در زمان بحران
شهرت آفتاب پرست
این ایده که اهداف و برنامه ها بی معنی هستند
احساس یک قربانی بدون خودکنترلی
روابط ضعیف یا شکسته

بی مسئولیتی کامل
اخراج از کار
وابستگی به افراد یا سازمان های دیگر برای امور اساسی

اگر می خواهید به استفاده صحیح و موثر از زمان خود برسید، بهتر است در مربع II روی امیدوار کننده ترین و مهم ترین موارد برای خود تمرکز کنید و همزمان فعالیت ها را در تمام مربع های دیگر کاهش دهید. به تدریج، خواهید دید که چگونه زندگی شما شروع به تغییر برای بهتر شدن می کند، چقدر نتایج بیشتری به دست می آورید، در حالی که تلاش کمتری نسبت به قبل انجام می دهید.

این به معنای تغییر در تفکر قدیمی برای شما خواهد بود. اهمیت و ارزش شخصیت شما برای شما افزایش می یابد. شما شروع به اختصاص زمان بیشتری به مسائل مربوط به خودسازی، ارتباط با دوستان، اعضای خانواده و فرزندان خواهید کرد. جابجایی از کار به ورزش، از مطالعه به کارهای خانه، از صبح تا بعدازظهر و کارهای عصر برای شما آسان تر خواهد بود.

به عبارت دیگر، ما با مشکل دیگری روبرو خواهیم شد - استفاده موثر از زمان بدون فعالیت های حرفه ای. من مطمئن هستم که حل آن لذت بخش خواهد بود.

مقاله به پورتال ما ارائه شده است
تحریریه مجله

سه مرحله قبل از هر برنامه ریزی

برای انجام این کارها تنبلی نکنید سه مرحلهو سپس برنامه های شما معنادار می شود، در نیمه راه متوقف نمی شوید و حوادث و شرایط بیرونی نمی توانند شما را متوقف کنند و شما را سردرگم کنند.

این سه مرحله لازم نیست یکباره انجام شوند، بلکه می توانند در چند جلسه انجام شوند.

مرحله شماره 1. ارزش های خود را تعریف کنید

هر برنامه ریزی با تعریف ارزش ها و مأموریت آغاز می شود - یا پاسخ به این سؤالات: چرا این کار را انجام می دهم، دوست دارم چه چیزی دریافت کنم و چه چیزی باشم.

وقتی فهمیدید چه ارزشی برای شما مهم است، آن را یادداشت کنید و برعکس، در عمل بنویسید که این ارزش برای شما چه معنایی دارد.

نمونه هایی از مقادیر و عبارات توضیحی:

حرفه ای گری
اظهارات توضیحی:
- من دائماً در زمینه ای که به من علاقه دارد در حال پیشرفت هستم.
- من پذیرای ایده ها و مشاوره های جدید از همکاران با تجربه تر هستم.

کار گروهی:
- من می دانم که چگونه در یک تیم کار کنم و برای منافع عمومی عمل کنم، غرور و احساس مهم بودن خود را خاموش کنم.
- می توانم خودم را در موقعیت یکی دیگر از اعضای تیم قرار دهم و انگیزه های او را بفهمم، چه چیزی او را تحریک می کند و چه چیزی برای او مهم است.

احترام متقابل به همسر:
- من به همسرم احترام می گذارم و از او قدردانی می کنم
- من می دانم چگونه وقتی عصبی و نگران است در موقعیت او قرار بگیرم و سعی کنم او را آرام کنم
- حتی وقتی عصبی می شوم و عجولانه صحبت می کنم، کاملاً متوجه می شوم که چقدر برای همسرم به عنوان یک شخص احترام قائل هستم و به خودم اجازه حرف و رفتار آزاردهنده نمی دهم.

وقتی برای شما سخت است و تحت تأثیر احساسات و شرایط عمل می کنید، ارزش های خود را باز کنید و با صدای بلند دوباره بخوانید، این به شما امکان می دهد تصمیمات متفکرانه ای بگیرید که بعداً مجبور نشوید پشیمان شوید (در نهایت، صرف نظر از اینکه در نتیجه، این تصمیمات مطابق با ارزش های شما خواهد بود)

وظیفه شماره 1:

مقادیر خود را روی کاغذ یادداشت کنید، ترجیحاً در آخرین صفحه دفترچه یادداشتی که همیشه همراه خود دارید (یا در یادداشت های تلفن خود).

گام 2. نقش های خود را شرح دهید

نقش ها منعکس کننده شما به عنوان یک فرد، جایگاه شما در خانواده، جامعه و به طور کلی جهان هستند.

وقتی نقش می نویسید، می فهمید که دوست دارید چه کاری باشید و چگونه رفتار کنید. و رفتار شما در آن صورت متعلق به شما خواهد بود
این امکان کاملا وجود دارد که اکنون نقش هایی وجود داشته باشد که نمی خواهید آنها را ایفا کنید و به شما تحمیل شده اند.

نمونه هایی از ترکیب نقش ها:

واسیلی، موسس یک شرکت فناوری اطلاعات:

- رهبر در یک تیم
الف) افراد کلیدی مرتبط با نقش: همکاران کار

- کارآفرین و مبتکر

الف) افراد کلیدی مرتبط با نقش: شرکای تجاری، سرمایه گذاران
ب) اظهارات توضیحی: من سعی می کنم تیم را با یک ایده مشترک متحد کنم، برای رسیدن به یک هدف مشترک الهام بخشم

- شوهر
الف) افراد اصلی مرتبط با نقش: همسر
ب) جملات توضیحی: من شوهری مهربان و دلسوز برای همسرم هستم، به او وفادار هستم و به او احترام می گذارم و در مواقع سخت از او حمایت می کنم.

- فرزند پسر
الف) افراد اصلی مرتبط با نقش: مادر و پدر
ب) جملات توضیحی: من پدر و مادرم را دوست دارم و به آنها احترام می گذارم، از آنها مراقبت می کنم و با توجه و پول به آنها کمک می کنم.

آنا، رئیس خدمات منابع انسانی:

- رئیس خدمات منابع انسانی
الف) افراد کلیدی مرتبط با نقش: مدیر، کارمندان، نامزدهای کارمند
ب) اظهارات توضیحی: من به کارمندانم توجه دارم، می دانم چگونه به آنها گوش دهم و دیدگاه آنها را درک کنم.

- مادر:
الف) افراد اصلی مرتبط با نقش: پسر
ب) جملات توضیحی: من مادر مهربانی هستم که همیشه برای بزرگ کردن پسرم و دادن عشق و محبت به او فرصت پیدا می کنم.

- همسر
الف) افراد اصلی مرتبط با نقش: شوهر
ب) جملات توضیحی: من همسری دوست داشتنی و وفادار هستم که می دانم چگونه به حرف شوهرش گوش دهد و او را برای رسیدن به موفقیت تشویق می کند.

وظیفه شماره 2:

نقش هایی را که برایتان مهم هستند یادداشت کنید و اجرای ایده آل آنها را بنویسید. به عنوان مثال: به جای واسیا - یک شوهر، بهتر است: واسیا شوهری است که می داند چگونه گوش کند، همسرش را درک کند و برای خانواده خود وقت پیدا کند (حداقل 1 ساعت ارتباط گرم) حتی اگر در این مورد گیر کرده باشد. کار کردن

مرحله شماره 3. بیانیه ماموریت خود را بنویسید

بیانیه ماموریت شخصی باید همه چیزهایی را که می‌خواهید در زندگی‌تان انجام دهید، کاری که می‌خواهید انجام دهید و نوع فردی که می‌خواهید باشید را منعکس کند.

این نیاز به عمق بخشیدن به خود، تجزیه و تحلیل دقیق، عبارات متفکرانه و بازنگری های زیادی در جستجوی نسخه نهایی دارد. ممکن است هفته‌ها و حتی ماه‌ها طول بکشد تا از کاری که انجام داده‌اید کاملاً راضی باشید و احساس کنید که به بیانی جامع و مختصر از عمیق‌ترین ارزش‌ها و آرزوهای خود دست یافته‌اید. حتی پس از آن، به آنچه که مرتباً نوشته‌اید باز می‌گردید و با تغییر دیدگاه‌ها و شرایطتان در طول سال‌ها، تغییراتی را انجام می‌دهید. اما در هسته آن، ماموریت شخصی شما به قانون اساسی شما تبدیل می شود، بیان روشنی از دیدگاه و ارزش های شما. این معیاری می شود که با آن همه چیز را در زندگی خود می سنجید.

نوشتن و بازنگری یک ماموریت شخصی شما را تغییر می دهدزیرا شما را مجبور می کند که عمیقاً در مورد اولویت های خود فکر کنید و رفتار خود را با باورهای خود هماهنگ کنید. وقتی این کار را انجام می دهید افراد دیگر احساس می کنند که شما توسط محیط یا آنچه در زندگی برای شما اتفاق می افتد کنترل نمی شوید.

شما نسبت به کاری که می‌خواهید انجام دهید احساس مأموریت شخصی دارید و این برای شما شادی می‌آورد.

پاسخ به این سوالات به شما در ایجاد ماموریت شخصی کمک می کند:

1. در چه چیزی می خواهید به آن برسید زندگی حرفه ای

2. در چه چیزی می خواهید به آن برسید زندگی شخصیچه چیزی بیشترین تأثیر مثبت را در کل زندگی شما خواهد داشت؟

3.چه جور آدمی می خواهم باشم(به عنوان مثال دلسوز، سخت کوش، شوخ طبع، مسئولیت پذیر و غیره)

4. هر چیزی که می خواهم برای زندگی چه باید کرد و چه نشانی روی زمین گذاشت(به عنوان مثال، از 30 کشور دیدن کنید، از دکترای خود دفاع کنید، یک میلیون دلار کسب کنید و پس انداز کنید)

5. هر چیزی که می خواهم دارند(به عنوان مثال، یک خانه جدید، 10 دقیقه با دریا، یک قایق بادبانی 12 فوت، یک حساب بازنشستگی با پس انداز 1 میلیون دلار و درآمد غیرفعال 10 هزار دلار در ماه)

6. به طوری که شما می خواستم درباره خودت بشنوم(تصور کنید که 80 سالگی خود را جشن می گیرید، همکاران، دوستان، اقوام دور شما جمع شده اند). چگونه باید از شما یاد کنند؟ دوست داری چی بگن؟
- اعضای خانواده شما
- دوستان
- همسایه ها
- همکاران

7. در چه مقاطعی از زندگی ام تجربه کرده ام بیشترین شادی و رضایت؟

8. کدام یک از آنها فعالیت های حرفه ایبیشترین لذت و رضایت را برای من به ارمغان آورد؟

9. بیشترین ارزش برای من در زندگی شخصی چیست؟

10. چه استعدادها و توانایی هایی دارم یا می خواهم داشته باشم؟

نمونه ای از یک ماموریت شخصی

من خانواده ام را دوست دارم، به همسر و فرزندانم و همچنین پدر و مادرم اهمیت می دهم. من یک کارگر سخت کوش هستم و برای رفاه خودم سخت کار می کنم. من یک حرفه ای بازاریابی و فروش شدم. کاوش در روندها و ایده های جدید بیشترین رضایت را برای من به ارمغان می آورد. من مطابق با ارزش‌هایم عمل می‌کنم و نگران نیستم اگر الان چیزی درست نشد، می‌دانم که قطعاً در آینده درست خواهد شد. من زندگی را با لبخند پشت سر می گذارم و برای هر روزی که زندگی می کنم سپاسگزارم. من فرزندان و نوه های سالم و همچنین ایده های بازاریابی و فروش را پشت سر خواهم گذاشت که توسط هزاران نفر استفاده خواهد شد.

وظیفه شماره 3:

با خود در مکانی ساکت تنها بمانید و بیانیه ماموریت شخصی خود را بنویسید. این کار را ابتدا در یک پیش نویس انجام دهید و سپس آن را در دفتر خاطرات یا تلفنی که همیشه در دست دارید کپی کنید.

طرح برنامه ریزی عمومی

هنگامی که ارزش های خود را شناسایی و توصیف کردید، می توانید شروع به تعریف اهداف خود کنید.

و در اینجا افکار مهمی وجود دارد که باید به خاطر بسپارید:

آ)اهداف باید مطابقت داشته باشند ارزش های شماکه شما به تفصیل
شرح داده شده؛

ب)اهداف باید باشد متعادل با نقش های شما -نیازی نیست
تحت تأثیر یک نقش خاص (مثلاً نقش رئیس یک شرکت)، و چه زمانی
در حالی که به نقش دیگری (مثلاً نقش شوهر) توجه کافی نمی کند.

V)اهداف را توزیع کنید به ترتیب اهمیت یا اولویت؛

ز)هدف باید مشخص و دارای مهلت باشد ( با استفاده از فناوری SMART);

د)اهداف بزرگ را باید به تقسیم کرد "نقاط گره ای (CP)"- پس من آنها را برای خودم گرفتم
تماس گرفت. این نکات کلیدی هستند که انگیزه های بسیار قوی برای شما هستند.
پیوندهایی برای دستیابی به یک هدف جهانی حرکت به تدریج از یک
گره به دیگری، در فینال انگیزه و اعتماد به نفس به دست می آورید
نتیجه و اشتیاق و تشویق مهمترین عوامل موفقیت هستند.

عاشقشم هدف را به مراحل تقسیم کنید (نقاط گرهی)و آنها را به طور خاص و قابل اندازه گیری توصیف کنید و همچنین ضرب الاجل ها یا تاریخ هایی را تعیین کنید که تا آن اهداف و نکات کلیدی باید تکمیل شوند.

برای تجزیه اهداف به مراحل استفاده از آن راحت است یک صفحه گسترده اکسل و یک نقشه ذهنی.در جدول، مراحل مشخص برای دستیابی به هدف و ضرب الاجل ها را با جزئیات شرح دهید.

اهداف خود را برعکس توصیف کنید...

سعی کنید رسیدن به هدف خود را نه از ابتدا، بلکه از انتها توصیف کنید. به این فکر کنید که چه مرحله ساده قبلی قبل از رسیدن به هدف بوده است؟ و چه چیزی در مقابل او بود؟ و در مقابل او و غیره.

نمونه ای از تجزیه یک هدف به اهداف فرعی یا مراحل

در مثال، هدف اصلی نوشتن یک مقاله مروری با مشهورترین آثار در مورد اثربخشی شخصی است.


وظیفه شماره 4:

آن را بنویسید 3 هدف مهم برای شمادر عرصه های مختلف زندگی آنها را چاپ کنید یا در برنامه ریز خود کپی کنید. تراشه:مراحل میانی برای ضبط راحت است مداد، به طوری که تعویض آنها راحت باشد.

تمام کارهایی که ما انجام می دهیم را می توان بر اساس معیارهای خاصی طبقه بندی کرد. استفن کاوی یک سبک نمایش ماتریسی بسیار راحت ارائه می دهد


کارهایی برای انجام دادن دارد فوری و مهم(به عنوان مثال، زنگ تلفن، یا آماده شدن برای امتحان روز قبل) - ما این موارد را به عنوان ربع طبقه بندی می کنیم «من. ضرورت"، شما نمی توانید از آنها دور شوید، باید آنها را انجام دهید، در غیر این صورت دشوار خواهد بود. اما اگر فقط آنها را انجام دهید، سپس یک بحران، افسردگی، سندرم اعتیاد به کار شروع می شود.

کارهایی برای انجام دادن وجود دارد فوری اما بی اهمیت(به عنوان مثال، یک همکار از شما می خواهد که به جای آن با یک مشتری صحبت کنید، یا شما به جلسه ای دعوت شده اید که در یک ساعت دیگر برگزار می شود، اما در آنجا سود کمی برای شما خواهد داشت) - بیایید با این موارد ربع را صدا کنیم. "III. ناامیدی."باید یاد بگیرید که با لبخند و بدون احساس گناه از چنین چیزهایی امتناع کنید. در ابتدا کار دشواری خواهد بود و شاید بسیاری از شما آزرده خاطر شوند، اما اگر این کار را نکنید، محیط شما فکر می کند که شما موظف به انجام این کار هستید و شروع به استفاده از شما می کند. و سپس سعی کنید ثابت کنید که نباید این کار را انجام دهید، اما یک بار فقط از روی ترحم این کار را انجام دادید ...

کارهایی برای انجام دادن دارد بی اهمیت و فوری نیست، هزاران نفر عصر بعد از کار می آیند، روی مبل دراز می کشند، تلویزیون را روشن می کنند و ... وقت تلف کردن برای چیزهای بی اهمیت و غیر فوری، بیایید با این چیزها ربع را صدا کنیم. "IV. افراط و تفریط". با انجام منظم کارهای این گروه، تنبل تر، احمق تر می شوید و به تدریج تشنگی برای زندگی و انگیزه برای رسیدن به نتیجه و بهتر شدن را از دست می دهید.

و در نهایت کارهایی که باید انجام داد مهم و غیر فوری،ما آنها را می گیریم به ربع "II. کارایی"- این پربارترین سرگرمی ماست! هنگام انجام این کارها، ما مانند یک سنجاب در چرخ نمی دویم (همانطور که در مورد ربع "من. ضرورت" وجود دارد)، ما به آرامی کار می کنیم، ما این فرصت را داریم که تمرکز کنیم و با آرامش آنچه را که در ابتدا برنامه ریزی شده و منجر خواهد شد انجام دهیم. ما به هدف

ویژگی های این وظایف:
الف) باید باشید با انجام کارهایی از این گروه انگیزه بالایی دارد، زیرا نتایج بلافاصله ظاهر نمی شوند.
ب) گاهی اوقات کارهای بی اهمیت فوری (ربع سوم. ناامیدی) راحت تر از چیزهای غیر فوری اما مهم تکمیل می شوند و سپس ما کارها را برای خودمان آسان‌تر می‌کنیم و ابتدا کارها را انجام می‌دهیماز ربع III.، به جای ربع II. این مشکل با تلاش اراده حل می شود، زمانی که گاهی اوقات ابتدا کارهای ناخوشایند یا دشوار اما مهم انجام می دهیم.

در مربع 1 و 2 زندگی کنید و وظایف را بین خود تقسیم کنید و سپس زندگی شما متعادل و سازنده خواهد شد.

روز را با چیزی مهم و سخت شروع کنید….

به هر حال، توصیه عملی بسیار مفید: وقتی صبح سر کار می آیید، به جای رفتن به شبکه های اجتماعی. شبکه یا ایمیل خود را برای مسائل فوری (اما نه همیشه مهم) بررسی کنید، روز کاری خود را با یک کار مهم و پیچیده شروع کنید، چند ساعت روی آن کار کنید، سپس به شکل چک کردن ایمیل ها و صحبت کردن با تلفن استراحت کنید. .

وظیفه شماره 5:

3 تا 4 کاری را که در 2 ساعت گذشته انجام دادید بردارید و آنها را بر اساس ماتریس Covey طبقه بندی کنید

چگونه برای هفته برنامه ریزی کنیم

داشتن یک برنامه هفتگی به شما کمک می کند در مسیر خود بمانید و در برنامه های بلندمدت خود بمانید.

هنگام برنامه ریزی هفته خود، سه چیز را در نظر داشته باشید:

1) آن را انجام دهید قبل از شروع هفته کاری;

2) آن را در مکان ساکتکه در آن هیچ کس حواس شما را پرت نمی کند و 30-60 دقیقه برای این کار اختصاص می دهد.

3) ابتدا برنامه ریزی کنید آرامش و گذراندن وقت با خانواده،سپس همه چیز دیگر (در غیر این صورت زمان کافی برای آن وجود نخواهد داشت)

فقط چیزهای مهم را در برنامه هفتگی خود بگنجانید، یا به قول استفان کاوی - "سنگ های بزرگ"نشان دادن نمونه سطلی که به طور موثر باید با سنگ پر شود: ابتدا آن را در آنجا قرار می دهیم سنگ های بزرگ(اول برنامه ریزی می کنیم کارهایی که باید انجام داد)، سپس سنگریزه ها (کارهای کوچک روزمره) و تنها پس از آن ماسه (کارهای تصادفی و زودگذر) را اضافه کنید.

اکثر سنگ های بزرگ در مربع 2 قرار می گیرند (مهم اما فوری نیست)

نمونه برنامه هفتگی

برای راحتی، طرح را روی کاغذ ضخیم پرینت بگیرید و آن را در دفتر خاطرات خود علامت گذاری کنید و همچنین زمان مناسبی را برای فعالیت هایی که در برنامه نوشته اید در روزهای مناسب برنامه ریزی کنید.

تمرکز بر چیزهای اصلی جوهره فعالیت مؤثر و زندگی موفق است.

تقریباً همه ما بین کاری که می‌خواهیم انجام دهیم و خواسته‌هایی که توسط شرایط خارجی متعدد از ما تحمیل می‌شود، احساس می‌کنیم. همه ما باید با بسیاری از مشکلات فوری و مسائل کوچک روزمره دست و پنجه نرم کنیم که ما را تحت استرس دائمی نگه می دارند و سیستم عصبی ما را خسته می کنند.

کشمکش درونی که ما انجام می دهیم تا چیز اصلی را اصلی کنیم، با تضاد بین دو محرکی که ما را در مسیرمان هدایت می کنند مشخص می شود: "ساعت" و "قطب نما".

« تماشا کردنتعهدات، وظایف، برنامه‌ها، اهداف، وظایف خاص ما را نشان می‌دهد - همه چیزهایی که باید در یک مهلت مشخص تکمیل شوند.

« قطب نما"این جهان بینی، ارزش ها، هدف ما، وجدان ما، هر چیزی است که جهت حرکت ما را در زندگی تعیین می کند، آنچه برای ما مهم به نظر می رسد، چگونه زندگی خود را هدایت می کنیم.

مبارزه درونی ما زمانی تشدید می‌شود که تفاوت بین «ساعت» و «قطب‌نما» را احساس کنیم، زمانی که فعالیت‌های ما به چیزی که ما آن را اصلی‌ترین چیز در زندگی خود می‌دانیم کمک نمی‌کند. می توانید از ماتریس مدیریت زمان استفن کاوی به عنوان فیلتری برای تعیین اولویت ها استفاده کنید. این ابزار از چهار بخش تشکیل شده است که به ما کمک می کند تا چیز اصلی زندگی خود را فراموش نکنیم.

بیایید پارامترهای موارد (وظایف) را در نظر بگیریم، بر اساس ترکیبی که بخش ها تشکیل می شوند:

مهم. چیزهایی که با ماموریت و اهداف استراتژیک شما مرتبط هستند چیزهایی که به شما رضایت عمیق می دهند چیزهایی که زندگی شما را پشتیبانی و توسعه می دهند

مهم نیست. چیزهایی که نتایج بلندمدت ایجاد نمی کنند. چیزهایی که از زندگی شما کم می کند

فوری مواردی که نیاز به توجه فوری دارند

عجله نکن. بدون ضرب الاجل فوری (فوری).

همانطور که از ماتریس مدیریت زمان می بینید، فعالیت های ما توسط دو عامل تعیین می شود: فوری و مهم.

فوری- چیزی که نیاز به توجه فوری دارد. این همان چیزی است که می توان با کلمه "اکنون!" مسائل فوری معمولا قابل مشاهده است. آنها به ما فشار می آورند و خواهان اقدام هستند. آنها اغلب به خوبی شناخته شده اند. آنها اغلب دلپذیر، بدون عارضه و لذت بخش هستند. و اغلب اوقات آنها بی اهمیت هستند.

مهماز سوی دیگر، با نتایج مرتبط است. مهم این است که چه چیزی به ماموریت، ارزش ها و مهمترین اهداف شما کمک می کند.

ما به موارد فوری واکنش نشان می دهیم، ما نسبت به آن واکنش نشان می دهیم. امور مهم و نه فوری نیازمند ابتکار عمل و فعالیت بیشتر ما است. ما باید فعال باشیم تا فرصت را از دست ندهیم و نتیجه بگیریم.

بخش I هم فوری و هم مهم است. موارد ما از این بخش مربوط به «بحران» و «مشکلات» است. هر یک از ما در زندگی خود تعداد مشخصی از فعالیت های مربوط به بخش I را داریم. با این حال، بسیاری از مردم خود را کاملاً در آن جذب می کنند. همانطور که روی بخش I تمرکز می کنید، بزرگتر و بزرگتر می شود تا زمانی که شما را کاملاً بپوشاند، مانند یک موج عظیم. برخی افراد روز به روز در این وضعیت قرار می گیرند و منابع خود را تمام می کنند. آنها تنها رهایی را در فرار به سمت تجارت در بخش چهارم می بینند.

افرادی هستند که بخش قابل توجهی از زمان خود را صرف ربع اضطراری اما نه مهم III می کنند، به این فکر می کنند که در ربع I هستند؛ آنها بیشتر وقت خود را صرف واکنش به موارد فوری می کنند و معتقدند که آن نیز مهم است. اما در واقعیت، فوریت این چیزها اغلب بر اساس اولویت ها و انتظارات دیگران است.

افراد موثر از بخش های III و IV دوری می کنند. در عین حال، افراد مؤثر اندازه بخش I را کاهش می دهند و زمان بیشتری را در بخش II صرف می کنند. بخش دوم قلب مدیریت شخصی مؤثر است. افراد موثر به مشکلات فکر نمی کنند، بلکه به احتمالات فکر می کنند. آنها فعالانه فکر می کنند.

توصیه ها: باید یاد بگیرید که به پرونده های بخش III و IV "نه" بگویید و از این منبع زمانی برای برنامه ریزی و اجرای پرونده های بخش II (بخش کیفیت) با توزیع مجدد زمان به نفع بخش II و روشن کردن پیشرفته استفاده کنید. حالت مدیریت، به تدریج حجم شرایط بحرانی در بخش I را کاهش دهید.

بنابراین، S. Covey معایب زیر را در مدیریت زمان شناسایی می کند:

  • ناتوانی در اولویت بندی صحیح؛
  • ناتوانی یا عدم تمایل به سازماندهی خود بر اساس این اولویت ها؛
  • فقدان انضباط برای عمل به اولویت ها

1. تکنیک هدف گذاری (تدوین واضح اهداف). تمایز به اهداف کوتاه مدت و بلند مدت، بزرگ و کوچک.

2. در نظر گرفتن برنامه ها و بیوریتم های فردی یک فرد.

3. استفاده موثر از زمان انتظار (در حمل و نقل عمومی، در صف، در ترافیک).

4. بسیاری از اسناد، نمودارها، مواد را می توان به جای بازنویسی، عکس گرفت. داشتن یک «یادداشت برای همه چیز» ایده خوبی خواهد بود، زیرا یادداشت‌های روی تکه‌های کاغذ اغلب گم می‌شوند.

5. ایجاد شبکه ای از مخاطبین (NETWORKING).

بنابراین، تعیین اهداف و اهداف تا حد امکان خاص، برنامه ریزی کوتاه مدت روزانه، ثبت زمان استفاده شده و ارزیابی اثربخشی به اجرای موفقیت آمیز تقریباً هر برنامه ای کمک می کند.

محبوب ترین روش در دنیا این است انجام کارها"، که توسط دیوید آلن آمریکایی پیشنهاد شد. ایده اصلی آن این است که از ذخیره کردن چیزها "در سر خود" خودداری کنید، اما سوابق آنها را نگه دارید، به اصطلاح ترسیم کنید. "انجام دادن-لیست ها" به محض اینکه یک فرد وظیفه ای را برای تکمیل دریافت می کند، باید بلافاصله آن را "در سبد" قرار دهد - ذخیره سازی موقت اطلاعات. این سبد می تواند یک سینی کاغذ واقعی یا فقط یک دفترچه یادداشت برای ضبط موارد دریافتی باشد. ایده اصلی "سبدها" این است که اطلاعات مفید و وظایف دریافت شده را از دست ندهید. با توجه به این تکنیک، "سبدها" باید به طور منظم "تک" شوند. در طی این فرآیند، هر کالای سبد خرید بررسی می‌شود و می‌تواند به فهرست‌های ToDo، تقویم‌ها، اختصاص داده شده یا به سادگی حذف شود. نویسنده همچنین سازماندهی وظایف را در پروژه ها بر اساس اصل سلسله مراتب سیستم پیشنهاد می کند. هر کار را می توان با تقسیم کردن آن به مراحل کوچکتر به تفصیل بیان کرد. Getting Things Done همچنین مفهوم برنامه ریزی زمینه ای را معرفی می کند که در رابطه با افراد، مکان ها و رویدادها وجود دارد. به عنوان مثال، برخی از وظایف را می توان فقط در محل کار یا برعکس، فقط در خانه انجام داد. با گروه بندی موارد بر اساس زمینه "تلفن"، می توانید بلافاصله لیستی از تماس های تلفنی ایجاد کنید. روش انجام کارها در مورد برنامه ریزی بسیار سخت گیرانه است، اما سیستم مدیریت زمان، از جمله اصول اولیه مدیریت اطلاعات شخصی را با جزئیات بسیار توصیف می کند.



تکنیک مارک فورستر در غرب محبوبیت زیادی پیدا می کند. "فوکوس خودکار".این سیستمی برای سازماندهی وظایف نیست، بلکه راهی برای انجام آنهاست. ماهیت نسخه اول "فوکوس خودکار" جمع آوری لیستی از تمام وظایف در چندین صفحه است که یکی پس از دیگری مشاهده می شوند. به محض اینکه کاری در صفحه پیدا شد که به عنوان کاری که می خواهید انجام دهید برجسته می شود، تکمیل می شود. اگر کار تا انتها تکمیل نشده باشد، خط کشیده شده و به انتهای لیست اضافه می شود. کار در صفحه تا زمانی ادامه می یابد که وظایف دیگر برجسته نشوند. کارهای باقی مانده از لیست حذف می شوند. بنابراین، تمام صفحات پردازش می شوند. این فناوری به شما امکان می دهد کارهایی را انجام دهید که واقعاً می خواهید انجام دهید، و اگر نیاز به انتخاب بین آن و کارهای باقی مانده داشته باشید، هر کاری آسان تر به نظر می رسد. این سیستم به شما امکان می دهد تعادلی بین عقلانیت و شهود پیدا کنید و برای افرادی که دوست ندارند از قبل از نمای نزدیک نقاشی کنند، مناسب است. همانطور که نویسنده خاطرنشان می کند، بسیاری از افراد آنقدر با انجام کارهای موجود در لیست غافلگیر می شوند که متوقف کردن آن برای آنها دشوار است. طرفداران این روش سعی در بهبود مداوم آن دارند و در حال حاضر چهار نسخه دارد. در عین حال، در نسخه های مختلف، ماهیت سیستم یکسان است، فقط الگوریتم انتخاب وظایف کمی تغییر می کند. "فوکوس خودکار" با اهداف زندگی مرتبط نیست، اما یک الگوریتم بسیار دقیق و واضح برای مدیریت زمان عملیاتی ارائه می دهد.

بنابراین، می بینیم که روش های مختلفی برای سازماندهی زمان وجود دارد. آنها متقابل نیستند و در صورت تمایل می توانید از ترکیب روش های مختلف استفاده کنید و راحت ترین و مناسب ترین سیستم مدیریت زمان را برای فرد انتخاب کنید.

با توسعه فناوری اطلاعات، راه های بیشتری برای حفظ سیستم های مدیریت زمان شخصی انعطاف پذیر، سریع و راحت وجود دارد. در عین حال، توسعه خدمات اینترنتی و همچنین محبوبیت کلاینت های فوق نازک (برنامه هایی که از طریق مرورگر کار می کنند) منجر به این واقعیت می شود که تعداد ابزارهای آنلاین در حال حاضر از تعداد برنامه هایی که به طور جداگانه نصب شده اند پیشی گرفته است. یک کامپیوتر. بنابراین، هنگام ایجاد مجموعه ای از ابزارهای خود، می توانید از اشیاء واقعی (نوت بوک، سینی کاغذ)، خدمات اینترنتی و برنامه هایی استفاده کنید که بدون توجه به در دسترس بودن شبکه کار می کنند. وسایل کاغذی اول از همه به دلیل سادگی، قابل فهم بودن و ملموس بودنشان راحت هستند. به عنوان مثال، هر روز زندگی شده را می توان به عنوان یک برگه جداگانه در یک دفتر خاطرات بیان کرد، و شکل ورود می تواند تقریباً هر گونه باشد - همه اینها بستگی به این دارد که دست قادر به ترسیم چه چیزی است. همچنین، از مزایای بزرگ ابزارهای واقعی، استقلال از منبع تغذیه، حداقل زمان تمرین و مهارت های فنی بی نیاز است. از سوی دیگر، برنامه ها و خدمات اینترنتی با مهارت مناسب و انتخاب صحیح ابزارهای الکترونیکی متناسب با نیاز شما، فرصت های عظیمی را در اختیار شما قرار می دهد. به عنوان مثال، برنامه ریزی مجدد قرارها، کارها یا رویدادهای دیگر در چند ثانیه اتفاق می افتد و نیازی به پاک کردن یا خط زدن خطوط در دفتر خاطرات ندارد. برنامه هایی برای حفظ لیست کارها ایجاد سلسله مراتبی از وظایف و سپس انتخاب های لازم از پایگاه داده ایجاد شده را امکان پذیر می کند. به عنوان مثال، می توانید تمام پروژه های فعلی خود را مرحله به مرحله یادداشت کنید و آنها را به اهداف زندگی خود وابسته کنید و سپس از این لیست فقط می توانید کارهای امروز یا کارهایی را که نیاز به تماس تلفنی دارند حذف کنید. در حال حاضر سایت های بسیار زیادی در اینترنت وجود دارد که مدیریت یکی از مهم ترین عناصر مدیریت زمان - لیست کارها - را ممکن می کند. خدماتی با عملکرد عالی وجود دارد که به طور کامل با متدولوژی GTD مطابقت دارد و همچنین خدمات بسیار ساده اما برای استفاده بسیار آسان است. پروژه هایی که ابزارهای فردی را برای خودانگیختگی یا مدیریت زمان اجرا می کنند نیز در حال افزایش هستند. با انجام این کار، آنها موارد دیگری را ارائه می دهند که برنامه های آفلاین یا ابزارهای مبتنی بر کاغذ نمی توانند ارائه دهند. به عنوان مثال، سایت worktrek.com به شما این امکان را می دهد که نه تنها یک تقویم تقویم (ابزاری برای افزایش آگاهی از هر روز زندگی خود) نگه دارید، بلکه می توانید آمار میانگین را برای همه کاربران مشاهده کنید. پروژه ای برای تبدیل کارهای عادی به یک عادت، advirtus.com، علاوه بر ارائه عملکرد اصلی خود، یک ابزار اجتماعی جالب را نیز معرفی می کند - توانایی شرکت در رتبه بندی عمومی و انجام وظایف ایجاد شده توسط سایر کاربران. مزیت برنامه های نصب شده جداگانه این است که نیازی به دسترسی به اینترنت نیست. آنها همچنین قابلیت های گرافیکی بهتر و اغلب رابط کاربری سریعتر و کاربرپسندتر را امکان پذیر می کنند. به عنوان مثال، برنامه فهرست کارهای MyLife Organized قابلیت های بسیار زیادی را ارائه می دهد که هیچ سرویس آنلاین دیگری نمی تواند به آن افتخار کند، اما در صورت تمایل، عناصر غیر ضروری را می توان به سادگی پنهان کرد. یک اشکال بزرگ ابزارهای مدیریت زمان فنی مدرن، تحرک ضعیف است. اما بسیاری از برنامه ها و خدمات در حال حاضر نسخه های ساده شده ای برای تلفن های همراه دارند و همچنین در صورت لزوم امکان چاپ سریع و آسان مطالب را فراهم می کنند. به طور کلی، با نگاهی به توسعه ابزارهای الکترونیکی، می توان گفت که آنها قبلاً به جوامع مختلف اجازه می دهند تا راحت ترین وسیله را برای خود انتخاب کنند و اگر نه به طور کامل، حداقل تا حدی از برنامه ریزی کاغذی سنتی فرار کنند و در عین حال سرعت و قابلیت ها را به دست آورند. و راحتی

2.6. مکانیسم هدف گذاری به عنوان یک فرد
انتخاب استراتژیک

هدف گذاری فرآیند مدل سازی نتیجه فعالیتی است که هنوز اجرا نشده است.اغلب با یک مدل ذهنی از یک محصول آینده، ویژگی های کیفی یا کمی، یا سیستمی از نشانه ها و مفاهیم نشان داده می شود. کارکردهای انگیزشی، شناختی، اجرایی. خودم عمل هدف گذاریشامل می شود:

تشخیص، پیش‌بینی و طراحی، که با هم درک و تعیین هدف فعالیت را فراهم می‌کنند. تجزیه و تحلیل احتمالات عینی در دستیابی به هدف مورد نظر؛

انتخاب اشکال، روش ها و وسایل با در نظر گرفتن ویژگی های عمومی، خاص و فردی موضوع؛

تهیه برنامه فعالیت های آتی

در این حالت هدف گذاری در شرایطی اتفاق می افتد شبه آزادی انتخاب هدف(کوگان، 1999). بر اساس این اصل، در فرآیند هدف گذاری، آزمودنی از بین اهداف جاری و استراتژیک انتخابی دارد که هم به دلایل بیرونی و هم به دلایل داخلی محدود می شود. علاوه بر این، این محدودیت همیشه توسط او درک نمی شود.

نکته مهم در هدف گذاری در شرایط شبه آزادی انتخاب، درک این فرآیند به عنوان است غیر قابل تقلیل به فعالیت منحصراً عقلانیبر اساس دانش قابل اعتماد تنها رابطه بین عقلانی و عاطفی امکان انجام فعالیت ها را در شرایط قطعیت ناقص ممکن می سازد. علاوه بر این هر چه عدم قطعیت بیشتر باشد، اهمیت مؤلفه عاطفی بیشتر است.

هدف گذاری هنوز به طبقه مسائل نیمه ساختاریافته تعلق دارد که راه حل آن در بیشتر موارد با روش های غیررسمی ارائه می شود و اثربخشی به شایستگی محقق، شهود او، میزان اطلاعات در دسترس او در مورد مسئله بستگی دارد. در حال بررسی و توانایی پردازش کامل آن.

توانایی ساخت مدل های آینده ذهنی در تصاویر تعیین کننده است خاصیت تخیل. دقیقا تخیل و محاسبه ابزار هستند، با کمک موضوع پیش بینی پیشرفت وضعیت را انجام می دهد, تحلیلی که در واقع به او امکان انتخاب می دهد. به عبارت دیگر، فرآیند فعالیت ذهنی انسان و به ویژه تعیین هدف اساساً الگوریتمی نیست و به لطف آن فرد قادر است تحت شرایط ناقص تعریف شده عمل کنند.



 

شاید خواندن آن مفید باشد: