Yöneticiler arasındaki mektupların ticari yazışma örnekleri. Bir iş mektubuna nasıl başlanır

Yoldaş mı, usta mı? Nasıl başvurulur?

Hangi itiraz biçimleri var?

Kelime Canım tarafsız bir nezaket biçimi olarak kullanılır, genellikle muhatabın adı ve soyadı ile birlikte "bay" (artı muhatabın soyadı), "yoldaş" (artı muhatabın soyadı), "meslektaş" sözcükleriyle birlikte kullanılır (artı muhatabın soyadı). Pozisyona, rütbeye, sosyal statüye göre isimlerle birlikte kullanılır.

Muhatapla iletişime geçerken onun faaliyet alanını ve resmi pozisyonunu dikkate almak gerekir. Halkın temsilcilerine, bilim ve kültürün saygın isimlerine ve üst düzey yetkililere “çok saygı duyuyorum” ve “çok saygı duyuyorum” sözleriyle hitap ediliyor. Diğer durumlarda - “sevgili”:

Sevgili Nikolai Evgenievich!

Sevgili Ivan Petrovich!

Sevgili Bay Ivanov!

Ticari yazışmalarda alıcıya ismiyle ve soyadıyla hitap etmek gelenekseldir.

Toplu bir alıcıyla iletişim kurarken:

Sayın Baylar! Beyler!

Sevgili iş arkadaşlarım! (aynı meslekten olan kişilere)

Sevgili gaziler!

Hukuk Usulü Muhakemeleri Kanununa göre Rusya Federasyonu(Madde 158 bölüm 2), katılımcılar duruşma hakimlere kelimelerle hitap etmek Sevgili Mahkeme!, şahitliklerini ve açıklamalarını ayakta yaparlar. Bu kuraldan sapmalara, başkanın izniyle izin verilebilir.
Orduda kaldı resmi itiraz yoldaş.

Adres verirken ünlem işareti veya virgül kullanmak mümkündür, ancak tekdüzelik önerilir. Virgül varsa mektubun metni küçük harfle başlar. Eğer buna değerse Ünlem işareti- İlk cümleyi büyük harflerle yazın.

"Beyler!" veya "Bayanlar ve baylar!" - erkeklere ve kadınlara hitap etmenin en iyi yolu nedir?

Erkeklere ve kadınlara aynı anda hitap ederken sıklıkla “Bayanlar ve baylar!” derler. Bu başarısız bir izlemedir İngilizce(Bayanlar ve Baylar). Rusça kelime beyler tekil formlara eşit derecede karşılık gelir Sayın Ve hanımefendi ve "hanımefendi" "beyler" sayısına dahildir.

Muhatapımı ismiyle ve soyadıyla aramam gerekir mi?

Rusça konuşulan ortamlarda bile Ruslara isimleriyle ve soyadıyla hitap etmek gelenekseldir; onlara yalnızca isimleriyle hitap etmek yeterince kibar sayılmaz. Sağ Vladimir Vladimiroviç Putin, Ama değil Vladimir Putin. Bir yabancıya hitap ederken (veya yabancı dilin konuşulduğu bir kültürel ortamda bulunurken), soyadı kullanmaya gerek yoktur.

Daha önce muhatabınıza nasıl hitap etmek gelenekseldi?

Asil görgü kuralları. Soylular arasındaki adreslerin, hitap edilen kişinin rütbesine, unvanına ve kökenine tam olarak uyması gerekiyordu. Bu çağrılar “Sıralama Tablosu” ile sıkı bir şekilde bağlantılıydı (aslında 1917'ye kadar neredeyse hiç değişmemişti). Unvanlı kişilere ( Büyük Dük, prens, kont, dük, baron) şu başlığa göre hitap edildi: Majesteleri, Ekselansları, Sakin Majesteleri.

Askeri görgü kuralları. İtiraz sistemi sisteme uyuyordu askeri rütbeler. Tam generallerin Ekselansları, korgeneraller ve tümgenerallerin Ekselansları demeleri gerekir. Subaylar, asteğmenler ve bir sınıf pozisyonu için adaylar, rütbeye göre üstler ve kıdemli personel ve baş subaylar olarak adlandırılır ve bunlara Bay kelimesi eklenir; örneğin, Bay Kaptan, Bay Albay, diğer alt rütbelerdeki kurmay subaylar ve kaptanlar - Sizin Majesteleri, diğer baş subaylar - Sayın Yargıç (kont veya prenslik unvanına sahip olanlar - Ekselansları).

Departman görgü kuralları büyük ölçüde askeri adres sistemiyle aynı sistemi kullanıyordu.

Çarlık Rusya'sında unvan biçimleri

"Rütbe Tablosu"nda belirli rütbelere sahip kişilere hitap ederken, eşit veya daha düşük rütbeli kişilerin aşağıdaki unvanları kullanması gerekiyordu (sınıfa bağlı olarak):

“MÜKEMMELLİĞİNİZ” - 1. ve 2. sınıf rütbelerindeki kişilere;

“MÜKEMMELLİĞİNİZ” - 3 ve 4. sınıftaki kişilere;

“MASKELESİNİZ” - 5. sınıf rütbelerindeki kişilere;

“ONURUNUZ” - 6-8. Sınıflardaki kişilere;

“SOYLUĞUNUZ” - 9-14. Sınıflardaki kişilere.

Buna ek olarak, Rusya'da Romanov İmparatorluk Evi üyelerine ve asil kökenli kişilere hitap ederken kullanılan unvanlar vardı:

"İMPARATORLUK MAJESTELERİ" - İmparator, İmparatoriçe ve İmparatoriçe Dowager'a;

"İMPARATORLUĞUNUZ" - büyük düklere (imparatorun çocukları ve torunları ve 1797-1886'da imparatorun torunları ve büyük-büyük torunları);

"Majesteleri" - imparatorluk kanının prenslerine;

“MAHLASATLARI” - imparatorun torunlarının küçük çocuklarına ve onların erkek torunlarına ve aynı zamanda bağış yoluyla en sakin prenslere;

“RABBİNİZ” - prenslere, sayımlara, düklere ve baronlara;

“SOYLUĞUNUZ” - diğer tüm soylulara.

Rusya'da din adamlarına hitap edilirken şu başlıklar kullanıldı:

“İSTİHDAMINIZ” - büyükşehirlere ve başpiskoposlara;

"Eminliğiniz" - piskoposlara;

“SAYGILARINIZ” - manastırların başrahipleri ve başrahipleri, başrahipler ve rahiplere;

“SAYGILARINIZ” - başdiyakozlara ve diyakozlara.

Kime genellikle "egemen" deniyordu?

Kelime egemen Rusya'da eski günlerde onu efendi, efendi, toprak sahibi, asilzade yerine kayıtsızca kullanıyorlardı. 19. yüzyılda çara En Rahman Hükümdar, büyük şehzadelere En Rahman Hükümdar, tüm özel kişilere En Rahman Hükümdar (üstüne hitap ederken), benim lütufkâr Hükümdarım (eşit bir hükümdar) diye hitap edilirdi. ), Egemenim (aşağıya). Sudar (yine ikinci heceye vurgu yapılarak), sudarik (dostça) kelimeleri çoğunlukla sözlü konuşmada kullanılıyordu.

Kime “yoldaş” denildi ve ne zaman?

Çekici yoldaş Sovyet toplumunda kullanılır. Devrimden önceki soyadını taşıyan yoldaş sözcüğü, devrimci örgüte üyeliği gösteriyordu. siyasi parti komünistler de dahil.

D. S. Likhachev “Notlar ve Gözlemler” kitabında. Not defterlerinden farklı yıllar" Hakkında yazmıştı modern yollar itirazlar:

Tarihçilerin yazmadığı ve kendi zamanlarında çok büyük bir etki bırakan şey budur: Birbirine yönelik “çekim atmosferi” budur.

1. 1918'de herkes birbirleriyle konuşmak yerine konuşmaya başladığında efendim, hanımefendi(Güneyde - hanımefendi) yoldaşşu izlenimi verdi:

A. Amikoshonstvo. Bir yabancıya hitap eden adam yoldaş, arkadaş ediniyor, içki içiyor gibi görünüyordu. Çoğu zaman cevap verildi: Kaz domuzun dostu değildir! Ve bu sınıfla ilgili değildi, sanki kendini koruma duygusundan kaynaklanıyordu. Öğrencilerle konuşan profesör yoldaşlarÜniversitenin rektörü öğrenciler tarafından seçildiğinden, popülerlik ve hatta kariyer peşinde koşuyor gibi görünüyordu.<...>Bu nedenle ciddi bilim adamları (Zhirmunsky meydan okurcasına) öğrencilerle iletişim kurmaya devam etti İş arkadaşları(Zhirmunsky kötü telaffuz edildi ben).

B. Bu konuşmada dikkat çekici olan şey de kadın ve erkeklerin birbirinden farklı olmamasıydı. Kadınlara da yaklaştı yoldaş(artık durum böyle değil ve tüm kadınlar kız haline geldi, daha doğrusu bir din değiştirme yönteminden mahrum kaldılar).

2. Yavaş yavaş, 20'li yılların sonuna doğru temyize gitmek yoldaş alıştım ve hatta hoş hale geldi - tüm insanlar, kelimenin tam anlamıyla yoldaş olmasalar da, en azından eşitti. Kelime ile yoldaş hem bir okul çocuğuna hem de yaşlı bir kadına dönülebilir. Ama sonra başladılar Stalin'in tasfiyeleri <...>ve sonra bir hafta, hangi yıl olduğunu hatırlamıyorum, bölge sakinleri birdenbire polislerin, kondüktörlerin ve posta çalışanlarının bu kelimeyi söylemeyi bıraktığını fark etmeye başladılar. yoldaş ve iletişime geçmeye başladım vatandaş Ve vatandaş. Ve bu sözler yabancılaşmanın, aşırı formalitenin izlerini taşıyordu (artık bu ortadan kalktı ve hatta vatandaş). Ve aslında yeni olan bu çağrı (her ne kadar daha önce insanlar birbirine kızdığında ya da kanunları çiğneyen birini gözaltına aldığında nadiren oluyordu), sokakları, resmi yaşamı doldurmaya başladı ve bir atmosfer yaratmaya başladı. Herkesin şüpheli olduğu, şüphe altında olduğu ortaya çıktı; olası tutuklanma tehdidi herkesin üzerinde asılıydı; vatandaş ve vatandaş kelimeleriyle adeta bir hapishane gibiydi.

Yoldaş kelimesini kullanmayı bırakma emri görünüşe göre gizliydi, ancak herkes bunu hemen hissetti.

(Sözlü ve yazılı dil, eski ve yeni hakkında. 1989)

Mektuplar, hatta e-postalar yazmaya ne kadar nadir başladık. Temel olarak, bu fırsat yalnızca bir iş ihtiyacı olduğunda veya reklam mesajları gönderilirken hatırlanır. Ancak itiraz mektubu aracı hâlâ en çok kullanılan araçlardan biri olmayı sürdürüyor. etkili yollar insanların birbirleriyle etkileşimleri. Özellikle iş mektuplarında yazım tarzına, muhataba hitap şekline ve metnin genel yönüne dikkat etmek oldukça önemlidir. Peki bir mektupta alıcıya hitap etmenin doğru yolu nedir?

Bay veya Bayan. Önceki yılların mesajlarıyla son derece alakalı olan ve 1917'ye kadar Rusya'da resmi kalan bu çağrı, bazı durumlarda bugüne kadar kullanılmaktadır. İş ortaklarına hitap ederken kullanılabilir, politikacılar, işadamları, üst düzey yetkililer. Şu anda bu kelimenin belirli bir sosyal çağrışımı ve belirli bir çağrışımı var. Sosyal açıdan savunmasız gruplara yazmak tamamen uygunsuz olacaktır: "beyler, emekliler", "beyler, mülteciler" vb.

“Rab” sözcüğünü kullanan bir harf örneğini bizden indirebilirsiniz: .


Sevgili/saygın ve muhatabın soyadı veya adı ve soyadı. Bu tip en popüler tedavi. Boşuna değil, çünkü bunu yaparak gönderen aslında belli bir saygıyı ifade etmiş olur. Aile adresinin mektuba daha fazla resmiyet kazandırdığı ve yazılı muhataplar arasındaki mesafeyi artırdığı unutulmamalıdır. Mektubunuzun daha yumuşak ve dostça algılanmasını umuyorsanız adınızı ve ikinci adınızı kullanın.

Böyle bir itirazı içeren örnek bir mektup bizden indirilebilir: .



Alıcının adını bilmiyorsanız, sonunda sadece merhaba veya iyi günler diyebilir ve yazılı mesajın ana hatlarını çizebilirsiniz. Görgü kurallarını dikkate almak ve gözlemlemek ve bir iş mektubunun diğer bileşenlerine dikkat etmek önemlidir.

İşbirliği sorunlarını çözmek için kişisel bir toplantı her zaman mümkün olmadığından iş iletişimi yazışma olmadan hayal edilemez. İş yazışmaları, iş hayatındaki en acil sorunların çözülmesine yardımcı olur. kısa zaman ancak görgü kurallarına uyulmaması veya mektubun mantıksız yapısı, ortaklığa zarar verebilir veya potansiyel bir müşteriyi yabancılaştırabilir. Resmi müzakerelerde olduğu gibi belirli kurallar vardır: mektubun formatı ve iletişim tarzı.

Ticari yazışmaların yürütülmesine ilişkin genel kurallar

1. Bir mektup yazmadan önce özelliklerine karar verin:

mektubun türü (kapak, garanti, sipariş, hatırlatma, bildirim vb.; sunum mektubu veya yanıt daveti);

muhatap için erişilebilirlik derecesi (gerekli tüm noktaları bir mektupta belirtebilir misiniz, yoksa ikincisini açıklığa kavuşturmak mı istiyorsunuz);

teslimatın aciliyeti (mektup acilse, iadeli taahhütlü postayla veya posta yoluyla göndermek daha iyidir) e-posta).

2. Mevcut şablonları kullanarak bir mektup oluşturun, türüne göre ve ayrıca GOST R 6.30-2003'e dayanmaktadır. “Birleşik dokümantasyon sistemleri. Birleşik organizasyonel ve idari dokümantasyon sistemi. Belge gereksinimleri."

3. Herhangi iş mektubu aşağıdaki genel yapıya sahiptir:

  • gönderen kuruluşun adı;
  • yazım tarihi;
  • alıcının adresi, belirli bir muhabirin belirtilmesi;
  • açık adres;
  • mektubun konusunun ve amacının bir göstergesi;
  • ana yazı;
  • sonuç (nezaket formülü);
  • gönderenin imzası;
  • kopyaların (varsa) başvuru ve dağıtımının belirtilmesi.

4. Bir iş mektubu hazırlarken Microsoft Word metin düzenleyicisini kullanın:

kulaklık kullan Times New Roman, boyut 12-14 punto, satır aralığı – 1-2 punto;

Mektubun sayfa numaralarını sağ alt tarafa yerleştirin;

A4 formatında metin yazdırırken 1,5–2 satır aralığı, A5 formatı veya daha az - bir satır aralığı kullanın. Ayrıntılar her zaman tek satır aralığıyla yazılır.

5. Bir kuruluş adına konuşuyorsanız ve basılı bir mektup göndermeyi düşünüyorsanız, Şirketin antetli kağıdını kullandığınızdan emin olun, çünkü onun varlığı şirketinizin arama kartı olacaktır. Resmi bir form hazırlarken özellikle dikkatli olun; bu beceri herhangi bir ofis çalışanı için zorunlu olmalıdır.

6. Uluslararası yazışmalarda mektubun muhatabın dilinde veya İngilizce olarak yazılması gerekir.(iş ilişkilerinde en yaygın olanı olarak).

7. Doğru, iş benzeri bir üslup koruyun. Mektuba, yazışma yaptığınız kişiyle yakınlığınızın derecesine bağlı olarak "Sevgili + Tam Ad" veya "Sevgili + Tam Ad" sözcükleriyle başlayabilecek bir adresle başlayın. Unutmayın, bir adresteki veya muhatabın göstergesindeki kelimeler hiçbir durumda kısaltılmamalıdır (örneğin, "uv." olarak "saygı gösterilir" veya "bölüm başkanı" olarak "bölüm başkanı") - bunlar kurallardır iş etiği. Mektubunuzu her zaman işbirliğiniz için teşekkür ederek bitirin. İmzanın önünde “Saygılarımla…” veya “Saygılarımla…” ifadesi bulunmalıdır. Muhabirle dostane ilişkiler sürdürseniz bile, resmi yazışmalarda “siz” diye hitap etmek kabul edilemez.

8. Kelime dağarcığınızı dikkatlice seçin, yanlışlıklardan, belirsiz ifadelerden ve aşırı profesyonellik kullanımından kaçının.. Mektup anlaşılır olmalıdır.

9. Mektubun içeriğini, alıcının anlaması zor ve hantal olmayacak şekilde anlamlı paragraflara bölün.. Kuralı izleyin: ilk ve son paragraflar dörtten fazla basılı satır içermemeli ve geri kalanı sekizden fazla olmamalıdır.

10. İş e-postalarını kabul edilen görgü kurallarına göre yanıtlayın: yazılı talep için - alındıktan sonraki 10 gün içinde; faks veya e-posta yoluyla gönderilen mektuplar için - hafta sonları hariç 48 saat içinde.




Kurum içi ticari yazışmalar

Şirket çalışanları arasındaki ticari yazışmalar, üçüncü bir tarafa gönderilen yazışmalara göre daha basittir.
  • kısa ve öz olun;
  • ticari nitelikte olmak;
  • mektup tarihi belirtmelidir;
  • Mektubun sonunda nezaket formülü ve imza yer alıyor.

Organizasyon içi iş yazışmalarına bir örnek, yönetici veya ekip adına günün kahramanına veya terfi alan bir çalışana gönderilen bir tebrik mektubu olabilir.

Projeleri yazılı olarak tartışırken, genellikle bir iş mektubunun yalnızca birkaç zorunlu unsuru kullanılır - konuyu belirtmek, itiraz etmek, özet konunun özü ve nezaket formülü basılı imza ile.

Mektubun biçiminin ve gerekli şablonun, ticari yazışma düzeyine ve muhataba vermek istediğiniz bilgi türüne göre seçilmesi gerektiğini unutmayın.

 

Okumak faydalı olabilir: