Бухоблік інфо. Як користуватись універсальним звітом Як зробити звіт у 1с 8.3 підприємство

Платформа 1С 8.3 та працюючі на ній конфігурації по інтерфейсу докорінно відрізняються від попередників. У новій 1С вікно програми розбито на три області: "Головне верхнє меню", "Бічне контекстне меню" (змінюється залежно від того в якому розділі знаходиться користувач) і "Робоча область" (займає найбільшу частину екрана, в якій користувач працює з даними, вводить інформацію).
У попередніх публікаціях ми приділили достатньо уваги темі звітів у 1С 8.2. Серед наших публікацій: загальні правила формування звітів, звіти щодо товарів, звіти з продажу, взаєморозрахунки з контрагентами та ін. Але в новому інтерфейсі платформи 8.3 все кардинально змінилося. По-перше, змінився весь інтерфейс програми. По-друге, розробники 1С змінили логіку звітів. Наприклад, замість одного звіту з продажу (як у 8.2) в інтерфейс вшити 20 звітів з продажу з різними налаштуваннями. Назви нових звітів відповідають їхньому логічному призначенню. Відповідно налаштування звітів багато в чому визначено (вже налаштовані за користувача). Швидше за все на зумовленість зробили ставку розробники 1С для того, щоб користувачі менше самі налаштовували, більше користувалися готовим.
Наприклад:

1С 8.3

Аналіз первинного інтересу (по каналам впливу)
- Ефективність угод із клієнтами (за видами угод)
- аналіз ефективності роботи торгових представників
- Аналіз продажів з бізнес-регіонів
- Валовий прибуток за менеджерами
- Звірка розрахунків із партнерами
- У старій конфігурації всі ці ж звіти називалися простіше:

1С 8.2

Продажі
- Аналіз замовлень покупців
- Відомість із взаєморозрахунків з контрагентами

Суть старих та нових звітів однакова. Видається результат обробки однієї й тієї інформації. Різниця тільки в тому, що в 8.3 звіти налаштовуються абсолютно інакше. Навіщо розробники настільки кардинально змінили інтерфейс та методи роботи зі звітами – таємниця вкрита мороком. Але оскільки програма 1С 8.3 вже широко використовується багатьма підприємствами, то не заглиблюватимемося в причини кардинальної зміни інтерфейсу, а краще розберемося як працювати з новою програмою.
Попередимо, що навіть досвідчений користувач 1С може зіткнутися з труднощами при налаштуванні звіту 8.3. Дуже вже все по-новому. На перший погляд може здатися, що звіти взагалі не налаштовуються через велику колекцію зумовлених налаштувань втиснутими розробниками у конфігурацію, але це не так. Звіти в 1С 8.3 налаштовуються і нижче на прикладі звіту "Валовий прибуток за партнерами" ми розберемо основні методи налаштування звітів 1С 8.3.
1. Вибір звіту. По-перше, рекомендуємо з уже наявних налаштованих звітів вибрати той, який найбільше близький по суті до мети інформації, що витягується, щоб мінімізувати трудовитрати на налаштування. А можливо ви підберете той, який взагалі налаштовувати не потрібно. Правда для цього вам потрібно буде перелопатити всі звіти. Будемо оптимістами. Досвід – завжди корисна штука.
2. Відбори. Основний вид фільтра призначений для відсіву зі звіту свідомо непотрібної інформації. Наприклад, відбір може бути встановлений за покупцем, підрозділом, менеджером, складом і т.д. Відборів у звіті може бути довільна кількість. Тобто. ви можете відібрати по менеджеру та за складом одночасно.

3. Угруповання. Всі, хто знайомий з методами налаштування звітів попередніх версій 1С, знають, що угруповання - це інструмент подання інформації у зручному для перегляду вигляді. Угруповання значно скорочує довжину звіту, якщо він величезних розмірів, дозволяє східчасто переглядати дані, видає кількісні та сумові підсумки з кожної групи. Щоб гідно оцінити зручність даного методу, потрібно самостійно сформувати звіт і переконатися на власному досвіді. Виконайте такі ж налаштування у звіті, як показано на скріншоті нижче. Зверніть увагу, що на вкладці "Редагування угруповань" є стрілочки, які пересувають угруповання вгору-вниз, що дозволяє вибудувати ієрархію хтось головніший з угруповань, що під чим буде розвертається.

Якщо ви точно повторили наші налаштування у вас повинен вийде такий звіт як на скріншоті нижче.
Ми розглянули основні методи роботи зі звітами. Більш специфічні звіти вимагатимуть від вас посидючості та експериментів із налаштуваннями.

Якщо у вас залишилися питання щодо роботи в 1С, запитайте нашу службу підтримки. Скористайтеся формою зворотного зв'язку для безкоштовної консультації з фахівцем 1С.

У розділі «Звіти» існує безліч різних звітів щодо кожного виду діяльності. Здебільшого їх достатньо для повсякденного обліку. Але іноді для аналізу тієї чи іншої проблеми необхідно копати глибше, аж до порівняння, наприклад, записів у документі та регістрах, на які він впливає. А бувають випадки, коли стандартних звітів просто не вистачає.

Для такого глибокого аналізу даних або створення власного звіту в програмі 1С 8.3 існує «Універсальний звіт». Його можливості я й збираюся розглянути у цій статті.

Загальний опис універсального звіту 1С 8.3

Спочатку розберемося, де знайти універсальний звіт? Якщо зайти в меню «Звіти», а потім натиснути посилання «Універсальний звіт», ми побачимо таке вікно:

Коротко пройдемося його елементами управління.

З верхнім рядком закінчили.

Нижче найцікавіша кнопка – це «Показати налаштування». Тут найкраще показати на прикладі.

Інструкція з налаштування універсального звіту 1С 8.3

Так як ми працюємо в програмі 1С: "Бухгалтерія підприємства 3.0", то насамперед нас цікавлять бухгалтерські регістри. У конфігурації 3.0 нам доступний лише один – «бухгалтерський та податковий облік». Вибираємо його. Подивимося обороти по 10.01 "Матеріали" рахунку.

Отримайте 267 відеоуроків з 1С безкоштовно:

Вибираємо період. У мене це буде весь 2012 рік. Далі натискаємо кнопку «Показати налаштування»:

Щоб отримати найменування матеріалів, оберемо угруповання по 1 субконто. Саме у ньому зберігається найменування, точніше, посилання на номенклатуру.

Переходимо на закладку «Відбори»:

Тут нам треба зазначити, що ми хочемо бачити лише рахунок 10.01.

За бажанням Ви можете вказати тут скільки завгодно умов відбору.

Натиснемо кнопку сформувати та подивимося, що у нас вийшло:

Видно, що до звіту надходить багато непотрібних колонок. Таких, як валютний облік, податковий облік та інше. У мене ці обліки не ведуться, і я хочу забрати ці колонки зі звіту.

Заходимо знову в налаштування і відразу - на закладку «Показники»:

Забираємо прапорці з колонок, які нам виводити не треба.

На закладці «Сформувати» можна вказати поле, за яким відбуватиметься сортування. Я, наприклад, хочу, щоб у мене матеріали вийшли за абеткою:

Ми докладно розглянули налаштування звітів, реалізованих з урахуванням СКД. Тепер розберемо більш тонкі та детальні налаштування варіантів звіту. Вікно «просунутих» налаштувань варіанта звіту викликається за командою «Ще» – «Інше» – «Змінити варіант звіту».

Вікно зміни варіанта звіту поділено на дві частини:

1. Структура звіту.

2. Налаштування звіту.

Розділ структури варіанта звіту аналогічний вкладці "Структура" стандартних налаштувань звіту. Призначення та налаштування угруповань докладно розглянуто у ч. 1 статті.

Таблиця структури варіанта звіту, крім безпосередньо колонки з угрупованнями, містить кілька додаткових колонок:

Розділ налаштувань варіанта звіту дає користувачеві широкі можливості конфігурування звіту під свої потреби. Вона практично повністю збігається зі стандартними налаштуваннями звіту, розглянутими у ч. 1. Розглянемо всі вкладки розділу та відзначимо відмінності.

Розділ налаштувань складається з наступних вкладок:

1. Параметри.Містить параметри СКД, доступні користувачеві.

Параметр СКД – деяке значення, що використовується для отримання даних звіту. Це може бути значення умов для відбору або перевірки даних, а також допоміжне значення.

Таблиця параметрів представлена у форматі "Параметр"-"Значення". У разі потреби можна змінювати значення параметрів. Натискання на кнопку «Властивості елемента налаштувань користувача» відкриває налаштування користувача.

У цьому вікні можна вибрати, чи буде елемент включений в налаштування користувача (тобто, видно користувачеві при налаштуванні звіту), задати подання елемента і режим редагування (швидкий доступ в шапці звіту, звичайний в налаштуваннях звіту і недоступний).

Властивості елемента налаштувань користувача також мають груповані поля, поля, відбори та елементи умовного оформлення.

2. Користувальницькі поля.Містить поля, які формує сам користувач на підставі даних, які вибирає звіт.

Користувач може додати два види полів:

Нове поле вибір…
Нове поле вираз…

Поля вибору дозволяють обчислювати значення за заданою умовою. Вікно редагування поля вибору містить заголовок поле та таблицю в якій задається відбір, значення та подання поле. Відбір є умовою, залежно від якої підставлятиметься потрібне значення.

Наприклад, обчислимо оцінку кількості продажів. Вважатимемо, що, якщо продано менше 10 одиниць товару, продали мало, а якщо більше 10 одиниць - багато. Для цього поставимо 2 значення поля, що обчислюється: перше буде з відбором «Кількість товарів Менше або дорівнює "10"», друге з відбором «Кількість товарів Більше "10"».

Поля виразу дозволяють обчислювати значення, використовуючи довільні алгоритми. Вони можуть використовуватися функції мови запитів і вбудованого мови програмування 1С. Вікно редагування поля виразу містить два поля для виразів детальних та підсумкових записів. Підсумкові записи - це угруповання, налаштовані в області "Структура звіту", в них необхідно використовувати агрегатні функції ("Сума", "Мінімум", "Максимум", "Кількість").

Наприклад, обчислимо середній відсоток знижки. Середній відсоток знижки розраховується за формулою: [Сума продажів без знижки] - [Сума продажів зі знижкою] / [Сума продажів без знижки]. Необхідно пам'ятати, що сума продажів без знижки може бути нульовою, тому використовуємо оператор ВИБІР для перевірки. Отримаємо такі вирази:

· Для детальних записів:

Вибір

Коли [Сума продажів без знижки] = 0

Тоді 0

Інакше [Сума продажів без знижки] - [Сума продажів зі знижкою] / [Сума продажів без знижки]

Кінець

· Для підсумкових записів:

Вибір

Коли Сума([Сума продажів без знижки]) = 0

Тоді 0

Інакше Сума([Сума продажів без знижки]) - Сума([Сума продажів зі знижкою]) / Сума([Сума продажів без знижки])

Кінець

Як було сказано раніше, у виразі підсумкових записів використовуємо агрегатну функцію «Сума».

3. Груповані поля.Містить поля, за якими групуватиметься результат варіанта звіту. Груповані поля налаштовуються окремо для кожного з угруповань, але можна задати загальні поля, що групуються для варіанта звіту, якщо вибрати в дереві структури корінь «Звіт». Можна додати поле з результату звіту, поле користувача або вибрати авто поле, тоді система підбере поля автоматично. Також дана вкладка дозволяє змінювати порядок проходження полів, що групуються.

4. Поля.Містить поля, які будуть виведені до результату варіанта звіту. Поля налаштовуються окремо для кожного з угруповань, але можна задати спільні поля для варіанта звіту, якщо вибрати корінь «Звіт» у дереві структури. Можна додати поле з результату звіту, поле користувача або вибрати авто поле, тоді система підбере поля автоматично. Також ця вкладка дозволяє змінювати порядок проходження полів.

Поля можна групувати, щоб логічно виділити якусь частину звіту або встановити особливе розташування колонок. При додаванні групи стає активною колонка «Розташування» і дозволяє вибрати один з варіантів розташування:

Авто - система має поля автоматично;
Горизонтально – поля розташовуються горизонтально;
Вертикально – поля розташовуються вертикально;
В окремій колонці - поля розташовуються у різних колонках;
Разом – поля розташовуються в одній колонці.

5. Відбір.Містить добори, які використовуються у варіанті звіту. Налаштування відборів було детально розглянуто у частині 1 цієї статті. Відбори налаштовуються окремо для кожного з угруповань, але можна задати загальні відбори для варіанта звіту, якщо вибрати корінь «Звіт» у дереві структури.

6. Сортування.Містить поля сортування, які використовуються у варіанті звіту. Налаштування полів сортування було детально розглянуто у частині 1 цієї статті. Сортування налаштовуються окремо для кожного з угруповань, але можна задати загальні поля сортування для варіанта звіту, якщо вибрати корінь «Звіт» у дереві структури.

7. Умовне оформлення.Містить елементи умовного оформлення, які використовуються у варіанті звіту. Налаштування умовного оформлення було детально розглянуто у частині 1 цієї статті. Умовне оформлення налаштовується окремо для кожного з угруповань, але можна задати загальні елементи умовного оформлення варіанта звіту, якщо вибрати в дереві структури корінь «Звіт».

8. Додаткові параметри.Містить додаткові параметри оформлення звіту. Дозволяють вибрати загальний вигляд звіту, розташування полів, угруповань, реквізитів, ресурсів, підсумків, задати налаштування діаграми, керувати виведенням заголовка, параметрів і відбору, визначати позицію ресурсів і закріплювати шапку і колонки угруповань варіанта звіту.

Насамкінець хотілося б відзначити, що налаштування звіту можна не тільки зберігати як варіант звіту, але й вивантажувати у файл (меню «Ще» - «Зберегти налаштування»). Для завантаження необхідно вибрати «Завантажити налаштування» та вибрати збережений файл. Таким чином, ми можемо передавати параметри варіанта звіту між різними базами, які мають однакову конфігурацію.

Виходячи з цього, можемо резюмувати, що користувач може не лише самостійно налаштувати звіт під свої потреби, але й зберегти свої налаштування та використовувати їх у подальшому за потреби.

Звіти 1С 8.3 - це спеціальний об'єкт метаданих, призначений для формування зручного для користувача подання даних таблиць бази даних 1С.

Розберемося,як налаштувати звіти, навіщо вони потрібні, чим відрізняються зовнішні звіти від вбудованих і чим відрізняються звіти від обробки.

Щоб створити або налаштувати звіт, необхідно знати вбудований та . Як не крути, в основі створення практично будь-якого звіту лежить початковий запит, який отримує дані. Ці дані ми обробляємо та виводимо у зручній користувачеві формі.

Звіти — це головне у будь-якій інформаційній системі, тому фірма 1С звернула на розробку звітів пильну увагу та створила велику кількість конструкторів та механізмів для їх створення.

Розглянемо основні методики створення звітів

Як зробити звіт у 1С за допомогою макета

Створення за допомогою макета – найрутинніший спосіб. Проте щодо нього часто вдаються від безвиході, т.к. в цьому способі розробник повністю прописує кодом кожну дію, а значить, ми можемо зробити все, що завгодно. Цим не можуть похвалитися інші механізми.

Але в цьому випадку всі пунктики, меню та інші бантики доведеться прописувати вручну, що дуже трудомістко.

Отримайте 267 відеоуроків з 1С безкоштовно:

Створення звіту за допомогою конструктора вихідної форми

Конструктор вихідної форми — вбудований у платформу механізм, що полегшує розробку звіту. Конструктор доступний лише звичайних форм.

Конструктору вказується запит та всі необхідні параметри майбутнього звіту, а він, у свою чергу, генерує модулі та форми звіту. Механізм заснований на об'єкті вбудованої мови 1С 8.2 ПобудовачЗвітів.

Створення звіту за допомогою Універсального звіту

Універсальний звіт має великий функціонал, зручний інтерфейс налаштувань, звичний для користувача:

Звіти на основі Системи компонування даних

Це найпрогресивніший метод створення звітів у 1С, рекомендований і самою фірмою 1С. з'явилася у платформі 1С у версії 8.1.

СКД дозволяє створити нескладні звіти взагалі без рядка програмування, тому що він має дуже гнучкий та функціональний конструктор створення схеми компонування даних:

В усіх останніх конфігураціях усі звіти написані за допомогою системи компонування даних.

Чим відрізняються зовнішні звіти від інтегрованих

Як написано у документації – нічим. Механізм зовнішніх звітів був створений для того, щоб налагоджувати звіти у процесі розробки.

Єдина відмінність при розробці рішення — Ви не можете звернутися до зовнішнього звіту на ім'я, на відміну від вбудованого звіту.

Чим звіт відрізняється від обробки

Насправді практично нічим. Головна відмінність — призначення використання об'єкта: звіти потрібні для відображення інформації, а — зміни інформації.

Основні відмінності у властивостях: у звітах можна вказати Основну схему компонування даних (СКД) та вказати налаштування для збереження параметрів звітів.

Перш ніж розпочинати розмову про звітність у 1С важливо зазначити, що звітність може бути трьох видів:

Регламентованою;
Стандартний;
Власною.

Кожен із цих видів формується на підставі введеної в програму первинної документації та служить певним цілям.

Регламентована звітність — набір законодавчо затверджених друкованих форм та електронних документів, які кожна організація періодично має здавати до контролюючих органів.

Власна звітність розробляється кожною організацією окремо та служить для відображення підсумків діяльності підприємства на різних етапах.

Стандартна звітність є загальновикористовувані форми відображення господарських операцій.

Регламентована звітність

Всі типові конфігурації 1С призначені не тільки для ведення обліку та занесення господарських операцій, але і для формування на основі внесених даних звітів для передачі:

Податкову службу;
Федеральну статистичну службу;
Різні фонди та наглядові органи.

Заповнення регламентованих документів зазвичай відбувається наприкінці звітного періоду (кварталу, року). Форми регламентованої звітності створюються кожною федеральною службою окремо, періодично змінюються та допрацьовуються.

Фахівці 1С уважно вивчають усі зміни у законодавчій базі та на основі цих змін актуалізують регламентовані звіти. Таким чином, якщо у користувача є підписка на інформаційно-технологічний супровід (ІТС) і він систематично оновлює конфігурацію, він може бути впевнений, що звіти для передачі в контролюючі органи будуть сформовані відповідно до всіх актуальних вимог.

Важливо! Перед формуванням та складанням звітності перевірте, що всі господарські операції внесені та грамотно оформлені у програмі, а також, переконайтеся в тому, що виконані регламентні роботи, такі як закриття місяця.

Створення та заповнення регламентованого звіту

Одним із найбільш старих та важливих для відображення господарської діяльності підприємства документів є «Бухгалтерський баланс». Актуальна на даний момент форма розроблена у 2010 році у Міністерстві Фінансів Російської Федерації та затверджена наказом №66 від 02.06.2010. Відповідно до цього наказу, починаючи з 2013 року всі організації, які здійснюють діяльність на території РФ, повинні щорічно його здавати в податкові органи.

Для того, щоб відкрити необхідний регламентний звіт, ми повинні (у програмі «Бухгалтерія 8.3») перейти до підсистеми «Звіти» та в меню «1С Звітність» вибрати відповідну команду (Рис.1)

Зверніть увагу, що деякі об'єкти інтерфейсу програми, а, відповідно, і можливість формування регламентованих документів можуть бути не доступні, якщо користувач не має прав на доступ до певних підсистем.

У формі (Рис.2) ми побачимо:

Які звіти вже зареєстровані у базі;
За який період вони створювалися;
Вид звіту (первинний чи коригуючий);
Стан, в якому знаходиться звіт (зданий, у роботі, підготовлений).

Рис.2

За допомогою відповідних кнопок ми можемо:

Створити необхідний звіт;
Завантажити його із файлу, збереженого на комп'ютері;
Перевірити, чи правильно сформовано вивантаження та чи відповідають контрольні суми закладеним у програмі алгоритмам;
Вивести на друк табличний документ, сформований на підставі внесених даних;
Створити та надіслати файл вивантаження.

Необхідний нам «Бухгалтерський баланс» ми можемо знайти натисканням кнопки «Створити». Результатом натискання буде форма (Рис.3)
Рис.3

Якщо у вікні на закладці «Вибрані» немає пункту «Бухгалтерська звітність (з 2011 року)», нам доведеться перейти на закладку «Всі» і вибрати цей документ.

Перш, ніж розпочати внесення основних даних, програма запропонує заповнити деякі поля (Рис.4)

Рис.4

Якщо у конфігурації ведеться облік за кількома організаціями, на формі буде доступне поле вибору «Організація», крім цього треба заповнити період, відомості за який братимуть участь у формуванні бухгалтерського балансу.

Натиснувши кнопку «Створити» ми відкриємо відповідну форму (Рис.5).

Рис.5

Відразу слід звернути увагу на одну обставину: «Бухгалтерська звітність» — це не лише «Бухгалтерський баланс», а й:

Звіт про фінансові результати підприємства;
Звіт про зміни капіталу;
Про рух коштів;
Про цільове використання коштів тощо.

І ці звіти можна сформувати натисканням однієї кнопки «Заповнити» (Рис.6), вибравши «Всі звіти».

Рис.6

Для заповнення конкретного документа необхідно вибрати "Поточний".

Заповнена форма «Бухгалтерського балансу» представлена Рис.7

Рис.7

У будь-яке поле можна додати власні дані, натиснувши команду «Додати рядок».

Усі цифри, що є в ключових полях, можна розшифрувати, клікнувши на відповідну кнопку в шапці.

Форма розшифровки дебіторську заборгованість показано на Рис.8.

Мал. 8.

Подвійний клік на будь-якій сумі розшифровки відкриває стандартний звіт «Оборотно-сальдова відомість по рахунку».

Стандартні звіти

«Оборотно-сальдова відомість», «Аналіз субконто», «Картка рахунка», «Шахова відомість» та багато інших форм, що дозволяють аналізувати бухгалтерські дані, прийнято називати стандартними звітами.

Розглянемо принцип їхньої роботи на підставі «Оборотно-сальдової відомості». Форма на Рис.1 показує, що стандартні та регламентовані звіти можна викликати з однієї підсистеми.

Відкриємо потрібний нам об'єкт (Мал.9)

Рис.9

Перш, ніж сформувати звіт, користувач може задати період, дані за якою будуть братися до уваги при заповненні форми, а також зробити його більш тонке налаштування (натисканням на кнопку «Показати налаштування»)

На Рис.10 бачимо, що у програмі передбачено настільки докладний опис вивантаження, що параметри налаштування довелося розділяти кілька закладок.

Рис.10

Розглянемо докладніше цю структуру:

Угруповання – встановлена галочка «По субрахунках», показує, що форма міститиме дані у розрізі не лише основних рахунків, а й їх підгруп;
Відбір - тут користувач може вказати за якою організацією, підрозділом або рахунком він хоче бачити дані, а також визначити необхідність виведення інформації по позабалансових рахунках;
Показники – визначається, чи виводитимуться цифри з бухгалтерського чи податкового обліку;
Розгорнуте сальдо – за якими рахунками та субрахунками потрібно виведення розгорнутої інформації;
Додаткові поля визначають зовнішній вигляд форми;
Оформлення – чи треба виділяти червоним негативні величини та зменшувати автовідступ.

Як і в регламентованому звіті «Бухгалтерський баланс», в оборотці можна викликати форму розшифрування того чи іншого значення.

Власні звіти

Безумовно, механізми стандартних звітів дозволяють серйозно аналізувати господарську діяльність підприємства, але часом їх недостатньо. У цьому випадку користувач може (за наявності мінімальної підготовки) самостійно вивести на екран цікаву для нього інформацію в тому чи іншому розрізі. Для цього у програмі передбачено кілька механізмів:

Універсальний звіт;
Схема компонування даних (СКД).

У другому випадку, крім знань про структуру зберігання інформації в 1С, користувач може знадобитися доступ до конфігуратора, а також деяке уявлення про мову запитів 1С. Але звіти, що отримуються за допомогою СКД, відрізняються великою гнучкістю налаштування зовнішнього вигляду і параметрів.

Універсальний звіт менш універсальний, але набагато простіший у роботі, його можна викликати з тієї ж підсистеми. На рис.11 нами показаний зовнішній вигляд цього об'єкта

Рис.11

Що ми бачимо:

Стандартний вибір періоду;
Тип об'єкта, яким ми хочемо вивести інформацію (у разі – регістр накопичення, але може набувати значення довідник, регістр відомостей, документ, регістр бухгалтерії);
Конкретне найменування об'єкта метаданих («ЄСП відомості про доходи»);
Таблиця, до якої ми звертаємося – у разі «Обороти» (для регістрів накопичення може також набувати значення «Залишки» і «Залишки і обороти»).

Докладніше опис того, які дані, з якими відборами та напрямками сортування повинні виводитися в табличний документ, можна вказати у формі налаштування звіту.

Можливо, буде корисно почитати: