درخواست تجدید نظر در نامه رسمی چگونه یک نامه تجاری راه اندازی کنیم
ارتباطات تجاری بدون مکاتبه قابل تصور نیست، زیرا یک جلسه شخصی برای حل مسائل همکاری همیشه امکان پذیر نیست. مکاتبات تجاری به حل اکثر مشکلات مبرم کمک می کند مدت کوتاه، اما عدم رعایت قوانین آداب معاشرت یا ساخت غیر منطقی نامه می تواند به شراکت آسیب برساند یا مشتری بالقوه را از خود دور کند. همانطور که در مذاکرات رسمی، قوانین خاصی وجود دارد: قالب نامه و سبک ارتباط.
قوانین کلی برای انجام مکاتبات تجاری
1. قبل از نوشتن نامه، در مورد ویژگی های آن تصمیم بگیرید:
نوع نامه (پوشش، ضمانت، سفارش، یادآوری، اطلاعیه و غیره؛ ارائه نامه یا دعوت به پاسخ)؛
درجه دسترسی برای مخاطب (این که آیا می توانید تمام نکات لازم را در یک نامه بیان کنید یا به یک مورد دوم و روشن کننده نیاز دارید).
فوریت تحویل (اگر نامه فوری است، بهتر است آن را با پست سفارشی یا از طریق پست ارسال کنید. ایمیل).
2. یک نامه با استفاده از الگوهای موجود ایجاد کنید، بر اساس نوع آن، و همچنین بر GOST R 6.30-2003 تکیه می کنند. "سیستم های اسناد یکپارچه. سیستم یکپارچه اسناد سازمانی و اداری. مدارک مورد نیاز."
3. هر نامه تجاریدارای ساختار کلی زیر است:
- نام سازمان ارسال کننده؛
- تاریخ نگارش؛
- آدرس گیرنده، نشان دادن یک خبرنگار خاص؛
- آدرس افتتاحیه؛
- اشاره ای به موضوع و هدف نامه؛
- متن اصلی؛
- نتیجه گیری (فرمول ادب)؛
- امضای فرستنده؛
- اشاره به کاربرد و توزیع نسخه ها (در صورت وجود).
4. هنگام تهیه نامه تجاری، از ویرایشگر متن مایکروسافت ورد استفاده کنید:
از هدست استفاده کنید بار جدیدرومی، اندازه 12-14 امتیاز، فاصله خطوط - 1-2 امتیاز.
شماره صفحه نامه را در سمت راست پایین قرار دهید.
هنگام چاپ متن با فرمت A4، از فاصله بین 1.5 تا 2 خط، فرمت A5 یا کمتر استفاده کنید - فاصله یک خط. جزئیات همیشه با فاصله یک خط تایپ می شوند.
5. اگر از طرف یک سازمان صحبت می کنید و قصد ارسال نامه چاپی را دارید, حتما از سربرگ شرکت استفاده کنیداز آنجایی که حضور آن کارت تلفن شرکت شما خواهد بود. هنگام تهیه فرم رسمی، این مهارت باید برای هر کارمند اداری اجباری باشد.
6. برای مکاتبات بین المللی، نامه باید به زبان مخاطب یا به زبان انگلیسی نوشته شود(به عنوان رایج ترین در روابط تجاری).
7. لحن درست و کاری مانند خود را حفظ کنید. نامه را با یک آدرس شروع کنید که بسته به میزان نزدیکی شما با خبرنگار، می تواند با کلمات "عزیز + نام کامل" یا "عزیز + نام کامل" شروع شود. به یاد داشته باشید، کلمات در یک آدرس یا نشانی از مخاطب به هیچ وجه نباید مخفف شوند (به عنوان مثال، "احترام" به عنوان "uv." یا "رئیس بخش" به عنوان "رئیس بخش") - اینها قوانین هستند. آداب تجارت. همیشه نامه خود را با تشکر از همکاری شما به پایان برسانید. قبل از امضا باید عبارت "با احترام، ..." یا "با احترام، ..." وجود داشته باشد. خطاب به "شما" در مکاتبات رسمی غیرقابل قبول است، حتی اگر روابط دوستانه ای با خبرنگار داشته باشید.
8. دایره لغات خود را با دقت انتخاب کنید، از اشتباهات و عبارات مبهم و استفاده بیش از حد از حرفه ای ها اجتناب کنید.. نامه باید قابل درک باشد.
9. محتویات نامه را به پاراگراف های معنی دار تقسیم کنید تا درک آن برای گیرنده دست و پا گیر و دشوار نباشد.. از قانون پیروی کنید: پاراگراف اول و آخر نباید بیش از چهار خط چاپ شده باشد و بقیه - بیش از هشت خط.
10. پاسخ به ایمیل های تجاری مطابق آداب پذیرفته شده:برای درخواست کتبی - ظرف 10 روز پس از دریافت؛ برای نامه های ارسال شده از طریق فکس یا ایمیل - ظرف 48 ساعت، به استثنای تعطیلات آخر هفته.
مکاتبات تجاری درون سازمانی
مکاتبات تجاری بین کارکنان شرکت در مقایسه با مکاتبات ارسال شده به شخص ثالث ساده تر است.
- مختصر باشد؛
- ماهیت تجاری داشته باشد؛
- نامه باید تاریخ را نشان دهد.
- در پایان نامه فرمول ادب و امضا وجود دارد.
نمونه ای از مکاتبات تجاری درون سازمانی می تواند یک نامه تبریک از طرف مدیر یا تیم باشد که خطاب به قهرمان روز یا کارمندی که ترفیع دریافت کرده است.
هنگام بحث در مورد پروژه ها به صورت کتبی، معمولاً از چند عنصر اجباری یک نامه تجاری استفاده می شود - نشان دهنده موضوع، درخواست تجدید نظر، خلاصهاصل موضوع و فرمول ادب با امضای چاپی.
به یاد داشته باشید که فرم نامه و الگوی مورد نیاز باید بر اساس سطح مکاتبات تجاری و نوع اطلاعاتی که می خواهید در اختیار مخاطب قرار دهید انتخاب شود.
چقدر به ندرت شروع کردیم به نوشتن نامه، حتی ایمیل. اساساً این فرصت تنها زمانی که نیاز تجاری وجود داشته باشد یا هنگام ارسال پیام های تبلیغاتی به خاطر سپرده می شود. با این حال، ابزار درخواست تجدید نظر همچنان یکی از بهترین ها است راه های موثرتعامل افراد با یکدیگر توجه به سبک نگارش، خطاب به مخاطب و جهت کلی متن به خصوص در نامه های تجاری بسیار مهم است. پس راه صحیح خطاب به گیرنده در نامه چیست؟
آقا یا خانم این درخواست که در پیام های سال های گذشته بسیار مرتبط بود و تا سال 1917 در روسیه رسمی بود، تا به امروز در برخی موارد استفاده می شود. می تواند هنگام خطاب به شرکای تجاری استفاده شود، سیاستمداران، بازرگانان، مقامات عالی رتبه. در حال حاضر این کلمه یک مفهوم اجتماعی و یک مفهوم خاص دارد. هنگام نوشتن برای گروه‌های آسیب‌پذیر اجتماعی: «آقایان، بازنشستگان»، «آقایان، پناهندگان» و غیره کاملاً نامناسب است.نمونه ای از نامه با استفاده از "خداوند" را می توانید از ما دانلود کنید: .
نمونه نامه ای با چنین درخواستی را می توانید از ما دانلود کنید: .
اگر نام گیرنده را نمی دانید، در نهایت می توانید فقط سلام یا روز بخیر بگویید و خلاصه پیام نوشته شده را بیان کنید. در نظر گرفتن و رعایت آداب معاشرت و توجه به سایر اجزای یک نامه تجاری مهم است.
اغلب، با شروع نامه ای با آدرس "عزیز..."، به یاد می آورم که چگونه یکی از رهبران ارشدهنگام تهیه نامه به رئیس جمهور، رئیس دولت یا رئیس آکادمی علوم روسیه، او آدرس "عزیز ..." را می خواست. به دلایلی این الزام باعث شوخی های زیادی برای ما شد. یاد "مرد غایب" از خیابان باسینایا افتاد سامویل مارشاکو خطاب معروف او «کالسکه محترم! کالسکه عزیز!» آنها به شدت علاقه مند بودند که ما چقدر به رفیق احترام می گذاریم.
و اتفاقاً بیهوده می‌خندیدند. خطاب هایی که با کلمات "عمیقا محترم" و "بسیار محترمانه" شروع می شوند زمانی استفاده می شوند آدرس رسمیبه افراد به خصوص مهم و مقاماتداشتن مقام بالا این گونه مرسوم است که نه تنها مقامات ارشد کشور، اعضای دولت و مجلس، بلکه همچنین خطاب به آنها مطرح می شود چهره های معروفعلم، شخصیت های عمومی. با خطاب کردن یک دانشگاهیان محترم به سادگی به عنوان "عزیز" در نامه، ممکن است ناخواسته گیرنده را آزار دهید.
هر روز نیست که ما به رئیس جمهور یا اعضای دولت نامه می نویسیم، اما گاهی اوقات مجبوریم با هر شکایت یا درخواستی به مقامات عالی نامه بنویسیم. نمی‌دانم شما چقدر به شهردار یا فرماندار خود احترام می‌گذارید، اما اگر مجبور هستید با هر درخواستی برای او نامه بنویسید، صمیمانه به شما توصیه می‌کنم از آدرس «بسیار محترم» استفاده کنید. این کلمه به معنای "بسیار محترم" است ( فرهنگ لغت توضیحیاوژگووا) یا "شایسته احترام عمیق" (فرهنگ توضیحی مدرن زبان روسی توسط Efremova). فکر می کنم هر نماینده دولتی بخواند درمان مشابهبا لذت فقط یک کلمه در ابتدای یک حرف، اما گاهی اوقات می تواند کفه ترازو را به نفع شما منحرف کند. همانطور که می گویند، "یک گوساله ملایم دو ملکه را می مکد."
اخیراً در یکی از انجمن ها به این سوال برخوردم که بعد از آدرس ابتدای نامه چه علامت نگارشی بگذارم: علامت تعجب یا کاما. از روی عادت، یک علامت تعجب گذاشتم - این چیزی است که به من آموزش داده شده است، اما همچنین با برخی از رئیسان روبرو شدم که از من می خواهند بعد از آدرس کاما بگذارم. ظاهرا کسانی که اغلب با انگلیسی، بسیاری از قوانین دستور زبان انگلیسی را به طور خودکار به مکاتبات به زبان روسی منتقل می کند. گاهی اوقات ادبیات تجاری، که نمونه هایی از این نوع جذابیت را ارائه می دهد، گمراه کننده است:
آقایان محترم
نامه شما را به دقت بررسی کرده ایم که در آن...
(عزیزآقاجان! مکاتبات تجاری به زبان انگلیسی. –م. انجمن انتشارات "فرهنگ"، 1993. - 328 ص.)
کدام صحیح است؟
خدمات کمک زبان روسی در پورتال Gramota.ruهر دو گزینه را اجازه می دهد. در این مورد، توجه به این واقعیت جلب می شود که بعد از علامت تعجب یک جمله با یک حرف بزرگ و بعد از یک کاما - با یک حرف کوچک وجود دارد.
جذابیت در نامه تجاری روسی معمولاً در مرکز قرار دارد و با یک فاصله از متن اصلی جدا می شود. جمله اول نامه با یک پاراگراف شروع می شود. خوب، چگونه می توان بعد از فاصله و حتی از یک پاراگراف، جمله ای را با حروف کوچک شروع کرد؟ اما در نامه شخصی، متن اغلب در همان خط آدرس شروع می شود. در این صورت می توانید بعد از آدرس، کاما قرار دهید و به نوشتن متن نامه با حروف کوچک ادامه دهید.
چرا علامت تعجب وجود دارد؟ من چندین پاسخ ممکن را خواهم داد:
علامت تعجب (!) علامتی است که در انتهای جمله برای بیان تعجب، جذابیت، احساس قوی، هیجان و مانند آن قرار می گیرد.
"اسامی بیشتر علائم نگارشی در زبان روسی در اصل روسی است و اصطلاح علائم نگارشی خود به فعل علامت گذاری - "توقف" ، "حرکت نگه دارید" برمی گردد. اگر نویسنده ای در آخر جمله علامت تعجب بگذارد، نشان می دهد که چقدر به محتوای گفته خود اهمیت می دهد.
در پاسخ به سوال دبیر دانشگاه افیم فومیچ پرکلادین، قهرمان داستان چخوف "علامت تعجب (قصه کریسمس)" "چه زمانی علامت تعجب روی کاغذ گذاشته می شود"، همسرش مارفوشا، که اغلب به خود می بالید که "بیهوده نبود. او هفت سال در مدرسه شبانه روزی درس خواند و تمام دستور زبان را حفظ کرد، با اطمینان پاسخ داد: "این علامت در آدرس ها، تعجب ها و در ابراز خوشحالی، خشم، شادی، خشم و سایر احساسات استفاده می شود."
پاسخ من این است که با گذاشتن علامت تعجب بعد از خطاب، سعی می کنیم توجه مخاطب را جلب کنیم و از او بخواهیم نه تنها نامه را بخواند، بلکه خواسته ما را برآورده کند، "دست دراز کند" و حتی گاهی "فریاد بزند". ". ایوان ایوانوویچ عزیز!
چه چیزی بین کلمه "محترم" و علامت تعجب? در مکاتبات تجاریدر زبان روسی، مرسوم است که گیرنده را با نام و نام خانوادگی خطاب کنید. به عنوان آخرین راه حل، می توانید با نام خانوادگی تماس بگیرید: "آقای پتروف عزیز!" به نظر من تماس با نام خانوادگی در شکایت نامه مناسب تر از درخواست نامه است. آشنایان معمولاً ما را با نام و نام خانوادگی خطاب می کنند، چنین آدرسی مخاطب را محبوب می کند و امتناع از آشنایی دشوارتر است.
هنگام خطاب قرار دادن چندین مخاطب به طور همزمان، آدرس "آقایان عزیز!"
در مکاتبات دیپلماتیک- قوانین خودت در آنجا مرسوم است که مردم را با عنوان خطاب کنند: "جناب سفیر عزیز!"، "آقای وزیر عزیز" یا "عالیجناب!" اما این یک موضوع جداگانه است
شاید خواندن آن مفید باشد:
- وحشت در مجلات زنانه;
- برنده نبرد هفدهم. فصل - محسن نوروزی;
- بازی های المپیک در برزیل;
- فدراسیون روسیه فدراسیون روسیه چه زمانی تشکیل شد؟;
- انواع ذخایر معدنی انواع ذخایر کدامند؟;
- بازار انحصارطلبی: توضیح مختصر انحصارطلبی همگن;
- افزایش دوز چیست؟;
- سیاست پولی دولت;