نمونه گواهی حق امضای اسناد مالی. در مورد اعطای حق امضای اول و دوم به مسئولین اداره

حق امضای اسناد مختلف توسط یک اوراق اداری به نام دستور تنظیم می شود. نمونه را می توانید به صورت رایگان از لینک دانلود کنید.

حل مسائل داخلی شرکت، و همچنین فعالیت های خارجی، نیازمند تلاش های باورنکردنی از سوی رئیس است. شما نمی توانید همه کارها را همزمان انجام دهید. بنابراین، در نهادها معاونانی هستند که از آنها خواسته می شود تا وظایف رهبری را در مورد مسائل خاصی انجام دهند. اختیارات امضای اسناد مختلف توسط یک برگه اداری به نام دستور تنظیم می شود. محتوای این صفحه مفهوم را آشکار می کند دستور امضا. یک لینک مستقیم فرصتی را برای دانلود رایگان یک سند نمونه فراهم می کند.

حق امضا می تواند متعلق به بسیاری از متخصصان باشد، نه تنها معاونان. با این حال، فهرست اوراقی که باید امضا شوند به میزان قابل توجهی محدود است. قراردادهای منظم با مشتریان توسعه یافته توسط بخش حقوقی، گواهی ها، فاکتورها می تواند توسط مدیران، حسابداران تایید شود. در بیشتر موارد، مدیریت حق امضا دارد مسائل مالیسازمان های. رئیس حق امضا را بر اساس اختیارات تشکیل دهنده اعمال می کند. کلیه کارکنان دیگر فقط با دستور یا وکالتنامه مدیریت مجاز به امضاء هستند.

بندهای اجباری حکم برای حق امضا

سربرگ شرکت؛
عنوان در وسط برگه، تاریخ و شماره نامه ارسالی؛
متن با کلمه "من دستور می دهم" شروع می شود.
نوآوری ها و ملزومات بیشتر این موضوع ذکر شده است.
تثبیت اجباری منوط به شرایطی است که رویداد در آن برگزار می شود.
امضای نماینده تام الاختیار، مدیر و رونوشت آنها.

قانون اداری به صورت کتبی صادر می شود و منوط به آشنایی کلیه متخصصان شرکت می باشد. علاوه بر جزئیات اجباری، باید دارای اختیارات، لیستی از اسنادی باشد که یک موضوع خاص می تواند امضا کند. بدون ویژگی های خاص، مقاله دارای قوه قانونی نخواهد بود. این قاعده رفتاری ضروری و دقیق غیرقابل مذاکره است. امضای شخصی که به او حق داده می شود واجب است و در پایین برگه قرار می گیرد.

قانون حسابداری قدیم ایجاب می کرد که فهرست اشخاصی که حق امضای اسناد اولیه را دارند با توافق رئیس سازمان به تایید رئیس سازمان می رسید. قانون جدید نه تأیید فهرست و نه موافقت آن با کسی را پیش بینی نمی کند. در عین حال، به گفته وزارت دارایی، رئیس شرکت همچنان باید فهرست افراد دارای حق امضای اسناد اولیه را تعیین کند.

یکی از مدارک زیر می تواند صلاحیت امضای اسناد را تایید کند:

سند اداری داخلی سازمان (دستور امضا شده توسط رئیس یا مقرره تأیید شده توسط وی در مورد حق امضای اسناد).
وکالتنامه ای از طرف سازمان که مطابق با الزامات قانون مدنی تنظیم شده است ، یعنی مجدداً توسط رئیس امضا شده است.

تفاوت بین وکالت نامه و دستور چیست؟ حکم حق امضای اسناد از طرف سازمان برای مقامات مشخص شاغل در شرکت صادر می شود و برای تمام مدت اعتبار دارد. روابط کارگریبا این کارگران یعنی این دستور توزیع اختیارات در درون سازمان را رسمیت می دهد.

معمولاً این فرمان حق امضای اسنادی را که هرگز از دیوارهای سازمان خارج نمی شوند، تفویض می کند. پس از همه، با توجه به قانون کلیاسناد اداری داخلی شرکت شامل اشخاص ثالث (نه در کارکنان آن) نمی شود. در موارد بسیار نادر، مقررات مقرر می‌دارد که حق امضای نوع خاصی از سند از طرف سازمان دقیقاً بر اساس دستور به اشخاص دیگر اعطا می‌شود. این اسناد شامل فاکتورها می باشد.

اما اتفاق می افتد که طرفین برای تأیید صلاحیت شخص امضا کننده سند، به وکالت نامه نیاز دارند. سپس برای جلوگیری از اختلافات غیر ضروری می توانید وکالت نامه یا هر دو دستور و وکالت صادر کنید.

وکالت بر خلاف دستور، همیشه به معینی صادر می شود شخصیو نه به شخص صاحب منصب. شما می توانید موقعیت را در وکالتنامه مشخص کنید، اما این مورد نیاز نیست. معمولاً وکالت نامه برای مدت معینی صادر می شود. در صورتی که مدت اعتبار در وکالتنامه قید نشده باشد از تاریخ اجرای آن یک سال اعتبار دارد.

هنگام انتقال حق امضای اسناد اولیه از طرف شرکت به شخصی که کارمند آن نیست، نمی توانید بدون وکالت نامه انجام دهید.

چه زمانی ما داریم صحبت می کنیمدر مورد یک کارمند سازمان باید در او منعکس شود قرارداد استخدامیا شرح شغلی که باید در برابر امضا با آن آشنا باشد، وظیفه خود در تنظیم اسناد اولیه، حق امضایی که به او اعطا می شود.

و علیرغم اینکه قانون رئیس را موظف به تایید لیست اشخاصی که از طرف شرکت حق امضاء اسناد دارند، تهیه و تایید چنین لیستی ضرری ندارد.

زمانی خوب است که همه افراد سازمان بدانند مسئولیت اجرای یک سند خاص و به موقع بودن دریافت آن توسط واحد حسابداری بر عهده کیست.

به طور جداگانه، ما به امضای حسابدار ارشد در ابتدایی می پردازیم. همانطور که به یاد دارید، قانون قدیمی شماره 129-FZ می گفت که بدون امضای حسابدار اصلی، اسناد پولی و تسویه حساب باطل تلقی می شود و نباید برای اجرا پذیرفته شود. چنین شرطی در قانون شماره 402-FZ وجود ندارد. این بدان معنی است که ممکن است امضای حسابدار اصلی در حساب اصلی وجود نداشته باشد. اما تعدادی استثنا وجود دارد.

اول اسناد نقدی. فرمان شماره 3210-U بانک روسیه بیان می کند که اسناد نقدی باید توسط حسابدار ارشد امضا شود، اگرچه رئیس ممکن است به شخص دیگری اجازه دهد. بنابراین برای اعتبار این اسناد، در صورتی که توسط کارمند مجاز دیگری امضا شده باشد، نیازی به امضای حسابدار ارشد نیست. اما خود حسابدار ارشد برای امضای اسناد نقدی نه وکالت لازم است و نه دستور. او به موجب سمت خود حق امضای این اسناد را دارد.

دوم، فاکتورها. همه چیز در اینجا یکسان است - کد مالیاتی به امضای حسابدار ارشد نیاز دارد ، اما به شما امکان می دهد این اختیارات را به شخص دیگری منتقل کنید.

متن کامل سمینار را در مجله "کتاب اصلی. اتاق کنفرانس" 1394، شماره 03 بخوانید.

رئیس شرکت باید هر روز ده ها برگه مختلف را امضا کند - فاکتورها، اقدامات انجام شده، سایر اسناد اولیه و مالی ... اما او هم در همه جا حاضر نیست. اگر رئیس شرکت نیاز فوری به جایی داشته باشد چه؟ کار نباید بیکار باشد یعنی یکی برگه ها را برایش امضا کند. مدیر فقط باید دستور اعطای حق امضا به یکی از کارمندان خود را صادر کند.

چه زمانی انجام بدون دستور غیر ممکن است؟

در کارهای اداری مفاهیم امضای اول و دوم وجود دارد. مدیر به طور پیش فرض حق اولین را دارد - او با اطمینان می تواند امضای خود را روی هر سندی بگذارد. حسابدار ارشد حق دوم را دارد. اگر به سادگی موقعیت حسابدار ارشد در شرکت وجود نداشته باشد - و این اغلب در شرکت های کوچک وجود دارد، وضعیت پیچیده تر می شود. معلوم می شود که قدرت هر دو مرحله اول و دوم فقط به سر منتقل می شود. در چنین مواردی، باید دستور اعطای حق امضا بر روی اسناد اولیه (و نه تنها روی آنها) صادر شود تا روند کار اشتباه نشود.

دلایل دیگری برای انتقال حقوق امضا وجود دارد:

این شرکت اسناد زیادی دریافت می کند و کنار آمدن یک نفر با این انبوه غیر واقعی است (این در حالی است که مدیر کارهای مهم تری برای انجام دادن دارد).
شرکت هفت روز در هفته کار می کند و کارمندان به صورت شیفتی سر کار می روند (یعنی همان حسابدار ارشد می تواند از دوشنبه تا جمعه کار کند و چه کسی شنبه و یکشنبه با کاغذبازی سروکار دارد؟)
و غیره.

هیچ کس مدیر را مجبور به تفویض حق امضا در کلیه اسناد قابل تصور نمی کند. اما می‌توانیم مواردی را که سایر کارمندان می‌توانند بدون ترس از "خراب کردن" امضا کنند، جدا کنیم:

فاکتورها؛
برگه های کتاب نقدی؛
دستورات هزینه و دریافت؛
فاکتورهای مختلف؛
برخی از قراردادها (عمدتا قراردادهای معمول خانگی)؛
وکالت نامه.

حق امضا به چه کسی است؟

شما می توانید حق امضا را فقط به کارمند خود منتقل کنید. واگذاری امضای اسناد به اشخاص ثالث غیرمرتبط با شرکت غیرممکن است. شما می توانید کاملاً هر کارمندی را انتخاب کنید - حداقل مدیر اجرایی، حتی یک مدیر خردسال باهوش که مایل به انجام وظایف و مسئولیت های اضافی است.

در ترتیب، می توانید دوره ای را تعیین کنید که در طی آن حق منتقل شده معتبر خواهد بود. اگر یک یا دو هفته دور هستید (مثلاً بالاخره تصمیم گرفتید برای خود "تعطیلات" بگیرید)، توصیه می شود این مدت را مشخص کنید. اگر می‌خواهید کل روال بوروکراتیک را به طور کامل و غیرقابل برگشت به شخصی واگذار کنید، پاراگراف با مهلت‌ها را می‌توان حذف کرد.

قوانین تنظیم دستور برای حق امضا

به طور کلی، چنین اقداماتی مانند دستورات برای فعالیت اصلی تنظیم می شود. تمام جزئیات استاندارد هستند - نام سازمان، تاریخ تدوین و شماره ثبت سند، نام آن، امضای رئیس.

نوشتن دستوری برای حق امضای اسناد مالی و سایر اعمال بر روی سربرگ شرکت پذیرفته شده برای سفارشات تحت ML ضروری است. به یاد داشته باشید که می توانید حق امضای اول و دوم را هم به مجموعه ای از اقدامات به طور کلی (مثلاً به تمام اسناد اولیه) و هم به یک نوع سند (فقط به صورتحساب ها، بارنامه ها و غیره) واگذار کنید.

این دستور شامل بخش های تشخیصی و اداری است. در بخش تعیین، لازم است به اختصار دلیل صدور دستور توضیح داده شود (عباراتی با روح "به منظور اطمینان از گردش به موقع سند"، "به منظور پذیرش به موقع کالا" مناسب است). با این حال، اگر این "مقدمه" را نادیده بگیرید، هیچ چیز وحشتناکی اتفاق نخواهد افتاد.

در قسمت اداری باید مشخص کنید:

نام خانوادگی، نام، نام خانوادگی و موقعیت شخص (یا افرادی) که دارای حق امضا هستند.
نوع اسناد (یا برخی از انواع آنها) که این شخص اکنون می تواند امضا کند.
در صورت لزوم، دوره ای که برای آن چنین حقی اعطا می شود.

حتی اگر اشاره کردید که یک کارمند می تواند همه اسناد مالی (مثلا) را به جای شما امضا کند، باید آنها را در برنامه ارائه کنید. لیست کامل. یکی دیگر از درخواست های اجباری برگه ای با نمونه امضای رئیس، حسابدار ارشد (در صورت حضور در کارمند) و شخصی است که حق به او تفویض شده است. در خود متن سفارش، مراجعه به این اپلیکیشن ها کافی است؛ لازم نیست همه چیز را مستقیماً در قسمت اداری رنگ آمیزی کنید.

فقط مدیر حق دارد سند تنظیم شده را تأیید کند.

مثال

در نهایت سفارش چگونه خواهد بود؟ بیایید تصور کنیم که باید به مدیر تجاری خود اجازه دهید تا فاکتورها را برای شما امضا کند. شما یک نمونه سفارش را دانلود کرده و آن را به صورت زیر پر کنید:

«به منظور اطمینان از صدور به موقع فاکتورها برای تحویل های بعدی، سفارش می دهم:

از 10 اوت 2015، حق امضای فاکتورها را روی کاغذ، برای رئیس و حسابدار اصلی - به مدیر تجاری ایوان ایوانوف اعطا کنید.
مشاور حقوقی مارینا پتروا پتروا برای اطمینان از اجرا و صدور وکالتنامه حق امضای فاکتورها به شخص مندرج در بند 1 این دستور با اعتبار تا 15 سپتامبر 2015.
مسئولیت سازماندهی اجرای به موقع صورتحساب ها به حسابدار ارشد اگورووا النا اگوروونا واگذار می شود.
من کنترل اجرای این دستور را محفوظ می دانم.»

نتیجه چیست؟

همانطور که می بینید، همه چیز ابتدایی است. در یک شرکت کوچک، سفارش به ساده ترین شکل کافی است (مانند آنچه در مثال نشان داده شده است). در شرکت های بزرگتر می توانید حقوق امضای اول و دوم را جداگانه تقسیم کنید. این کار در صورتی انجام می‌شود که فورس ماژور ناگهانی اتفاق بیفتد، شما نیاز فوری به امضای یک قانون مهم دارید و نه مدیر و نه کارمندی که حق اولین امضا را دارد در محل نیست.

فراموش نکنید که حسابدار اصلی یک حق "ثانویه" دارد، یعنی لازم نیست دستوری برای اعطای حق امضا به حسابدار اصلی بنویسید. باز هم، این دستور تنها سندی نیست که به یک کارگر اجازه می دهد برای یکی از موقوفات خود امضا کند قدرت بیشترهمکاران شرایط مرجع هر کارمند (از جمله توانایی مدیریت "دریافت ها") را می توان بلافاصله در شرح شغل او تعیین کرد. وکالت نامه یا حکم انتصاب نیز می تواند گواه انتقال اختیار باشد. بنابراین هر سفارشی زمان و مکان خود را دارد.

نمایش کوچک کردن

در نظرسنجی، طراحی امضای روی سند بسیار مهم است. در واقع، در صورت تخلف، سند یک شخص مجاز بدون امضا تلقی می شود، یعنی. بدون نیروی قانونی

نمایش کوچک کردن

دستور عملی قانونی است که توسط رئیس یک دستگاه اداری دولتی (بخش ساختاری آن) صادر می‌شود که بر اساس وحدت فرماندهی به منظور حل و فصل وظایف اصلی و عملیاتی پیش روی این نهاد عمل می‌کند. که در موارد فردیممکن است به طیف گسترده ای از سازمان ها و مقامات مربوط باشد، صرف نظر از تابعیت ( فرهنگ لغت مختصرانواع و انواع اسناد، اداره بایگانی اصلی تحت شورای وزیران اتحاد جماهیر شوروی، VNIIDAD، آرشیو مرکزی دولتی اعمال باستانی. - م.، 1974).

دستور عبارت است از اقدام رئیس یک ارگان دولتی، یک مؤسسه دولتی، یک سازمان تجاری، حاوی تأسیساتی که برای کارکنان الزامی است (فرهنگ نامه اقتصادی مدرن).

این دستور یک سند سازمانی و اداری مربوط به سیستم یکپارچه اسناد سازمانی و اداری (USORD) است که در OK 011-93 "کلاسیفایر اسناد مدیریت" (OKUD)) (کلاس 0200000) گنجانده شده است.

چگونه می توان حق امضا را گرفت؟

سفارشات با توجه به فعالیت اصلی و پرسنل صادر می شود. در شرکت، سفارش، به عنوان یک قاعده، توسط رئیس امضا می شود. اجازه دهید توضیح دهیم که قدرت او بر چه اساس است.

بدنه اجرایی یک شخص حقوقی اراده بنیانگذاران (شرکت کنندگان) را مجسم می کند، فعالیت های جاری سازمان را مدیریت می کند. در عین حال، می تواند تنها - مدیر کل (یا مدیر) سازمان، یا دانشگاهی - هیئت مدیره (یا اداره) باشد. در اساسنامه سازمان مشخص شده است که مدیرکل و هیئت مدیره (در صورت وجود) چه حقوقی دارند. منشور روش تأیید (امضاء) اسنادی را که در صلاحیت مربوطه قرار می گیرد نشان می دهد دستگاه اجرایی. بنابراین برای رسیدگی به حق امضای سفارش در بنگاه، لازم است اساسنامه بنگاه را به دقت مطالعه کنید.

نمونه ای از عصاره منشور را در مثال 1 ببینید. برای وضعیت مورد بررسی، عبارت کلیدی «7.4. مدیر عاملشرکت ها: ... دستورات و دستوراتی را صادر می کند که برای کلیه کارکنان شرکت لازم الاتباع است. این عبارت به این معنی است که فقط مدیر کل سازمان می تواند دستور را امضا کند.

مثال 1

منشور منعکس کننده حق امضای دستورات فقط توسط مدیر عامل است

نمایش کوچک کردن

مثال 2

تفویض حق امضای دستورات به صورت دائمی

نمایش کوچک کردن

اما این دستور می تواند توسط یک مقام دیگر امضا شود و چندین گزینه نیز ممکن است. ما آنها را سیستماتیک می کنیم و نشان می دهیم که چه کسی می تواند دستور مدیر کل شرکت را امضا کند و چه اسنادی این اختیارات را ثابت می کند:

مهم!اگر امضای سندی تفویض شده باشد که نه تنها در داخل سازمان "در گردش" است، بلکه باید به اشخاص ثالث نیز ارائه شود، علاوه بر این، حق امضا نیز باید تایید شود. وکالت نامه. این معمولاً برای امضای سفارش ها صدق نمی کند. اغلب مربوط به نامه ها، قراردادها، اظهارنامه مالیاتی و غیره است. موضوع وکالتنامه را در شماره های بعدی مجله به تفصیل بررسی خواهیم کرد.

گزینه شماره 2.1 را با جزئیات بیشتر در نظر بگیرید - تفویض اختیارات رئیس غایب موقت توسط منشور.

مثال 3

انعکاس در منشور تفویض اختیارات مدیرعامل غایب موقت

نمایش کوچک کردن

در زمان غیبت مدیرکل به دلیل مرخصی، ازکارافتادگی موقت، سفر کاری، وظایف وی توسط معاون مدیر کل انجام می شود که حقوق مربوطه را احراز می کند و مسئولیت کیفیت و به موقع انجام وظایف را بر عهده دارد.

در این حالت ، کارمند به عنوان سرپرست مدیر کل عمل می کند و بر اساس اساسنامه عمل می کند و بر این اساس دارای کلیه اختیارات دومی از جمله حق امضای اسناد در صلاحیت خود است. اختيارات مديرعامل موقت نسبت به اشخاص ثالث (طرف متقابل، مراجع نظارتي) با اسناد زير قابل اثبات است:

یک کپی محضری از قولنامه یا گزیده ای از آن که می گوید چه کسی مدیریت می کند نهاد قانونیدر غیاب مدیرعامل؛
حکم انتصاب شخص مربوطه به سمت معاون مدیر کل.
سندی مبنی بر عدم حضور مدیر کل (مرخصی استعلاجی یا دستور اعزام به سفر کاری، در تعطیلات).

اگر اساسنامه چنین رویه ای را برای انجام وظایف مدیر کل تعیین کند، تنها مقامی که در اساسنامه مشخص شده است می تواند به عنوان رئیس غایب منصوب شود. در مورد ما این معاون مدیر کل است.

حالا گزینه 2.2 را در نظر بگیرید، چه زمانی تفویض اختیارات رئیس غایب موقت به دستور رسمی است(مثال 4 و 5 نمونه هایی از این دستورات را نشان می دهد).

در این صورت برای تایید صلاحیت وظیفه اقدام باید ارائه شود:

دستور انجام وظایف مدیر کل در رابطه با سفر کاری، تعطیلات یا از کارافتادگی موقت.
اگر این دستور نشان دهنده F.I.O باشد. بازیگری، و نه فقط سمت دائمی او، سپس حکم انتصاب به این سمت شخص خاصنیازی به ارائه نیست؛
سندی مبنی بر عدم حضور مدیرعامل

مثال 4

یکبار تفویض اختیارات رئیس غایب

نمایش کوچک کردن

مثال 5

تفویض اختیارات رئیس غایب به صورت دائم

نمایش کوچک کردن

اما یک گزینه عجیب و غریب دیگر وجود دارد، اجازه دهید آن را شماره 3 بنامیم. در عمل، موقعیت زمانی ممکن است مدیرعامل سابق استعفا داد و بنیانگذاران هنوز مدیر جدیدی پیدا نکرده اند. اگر این وضعیت در منشور پیش بینی نشده باشد، مجمع شرکت کنندگان (سهامداران) یک فرد موقت را تعیین می کند. برای این کار لازم است صورتجلسه ای تنظیم شود که در آن این سمت به طور موقت به شخص خاصی منتقل شود. این سند است که به اشخاص ثالث صلاحیت و حق امضای رهبر موقت را تأیید می کند.

چگونه می توانم "امضا" لازم را دریافت کنم؟

حال بیایید نحوه صدور "امضا" لازم برای موقعیت های شناسایی شده امضای اسناد را دریابیم. بیایید با افسانه ها شروع کنیم - قوانین کلی طراحی این مورد را در اسناد سازمانی و اداری که سفارش در مورد آنها اعمال می شود، نقل می کنیم.

قطعه سند

نمایش کوچک کردن

GOST R 6.30-2003 "سیستم یکپارچه اسناد سازمانی و اداری. ملزومات مستندسازی "

3.21. ترکیب مورد نیاز "امضا" شامل: نام موقعیت شخصی که سند را امضا کرده است (کامل، در صورتی که سند در فرم سند صادر نشده باشد، و به اختصار - روی سند، صادر شده در فرم) ; امضای شخصی؛ رمزگشایی امضا (حرف اول، نام خانوادگی) ...

قطعه سند

نمایش کوچک کردن

امضای مقام رسمی

ترکیب امضا شامل: نام موقعیت شخصی که سند را امضا کرده است (در صورت استفاده از فرم رسمی، نام سمت مشخص نمی شود)، امضای شخصی و رونوشت آن (حرف اول و نام خانوادگی) ...

همانطور که از عصاره های فوق از اسناد می بینیم، هنگام ثبت ویژگی "امضا"، موقعیت شخصی که سند را امضا می کند (و نه "برای چه کسی" این کار را انجام می دهد) مشخص می شود. ضمناً باید در نظر داشت که دستورات بر روی سربرگ افراد غیر رسمی صادر می شود اما فقط بر روی سربرگ سازمان. بنابراین، موقعیت به طور خلاصه نشان داده می شود (یعنی بدون تکرار نام سازمان در آن).

بنابراین، اگر دستور توسط مدیر کل امضا شده باشد، ویژگی "امضا" مانند آنچه در زیر در مثال 6 و همچنین در مثال های 2، 4 و 5 نشان داده شده است (به شما یادآوری می کنیم که سفارشات مهر نمی شوند) خواهد بود.

مثال 6

نمایش کوچک کردن

اگر دستور توسط مقام دیگری که در ابتدا این حق توسط منشور به او داده شده بود امضا شود (طبق طبقه بندی ما وضعیت شماره 1.2 است) یا رئیس آن را بدون توجه به غیبت / حضور او به دستور او تفویض کرده باشد (وضعیت شماره 1.1). )، سپس موقعیت باید در قسمت "امضا" نوشته شود. این شخص:

مثال 6

امضای مدیر عامل در سفارش

نمایش کوچک کردن

اما در صورتی که فقط رئیس حق امضاء سند را داشته باشد و از جمله حقوق و تکالیف به کسی که در مدت غیبت به وظایف خود عمل می کند منتقل شود، ظاهر عبارت «عمل» مناسب است. . یا "بازیگری". حتی اگر معاون او آرتمنکو به عنوان مدیر کل موخین عمل کند، در موقعیت های شماره 2.1، شماره 2.2 و شماره 3، امضای او به شرح زیر باید صادر شود (سکته شخصی و رونوشت آن متعلق به آرتمنکو است، و سمت با تبصره «مدیر کل موقت» مشخص می شود:

مثال 6

نمایش کوچک کردن

مثال 7

امضای سرپرست

نمایش کوچک کردن

ما آن را مرتب کرده ایم گزینه های ممکنرفتار خوب در موقعیت های مختلفبر اساس قوانین طراحی موجود و حالا بیایید انجام دهیم هشدار مهم. تمام نقل قول های فوق با قوانین طراحی "امضا" لازم، ماهیت مشاوره ای دارند، بنابراین ما به خوانندگان توصیه می کنیم که روش صدور "امضا" لازم را در دستورالعمل های نگهداری سوابق سازمان شما منعکس کنند.، که ممکن است مانند بالا باشد. در این صورت ثبت ویژگی «امضا» برای سازمان شما «قانونی» می شود.

در موردی که رئیس (مثلاً ایوانف) ناگهان به یک سفر کاری رفت ، بیمار شد یا به تعطیلات دیگری رفت ، در حالی که تفویض حق امضای اسناد در سازمان شکل نگرفته بود ، وضعیت کاملاً متفاوت است. خوب، وضعیت آشنا؟

و در اینجا هر کس تا می تواند تدبیر می کند. رایج ترین گزینه ها برای امضای اسناد عبارتند از:

موقعیت و متن آن را مشخص کنید، مانند مدیر کل، و سعی کنید سکته مغزی شخصی او را جعل کنید یا فکس را در دفتر بگذارید (GSDOU, GOST R 6.30 2003 و دستورالعمل هایی برای توسعه دستورالعمل های کار اداری در ارگان های فدرالقوه مجریه ایجاب می کند که "امضا" لازم شامل امضای شخصی باشد. و می تواند دست نویس، الکترونیکی یا فکس باشد. اینکه آیا یک فکس را سفارش دهید به شما بستگی دارد. ما فقط متذکر می شویم که استفاده از فکس در یک سازمان باید توسط اسناد سازمانی و اداری پیش بینی شده باشد و اگر تصمیم به سفارش فکس دارید، در صورت لزوم برای اثبات مشروعیت، تمام خطراتی را که سازمان شما در معرض آن قرار دارد ارزیابی کنید. چنین سندی در دادگاه به هر حال ، اگر سندی امضا شده است که به یک سازمان شخص ثالث ارسال می شود ، برای نیروی قانونی آن باید توافق طرفین در مورد قابل قبول بودن امضای چنین اسنادی از طریق فاکس نیز تنظیم شود.
امضا کننده را تغییر دهید، در حالی که یک اسلش، حرف اضافه "برای" یا مخفف آشنا "عمل کردن" را تغییر دهید. قبل از نام موقعیت مدیر کل ایوانف ، سپس شخص دیگری (به عنوان مثال ، کوماروف) ضربه شخصی خود را می گذارد و حروف اول خود را با نام خانوادگی نشان می دهد (به مثال های 8 و 9 مراجعه کنید). هر یک از این گزینه ها در صورتی اشتباه خواهد بود که افراد دیگر به جای مدیر عامل اختیار امضای اسناد را نداشته باشند.

مثال 8

نمایش کوچک کردن

مثال 9

نسخه اشتباه "امضا" لازم

نمایش کوچک کردن

مثال 10

نسخه اشتباه "امضا" لازم

نمایش کوچک کردن

مثال 11

نسخه اشتباه "امضا" لازم

نمایش کوچک کردن

همچنین اتفاق می افتد که یک پیش نویس سند قبلاً توسط طرف مقابل امضا شده است (مثلاً یک توافقنامه) یا یک پیش نویس دستور از یک توافق طولانی و پیچیده عبور کرده است و ویزاهای زیادی را جمع آوری کرده است و روی این سند در "امضا" لازم است. موقعیت مدیر عامل غایب قبلاً حک شده است. آیا می توان به نحوی این کاغذ خاص را بدون ایجاد سند دیگری امضا کرد؟ در صورتی که مقام دیگری حق امضاء آن را داشته باشد? توصیه های موجود را در نظر بگیرید:

قطعه سند

نمایش کوچک کردن

GSDOU (تأیید شده توسط هیئت آرشیو اصلی اتحاد جماهیر شوروی در 27 آوریل 1988، دستور آرشیو اصلی اتحاد جماهیر شوروی در 25 مه 1988 شماره 33)

اگر هیچ مقامی وجود نداشته باشد که امضای او در پیش نویس سند تنظیم شده باشد، سند توسط شخص انجام دهنده وظایف یا معاون او امضا می شود. در عین حال، موقعیت واقعی شخصی که سند را امضا کرده و نام خانوادگی او باید مشخص شود (اصلاحات را می توان با جوهر یا تایپ انجام داد، به عنوان مثال: "بازیگر"، "معاون"). امضای اسناد با حرف اضافه «برای» یا علامت زدن قبل از عنوان سمت مجاز نیست.

GOST R 6.30-2003 حاوی توضیحاتی در مورد نحوه تنظیم "امضا" مورد نیاز در پیش نویس سند در غیاب مدیر کل نیست ، در حالی که امضای وی قبلاً تهیه شده است. فقط اشاره شده است که سند را می توان توسط یک مقام رسمی امضا کرد که موقعیت و نام خانوادگی واقعی وی را نشان می دهد. در عین حال، قرار دادن حرف اضافه "برای"، کتیبه دست نویس "معاون" مجاز نیست. یا یک اسلاید قبل از عنوان شغلی.

باقی مانده است که توصیه های GSDOU (به طور کامل - "سیستم دولتی پشتیبانی اسنادی برای مدیریت. مقررات اساسی. الزامات عمومی برای اسناد و خدمات پشتیبانی اسناد") و توصیه های روش شناختی برای توسعه دستورالعمل های اداری هدایت شویم. کار در نهادهای اجرایی فدرال

قطعه سند

نمایش کوچک کردن

امضای اسناد با حرف اضافه «برای» یا علامت زدن قبل از عنوان سمت مجاز نیست. در صورتی که هیچ مقامی وجود نداشته باشد که امضای وی در پیش نویس سند تنظیم شده باشد، سند به امضای معاون رئیس که حق امضای اسناد برای رئیس را دارد یا مقام دیگری که طبق دستور مقرر حق امضاء دارد، می رسد. توزیع وظایف، ضمن نشان دادن موقعیت واقعی شخصی که سند را امضا کرده است، و نام خانوادگی او. تصحیح سند آماده شده ممکن است به صورت دستی توسط شخص امضا کننده سند انجام شود.

هنگام امضای سند توسط شخص، مطابق با دستور سرپرست سرپرست موقت غایب (تعطیلات، بیماری، سفر کاری)، امضا به شرح زیر انجام می شود:

یا

اما برای اینکه الزامات فوق به طور خاص برای سازمان شما هنجاری شود، آنها باید در دستورالعمل های نگهداری سوابق سازمان شما نیز ثابت شوند. توصیه می شود در این مورد یک نمونه واضح از طراحی امضا را به دستورالعمل ها اضافه کنید:

در این مثال، پس‌اسکریپت "بازیگری" قبل از عبارت «مدیر کل» و نام کامل. شخصی که در واقع سفارش را امضا می کند ("A.K. Murashkin") را می توان با دست یا تایپ کرد، در صورتی که این کار از نظر فنی انجام شود.

گزینه دوم این است که موقعیت را با اضافه کردن "معاون" نشان دهید. قبل از عبارت "مدیر کل" - در صورتی امکان پذیر است که معاون حق امضای چنین اسنادی را داشته باشد.

در هر صورت، قبل از انعکاس این ظرافت های ثبت نام در دستورالعمل کارهای اداری، باید از جمله با رئیس سازمان موافقت شود. به عنوان استدلال، می توانید از اسناد جمع آوری شده در این مقاله نقل قول کنید. در عین حال، من می خواهم به کارمندان خدمات مدیریت دفتر در مورد سوء استفاده هنگام ثبت "امضای" لازم، یعنی. "مشترک ها" را به حداقل برسانید. و قطعاً باید اسلش و حرف اضافه "برای" را قبل از موقعیت کنار بگذارید، زیرا چنین گزینه های طراحی اشتباه هستند و شما را به قدرت قانونی سند "امضا شده با چنین دشواری" شک می کنند.

پانویسها و منابع

نمایش کوچک کردن

شاید خواندن آن مفید باشد: