نمونه های مکاتبات تجاری از نامه های بین مدیران. چگونه یک نامه تجاری راه اندازی کنیم

رفیق یا استاد؟ چگونه درخواست شود؟

چه اشکال تجدید نظر وجود دارد؟

کلمه عزیزبه عنوان شکل خنثی ادب، معمولاً در ترکیب با نام و نام خانوادگی مخاطب، و همچنین با کلمات "استاد" (به علاوه نام خانوادگی مخاطب)، "رفیق" (به علاوه نام خانوادگی مخاطب) استفاده می شود. ، "همکار" (به اضافه نام خانوادگی مخاطب). این با نام ها بر اساس موقعیت، رتبه، موقعیت اجتماعی استفاده می شود.

در خطاب قرار دادن مخاطب باید حوزه فعالیت و سمت رسمی او را در نظر گرفت. نمایندگان مردم، کارکنان ارجمند علم و فرهنگ، مقامات عالی رتبه با عبارات «عملاً محترم» و «بسیار محترم» خطاب می شوند. در موارد دیگر - "احترام":

نیکولای اوگنیویچ عزیز!

ایوان پتروویچ عزیز!

آقای ایوانف عزیز!

در مکاتبات تجاری، مرسوم است که مخاطب را با نام و نام خانوادگی خطاب کنید.

هنگام دسترسی به یک مقصد عمده:

آقایان عزیز! خداوند!

همکاران عزیز! (به افراد هم حرفه)

جانبازان عزیز!

طبق قانون آیین دادرسی مدنی فدراسیون روسیه(ماده 158 قسمت 2) شرکت کنندگان دعوی قضاییقضات را با کلمات خطاب کنید دادگاه محترم!، و شهادت و توضیحات خود را ایستاده می دهند. انحراف از این قاعده ممکن است با اجازه رئیس مجاز باشد.
در ارتش مانده است آدرس رسمی رفیق.

هنگام ارجاع، هم علامت تعجب و هم کاما امکان پذیر است، اما یکنواختی توصیه می شود. اگر کاما وجود داشته باشد، متن نامه با یک حرف کوچک شروع می شود. اگه ارزش داره علامت تعجب- جمله اول را با حروف بزرگ بنویسید.

"آقایان!" یا "خانم ها و آقایان!" - بهترین راه برای خطاب به مردان و زنان چیست؟

هنگامی که به طور همزمان به مردان و زنان خطاب می شود، "خانم ها و آقایان!" اغلب گفته می شود. این یک مقاله ردیابی ناموفق با است به انگلیسی(خانم ها و آقایان). کلمه روسی آقایانبه طور مساوی با اشکال مفرد همبستگی دارد آقاو معشوقه، و «خانم» در شمار «استادها» قرار می گیرد.

آیا لازم است که مخاطب را با نام و نام خانوادگی صدا کنم؟

خطاب به روس ها و در محیط روسی زبان مرسوم است و آنها را با نام کوچک و نام خانوادگی صدا می زنند؛ خطاب کردن فقط با نام کوچک آنها به اندازه کافی مؤدبانه تلقی نمی شود. درست ولادیمیر ولادیمیرویچ پوتین، اما نه ولادیمیر پوتین. هنگام خطاب به یک خارجی (یا حضور در یک محیط فرهنگی خارجی زبان)، نیازی به ذکر نام پدر نیست.

چگونه مرسوم بود که مخاطب را خطاب قرار می داد؟

آداب شریف. درخواست تجدید نظر در اشراف باید کاملاً با رتبه، رتبه و منشاء شخص مورد خطاب مطابقت داشته باشد. این درخواست‌ها کاملاً با «جدول رتبه‌ها» مرتبط بود (تا سال 1917 تقریباً بدون تغییر بود). به افراد دارای عنوان ( گراند دوک, شاهزاده , کنت , دوک , بارون ) بر اساس عنوان: اعلیحضرت، جناب عالی، فضل شما رفتار می شد.

آداب نظامی. سیستم تجدیدنظر با سیستم مطابقت داشت درجات نظامی. قرار است ژنرال های کامل بگویند جناب عالی، سپهبد و سرلشکر - جناب عالی. افسران، پرچمداران و نامزدهای پست طبقاتی، رؤسا و ارشد ستاد و افسران ارشد را بر اساس رتبه صدا می زنند و کلمه استاد را اضافه می کنند، به عنوان مثال، آقای سروان، جناب سرهنگ، سایر رده های پایین عنوان افسران ستاد و سروان - شما اعلیحضرت، بقیه افسران ارشد - اشراف (دارای عنوان شماری یا شهریاری - جناب عالی).

آداب دپارتمانتا حد زیادی از همان سیستم آدرس‌های ارتش استفاده می‌کرد.

فرم های عنوان در روسیه تزاری

هنگام مراجعه به افرادی که دارای رتبه های مشخصی از "جدول رتبه ها" بودند، افراد مساوی یا پایین تر باید از عناوین زیر استفاده کنند (بسته به طبقه بندی):

"عالی شما" - به افراد در رده های 1 و 2.

"عالیجناب" - به افراد در رده های 3 و 4.

"برجسته شما" - به افراد در رده های کلاس 5.

"نقاط برجسته شما" - برای افراد در رده های 6-8 کلاس.

"برکت شما" - به افراد در رده های 9-14 کلاس.

علاوه بر این، در روسیه عناوینی برای اشاره به اعضای خانه امپراتوری رومانوف ها و افراد اصیل وجود داشت:

"عظمت امپراتوری شما" - به امپراتور، امپراتور و امپراتور مواجب.

"عظمت امپراتوری شما" - به دوک های بزرگ (فرزندان و نوه های امپراتور، و در 1797-1886، و نوه ها و نبیره های امپراتور).

"عظمت شما" - به شاهزادگان خون امپراتوری.

"عظمت شما" - به فرزندان کوچکتر نوه های امپراتور و فرزندان مذکر آنها، و همچنین به آرام ترین شاهزادگان با کمک هزینه.

"پروردگار شما" - به شاهزادگان، کنت ها، دوک ها و بارون ها.

"برکت شما" - به همه بزرگواران دیگر.

هنگام خطاب به روحانیون در روسیه، از عناوین زیر استفاده می شود:

"کاهن عالی شما" - به کلانشهرها و اسقف اعظم.

"عظمت شما" - به اسقف ها.

"مقام عالی شما" - به بزرگان و رهبران صومعه ها، روحانیون و کشیشان.

"عزیز شما" - به پیش شماسها و شماسها.

به چه کسی "حاکمیت" می گفتند؟

کلمه پادشاهدر روسیه در قدیم از آن بی تفاوت استفاده می کردند، به جای یک آقا، یک آقا، یک زمین دار، یک نجیب زاده. در قرن نوزدهم، فرمانروای بخشنده، تزار، فرمانروای بخشنده، شاهزادگان بزرگ، و فرمانروای بخشنده (هنگامی که به بالاترین اشاره می‌کند)، فرمانروای بخشنده من (به برابر)، فرمانروای من (به پایین‌ترین) خطاب به تمامی افراد خصوصی کلمات sudar (همچنین با تأکید بر هجای دوم)، sudarik (دوستانه) عمدتاً در گفتار شفاهی استفاده می شد.

و چه کسی و چه زمانی «رفیق» نامیده شد؟

درخواست رفیقدر جامعه شوروی استفاده می شود. کلمه رفیق با نام خانوادگی قبل از انقلاب نشان دهنده عضویت در یک انقلابی بود حزب سیاسیاز جمله کمونیست ها

D. S. Likhachev در کتاب "یادداشت ها و مشاهدات. از دفترچه یادداشت سال های مختلف» نوشت در مورد راه های مدرنتجدید نظر:

این چیزی است که مورخان درباره آن نمی نویسند و در یک زمان تأثیر بسیار بزرگی برجای گذاشت: این "جو جذابیت" برای یکدیگر است.

1. هنگامی که در سال 1918 همه جا شروع به صحبت با یکدیگر به جای آقا خانم(در جنوب - خانم) رفیق، برداشت زیر را ایجاد کرد:

A. آمیکوشونستوو. شخصی که با یک غریبه صحبت می کند رفیق، به نظر می رسید که در دوستان و همراهان مشروب پر شده است. اغلب پاسخ داده می شود: خوک غاز دوست نیست!و کلاس نبود، بلکه از حس حفظ خود ناشی می شد. استاد در حال صحبت با دانشجویان رفقا، به نظر می رسید که به دنبال محبوبیت و حتی شغلی بود، زیرا رئیس دانشگاه توسط دانشجویان انتخاب شد.<...>بنابراین، دانشمندان جدی (حتی ژیرمونسکی) همچنان به دانش آموزان روی آوردند همکاران(ژیرمونسکی خوب تلفظ نمی‌کرد ل).

ب- آنچه در این توسل جلب توجه می کرد این بود که زن و مرد تفاوتی نداشتند. زنان نیز تحت درمان قرار گرفتند رفیق(الان اینطور نیست و همه زنها دختر شده اند یا بهتر است بگوییم بی راه خطاب مانده اند).

2. به تدریج، در پایان دهه 20، به تیراژ رفیقما به آن عادت کردیم، و حتی خوشایند شد - همه مردم، اگر نه رفیق به معنای واقعی کلمه، حداقل یکسان بودند. با یک کلمه رفیقمی توان هم به پسر مدرسه ای و هم به پیرزن خطاب کرد. اما شروع شده است پاکسازی های استالین <...>و یک هفته، یادم نیست چه سالی، ساکنان ناگهان متوجه شدند که پلیس، راهبرها، کارکنان پست از گفتن این کلمه دست کشیدند. رفیقو شروع به اعمال کرد شهروندو شهروند. و این کلمات اثری از بیگانگی، رسمیت شدید (اکنون این ناپدید شده و حتی کلمه شهروند). و این درخواست، اساساً جدید (اگرچه قبلاً به ندرت اتفاق می افتاد ، هنگامی که آنها از دست یکدیگر عصبانی می شدند یا یک ناقض قانون را بازداشت می کردند) شروع به پر کردن خیابان ها ، زندگی رسمی کرد و جو ایجاد کرد. معلوم شد که همه افراد مشکوک و مشکوک هستند. تهدید به دستگیری احتمالی همه را فراگرفت. در کلمات "شهروند" و "شهروند" یک زندان تصور می شود.

دستور توقف استفاده از کلمه رفیق ظاهرا مخفی بود، اما همه بلافاصله آن را احساس کردند.

(در زبان شفاهی و نوشتاری، قدیم و جدید. 1989)

چقدر به ندرت نامه می نویسیم، حتی ایمیل. اساساً این فرصت تنها در مواقع نیاز یا ارسال پیام های تبلیغاتی به خاطر سپرده می شود. با این حال، ابزار درخواست تجدید نظر هنوز یکی از بهترین ها است راه های موثرتعامل افراد با یکدیگر توجه به سبک نامه، جذابیت برای مخاطب و جهت کلی متن به ویژه در نامه های تجاری بسیار مهم است. پس راه صحیح خطاب به گیرنده در نامه چیست؟

آقا یا خانم این درخواست که در پیام های سال های گذشته بسیار مرتبط بود و تا سال 1917 در روسیه رسمی بود، تا به امروز در برخی موارد استفاده می شود. استفاده در پرداختن به شرکای تجاری امکان پذیر است، سیاستمداران، بازرگانان، مقامات عالی رتبه. در حال حاضر این کلمه یک مفهوم اجتماعی و یک مفهوم خاص دارد. هنگام نوشتن برای گروه های محافظت نشده اجتماعی: "آقایان بازنشستگان"، "آقایان پناهندگان" و غیره کاملاً نامناسب خواهد بود.

نمونه ای از نامه با استفاده از "خداوند" را می توانید از ما دانلود کنید:.


عزیز / محترم و نام خانوادگی یا نام و نام خانوادگی مخاطب. این نوعمحبوب ترین ها را به خود جلب می کند. بیهوده نیست، زیرا با این کار فرستنده در واقع مقدار خاصی از احترام را ابراز می کند. باید متمایز شد که نشانی خانواده به نامه رسمیت بیشتری می بخشد و فاصله بین همکارهای مکتوب را افزایش می دهد. اگر روی برداشت نرمتر و دوستانه تری از حرف خود حساب می کنید، از نام اول و میانی استفاده کنید.

نمونه نامه ای با چنین درخواستی را می توانید از ما دانلود کنید:.



اگر نام مخاطب را نمی‌دانید، می‌توانید در پایان فقط سلام کنید یا اوقات خوشی را آرزو کنید و اصل پیام مکتوب را بیان کنید. در نظر گرفتن و رعایت آداب معاشرت و توجه به سایر اجزای یک نامه تجاری مهم است.

ارتباطات تجاری بدون مکاتبه قابل تصور نیست، زیرا یک جلسه شخصی برای حل مسائل همکاری همیشه امکان پذیر نیست. مکاتبات تجاری به حل بسیاری از مشکلات مبرم کمک می کند زمان کوتاه، اما عدم رعایت قوانین آداب معاشرت یا ساختن غیر منطقی نامه می تواند به شراکت آسیب برساند یا مشتری بالقوه را از خود دور کند. مانند مذاکرات رسمی، قوانین خاصی در اینجا وجود دارد: قالب نامه و سبک ارتباط.

قوانین کلی برای انجام مکاتبات تجاری

1. قبل از نوشتن نامه، در مورد ویژگی های آن تصمیم بگیرید:

نوع نامه (پوشش، ضمانت، سفارش، یادآوری، اطلاعیه و غیره؛ ارائه نامه یا پیشنهاد پاسخ)؛

درجه دسترسی برای مخاطب (این که آیا می توانید تمام نکات لازم را در یک نامه بیان کنید یا به یک توضیح دوم نیاز دارید).

فوریت تحویل (اگر نامه فوری است، بهتر است آن را با پست سفارشی یا از طریق پست ارسال کنید. پست الکترونیک).

2. نامه ای را با توجه به الگوهای موجود طراحی کنید، بر اساس نوع آن، و همچنین بر GOST R 6.30-2003 تکیه می کنند. "سیستم های اسناد یکپارچه. سیستم یکپارچه اسناد سازمانی و اداری. ملزومات مستندسازی.

3. هر نامه اداریدارای ساختار کلی زیر است:

  • نام سازمان ارسال کننده؛
  • تاریخ نگارش؛
  • آدرس گیرنده، نشان دادن یک خبرنگار خاص؛
  • آدرس افتتاحیه؛
  • اشاره ای به موضوع و هدف نامه؛
  • متن اصلی؛
  • نتیجه گیری (فرمول ادب)؛
  • امضای فرستنده؛
  • نشانی از کاربرد و توزیع نسخه ها (در صورت وجود).

4. هنگام تهیه نامه تجاری، از ویرایشگر متن مایکروسافت ورد استفاده کنید:

از هدست استفاده کنید بار جدیدرومی، اندازه 12-14 p.، فاصله خطوط - 1-2 p.

شماره صفحه نامه را در پایین سمت راست قرار دهید.

هنگام چاپ متن روی فرم‌های A4، از فاصله 1.5 تا 2 خط، فرمت A5 و کمتر - از فاصله یک خط استفاده کنید. الزامات همیشه با فاصله یک خط تایپ می شوند.

5. اگر از طرف سازمانی اقدام می کنید و قصد دارید نامه ای را به صورت چاپی ارسال کنید, حتما از سربرگ استفاده کنید، زیرا حضور آن نشانه شرکت شما خواهد بود. با طراحی فرم رسمی با دقت خاصی رفتار کنید، این مهارت باید برای هر کارمند اداری اجباری باشد.

6. برای مکاتبات بین المللی، نامه باید به زبان مخاطب یا به زبان انگلیسی نوشته شود(به عنوان رایج ترین در معاملات تجاری).

7. لحن مناسب و تجاری داشته باشید. نامه خود را با یک درخواست تجدید نظر شروع کنید که بسته به میزان نزدیکی شما با خبرنگار، می تواند هم با کلمات «عزیز + F.I.O.» و «عزیز + F.I.O.» شروع شود. به یاد داشته باشید، کلمات موجود در درخواست تجدیدنظر یا در اشاره مخاطب به هیچ وجه نباید به صورت اختصاری باشد (به عنوان مثال، "احترام" به عنوان "احترام" یا "رئیس بخش" به عنوان "رئیس بخش") - اینها قوانین هستند. آداب تجارت. همیشه نامه خود را با تشکر از همکاری شما به پایان برسانید. قبل از امضا باید عبارت "با احترام، ..." یا "با احترام، ..." باشد. اشاره به "شما" در مکاتبات رسمی قابل قبول نیست، حتی اگر روابط دوستانه ای با خبرنگار داشته باشید.

8. واژگان را با دقت انتخاب کنید، از اشتباهات و عبارات مبهم اجتناب کنید، استفاده بیش از حد از حرفه ای بودن. نامه باید قابل درک باشد.

9. محتوای نامه را به پاراگراف های معنایی تقسیم کنید تا درک آن برای مخاطب دست و پا گیر و دشوار نباشد.. از این قانون پیروی کنید: پاراگراف اول و آخر نباید بیش از چهار خط چاپ شده باشد و بقیه بیش از هشت خط باشد.

10. پاسخ به ایمیل های تجاری مطابق آداب پذیرفته شده:به درخواست کتبی - ظرف 10 روز پس از دریافت؛ به نامه های ارسال شده از طریق فکس یا ایمیل - در عرض 48 ساعت، به استثنای تعطیلات آخر هفته.




مکاتبات تجاری درون سازمانی

مکاتبات تجاری بین کارکنان شرکت در مقایسه با مکاتبات ارسال شده به شخص ثالث ساده تر است.
  • مختصر باشد؛
  • ماهیت تجاری داشته باشد؛
  • تاریخ باید در نامه ذکر شود؛
  • در انتهای نامه یک فرمول ادب و یک امضا وجود دارد.

نمونه ای از مکاتبات تجاری درون سازمانی می تواند یک تبریک نامه از طرف یک رهبر یا تیم خطاب به یک قهرمان روز یا کارمندی باشد که ترفیع دریافت کرده است.

هنگام بحث در مورد پروژه ها به صورت کتبی، معمولاً فقط از برخی از عناصر اجباری یک نامه تجاری استفاده می شود - نشانی از موضوع، درخواست تجدید نظر، خلاصهاصل موضوع و فرمول حسن نیت با امضای چاپی.

به یاد داشته باشید که فرم نامه و الگوی مورد نیاز باید بر اساس سطح مکاتبات تجاری و نوع اطلاعاتی که می خواهید در اختیار مخاطب قرار دهید انتخاب شود.

 

شاید خواندن آن مفید باشد: