वित्तीय दस्तावेजों के नमूने पर हस्ताक्षर करने के अधिकार का प्रमाण पत्र। विभाग के अधिकारियों को प्रथम एवं द्वितीय हस्ताक्षर का अधिकार प्रदान करने बाबत

विभिन्न दस्तावेज़ों पर हस्ताक्षर करने का अधिकार एक प्रशासनिक पेपर द्वारा नियंत्रित किया जाता है जिसे एक आदेश कहा जाता है। नमूना लिंक से मुफ्त में डाउनलोड किया जा सकता है।

उद्यम के आंतरिक मुद्दों के साथ-साथ बाहरी गतिविधियों के समाधान के लिए सिर से अविश्वसनीय प्रयासों की आवश्यकता होती है। आप एक ही समय पर सारे काम नहीं कर सकते। इसलिए, संस्थानों में ऐसे कर्तव्य होते हैं जिन्हें कुछ मुद्दों पर एक नेता के कार्यों को करने के लिए कहा जाता है। विभिन्न दस्तावेज़ों पर हस्ताक्षर करने की शक्तियों को एक प्रशासनिक पेपर द्वारा नियंत्रित किया जाता है जिसे एक आदेश कहा जाता है। इस पृष्ठ की सामग्री अवधारणा को प्रकट करेगी हस्ताक्षर करने का आदेश. एक सीधा लिंक मुफ्त में एक नमूना दस्तावेज़ डाउनलोड करने का अवसर प्रदान करता है।

हस्ताक्षर करने का अधिकार केवल प्रतिनिधि ही नहीं, कई विशेषज्ञों का भी हो सकता है। हालांकि, हस्ताक्षर किए जाने वाले कागजात की सूची काफी सीमित है। कानूनी विभाग द्वारा विकसित ग्राहकों के साथ नियमित अनुबंध, प्रमाण पत्र, चालान प्रबंधकों, लेखाकारों द्वारा समर्थित किए जा सकते हैं। अधिकांश भाग के लिए, प्रबंधन को हस्ताक्षर करने का अधिकार है आर्थिक मामलासंगठनों। प्रमुख घटक शक्तियों के आधार पर हस्ताक्षर करने के अधिकार का प्रयोग करता है। अन्य सभी कर्मचारी केवल प्रबंधन के आदेश या मुख्तारनामे द्वारा हस्ताक्षर करने के लिए अधिकृत हैं।

हस्ताक्षर करने के अधिकार के लिए आदेश के अनिवार्य खंड

:

• कंपनी का नाम;
• शीट के बीच में शीर्षक, जाने वाले पत्र की तारीख और संख्या;
• पाठ "मैं आदेश देता हूं" शब्द से शुरू होता है;
• आगे के नवाचारों और विषय की आवश्यकताएं सूचीबद्ध हैं;
• अनिवार्य निर्धारण उन शर्तों के अधीन है जिनके भीतर घटना आयोजित की जाती है;
• अधिकृत प्रतिनिधि, निदेशक और उनके प्रतिलेख के हस्ताक्षर।

प्रशासनिक अधिनियम कड़ाई से लिखित रूप में जारी किया जाता है और कंपनी के सभी विशेषज्ञों द्वारा परिचित कराया जाता है। अनिवार्य विवरण के अलावा, इसमें शक्तियां, दस्तावेजों की एक सूची शामिल होनी चाहिए, जिस पर एक विशेष विषय हस्ताक्षर कर सकता है। विशेष विशेषताओं के बिना, कागज के पास कानूनी बल नहीं होगा। आचरण का यह अनिवार्य और सख्त नियम गैर-परक्राम्य है। जिस व्यक्ति को अधिकार दिया गया है उसका हस्ताक्षर अनिवार्य है और शीट के नीचे रखा गया है।

पुराने लेखा कानून के लिए आवश्यक था कि प्राथमिक दस्तावेजों पर हस्ताक्षर करने के हकदार व्यक्तियों की सूची को मुख्य लेखाकार के साथ संगठन के प्रमुख द्वारा अनुमोदित किया जाए। नया कानून सूची के अनुमोदन या किसी के साथ इसके समझौते के लिए प्रदान नहीं करता है। उसी समय, वित्त मंत्रालय के अनुसार, कंपनी के प्रमुख को प्राथमिक दस्तावेजों पर हस्ताक्षर करने के हकदार व्यक्तियों की सूची अभी भी निर्धारित करनी चाहिए।

निम्नलिखित दस्तावेजों में से एक दस्तावेजों पर हस्ताक्षर करने के अधिकार की पुष्टि कर सकता है:

• संगठन के लिए आंतरिक प्रशासनिक दस्तावेज (प्रमुख द्वारा हस्ताक्षरित एक आदेश या दस्तावेजों पर हस्ताक्षर करने के अधिकार पर उसके द्वारा अनुमोदित प्रावधान);
• संगठन की ओर से एक पावर ऑफ अटॉर्नी, नागरिक संहिता की आवश्यकताओं के अनुसार तैयार की गई है, जो कि फिर से प्रमुख द्वारा हस्ताक्षरित है।

मुख्तारनामा और आदेश के बीच क्या अंतर है? संगठन की ओर से दस्तावेजों पर हस्ताक्षर करने के अधिकार का आदेश कंपनी में काम करने वाले विशिष्ट अधिकारियों को जारी किया जाता है और पूरी अवधि के लिए वैध होता है श्रमिक संबंधीइन कार्यकर्ताओं के साथ। अर्थात्, आदेश संगठन के भीतर शक्तियों के वितरण को औपचारिक रूप देता है।

आमतौर पर, आदेश उन दस्तावेजों पर हस्ताक्षर करने का अधिकार देता है जो संगठन की दीवारों को कभी नहीं छोड़ते हैं। आखिर के अनुसार सामान्य नियमकंपनी के आंतरिक प्रशासनिक दस्तावेज तीसरे पक्ष (इसके कर्मचारियों में नहीं) पर लागू नहीं होते हैं। बहुत ही दुर्लभ मामलों में, विनियम स्थापित करते हैं कि संगठन की ओर से किसी विशेष प्रकार के दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर करने का अधिकार अन्य व्यक्तियों को ठीक आदेश द्वारा दिया जाता है। इन दस्तावेजों में चालान शामिल हैं।

लेकिन ऐसा होता है कि दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर करने वाले व्यक्ति के अधिकार को सत्यापित करने के लिए प्रतिपक्षों को पावर ऑफ़ अटॉर्नी की आवश्यकता होती है। फिर, अनावश्यक विवादों से बचने के लिए, आप मुख्तारनामा या आदेश और मुख्तारनामा दोनों जारी कर सकते हैं।

मुख्तारनामा, एक आदेश के विपरीत, हमेशा एक विशिष्ट को जारी किया जाता है व्यक्तिन कि उस पद पर आसीन व्यक्ति के लिए। आप पावर ऑफ अटॉर्नी में स्थिति निर्दिष्ट कर सकते हैं, लेकिन इसकी आवश्यकता नहीं है। आमतौर पर, पावर ऑफ अटॉर्नी एक निश्चित अवधि के लिए जारी की जाती है। यदि पावर ऑफ अटॉर्नी में वैधता की अवधि निर्दिष्ट नहीं है, तो यह इसके निष्पादन की तारीख से एक वर्ष के लिए वैध है।

कंपनी की ओर से प्राथमिक दस्तावेजों पर हस्ताक्षर करने का अधिकार किसी ऐसे व्यक्ति को हस्तांतरित करते समय आप पावर ऑफ अटॉर्नी के बिना नहीं कर सकते, जो उसका कर्मचारी नहीं है।

कब हम बात कर रहे हैंसंगठन के एक कर्मचारी के बारे में उसमें परिलक्षित होना चाहिए रोजगार अनुबंधया नौकरी का विवरण, जिसके साथ उसे हस्ताक्षर से परिचित होना चाहिए, प्राथमिक दस्तावेज तैयार करने का उसका कर्तव्य, जिस पर हस्ताक्षर करने का अधिकार उसे दिया गया है।

और इस तथ्य के बावजूद कि कानून सिर को उन व्यक्तियों की सूची को अनुमोदित करने के लिए बाध्य नहीं करता है जिनके पास कंपनी की ओर से दस्तावेजों पर हस्ताक्षर करने का अधिकार है, ऐसी सूची को संकलित करने और अनुमोदित करने से कोई नुकसान नहीं होगा।

यह अच्छा है जब संगठन में हर कोई जानता है कि किसी विशेष दस्तावेज़ के निष्पादन और लेखा विभाग द्वारा इसकी प्राप्ति की समयबद्धता के लिए कौन जिम्मेदार है।

अलग से, हम प्राथमिक में मुख्य लेखाकार के हस्ताक्षर पर ध्यान केन्द्रित करते हैं। जैसा कि आपको याद है, पुराने कानून संख्या 129-एफजेड ने कहा था कि मुख्य लेखाकार के हस्ताक्षर के बिना, मौद्रिक और निपटान दस्तावेजों को अमान्य माना जाता है और उन्हें निष्पादन के लिए स्वीकार नहीं किया जाना चाहिए। कानून संख्या 402-FZ में ऐसा कोई प्रावधान नहीं है। इसका मतलब यह है कि प्राथमिक खाते पर मुख्य लेखाकार के हस्ताक्षर नहीं हो सकते हैं। लेकिन कई अपवाद हैं।

सबसे पहले, नकद दस्तावेज। बैंक ऑफ रूस अध्यादेश संख्या 3210-यू में कहा गया है कि नकद दस्तावेजों पर मुख्य लेखाकार द्वारा हस्ताक्षर किए जाने चाहिए, हालांकि प्रमुख किसी अन्य व्यक्ति को अधिकृत कर सकते हैं। इसलिए इन दस्तावेजों की वैधता के लिए, मुख्य लेखाकार के हस्ताक्षर की आवश्यकता नहीं है यदि वे किसी अन्य अधिकृत कर्मचारी द्वारा हस्ताक्षरित हैं। लेकिन नकद दस्तावेजों पर हस्ताक्षर करने के लिए खुद मुख्य लेखाकार को न तो पावर ऑफ अटॉर्नी की जरूरत होती है और न ही किसी आदेश की। उसे अपने पद के आधार पर इन दस्तावेजों पर हस्ताक्षर करने का अधिकार है।

दूसरा, चालान। यहां सब कुछ समान है - टैक्स कोड के लिए मुख्य लेखाकार के हस्ताक्षर की आवश्यकता होती है, लेकिन आपको इन शक्तियों को किसी अन्य व्यक्ति को हस्तांतरित करने की अनुमति मिलती है।

पत्रिका "मुख्य पुस्तक। सम्मेलन कक्ष" 2015, नंबर 03 में संगोष्ठी का पूरा पाठ पढ़ें

कंपनी के प्रमुख को हर दिन दर्जनों अलग-अलग कागजों पर हस्ताक्षर करने पड़ते हैं - चालान, प्रदर्शन किए गए कार्य, अन्य प्राथमिक और वित्तीय दस्तावेज ... लेकिन वह सर्वव्यापी नहीं है। क्या होगा अगर कंपनी के प्रमुख को तत्काल कहीं जाना है? काम बेकार नहीं होना चाहिए, जिसका अर्थ है कि कोई उसके लिए कागजात पर हस्ताक्षर करे। प्रबंधक को केवल अपने कर्मचारियों में से किसी एक को हस्ताक्षर करने का अधिकार देने का आदेश जारी करने की आवश्यकता है।

बिना आदेश के करना कब असंभव है?

कार्यालय के काम में पहले और दूसरे हस्ताक्षर की अवधारणाएँ होती हैं। प्रबंधक के पास डिफ़ॉल्ट रूप से पहले का अधिकार है - वह आत्मविश्वास से किसी भी दस्तावेज़ पर अपना ऑटोग्राफ लगा सकता है। मुख्य लेखाकार का दूसरा अधिकार है। यदि कंपनी में मुख्य लेखाकार का कोई पद नहीं है तो स्थिति और अधिक जटिल हो जाती है - और अक्सर छोटे उद्यमों में ऐसा होता है। यह पता चला है कि पहले और दूसरे चरण दोनों की शक्तियाँ केवल सिर में स्थानांतरित की जाती हैं। ऐसे मामलों में, प्राथमिक दस्तावेजों (और न केवल उन पर) पर हस्ताक्षर करने का अधिकार देने का आदेश जारी किया जाना चाहिए ताकि वर्कफ़्लो को भ्रमित न किया जा सके।

हस्ताक्षर अधिकारों के हस्तांतरण के अन्य कारण हैं:

• कंपनी को बहुत सारे दस्तावेज़ प्राप्त होते हैं, और एक व्यक्ति के लिए इस ढेर से निपटना अवास्तविक है (यह इस तथ्य के बावजूद है कि प्रबंधक के पास करने के लिए अधिक महत्वपूर्ण कार्य हैं);
• उद्यम सप्ताह में सात दिन काम करता है, और कर्मचारी शिफ्ट में काम करने जाते हैं (यानी, वही मुख्य लेखाकार सोमवार से शुक्रवार तक काम कर सकता है, और शनिवार और रविवार को कागजी कार्रवाई कौन करेगा?);
• वगैरह।

कोई भी प्रबंधक को सभी बोधगम्य दस्तावेजों पर हस्ताक्षर करने का अधिकार सौंपने के लिए बाध्य नहीं करता है। लेकिन हम उन्हें अलग कर सकते हैं जिन पर अन्य कर्मचारी "परेशान होने" के डर के बिना हस्ताक्षर कर सकते हैं:

• चालान;
• कैश बुक की शीट;
• व्यय और प्राप्ति आदेश;
• विभिन्न चालान;
• कुछ अनुबंध (मुख्य रूप से नियमित घरेलू अनुबंध);
• पॉवर ऑफ़ अटॉर्नी।

किस पर हस्ताक्षर करने का अधिकार है?

आप केवल अपने कर्मचारी को हस्ताक्षर करने का अधिकार हस्तांतरित कर सकते हैं। दस्तावेजों पर हस्ताक्षर करने का कार्य तीसरे पक्ष को सौंपना असंभव है जो कंपनी से संबंधित नहीं हैं। आप बिल्कुल किसी भी कर्मचारी को चुन सकते हैं - कम से कम कार्यकारी निदेशक, यहां तक ​​कि एक बुद्धिमान कनिष्ठ प्रबंधक जो अतिरिक्त कर्तव्यों और जिम्मेदारियों को लेने के लिए तैयार है।

क्रम में, आप वह अवधि निर्धारित कर सकते हैं जिसके दौरान हस्तांतरित अधिकार मान्य होगा। यदि आप एक या दो सप्ताह के लिए दूर हैं (उदाहरण के लिए, आपने अंततः अपने लिए "छुट्टी" लेने का फैसला किया है), तो इस अवधि को इंगित करना उचित होगा। यदि आप संपूर्ण नौकरशाही दिनचर्या को पूरी तरह से और अपरिवर्तनीय रूप से किसी को सौंपना चाहते हैं, तो समय सीमा वाले पैराग्राफ को छोड़ा जा सकता है।

हस्ताक्षर करने के अधिकार के लिए एक आदेश तैयार करने के नियम

सामान्य तौर पर, इस तरह के कृत्यों को उसी तरह तैयार किया जाता है जैसे मुख्य गतिविधि के लिए आदेश। सभी विवरण मानक हैं - संगठन का नाम, संकलन की तिथि और दस्तावेज़ की पंजीकरण संख्या, उसका नाम, प्रमुख के हस्ताक्षर।

एमएल के तहत ऑर्डर के लिए स्वीकृत कंपनी के लेटरहेड पर वित्तीय दस्तावेजों और अन्य कृत्यों पर हस्ताक्षर करने के अधिकार के लिए एक आदेश लिखना आवश्यक है। याद रखें कि आप पहले और दूसरे हस्ताक्षर के अधिकार को एक पूरे के रूप में कार्यों के समूह (उदाहरण के लिए, सभी प्राथमिक दस्तावेज़ों के लिए) और एक प्रकार के दस्तावेज़ (केवल चालान, वेबिल, आदि) के लिए सौंप सकते हैं।

आदेश में पता लगाने और प्रशासनिक भाग होते हैं। सुनिश्चित करने वाले भाग में, संक्षेप में यह बताना आवश्यक है कि आदेश क्यों जारी किया जा रहा है ("समय पर दस्तावेज़ प्रवाह सुनिश्चित करने के लिए", "माल को समय पर स्वीकार करने के लिए" की भावना में वाक्यांश अच्छी तरह से अनुकूल हैं)। हालाँकि, यदि आप इस "परिचयात्मक" को अनदेखा करते हैं, तो भयानक कुछ भी नहीं होगा।

प्रशासनिक भाग में, आपको निर्दिष्ट करना होगा:

• उपनाम, नाम, संरक्षक और व्यक्ति (या व्यक्तियों) की स्थिति जो हस्ताक्षर करने के अधिकार के साथ निहित हैं;
• दस्तावेजों के प्रकार (या उनके कुछ प्रकार) जिस पर यह व्यक्ति अब हस्ताक्षर कर सकता है;
• यदि आवश्यक हो, तो वह अवधि जिसके लिए ऐसा अधिकार प्रदान किया जाता है।

भले ही आपने संकेत दिया हो कि कोई कर्मचारी आपके बजाय सभी वित्तीय (उदाहरण के लिए) दस्तावेजों पर हस्ताक्षर कर सकता है, आपको उन्हें आवेदन में प्रदान करना होगा पूरी लिस्ट. एक अन्य अनिवार्य आवेदन एक शीट है जिसमें प्रमुख, मुख्य लेखाकार (यदि वह स्टाफ पर है) और जिस व्यक्ति को अधिकार दिया गया है, के नमूना हस्ताक्षर हैं। आदेश के पाठ में ही, इन अनुप्रयोगों को संदर्भित करने के लिए पर्याप्त होगा, यह आवश्यक नहीं है कि सब कुछ सीधे प्रशासनिक भाग में चित्रित किया जाए।

तैयार अधिनियम को प्रमाणित करने का अधिकार केवल प्रबंधक के पास है।

उदाहरण

आदेश अंत में कैसा दिखेगा? आइए कल्पना करें कि आपको अपने वाणिज्यिक निदेशक को आपके लिए चालानों पर हस्ताक्षर करने की अनुमति देने की आवश्यकता है। आप एक नमूना आदेश डाउनलोड करें और इसे इस तरह भरें:

"बाद की डिलीवरी के लिए समय पर चालान जारी करना सुनिश्चित करने के लिए, मैं आदेश देता हूं:

1. 10 अगस्त 2015 से, प्रमुख और मुख्य लेखाकार के लिए - वाणिज्यिक निदेशक इवान इवानोव को कागज पर चालान पर हस्ताक्षर करने का अधिकार प्रदान करें।
2. कानूनी सलाहकार मरीना पेट्रोवा पेट्रोवा 15 सितंबर, 2015 तक वैध इस आदेश के खंड 1 में निर्दिष्ट व्यक्ति को चालान पर हस्ताक्षर करने के अधिकार के लिए पावर ऑफ अटॉर्नी के निष्पादन और जारी करने को सुनिश्चित करने के लिए।
3. चालान के समय पर निष्पादन के संगठन की जिम्मेदारी मुख्य लेखाकार येगोरोवा एलेना येगोरोव्ना को सौंपी गई है।
4. मैं इस आदेश के निष्पादन पर नियंत्रण रखता हूं।"

इसका परिणाम क्या है?

जैसा कि आप देख सकते हैं, सब कुछ प्राथमिक है। एक छोटी फर्म में, सरलतम रूप में एक ऑर्डर पर्याप्त होता है (जैसा कि उदाहरण में दिखाया गया है)। बड़ी कंपनियों में, आप पहले और दूसरे हस्ताक्षर के अधिकार अलग-अलग बांट सकते हैं। यह तब किया जाता है जब अचानक कोई अप्रत्याशित घटना होती है, आपको तत्काल कुछ महत्वपूर्ण अधिनियम पर हस्ताक्षर करने की आवश्यकता होती है, और न तो प्रबंधक और न ही पहले हस्ताक्षर करने के अधिकार वाले कर्मचारी।

यह मत भूलो कि मुख्य लेखाकार के पास प्राथमिकता का "द्वितीयक" अधिकार है, अर्थात मुख्य लेखाकार को हस्ताक्षर अधिकार देने के लिए आदेश लिखना आवश्यक नहीं है। फिर से, यह आदेश एकमात्र दस्तावेज नहीं है जो किसी कार्यकर्ता को उसके द्वारा प्रदान किए गए किसी एक के लिए हस्ताक्षर करने की अनुमति देता है और ज्यादा अधिकारसहकर्मी। किसी भी कर्मचारी के संदर्भ की शर्तें ("रसीदों" को प्रबंधित करने की क्षमता सहित) को उसके नौकरी विवरण में तुरंत निर्धारित किया जा सकता है। पावर ऑफ अटॉर्नी या नियुक्ति आदेश भी प्राधिकरण के हस्तांतरण को प्रमाणित कर सकता है। इसलिए हर आदेश का अपना समय और स्थान होता है।

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सर्वे में डॉक्यूमेंट पर सिग्नेचर की डिजाइन का बहुत महत्व होता है। दरअसल, उल्लंघन के मामले में, दस्तावेज़ को एक अहस्ताक्षरित अधिकृत व्यक्ति माना जाएगा, अर्थात। कानूनी बल के बिना।

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एक आदेश एक राज्य प्रशासन निकाय (इसके संरचनात्मक उपखंड) के प्रमुख द्वारा जारी किया गया एक कानूनी कार्य है, जो इस निकाय के सामने आने वाले मुख्य और परिचालन कार्यों को हल करने के लिए कमांड की एकता के आधार पर कार्य करता है। में व्यक्तिगत मामलेअधीनता की परवाह किए बिना संगठनों और अधिकारियों की एक विस्तृत श्रृंखला से संबंधित हो सकता है ( संक्षिप्त शब्दकोशदस्तावेजों के प्रकार और किस्में, यूएसएसआर के मंत्रिपरिषद के तहत मुख्य अभिलेखीय प्रशासन, VNIIDAD, प्राचीन अधिनियमों का केंद्रीय राज्य संग्रह। - एम।, 1974)।

एक आदेश एक सरकारी निकाय, एक राज्य संस्था, एक वाणिज्यिक संगठन के प्रमुख का एक कार्य है, जिसमें ऐसे प्रतिष्ठान हैं जो कर्मचारियों के लिए अनिवार्य हैं (आधुनिक आर्थिक शब्दकोश)।

आदेश एक संगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेज है जो यूनिफाइड सिस्टम ऑफ ऑर्गनाइजेशनल एंड एडमिनिस्ट्रेटिव डॉक्यूमेंटेशन (USORD) से संबंधित है, जो OK 011-93 "ऑल-रशियन क्लासिफायर ऑफ मैनेजमेंट डॉक्यूमेंटेशन" (OKUD)) (कक्षा 0200000) में शामिल है।

हस्ताक्षर करने का अधिकार कैसे प्राप्त करें?

मुख्य गतिविधि और कर्मियों के अनुसार आदेश जारी किए जाते हैं। उद्यम में, आदेश, एक नियम के रूप में, सिर द्वारा हस्ताक्षरित होता है। आइए हम बताते हैं कि उनकी शक्तियां किस पर आधारित हैं।

एक कानूनी इकाई का कार्यकारी निकाय संस्थापकों (प्रतिभागियों) की इच्छा का प्रतीक है, संगठन की वर्तमान गतिविधियों का प्रबंधन करता है। साथ ही, यह या तो एकमात्र हो सकता है - संगठन के सामान्य निदेशक (या निदेशक), या कॉलेजिएट - बोर्ड (या निदेशालय)। यह संगठन के चार्टर में है कि यह तय है कि सामान्य निदेशक और बोर्ड (यदि कोई हो) के अधिकार क्या हैं। चार्टर प्रासंगिक की क्षमता के भीतर आने वाले दस्तावेजों के अनुमोदन (हस्ताक्षर) की प्रक्रिया को इंगित करता है कार्यकारिणी निकाय. इसलिए, उद्यम में आदेशों पर हस्ताक्षर करने के अधिकार से निपटने के लिए, उद्यम के चार्टर को सावधानीपूर्वक पढ़ना आवश्यक है।

उदाहरण 1 में चार्टर से उद्धरण का एक उदाहरण देखें। विचाराधीन स्थिति के लिए, मुख्य वाक्यांश "7.4" है। सीईओकंपनियां: ... आदेश जारी करती हैं और निर्देश देती हैं जो कंपनी के सभी कर्मचारियों के लिए बाध्यकारी हैं। इस शब्द का अर्थ है कि केवल संगठन के सामान्य निदेशक ही आदेश पर हस्ताक्षर कर सकते हैं।

उदाहरण 1

चार्टर केवल सीईओ द्वारा आदेशों पर हस्ताक्षर करने का अधिकार दर्शाता है

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उदाहरण 2

स्थायी आधार पर आदेशों पर हस्ताक्षर करने के अधिकार का प्रत्यायोजन

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लेकिन आदेश पर किसी अन्य अधिकारी के हस्ताक्षर हो सकते हैं, और कई विकल्प भी संभव हैं। हम उन्हें व्यवस्थित करते हैं, यह इंगित करते हुए कि उद्यम के सामान्य निदेशक के आदेश पर कौन हस्ताक्षर कर सकता है और कौन से दस्तावेज़ इन शक्तियों को ठीक करते हैं:

महत्वपूर्ण!यदि किसी दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर प्रत्यायोजित किया जाता है, जो न केवल संगठन के भीतर "परिचालित" होता है, बल्कि इसे तीसरे पक्ष को भी प्रस्तुत किया जाना चाहिए, तो इसके अतिरिक्त हस्ताक्षर करने के अधिकार की पुष्टि करने की आवश्यकता होगी पॉवर ऑफ़ अटॉर्नी. यह आमतौर पर हस्ताक्षर करने वाले आदेशों पर लागू नहीं होता है। अधिक बार पत्र, अनुबंध, टैक्स रिटर्न आदि से संबंधित। हम जर्नल के अगले अंकों में पावर ऑफ अटॉर्नी के विषय पर अधिक विस्तार से विचार करेंगे।

अधिक विस्तार से विचार करें विकल्प संख्या 2.1 - चार्टर द्वारा अस्थायी रूप से अनुपस्थित मुखिया की शक्तियों का प्रत्यायोजन.

उदाहरण 3

अस्थायी रूप से अनुपस्थित सीईओ की शक्तियों के प्रत्यायोजन के चार्टर में प्रतिबिंब

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छुट्टी, अस्थायी विकलांगता, व्यापार यात्रा के कारण सामान्य निदेशक की अनुपस्थिति के दौरान, उप महा निदेशक द्वारा उनके कर्तव्यों का पालन किया जाता है, जो संबंधित अधिकार प्राप्त करते हैं और अपने कर्तव्यों के प्रदर्शन की गुणवत्ता और समयबद्धता के लिए जिम्मेदार होते हैं।

इस मामले में, कर्मचारी कार्यवाहक सामान्य निदेशक बन जाता है, चार्टर के आधार पर कार्य करता है, और, तदनुसार, बाद की सभी शक्तियां होती हैं, जिसमें उसकी क्षमता के भीतर दस्तावेजों पर हस्ताक्षर करने का अधिकार भी शामिल है। तृतीय पक्षों (प्रतिपक्षों, नियामक प्राधिकरणों) के लिए कार्यवाहक सीईओ की शक्तियाँ निम्नलिखित दस्तावेजों द्वारा सिद्ध की जा सकती हैं:

• चार्टर की एक नोटरीकृत प्रति या उससे एक उद्धरण, जो कहता है कि कौन प्रबंधन करता है कानूनी इकाईसीईओ की अनुपस्थिति में;
• संबंधित व्यक्ति को उप महा निदेशक के पद पर नियुक्त करने का आदेश;
• सामान्य निदेशक की अनुपस्थिति को ठीक करने वाला एक दस्तावेज (बीमारी की छुट्टी या छुट्टी पर व्यावसायिक यात्रा पर भेजने का आदेश)।

यदि चार्टर सामान्य निदेशक के कर्तव्यों को पूरा करने के लिए ऐसी प्रक्रिया स्थापित करता है, तो चार्टर में निर्दिष्ट अधिकारी को ही अनुपस्थित प्रमुख के रूप में नियुक्त किया जा सकता है। हमारे मामले में, यह उप महा निदेशक हैं।

अब विकल्प 2.2 पर विचार करें, कब अस्थायी रूप से अनुपस्थित मुखिया की शक्तियों का प्रत्यायोजन आदेश द्वारा औपचारिक रूप से किया जाता है(उदाहरण 4 और 5 ऐसे आदेशों के उदाहरण दिखाते हैं)।

ऐसे मामले में, अभिनय कर्तव्य के अधिकार की पुष्टि करने के लिए, यह प्रस्तुत करना आवश्यक होगा:

• अपनी व्यावसायिक यात्रा, अवकाश या अस्थायी विकलांगता के संबंध में सामान्य निदेशक के कर्तव्यों का पालन करने का आदेश;
• यदि यह आदेश F.I.O. अभिनय, और न केवल उसकी स्थायी स्थिति, फिर इस पद पर नियुक्ति का आदेश खास व्यक्तिप्रस्तुत करने की आवश्यकता नहीं है;
• सीईओ की अनुपस्थिति को प्रमाणित करने वाला एक दस्तावेज।

उदाहरण 4

अनुपस्थित प्रमुख की शक्तियों का एक बार का प्रतिनिधिमंडल

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उदाहरण 5

स्थायी आधार पर अनुपस्थित मुखिया की शक्तियों का प्रत्यायोजन

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लेकिन एक और विदेशी विकल्प है, इसे नंबर 3 कहते हैं। व्यवहार में, एक स्थिति संभव है जब पूर्व सीईओ ने छोड़ दिया, और संस्थापकों को अभी तक कोई नया नहीं मिला है. यदि यह स्थिति चार्टर में प्रदान नहीं की जाती है, तो प्रतिभागियों (शेयरधारकों) की बैठक एक अस्थायी कार्यकारी व्यक्ति को नियुक्त करती है। ऐसा करने के लिए, बैठक का एक मिनट तैयार करना आवश्यक है जिसमें यह स्थिति अस्थायी रूप से एक निश्चित व्यक्ति को हस्तांतरित की जाती है। यह वह दस्तावेज़ है जो तीसरे पक्ष को अंतरिम नेता पर हस्ताक्षर करने के अधिकार और अधिकार की पुष्टि करेगा।

मैं अपेक्षित "हस्ताक्षर" कैसे प्राप्त करूं?

अब आइए जानें कि दस्तावेजों पर हस्ताक्षर करने की पहचानी गई स्थितियों के लिए अपेक्षित "हस्ताक्षर" कैसे जारी किया जाए। आइए सामान्य बातों से शुरू करें - हम संगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेजों में इस आवश्यकता के डिजाइन के लिए सामान्य नियमों को उद्धृत करेंगे, जिन पर यह आदेश लागू होता है।

दस्तावेज़ का टुकड़ा

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GOST R 6.30-2003 "संगठनात्मक और प्रशासनिक प्रलेखन की एकीकृत प्रणाली। प्रलेखन की आवश्यकता "

3.21। अपेक्षित "हस्ताक्षर" की संरचना में शामिल हैं: दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर करने वाले व्यक्ति की स्थिति का नाम (पूर्ण, यदि दस्तावेज़ दस्तावेज़ के रूप में जारी नहीं किया गया है, और संक्षिप्त - दस्तावेज़ पर, प्रपत्र पर जारी किया गया है) ; व्यक्तिगत हस्ताक्षर; हस्ताक्षर डिकोडिंग (आद्याक्षर, उपनाम) ...

दस्तावेज़ का टुकड़ा

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अधिकारी के हस्ताक्षर

हस्ताक्षर की संरचना में शामिल हैं: दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर करने वाले व्यक्ति की स्थिति का नाम (आधिकारिक रूप का उपयोग करते समय, स्थिति का नाम इंगित नहीं किया गया है), व्यक्तिगत हस्ताक्षर और इसकी प्रतिलेख (आद्याक्षर और उपनाम) ...

जैसा कि हम दस्तावेजों से उपरोक्त अर्क से देख सकते हैं, "हस्ताक्षर" विशेषता को पंजीकृत करते समय, दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर करने वाले व्यक्ति की स्थिति (और "किसके लिए" वह ऐसा करता है) इंगित किया गया है। इसके अलावा, यह ध्यान में रखा जाना चाहिए कि आदेश एक गैर-आधिकारिक के लेटरहेड पर जारी किए जाते हैं, लेकिन केवल संगठन के लेटरहेड पर। इसलिए, स्थिति को संक्षेप में इंगित किया गया है (अर्थात इसमें संगठन के नाम को दोहराए बिना)।

इसलिए, यदि आदेश पर सामान्य निदेशक द्वारा हस्ताक्षर किए गए हैं, तो "हस्ताक्षर" विशेषता उदाहरण 6 में नीचे दिखाए गए उदाहरण के साथ-साथ उदाहरण 2, 4 और 5 में दिखाई देगी (हम आपको याद दिलाते हैं कि आदेश पर मुहर नहीं लगी है)।

उदाहरण 6

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यदि आदेश किसी अन्य अधिकारी द्वारा हस्ताक्षरित है, जिसे यह अधिकार शुरू में चार्टर द्वारा दिया गया था (हमारे वर्गीकरण के अनुसार, यह स्थिति संख्या 1.2 है) या मुखिया ने उसकी अनुपस्थिति / उपस्थिति (स्थिति संख्या 1.1) की परवाह किए बिना आदेश द्वारा इसे प्रत्यायोजित किया। ), तो स्थिति "हस्ताक्षर" प्रस्ताव में लिखी जानी चाहिए। यह व्यक्ति:

उदाहरण 6

आदेश पर सीईओ के हस्ताक्षर

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यदि, हालांकि, केवल सिर को दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर करने का अधिकार है और, अन्य अधिकारों और दायित्वों के बीच, यह उस व्यक्ति को हस्तांतरित किया जाता है जो अनुपस्थिति की अवधि के लिए अपने कर्तव्यों का पालन करेगा, तो "अभिनय" शब्दों की उपस्थिति उचित है . या "अभिनय"। यहां तक ​​​​कि अगर उनके डिप्टी आर्टेमेंको मुखिन के सामान्य निदेशक के रूप में कार्य करेंगे, तो स्थिति संख्या 2.1, नंबर 2.2 और नंबर 3 में, उनके हस्ताक्षर को निम्नानुसार जारी करने की आवश्यकता होगी (व्यक्तिगत स्ट्रोक और इसकी प्रतिलेख आर्टेमेंको से संबंधित है, और स्थिति "कार्यवाहक सामान्य निदेशक" नोट के साथ इंगित की गई है):

उदाहरण 6

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उदाहरण 7

कार्यवाहक सीईओ के हस्ताक्षर

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हमने इसे सुलझा लिया है संभव विकल्पमें अच्छा व्यवहार विभिन्न परिस्थितियाँमौजूदा डिजाइन नियमों के आधार पर। और अब करते हैं महत्वपूर्ण चेतावनी. उपरोक्त सभी उद्धरण आवश्यक "हस्ताक्षर" को डिजाइन करने के नियमों के साथ प्रकृति में सलाहकार हैं, इसलिए हम पाठकों को सलाह देते हैं कि वे आपके संगठन के रिकॉर्ड कीपिंग के लिए निर्देशों में अपेक्षित "हस्ताक्षर" जारी करने की प्रक्रिया को प्रतिबिंबित करें, जो ऊपर जैसा हो सकता है। इस मामले में, आपके संगठन के लिए "हस्ताक्षर" विशेषता का पंजीकरण "वैध" हो जाएगा।

मामले में स्थिति पूरी तरह से अलग है जब सिर (कहते हैं, इवानोव) अचानक व्यापार यात्रा पर चले गए, बीमार पड़ गए या किसी अन्य छुट्टी पर चले गए, जबकि संगठन में दस्तावेजों पर हस्ताक्षर करने के अधिकार का प्रतिनिधिमंडल अनौपचारिक रहा। अच्छा, परिचित स्थिति?

और यहाँ हर कोई जैसा वह कर सकता है वैसा ही करता है। दस्तावेजों पर हस्ताक्षर करने के लिए सबसे आम विकल्प हैं:

• सामान्य निदेशक के साथ स्थिति और उसके प्रतिलेख को इंगित करें, और अपने व्यक्तिगत स्ट्रोक को बनाने की कोशिश करें या कार्यालय में छोड़ी गई प्रतिकृति को रखें (GSDOU, GOST R 6.30 2003 और कार्यालय के काम के निर्देशों के विकास के लिए दिशानिर्देश) संघीय निकायकार्यकारी शाखा की आवश्यकता है कि अपेक्षित "हस्ताक्षर" में व्यक्तिगत हस्ताक्षर शामिल हों। और यह हस्तलिखित, इलेक्ट्रॉनिक या प्रतिकृति हो सकता है। आदेश पर प्रतिकृति लगाना आप पर निर्भर है। हम केवल इस बात पर ध्यान देते हैं कि एक संगठन में एक प्रतिकृति का उपयोग संगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेजों द्वारा प्रदान किया जाना चाहिए, और यदि आप एक प्रतिकृति को आदेश देने का निर्णय लेते हैं, तो वैधता साबित करने के लिए आवश्यक होने पर आपके संगठन के सामने आने वाले सभी जोखिमों का मूल्यांकन करें अदालत में इस तरह के एक दस्तावेज की। वैसे, यदि किसी दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर किया गया है जो किसी तीसरे पक्ष के संगठन को भेजा जाता है, तो इसके कानूनी बल के लिए पार्टियों के एक समझौते को ऐसे दस्तावेजों पर हस्ताक्षर करने की स्वीकार्यता पर भी तैयार किया जाना चाहिए);
• हस्ताक्षरकर्ता को बदलें, स्लैश लगाते समय, पूर्वसर्ग "के लिए" या परिचित संक्षिप्त नाम "अभिनय" सामान्य निदेशक इवानोव की स्थिति के नाम से पहले, फिर एक अन्य व्यक्ति (उदाहरण के लिए, कोमारोव) अपना व्यक्तिगत स्ट्रोक डालता है और एक उपनाम के साथ अपने आद्याक्षर को इंगित करता है (उदाहरण 8 और 9 देखें)। इनमें से कोई भी विकल्प गलत होगा यदि सीईओ के बजाय अन्य व्यक्तियों के पास दस्तावेजों पर हस्ताक्षर करने का अधिकार नहीं है।

उदाहरण 8

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उदाहरण 9

अपेक्षित "हस्ताक्षर" का गलत संस्करण

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उदाहरण 10

अपेक्षित "हस्ताक्षर" का गलत संस्करण

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उदाहरण 11

अपेक्षित "हस्ताक्षर" का गलत संस्करण

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यह भी होता है कि एक मसौदा दस्तावेज़ पर पहले से ही दूसरे पक्ष द्वारा हस्ताक्षर किए गए हैं (उदाहरण के लिए, एक समझौता) या एक मसौदा आदेश एक लंबे और जटिल समझौते से गुजरा है, कई वीजा एकत्र किए हैं, और इस दस्तावेज़ पर अपेक्षित "हस्ताक्षर" में अनुपस्थित सीईओ की स्थिति पहले ही छापी जा चुकी है. क्या किसी अन्य दस्तावेज़ को बनाए बिना किसी तरह इस विशेष पेपर पर हस्ताक्षर करना संभव है, यदि किसी अन्य वर्तमान अधिकारी को इस पर हस्ताक्षर करने का अधिकार है? उपलब्ध सुझावों पर विचार करें:

दस्तावेज़ का टुकड़ा

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जीएसडीओयू (27 अप्रैल, 1988 को यूएसएसआर के मुख्य संग्रह के बोर्ड द्वारा अनुमोदित, 25 मई, 1988 नंबर 33 के यूएसएसआर के मुख्य संग्रह का आदेश)

यदि कोई अधिकारी नहीं है जिसके हस्ताक्षर मसौदा दस्तावेज़ पर तैयार किए गए हैं, तो दस्तावेज़ पर अपने कर्तव्यों का पालन करने वाले व्यक्ति या उसके डिप्टी द्वारा हस्ताक्षर किए जाते हैं। उसी समय, दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर करने वाले व्यक्ति की वास्तविक स्थिति और उसके अंतिम नाम को इंगित किया जाना चाहिए (स्याही या टाइपराइट में सुधार किए जा सकते हैं, उदाहरण के लिए: "अभिनय", "डिप्टी")। "के लिए" पूर्वसर्ग के साथ दस्तावेजों पर हस्ताक्षर करने या स्थिति के शीर्षक से पहले स्लैश लगाने की अनुमति नहीं है।

GOST R 6.30-2003 में सामान्य निदेशक की अनुपस्थिति में ड्राफ्ट दस्तावेज़ पर अपेक्षित "हस्ताक्षर" कैसे तैयार किया गया है, इस पर स्पष्टीकरण शामिल नहीं है, जब उनके हस्ताक्षर पहले ही तैयार किए जा चुके हैं। यह केवल इंगित किया गया है कि दस्तावेज़ पर एक कार्यवाहक अधिकारी द्वारा हस्ताक्षर किया जा सकता है जो उसकी वास्तविक स्थिति और उपनाम का संकेत देता है। साथ ही, हस्तलिखित शिलालेख "डिप्टी" के लिए "के लिए", पूर्वसर्ग लगाने की अनुमति नहीं है। या नौकरी के शीर्षक से पहले एक स्लैश।

यह हमारे लिए GSDOU की सिफारिशों द्वारा निर्देशित होना बाकी है (पूर्ण रूप से - "प्रबंधन के लिए दस्तावेजी समर्थन की राज्य प्रणाली। बुनियादी प्रावधान। दस्तावेजों के लिए सामान्य आवश्यकताएं और दस्तावेजी समर्थन की सेवाएं") और कार्यालय के लिए निर्देशों के विकास के लिए पद्धतिगत सिफारिशें। संघीय कार्यकारी निकायों में काम करते हैं।

दस्तावेज़ का टुकड़ा

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"के लिए" पूर्वसर्ग के साथ दस्तावेजों पर हस्ताक्षर करने या स्थिति के शीर्षक से पहले स्लैश लगाने की अनुमति नहीं है। यदि कोई अधिकारी नहीं है, जिसके हस्ताक्षर ड्राफ्ट दस्तावेज़ पर तैयार किए गए हैं, तो दस्तावेज़ पर उप प्रमुख द्वारा हस्ताक्षर किए जाते हैं, जिनके पास सिर के लिए दस्तावेजों पर हस्ताक्षर करने का अधिकार होता है, या कोई अन्य अधिकारी जिसके पास आदेश के अनुसार हस्ताक्षर करने का अधिकार होता है दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर करने वाले व्यक्ति की वास्तविक स्थिति और उसके अंतिम नाम का संकेत देते हुए कर्तव्यों का वितरण। दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर करने वाले व्यक्ति द्वारा तैयार दस्तावेज़ में सुधार हाथ से किया जा सकता है।

अस्थायी रूप से अनुपस्थित मुखिया (अवकाश, बीमारी, व्यापार यात्रा) के कार्यवाहक प्रमुख के आदेश के अनुसार किसी व्यक्ति द्वारा दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर करते समय, हस्ताक्षर निम्नानुसार तैयार किया जाता है:

या

लेकिन उपरोक्त आवश्यकताओं को विशेष रूप से आपके संगठन के लिए प्रामाणिक बनाने के लिए, उन्हें आपके संगठन के रिकॉर्ड कीपिंग के निर्देशों में भी तय किया जाना चाहिए। इस मामले में हस्ताक्षर के डिजाइन का एक स्पष्ट उदाहरण निर्देशों में जोड़ने की सलाह दी जाती है:

इस उदाहरण में, पोस्टस्क्रिप्ट "अभिनय" वाक्यांश "सामान्य निदेशक" और पूरा नाम से पहले। आदेश पर वास्तव में हस्ताक्षर करने वाला व्यक्ति ("ए.के. मुरास्किन") हाथ से या टाइप करके किया जा सकता है, अगर यह तकनीकी रूप से किया जा सकता है।

दूसरा विकल्प "डिप्टी" के साथ स्थिति को इंगित करना है। "सामान्य निदेशक" वाक्यांश से पहले - संभव है यदि डिप्टी को ऐसे दस्तावेजों पर हस्ताक्षर करने का अधिकार है।

किसी भी स्थिति में, कार्यालय कार्य के निर्देशों में पंजीकरण की इन सूक्ष्मताओं को दर्शाने से पहले, उन्हें संगठन के प्रमुख सहित सहमत होना चाहिए। तर्क के रूप में, आप इस आलेख में एकत्रित दस्तावेज़ों से उद्धृत कर सकते हैं। साथ ही, मैं कार्यालय प्रबंधन सेवाओं के कर्मचारियों को आवश्यक "हस्ताक्षर", यानी पंजीकरण करते समय दुरुपयोग के खिलाफ चेतावनी देना चाहता हूं। "सबस्क्रिप्ट" को कम करें। और आपको निश्चित रूप से स्थिति से पहले स्लैश और पूर्वसर्ग "के लिए" को छोड़ने की आवश्यकता है, क्योंकि इस तरह के डिज़ाइन विकल्प गलत हैं और आपको "इस तरह की कठिनाई के साथ हस्ताक्षरित" दस्तावेज़ की कानूनी शक्ति पर संदेह होगा।

फुटनोट

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