Як оформляється вкладиш у трудову книжку? Чи потрібно вшивати? Наскрізна чи суцільна нумерація

Іноді в оформленні трудової діяльності співробітника виникає ситуація, що розділ відомостей про роботу заповнений до кінця і вносити нові записи нікуди. У цьому випадку заводиться вкладка до трудової книжки затвердженої форми. Коротко вимоги до його ведення можна сформулювати так:

Незважаючи на те, що правила оформлення вкладиша у трудовій книжці широко відомі та закріплені нормативними документами, існує низка нюансів у його оформленні. У працівників, зайнятих веденням трудових книжок, періодично виникають питання, на яких варто зупинитися докладніше.

Як вставити вкладку у трудову книжку?

Працівник, який має оформлення вкладиша в трудову книжку, пред'являє паспорт із документами про освіту. На їх підставі буде заповнено відомості титульного листа вкладки. Його датою закладу буде фактична дата, коли було внесено перші записи.

Бланки вкладишів у трудову книжку виготовляють спеціалізовані організації. Вони мають відповідний рівень захисту від підробок. Роботодавці забезпечуються ними на платній основі за договором із розповсюджувачами або виробниками. Працівник відшкодовує роботодавцю кошти, витрачені їм придбання бланка вкладиша. Але якщо він був неправильно заповнений або зіпсований у процесі первинного заповнення не з вини працівника, вартість нового бланка оплачується роботодавцем.

Вже заповнений вкладиш підшивається у трудову книжку. У деяких працівників таких доповнень може бути декілька. Усі вони мають бути підшиті у порядку закладу під обкладинкою трудової книжки та відображені у відмітках на неї титульному листі.

Правила заповнення вкладиша до трудової книжки суворо не наказують місця, куди він має бути вшитий. Також не регламентується якість ниток, що використовуються для цього. Зазвичай його підшивають наприкінці трудової книжки, між обкладинкою та останньою зі сторінок. Хоча багато хто вважає більш зручним з технічного погляду пришивання вкладиша до середини документа.

Перший лист вкладиша у трудову книжку обов'язково має бути засвідчений розбірливим підписом особи, відповідальної за роботу з трудовими книжками, та печаткою організації чи кадрової служби. Це потрібно зробити відразу при оформленні вкладки. Адже печатки мають звичай періодично змінюватися через реорганізації, зміни назви чи відомчу належність організації.

Як внести запис до трудової книжки про вкладку?

Щоб уникнути помилок, потрібно спочатку завести вкладку, і лише потім внести відповідну позначку у штампі на трудовій книжці. Адже у разі неправильного заповнення зіпсований вкладиш підлягає знищенню, а у трудовій книжці залишаться його номер та серія. При цьому доведеться ставити новий штамп, місця для якого на титульному аркуші книжки не так уже й багато.

Запис у трудовій книжці про вкладку, як правило, є спеціальним штампом з відбитком «Виданий вкладиш…» розміром 10х25 мм, що проставляється в книжці. У ньому вказуються дані документа, його серія та номер. Причому правила заповнення вкладиша у трудову книжку говорять саме про штамп, а це означає, що буде не дуже коректним запис цих даних від руки. Хоча якщо трудова книжка вже має рукописний запис таких відомостей, то це ще не є підставою визнати такий вклад недійсним.

Також правила не регламентують, де саме у трудовій книжці має стояти такий штамп. Зазвичай він ставиться у верхньому правому кутку першої сторінки (титульного листа) трудової книжки. Причому робиться це так, щоб він не закривав собою інших записів, які містять відомості про працівника.

Позначка проставляється при видачі першого вкладиша та всіх наступних. Скільки їх буде, стільки й штампів має бути у трудовій книжці. Тому роботодавцю все ж таки краще мати відповідний вимогам штамп для цих цілей.

Яким має бути порядковий номер у вкладці у трудову книжку?

Нумерація записів вкладки починається не від початку, а є продовженням нумерації кожного з розділів книги. Тобто порядковий номер внесення запису у вкладку трудової книжки буде наступним після того, як закінчилися записи по даному розділу в книзі. Нумерація наскрізна, як і у трудовій книжці. У ній виключені номери з дрібними, літерними та іншими індексами.

Але на практиці заповнення вкладиша в трудову книжку номер запису то, що у книжці. Це можливо, якщо текст її, розпочатий в одному з розділів трудової книжки, продовжується у відповідній частині вкладиша.

Наприклад, запис під номером 28, розпочата у розділі відомостей про роботу трудової книжки, вмістила лише відомості про прийом працівника із зазначенням професії (посади), проте інше не помістилось. Тоді дані про структурний підрозділ (місце роботи), що залишилися, будуть занесені вже у відповідний розділ вкладиша. І номер запису буде той самий – 28.

Заповнюємо вкладку у трудову книжку без помилок

Щоб уникнути можливих проблемз трудовою книжкою у майбутньому, наприклад, під час оформлення пенсії, варто знати, що у оформленні вкладишів категорично заборонено. До таких серйозних порушень належать:

використання замість вкладишів нових бланків трудових книжок)
закреслення слів «про нагородження» у найменуванні відповідного розділу та подальша їх заміна словами «про роботу» із занесенням до відомостей про роботу в отриманий шляхом перейменування розділ)
вшивання або вклеювання як вкладиші чистих листів}
закреслення неточних чи неправильних записів.

Якщо в розділах вкладиша в трудову книжку про роботу або нагородження виявлено помилку, в жодному разі не можна закреслювати раніше внесені відомості. Правильне оформлення вкладиша у трудову книжку наказує інший спосіб виправлення помилок. Він полягає у зміні записів шляхом визнання невірних відомостей недійсними з подальшим внесенням точних записів.

Так, наприклад, якщо допущена помилка у графі 3 запису розділу відомостей про роботу, вона залишається без зміни. А записом під наступним номером буде текст: «Запис за номером (зазначається номер попереднього запису)… недійсний». І тут же має бути занесене правильне формулювання графи 3 запису. У графі 4 всі правильні дані раніше зробленого запису повторюються. У такий спосіб потрібно виправляти будь-яку наявну в трудовій книжці або вкладці неточність. Навіть якщо це буде лише помилковий номер запису у вкладиші в трудову книжку.

Правилами передбачено виправлення виявлених неточностей там, де неправильні записи було внесено, або на новому місці роботи при пред'явленні працівником офіційного документа з попереднього місця за підписом роботодавця про помилку. Зміни, що вносяться, повинні відповідати оригіналу або завіреній копії наказу (розпорядження). У випадку, якщо він не зберігся або містить помилку, то правильний запис робиться на підставі інших документів, що підтверджують відомості про роботу. Свідчення свідків не можуть бути такою підставою, за винятком випадків, щодо яких є рішення суду.

Як правильно заповнити трудову книжку з вкладишем за зміни прізвища працівника?

Якщо співробітниця, яка вже має вкладиш у трудовій книжці, змінила прізвище у зв'язку із заміжжям, то відповідні зміни необхідно внести у трудову книжку, а й водночас у вкладиш. Це стосується будь-яких відомостей титульного листа: імені з по батькові, дати народження та освіти. Усі зміни вносяться на підставі відповідних документів із посиланням на їх реквізити. Для цього на титульних аркушах і вкладиша, і трудової книжки однією лінією перекреслюються старі відомості, після чого поруч або вище (де є місце) вносяться нові. Посилання на документи, що підтверджують зміни, наносяться на внутрішній бік обкладинки, засвідчуються підписом відповідальної особи та печаткою.

Потрібно не забувати при оформленні вкладиша робити відповідний запис у книзі обліку руху трудових книжок, вказавши його серію та номер. Адже вкладка, хоч і є доповненням трудової книжки, все ж таки – окремий документ.

Сьогодні кожен, хто працює за трудовим договором, знає, наскільки важливо правильно оформити всі документи. Це з тим, що законодавством досить широко регламентована система взаємовідносин і невиконання правил такого роду може бути серйозним наслідком як роботодавця, так самого працівника.

Насамперед, всі звертають увагу безпосередньо на саму угоду трудового характеру. Такий документ дуже важливий і його оформлення в деяких випадках відіграє вирішальну роль. Однак, при цьому не варто забувати, що є і ряд інших факторів, які мають певні особливості і можуть стати каменем зіткнення на шляху нормального робочого процесу. До такої категорії можна зарахувати трудову книжку.

Кожен працівник при працевлаштуванні та прийнятті на певну посаду знає про те, що одним із найважливіших документів для правильного оформлення є саме трудова книжка. При цьому, якщо трудовий договірстає основою обох сторін угоди, то книжка більше захищає інтереси вже самого працівника. Це з специфічністю функцій, які покладено такий документ.

У трудовій книжці кожного працівника зазначаються всі місця роботи, які були раніше і сьогодні. Тобто документ стане основою закріплення стажу праці людини. Адже саме на його основі при виході на пенсію здійснюється розрахунок допомоги, яка сплачується державою щомісяця. Саме тому кожен співробітник зацікавлений у тому, щоб трудова книжка велася правильно та відповідно до норм законодавчої бази. Адже ніхто не хоче потім мати проблеми із сумою пенсії.

Досить часто трапляється так, що за своє життя людина змінює безліч місць роботи. Звісно, всі ці зміни мають бути зафіксовані документально. Але як бути, якщо в трудовій книжці просто не вистачає місця для внесення нових записів? Сьогодні із цим питанням стикається чимало людей. У такому разі варто зауважити, що державою передбачено спеціальну процедуру щодо усунення такого явища.

Про те, як вставити вкладку у трудову книжку і як правильно це оформити, і буде сьогодні наша стаття. На жаль, нормативно – правовими актами мало чітко регламентовані події у цій сфері. Тому досить багато правил випливають із практичного досвіду. Про всі ці нюанси і йтиметься у подальших розділах тому, якщо ви зіткнулися з такою необхідністю – обов'язково прочитайте наш матеріал.

Вкладиш у трудову книжку

Для початку пропонуємо визначитися з тим, що ж є процедурою оформлення вкладишів. Як ми вже говорили, часом того обсягу, який запропоновано, спочатку не вистачає. У такій ситуації державою запропоновано спеціальну систему з включення додаткових аркушів до вже існуючої трудової книжки, при цьому не змінюючи її змісту та раніше записаної інформації.

Одним з найбільш важливих нюансів у такому процесі є те, що самі вкладиші мають спеціальну форму. Це означає, що державою передбачені спеціальні листи, які повинні прикріплюватися до трудової книжки. Тобто роботодавець чи працівник не може самостійно вибрати формат доповнень та вставити їх у трудовий документ. Усі вкладиші, які не відповідають нормам Закону, вважатимуться просто недійсними.

Часто проблемою у працівників кадрового відділу стає незнання специфічності ведення трудової документації. Так, за загальними правилами в книжку не можна вносити жодних поправок, закреслювати або виправляти раніше внесений матеріал. У разі недостатності місця та використовуються вкладиші. Всі дані, які були неправильно внесені повинні бути анульованими, а правильна інформація закріплена у вкладці.

Сам собою вкладиш немає жодного юридичного значення. Тобто, відповідно до нормативно-правових актів, доповнення такого роду будуть дійсними лише в тому випадку, коли вони йдуть разом із самою трудовою книжкою.

Ще одним питанням, що досить часто ставиться, стає процедура заповнення такого доповнення. Варто зазначити, що принципи ведення таких листів нічим не відрізняються від характеру внесення відомостей до трудової книжки. Тобто тут діють самі норми, що й заповнення основних сторінок.

Оформлення вкладиша у трудову книжку

Дуже важливо розуміти, яким саме чином потрібно оформлювати додаткові листи. Насамперед, варто зауважити те, до чиєї прерогативи входять такі дії. Сьогодні законодавством процедура прикріплення вкладишів призначається роботодавцю. При цьому вносити такі зміни може безпосередньо як начальник компанії, так і спеціалізовані працівники, наприклад, співробітники відділу кадрів.

Важливою складовою такого процесу є закріплення інформації про внесення вкладиша. Так, сьогодні передбачено правило, яке свідчить, що кожен додатковий бланкмає бути відзначений на титульному аркуші самої трудової книжки.

Така позначка також має певну характеристику. Насамперед, варто зауважити, що вона має форму друку. Такий знак містить у собі напис "Видано вкладиш". Крім того, крім цього, потрібно ще й позначити дату внесення такого доповнення. У такій ситуації все досить просто. Позначається день фактичного прикріплення вкладиша до трудової книжки.

Крім того, в обов'язковому порядку такий напис має містити номер та серію самого доповнення. Тому, перш ніж ставити штамп, потрібно заповнити саму вкладку. Вже після цього відповідно до записів на такому бланку і вносяться відомості про його номер.

Досить часто трапляється так, що при внесенні інформації в саму вкладку співробітники кадрового відділу роблять помилку. Як бути в тому випадку, коли дані про його номер вже були позначені на титульному листі? І тому нормативно – правовими актами було розроблено спеціальну процедуру. Так просто викинути доповнення не вийде. Для того, щоб виправити помилку, доведеться внести зміни.

Насамперед, потрібно анулювати сам вкладиш. Для цього працівниками створюється спеціальний документ, що підтверджує його недійсність. Після цього саме доповнення вилучається з книжки. При знесенні нової вкладки на титульному листі ставиться нова позначка.

Заповнення вкладиша у трудову книжку

Важливо правильно внести всі відомості на додаток до трудової книжки. Саме на цьому етапі виникає багато запитань. Чомусь у працівників кадрового відділу виникає думка, що система заповнення вкладиша має певні правила. Але це не зовсім так.

Як мовилося раніше у попередніх розділах, процедура внесення даних у вкладиші абсолютно ідентична записам у саму трудову книжку. Тобто при оформленні додаткових сторінок використовуються такі самі правила, що й для заповнення основного документа.

Найголовніше пам'ятати таке:

використовувати рекомендації державного типу щодо написання інформації в трудову книжку;
виключити виправлення та перекреслення.

Сам процес внесення інформації у тому, що у певні графи кадровик записує необхідні дані. Для цього потрібно просто уважно читати надруковані відомості, які зумовлюють розміщення інформації у документі.

Прикріплення вкладишів у трудову книжку

Ще одним особливо важливим нюансомстає прикріплення додаткових сторінок. Варто зауважити, що вони в обов'язковому порядку мають становити єдине ціле із самою трудовою книжкою.

Найбільш поширеним питанням є розміщення вкладишів. Деякі міркують, що вони мають бути наприкінці документа, деякі наполягають на тому, що прикріплювати доповнення необхідно лише після того розділу, до якого вони належать.

У такій ситуації варто зазначити, що в нормативно-правових актах немає прямої вказівки на те, де саме мають розміщуватись такі доповнення. Тому в такій ситуації найкраще користуватися практичним досвідом. Так, у кожній організації підходять до цього питання по-різному. Тому пропонуємо вам користуватися найзручнішою схемою.

Такий варіант передбачає прикріплення додаткового матеріалу до центру трудової книжки. Тобто, якщо розгорнути документ на місці з'єднання сторінок, то найпростіше вставити вкладку саме туди. Ще одним важливим питанням є процедура прикріплення додаткових сторінок. Так, здебільшого вкладиші зшивають із трудовою книжкою.

Далі слід позначити нумерацію сторінок. Ця процедура необхідна для того, щоб весь документ мав чітку структуру і всі його складові були належним чином позначені. У цій ситуації необхідно виходити із того, де саме прикріплюються додаткові сторінки. за загальному правилуоблік вкладишів у трудову книжку має продовжувати загальну нумерацію самого документа. Тобто, якщо ви вставили доповнення по центру – то проставляти цифри потрібно за зростаючою, починаючи від останнього аркуша трудової книжки, що стоїть перед доповненням.

Виправлення інформації у вкладиші у трудову книжку

Досить часто трапляється так, що при внесенні відомостей як до самої трудової книжки, так і до її вкладок здійснюються помилки. Тут йдетьсяпро людський фактор, від якого ніхто не застрахований. Для того, щоб виправити таке становище, законодавством було передбачено спеціальну систему дій.

Насамперед, потрібно визначитися з тим, хто саме може внести зміни до таких записів. Сьогодні є два варіанти:

роботодавець, який зробив таку помилку;
роботодавець, не з вини якого було допущено внесення неправильних відомостей за відповідною заявою працівника.

Перший варіант говорить про те, що саме сам керівник або відділ кадрів, які припустилися помилки під час заповнення трудової книжки повинні виправити таке становище. Тут все досить просто, якщо говорити про місце працевлаштування.

Але, досить часто трапляється так, що неправильність даних виявляється вже на новій роботі. Як бути у такому разі, адже новий начальник не зобов'язаний самостійно виправляти всі нюанси попереднього керівника?

Для цього працівникові все ж таки доведеться звернутися до попереднього місця роботи. Результатом цього має стати отримання офіційного документа керівника організації, що свідчить про внесення неправильних відомостей у трудову книжку чи вкладку. Після цього він передається вже поточному роботодавцю і той виправляє всі помилки. Без такого порядку неможливо відредагувати документ, оскільки новий начальник повинен переконатися в тому, що в документі дійсно були зроблені помилки і це не просто вигадка самого співробітника.

При цьому використовується загальна система – старий запис визнається недійсним спеціальним актом організації і за необхідності вноситься новий. Просто викреслювати дані з документа не можна, оскільки це спричинить досить складні наслідки. Також, варто зазначити і те, що в самій трудовій книжці обов'язково відзначається той факт, що запис, раніше внесений до документа, визнається таким, що не відповідає дійсності. Крім того, вказується на підставі якого саме рішення організації запроваджено такий наказ. Як правило, саме в такій ситуації і необхідна вкладка, оскільки для внесення відомостей такого роду просто не вистачає місця.

Також, досить часто зустрічаються ситуації, коли попередній роботодавець вставив у трудову книжку вкладку, але не відзначив це на титульному аркуші. При цьому виявилося це вже на новому місці роботи. У такій ситуації законодавством передбачено, що виправляти таку помилку повинен саме той керівник, який не правильно вніс усі відомості.

У такому разі співробітнику необхідно звернутися на попереднє місце роботи. Відділ кадрів має проставити відповідну позначку. Варто зауважити і те, що часто працівники відмовляються це робити, посилаючись на те, що людина вже не працює в даній організації. Але це неправомірно, оскільки законодавством покладено на них зобов'язання виправляти помилки такого роду.

Крім того, щоб детальніше дізнатися як саме виглядає доповнення, пропонуємо вам ознайомитися із зразком вкладиша у трудову книжку:

Також у нашій статті ви знайдете вкладку у трудову книжку (як оформити, зразок заповнення).

Правила заповнення

Форму цього документа затверджено, а правила заповнення розглядаються в.

Найчастіше питання - як заповнити вкладиш у трудову книжку. Зразок дивіться тут:

Перелічимо основні правила:

Документ заповнюється роботодавцем, який має внести запис до ТК.

На титульнику зазначається дата заповнення.

Вносяться актуальні дані про працівника.

Під записами ставиться підпис кадровика та друк компанії.

Гранична кількість таких вставних сторінок Правил не обумовлена.

Потім його підшивають до ТК. На першій сторінці проставляється штамп "Виданий вкладиш". Вказуються реквізити вставного листа. Штамп можна замінити рукописним записом. Місце штампу не обумовлено правилами, але він повинен ставитися так, щоб записи були зрозумілі та інформація з відбитка читалася.

"Видано вкладиш у трудову книжку" - запис, зразок-картинка:

Якщо вільне для записів місце закінчилося і необхідний вкладиш у трудову книжку - хто має купувати його? Бланк купує та враховує у себе роботодавець. Вартість бланка віднімається із зарплати працівника (про що його потрібно попередньо попередити).

Як вшити вставний лист у бланк?

Вшити такий вставний лист найправильніше в кінці під обкладинку, хоча це й не обумовлено регламентом.

Він вставляється у розгорнутому вигляді між останньою сторінкою та обкладинкою ТК. Потім шилом робиться кілька наскрізних отворів, якими щільною ниткою вставка прикріплюється до основного бланку. Кінці нитки закріплюються всередині палітурки вузлами. Опечатувати цю конструкцію ні паперовою пломбою, ні тим більше сургучем не потрібно.

Які помилки трапляються під час заповнення документа?

Не допускається:

Відривати обкладинку (він має бути пришитий до ТК у тому вигляді, в якому купується).

При первинному заповненні (потрібно брати новий бланк та змінювати його номер у самій ТК). Надалі виправлення на вставних листах вносяться так само, як і до основного бланку.

Вклеювати новий бланк ТК в стару, що закінчилася. Видача нової ТК замість законодавчого законодавства не передбачена.

Підшивати чи приклеювати в ТК чисті листи.

Замість використання вставки викреслювати в основному бланку в розділі «Відомості про нагородження» останнє словоі змінювати його на слово "роботі".

Відповідальність заповнення вкладиша трудової книжки зазвичай покладається роботодавцем на працівника кадрової служби. Правила заповнення вкладиша у трудову книжку нічим не відрізняються від правил заповнення самої книжки, однак у кожному питанні є невеликі нюанси, які ми розглянемо далі.

Вкладиш у трудову книжку та її заповнення

Цей вкладиш - це окремий документ. Однак він є фактично дійсним без надання трудової книжки, на якій повинні бути проставлені реквізити цього вкладиша. Оформлення вкладиша проводиться у тому разі, як у трудовий книжці у кожному з розділів закінчилося місце для записи. Кількість вкладишів у трудову не обмежується жодними нормативними документами, їх слід заводити за необхідності.

Отриманий фахівцем з кадрів бланк вкладиша слід зареєструвати у всіх необхідних облікових документах та вшити міцними нитками у трудову книжку відповідного працівника. Далі необхідно проставити в цій трудовій книжці на титульному аркуші спеціальний штамп, де є позначення «Видано вкладиш», та вказати в ньому серію та номер вшитого вкладиша.

Як правильно заповнити вкладку трудової книжки?

Перша сторінка вкладиша містить самі відомості, які заповнювалися на титульному аркуші трудовий книжки працівника. Однак треба бути особливо уважним при заповненні цієї сторінки вкладиша і не варто переписувати всі дані з трудової книжки, оскільки у співробітника за період його трудової діяльності в цій організації могли змінитися професія (спеціальність) та рівень його освіти, та й прізвище -) теж. Фахівець з кадрів повинен вносити всі записи тільки на підставі підтверджуючих документів, дійсних у період, які йому зобов'язаний надати цей співробітник.
Датою заповнення вкладки зазвичай вважається та дата, з якої почався перший запис в цьому вкладиші.
Фахівець з кадрів, що заповнював першу сторінку вкладки, наприкінці неї повинен поставити свій підпис.
Завіряється вкладка печаткою роботодавця.
Особистий підпис працівника першій сторінці вкладиша у його трудову книжку також необхідна.
Записи у вкладиші є продовженням записів у трудовій книжці, тому їх нумерація також має бути продовжена.
Усі відомості про роботу даного співробітника та його нагородження слід вносити у вкладку так само, як і в трудову книжку.

Виправлення допущених помилок під час заповнення вкладки

При заповненні вкладиша до трудової книжки можуть бути допущені помилки. Фахівець з кадрів повинен знати правильний вихід із цієї ситуації.

Буде правильно, якщо працівник кадрової служби здійснить заповнення бланка вкладиша до того, як увіє його і проставить у трудову книжку відповідний штамп про видачу цього вкладиша із зазначенням його реквізитів.

Оскільки помилково внесені записи під час заповнення нового бланка вкладиша виправленню не підлягають, то відповідальній особі необхідно буде замінити його на такий самий чистий бланк. Оплата вартості такого зіпсованого бланка входить до обов'язку роботодавця.

Про зіпсоване бланк вкладки слід скласти акт, а сам бланк підлягає знищенню. У такому разі фахівець з кадрів повинен буде видаляти цей бланк вкладиша із трудової книжки, робити запис про недійсність проставленого штампу у трудовій книжці працівника та проставляти новий штамп із реквізитами нового вкладиша. При цьому слід врахувати, що для таких виправлень на титульному аркуші трудової книжки не передбачено додаткового місця. А якщо зіпсований бланк уже був зареєстрований у книзі обліку руху трудових книжок та вкладишів у них, то доведеться і до цієї книги вносити відповідні виправлення.

Тому відповідальним за ведення трудових та вкладишів у них слід запам'ятати, що спочатку проводиться заповнення вкладиша, і лише потім його можна вшивати, реєструвати та проставляти у трудову книжку працівника штамп про його видачу.

Якщо запис або його частина потрапила до іншого розділу

Нерідко через неуважність допускається ще одна помилка. Коли закінчилися вільні рядки у розділі трудової книжки «) Відомості про роботу») працівники кадрових служб, перегортаючи сторінку, продовжують розпочатий запис вже на сторінці «) Відомості про нагородження»), при цьому не помічаючи, що потрібний розділ вже закінчено. Яким чином у такому разі потрібно внести виправлення та як правильно зробити запис у вкладку у трудову книжку?

У п.30 Правил №225 про ведення трудової книжки прописано, що не допускається виправляти помилковий запис шляхом її закреслення. Її можна буде змінити лише шляхом внесення до трудової книжки запису про її недійсність з наступним внесенням правильного запису.

Якщо запис про роботу частково потрапив у розділ «Відомості про нагородження»), то спочатку потрібно буде пронумерувати цю її частину, вписати повну та скорочену назву організації, яка вносить зміни, а потім проставити наступний порядковий номер та визнати помилковий запис недійсним.

Розглянемо варіант, коли частина запису про звільнення працівника потрапила на сторінку «Відомості про нагородження»), і фахівець з кадрів помітив це до того, як запевнив її своїм підписом і поставив друк. В цьому випадку помилковий запис можна не дописувати, а відразу починати його виправлення. Наприклад:


1				кодексу Російської Федерації
				Закрите акціонерне товариство«)Лінінвест»)
				(ЗАТ «Лінінвест»))
2	17	01	2014	Запис за номером 1 недійсний
				Інспектор з кадрів Підпис Н.К. Галкіна
				Друк

Тепер у вкладиші у потрібному розділі можна зробити правильний запис, який продовжуватиме раніше зроблені записи у трудовій книжці.

У нашому випадку слід внести недописану частину запису про звільнення до графи №3 розділу вкладиша «Відомості про роботу»), а потім завірити її підписом фахівця з кадрів та печаткою організації. Наприклад:

Зміна прізвища

Припустимо, що у працівника змінилося прізвище, наприклад, співробітниця вийшла заміж, або розірвала шлюб. На підставі її заяви та наданих нею підтверджуючих документів необхідно видати відповідний наказ. Потім фахівець з кадрів має внести зміни не лише до трудової книжки працівника, а й у вшитий та оформлений вкладиш. Для цього на титульному аркуші обох документів слід акуратно закреслити однією рисою колишнє прізвище та поруч із нею вписати нове прізвище працівника.

Потім на внутрішній стороні обкладинки трудової книжки слід зробити посилання на наданий працівником документ, що підтверджує факт зміни його прізвища, завірити підписом фахівця з кадрів та поставити печатку організації.

Наприклад:

Трудова книжка – це основний документ будь-якого працюючого громадянина. У кожному її розділі зазначаються відомості про кар'єрні переміщення: прийоми на якусь посаду, причини звільнення, нагородження за успіхи в роботі та інше. У тому випадку, коли розділи, призначені для внесення записів про нагородження та роботу, закінчуються, і в них не залишається вільного місця для нових записів, співробітник кадрового відділу зобов'язаний вшити у трудову книжку працівника вкладиш. Однак не всі знають, як пошити вкладиш у трудову книжку правильно.

Вкладиш хоч і вважається документом, але без трудової книжки його не визнають дійсним. Щоб вкладка не загубилася, її необхідно пришити. Перш ніж розібрати цей процес докладніше, слід нагадати основні правила оформлення трудових книжок. Їхнє знання допоможе уникнути подальших проблем не лише власнику документа, а й роботодавцю, який є відповідальною особою за його ведення та зберігання.

Правильне оформлення трудових книжок виключає такі дії, як:

закреслення будь-яких записів у розділах із відомостями про нагородження працівника та його трудову діяльність)
вшивання чи вклеювання чистих листів у трудову книжку)
застосування інших чистих трудових книжок як вкладки до основного документа.

Вшивання вкладиша

Після того, як у трудовій книжці були заповнені всі розділи, роботодавець зобов'язаний самостійно подбати про оформлення вкладиша, який є продовженням документа. Трудовим кодексомбуло затверджено форму вкладиша. Використання інших бланків заборонено, оскільки трудова книжка працівника може бути визнана недійсною, і роботодавець буде зобов'язаний сплатити штраф за неправильне ведення та зберігання таких документів.

Прикріплення вкладиша у трудову книжку складається з кількох етапів.

Спочатку кадровик повинен зробити позначку на титульному аркуші основного документа «Видано вкладиш». Біля неї вказується серія і номер вкладиша, що вшивається. Даний напис може бути зроблений вручну або замість нього проставляється штамп 10х25 мм з відповідною відміткою. Вказані відомості повинні збігатися з номером і серією саме того вкладиша, який вшиватиметься в документ. В іншому випадку він буде недійсним, і всі подальші записи про роботу не враховуватимуться до загального стажу його власника.
Далі слід заповнити титульну сторінку вкладиша особистими відомостями про працівника. Внесення цієї інформації має ґрунтуватися на документах, наданих співробітником (паспорт та диплом/свідоцтво про освіту). Дата заповнення вкладки повинна збігатися з днем його оформлення.
На завершення слід акуратно вшити вкладку у трудову книжку. Зробити це потрібно своєчасно, оскільки відповідальність за те, що вкладиш не вшитий у трудову книжку, лежить на працедавцеві, і за свою недбалість він буде оштрафований.

Основних правил прикріплення вкладиша немає, проте практично пришивати його слід так:

трудова книжка розгортається між останнім листом та обкладинкою)
вкладиш розгортається посередині)
шилом або товстою голкою проколюється по два отвори в середині вкладиша і між обкладинкою та останнім листом у трудовій книжці)
за допомогою голки та щільної нитки білого або чорного кольору вкладиш пришивається до основного документа (нитка пропускається через отвори кілька разів так, щоб її кінці були всередині вкладиша, а не зовні трудової книжки))
нитка, що скріплюється трудову книжку та вкладиш до неї, зав'язується на кілька міцних вузлів.

Помилки при вшиванні вкладиша

Вшити вкладку досить просто, але це потрібно робити після того, як була правильно проставлена його серія і номер на титульній сторінці трудової книжки.

Іноді кадровики поспішають і одразу пришивають вкладку, а потім починають її заповнювати. Це нерідко призводить до того, що в результаті відомості вкладки відрізняються від даних на титульній сторінці основного документа. У зв'язку з цим доводиться відкріплювати вкладиш, робити виправлення в трудовій книжці, що саме є клопіткою справою.

Якщо все ж таки співробітник кадрового відділу поквапився і зробив помилку, він повинен акуратно за допомогою ножиць відкріпити вкладку від трудової книжки. Далі в трудову книжку вшивається новий, заздалегідь заповнений вкладиш (без проколювання додаткових отворів) із зазначенням його серії та номера на титульній сторінці основного документа. Зіпсований вкладиш знищується, і за цим фактом складається акт, аналогічний паперу про знищення зіпсованих трудових книжок.

Ще однією поширеною помилкою недосвідчених кадровиків, які не знають про те, як вшити вкладку до трудової книжки, стає відрив його обкладинки. Робити це не можна. Це пояснюється тим, що бланк вкладиша затверджено законодавством, і будь-яка його видозміна (видалення обкладинки, вклеювання або виривання листів) є незаконною і може спричинити відмову в оформленні пенсійної допомоги його власнику. Вкладиш має бути пришитий до трудової книжки у тому вигляді, в якому він купується.

За першу вкладку роботодавець може вимагати у працівника оплату. Якщо бланк був зіпсований кадровиком, оплата наступного вкладиша не стягується зі співробітника.

Оформлення вкладки до трудової книжки

Оформляється вкладиш у тій організації, яка виявила відсутність вільного місця у трудовій книжці і може внести якусь нову запис. Заповнення цього документа нічим не відрізняється від оформлення записів у трудовій книжці і всі відмітки робляться відповідно до Трудового кодексу. Однак, нумерація першого запису у вкладці повинна продовжувати нумерацію в основному документі і не може починатися заново.

Крім того, як вишити вкладиш у трудову книжку, кадровий працівник повинен знати, що титульний лист вкладки заповнюється так само, як і титул у трудовій книжці. Кадровик може просто переписати інформацію з основного документа, проте все ж таки бажано дотримуватися правил трудового законодавствата вимагати у працівника його паспорт та свідоцтво про освіту. Після оформлення титульної сторінки вкладки на ній має бути поставлене прізвище та підпис особи, відповідальної за оформлення даних документів, та підпис господаря трудової книжки. Заповнений вкладиш вноситься до книги обліку трудових книжок із зазначенням його номера та серії.

Можливо, буде корисно почитати: