Виправлення у трудовій книжці: як не порушити закон. Внесення змін та виправлень до трудової книжки

Навіть досить досвідчені співробітники організації, які працюють у відділі кадрів, не застраховані від можливих помилок. Некоректно внесені записи до трудової книжки кадровиками цьогорічної чи попередньої роботи необхідно виправити. Трапляються ситуації, коли зміни виконуються як доповнення до попередніх правильних записів. Неточності треба виправити доти, як пенсійний фонд відмовиться визнати ваш стаж.

Ви виявили помилку чи неточність у записах книжки, тоді як працівник відділу кадрів зобов'язані її виправити, згідно з пунктами 24 та 28 «Правил ведення та зберігання трудових книжок». Внесення виправлень проводиться на підставі документа, отриманого з організації, співробітник якої припустився помилки. Це може бути, наприклад: наказ про зарахування на роботу, звільнення або переведення, витяг з офіційного документа, що згадує ці накази. Зверніть особливу увагу на таке положення: всі зміни та виправлення виконуються відповідно до деяких правил, у книзі запису не можна закреслювати та замазувати коректором, зміни оформлюються таким порядком:

Пункт 1 – встановіть порядковий номер.
Пункт 2 – внесіть дату зйомки.
Пункт 3 – пишіть таке: «Запис номер (вкажіть номер помилкового запису) є недійсним». Далі виконайте запис без помилок.
Пункт 4 – знову вкажіть номер наказу з хибним записом. Якщо запис у книжці правильний, а вказані помилкові реквізити наказу, то продублюйте запис наказу без зміни, а 4 пункті напишіть правильні дані. Якщо припущено помилку в номері наказу, потім виправлено, то вкажіть номер і дату наказу про скасування запису.

Аналогічним чином вносите в книжку виправлення всіх неточних або невірних записів: про нагородження, прийом, переведення, звільнення.

Якщо навіть з моменту внесення неточного чи помилкового запису до трудової книжки пройшло досить багато часу, його можна виправити. Поставте під останнім записом у книжці черговий порядковий номер, потім вкажіть номер запису, що містить неправильні відомості, зробіть запис про його недійсність і новий вірний запис, що містить посилання на офіційний документ, що підтверджує.

При необхідності виправлення особистих даних працівника на титульному аркуші бланка (прізвище, ім'я, по батькові, дата народження) дійте згідно з інструкцією:

Закресліть раніше записані дані однією рисою.
Запишіть тут же нові дані.
Вкажіть відповідні документи, що підтверджують необхідність зміни даних на зворотній сторонітитульні сторінки. Запис засвідчується печаткою та підписом уповноваженої особи. Іноді додається приблизно таке повідомлення: «Виправленому Чернишов на Чернишов вірити».

Якщо помилка виявлена при початковому заповненнітитульного аркуша книжки - зіпсований бланк документа знищується відразу. Складіть акт списання, заповніть правильно новий бланк. При цьому власник книжки його не сплачує. Пізніше, після допису в трудовій книжціу цій та наступних організаціях, виявлену неточність виправити у такий спосіб не вийде.

Пам'ятайте, щоб уникнути різних непорозумінь через помилки у записах книжки працівник відділу кадрів повинен ретельно перевіряти кожен виконаний запис під час прийому працівника чи звільнення. Незважаючи на те, що кожен співробітник організації у разі звільнення його з роботи при отриманні трудової книжки ставить підпис із зазначенням дати під записом про його згоду з коректністю виконаних у ній записів, вся відповідальність за наповнення книжки лежить на вас як на працівника кадрової служби.

Трудова книжка – головний документ кожного працівника, що підтверджує стаж і характер виконуваної роботи. Неточності у цьому документі є неприпустимими, оскільки можуть призвести до проблем при оформленні пенсії. У матеріалі сайт ми розповімо, як виправити запис у трудовій книжці так, щоб не допустити нових помилок.

Правові основи

Правила ведення та заповнення трудових книжок прописані в і. Це два основні нормативних актів, тексти яких мають бути під рукою у кожного кадровика. У них дана вся необхідна інформація про те, як коректно заповнити, яким чином вносити зміни та як виправити помилку у трудовій книжці. Зразок можна переглянути нижче.

Типові помилки

Зазвичай неточності з'являються з об'єктивних причин (наприклад, зміна прізвища у зв'язку із укладанням шлюбу або відновлення працівника за рішенням суду) або через неуважність особи, яка заповнює документ. Найчастіше можна побачити:

неправильна вказівка імені, по батькові та прізвища трудящого на титульному аркуші;
неправильні дати прийняття на роботу, переведення на нову посаду, звільнення;
неточна назва посади;
пропуск букв, граматичні помилки.

Оскільки навіть один невірний символ може спричинити суперечку, коли працівник піде оформлювати пенсію, кадровики мають бути гранично уважними. Завжди треба звірятися з іншими документами співробітника - паспортом, свідоцтвом про народження, шлюб, дипломом про освіту. Ну а якщо помилка таки закралася, її потрібно коректно виправити.

Зміни та виправлення: як правильно робити

Відповідно до розділу III Постанови уряду № 225, роботодавець у разі виявлення неточностей може виправити:

прізвище, ім'я, по батькові;
дату народження;
відомості про освіту;
найменування професії чи спеціальності співробітника;
інформацію про нагородження.

На підставі відповідних документів роботодавець, який припустився помилки, або той, хто її помітив, можуть виправити будь-який розділ у трудовій книжці. Співробітник не зобов'язаний йти до компанії, де він раніше працював, щоб виправити неточні записи. Тим більше, що іноді це просто неможливо. За заявою трудящого зміни вносить відповідальна особа тієї організації, де він працевлаштований зараз.

Головне правило кадровика при виправленні неточностей – жодних закреслень. Це допустимо лише при виправленні відомостей на титульному аркуші. В інших випадках зміни здійснюються шляхом визнання певних записів неточними та внесення правильних. При цьому нові дані мають бути засвідчені підписом відповідальної особи та, за наявності, печаткою організації чи кадрової служби.

Важливо, щоб виправлення було засновано на офіційних документах із компанії-правонаступника, державних архівів. Свідчення в даному випадкунемає жодної юридичної сили. Якщо лише немає відповідного судового рішення.

У п. 1.2 ухвали Мінпраці Росії № 69 уточнюється, як саме треба вносити поправки. Ось зразковий алгоритм:

вказати порядковий номер;
поставити поточну дату (число, місяць, рік);
у наступній графі написати, яка саме інформація не відповідає дійсності, та на яку її треба замінити;
в останній колонці вказати реквізити наказу чи документа, виходячи з якого робиться виправлення.

Зразок виправлення у трудовій книжці 2017

Деякі нюанси

Якщо допущено кілька неточностей, треба виправити кожну. Якщо помилка закралася в дати, назву посади, інформацію про накази, то кадровик вносить записи про визнання кожного з неправильних формулювань недійсними. Потім вказує правильні дані. Допускається також одним записом виправляти кілька некоректних.

Зразок виправлення запису у трудовій книжці 2017, якщо треба анулювати дві останні позначки

Якщо припущено помилку при оформленні трудової книжки вперше, роботодавець заповнює новий бланк. Зіпсований необхідно списати у присутності працівника чи інших осіб та обов'язково скласти акт про списання.
Неточні формулювання на титульному аркуші просто закреслюються. Поруч вказується точний варіант, засвідчений підписом та печаткою.
Якщо неточність міститься в записі, після якого є інші дані, кадровик проставляє наступний порядковий номер, поточну дату, а потім пише де неточність і на що її замінити.
З ініціативи працівника трудова книжка, у якій останній записпро переведення чи звільнення визнано недійсним, може бути замінено дублікатом. У разі всі дані переносяться крім неправильної.

Жоден, навіть який має колосальний досвід роботи, кадровик або бухгалтер, не застрахований від прикрих помилок при заповненні трудових книжок. До того ж, причин виникнення помилкових записів може бути кілька. Це і неточності в оформленні наказів за особовим складом, і збої в нумерації розпоряджень та й горезвісний людський фактор. Хоча, слід зазначити, що трудова книжка – документ, що вимагає уважного ставлення, і помилки у ньому трапляються нечасто. Однак якщо недійсний запис у трудовій книжці все ж таки з'явився, то виправити його потрібно негайно.

Скасування запису у трудовій книжці: загальні правила

Відомості до документу вносяться відповідно до спеціальної інструкції № 69, яка регламентує цей процес та затверджена Постановою Мінпраці 20.20.2003. Там же прописані вимоги, що пояснюють порядок внесення виправних записів. Розглянемо правила, які у цій галузі кадрового діловодства.

Анулювання запису у трудовій книжці: особливості внесення змін

Неправильна інформація може бути встановлена як у будь-якому розділі документа, так і на титулі. Незважаючи на те, що законом продиктовано однакові способи виправлення відомостей, ми розглянемо різні випадкиможливі помилки.

Наслідуючи загальні вказівки, неточності, допущені кадровиком на етапі оформлення документа, автоматично роблять нову книжку недійсною. Вона має бути знищена. При виявленні помилки у книжці, що вже діє, потрібно новим записом оголосити про недійсність запису попереднього. Закреслювати неточний запис або користуватися коригувальною канцелярською рідиною не можна. Розберемося, як прибрати запис із трудової книжки відповідно до інструкції.

Запис у трудовий недійсний: як виправити

При знаходженні невірних відомостей у тексті фахівець вносить поправну інформацію, для чого вказує:

Порядковий № запису;
У гр. "Дата" - дату виробництва запису арабськими цифрами
У гр. «Відомості про роботу» - назва фірми (повне та абревіатуру), неправильний запис визнається недійсною фразою «запис № … вважати недійсним » , Вноситься нова інформація;
У графі «Найменування, дата та номер документа, що обґрунтовує запис» фіксується № та дата розпорядження, що підтверджує правдивість нових відомостей;
Посада та підпис фахівця, який зробив виправлення.

Такий алгоритм виправлень, коли неточність допущена виконавцем однієї організації. Наприклад, при помилці у назві посади (зразок № 1), номері розпорядження з особового складу або його змісту (зразок № 2).

Запис у трудовій про недійсність запису: зразок № 1

Визнання запису у трудовій книжці недійсним: зразок № 2

При встановленні неточності після звільнення, вірні відомості може внести спеціаліст колишньої компанії (як у зразку № 3), якщо колишній співробітникще не встиг влаштуватися офіційно.

Скасування запису у трудовій книжці: зразок № 3

Якщо неточність допущена фахівцями компанії, в якій співробітник працював раніше, виправити запис може кадровик нової фірми при пред'явленні співробітником документів, що підтверджують існування помилки і доводять правдивість іншої інформації.

Як анулювати запис у трудовий при неправильно внесених датах

Відсутність уваги фахівця в написанні дат загрожує ускладненнями в майбутніх взаєминах з Пенсійним фондом, і цю обставину має враховувати сам працівник, а тому не зайвим буде перевірити написане. Помилки в датах прийому, переведення чи звільнення повинні виправлятися обов'язково. Якщо така неточність виявлена працівником, йому слід звернутися до керівника фірми або його заступнику по кадрової роботита оформити заяву з проханням про виправлення. У компанії на його підставі видається відповідний наказ, а фахівець – кадровик:

Виправним записом «запис № … у трудовій книжці вважати недійсним » підтверджує хибність раніше зазначених даних;
Заносить правильну дату, проставляє № наказу – підстави для внесення зміненої інформації;
Вказує посаду, ПІБ та підпис, скріплює запис печаткою компанії.

Як скасувати запис у титулі трудової книжки

Титульний листмістить основні відомості про працівника. Непомічена при оформленні трудової книжки помилка має бути усунена відразу після виявлення. Тут дещо інший алгоритм виправлень: неправильну інформацію дозволяється закреслювати у виняткових випадках. Часто кадровикам доводиться змінювати прізвища співробітниць у зв'язку із укладанням шлюбу. Добрані прізвища закреслюють рівною чіткою лінією, роблять позначку про недійсність, вносять нові відомості та, як правило, на розвороті записують інформацію, що підтверджує зміну прізвища - № та дату свідоцтва про шлюб. Запис підтверджується підписом спеціаліста та печаткою підприємства.

Зразок № 4: анулювання запису у трудовій книжці (титул)

Важливо пам'ятати, що анулювання запису в трудовій книжці є законним лише при письмовому визнанні пронумерованого попереднього запису недійсним, а виправлена інформація повинна мати документальне підтвердження.

Фіктивний запис у трудовій книжці: відповідальність

Залишення у трудовій книжці записів, що не відповідають дійсності, інспектори держтрудінспекції розцінюють як порушення трудового законодавства, а такі висновки можуть призвести до залучення роботодавця (або посадової особи) за ст. 5.27 КпАП.

Уалентина Андрєєва, канд. іст. наук, професор кафедри трудового права та права соціального забезпечення Російської академії правосуддя, член Комітету трудовому законодавствуНаціональної спілки кадровиків, Москва

При внесенні до титульного листа змін однією рисою закреслюється колишня інформація та записується нова (вище або поряд, на тому ж рядку). Посилання на внесені зміни та документи-підстави до них даються на внутрішній стороні обкладинки трудової книжки та засвідчуються підписом роботодавця або спеціально уповноваженої ним особи та печаткою організації або печаткою кадрової служби. В Інструкції не сказано, як конкретно робиться посилання на внесену зміну. Вважаємо, можливі два варіанти. Наприклад, у жінки змінилося прізвище після одруження. Посилання на внесену до титульного листа зміну можна показати так:

«Прізвище змінено на прізвище «Єгорова» на підставі…»
«Прізвище «Іванова» змінено на прізвище «Єгорова» на підставі…»

Перший варіант запису кращий, коли прізвище змінюється вперше, другий – коли прізвище змінюється не вперше або коли після розірвання шлюбу жінка знову змінює прізвище на те, що була в неї до одруження (приклад 1).

У титульному аркуші трудової книжки зразка 1973 р. для внесення прізвища працівника було відведено три рядки. Нове прізвище вноситься у вільний рядок, при цьому колишнє прізвище теж має закреслюватися, чого не роблять іноді недосвідчені працівники кадрових служб (приклади 2 та 3).

Приклад 1

або

Приклад 2

Приклад 3

Досить часто у працівників змінюється рівень освіти, вони освоюють нові професії та спеціальності. Зміна записів про освіту, професію та спеціальність співробітника проводиться роботодавцем за останнім місцем роботи (п. 26 Правил). Нові відомості відображаються у титульному аркуші трудової книжки без закресленняраніше внесеної інформації. Спочатку внесені дані про освіту та професію, спеціальності доповнюються новими через кому (п. 2.4 Інструкції).

У п. 2.4 Інструкції немає вказівок щодо необхідності внесення на внутрішній бік обкладинки трудової книжки посилання на документ, що підтверджує зміну відомостей про освіту чи професію, спеціальність. Однак цілком очевидно, що таке посилання є необхідним (приклади 4–6).

Коли трудова книжка оформляється вперше, дуже важливо правильно записати на титульному аркуші прізвище, ім'я, по батькові та дату народження особи, яка надходить на роботу. Ці відомості мають особливе значення, оскільки цей документ не передбачає фотографії працівника. Саме за цими відомостями при порівнянні з паспортними даними визначатиметься належність трудової книжки цьому громадянину.

Приклад 4

Приклад 5

Приклад 6

Що робити, якщо при оформленні титульного листа було допущено помилку

Оскільки трудова книжка заповнюється вручну, важко уникнути помилок у записах. Звичайно, виникає питання про порядок виправленнянеправильних записів на титульній сторінці. Офіційної відповіді на це питання немає ні в Правилах, ні в Інструкції.

Так, Правилами (п. 27) наказується виправлення неправильних записів на підставі офіційного документа роботодавця, що припустився помилки (а чи не виходячи з паспорта – особистого документа громадянина), тобто. тут йдетьсяпро виправлення записів у змістовній частині трудової книжки, у відомостях про роботу та про нагородження (заохочення). Аналогічно в Інструкції (п. 1.2) зазначено, що недійсними визнаються та виправляються лише записи у розділах трудової книжки «Відомості про роботу» та «Відомості про нагородження».

Це дозволяє зробити висновок, що неправильні записи на титульному аркуші трудової книжки не підлягають виправленню, Отже, помилка в титульному аркуші тягне у себе визнання бланка трудової книжки зіпсованим і підлягає заміні нового. Цей підтверджується і пунктом 48 Правил, яким передбачено оплату роботодавцем зіпсованогобланка трудової книжки або вкладиша до неї «у разі неправильного первинного заповнення». Необхідно також зазначити, що й у п. 26 Правил та у п. 2.3 Інструкції йдеться про змінізаписів про прізвище, ім'я, по батькові та дату народження на підставі відповідних особистих документів працівника, а не про їх виправленніїх як помилкових. Крім того, пункт 42 Правил містить пряму вказівку про знищення зіпсованих під час заповненнябланків трудових книжок та вкладишів у них зі складанням відповідного акта.

Отже, припустившись помилки в титульному аркуші трудової книжки або вкладиша, працівник, відповідальний за ведення трудових книжок, повинен не виправлятизапис, а знищуватизіпсований бланк. У інструкції по роботі з трудовими книжками, що діяла раніше, наводилася форма акта про знищення зіпсованих бланків трудових книжок і вкладишів у них. В даний час вона офіційно не затверджена та визначається самою організацією (приклад 7). Акти про знищення зіпсованих бланків трудових книжок та вкладишів у них підшиваються в окрему справу та зберігаються у працівника, відповідального за ведення трудових книжок.

І все ж таки нерідкі випадки, коли трудова книжка була оформлена багато років тому, і помилки на її титульному листі не були помічені вчасно.

Як вчинити, якщо на титульному аркуші трудової книжки виявлено помилку

Оскільки порядок виправлення помилок на титульному аркуші трудової книжки не встановлений, можна порадити практикам чинити аналогічно ситуації, коли потрібно внести зміну до запису про прізвище, ім'я, по батькові та дату народження працівника – однією рисою закреслити колишнє прізвище або ім'я, по батькові, дату народження та записати нові дані. Посилання на відповідні документи (паспорт, свідоцтво про народження, про укладення шлюбу, про розірвання шлюбу) із зазначенням їх серії, номера та дати мають бути внесені на внутрішній бік обкладинки трудової книжки та засвідчені підписом роботодавця або особи, відповідальної за ведення трудових книжок, та печаткою. Неприпустимо при заміні особистих даних закреслювати (виправляти) окремі літери чи цифри, супроводжуючи цю дію позначкою «Виправленому вірити», як інколи роблять недосвідчені працівники кадрових служб.

Слід згадати і ще одну проблему, з якою можуть зіткнутися працівники кадрових служб. Як відомо, з 1 січня 2004 р. працівникам, які вперше вступають на роботу, оформлюються трудові книжки нового зразка. Нові зразки трудових книжок та вкладишів у них були затверджені Наказом Мінфіну РФ 22.12.2003, проте багато організацій не змогли своєчасно придбати нові бланки та на початку 2004 р. продовжували оформлювати трудові книжки старого зразка (1973 р.). Звісно, працівники кадрових служб не винні у тому, що склалася подібна ситуаціяАле разом з тим слід зазначити, що працювати зі старими бланками, що стали недійсними з 01.01.2004, було вже не можна.

Як показує практика, деякі співробітники, які вперше надійшли на роботу на початку 2004 р., «встигли» звільнитися з першого у своєму житті місця роботи, отримавши заповнену книжку старого зразка. При виникненні якихось складнощів і непорозумінь через старий бланк трудової книжки, оформлений у період, коли він уже не діяв, працівник може звернутися до документа, що видав такий документ, за відповідною довідкою про відсутність бланків нового зразка у зазначений період, а краще – оформити дублікат. трудової книжки на бланку зразка 2003 р., зібравши архівні довідки про стаж роботи.

Необхідно звернути увагу працівника на наявність у його трудовій книжці помилок, які можуть вплинути на вирішення питань щодо підтвердження трудового стажу. Титульний лист вимагає особливої уваги– для виправлення допущених тут помилок працівникові, як правило, доводиться звертатися до тієї організації, де було зроблено некоректний запис. Якщо ця організація була ліквідована та документи в архіві відсутні, питання про належність трудової книжки даному власникуможе бути вирішено лише у судовому порядку.

Приклад 7

Можливо, буде корисно почитати: