Роботодавець повинен завести трудову книжку протягом. Як оформити трудову книжку - правила кадровикам

Деякі роботодавці, беручи на ту чи іншу посаду молодої людини, не поспішають заводити нею трудову книжку Мотивують це тим, що новий працівник повинен пройти випробувальний термін, або посилаються на відсутність бланків книжок. Або навіть взагалі не загострюють увагу на цьому питанні.

Працюючи без трудової книжки, ви цим «допомагаєте» роботодавцю порушувати закон. А ще наражаєте себе на небезпеку отримувати надалі не всю належну вам пенсію, яка розраховується, виходячи із загального трудового стажу. А саме до трудової книжки вносяться всі записи про роботу, в тому числі про терміни роботи. Трудову книжку повинні виписати у відділі кадрів (ОК) того підприємства, де молодий фахівець розпочинає свою трудову діяльність. Бланки книжок для тих, хто знову надійшли на роботу, можуть виділятися роботодавцем безкоштовно або за гроші. При цьому факт оплати повинен бути підтверджений касовим чеком, якщо оплата проходить через касу підприємства, або ж вирахуванням певної суми заробітної плати. У другому випадку це також має бути проведено документально.

Найчастіше підприємство-роботодавець не закуповує трудові книжки для своїх молодих співробітників – тоді купити її доведеться самостійно. Продаються вони у канцелярських магазинах у відділах, де реалізуються бухгалтерські бланки.

Записи на першій сторінці, які зробить працівник, мають бути перевірені молодим спеціалістом та завірені його особистим підписом. Це:

Прізвище, ім'я, по батькові;
Дата народження;
Освіта;
Спеціальність;
Дата заповнення трудової книжки;
Прізвище та підпис особи, яка виписала трудову книжку.

Правила ведення, заповнення та видачі трудових книжок працівникам підприємств чи фірм описані у Постанові Міністерства праці та соціального розвитку РФ «Про затвердження інструкції щодо заповнення трудових книжок».

Як бачите, завести трудову книжку дуже легко, якщо ви офіційно влаштувалися працювати. Головне, загострити увагу на цьому моменті в день прийому на роботу і зобов'язати співробітника виписати вашу особисту трудову книжку.

Трудова книжка- Документ обліку робочого стажу громадянина РФ. Оформлення трудової книжки прийому працювати, і її наступне заповнення і збереження відбувається у кадровому відділі організації, за відсутності такого обов'язок доручається керівника чи уповноважена їм особа. Питання як оформити трудову книжку, дуже важливий, оскільки це впливає оформлення пенсії співробітника при досягненні певного віку.

При наймі нового працівника на вакантну посаду в організації може виникнути потреба в початковому оформленні книги обліку трудового стажу. Як оформити трудову книжку вперше?

Запис до трудової книжки про прийом на роботу та переведення на іншу посаду

Книга обліку трудового стажу містить у собі три параграфи. Спочатку заповнюють титульний лист на підставі наданого паспорта працівником:

П.І.Б.;
повна дата народження;
спеціалізація;
освіта;
дата оформлення книги;
супутні підписи та пояснення;
засвідчення печаткою компанії.

Далі слідує заповнення вперше параграфа, який містить дані про працевлаштування. Всі записи роблять одним типом чорнила одного кольору. Для вказівки дат використовують арабські цифри. Виключені скорочення, дані фіксують у повному обсязі та розбірливим почерком.

Правила оформлення трудових книжок

Як правильно оформити трудову книжку, повинен знати кожен відповідальний співробітник кадрового відділу. Кожна графа заповнюється із граничною уважністю та акуратністю.

Обов'язково зазначити сторінку даних про працевлаштування штампом, що містить повну назву та адресу підприємства. Якщо немає штампу, необхідна інформація вноситься вручну.

Правила оформлення трудових книжок включають внесення позначок про нагороди та регалії співробітника, які підтверджені відповідними документами та свідоцтвами. Також слід зазначити і ким було зроблено нагородження. Грошові преміальні виплати у трудовій книжці не вказуються.

Оформлення трудової книжки

При повному заповненні відомостей про працевлаштування необхідно вклеїти спеціальний вкладиш. Заборонено вносити записи, які стосуються параграфу працевлаштування інших листах.

Як вносяться зміни до трудової книжки

Неправильно внесені дані не можна зафарбовувати або прати. Позначку «виправленому вірити» також виключено. Можлива , якапроводитись на останньому місці працевлаштування.

Оформлення титульного листа трудової книжки важливий момент. Якщо він підлягає коригуванню, наприклад, прізвище, то неактуальну інформацію акуратно закреслюють однією рисою. Нові дані вносять зверху. на зворотній стороніобкладинки книги обліку трудового стажу співробітника, вказують документацію, що послужила підставою для змін. Виноски засвідчуються печаткою організації та підписом керівника. Подальші коригування роблять із зазначенням правильної позначки нижче, не закреслюючи попередній запис.

Правильне оформлення трудової книжки безпосередньо залежить з нарахуванням надалі пенсії громадянам.

Якщо попередньому місці праці громадян під час внесення інформації у трудову книжку було зроблено помилку, то виправлення потрібно письмове підтвердження колишнього наймача. Будь-яке коригування даних варто проводити тільки після того, як попередній запис визнано недійсним.

Правила оформлення вкладок трудових книжок

Іноді виникає питання, як оформляється трудова книжка, якщо з параграфів повністю заповнений. У цьому випадку потрібно доповнити параграф. Вкладиш вклеюють у певний розділ або наприкінці книжки обліку трудового стажу працівника. Після таких маніпуляцій у трудовій книжці робиться позначка, яка інформує про додавання вкладиша, вказують його серійний номер. Приклад оформлення трудової книжки показує, що вкладка, пред'явлена окремо від трудової книжки недійсна.

Якщо сталася втрата трудової книжки, недостатньо просто видати новий документ. Необхідно оформити дублікат, про що співробітник має подати заяву. Відділ кадрів готує документ протягом 15 днів. У дублікаті документа вказують сумарний стаж працівника до поточного моменту працевлаштування. Переносять спеціальні відмітки, наприклад про нагородження.

Як оформляється сумісництво та звільнення у трудовій книжці

Де оформити трудову книжку, працюючи на двох роботах? Трудовий запис, що вказує на роботу за сумісництвом, роблять на основному місці працевлаштування. Часто підробіток оформляється як трудового угоди.

Дані, що інформують про переведення співробітника, звільнення, сумісництво та інші зміни пов'язані з його працевлаштуванням, вносять у третій графі параграфа відомостей про роботу. Також зазначають нюанси, пов'язані зі зміною робочих відносин.

У день розриву трудових відносин між наймачем та співробітником останньому видають його трудову книжку. Якщо співробітник не забрав свої документи, йому надсилають повідомлення про те, що потрібно забрати документи або дати згоду на їхнє поштове пересилання.

Незатребувані книги обліку трудового стажу зберігаються у кадровому відділі 2 роки, після чого передаються до архіву компанії.

Щоб уникнути непорозумінь, слід дуже уважно ставитись до правил оформлення книги обліку трудового стажу громадян.

Все частіше трапляються випадки, коли претенденти вважають за краще обходитися без документа, до якого будуть занесені всі відомості про професійної діяльності. Тобто оформлюватись на роботу «неофіційно». І даремно. Цей документ є гарантією вашої майбутньої пенсії. Тому слід заздалегідь подбати про це. До того ж, про те, як завести трудову книжку, повинен піклуватися не працівник, а роботодавець.

Правила оформлення цього документа описано в інструкції Міністерства праці Росії. Тому як працівнику, і роботодавцю доведеться витратити частину вільного часу її вивчення. Так ви тільки виграєте, будучи вже підкованим у цій справі. Оформлення документа виконується лише для працівників організації, які провадять трудову діяльність більше одного робочого тижня

Багато робітників часто-густо задаються питанням щодо того, як правильніше вчинити: завести трудову книжку в новому варіанті або залишити стару? Відповідь у цьому випадку наступна: потреби у зміні старого документа немає.

Якщо співробітник вперше має досвід працевлаштування, тоді трудова книжка оформляється суворо за нього. За неї доведеться заплатити суму, що дорівнює ціні бланка документа. Оплата або вноситься до каси підприємства, або утримується із майбутньої зарплати.

Порядок оформлення трудової книжки

титульного листа)
відомостей про роботу)
відомостей про нагородження.

Титульний лист

Містить таку інформацію про співробітника, як:

дата народження)
наявність освіти, професії, спеціальності.

Усі перелічені відомості заносяться відповідно до записами, що у паспорті працівника чи іншому документі, що підтверджує його особу. Найчастіше це військовий квиток громадянина чи документи, наприклад, атестат, містять достовірну інформацію про освіту. У самому низу того ж титульного листа обов'язково потрібно поставити дату внесення всіх записів.

Усі ці правила чітко прописані в інструкції Міністерства праці Росії. Ви зможете знайти в ній відповіді на всі питання про те, як вперше завести трудову книжку.

Після того, як всі відомості занесені, слід ретельно переглянути і перевірити на предмет помилок і недоліків, тільки тоді розписуватися і ставити печатки.

Відомості про роботу

Цей досить великий розділ складається з чотирьох пунктів, або граф:

графа, що має назву «номер запису»)
дата)
графа, до якої вносяться відомості, пов'язані з прийомом, перекладом та іншими переміщеннями)
графа, що містить у собі інформацію про документи, що стали підставою для внесення запису.

Щодо першої графи, то в ній зазначається номер внесеного по порядку запису, у другій – та дата, коли здобувача взяли на роботу.

При прийомі співробітника працювати керівник повинен у третю графу вписати повну назву організації та, якщо є, скорочене. Тут же слід зазначити і те, на яку посаду прийнято працівника, за якою спеціальністю, професією та обов'язково з урахуванням кваліфікації. Усі відповідні документи працівник перед тим, як завести нову трудову книжку, має надати в оригіналах.

У разі переведення чи звільнення запис вноситься до третьої графи виключно на підставі виданого роботодавцем наказу чи розпорядження. Дату та номер відповідного документа необхідно зазначати у четвертій графі.

Усі записи слід вносити лише у повній формі, без жодних скорочень.

На той випадок, якщо співробітник звільняється за власним бажаннямабо у зв'язку зі скороченням, відповідний запис необхідно вносити того ж дня, але не пізніше. В інших ситуаціях інформація у трудовій книжці зазначається після видання роботодавцем наказу та протягом усього першого робочого тижня.

На жаль, буває і таке, коли працівник іде з життя. Тоді керівник повинен внести до документа про професійну діяльність усі відомості про розірвання трудового договору з колишнім співробітником. А всі документи, у тому числі й трудову книжку, слід передати родичам або за їх бажанням надіслати поштою, але лише під розписку.

Нагороди та відзнаки

Останнім пунктом є правила внесення відомостей про можливі нагородження працівника. У цьому розділі керівник або інша особа, яка є довіреною, наприклад кадровик, повинні відзначати всі види нагород. До них відносяться державні. Сюди відносяться і почесні грамоти, і особливі премії, заохочення, але якщо такі передбачені.

Запам'ятайте, що при постійних виплатах премії, які передбачені умовами трудового договору, немає необхідності щоразу наголошувати на цьому в документі. Також не відображається інформація, пов'язана і з різними стягненнями. Винятком є лише скорочення працівника.

Як не допустити помилок

Головне, що слід зрозуміти і запам'ятати працівникові та роботодавцю однаковою мірою: трудова книжка є свого роду дзеркалом всього професійно напрацьованого стажу, і підрахунок його здійснюється на підставі зазначених дат.

Іноді роботодавці стикаються з тим, що претендент не може надати трудову. Керівник у разі не знає, що робити далі. На запитання: чи заводимо нову трудову книжку на нового співробітника, можна відповісти подвійно:

Якщо у претендента трудова втрачена, а довідок з попередніх місць роботи він надати не може, то заводять нову трудову, начебто він влаштовується вперше.
Якщо претендент може надати документи про попередні місця роботи, то дублікат загубленої трудовий йому повинні видати на останньому місці, і ваша організація не має до цього відношення.

Якщо працівника вперше прийнято на роботу, оформлення трудової книжки також необхідне. До того ж, якщо прийом було здійснено на підставі сумісництва, керівник має право внести відповідну інформацію, але лише за наявності довідки з основного місця роботи.

Роботодавець повинен пам'ятати про те, що будь-які порушення трудового законодавствазагрожують накладенням адміністративного штрафу. Не варто недооцінювати роботу таких органів. Розмір штрафу може бути різним, все залежить від ступеня та виду порушення. Ось приклади:

накладення штрафу на особи, які обіймають певну посаду, які раніше були піддані покаранню за подібні дії, що суперечать закону)
крім штрафу, інспектор має право заборонити провадження будь-якої трудової діяльності на строк до 90 днів)
накладення штрафу, але вже не на окремого співробітника, а на всю фірму – розмір такого штрафу коливається від трьох до п'яти сотень мінімальної суми заробітної плати.

Заповнення трудової книжки здійснюється виключно російською мовою, якщо працевлаштування відбувається у Росії. Якщо ж прийом співробітника відбувається на території тієї республіки, яка входить до складу Російської Федерації, то відбувається оформлення російською та мовою цієї автономної республіки.

Щоразу, коли керівник або уповноважена особа вносять відомості в документ про прийом на роботу, звільнення або переведення, обов'язково про це слід повідомити працівника під підпис, і лише після цього відзначити все в особистій карті.

Роботодавцю необхідно знати, у якому разі потрібно завести нову трудову книжку нового співробітника. Вимагати від працівника, який уперше влаштовується на роботу, бланк документа про професійну діяльність категорично заборонено. Адже ці бланки підлягають суворій звітності.

Після належного оформлення трудової книжки майбутній співробітник зобов'язаний вивчити та перевірити всі записи, і лише після цього підписувати документи. На закінчення необхідно здійснити реєстрацію трудової книжки у спеціальній книзі з обліку руху трудових книжок.

Кадрове діловодство та Трудове право

Трудова книжка є основним документом, що містить юридично достовірну інформацію про роботу та стаж співробітника. Ми розглянемо важливі питання щодо різновидів та варіантів їх оформлення, видачі оригіналів та дублікатів, а також нюансів оформлення при роботі з іноземними громадянами.

У статті розглянуто важливі питання щодо видів трудових книжок та варіантів їх оформлення, видачі оригіналів та дублікатів, а також нюансів оформлення цього документа для іноземних громадян.

Зі статті ви дізнаєтесь:

Як прийняти трудову книжку від прийнятого на роботу співробітника

Роботодавець зобов'язаний прийняти та розпочати співробітника, що знову надійшов на роботу, протягом перших п'яти днів після того, як той почав свою діяльність у компанії. Розглянемо питання про те, як прийняти на зберігання документ у працівника, в яких випадках він може отримати його на руки і що робити, якщо книжки немає.

У працівника немає трудової книжки

Здобувач на етапі прийому працювати повинен пред'явити трудову книжку (ст. 65 ТК РФ). Приймаючи її для подальшого ведення та зберігання, необхідно перевірити, щоб останньою була відмітка про звільнення з попереднього місця роботи. Її відсутність означає, що співробітник ще працює по у колишнього роботодавця або те, що роботодавець просто не зробив відповідну позначку.

У таких випадках фахівець може бути оформленийза сумісництвомабо він повинен попросити колишнього роботодавця правильно оформити своє звільнення.

Приклад 1

Якщо йдетьсяпро сумісництво, папери про стаж повинні зберігатися у роботодавця за основним місцем роботи. Внести позначку про сумісництво також може основний роботодавець після того, як працівник пред'явить папери, що підтверджують сумісництво.

Приклад 2

На руки співробітник може отримати свою трудову лише у двох випадках: при звільненні та для оформлення виплат із обов'язкового соціального страхування, у тому числі для оформлення пенсії. До 1 січня 2015 року це було неможливо – працівникові видавалась лише копія або встановленим чином оформлена виписка. Кадрові працівники деяких підприємств самі привозили папери своїх співробітників у Пенсійний фонд.

Акт про знищення зіпсованого бланку трудової книжки працівника

Сьогодні для отримання оригіналів паперів із відомостями про стаж на руки працівник може написати заяву у довільній формі із поясненням причин. Повернути їх роботодавцю він повинен протягом трьох робочих днів після того, як папери поверне Пенсійний фонд (ч. четверта ст. 62 ТК РФ).

Заява про видачу трудової книжки працівника

Для реєстрації та обліку паперів, отриманих співробітниками підприємства на руки, має бути окремий журнал, форма його заповнення – довільна. Використовувати для цього уніфіковану форму і вкладок у них не можна, оскільки в ній відсутні відповідні графи. У цій книзі передбачено лише один варіант реєстрації видачі - при звільненні працівника.

Журнал обліку видачі трудових книжок

Якщо працівник, отримавши папери, поверне їх пізніше за встановлений триденний термін, залучити його додисциплінарної відповідальностіне можна, але, щоб підстрахуватися, в ПВТР можна обумовити термін повернення і зобов'язати працівників збір довідок з попередніх місць роботи у разі його втрати.

Копія трудової книжки

Коли документ працівнику потрібен інших цілей, можна видати йому копію. Роботодавець зобов'язаний оформити її за письмовою заявою працівника протягом трьох днів із дня звернення (ст. 62 ТК РФ). Копіювати потрібно усі сторінки, на яких є записи. Кожну необхідно завірити написом «Вірно» або «Копія вірна», вказати посаду особи, яка зробила копію, поставити її підпис із розшифровкою та датою завірення. Підпис може бути засвідчений печаткою підприємства, призначеної саме для таких цілей.

Трудові книжки за роками

Отримавши документ від працівника, насамперед потрібно перевірити її справжність. Окрім з'ясування, до якої серії належить документ, необхідно звернути увагу на її зовнішні ознаки. Розглянемо, чим вони відрізняються, як їх перевірити та врахувати.

Чутки про те, що незабаром трудові книжки буде скасовано, йдуть не перший рік. Кадровики хвилюються, не дуже розуміючи, як здійснюватиметься діловодство в цьому випадку. Але, знаючи, як іде підготовка до цієї події, можна бути впевненим, що адаптація пройде без особливих проблем.

Порядок дій для прийому трудової книжки

Перевірити трудову книжку на справжність, унеможливити прийом недійсних чи підроблених документів.

Перевірити дотримання порядку закупівлі та обліку бланків.

Зібрати всі документи, необхідні на підтвердження трудового стажу, перевірити їх у відповідність новим вимогам законодавства.

Перевірити внесені в трудову книжку записи на відповідність встановленим правилам ведення цього документа при виявленні помилок внести коригування відповідно до цих правил.

З одного боку, теоретично, робота кадровиків зі скасуванням книжок має спроститися. Не потрібно закуповувати, реєструвати та враховувати бланки, організовувати зберігання, архівування та утилізацію. Але багато хто сумнівається, що скасування на практиці призведе до спрощення документообігу, немає гарантії, що не потрібно введення в дію інших документів для підтвердженнятрудового стажу.

Які документи можуть підтвердити трудовий стаж працівника

Оригінали трудових договорів, укладених із колишніми роботодавцями.
Офіційні довідки, оформлені належним чином, видані державними організаціями чи колишніми роботодавцями.
Виписки з розпоряджень та наказів, завірені належним чином.
Особові рахунки та копії платіжних відомостей, що підтверджують нарахування заробітної плати.
Документи, які б підтверджували факт сплати працівником відрахувань на соціальне страхування.
Інші документи, наприклад, військовий квиток тощо.

З великою часткою впевненості можна встановити справжність, знаючи номери цих документів, які надаються в різні рокита їх основні атрибути. У таблиці, наведеній нижче, наведено перелік нормативних актів, які можуть бути корисними працівникам кадрової служби при перевірці справжності (розділ II Наказу № 91).

Як перевірити трудову книжку

Перед тим, як буде розпочато перевірку, потрібно видати наказ. Уніфікованої форми йому немає, тому скласти його можна у довільному вигляді.

Наказ про проведення перевірки трудових книжок

Спочатку потрібно визначити, чи було використано дійсний бланк. Придбання бланків безпосередньо у «Гознака» або офіційних розповсюджувачів (п. 3 Порядку, затвердженого Наказом № 117н) є обов'язком роботодавця (ст. 65 ТК РФ), і часто покупка доручається малодосвідченим фахівцям. Не маючи необхідних знань, вони можуть набути підроблених форм, але перевірити їх справжність можна, маючи уявлення про захисні елементи, характерні для різних періодів. Це не стосується серії від 1938 року, вона захисних елементів не має.

Перевірка проводиться у такому порядку:

Перевірити бланк на відповідність формі, що діє на момент оформлення.

З'ясувати видавця бланка (тільки завод «Гознак»).

Перевірити серію трудової книжки, вона має відповідати року оформлення (див. таблицю нижче).

Перевірити, щоб на всіх сторінках документа були вказані однакові серія та номер; нумерація сторінок має бути послідовною.

Якщо перевірка здійснюється силами кількох осіб, результат може бути оформлений не звітом, а протоколом. У таблицях нижче представлені серії основних документів та вкладишів у них відповідно до року випуску бланків.

Серія	Рік випуску	Серія	Рік випуску

Існуючі види трудових книжок

Трудові книжки зразка 1938 року

Крім серії та номера свідчити про справжність може зовнішній вигляддокумента. Так, документи зразка 1938 року, затверджені Постановою № 1320, мають темно-фіолетову зовнішню оболонку зі шкірозамінника. Такий документ видавався робітникам та службовцям і, незважаючи на відсутність захисних знаків, вони практично не підроблялися. Відмінною рисоютакож є двомовні бланки (російська мова та мова однієї з 14 союзних республік). Титульний лист має спрощений вигляд - на ньому відсутній герб СРСР (він стоїть на обкладинці), немає номера та серії, не проставлявся друк роботодавця. Дата народження власника містить лише рік, а дати, що вказуються у відомостях про працевлаштування, вносилися у форматі рік, місяць, число.

Трудові книжки зразка 1973 року

1973 року Постановою № 656 було затверджено новий зразок. Його обкладинка може бути виконана із зеленого шкірозамінника або блакитного картону. Останні потрібно перевіряти особливо ретельно, у тому числі підробки зустрічаються найчастіше. Крім виду обкладинки, при перевірці цієї серії слід звертати увагу на роки випуску, особливо кінця 1980-х років. Ці документи оформлялися робітникам і службовцям, із захисних знаків слід зазначити звивисті лінії, добре помітні на просвіт. Бланки цієї серії були двомовними, герб СРСР стояв на обкладинці та титульному листі, кількість станиць було збільшеним у порівнянні з іншими видами книжок. На кожному розвороті проставлено серію та номер, на титульному аркуші виділено три рядки для внесення персональних даних. Позначку друкарні "Гознак" проставлено на останній сторінці.

Зразок трудової книжки 1973 року

Трудова книжка колгоспника зразка 1975 року

Працівникам колгоспів видавалася трудова книжка колгоспника зразка 1975 року, затверджена Постановою № 310. Її обкладинку виконано зі шкірозамінника зеленого кольору. Як елементи захисту також використовувалися звивисті лінії, видимі на просвіт. Двомовні бланки, у яких членство у колгоспі обчислювалося трудоднями. Якщо така книжка буде пред'явлена співробітником під час вступу працювати, продовжувати використовувати її слід - краще оформити дублікат. Записи, зроблені мовою однієї з союзних республік, необхідно продублювати російською.

Зразок трудової книжки колгоспника 1975 року

Розворот трудової книжки "членство у колгоспі

Форму зразка 2003 року, що діє в даний час, затверджено Постановою № 225. Її обкладинку виконано зі шкірозамінника сірого кольору. Оформляється при первинному вступі на роботу всім співробітникам, які підписують трудові договори з російськими організаціямита підприємствами. Крім того, працюючі в Росії постійні представництва іноземних компаній також оформлюють своїм співробітникам трудові книжки цієї серії.

напис «Трудова книжка», що світиться у променях ультрафіолету;
шов, що запобігає заміні листів;
водяні знаки у вигляді абревіатури ТК на кожній сторінці.

Кожен розворот має серію та номер, герб Росії стоїть на обкладинці та титульному аркуші, позначка друкарні «Гознак» стоїть на останній сторінці.

Трудова книжка зразка 2003 року

Розворот трудової книжки "відомості про роботу

Якщо трудова книжка виявилася недійсною

У разі, коли перевірка показала, що у когось із співробітників документ виявився підробленим або недійсним, необхідно повідомити його про цей факт. Працівник повинен написати заяву на ім'я керівника підприємства (ч. п'ята ст. 65 ТК РФ) із проханням оформити йому новий документ. Дублікат у цьому випадку оформляти не можна, оскільки вихідний документ оформлено на підробленому бланку.

Як пишеться заява про оформлення нової трудової книжки

Заява про оформлення нової трудової книжки

Для опису причини, через яку необхідно оформити нові папери, краще зазначити «бланк невстановленої форми». Для підтвердження попереднього стажу працівник може звернутися до суду або зібрати документи, що підтверджують, у колишніх роботодавців.

Директор ТОВ «Актуальний менеджмент» Катерина Шестакова акцентує увагу кадровиків на тому, що більша частинабланків, що використовуються в даний час (за винятком серії 1938 року) мають підвищений рівеньзахисту від підробки Але немає чітко встановлених регламентів, якими здійснюється ідентифікація фальшивок.

Експерт журналу «Кадрова справа» юрист Євгенія Сімакова радить на практиці ідентифікувати справжні бланкиза такими ознаками:

виготовлені на фабриці "Гознак";
номер та серія відповідають тим, що надавалися на момент оформлення документа, однакові на кожній сторінці;
нумерація сторінок послідовна.

Як вносяться відомості про освіту на титульний лист трудової книжки

Як правильно внести відомості про освіту, якщо документ оформляється на студента п'ятого курсу державної вищої навчального закладу: «неповна вища» чи «незакінчена вища»?

Якщо студент уже закінчив три повних курсу, У рядок «Освіта» вноситься позначка «Незакінчена вища» (п. 2.1 Інструкції із заповнення, затвердженої постановою Мінпраці Росії від 10 жовтня 2003 р. № 69, далі – Інструкція № 69).

Як внести виправлення до позначки про освіту на титульному аркуші?

Відповідно до пункту 2.4 Інструкції № 69 записи про освіту не можна виправляти, їх можна лише дописувати шляхом доповнення нових відомостей, без закреслення внесених раніше. Якщо, наприклад, у рядку «Освіта» стояла напис «середня професійна», після неї потрібно поставити кому і написати «вищу професійну» (п. 2.1 Інструкції № 69). При цьому завіряти внесені доповнення не потрібно.

На роботу оформляється співробітник, у якого не залишилося місця для внесення нових записів у розділ «Відомості про роботу». У документ вшитий вкладиш, на даний момент у працівника є середнє професійна освіта(На титульному аркуші книжці стоїть «середнє загальне). Що написати на титульному аркуші вкладки?

До титульного листа вкладиша вносяться відомості, актуальні на даний момент. Слід зазначати ту освіту, яка є у співробітника зараз.

Яким є порядок слів при внесенні запису про звільнення

Як правильно сформулювати відмітку про звільнення: « трудовий договіррозірваний за власним бажанням (ініціативою працівника)» або «звільнений за власним бажанням (ініціативою працівника)»? Коли дається посилання на статтю Трудового кодексу- Підстава для звільнення, яка послідовність викладу формулювань? Якщо працівник звільняється за власним бажанням, як правильно надати посилання на ТК: «стаття 77, частина перша, пункт 3» або «пункт 3 частини першої статті 77»?

При внесенні запису про звільнення необхідно керуватися статтею 84 ТК РФ і давати посилання на застосовувану норму закону в такій послідовності: стаття, частина статті, пункт статті повністю без скорочень.

Наприклад: «Стаття 77, частина перша, пункт 3 Трудового кодексу Російської Федерації». Формулювання при цьому може використовуватися будь-яке: і «розірвано з ініціативи працівника», і «звільнено за власним бажанням».

Як у трудовій книжці відбиваються роки служби в армії

Як розраховується термін служби в армії? Як правильно нумеруються записи, що вносяться: 04 або 4?

Терміни служби у лавах збройних сил вносяться відповідно до тих дат, які вказані у військовому квитку. Нумеруються записи з порядковим номером від 1 до 9 без нулів: 1, 2, 3 тощо.

Документи на співробітника було оформлено у 2002 році. У них є кілька записів, але відмітка про службу за контрактом в армії з 1998 до 2000 року відсутня. Чи потрібно відобразити цей період?

Так, період служби за контрактом в армії має бути відображений, і відсутність запису про це є порушенням, допущеним кадровим працівником, який оформляв документ. При внесенні запису проставте порядковий номер, вкажіть поточну дату внесення, у графі 3 напишіть: «С… проходив службу в Збройних Силах Російської Федерації». У графі 4 як документ-підстава вкажіть військовий квиток, його серію та номер.

Після демобілізації співробітник влаштувався перше місце роботи, де йому було оформлено трудова. Після запису про прийом було зроблено відмітку про переведення до іншого підрозділу. Як виправити ситуацію та правильно внести позначку про службу в армії?

Таку позначку можна внести під порядковим номером.

Як вносити коригування, якщо персональні дані працівника часто змінюються

Співробітниця часто змінювала прізвище у зв'язку із заміжжям. В результаті вільного місця не залишилося ні на титульному аркуші, ні на внутрішній стороні обкладинки, де вказується, на підставі чого коригувалися особисті дані. Як у такому разі внести виправлення на прізвище?

Усі зміни в персональних даних повинні обов'язково відбиватися на титульному листі. Для внесення виправлень можна використовувати верхнє або нижнє поле титульного листа. Старі дані закреслюються однією горизонтальною межею, з них пишуться нові (п. 2.3 Інструкції № 69). На внутрішній стороні обкладинки робиться засвідчувальний напис, справжність якого підтверджується підписом роботодавця та печаткою підприємства. Якщо місця на передній внутрішній стороні обкладинки вже немає, запис можна робити на задній.

Як змінити назву підприємства при його перейменуванні

Як правильно внести до паперу скорочену назву організації? Чи потрібно вказувати його в дужках?

Позначка, що містить назву підприємства, не нумерується. Найменування вказується так, як написано у статутних документах. Якщо у них закріплено як повне, так і скорочене найменування юридичної особи, вони обидва повинні бути вказані. Скорочену назву потрібно написати нижче повного, при цьому дужки та лапки використовувати не можна.

Наприклад: Товариство з обмеженою відповідальністю "Студія телевізійних систем" ТОВ СТВС.

Як відобразити факт перейменування компанії?

Якщо в той період, коли співробітник працював у компанії, вона була перейменована, у графі 3 в окремому рядку, що не нумерується, робиться напис: «Організація “А…” з 12.05.2016 перейменована (перетворена) в організацію “Б…”» (розділ 3.2 Інструкції №69). Така позначка має бути внесена до документів усіх працівників.

Якщо назва організації, вказана при прийомі на роботу, за кілька років неодноразово змінювалася, як її можна виправити?

Записи про зміну найменування мають вносити оперативно та своєчасно. Але якщо цього не було зроблено, внесіть тільки поточне найменування. При цьому врахуйте, що назва підприємства повинна збігатися з тими реквізитами, що відображаються на печатці, що засвідчує факт звільнення.

Як вносяться виправлення до трудової книжки

При внесенні запису про звільнення дату наказу було вказано з помилкою. Як вказати у книжці, що вона недійсна?

Внесіть новий запис під наступним номером. У графі 3 напишіть: "Запис за №... недійсний" (п. 1.2 Інструкції № 69). Відступивши на рядок нижче, внесіть правильний запис.

Ліквідована на даний момент організація припустилася помилки у прізвищі фахівця при первинному заповненні документа. Які документи мають бути подані для встановлення її належності?

У випадку, коли прізвище співробітника не змінювалося і було допущено саме друкарську помилку, виправленню вона вже не підлягає. Співробітнику потрібно оформити дублікат.

Як виправити неправильну нумерацію, наприклад, якщо двічі двічі продубльовано. Як вчинити, якщо помилилися та внесли запис про нагородження не до трудової книжки, а до вкладки?

Дублювання номерів записів помилкою не вважається, залиште все як є. Помилково внесений у вкладку запис визнайте недійсним і внесіть коректний запис до розділу «Відомості про нагородження». Вкажіть у ній назву підприємства, поставте наступний порядковий номер і внесіть відомості.

Здобувач пред'явив документ, у його вкладці нумерація записів починається наново з № 1. Запис про звільнення, зроблений у листопаді 2003 року, містить такі відомості: «звільнено за статтею 31 КЗпП (організацію вже ліквідовано). Є й інші записи про звільнення за статтею 80, а чи не відповідно до пунктом 3 частини першої статті 77 ТК РФ. Як слід вчинити?

У цій ситуації ви маєте два варіанти дій.

Перший: залишити внесені раніше записи без змін, сподіваючись на те, що ПФР не чіплятиметься і не вважатиме помилки принциповими, оскільки в період 2003-2004 років такі помилки були звичайною справою. Другий: погасити старий бланк, перекресливши в ній всі сторінки, що залишилися, і зробити відмітку про видачу дубліката. У дублікаті зазначити загальний сумарний стаж. Цей варіант здається нам найкращим.

До нашого холдингу входять підприємства, які мають форму власності ЗАТ та ТОВ. Кадровий фахівець, вносячи запис, зробив помилку, вказавши, що працівника звільнено переведенням з ТОВ в ЗАТ. Але фактично він продовжує працювати у ТОВ. Як вчинити?

Відповідно до пункту 1.2 Інструкції № 69, помилковий запис може бути визнаний недійсним.

Оскільки у розділі «Відомості про роботу» закінчилося вільне місце, і кадровик цього не помітив, запис про прийом був зроблений у розділі «Відомості про нагородження». Помилка була виявлена лише за рік. Як вчинити у такому разі?

Оформіть співробітнику вкладку і внесіть запис про прийом на роботу. Запис, зроблений у розділі «Відомості про нагородження», слід визнати недійсним.

Оформляючи звільнення співробітника, я не помітила, що запису про переведення на іншу посаду немає (менеджера було підвищено до посади начальника відділу продажу). Було зроблено запис про звільнення, поставлено підпис і друк. Наступний запис містив відомості про прийом у порядку переведення до дочірньої фірми (її веду також я). У цей момент помилку було виявлено. Як можна виправити її?

Тепер виправити допущену помилку неможливо. Єдиний допустимий, на наш погляд, вихід - чекати на той момент, коли трудові відносиниз цим співробітником буде припинено. Потрібно внести запис про звільнення, після чого знову відкрити блок записів даного роботодавця, якого було переведено співробітника. Вкажіть у заголовку його повне та скорочене (якщо є) найменування. Поставте наступний порядковий номер, вкажіть дату, коли працівника було підвищено на посаді, і у графі 3 - відомості про переведення на іншу посаду, а у графі 4 - найменування та реквізити документа-підстави. Щоб не забути зробити це, вкладіть у трудову пам'ятку, вона стане в нагоді і в тому випадку, якщо наступні записи вноситиме інший кадровик.

Проводячи планову перевірку, виявила таку помилку: працівника було влаштовано слюсарем, але практично весь цей час працює токарем. Запису про переклад відсутній. Як вчинити у цьому випадку?

Зробіть запис під наступним порядковим номером поточною датою, у графі 3 зробіть напис: «З такого числа переведений на роботу токарем», вкажіть розряд. У графі 4 вкажіть найменування та реквізити документа, за яким було зроблено переведення на іншу посаду.

Як виправити помилки, зроблені на титульному листі

На титульному листі вказано неправильну дату народження. Як можна внести виправлення, якщо первинне оформлення здійснювалося нашому підприємстві?

Оформлюємо прийом нового співробітника працювати. На титульному листі пред'явлених паперів вказано лише рік народження (без дати та місяця).

Кадровик, який не має достатнього досвіду, вносячи виправлення, також припустився помилки. Невірний запис було ним закреслено, внесено правильні дані. На внутрішній стороні обкладинки їм було зроблено завіряючий напис: «відомості про дату народження змінено на підставі паспорта...», поставлено печатку підприємства. Як вчинити у цьому випадку? При первинному оформленні було внесено некоректні відомості про освіту та спеціальність. Чи можна виправити помилку?

На титульному аркуші забороняється робити будь-які виправлення, крім тих, які стосуються зміни персональних даних, наприклад прізвища чи імені. У разі співробітнику необхідно оформити дублікат, їх видача регламентується постановою Уряди РФ від 16 квітня 2003 р. № 225 «Про трудові книжки» (далі - Постанова № 225).

Як відображається трудовий стаж у трудовій книжці

Співробітниця знайшла свій документ, датований 1998 роком, який вважала загубленим. У ньому містяться записи про стаж, не врахований у новому документі, виданому 2001 року замість загубленого. Співробітниця написала заяву з проханням привести у відповідність інформацію про стаж. Як це правильно зробити?

До нового документа нічого вносити не треба, вести його слід у звичайному порядку. Перший документ повинен бути погашений шляхом перекреслення рядків, що залишилися незаповненими, і переданий на зберігання співробітниці. При оформленні пенсії вона має пред'явити до ПФР обидва документи, і її стаж буде враховано повністю.

Якщо професія співробітника надає право на дострокове пенсійне забезпеченняЧи потрібно писати її найменування на титульному аркуші повністю?

Наприклад, електромонтер з ремонту та монтажу кабельних ліній, постійно зайнятий на роботах зі спайки освинцьованих кабелів і кабелів з поліетиленовими та поліхлорвініловими оболонками (згідно зі списком № 2). У подібних випадках найменування професії та спеціальності пишеться повністю відповідно до пункту 3.1 Інструкції № 69. Якщо цього не зробити, при оформленні дострокової пенсії у працівника можуть бути проблеми у ПФР.

Як вчинити, якщо на титульному аркуші книжки, виданої 1991 року ліквідованим на даний момент підприємством, немає печатки?

Це може бути серйозною проблемою, оскільки за відсутності печатки підприємства, яке видало трудову книжку, вона вважається недійсною. Працівник може спробувати знайти підприємство - правонаступника ліквідованої організації. Поточний роботодавець має право оформити співробітнику новий документ з прийому його працювати - стаття 65 ТК РФ таку можливість допускає. Зрозуміло, що стаж за першою книжкою працівником буде втрачено.

У працівника попереднім роботодавцем спочатку було зроблено запис про прийом за сумісництвом, а потім про те, що його переведено на основне місце роботи. При цьому відсутній запис про звільнення. Підприємство було ліквідовано. Як правильно вчинити у цій ситуації?

Є надія, що роботодавець, ліквідуючи підприємство, здав на архівне зберігання документів з особового складу. Нехай працівник звернеться до архіву. Видана архівом довідка стане основою ПФР, щоб зарахувати стаж.

Як внести виправлення в неправильно зазначене найменування колишнього роботодавця, якщо знайти його неможливо?

Тут уже нічого не виправиш – цей період не буде зарахований при нарахуванні пенсії.

У 1970-х роках співробітник працював у протиградовій експедиції на території Таджицької РСР. У документі немає позначки про те, що працював він у польових умовахтому була відмова в оформленні дострокової пенсії. Як така проблема може бути вирішена?

Працівник повинен звернутися до тієї організації, від якої його відправили в експедицію. Йому мають видати довідки, що підтверджують польовий стаж, з якими він представить до ПФР. Якщо ця організація була ліквідована, можна направити відповідний запит до архіву. Видані архівами довідки визнаються та приймаються ПФР.

Як видати дублікат трудової книжки

Нехай працівник звернеться на останнє місце роботи із заявою про видачу дубліката встановленого зразка.

Співробітник отримав оригінальний документ на руки для пред'явлення в соціальну службу. Він потрапив до рук маленькій дитині, який розірвав сторінки, починаючи з розділу 2 - «Відомості про нагородження». Чи необхідно в цьому випадку оформляти співробітнику дублікат чи достатньо вшити вкладку?

У цьому випадку необхідно оформити дублікат у порядку, передбаченому Постановою №225.

Новий працівник, влаштовуючись до нас на підприємство, пред'явив дві книжки, зразки 1973 та 2003 років. З записів, зроблених у них, видно, що він влаштовувався на роботу по черзі. Що нам робити?

Необхідно залишити працівникові лише один документ. Яку з двох залежить від того, коли він оформлявся на роботу вперше і який саме зразок на той період вважався чинним. Якщо первинне оформлення відбувалося до 2004 року, можна залишити документ зразка 1973, якщо після початку 2004 року - то краще залишити ту, на якій стоїть герб РФ.

Інший документ необхідно погасити, перекресливши у ньому всі порожні рядки та чисті сторінки. Працівник повинен отримати її на руки і зберігати доти, доки йому не потрібно буде оформляти трудову пенсію. Потрібно пояснити працівникові, що в його інтересах звернутися до колишніх роботодавців і зібрати в них довідки, на яких він зможе підтвердити свій стаж повністю.

Як оформити трудову книжку іноземцю

У нас працюють дві співробітниці – громадянки колишніх союзних республік – України та Білорусії. В українки бланк українського зразка вівся спочатку російською, а згодом українською мовою. Білоруська форма республіканського зразка спочатку оформлена білоруською мовою. Співробітник відділу кадрів, який працював до мене, вважав за потрібне продовжувати вести їх і вносив до них відповідні записи. Як слід було зробити правильно?

Бланки встановлені в колишніх союзних республікахзразків біля РФ недійсні. Згідно зі статтею 66 ТК РФ, трудові книжки роботодавець повинен вести на кожного працівника, який відпрацював понад п'ять днів, за тією формою, яка встановлена Урядом РФ. У всіх іноземців, які працюють на підприємстві, повинні бути оформлені документи зразка, затвердженого Постановою № 225.

Чи можна вносити поточні записи до форм радянського зразка, власниками яких є громадяни колишніх республікСРСР?

Форми, що діяли в радянський період, вважаються дійсними та обмінювати їх не потрібно.

Довідкові матеріали:

b. зробити запис на задній обкладинці трудової книжки;
c. оформити вкладку у трудову книжку.

3. У разі НЕ оформляється дублікат трудовий книжки:

a. у оригіналі документа є виправлення;
b. в оригіналі документа присутній запис, який визнаний недійсним;
c. оригінал зіпсований працівником.

4. Де слід проставити печатку організації при оформленні копії трудової книжки:

a. тільки на першій та останній сторінках;
b. на всіх сторінках копії;
c. на всіх сторінках, де для друку достатньо вільного місця.

5. Що відображається у розділі трудової книжки «Відомості про нагородження»:

a. грошові премії за успіхи у роботі;
b. перемоги на корпоративних конкурсах;
c. присвоєння державних нагород та почесних звань.

Можливо, буде корисно почитати: