Правила ведення журналу км. 4. Нюанси ведення журналу. Необхідні документи для оформлення нового журналу

Заповніть бланк без помилок за хвилину!

Безкоштовна програма для автоматичного наповнення всіх касових документів.

Клас365 - швидке та зручне заповнення всіх касових документів

Журнал касира-операциониста формою № КМ-4 - це документ, який відбиває рух готівкових коштів у операційній касі торгової організації. Його веде касир-операціоніст окремо кожному за касового апарату. Журнал шнурують, нумерують та скріплюють підписами керівника та головного бухгалтера організації; ставлять друк. Далі журнал засвідчується в ІФНС податковим інспектором.

Уніфікована форма № КМ-4 затверджено постановою Держкомстату Росії від 25.12.1998 р. № 132.

(Виписуйте документи без помилок і в 2 рази швидше за рахунок автоматичного заповнення документів у програмі Клас365)

Як спростити роботу з документами та вести облік легко та невимушено

Переглянути як працює Клас365
Вхід у демо-версію

Як правильно заповнити журнал касира

Якщо журнал касира вносять виправлення, їх необхідно заздалегідь обумовити і далі завірити підписами касира-операциониста, керівника і головного бухгалтера, і навіть печаткою організації.

Графа 5 залишається порожньою. Дана графа заповнюється під час перевірки, перереєстрації, зняття касового апарату з обліку чи передачі його у ремонт. Заповнюється співробітником податкової інспекціїчи працівником центру технічного обслуговування.

Сума у графі 6 повинна дорівнювати сумі у графі 9 за попередній день.
Сума у графі 10 дорівнює сумі граф 14 та 15.

Сума у графі 10 розраховується так: сума графи 9 мінус сума графи 6.

Графа 14 дорівнює сумі граф 11 та 13.

Графа 15 заповнюється, тільки якщо повернення було зроблено в день покупки або помилково пробитий чек.

Як автоматизувати роботу з документами та не заповнювати бланки вручну

Автоматичне наповнення бланків документів. Заощаджуйте свій час. Позбудьтеся помилок.

Підключіться до КЛАС365 та користуйтеся повним спектром можливостей:

Автоматично заповнювати актуальні типові форми документів
Друкувати документи із зображенням підпису та друку
Створювати фірмові бланки з вашим логотипом та реквізитами
Складати найкращі комерційні пропозиції(у тому числі за власними шаблонами)
Вивантажувати документи в форматах Excel, PDF, CSV
Розсилати документи по email прямо із системи

З КЛАС365 ви зможете не лише автоматично готувати документи. КЛАС365 дозволяє керувати цілою компанією в одній системі, з будь-якого пристрою, підключеного до Інтернету. Легко організувати ефективну роботу з клієнтами, партнерами та персоналом, вести торговий, складський та фінансовий облік. КЛАС365 автоматизує все підприємство.

Почніть роботу з Клас365 зараз! Використовуйте сучасний підхід до управління бізнесом та збільшуйте дохід.

Підключитись безкоштовно до Класс365

Як заповнювати журнал касира?

Для отримання інформації про виручку та функціонування сучасних касових апаратів було створено журнал касира-операціоніста. Це важливий бухгалтерський документ, який має додаватися до будь-якої робочої операційної каси та фіксувати періодичні надходження коштів.

Правила заповнення касового журналу

Кожна людина, прийнята на посаду касира, зобов'язана навчитися та зрозуміти, як правильно заповнювати журнал. Нині широко використовується форма журналу КМ-4. Записи в журналі виконуються кульковою ручкоюз синім чорнилом. Один рядок документа фіксує дані за робочий день. Підставою для журнальних записів стає Z-звіт, виконаний наприкінці зміни, а записи у журналі ведуться у строгому хронологічному порядку.

Правильно оформлений журнал має нумерацію на кожній сторінці та прошнурований вигляд. Журнал обов'язково повинен мати печатку організації, підписи податкових органівта керівника підприємства. Відкривши журнал касира, можна побачити таблицю із 18 колонками, кожну з яких необхідно правильно заповнити після закриття зміни.

Як заповнювати журнал касира-операціоніста:

У першій колонці слід зазначити дату робочого дня;
У другій колонці позначається номер секції, якщо є підрозділ на відділи;
У третій колонці пишеться прізвище, ім'я та по батькові касира, що здає зміну. Запис можна зробити один раз на сторінці, а надалі просто ставити спеціальний значок, якщо за касою завжди один і той самий працівник;
У 4-й колонці слід поставити номер звіту фіскальної пам'яті, який можна побачити на Z-звіті наприкінці зміни;
5-я заповнюється рідко через великі суперечки та розбіжності з приводу її значення, краще поставити прочерк. Податкова служба не надає їй особливого значення, оскільки вона не несе важливої інформації;
6-а показує суму фінансових лічильників початку зміни. Зазвичай число переписується з попередньої зміни, але деякі касові апарати не виводять це показання і його доводиться вираховувати самостійно;
У 7-й колонці обов'язковий щоденний підпис касира-операціоніста;
У 8-й колонці регулярно розписується адміністратор;
У 9-у колонку переписується сума з Z-звіту, що показує результат лічильника після закінчення робочого дня;
У десятій фіксується сума виручки за минулий день у рублях і копійках, які відокремлюються один від одного дефісом. Обов'язково потрібно перевірити збіг суми, зазначеної у звіті, з грошовою виручкою, одержаною внаслідок застосування формули: 9 графа – 6 гр. = 10 гр.;
У 11-й касир повинен вказати фактичну виручку, отриману за зміну;
У 12-ій необхідно вказати суму безготівкових платежів;
У 13-ій відзначається сума, що вийшла при пробитті по кредитним карткамта чекам, тобто за платіжними документами;
У 14-й колонці має бути загальна грошова сума готівкових та безготівкових платежів;
П'ятнадцята відображає суму повернень від покупців, а також помилково пробитих чеків. Повертати гроші покупцям без пробиття чеків можна тільки в поточну зміну, інакше знадобиться складання Видаткового касового ордену;
16, 17 і 18 колонки потрібні для підпису касира, адміністратора, керівника.

Що робити, якщо допущено помилку в журналі касира

Коли касир не має достатньої кількості навичок та не розібрався до кінця, як заповнювати касовий журнал, можуть виникати помилки. Існують правила виправлення помилок, згідно з якими можна закреслювати неправильний запис однією рисою, а поруч вказувати правильну інформацію з позначкою «виправлено». Виправлення обов'язково засвідчуються підписами касира, адміністратора та керівника.

Заборонено використовувати для видалення невірних записів спеціальні коригувальні речовини, а також поверх старої суми наносити нову.

Чи потрібно звітувати, якщо протягом дня не пробивалися чеки?

Трапляються ситуації, коли за всю зміну не було здійснено жодної покупки, касовий апарат не видав жодного чека. У такому разі можна не заповнювати документ, тим більше зняти Z-звіт не вийде.

За бажання на апараті можна зробити один нульовий чек, і після закінчення зміни заповнити журнал на підставі звіту, що вийшов. Також слід знати, що якщо зміна не була закрита ввечері з якихось причин, можна зробити звіт вранці або навіть через день, тільки необхідно провести виручку заднім числом та залишити вільний рядок у журналі.

Знання про те, як заповнювати журнал, є важливим моментому роботі касира-операціоніста і допомагають йому контролювати надходження та витрату коштів. Касовий журнал КМ-4 - це серйозний документ, що під контролем податкової служби, тому слід відповідально ставитись до його заповнення.

Весь рух готівки, що проходить через касовий апарат за робочу зміну, має фіксуватися у Журналі касира-операціоніста за формою КМ-4. Це первинний обліковий документ, який щодня на основі Z-звіту заповнює відповідальний касир.

Перед початком роботи журнал реєструють у податковій. Для цього всі сторінки журналу нумеруються, прошнуровуються, на останній робиться запис: «Пронумеровано, прошнуровано та скріплено печаткою __ аркушів». Запис засвідчується підписами працівника податкової інспекції, головного бухгалтера та керівника. Ставиться печатка організації.
Для кожної касової машини ведеться свій журнал обліку. Записи робляться від руки, кульковою ручкою.

Зразок заповнення журналу касира-операціоніста

Переглянути зразок журналу за формою КМ-4: стор 1 стор 2 стор 3

Бланк журналу касира-операціоніста. Форма КМ-4

Правила заповнення журналу касира-операціоніста

На обкладинці вказуються найменування, адреса, ОКПО, ІПН організації, найменування підрозділу (торгової точки), дані про ККМ (модель, заводський та реєстраційний - присвоєний під час реєстрації у податківців - номер).

У рядку «Період» ставляться фактичні дати початку та закінчення його відання. Коли журнал закінчується, реєструється новий.

Підписує титульний лист відповідальна за ведення журналу особа – касир (касир-операціоніст).

Заповнення внутрішніх сторінок бланка:

1 – дата зняття Z-звіту наприкінці зміни чи робочого дня. Якщо одного вечора знято кілька Z-звітів, то дані по кожному заносяться під однією датою в окремий рядок журналу.

2 – номер відділу (секції), якщо торгова точка має такий поділ. Заповнювати необов'язково.

3 – ПІБ відповідального касира.

4 - номер Z-звіту, знятий наприкінці робочої зміни.

5 - у сучасних ККМ ця функція відсутня. Граф можна не заповнювати.

6 – показання загальної суми - всіх пробитих цієї ККМ грошей за час її роботи - початку дня. Ця сума збільшується з кожним знятим Z-звітом.

7, 8 – підписи касира та адміністратора.

9 - показання загальної суми на кінець робочої зміни: цифри з гр.6 + накопичення (грос-підсумок) за робочу зміну.

10 - виручка за робочу зміну; включає готівку, безготівку і повернення за невикористаними чеками.

11 – лише готівкова виручка, що здається у бухгалтерію за прибутковим касовим ордером.

12 – стовпець заповнюється, якщо касовий апарат має функцію підрахунку безготівкових платежів.

13 – розмір безготівкових платежів, якщо вони були

14 – загальна сума готівкових та безготівкових платежів мінус повернення.

15 - повернення покупцям за невикористаними касовими чеками, якщо вони були.

16 – після того, як касир заповнить журнал, він оформлює довідку-звіт (форма КМ-6), разом із готівкою передає її старшому касиру та розписується у цій графі.

17 - підпис адміністратора або старшого касира, який отримав гроші у касира-операціоніста і перевірив правильність розрахунків.

18 – підпис керівника (старшого касира).

Графи 1,2,3,6 заповнюються на початку робочої зміни.

Якщо журнал необхідно внести виправлення, вони мають бути завірені підписом касира-операциониста, головного бухгалтера і керівника підприємства. Журнал касира-операціоніста зберігають щонайменше 5 років.

Суб'єкти підприємництва, що застосовують контрольно-касову техніку, повинні реєструвати виручку, отриману за їх використанням, у журналі касира-операціоніста. Його правильне оформлення та регулярність застосування перевіряють не лише уповноважені спеціалісти на підприємстві, а й податкові органи.

Журнал касира-операціоніста- це спеціальний регістр, який складається за типовою уніфікованою формою КМ-4, і служить для фіксації надходження та здавання виручки фірми, а також для відображення контрольних показників звітів.

Він складається на кожний касовий апарат. Його ведення доручається уповноваженим посадовим особам(касирам), які регулярно повинні знімати відповідні рахункові показники та записувати їх у ньому.

Прозвіт касира операційістаіснує у кількох видах. У регістрі відображається лише підсумковий за день або зміну, що називається z-звітом.

Вперше журнал касира операційіста км 4заводиться на момент реєстрації нового ККА. Цю книгу можна придбати в друкарні. Її необхідно пронумерувати, прошнурувати, скріпити печаткою та візою керівника. Після цього він разом із карткою ККТ подається до податкової, де її працівники відзначають на ньому присвоєний ними номер, та проставляють печатки та підписи.

Журнал ведеться до того моменту, поки останній його рядок не буде заповнений. Як тільки він закінчується, організація має оформити новий регістр, при цьому до інспекції за місцем обліку подається старий та наступний. Податкові працівники роблять запис про його заміну у картці обліку ККА.

У журналі також відображаються нотатки технічних працівників ЦТО, які здійснюють його перевірку відповідно до договору касового обслуговування.

Відповідно до законодавства всі ККА мають ЕКЛЗ, яку необхідно встановлювати щороку, інакше машина заблокується. Її заміну також треба фіксувати у журналі касира-операціоніста.

Наприкінці своєї зміни (робочого дня) касир знімає підсумковий звіт з касового апарату та звіряє його дані з прибутковими документами (якщо вони є) та готівкою. Після цього він записує показання z-звіту в журнал, заповнює довідку-звіт і здає денний виторг або старшому касиру, або уповноваженій на це особі, яка після перевірки та отримання готівки розписується в регістрі та повертає журнал назад касовому працівникові.

Зразок заповнення журналу касира операціоніста

Вивчимо докладніше як заповнювати журнал касира операціоніста

на титульному листіпотрібно записати назву організації, її повну адресу, номер телефону, а також коди, ОКДП та ІПН. Якщо є структурний підрозділ, його також треба вказувати. Далі заповнюються марка чи модель касового апарату та його виробничий номер. При необхідності можна занести інформацію про прикладну програму, що використовується. Працівники податкової чи ЦТО нижче заповнюють реєстраційний номер ККМ.

У журналі слід відображати початок і кінець періоду його ведення, а також П.І.Б. відповідальної за це посадової особи.

Регістр є таблицею з великою кількістю стовпців, які необхідно заповнювати.

У графі "1"відображається поточна дата, зазначена у звіті. За день може бути кілька записів за кількістю змін чи відповідальних осіб.

У наступному стовпчику потрібно вписувати номер відділу. У касовому апаратіможе бути відкрито їх кілька, на кожний вид діяльності. Часто заводять різні відділи для ведення роздільного обліку виручки, отриманої різним системамоподаткування (наприклад, ЕНВД та ОСНО). Їхнє відкриття здійснюють фахівці ЦТО, інформація про це відображається в обліковій картці ККА у податковій.

У графі "3"заповнюються особисті дані касирів, які здійснювали прийом коштів протягом зміни (робочого дня). Далі слід відобразити поточний номер z-звіту. За один день може бути знято декілька таких документів (випадково при кількох змінах), кожен з них необхідно відобразити у відповідному рядку журналу.

Графа «5»в останнім часомабо заповнюється, або у ній проставляється 0. Це з тим, що ККА з ЕКЛЗ не обнуляются.

У наступному стовпчику вказується інформація про необнулюваний залишок на початку дня. При використанні нового апарату він дорівнює 0, інакше наростаючому залишку на кінець попереднього дня роботи.

Поля «7» та «8»повинні містити підписи касира та перевіряючої його уповноваженої особи.

У стовпці «9»відбивається необнулюваний залишок наприкінці дня. Далі записується підсумкова виручка за ККМ, яка повинна дорівнювати різниці між значеннями граф «9» і «6».

У наступних полях необхідно заповнити інформацію про отримані готівкові кошти та документи платежу. Графи «12» та «13»Необхідно заповнювати, якщо під час оплати товари, послуги, роботи приймаються банківські картки. Незважаючи на те, що картки - це безпочаткові розрахунки, виручку по них необхідно пробивати по ККА окремим відділом, і вказувати кількість випущених чеків. За їх відсутності - проставляється прочерки.

Стовпець «14» дорівнює сумі значень «10» та «13».

Відповідно до законодавства касир може здійснити повернення коштів у разі відмови клієнта від покупки при пред'явленні їм чека. Якщо це повернення здійснюється в той же день, що покупка, то його показники записуються в графі "15". При цьому на повернутий чек має бути складено акт, який повинен включати обов'язкові для нього реквізити. Якщо повернення здійснюється у наступні дні, він у журналі касира-операціоніста не фіксується. Тут же відображаються помилково пробиті чеки. Її значення дорівнює різниці показників «10» та «14».

У наступних стовпцях розписуються касир (що здає гроші) та уповноважена особа, яка їх приймає, а також відповідальний за контроль над цими операціями.

Нюанси ведення журналу

При заміні ЕКЛЗ закривається 3 z-звіти, які відображаються в журналі: до зняття, перевірочний (рівний 1 рублю 11 копійкам) та після заміни пам'яті.

Згідно із законодавством, використання ККМ може відбуватися як при прийомі, так і при видачі коштів з каси (скупка металобрухту у населення). Апарати в цьому випадку бажано купувати окремо на прийом та видачу. При цьому відображення останнього в журналі відбувається у звичайному порядку, просто у наказі необхідно відобразити, що операції – видаткові.

У разі припущення помилки під час заповнення цього регістру, виправлення необхідно робити шляхом закреслення неправильного запису однією лінією (щоб можна було її прочитати) та оформлення нової. Це мають завізувати касир, головний бухгалтер, керівник компанії.

Можливо, буде корисно почитати: