Звертатись до мого керівника. Діловий етикет: "Послухайте ви!"

У житті всім нам часом потрібна допомога іншої людини. Але найчастіше ми вважаємо за краще скоріше відмовитися від бажаного, ніж попросити про допомогу. Особливо складно це на роботі, де завжди хочеться бути на висоті.

Чому ми мовчимо, коли потрібна допомога? Основне гальмо багатьох дій – це страх. Даний випадок- Не виняток. Небажання попросити про допомогу у колег чи начальства може бути викликане такими побоюваннями:

  • Побоювання здатися некомпетентним. Багатьом здається, що й вони можуть самостійно впоратися зі своїми обов'язками чи вирішити проблему, отже, вони погані працівники або вміють справлятися з труднощами.
  • Побоювання втратити повагу колег та упустити самооцінку. Є думка, що сильна людинаповинен сам долати складності, а прохання про допомогу – вияв слабкості. Хоча ця позиція помилкова, багато хто її дотримується.
  • Страх негативних емоцій. Як правило, цей страх виникає, якщо Ви колись просили допомогу, а в ній грубо відмовили. І тепер ви боїтеся, що таке станеться знову.

Що робити, якщо Ви дізналися один зі своїх страхів? Насамперед – усвідомити ці страхи та зрозуміти, що вони не повинні Вас зупиняти. Адже сама собою проблема не вирішиться, і якщо для виходу з неї потрібна допомога, то єдиний варіант – попросити про цю допомогу. А щоб розмова пройшла успішно, заздалегідь підготуйтеся до розмови.

Як правильно попросити про допомогу начальника?

  • Будьте спокійні та впевнені. Проблеми бувають абсолютно у всіх людей, у Вашому проханні немає нічого незвичайного.
  • Виберіть потрібний час. Не слід починати розмову на початку робочого дня або за кілька хвилин до його закінчення.
  • У вашого співрозмовника теж буває гарний та поганий настрій. Тому постарайтеся вловити його настрій.
  • Заздалегідь проговоріть свою промову. Подумайте, які слова та фрази будуть найбільш доречними. Говоріть коротко, зрозуміло, впевнено.
  • Будьте переконливими. Для цього пропонуйте свої шляхи вирішення проблеми. Тоді Ваш начальник побачить, що Ви не намагаєтеся перекласти проблему на нього чи когось іншого, а шукаєте оптимальний вихід із ситуації.
  • Якщо Ваше прохання стосується роботи, то перед тим як підійти до начальника, дайте собі чітку установку, що Ви просите не для себе, а на благо компанії. Тоді Вам буде простіше просити начальника допомоги.

Як звернутися з особистим проханням?

А що, якщо Ваше прохання – не по роботі, а особисте – наприклад, терміново потрібна матеріальна допомога? І в цьому випадку немає нічого поганого, щоб попросити про допомогу. Немає людини, яка б ніколи не відчувала матеріальних труднощів. Якщо Вам потрібно попросити про матеріальної допомоги, дотримуйтесь цих порад:

Поясніть, навіщо саме Вам потрібна матеріальна допомога. Напевно, це серйозна і вагома причина. Постарайтеся говорити спокійно та стримано, без емоцій. Реакція Вашого співрозмовника на емоції може бути непередбачуваною і зіграти Вам як плюс, так і мінус. Деякі люди можуть сприйняти прояви почуттів як гру на публіку та спробу маніпуляції. Використовуйте емоції лише в тому випадку, якщо добре знаєте характер начальника та впевнені, що реакція не буде негативною.

Якщо вам складно стримувати емоції, відвідайте консультацію психолога. Спеціаліст навчить Вас особливим технікам, які допомагають контролювати себе у стресовій ситуації.

Якщо Ви збираєтеся повернути гроші, то повідомте, у які терміни зможете це зробити. З наступної зарплати, через рік, у рахунок відпускних тощо. Це продемонструє, що ви ретельно обдумали прохання. Якщо ж Ви маєте на увазі безоплатну допомогу, не приховуйте цього. Обман у цій ситуації – найгірший із варіантів.

Пам'ятайте, що прохання про матеріальну допомогу не характеризує Вас як співробітника. Постарайтеся не втрачати впевненості у собі та своїх професійних якостях. Згадайте усі свої здобутки на роботі. Тоді Вам буде легше вести розмову з начальником.

Подумайте, що станеться, якщо Ви попросите начальника допомоги? Ви втратите роботу? Звісно, ​​ні. У найгіршому випадку – Вам відмовлять у допомозі. Таким чином, Ви нічого не втрачаєтеа навпаки, отримуєте шанс отримати те, що Вам необхідно.

На жаль, не всім людям вдається перебороти себе, переступити через страх та звернутися за допомогою. Причина цього полягає в установці, яку ми з дитинства відклали у підсвідомості, що просити – погано. Однак насправді все людське суспільство будується на взаємодопомозі. Просто не бійтеся зробити перший крок, і тоді у Вас все вийде.


Електронний журнал

Навчитися спілкуватися з керівником без страху на будь-яку тему цілком реально. Головне – позбутися позиції жертви та виробити у себе правильні переконання. Вибір способу буде залежати від того, яка установка у вас переважає.

Налаштуйтеся на розмову, змініть позицію жертви на активну

Починати розмову потрібно з правильного настрою. І тут допоможуть два способи. Метод установок та метод міркувань.

Метод налаштувань. Застосовуйте цей спосіб, якщо у вас підвищене почуття благоговіння перед начальником. Щоб не червоніти та не бліднути перед керівником, потрібно виробити у себе правильні установки, їх дві: «Начальник – не благодійник» і «Я маю право вимагати».

Відповідає Карина Раєвська,

психоаналітик, психолог-консультант Вісбаденського інституту позитивної терапії, викладач Інституту психоаналізу

«Я працюю головбухом уже 9 років. Можу бути жорсткою, коли йдетьсяпро якість роботи. Але досі мені дуже складно відмовити колезі чи знайомому в особистому проханні. Якщо просять із натиском, то відразу пасую. В нас звільнялася бухгалтер-касир. Попросила рекомендацію нового місця роботи. Простягла мені готовий текст: «Розпишетесь?» Я не можу дати їй блискучих порад як працівникові. Але вона хороша людина. Не хотіла ображати її відмовою та підписала. Потім совість мучила, адже це нечесно стосовно нового роботодавця. Генеральний попросив купити все для пікніка, знову погодилася. Вирішила не псувати стосунки, витратила свій вихідний. Іноді знайду сили відмовити. Але пізніше почуваюся винною перед цією людиною. Співробітниця з дружнього відділу попросила заповнити їй декларацію 3-ПДФО. У мене самої звітність, вичавлена ​​як лимон. Набралася хоробрості, сказала, що не до неї. Потім з'їла себе: декларацію можна було заповнити за годину, не повинно бути шкода. доброї людини. Як навчитися говорити «ні»?(Наталя Гудкова, м. Воронеж).

"Начальник - не благодійник". Чітко з'ясуйте для себе, що керівник – така сама людина, як і ви. Кожен робить свою роботу. Ви виконуєте свої обов'язки, начальник – свої. Він також «працює на вас», допомагаючи організувати вашу діяльність. Усьому, що ви маєте у своєму житті, ви зобов'язані йому лише частково. Решта – результат ваших власних зусиль, підтримки батьків, членів сім'ї і, можливо, везіння. Повторюйте ці твердження щоразу, коли у вас є вільна хвилинка, відчуйте, як вони стають вашими переконаннями. Згодом у вас сформується новий світогляд, і ви виявите, що не відчуваєте колишнього трепету по відношенню до керівника. Що, втім, не відкидає поваги до нього.

"Я маю право вимагати". Найважче скромним людям. Прагнучи бути невибагливими у всьому, вони уникають завдавати незручностей колегам та близьким. У них завжди найгірше місце в кабінеті – темне і продуване. Їм незручно попросити прибавку до зарплати, тому вони отримують найменше, потай сподіваючись, що їх колись помітять і оцінять. Якщо ви така людина, вам терміново потрібно розробити нову установку.

Позбавляйтеся позиції жертви, почніть поводитися, як сильна особистість. Повірте у свою значущість та відстоюйте її. Ніколи не ставте себе нижче за інших. Перестаньте засуджувати себе та скаржитися на життя. Почніть тренувати впевнену поведінку у повсякденних ситуаціях.

Складіть для себе список ситуацій, коли ви обмежуєте себе (але поки не розглядайте випадки спілкування з шефом). Наприклад, вам хочеться пересісти в електричці до вікна, але ви боїтеся сказати про це супутникам. Або коли зухвалий покупець лізе до каси без черги, а ви, керуючись інтелігентним почуттям, мовчки пропускаєте вперед. Потренуйтеся вести себе у цих ситуаціях не як жертва, а як активна сторона. Вчіться просити та бути наполегливим. Говоріть просто та прямо.

Використовуйте якнайрідше слово «можна», коли повідомляєте про свої наміри. Наприклад, замість фрази "Можна мені обміняти товар?" ставте перед фактом: "Я хочу повернути куртку, мені не підійшов розмір".

Метод міркувань. Застосовуйте цей спосіб, якщо боїтеся підійти до керівника з проханням, бо думаєте, що він вас не зрозуміє. Спостерігайте за іншими людьми. Сором'язливі люди зациклені на своїх переживаннях і думають, що їхні емоції є центром світу. Вибирайтеся зі своєї шкаралупи і трохи пошпигуйте. Помічайте, як колеги звертаються з проханнями до начальника і як він при цьому поводиться. Чи виглядає він засмученим чи розлюченим?

Спробуйте поміркувати. Поставте собі такі питання: «Що страшного трапиться, якщо я попрошу начальника про?..», «Яка може бути найнебажаніша реакція шефа». Не замикайтеся у собі. Обговоріть ваші страхи з тим, хто почувається впевненішим у спілкуванні з начальством, і тоді тривожність зменшиться.

Під час розмови ретельно підбирайте слова, щоб не викликати негативну реакцію

Керівник у відповідь на ваше прохання може "включити" агресію. Тому важливо поводитися так, щоб не давати приводу та звести до мінімуму можливі негативні реакції. Поведінка під час розмови залежатиме від того, з яким питанням ви звернулися, але не забудьте і загальні правила(Схема нижче).

Розглянемо конкретні ситуації. Отже, ви хочете попросити...

...дозволити піти до лікаря або взяти кілька днів для лікування.Перед тим, як звертатися з таким проханням до начальника, згадайте, чи немає у вас незавершених справ. Можливо, ви пообіцяли, що подайте йому на розгляд кілька анкет кандидатів, або у вас у роботі положення про мотивацію для комерційного відділу, яке ви повинні дописати. Якщо є можливість – завершіть справу. Якщо можливостей немає – плануйте, коли його закінчите, з урахуванням вашої відсутності.

Звертайтеся до начальника тоді, коли він не зайнятий. Перевірте, чи готовий він спілкуватися, питанням, наприклад: «Олександре Михайловичу, приділіть мені хвилину часу?». Чесно скажіть про своє самопочуття, але не вдавайтеся у фізіологічні подробиці. Поясніть свій стан загальними фразами: «Я погано почуваюся», «У мене висока температура». І попросіть день-два на лікування. Одразу після прохання скажіть про свої справи і про те, коли їх закінчите. Тим самим ви покажете, що інтереси компанії для вас є важливими, просто зараз ви не можете виконати свої обов'язки.

...не звітувати при колегах та підлеглих.Це прохання має включати переконливі аргументи. Справа в тому, що коли начальника просять «не вичитувати», для нього це звучить як побажання не керувати. Такого не стерпить жоден керівник. Тому необхідно підготувати хороше обґрунтування. Наприклад: «Коли ви критикуєте мене при всіх, я почуваюся настільки погано, що цілий день працюю абияк», «Після того як ви мене публічно лаєте, мої підлеглі мене не слухають і я не можу ними керувати» і т.д.

...не використовувати різкий парфум, тому що вам погано від таких запахів.Специфіка цього побажання в тому, що воно в будь-якому випадку викликатиме у керівника сильну емоцію, яка може перейти в збентеження, а іноді й у гнів. До таких прохань відносяться й інші подібні - використовувати шампунь проти лупи, змінити гардероб і т. д. Коли говорять про такі речі, будь-яка людина почувається вразливою.

Успіх розмови залежатиме від стану керівника. Якщо він чимось розлючений чи засмучений, не варто розпочинати розмову. Заговоріть, коли начальник у гніві – отримайте реакцію у відповідь. Він вам скаже, що ви ще не здали звіт і не вмієте поводитися. А якщо він буде пригнічений, а ви покритикуєте його парфуми, він промовчить, але будьте певні – обов'язково пригадає.

Просити потрібно тоді, коли керівник у гарному настрої- У нього немає термінових справ і його самого не дістає начальство. Ви можете прямо сказати про проблему або натякнути, щоб керівник сам застосував ситуацію на себе.

Якщо ви зважилися на пряму розмову, вибачтеся перед початком розмови. Іноді консультанти радять говорити без вибачень, оскільки вони свідчать про слабку позицію. Але це не той випадок. Керівник оцінить, що ви щадите його нерви, якщо скажете: "Прошу вибачення, що хочу поговорити на делікатну тему". А далі акуратно повідомите, в чому проблема, не критикуючи: «Ольго Іванівно, у мене алергія на жасмин. Мабуть, у ваших духах є ці нотки, бо я погано почуваюся. Будь ласка, не використовуйте цей парфум пару днів, щоб я зрозуміла, чи це так».

Якщо ви хочете натякнути про проблему, щоб керівник далі сам здогадався в чому справа, то як би між іншим скажіть, звертаючись до всього колективу. «Щось другий день, як заходжу до офісу, починається напад алергії. У мене таке буває від запаху жасмину. Не збагну – звідки він. Може, у когось духи з нотками цієї квітки?».

...вимикати звук у мобільного або не розмовляти в офісі по телефону з особистих справ. Мобільний зв'язокдля будь-якого начальника – робочий інструмент. Тому на прохання обмежити себе у спілкуванні по телефону він може вибухнути гнівною тирадою. Проте керівник піде назустріч, якщо йому назвати вагому ділову причину(як розмови шкодять справі), а не описувати внутрішні відчуття («неприємно, коли ви говорите по телефону»). Наприклад: «Розмови телефоном у приміщенні відволікають від розмови з кандидатом, можна прогаяти важливу деталь».

Дотримуйтесь трьох правил, якщо керівник негативно відреагував на прохання

Не завжди начальник сприймає прохання позитивно. Якщо у відповідь ви отримали негативну реакцію, дотримуйтесь трьох правил.

Візьміть факт, що люди різні. Фредерік ПЕРЛЗ, засновник одного з психотерапевтичних напрямків, говорив так: «Я живу в цьому світі не для того, щоб відповідати твоїм очікуванням, і ти живеш у цьому світі не для того, щоб відповідати моїм очікуванням». Головне - не приймайте поведінку начальника на свій рахунок. Усі фактори врахувати неможливо, а в нього, можливо, складна життєва ситуація.

З'ясуйте причини. Якщо ситуація дає змогу, дізнайтеся, чому керівник так відреагував. Можливо, спитати варто не зараз і не в нього самого, а потім в інших людей. Іноді треба дати людині охолонути, а вже потім питати про причини.

Вийміть урок. Дізнавшись причину, скоригуйте свою поведінку. Придумайте нові фрази та переконливіші аргументи. Можливо, з деякими проханнями до керівника звертатися не варто, і краще залишити ситуацію такою, якою вона є. Те, що ви пересилили страх та змогли звернутися – маленька перемога над собою.

Невизначеність щодо того, як називати начальника – «Дима» чи «Дмитро Миколайович» – може створювати напругу у співробітників. У сучасних організаціях підлеглі часто звертаються до керівників за іменами– це нормально. Проблеми виникають, якщо включається внутрішній цензор: співробітник у разі розцінює спілкування без по батькові як фамільярність і вирішує перестрахуватися.

У західних країнахпридумали гарний вихід: звернення до начальниказа посадою чи прізвищем. Але в російських компаніяхтака форма не прижилася, тому що "лікар Левін" звучить надто вже офіційно. Така форма виглядає як перебільшена повага і навіть улесливість. В результаті, у розмові утворюється "чорна діра", при зверненні до керівника.

Науковий підхід

У "Журналі практичної соціальної психологіїбула опублікована стаття "Чорні діри в соціальному просторі: виникнення та наслідки уникнення імен в організаціях", в якій описано дослідження. Досвідчена група складалася з 74 студентів (їх середній вік - 30 років), що надійшли на неповний робочий день за програмою МВА.У приватникам було поставлено питання про те, як вони поводяться в: наскільки ймовірним є уникнення звернення на ім'я, якщо вони зіткнулися з керівником у холі, а не в офісі. Респондентам потрібно було оцінити висловлювання за п'ятибальною шкалою, де "один" означало, що учасник категорично не погоджується із запропонованим висловом, а "п'ять" – абсолютно згоден.

"Респонденти вказали, що вони часто уникають звернень на ім'я до керівника", - зазначають дослідники. Крім того, результати дослідження показали, що при спілкуванні з генеральним директоромреспонденти частіше уникають імен, ніж керівники відділів, де вони працюють. Дослідники висунули гіпотезу: жінки, через особливу модель соціалізації та тенденції до нижчих статусів у командному ланцюжку організації, повинні частіше, ніж чоловіки обережно спілкуватися з начальством – ця гіпотеза підтвердилася.

Відмінності у статусах – причина напруги в офісі

Навіть у організаційних структурах, які претендують на зрівняльність, відмінності у статусі досі впливають на особисті відносини, створюючи напруженість у відносинах між владою та підлеглими.

Співробітники, які відчувають невпевненість у своїх відносинах з керівником через розрив у один-два або більше рівнів, можуть відчувати незручність – як же звертатися до начальника?На ім'я якось незручно, та й на ім'я по батькові теж, якщо начальник називає вас на "ти". Багато хто вважає за краще йти шляхом найменшого опору, уникаючи імен, - а це неправильно з психологічної точки зору і створює додаткову напругу.

Як уникнути "чорних дірок" у спілкуванні?

"Чорні дірки" у спілкуванні між співробітником та керівником (особливо керівником верхньої ланки) можуть бути усунені, тільки якщо обидві сторони розуміють, що відбувається.

"Коли досвідчений співробітник не наважується скоротити дистанцію у спілкуванні з керівником та уникає будь-якого звернення - це має послужити для начальника сигналом: працівник не почувається комфортно", - зазначають дослідники. Ідеальний вихід із такої ситуації – ініціатива з боку керівництва. Наприклад, розробка чіткої та зрозумілої корпоративної політики, яка підкаже співробітнику, як поводитись. Якщо ж керівник ігнорує проблему, то, можливо, є сенс підняти це питання на обговорення або хоча б з'ясувати, як роблять у такій ситуації інші співробітники.

Існують певні норми, дотримання яких допоможе краще збудувати відносини в колективі. Особливо це стосується стосунків із керівництвом.

Допустимі форми звернення до начальства

Залежно від рівня підпорядкованості, існують різні норми спілкування з керівництвом. У випадку, якщо ви можете спілкуватися з керівником віч-на-віч по імені, у присутності інших співробітників не забувайте звертатися з начальником по імені по батькові у поважній формі. Якими б не були ваші стосунки в неформальній атмосфері, на роботі зберігаються формалізовані норми, що потребують обов'язкового дотримання.
Поводитись на «ти» з начальником можна тільки, якщо він особисто попросив називати його на ім'я. Зазвичай, це правило не поширюється на новачків, які знову прийшли в компанію. Однак, під час ділових переговорів категорично забороняється показувати свої неформальні відносини з керівником, формат таких зустрічей завжди суворий та офіційний, навіть якщо відносини насправді мають дружній довірчий характер. Це має залишатися суто особистим фактором.
В офісі не допускається використання псевдонімів та ласкаво-зменшувальних слів. Кожен співробітник, у тому числі начальник, має своє ім'я та по батькові. Еквіваленти сприйматимуться як акт неповаги.
Сучасні компанії використовують практику звернення до колег та керівного складу на ім'я, але на «Ви». Прізвище ніколи не віталося в ділових колах.

Про що потрібно запитати керівника під час вступу працювати?

Не забувайте розвивати свій інтелект та контролювати емоційність. Головна якість хорошого співробітника – це старанність та відповідальність. Постарайтеся знизити рівень ініціативи і зробити акцент на дисципліну і результати виконаних Вами завдань. Якими б геніальними не були Ваші ідеї, прислухатимуться до співробітника з відмінною репутацією та високими показниками роботи. Виконуйте завдання у встановлений термін і навіть раніше терміну, це буде незаперечною перевагоюпорівняно з Вашими колегами. Навіть якщо не встигаєте, не слід панікувати і завчасно зневірятися. Заспокойтеся, сформулюйте причини невдач та вирішіть їх ефективно. Якщо ситуація вимагає, зверніться до начальства з проханням дати Вам додатковий час та ресурси на подолання проблем. Якщо при виконанні роботи у Вас виникають питання, не бійтеся підійти та запитати необхідну уточнювальну інформацію у начальства. Таким чином Ви покажете, що хочете глибше зрозуміти суть питання і готові на відкритий двосторонній діалог для максимально точного результату.

Будьте оптимістичні та доброзичливі, спілкуйтеся з керівним складом серйозно, але не хмуріться і не показуйте свого негативного ставлення до ситуації.
У колективі обов'язково є певна атмосфера. Якщо вона має неадекватний, агресивний та деструктивний характер, Ваше завдання абстрагуватися від загального тлаповедінки в офісі та зосередиться на своїй роботі.
Всі перераховані вище способи допоможуть не тільки досягти позитивних тенденцій у розвитку відносин з керівником, але і позначиться на Вашому кар'єрному зростанні.



 

Можливо, буде корисно почитати: