Правила написання дипломатичних документів Листування Дипломатичне прохання

Дипломатичне листування - листування держави, уряду, відомства закордонних справ з відповідними іноземними державами, дипломатичними представництвами цих держав, міжнародними організаціями, а також листування таких дипломатичних представництв між собою. У міжнародній практиці склалися певні види документів дипломатичного листування, що різняться за змістом та технічним оформленням.

Найпоширенішими серед них є:

1. індивідуальні ноти;

2. вербальні ноти;

3. пам'ятні записки;

4. меморандуми;

5. приватні листи напівофіційного характеру.

Стиль службового листування завжди змінюється залежно від мови та традицій різних країн, проте він проте підпорядковується деяким загальним правилам, що визначаються міжнародною практикою та умовностями. Протокол офіційного листування, метою якого є надати адресатам кореспонденції знаки поваги, на які вони мають право, за дотримання водночас співвідношення рангів між відправником і адресатом, будується таким чином, щоб відносини між державами та їхніми представниками ґрунтувалися на рівності, повазі та взаємній коректності. Деякі з наведених документів обрамлені так званими формулами ввічливості, компліментами. В інших документах таких формул немає.

Протокольні формули ввічливості застосовуються в особистих та вербальних нотах, пам'ятних записках, що направляються з кур'єрами (форма документа, яка використовується досить рідко).

Особиста нота

Особиста нота надсилається з питань важливого та принципового значення або містить інформацію про якусь велику подію. Нота складається у першій особі від імені нота, що підписує, і починається з звернення. Найбільш поширеною формою є: "Шановний пане Міністр", "Шановний пане Посол". Це звернення покликане доброзичливо налаштувати отримувача щодо змісту тексту. Далі йде смислова частина документа. Закінчується нота компліментом (формула ввічливості), у якому автор "свідчить свою повагу".

Тональність особистих нот може бути більш менш теплою. Якщо нота починається словами: "Пан Міністр", "Пан Посол" і закінчується "З повагою" (без "щирого" або "глибокого"), то очевидним є намір автора надати ноті стриманий характер.

Характер компліменту повинен враховувати принцип взаємності, особливо у разі направлення ноти у відповідь. Форма звернення залежить також від конкретного випадку та місцевої практики.

Якщо тимчасовий повірений у справах – радник у ранзі посланця, то звернення до нього має бути наступним: "Пан Міністр". Залежно від місцевої практики у порядку взаємності слово "пан" можна писати повністю.

Вербальна нота

Вербальна нота - найпоширеніший на даний час документ. Міністерства закордонних справ та посольства ведуть дипломатичне листування переважно шляхом спрямування вербальних нот. Вербальні ноти використовуються для розгляду та вирішення широкого кола питань. Вони викладаються політичні, економічні, науково-технічні та інші проблеми як двостороннього, і багатостороннього характеру. Нотами також запрошуються візи, повідомляється про автодорожні пригоди за участю співробітників посольств, доводиться до посольств інформація представницького характеру (про організацію поїздок дипломатичного корпусу країною, про запрошення дипломатів на заходи з нагоди національного свята країни, екскурсії на промислові підприємства та наукові установи). і т.д.

Вербальні ноти починаються та закінчуються компліментом. Нота починається з повного найменування відправника та одержувача: "Міністерство закордонних справ Російської Федерації свідчить свою повагу до Посольства Республіки.. і має честь повідомити..."

Заключний комплімент містить скорочену назву: "Міністерство користується нагодою, щоб відновити Посольству запевнення у своїй найвищій повазі".

Іноді слова "користується нагодою" в компліменті опускаються, наприклад, коли в ноті повідомляється про автодорожню пригоду за участю дипломата, в результаті якого є людські жертви. Очевидно, що слова "користується нагодою" в даному контексті недоречні, і комплімент може мати таку форму: "Міністерство відновлює Посольству запевнення у своїй вельми високій повазі".

Якщо вербальна нота Міністерства є відповіддю на ноту посольства, то в цьому випадку нота буде починатися наступним чином: "Міністерство закордонних справ Російської Федерації свідчить свою повагу до Посольства Франції та у зв'язку з нотою Посольства № від (число, місяць, рік) має честь повідомити наступне ..." Комплімент у нотах може бути опущений, але це робиться лише в тому випадку, якщо нота містить протест у зв'язку з діями представників посольства чи держави (спробою займатися незаконною діяльністю, грубим порушенням норм поведінки). Зрозуміло, що в такому разі комплімент послабив би протест і, отже, спотворив характер ноти.

Не вживається комплімент у вербальних нотах, що містять повідомлення про оголошення жалоби в країні, або в нотах із вираженням співчуття, а також виходячи з принципу взаємності у тих випадках, коли відомство закордонних справ тієї чи іншої країни не використовує компліменти у своїй дипломатичній листуванні.

Діапазон протокольних формул ввічливості дуже широкий. Це дозволяє пом'якшити суворіший тон або надати йому більшої теплоти. Однак при цьому завжди слід пам'ятати: ніщо не цінується так дорого і не коштує так дешево, як ввічливість. Різкі висловлювання, риторичні звороти мови, туманні натяки, знаки оклику, скорочення у вигляді "і т.д. і т.п." у нотному листуванні неприпустимі. Працюючи над текстом ноти, що містить, наприклад, протест, не зайве пам'ятати про те, що вона може бути не прийнята, а це, у свою чергу, може призвести до конфліктної ситуації з далекосяжними наслідками.

Текст вербальних нот складається у третій особі.

Як особисті, так і вербальні ноти друкуються на гербовому папері найвищої якості.

У міжнародній практиці нині дедалі рідше зустрічаються вербальні ноти, підписані чи завізовані главою дипломатичного представництва. Практично немає різниці між вербальними нотами з підписом (візою) і тими, які мають лише друк посольства.

Вербальна нота має вихідний номер, шифр та дату відправлення, наприклад, № 14/1 ДЕ або 27/ДГП. Жодних додаткових індексів не ставиться. У разі потреби це робиться на копії, що залишається у справі. Нота скріплюється мастичною гербовою печаткою Міністерства закордонних справ чи посольства. Друк проставляється в кінці тексту ноти, де надруковано дату відправлення. Необхідно стежити, щоб зображений на друку герб мав правильне положення.

У дипломатичному листуванні є документи, які не потребують компліментарного оформлення. До них належать пам'ятні записки, меморандуми.

Пам'ятна записка

Трапляються два види пам'ятних записок: пам'ятні записки, передані особисто, та пам'ятні записки, спрямовані з кур'єром. Пам'ятна записка зазвичай вручається особисто з метою посилити значення або наголосити на важливості зробленої під час бесіди усної заяви чи прохання, полегшити подальше просування справи, попередити можливість неправильного тлумачення чи розуміння бесіди чи усної заяви. Текст пам'ятної записки складається у безособовій формі із застосуванням висловів: "порушується прохання", "доводиться констатувати", "повідомляється".

Пам'ятні записки друкуються на простому папері без герба. Адреса та вихідний номер не ставляться; проставляються лише місце та дата відправлення. Над текстом записки друкується напис "Пам'ятна записка".

Пам'ятні записки, спрямовані з кур'єрами, нині трапляються досить рідко. За формою вони майже не відрізняються від вербальної ноти: складаються у третій особі, містять звернення та комплімент, друкуються на нотному бланку, мають номер, місце відправлення та дату. На відміну від вербальної ноти, на таких записках не встановлюється друк та не вказується адреса. Зверху є напис: "Пам'ятна записка". Пам'ятні записки надсилаються або на прохання особи, з якою відбулася бесіда, або як нагадування про те чи інше питання.

Меморандум є документом, у якому розглядається фактична сторона того чи іншого питання, міститься аналіз його окремих аспектів, викладається аргументація на захист своєї позиції, міститься полеміка з доводами іншої сторони. Меморандум може бути або додатком до особистої або вербальної ноти, або самостійним документом, який передається особисто або пересилається з кур'єром. Додаток меморандуму до ноти

дозволяє скоротити текст самої ноти і водночас дає відомі переваги у характері викладу питання, що є предметом листування.

Меморандум як додаток до особистої ноти друкується на нотному папері без герба; номер, друк, місце (місто) та дата відправлення не встановлюються. Меморандум, що вручається особисто, друкується на нотному бланку, звернення та компліменту не має. Друк та номер на ньому не ставляться, проте вказуються місце та дата відправлення.

Приватний лист напівофіційного характеру

Приватний лист напівофіційного характеру надсилається знайомим офіційним особам у випадках, коли потрібне будь-яке сприяння у вирішенні питань, що є предметом офіційного листування чи переговорів, з метою наголосити на зацікавленості автора в даній справі або прискорити вирішення будь-якого питання шляхом використання впливу особи, якій спрямовується лист.

Приватні листи пишуться на звичайному папері (в пів-аркуші), іноді на бланку з надрукованими друкарським способом у лівому верхньому куті ім'ям та прізвищем або офіційним титулом відправника. Зворотний бік листа не використовується.

Дипломатична розмова

Суть призначення дипломатичної розмови – форма вступу у контакти того д-ви, де це дипломатичне представництво акредитовано. Дипломатична бесіда – вершина дипломатичної діяльності дипломата.

У дипломатичних розмовах вирішуються кілька завдань:

1) Просто потрібна для підтримки контактів - іноді у формі легкого обміну думками, просто тупо обмінятися парою фразами

2) Розвиток дружніх зв'язків із країною перебування – форма вступу у контакт – поліпшення знання країні, вступ до кола офіційні.

3) Роз'яснення ситуації у країні – політику, основні напрями тощо. + зовнішня політика країни

4) Пізнавати ті процеси, які в цій країні відбуваються - що там відбувається, яка природа цих процесів, і через мережу бесід з різними особами, ми дізнаємося всю інфу, чим живе дана країн

5) З'ясування конкретної країни перебування з конкретного питання

6) Вивчати думку, позицію офіційного керівництва країни.

7) Форма перевірки достовірності інформації (перевірка ін-фи на ступінь достовірності)

Рівні дипломатичних розмов:

1) Рівень президентів – або віч-на-віч, або з помічниками. Повноваження дуже великі – найвищий рівень

2) Глави урядів

3) Рівень аташе

Види розмов: три групи

1) Бесіди з ініціативи самого дипломатичного працівника – самі плануємо, готуємось, контакт, зустріч із колегою тощо. – найлегша форма бесіди.

2) Бесіди щодо доручення центру – доручення зустрітися з таким і довести до таку позицію – доручення президента, прем'єр, Міністра ІнДел – запросити у центру всю довідково-інформаційні дані. + інструкція, або пам'ятна записка, або меморандум

3) Розмова на офіці запрошення тієї країни, де акредитовані

Особиста розмова- Плануємо на рік. Потрібно провести цілу серію зустрічей із лідерами. Програмуємо все заздалегідь. Якщо вибори – завдання, цілі, місця у парламенті, зовнішня політика цих партій тощо. розширюємо інформаційну базу – для звітів, аналітичні записки, інформаційні матеріали.

Розмови щодо доручення центру- Ретельно вивчити проблему для бесіди - покладається завдання потім довідку аналіт, питання та відповіді від співрозмовника. Співрозмовник може критикувати позицію країни – що має робити дипломат? Зазвичай співрозмовники не дуже поінформовані – тому необхідно розкрити мотиви, справжню позицію д-ви. Мета – не погіршувати відносин між країнами – роз'яснення позиції.

Потрібно не викладати позицію країни усно, потрібно мати вже підготовлений документ, де мовою оригіналу та перекладу викладаються основні принципи – передаємо текс цієї заяви (пам'ятна записка, меморандум).

Розмова на офіційне запрошення країни-перебування– підготовка серйозно утруднена – про мету запрошення не заявляють. Зазвичай, коли терміново запрошують, потрібно мати базу двосторонніх відносин (або підняти всю базу) – що країна та піднімала і не отримала відповіді; зібрати всіх співробітників та запитати чи були ексцеси на дорогах, заяв журналістам, інтерв'ю.

З ким розмовляють диплом працівники:

1) Від керівництва країни посол може зустріти з офіц. обличчям будь-якого рівня

2) Офіційні представники інших міністерств

3) Політ товариств діячі тієї країни – видні люди, колишні політики, діячі науки, культури, ділові кола країни

4) Бесіди з дипломатичним корпусом інших країн – колеги – найважливіший контакти

Вимоги до людини, яка веде дипломатичні розмови:

1) Фундаментальна база підготовки – самоосвіта + навчання у спеціальних установах. Без фундаментальних основ культури, історії іншої країни, не можна стати людиною, яку не поважають

2) Підготовленість до конкретної розмови/бесіди – досконало знати історію питання, щоб поставити перед співрозмовником; характер співрозмовника (відкритий, закритий, веселий, суворий, уподобання, хобі). Як розмістити цю людину

3) Тактика проведення розмови – з чого розпочнете (погода, спорт, загальні моменти)

4) Запастись аргументами, які підкріплюватимуть вашу позицію

5) Почуття часу + зібраність і концентрація уваги (інакше противник може завдати удару).

6) Такт, яким ми володіємо, чи не маємо – головне – вміння слухати; говорити коротко, зрозуміло.

7) Потрібно пам'ятати, що розмова – це двосторонній діалог, якщо співрозмовник не йде контакт, його треба вміти зацікавити – дати ін-фу, яка цікава для співрозмовника.

Де і як розмовляють дипломати?

Дипломати ведуть бесіди в часі дипломатичних прийомів – за фуршетом (про політику двох своїх країн налагоджують контакти); розсаджують поруч із дипломатом – починаємо розмови. Немає правила, розмовляти за фуршетом чи ні. Якщо людина зайнята, можна використовувати контакт для пізнання думки з будь-якого питання.

Після розмови

За підсумками будь-якої розмови оформляється письмовий запис розмови – щоденник (записує зміст контакту, зустрічі). Існує форма запису бесіда – прізвище та посада соцзабезів, день, година, продовжить місце, за чиєю ініціативою, точний зміст розмови – на початку запису – все те, що сказав співрозмовник, і поставив такі питання; у другій частині – виклад своєї точки зору, на поставлені запитання відповів так.

Зазвичай, записують помічники, сам не записує. Потім цей запис розмови (при інформаційному характері + важливі моменти), направляємо запис цієї розмови до центру.

Потрібно правильно вибирати співрозмовника бесіди - якість збору інформації - інформат-аналіт. робота посольства.

Видання розраховане на молодих фахівців та менеджерів-початківців у галузі міжнародного співробітництва, студентів факультетів міжнародних відносин, учнів спеціальних курсів, а також на широке коло читачів, які цікавляться даною тематикою.

Книга:

Види дипломатичної

листування

Все дипломатичне листування здійснюється головним чином у формі нот (лат. nota - знак, зауваження). При цьому слід мати на увазі, що викладені та сформульовані в нотах факти висловлюють офіційну точку зору держави, яка представляє відповідну дипломатичну чи консульську установу. Ноти, за традицією, охоплюють усі види листування між дипломатичними та консульськими представництвами з федеральною та місцевою владою. Вони можуть бути написані від першої чи третьої особи, можуть бути як офіційними, так і неофіційними. Переклад: Ноти відправляються з кур'єром, а також можуть вручатися під час особистої розмови.

Переклад поділяються на:

Вербальні,

Циркулярні,

Колективні,

Переклад протесту.

Дипломатичні послання можуть також викладатися у формі па

м'ятних записок, меморандумів, маніфестів і навіть ультиматумів.

Вибір виду документа дипломатичного листування залежить від конкретної мети, яку має намір досягти відправник, а при відповіді на ноту – залежно від того, яка була форма послання, на яке планується направити відповідь, які зміст та мета цієї відповіді, а також які стереотипи прийняті на цей рахунок у країні одержувача та країні відправника. Як правило, кореспонденція у відповідь направляється в тій же формі, що і отримана.

Глава кожного дипломатичного або консульського представництва сам вирішує, яку форму листування використовуватиме у спілкуванні з владою країни перебування та зі своїми колегами по дипломатичному корпусу, проте при цьому він завжди має орієнтуватися на місцевий протокол та звичаї.

Для написання офіційного дипломатичного листа часто використовується форма особисту ноту. Направлення такого виду документа у міжнародній практиці означає, що викладеному в ноті питання надається особливо серйозного значення. У більшості випадків особиста нота містить інформацію про якусь важливу подію та виражає ставлення до неї.

Особиста нота складається від імені особи, яка її підписує, і починається зі звернення до особи, якій адресована. Після викладу фактичного боку справи нота закінчується трафаретною формулою ввічливості. Якщо сказаного в ноті недостатньо для детального викладу або висвітлення питання, до неї додається меморандум з обґрунтуванням наведених положень, викладом документального, довідкового та цифрового матеріалу, юридичною аргументацією та іншим. Документ друкується на спеціальному нотному бланку з витісненим державним гербом та витісненим написом під гербом, наприклад, Представництво Міністерства закордонних справ Російської Федерації у Санкт-Петербурзі. У верхньому правому кутку особистої ноти проставляються місце та дата відправлення. У лівому нижньому кутку першої сторінки, незалежно від кількості сторінок тексту, проставляється адреса, що складається з ініціалів, прізвища та повної офіційної посади особи, якій призначена нота. Тональність особистих нот може бути більш менш теплою.

Якщо такий документ починається словами: «Пан Міністр» або «Пан Посол» і закінчується «З повагою» (без «щирого» чи «глибокого»), то це свідчить про намір автора зробити ноту стриманою, наприклад, повідомляючи про якісь серйозні розбіжності щодо оцінки тих чи інших подій. Автор листа може почати особисту ноту і такими словами: «Шановний пане Міністре» або «Шановний пане посол» і закінчити компліментом: «Зі щирою повагою», щоб надати документу теплішого і дружнішого характеру.

Наприклад:

Представництво

Міністерства закордонних справ

Російської Федерації

Шановний пане Войчеховський,

прошу прийняти мою щиру подяку за Ваше дружнє вітання з нагоди успішного виступу російських спортсменів на Міжнародних Олімпійських іграх у Бразилії.

Цілком поділяю Вашу думку, що цей успіх став результатом серйозної підготовки російських спортсменів, а також уміння боротися та перемагати у складних умовах.

З щирою повагою _________________________

(особистий підпис)

Пану Войчеховському

Генеральному консулу Республіки

Польща

Форма звернення в особистій ноті залежить також від конкретного випадку, і від місцевої практики.

У листі до міністра звернення може починатися словами: «Пан Міністр» або «Ваше Превосходительство». У листі до посла чи посланця – «пане Посол (Посланник)» або «Ваше Превосходительство», тимчасовому повіреному у справах – «пане Повірений у справах». Якщо повірений у справах (тобто керівник посольства за відсутності посла) має ранг радника-посланника, то до нього слід звертатись «пан Міністр».

Заключні компліменти застосовуються з урахуванням політичного, службового становища чи рангу адресата. Наприклад, у зверненнях до прем'єр-міністра, голови парламенту, міністра закордонних справ, інших міністрів і послів прийнято також писати: «Прошу Вас (вказується посада) прийняти запевнення у моїй вельми високій до Вас повазі». На комплімент – «дуже високу повагу», як і на звернення «Ваше Превосходительство», – мають право також особи, які перебувають у відставці. Заступникам міністра, директорам департаментів, якщо вони не мають рангу посла, посланцям, радникам-посланникам та особам рівноцінного їм положення пишуть: «Прошу Вас (вказується посада) прийняти запевнення у моїй високій повазі»; Тимчасовому Повіреному у справах (що не має рангу посланця) – «Прошу Вас, пане Повірений у справах, прийняти запевнення у моїй глибокій повазі (або повазі)». У місцевій протокольній практиці окремих країн можуть бути деякі особливості застосування компліментів (або відхилення від загальноприйнятих).

Після компліменту слід особистий підпис посилає ноту особи, яка має бути перебірливою. Друк на особистій ноті не ставиться. У лівому нижньому кутку, завжди на першій сторінці, пишеться адреса особи, якій надсилається нота. Адреса складається з відповідного титулування («Його Превосходительству», або «Є.П.», наприклад), імені та прізвища, офіційної посади особи, назви представляної ним країни та її столиці. Ця ж адреса друкується на конверті, в якому надсилається особиста нота.

Друк на особистій ноті, а також прізвище особи, яка підписує такий дипломатичний документ, не проставляються.

Найбільш поширеною формою дипломатичного листування є вербальної ноти. У дипломатичному побуті такий документ означає: він має бути прийнятий до уваги. За допомогою таких документів міністерства закордонних справ дипломатичні та консульські представництва здійснюють повсякденні офіційні контакти.

На відміну від особистої, вербальна нота має менш офіційний характер і не підписується відправником. Текст документа починається із заголовка «Вербальна нота». Він зазвичай буває коротким, лише на одну-дві сторінки.

У вербальній ноті може викладатися найрізноманітніше коло питань – від політичних до суто службових – зокрема інформація протокольного характеру (організація культурно-ознайомчих заходів, запрошення до участі в урочистостях, ритуальних акціях), запити про надання віз тощо. Нею користуються також супровідним листом до меморандуму або для нагадування про очікування відповіді на попередні ноти або усні заяви. Вербальна нота складається у третій особі від імені дипломатичного представництва, що її направляє, або відомства зовнішніх зносин однієї країни відповідному представництву або відомству іншої країни. Відправник парафує ноту, тобто замість підпису під текстом ставить свої ініціали і скріплює її печаткою. Дата проставляється на окремому рядку після останнього слова ноти. У нижньому лівому кутку пишеться повна назва її отримувача.

Вербальна нота починається зі звернення стереотипної форми: «Генеральне консульство (далі назва держави) свідчить свою повагу (далі повне найменування адресата, причому прийнято писати повну офіційну назву держави як відправника, і одержувача) і має честь повідомити…». У разі відповіді після звернення пишеться: «У зв'язку з нотою Представництво Міністерства закордонних справ Російської Федерації в Санкт-Петербурзі № від (вказівку дати) має честь повідомити…». Закінчується вербальна нота компліментом, який зазвичай формулюється так: «Генеральне консульство користується нагодою, щоб відновити Посольству (Представництву МЗС Росії) запевнення у своїй високій повазі». Комплімент опускається лише у випадку, якщо у документі міститься протест щодо неправомірних дій адресата, грубого порушення його представниками норм поведінки тощо. Іноді в компліменті опускаються слова «користується цим випадком», коли, наприклад, у ноті повідомляється про дорожньо-транспортну пригоду за участю дипломата, внаслідок якого є людські жертви. Комплімент може набути такої форми: «Міністерство відновлює Посольству запевнення у своїй високій повазі». Компліменту повністю відсутнє, якщо нота містить протест у зв'язку з діями представників посольства чи держави: спроба займатися незаконною діяльністю, грубе порушення норм поведінки тощо.

Якщо вербальна нота міністерства є відповіддю на ноту посольства, то вона має починатися зі слів: «Міністерство закордонних справ Російської Федерації свідчить свою повагу до Посольства Сполучених Штатів Америки і, у зв'язку з нотою Посольства №… від…… (число, місяць, рік), має честь повідомити таке…»

Що ж до мови вербальної ноти, то листуванні неприпустимі різкі висловлювання, що ображають переваги фрази, туманні натяки, знаки оклику, скорочення і вживання слів, мають двояке тлумачення. Працюючи, наприклад, над текстом ноти, що містить протест, треба пам'ятати, що вона може бути не прийнята, що, своєю чергою, може призвести до конфліктної ситуації. У дипломатичній практиці іноді трапляються випадки, коли адресат відмовляється прийняти надісланий чи вручений йому документ, вважаючи його образливим чи некоректним, і повертає його відправнику з письмовим чи усним поясненням мотивів. Однак за наявності добрих відносин між обома державами адресат рекомендує відправнику, щоб уникнути небажаного розголосу, взяти свою ноту назад, після чого вона вважається не надісланою.

Як і особисті, вербальні ноти друкуються на гербовому папері високої якості, під гербом країни розташовується назва організації-відправника, а в лівому нижньому кутку друкується адреса одержувача із зазначенням міністерства, дипломатичної чи консульської установи та столиці країни, що представляється.

Вербальна нота має вихідний номер, шифр та дату відправлення, наприклад: № 14/1 ЕО. Жодних додаткових індексів не ставиться. У разі потреби такі позначки робляться на копії, яка передається «у справу».

У минулому вибір форми ноти – особистої (підписаної) чи вербальної (без підпису) – пов'язувався зі станом відносин між державами-суб'єктами листування. Істориками дипломатії у зв'язку згадується, зокрема, факт переходу Росії напередодні першої світової війни у ​​своїх зносинах з урядом Австро-Угорщини лише на вербальні ноти з усіх приводів, що обізнаними людьми розцінювалося як явна ознака натягнутості, погіршення відносин між двома країнами. У наші дні вибору форми ноти (особиста чи вербальна) вже не надається такої драматизації, і вони розглядаються як цілком рівноцінні.

Широко поширена також форма письмового звернення одночасно до кількох держав, державних органів або одразу до кількох дипломатичних місій. Такий документ називається циркулярна нота.

Складається він на зразок вербальної ноти, а лівому нижньому кутку пишеться колективний адресу, наприклад: дипломатичним і консульським представництвам у Санкт-Петербурзі. На відміну від вербальної ноти, друк на такому документі ніколи не ставиться і він не підписується і не парафується.

Іноді у керівників відразу кількох дипломатичних установ виникає необхідність викласти керівництву державного органу загальну точку зору або узгоджені пропозиції. З цією метою використовується форма колективної ноти, що є найавторитетнішим видом кореспонденції Вона складається в єдиному примірнику, на якому проставляються підписи всіх розділів відповідних дипломатичних представництв, і передається в ході зустрічі, на якій повинні бути присутніми всі особи, які підписали таку ноту.

Не вимагають компліментарного оформлення і такі документи дипломатичного листування, як пам'ятні записки та меморандуми.

Пам'ятна запискавручається особисто після усної заяви чи прохання з їх викладом з метою посилити значення зробленої заяви; підкреслити важливість зазначеного прохання; сприяти успішному, а іноді – та прискореному просуванню справи; попередити можливість неправильного тлумачення чи розуміння повідомленого у дипломатичній розмові. Зрозуміло, далеко не кожна розмова повинна завершуватися врученням записки.

Зазвичай пам'ятна записка складається в безособовій формі: «Доводиться до відома», «Повідомляється», «Порушується прохання» тощо. Текст записки не містить ні звернення, ні компліменту, що друкується на простому аркуші паперу; під текстом проставляється назва столиці та дата вручення; друк не ставиться. Якщо пам'ятна записка містить виклад усної заяви або саму заяву без вищевказаних вступних фраз, наприкінці її назва столиці та дата також не пишуться. Над текстом друкується напис: Пам'ятна записка.

Можливі випадки, коли посольство не передбачало вручати пам'ятну записку, але співрозмовник із своєї ініціативи попросив її передати. За відсутності серйозних причин, що перешкоджають цьому, записка надсилається з особистою чи вербальною нотою (варіант: з візитною карткою) із посиланням на прохання.

Ще одна з форм дипломатичного листування, що носить зазвичай менш важливий характер, ніж особиста чи вербальна нота, – меморандум.

Меморандум є документом, що докладно викладає фактичну сторону того чи іншого питання, що містить аналіз відповідних положень, аргументацію на захист своєї позиції та (або) полеміку з доводами іншої сторони. Цей тип документа може містити кілька сторінок тексту.

Меморандум складається не у формі листа, адресованого будь-якій особі чи установі, а у вигляді викладу фактичної, документальної чи юридичної сторони питання, що не підписується та не парафується. У разі потреби згадування відправника або адресата (наприклад, міністерство, дипломатичне представництво) це робиться у третій особі. Друк на такому документі зазвичай не ставиться. Меморандум пишеться зазвичай на окремих, скріплених між собою аркушах паперу канцелярського формату (іноді першому їх стоїть логотип установи чи державний герб). Дата проставляється першому чи останньому аркуші. Меморандум не містить традиційних для дипломатичних документів трафаретних формул ввічливості. Він або додається до ноти, розвиваючи та обґрунтовуючи її положення, або додається як самостійний документ, або вручається особисто в процесі усної бесіди з метою дати можливість співрозмовнику докладно ознайомитися з питанням.

Меморандум вручається особисто чи пересилається із нотою. При врученні він друкується на нотному бланку, немає звернення і компліменту, під текстом вказуються місце і дата вручення, друк не ставиться. Меморандум, що посилається з нотою, друкується на нотному папері (не на бланку); місце та дата відправлення не вказуються (хоча надрукування їх не буде помилкою); друк також не ставиться. Додаток меморандуму до ноти дозволяє скоротити текст самої ноти та дає певні переваги при викладанні питання, що є предметом листування.

Слід також назвати дуже важливий вид дипломатичного листування – вірчі грамоти.Так називаються документи, що засвідчують призначення цієї особи як дипломатичного представника та акредитування її за глави держави країни перебування. Довірчі грамоти складаються стереотипно. Вони вказується, що глава держави призначає таку-то особу як посла чи посланця у цій країні. Довірчі грамоти підписуються главою держави і зазвичай скріплюються підписом міністра закордонних справ або інших уповноважених на те осіб. Їх вручення обставляється у більш менш урочистій обстановці, залежно від практики та звичаїв кожної країни.

До вручення вірчої грамоти дипломатичний представник ще не вважається офіційним вступом у виконання своїх обов'язків. Його візити до посадових осіб та колег по дипломатичному корпусу мають лише приватний характер, і він утримується від офіційних службових демаршів перед міністерством закордонних справ країни перебування.

Він зберігає свій офіційний статус до моменту відкликання або вручення ним або його наступником відзивних грамот.

Дата вручення вірчої грамоти визначає старшість дипломатичних представників одного й того самого рангу. Щодо консульських представників, то їх старшинство визначається датою отримання з міністерства закордонних справ примірника замість врученого консульського патенту. Отримання екзекватури свідчить про визнання їх як консульських представників держав у країні перебування.

Знайомим офіційним особам, коли посилка особистої чи вербальної ноти з тих чи інших причин не є можливою, надсилаються приватнілисти.

У них може бути висловлено прохання про сприяння з питань, що є предметом офіційного листування або переговорів, і тим самим наголошується на зацікавленості автора в конкретній справі, у прискоренні вирішення проблеми тощо.

Даний вид дипломатичного листування використовується і з протокольних приводів – для поздоровлень з особистими та сімейними подіями (день народження, просування по службі, отримання ордену, народження дитини в сім'ї), а також у разі траурних подій та ін. З приватним листом також надсилаються сувеніри.

Приватні листи пишуться на звичайному папері (в пів-аркуші), іноді на бланку з надрукованими друкарським способом у лівому верхньому куті ім'ям та прізвищем або офіційним положенням відправника. Зворотний бік листа не використовується. Типові звернення: «Шановний пане Міністре», «Шановний пане Директору» тощо. Заключний комплімент у листі залежить від службового чи громадського становища адресата та характеру відносин з ним (за основу можуть бути взяті рекомендації про компліменти при надсиланні особистих нот). Приватний лист краще писати від руки, ніж підкреслюється особлива повага до особи, якій надсилається лист. Адреса пишеться лише на конверті.

Дипломатична документація або, інакше, документування - це запис політичної та дипломатичної інформації на різних носіях за встановленими правилами для її подальшого використання. Розрізняються дві основні категорії таких документів - носіїв інформації: а) офіційні документи, за допомогою яких здійснюються письмові, зносини між державами та іншими суб'єктами міжнародних відносин та б) внутрішні документи, що забезпечують діяльність органів державної влади, різних відомств, організацій та установ у сфері зовнішньої політики .

Дипломатична документація є невід'ємною та найважливішою частиною дипломатії як основного інструменту зовнішньої політики держави. Будь-який дипломатичний документ, таким чином, це насамперед «державний папір». За офіційним дипломатичним документом судять насамперед не лише про зовнішню політику держави, а й про професіоналізм дипломатичної служби, злагодженість та вишкіл державного апарату в цілому.

Дипломатичне листування ведеться між суверенними державами, іншими повноправними суб'єктами міжнародного права та їх повноважними представниками. Вона вимагає суворого обліку правової рівності партнерів, взаємної поваги та коректності. Саме ці принципи визначають конструктивність міжнародних відносин, регулярне та змістовно насичене багатостороннє спілкування суверенних держав, високу ефективність дипломатії.

Офіційне листування на дипломатичному рівні від звичайного службового діловодства відрізняє дотримання цілого ряду особливих норм міжнародно-правового характеру, протокольних вимог, а також усталених звичаїв та традицій. Відступ від загальноприйнятих у дипломатичній листуванні норм, а тим більше їх ігнорування, можуть бути сприйняті не лише як свідчення низької культури діловодства, а й як вияв неповаги до країни-адресата. Навряд чи є ще одна галузь службового діловодства, в якій, як у дипломатії, так чітко простежувався б внутрішній взаємозв'язок між смисловим змістом документа, його зовнішньою формою та технічним виконанням.

Дипломатичні документи можуть відрізнятися один від одного своїм змістом, призначенням та протокольними особливостями. На їхньому стилі позначаються традиції, мовні, історичні та культурні особливості окремих країн. Однак з погляду формальної побудови, того, що називають архітектурою документа, всі вони дотримуються традиційної схеми, включають цілу низку елементів (реквізитів), які мають постійний, незмінний характер. Зупинимося на деяких із них.

Звернення.Воно вказує на посаду чи офіційний титул адресата. Наприклад: Шановний пане Президенте, Шановний пане Міністру, Шановному пане Посолу або Посланнику. У зверненні може бути присутнім почесний титул (титулування) адресата. Наприклад: Ваше превосходительство пан Посол.

При зверненні до духовних осіб вживаються такі форми: до папи римського та патріархів: Ваше Святість; до митрополитів: Ваше Високопреосвященство; до кардиналів: Ваше Високопреосвященство пан кардинал; до архієпископів та єпископів: Ваше Преосвященство (в англомовних країнах до архієпископа: Ваша світлість та до єпископа Ваша милість); до духовних осіб та священиків без вказівки офіційного титулу: монсіньйор або (в англомовних країнах) Ваша преподобність.

При зверненні до Великого магістра Мальтійського Ордену (повна назва Ордену - Суверенний військовий орден госпітальєрів Св. Іоанна Єрусалимського Родосу та Мальти); Росія підтримує з Орденом офіційні відносини) дотримуються наступного титулування: Його Високість князь та Великий Магістр.

Компліменти.Це вирази ввічливості, якими починається та/або завершується лист, послання, нота або будь-який інший документ. Компліменти можуть змінюватись в залежності від характеру листування. Вони, наприклад, можуть бути такими: на початку послання, особистої ноти або листа напівофіційного характеру, надісланим главі держави, уряду, голові парламенту, міністру закордонних справ, послам або іншим посадовим особам рівного їм положення чи рангу: маю честь; на завершення: прошу Вас (вказується посада) прийняти запевнення у моїй найвищій до Вас повазі. Щодо заступників міністра, директорів департаментів, якщо вони не мають особистого рангу посла, тимчасових повірених у справах, посланців, радників посланців, генеральних консулів та інших осіб рівного їм положення застосовується комплімент у формі: у моїй високій повазі.

У випадках міжурядового листування використовується наступний комплімент: "Уряд Російської Федерації свідчить свою повагу". В особистому листуванні напівофіційного характеру можуть використовуватися такі форми компліментів як: «З глибокою повагою», «З повагою», «Щиро Ваш».

Основний предметний зміст документа.Воно складається із смислового ядра, що включає фактичний зміст та аргументаційну частину. Предметний зміст документа при всій умовності такого підрозділу може бути кваліфікований, наприклад, за такими категоріями: інформація про намічені або проведені акції, що мають міжнародне значення; виклад політичної чи міжнародно-правової позиції з тієї чи іншої проблеми; висування конкретних речень; заява протесту чи висловлення занепокоєння; оформлення домовленості чи досягнутого ступеня згоди.

Підпис.Особистий підпис засвідчує документ, який слідує відразу після заключного компліменту. Підпис має бути перебірливим. Якщо лист складено на офіційному або іменному бланку, то прізвище особи, яка поставила свій підпис, зазвичай не друкується.

Традиційні протокольні формули: звернення до особи, якій адресовано документ, вираження поваги адресату на початку документа та заключний комплімент у його кінці використовуються не тільки в офіційному листуванні дипломатичного характеру, а й в інших офіційних документах, пов'язаних із листуванням міжнародного характеру. До такого листування, зокрема, належить офіційне листування міністерств та відомств Російської Федерації з міністерствами та відомствами інших країн у межах наданих їм повноважень, а також міжнародне листування суб'єктів Російської Федерації та їх офіційних органів з питань міжнародних та зовнішньоекономічних зв'язків відповідно до федерального закону. Про координацію міжнародних та зовнішньоекономічних зв'язків суб'єктів Російської Федерації».

Кардинальні зрушення, що відбулися в сучасній дипломатії, утвердження в ній відкритості та гласності, демократизація її методів, зростання ролі міжнародних організацій лише частково позначилися на традиційних формах дипломатичного листування. Але протокольні формули - правила, традиції та умовності, прийняті при складанні документів міжнародного характеру практично не змінилися.

Як і раніше до найважливіших документів дипломатичного листування відносяться:

Переклад (вербальні та особисті);

Пам'ятні записки;

Меморандуми;

Заяви, послання та листи на рівні державного керівництва (глав держав та урядів, керівників зовнішньополітичних відомств);

Напівофіційне листування (особисті листи напівофіційного характеру).

Нотне листування за традицією залишається найпоширенішою формою офіційних зносин між дипломатичними представництвами та дипломатичними відомствами країни перебування. Їхня тематика охоплює найширше коло проблем, що стосуються взаємовідносин держав: зовнішня політика, економіка, культура, парламентські зв'язки, підготовка двосторонніх угод, обміни візитами представників обох країн тощо, а також конкретні питання, пов'язані з функціонуванням дипломатичного представництва.

Вербальна нота.Специфіка вербальної ноти полягає в тому, що вона походить безпосередньо від Міністерства закордонних справ або закордонного представництва. Текст складається у третій особі та не підписується, що, як вважається, додатково наголошує на її офіційному характері. У низці країн вербальну ноту прийнято парафувати. У цьому випадку відповідна позначка робиться наприкінці заключного абзацу тексту ноти.

Текст вербальної ноти друкується на спеціальному нотному бланку, виготовленому друкарським способом. На вербальній ноті проставляється порядковий номер, дата, вказується відправник та місце відсилання. Вербальна нота завжди скріплюється гербовою печаткою відповідного установи - міністерства чи посольства.

Звичайна початкова формула вербальної ноти виглядає так: «Міністерство закордонних справ Російської Федерації свідчить свою повагу до Посольства (слід повна назва країни) і має честь повідомити його (далі йде текст)». Завершується вербальна нота традиційним компліментом: «Міністерство (або Посольство) користується цією нагодою, щоб знову засвідчити свою повагу до Посольства». Заключний комплімент ноти, якщо в ній міститься якесь прохання, має таку форму: «Міністерство заздалегідь дякує Посольству за задоволення справжнього прохання».

Адреса завжди друкується в нижньому лівому кутку першої сторінки вербальної ноти. Ця ж адреса друкується і на конверті, в якому надсилається вербальна нота.

Особиста нота.Цей документ адресується конкретній особі та пишеться у першій особі від імені підписала ноту. Особисті ноти надсилаються державним діячам, іншим посадовим особам країни перебування, колегам з дипломатичного корпусу, у тому числі з різних питань протокольного характеру: поздоровлення з нагоди національних свят, інших важливих подій у державному житті, а також у випадках, коли бажано підкреслити особливу зацікавленість у тому чи іншому питанні. За оформленням особисте послання та особиста нота, крім звернення в першій особі, подібні до вербальної ноти: вони друкуються на нотному бланку на спеціальному папері з державним гербом Російської Федерації, витісненим на першій сторінці послання або ноти. У правий верхній кут виноситься назва міста та дата відправлення (число, місяць та рік). Під текстом особистого послання або ноти слідує особистий підпис особи, яка надсилає послання. Друкувати прізвище та посаду підписувача не прийнято. Друк на особистій ноті не ставиться. На першотворі особистої ноти вихідний номер не проставляється.

Найбільш поширеними формами звернення, прийнятими в особистих нотах, є: «Шановний пане Міністре», «Пан посол», «Ваше Превосходительство». Комплімент, яким закінчується текст особистої ноти, як правило, виглядає так: «Прошу Вас (вказується посада) прийняти запевнення в моїй найвищій до Вас повазі».

У посланні та в особистій ноті адреса пишеться у лівому нижньому кутку першої сторінки незалежно від кількості сторінок тексту. Адреса складається з титулування, потім з імені та прізвища, повної офіційної посади цієї особи, повної офіційної (за конституцією) назви країни та її столиці. Ця ж адреса друкується на конверті, в якому надсилається особиста нота або лист.

Специфіку нотного листування з вербальних і особистих нот можна було б проілюструвати з прикладу підготовки переговорів із укладанням двостороннього угоди з участю Російської Федерації.

Форми дипломатичної діяльності надзвичайно різноманітні: візити, встановлення контактів та ведення бесід, проведення переговорів, пошуки та збирання інформації, інформаційно-роз'яснювальна робота. Але всі ці форми або абсолютна більшість з них спрямовуються на заключний і найвідповідальніший етап дипломатичної діяльності - підготовки дипломатичних документів, яка займає більше половини часу дипломатів, які працюють в іноземних представництвах, а ще більше - у центральному апараті.

Дипломатичне листування- Одна з консервативних сфер дипломатичної практики, а тому передбачає дотримання ряду традиційних правил дипломатичного протоколу (компліментарність, форми ввічливості, мова). Ці правила вироблені протягом тисячоліть, і вільний відступ від цих, начебто, архаїчних форм може призвести до небажаних наслідків, навіть загострення відносин.

Підготовку дипломатичних документів, дипломатичне листування можна розділити на два основні блоки - офіційне та особисте дипломатичне листування з представниками іноземних держав та внутрішньовідомче листування з МЗС та іншими державними та громадськими організаціями своєї країни.

Отже, документи зовнішньо-дипломатичного листування - це:

Особисті (передплатні) ноти

Вербальні ноти

приватні листи напівофіційного характеру;

Пам'ятні записки;

Меморандуми;

Заяви.

Документи зовні дипломатичного листування

Під час підготовки цих документів слід пам'ятати найголовніше - йдеться про спілкування держав і урядів, рівних суб'єктів міжнародного права, і будь-яке приниження прав, переваг, престижу іншої суверенної держави є абсолютно неприпустимим.

Найбільш поширеними документами дипломатичного листування були і залишаються особисті та вербальні ноти.

Особиста нота спрямовується з найважливіших питань і включає інформацію про подію особливої ​​політичної важливості (наприклад, зміна державного устрою, оформлені домовленості з того чи іншого важливого питання двосторонніх відносин). Посол або посланець, який вручив вірчі грамоти главі держави перебування, інформує про це своїх колег з дипломатичного корпусу також особистою нотою.

Особисту ноту використовують для інформування про тимчасове або остаточне від'їзд голови дипломатичного представництва з країни, для подання тимчасового повіреного у справах, направляється у відповідь на отриману особисту ноту. Останнім часом, особливо у зв'язку зі зростанням кількості диппредставництв, передачі такого роду інформації використовують вербальні ноти.

Особисту ноту складають у формі листа, у першій особі від імені того, хто її підписує. Вона друкується на відповідному нотному бланку з державним гербом та підписом під ним "Міністерство закордонних справ України" або "Посольство України у... (назва країни)". Загальноприйнятий формат ноти – подвійне ліве поле основного тексту.

Особиста нота починається зверненням, найбільш поширеними формами якого є: "Ваше Високопревосходительство", "Шановний пане Міністр", "Шановний пане Посол". Така форма звернення має налаштовувати того, хто отримає ноту, на доброзичливе ставлення до змісту. Далі слідує виклад суті питання, текст, як правило, починається словами "маю честь". В особистій ноті, що містить співчуття чи протест, слова "маю честь" пропускають. Закінчується особиста нота компліментом (форма ввічливості), в якому автор висловлює свою повагу:

Прем'єр-міністру, Голові парламенту, Міністру закордонних справ або Послу (якщо має особистий ранг Посла)	"Прошу Вас, пане Прем'єр-міністр (пан Міністр, пане Посол) прийняти запевнення у моїй високій (до Вас) повазі" або "Користуюсь нагодою, щоб відновити Вашому Превосходительству запевнення..."
Віце-прем'єр-міністру, заступнику Міністра, Посланнику, Раднику-посланнику, Директору департаменту (якщо вони не мають особистого рангу посла)	"Прошу Вас, пане віце-прем'єр-міністр (пан Міністр, пан Директор), прийняти запевнення у моїй високій повазі". (При цьому слід пам'ятати, що у багатьох країнах поводження з "віце" (Прем'єр Міністр) не вживається, а пишеться Прем'єр Міністр)
Повіреному у справах (у ранзі Посланник)	"Прошу Вас, пане Міністре, прийняти запевнення у моїй високій повазі"
Тимчасовий повірений у справах	"Прошу Вас, пане Тимчасовий Повірений у справах, прийняти запевнення у моїй глибокій повазі"

Особисті ноти дипломатичних представників окремих держав можуть закінчуватися й по-іншому, а саме: "З глибокою повагою", "С", "Щиро Ваш". У ноті-відповіді в порядку взаємності доцільно прийняти такі ж компліменти, тому що зміна компліменту може бути розцінена адресатом як певне значення.

Під текстом особистої ноти ставиться підпис особи, від імені якої вона посилається. Друк, прізвище та посада того, хто підписує ноту, не є обов'язковими.

Адреса пишеться в нижньому лівому кутку першої сторінки ноти, незалежно від кількості сторінок. В адресі зазначається ранг особи, якій надсилається нота

В окремих випадках, залежно від місцевої практики та на основі взаємної поваги, перед прізвищем особи, якій надсилається нота, може використовуватись титул

На конверті вказується та сама адресу, як і особистої ноті.

Мова кожної держави – це вікно у світ. Дж. Стейнер, англійський вчений Будьте ввічливими, пишіть дипломатичною мовою. Навіть у декларації про війну потрібно дотримуватися правил чемності. Отто фон Бісмарк, перший канцлер Німецької імперії, дипломат Хорошого розвідника, як і дипломата, вирізняє «здатність викладати свої ідеї ясно, коротко і цікаво». А. Даллес, шеф американської розвідки У «Курсі дипломатичної практики інституту вивчення дипломатії» Джорджтаунського університету (Вашингтон)530 у розділі «Особисті якості та мистецтво дипломата» у розділі «Мистецтво» на перше місце поставлено ретельність в оцінці дипломатами отриманої інформації та їх літературні . Саме тому при відборі кандидатів в інститут і далі на закордонну службу проводяться складні та важкі письмові іспити531. Звісно, ​​успішне проходження іспитів передбачає наявність певних літературних здібностей, літературних нахилів, бажано підготовку у таких галузях, як гуманітарні науки, передусім історія, культура. Для дипломатії, яка значною мірою є мистецтвом та вмінням писати, важливою також є здатність дипломатів до постійного розвитку своїх літературних здібностей. Недарма вимогою до складання студентами дипломатичних документів зазначеного інституту є вміння «зробити свій документ витвором мистецтва». „ Форми дипломатичної діяльності дуже раз- Їх зброя - V г слово. ноооразны, кожна їх - встановлення контактів, ведення переговорів, пошуки і збирання інформації, роз'яснювальна робота там (передусім зовнішньої політики України Росії) - має власну специфіку, свої особливості. Але всі вони є частиною однієї, найважливішої для дипломатії діяльності - складання документів: дипломатичного листування з представниками іноземних держав, офіційного та особистого, внутрішньовідомчого листування, насамперед з міністром закордонних справ своєї країни, в міністерстві - зі своїми посольствами, з урядом, президентом, іншими міністерствами. Ця частина займає 80-90% часу дипломатів вищих і середніх рангів міністерства. Понад половину робочого часу складання документів займає у дипломатів у посольствах. До документів пред'являються особливі вимоги, тому що виправити вже відправлені дипломатичні документи буває неможливо, а незначні помилки та описки можуть мати серйозні наслідки. Дипломатія знає багато випадків, коли через недбалість у мовному оформленні дипломатичних документів чи службових повідомлень, через кілька слів відбувалися не лише непорозуміння, а й навіть інциденти. Нерідко одне слово може вирішити долю дипломатичної зустрічі та стосунків. Ось приклад. Свого часу, коли генерал де Голль був з офіційним візитом у Канаді, він дозволив собі, звертаючись до жителів Квебеку, які боролися (і продовжують боротися) за незалежність Квебеку від Канади, вигукнути: «Хай живе Квебек, вільний Квебек!». Реакція уряду країни була негайною. Прем'єр Канади сказав: «Канадці не потребують звільнення». Де Голлю довелося відмовитися від зустрічі з прем'єром Канади, перервати візит та повернутися до Парижа. Наведу один приклад із моєї практики: Коли я виїжджав до Лондона на роботу посланцем, мені доручили відразу після приїзду з'ясувати все пов'язане з одним документом, спрямованим посольством із Лондона дипоштою. Сенс його полягав у тому, що ніби 1968 р. колишній прем'єр Тимчасового уряду А. Керенський заявив про свою готовність приїхати до Москви. Якщо це справді так (а це було дуже важливо і заслуговувало на увагу Політбюро), слід було про все це точно і ясно повідомити до Москви шифротелеграмою. При перевірці виявилося, що документ був складений у консульстві не надто грамотно молодшим дипломатом і був запис бесіди зі священиком російської православної церкви, який повідомив, що комусь Керенський між іншим сказав, що він «ще сподівається бути в Москві»532. На величезне значення слова в дипломатії вказував ще Демосфен, великий оратор і політик Стародавньої Греції, який, критикуючи дипломатію посла Есхіна, говорив: «Посли не мають у своєму розпорядженні ні бойових кораблів, ні важкої піхоти, ні фортець: їхня зброя – слова та сприятливі можливості»533. Головне, за Демосфеном, - це «вчасно прийняти необхідне рішення», «скористатися зручним збігом обставин», не прогаяти сприятливі возможности534. Журналісти кажуть, що «вчорашня новина – мертва новина». Для дипломатії час складання документа не менш важливий, ніж для журналіста, важлива вчасно повідомлена новина. "Вчасно" - це не обов'язково негайно. Іноді пауза у дипломатії має свій сенс. Коли у травні 1960 р. в СРСР було збито американський шпигунський літак У-2, Радянський Союз дав навмисно дуже скупу інформацію, заявивши лише, що нашою ракетою було збито американський літак-розвідник. Держдепартамент США поспішив із спростуванням, заявивши, що нібито літак Пауерса збився з курсу і пілот знепритомнів, залетівши випадково на територію СРСР. Ця заява була явно передчасною, вона показала, що держдеп дав неправдиву інформацію, тим самим підірвав довіру до себе і поставив себе в безглузде становище. На засіданні Верховної Ради СРСР у присутності іноземних дипломатів та журналістів було повідомлено, що літак Пауерса був збитий після того, як він пролетів кілька сотень кілометрів над територією СРСР (а зовсім не заблукав). Сам льотчик живий, свідчив про мету свого польоту. Було пред'явлено і речові докази його шпигунської діяльності. «Своєчасність» дипломатичних документів особливо важлива у разі про «запобіжних дій», коли потрібно передбачити кроки партнера (противника). Саме тому під час підготовки американських дипломатів велику увагу приділяється своєчасності складання ними документів. У настановах молодим дипломатам США говориться: «Документ, призначений для керівництва держдепартаменту, має бути поданий до секретаріату відділу не пізніше, ніж за два дні до призначеного терміну»1. Чи не у встановлений для вас термін, а за два дні до нього! Багато професій мають свій специфічний стиль написання документів. Є він, звісно, ​​і дипломати. Дуже часто його плутають зі стилем засобів, оскільки предметом того й іншого є ті самі події, люди, теми. Однак вони дуже відрізняються між собою, і журналістський стиль, для якого характерна велика кількість епітетів, порівнянь, іноді перебільшень (щоб зробити матеріал цікавим і навіть сенсаційним), не підходить для дипломатії. Мабуть, найбільш близьким для дипломатичного листування є стиль, що є поєднанням суворого наукового, аналітичного з літературним. Один із моїх вчителів, маститий професор Московського університету, радив студентам: «Якщо у вас немає свого стилю, і якщо ви розумієте, що ви не Гоголь, не Пушкін і не Бєлінський, то пишіть так, щоб принаймні вашого стилю не помічали, а під час читання документа були повністю поглинені вашими спостереженнями та думками». Писати треба просто, без химерності. Кожна думка має випливати зі сказаного раніше і бути обґрунтованою та переконливою. «Мудрено пишуть тільки про те, що не розуміють, – говорив великий російський вчений-історик В. О. Ключевський. - У істини проста мова». Сміливо викреслюйте все, крім того, що ви самі не вважаєте за необхідне залишити. А. П. Чехов говорив: «Мистецтво писати – це мистецтво скорочувати». Журналістським вольностям, хльостким виразам не місце у дипломатичному листуванні. Вона має відрізнятися логічністю, стрункістю, простотою викладу, а головне науковою об'єктивністю. Слово має бути адекватне думці. Звичайно, це не виключає деякої жвавості мови та образності мови. Стиль документа не повинен бути млявим та монотонним. Не слід зловживати у роботі повтореннями тих самих чи однокорінних слів. Густав Флобер радив вживати ті самі слова не частіше, ніж через 200 рядків. Правда, для дипломатичного документа правило Флобера не цілком застосовне, але уникати частого вживання одного й того ж слова все ж таки можна і потрібно. В «очищенні» вашого документа від повторів вам допоможуть: «Словник синонімів російської мови» 3. Є. Александрової (М., 1968) або «Словник російської мови» С. І. Ожегова, тлумачний словник В. І. Даля, словник іноземних слів. Насамперед кілька нотаток про особливості дшиоматичної власне дипломатичних документів. Потрібно служби. мати на увазі, що мова спілкування держав та урядів - це не мова начальника та підлеглого. Це мова рівних суб'єктів міжнародного права, і будь-яке применшення прав, гідності, престижу іншої суверенної держави є неприпустимим. Це документ, який свідчить про повагу до того, кому він спрямовується. Як правило, документ починається з компліменту та закінчується ним. Навіть у документах, що містять протест чи рішучий протест, зазвичай використовуються протокольні формули поваги, причому сама протокольна формула (комплімент) свідчить про ступінь поваги та характер відносин між державами. Дипломатичний документ, як правило, містить не лише оцінку тих чи інших фактів, їх опис, ставлення держави до них, а й пропозиції, інформацію про майбутні кроки та закріплення тієї чи іншої домовленості. При цьому повинна бути дотримана особлива обережність при вживанні слів, що належать до категорії повинності («не читати лекції іншим державам»). Слід без крайньої необхідності уникати таких виразів, як «Ваш уряд має», «Ваша країна зобов'язана» тощо. буд. Неприпустимі, зазвичай, різкі висловлювання, «підвищений тон», образливі порівняння, насмішка, іронія на адресу іншої держави. Такі документи можуть бути навіть не прийняті або повернені укладачу. У дипломатичних документах часто використовуються висловлювання, посилання події, зрозумілі іншій стороні. Так, коли Радянська Росія внесла на Генуезькій конференції, скликаній для вирішення економічних проблем, пропозиції про загальне роззброєння, прем'єр-міністр Англії, великої морської держави, Ллойд Джордж, звертаючись до представника Росії Г. В. Чичеріна, представника іншої великої морської держави, порівняв конференцію з морським кораблем і, наголосивши, що перевантаженому кораблю важко боротися з бурею на морі, закликав радянського міністра зняти висунуту їм пропозицію, щоб забезпечити безпечне плавання «кораблю-конференції». Дипломатичні документи часто містять запобігання аргументації партнера на захист своєї точки зору. «Випередження» відносяться і до аргументів, які партнер може висловити на користь свого погляду, тобто. як би попередити вагомість аргументів партнера, послабити їхній вплив. Для цього треба, звичайно, добре знати думку іншої сторони, вміти передбачити контраргументи противника, показати, що ваші пропозиції і ваша позиція не обмежує інтересів іншої сторони. При цьому бажано навести як контраргументи такі факти та цифри, проти яких було б важко заперечити. Свого часу найбільш поширеними дипло- вербальними документами були особисті ноти, і особисті тг йоти. Коли зносилися з міністерством вербальними нотами, це означало, що відносини між двома країнами були надто дружніми. Але згодом вербальні ноти стали нормою дипломатичного листування і не відображають стан відносин між державами (хороші вони чи погані). Вербальні ноти охоплюють найширше коло питань, починаючи з запиту про агремана (у деяких країнах), інформації, що підтверджує прибуття дипломатів до країни перебування або його від'їзду, візових питань та всіх поточних проблем двосторонніх відносин. Раніше вербальна нота визначалася так: 1. Це вираз, звичайне в дипломатичній мові. Воно означає документ, зміст якого має бути предметом серйозного розгляду, документ дуже важливий, але не призначений для опублікування. Це як би важлива заява, зроблена усно і потім відтворена на папері, щоб вона (заява) не забулася; зараз, однак, вербальна нота може бути спрямована і без усної заяви, а замість вербальної ноти після усної заяви може бути залишена пам'ятна записка. Текст вербальної ноти складається у третій особі. Нота друкується на нотному бланку, має вихідний номер, нота не підписується. Наприкінці ноти ставиться мастичний гербовий друк. Іноді на пресі або наприкінці тексту ноти керівник посольства ставить свої ініціали535. У нижньому лівому куті вербальної ноти вказуються адреси (внизу на першій сторінці ноти) та дата відправлення. Вербальна нота починається з компліментів і закінчується ними, наприклад: Посольство Російської Федерації свідчить свою повагу до Міністерства закордонних справ має честь повідомити, і наприкінці: Посолитва користується цим випадком, щоб відновити Міністерству запевнення у своїй вельми високій повазі. У деяких випадках (наприклад, у разі протесту) компліменти опускаються. Вони можуть змінюватись, якщо в надісланій міністерству (посольству) ноті був відсутній комплімент або не було, скажімо, заключного компліменту. Тоді в ноті у відповідь формула ввічливості порівнюється з характером компліментів отриманої вами ноти. Рішення про це ухвалюється керівником міністерства (посольства). Деякі країни (наприклад, США) завершальний комплімент опускають536. При повторах повне найменування міністерства та посольства не пишеться, а просто вказується «міністерство» чи «посольство». У верхньому лівому кутку під гербом встановлюється вихідний номер. На конверті друкується адреса одержувача ноти. Останнім часом у деяких міністерствах та посольствах вербальні ноти пишуться на комп'ютері із заздалегідь заготовленими зверненнями та компліментами. Особиста нота пишеться у першій особі, що друкується на нотному бланку з державним гербом за підписом під гербом - «Міністерство закордонних справ» або «Посольство». У правому верхньому кутку бланка друкується назва міста та дата відправлення. Особлива увага приділяється формі та насамперед зверненню, заключному компліменту, правильному написанню прізвища адресата та його титулування. Міністру: пане Міністре, Ваше превосходительство. Послу: пане Посол, Ваше превосходительство. Посланцю: пане Посланнику, пане Міністру. Тимчасовому повіреному у справах (якщо він посланець): пан повірений у справах, пане... (слово тимчасовий не пишеться). У Англії - обов'язково згадка дворянського титулу адресата: сер, лорд тощо. буд. До осіб духовного звання (звернення до папи): Ваше святість. До кардинала: Ваше преосвященство. До архієпископа: мілорд архієпископ, Ваша світлість. До єпископа: мілорде, Ваша милість. До священика: Ваша преподобність, сер, пане, абат. Зовнішній вигляд листів. Раніше особисті ноти писалися від руки, зараз, як правило, вони друкуються на машинці, але звернення та заключний комплімент бажано написати від руки, але не слід писати олівцем. За зверненням слідує текст: Маю честь (/have the honour). Закінчується особиста нота компліментом як правило міністрові або послу: прошу Вас, пане Міністр (Посол) прийняти запевнення у моїй високій повазі. Посланцю: те саме, плюс у моїй високій повазі. Тимчасовому повіреному у справах (у ранзі посланця): те саме плюс у моїй високій повазі*. Особисті ноти можуть закінчуватися іншим компліментом: Щиро Ваш, З повагою; можна повторити той комплімент, який був використаний в отриманій вами ноті. Адреса в особистій ноті пишеться в лівому кутку першої сторінки і складається з імені, прізвища та посади особи, іноді титулу. Зазвичай особистою нотою посол сповіщає інших послів про вручення їм вірчих грамот або прибуття до столиці країни перебування (в Англії та інших країнах). Як правило, це робиться в день вручення грамот або день прибуття. У порадах студентам інституту закордонної служби США щодо техніки складання дипломатичних нот йдеться: «Будьте короткими. Упорядкуйте ваші думки. Будьте виразні. Пишіть короткими реченнями. Відредагуйте кілька разів, ретельно рахуйте текст, роздрукований на машинке»1. Останнім часом починаючи з 50-х років практикується обмін нотами між урядами. Як правило, такі ноти надсилаються з найбільш важливих міжнародних проблем, іноді в них вводиться і комплімент, типу Уряд Російської Федерації свідчить свою повагу і т.д. і т.п. в офіційному порядку небажано або офіційно коли особисте звернення показує персональний характер. зацікавленість у вирішенні тієї чи іншої справи (що означає додатковий вплив тієї чи іншої офіційної особи на вирішення проблеми). Найчастіше особисті листи, особливо високопоставлених діячів, іншому політику, за наявності вони дружніх відносин, можуть вплинути на досягнення угоди. Приватні листи напівофіційного характеру сприяють встановленню та розширенню зв'язків. Крім того, у ряді країн, наприклад в Англії, існує порядок, коли після запрошення на вузький прийом (ланч, обід), особливо при першому знайомстві, такий лист або відсутність його зазвичай означає, що ви хочете продовжувати знайомство або (за відсутності листа) ) волієте на цій зустрічі закінчити ваші стосунки. З особистим листом іноді надсилаються книга, квіти, сувеніри, у ньому висловлюється вітання з днем ​​народження, з якимось успіхом знайомого вам обличчя тощо. Такі листи пишуться зазвичай на спеціальному бланку («Посол Російської Федерації», «Заступник Міністра закордонних справ», «Член парламенту Федоров Н. В. і т. д.»). Формат листа – зазвичай половина сторінки. Звернення та заключний комплімент нестандартні. Початок: Шановний, Шановний, Мій дорогий", висновок: З найкращими побажаннями, З побажаннями успіху, З вдячністю, Щиро Ваш, Ваш і т. д. Пишеться зазвичай від руки. Номер документа не ставиться, дата та підпис обов'язковий. На конверті пишуться звання та повне прізвище адресата. Приватні листи, звичайно, не є основним дипломатичним документом, але значення їх в умовах близьких, дружніх стосунків не слід недооцінювати. Зрештою, всі ми люди, цінуємо увагу до себе і, звичайно, вирішуємо будь-які особисті питання, маючи добрі, стабільні відносини. «Ніщо не цінується так дорого і не коштує так дешево, як ввічливість та увага». Я вважаю, що використання форми особистого листа стосується не лише послів і посланців, а й інших дипломатів. Перші часто зустрічаються на прийомах зі своїми зв'язками. Дипломатам початкових рангів такі зустрічі організовувати найважче. Особисті листи можуть допомогти у розширенні їх дипломатичних контактів та їх закріпленні. Дипломатичні місії часто одержують листи від групи осіб, як правило, під час демонстрації (з проханням про інтерв'ю з послом або з іншими дипломатами посольства). «Довідник дипломата» дає наступні варіанти відповіді на такі звернення: - не приймати подібного звернення (на наш погляд, це крайній випадок, якщо звернення надходить під час ворожої вашій державі демонстрації, якщо звертаються явно одіозні особистості тощо); - прийняти петицію без коментарів, прийняти представника групи та пояснити йому позицію вашої країни. Пам'ятна записка або передається особисто в Пам'ятні записки під час зустрічі (бесіди) або направляється після неї меморандуми, з кур'єром, мета її - попередити неправильне заяви тлумачення зробленого подання або бесіди, уряду підтвердити зроблену під час бесіди заяву, документи. полегшити подальше просування справи. Пам'ятна записка складається у безособовій формі, немає звернення чи компліментів, у ньому не пишеться адресу чи номер. Складається у третій особі, використовуються безособові висловлювання, типу повідомляється, збуджується прохання тощо. буд. Не вживаються у тексті її висловлювання як Міністерство повідомляє, Посольство заявляє, Посольство просить. Друкується на простому папері, без герба і номер не встановлюється. Заголовок її: Пам'ятна записка. Меморандум схожий на ноту, але формально, як і пам'ятна записка, не має підпису і формул ввічливості. Зазвичай він містить виклад фактів, їх аналіз. Може увімкнути пропозиції. Він є самостійним документом, але може бути додатком до вербальної ноти. Іноді він має полемічний характер і як би доповнює ноту. Меморандум рідше зустрічається у дипломатичній практиці і тому звертає на себе особливу увагу. Заява уряду. Цей документ або є прямим зверненням до уряду або викладом позиції держави щодо того чи іншого питання. Заява зазвичай робиться усно, а потім передається його текст. Часто заяви публікуються та надсилаються посольству (або посольством) з нотою. Дипломатичним документом може бути телеграма (відкрита) уряду, президента, міністра з вітанням, жалем з приводу того чи іншого сумного повідомлення, призначення високої посадової особи. У телеграмах може даватися і оцінка становища, діяльності тієї чи іншої особи, або пропозиції про допомогу та сприяння. Особливим видом дипломатичних документів є послання міністрів закордонних справ, прем'єрів та президентів. Останніми роками ця форма стала поширеною. Як правило, послання присвячені найважливішим міжнародним проблемам та питанням двосторонніх відносин. Мені неодноразово доводилося вручати або викладати такого роду послання як посла, так і спеціального представника керівника країни. Зазвичай до таких послань сторона, якій адресований документ, відноситься з особливою увагою. По-перше, тому що це останній за часом документ, який формулює нинішню політику держави з того чи іншого питання. По-друге, він зазвичай містить якісь нові ідеї та, можливо, пропозиції. По-третє, він дає можливість одразу обговорити документ із представником керівництва країни. Важливо при цьому, щоб посол (посол за особливими дорученнями) не тільки передавав послання, якщо воно письмове (часто буває усне), а й звернув увагу сторони, що приймає, на окремі положення його. Моя практика показує, що, наприклад, М. Тетчер, лорд Каррінгтон (міністр закордонних справ Англії), президент Туреччини, президент Іраку Саддам Хусейн охоче йшли на обговорення поставлених у посланнях проблем. Іноді послам вдавалося звернути увагу сторони, що приймає послання, і на інші важливі питання двосторонніх відносин, які не входили безпосередньо в тему документа. У ряді випадків тема послання та бесіди, що відбулися, були приводом за просів до парламенту і привертали увагу засобів масової інформації. Реакція приймаючої сторони зазвичай залежить передусім від тексту самого послання, і, по-друге, наскільки передає його готовий до його обговорення. Виходячи з практики, відзначимо деякі проблеми та недоліки наших послань – керівників Радянського Союзу та Російської Федерації. У ряді випадків з питань, що стосуються проблем Західної Європи, послання розсилалися президентам і прем'єрам низки країн і були вони схожі одна на одну, як близнюки. Так, одне послання, направлене нами М. Тетчер, було вручено нашим послом у Бонні на день раніше, ніж Тетчер прийняла мене, і німецькими дипломатами вже було переслано до Лондона. І вона доручила англійському дипломату, який був присутній на зустрічі, зазначати, що в посланні, нею отриманому, було нове порівняно з посланням німецькому уряду. І він, на мій жаль, лише один раз відзначив абзац, який був адресований лише англійцям537. Іншим разом у посланні лорду Каррінгтону з питання про озброєння, у тому числі радянські, наводилася низка цифр про наші збройні сили, які ми вже не раз називали і яким англійці не безпідставно не вірили. Він уважно прочитав послання і з роздратуванням сказав: «Знову та сама арифметика». Послання не досягло мети. Слабким місцем нашої позиції було ставлення до контролю за роззброєнням. І з цього питання Каррінгтон не знайшов нічого нового538. При передачі послання керівництву Бангладеш я помітив, що міністр закордонних справ країни дуже уважно слухав його, але, як стало ясно пізніше, не знайшов у ньому відповіді на головне питання, яке його цікавило найбільше, а саме коли Москва зможе прийняти його, а Росія продовжувала зволікати з відповіддю на його запит539. Деякі прем'єри окремих країн використали одержані послання для обговорення широкого кола питань; так було двічі при відвідуванні мною Анкари за різних президентів. Дуже жваво і довго вів зі мною розмову Саддам Хусейн, коли я передавав йому послання президента Росії1. Ці послання, як правило, не публікуються, а зміст їх стає відомим зазвичай з відповідей на питання в парламенті або з інтерв'ю послів. Послання зазвичай пишуться на спеціальному папері із державним гербом країни. У правому верхньому кутку назва міста та дата відправлення – число, місяць, рік. Під текстом послання особистий підпис чорнилом або вказівка ​​прізвища, якщо воно передавалося телеграфом. Вказівка ​​посади автора послання не є обов'язковою. Може передаватися копія (з перекладом мовою країни перебування), а послання вручатися пізніше (після отримання з диппоштой). До дипломатичних документів може бути віднесено і заяви міністерства. Вони можуть робитися усно, а потім передаватися, а можуть надсилатися як додаток до ноти. Заяви не передбачають обов'язкової відповіді. Як дипломатичний документ розглядаються і виступи лідерів держави, зокрема на сесіях Генеральної Асамблеї. У всякому разі, вони вимагають від дипломатів уважного вивчення, аналізу та обліку. Основну масу цього листування являють собою документи повсякденні інформаційно-довідкові відомчі матеріали, політичні листи, звіти, листування-листування. ка з консульських питань, шифротелеграми, записи бесід, довідки, політичні характеристики, відповіді на запити МЗС тощо. д. За важливістю та значущістю цих документів на першому місці стоять річний політичний звіт, політичні листи та шифротелеграми. Постійні представництва при міжнародних організаціях, генеральні консульства, консульські відділи посольств подають щорічні звіти про свою діяльність. Консульські установи спрямовують також річні статистичні звіти. Усі закордонні представники Росії щорічно надсилають звіти про роботу з кадрами. Річний політичний звіт готують заздалегідь на основі написаних раніше посольством документів, довідок, досьє з питань внутрішньої та зовнішньої політики країни перебування. Написання його переважно здійснюється старшими дипломатами посольства на основі плану, схваленого послом. У звіті викладаються питання політичних, економічних, наукових та культурних зв'язків країни перебування з Росією, аналізуються тенденції їхнього розвитку. Звіт повинен мати аналітичний характер: містити короткі оцінки та прогноз розвитку внутрішньополітичного та економічного становища, зовнішньої політики країни перебування або діяльності відповідної міжнародної організації, стану відносин Росії з ними, роботи закордонних установ МЗС Росії щодо забезпечення інтересів країни та захисту прав російських громадян та юридичних осіб. Бажано дати у звіті коротку характеристику політичних сил та лідерів країни. Приблизна структура річного політичного звіту посольства може бути такою: - запровадження; - зовнішня політика країни; - двосторонні відносини (політичні та економічні); - економічний стан країни; - внутрішня політика країни; - збройні сили країни та її військова політика; - стан науки, освіти та культури країни; - робота посольства за минулий рік; - Висновки та пропозиції. Звичайно, залежно від країни та характеру відносин із нею план може бути змінений та доповнений. Оскільки річний звіт готується багатьма дипломатами посольства, то постає питання про стикування матеріалів, уникнення повторень. Так, група внутрішньої політики повинна працювати над своїм поділом, координуючи матеріали з економічною групою, а дипломати, які готували розділ про зовнішню політику держави, пов'язують свої матеріали із групою двосторонніх відносин тощо. д. У документі мають бути зроблені обґрунтовані висновки та аргументовані пропозиції принципового характеру, пропозиції щодо розвитку зв'язків із країною перебування або відповідною міжнародною організацією на наступний календарний рік. У звіті слід дати і коротку оцінку відносин із державами СНД. До річного звіту може додаватися список пропозицій, внесених посольством у звітному році та що зберігають актуальність, а також статистичні дані про бюджет країни перебування, про стан двосторонньої торгівлі, про збройні сили країни тощо. Особливу увагу слід приділити розвитку товарообігу між двома країнами та тому, що можна зробити для його збільшення. Граничний обсяг звітів посольств у державах, що мають значний вплив на стан справ у світі, країнах СНД та інших сусідніх з Росією держав, з якими у Росії існують розвинені відносини, встановлений МЗС Росії на 40 сторінок, звітів посольств в інших державах – 30 сторінок, звітів генеральних консульств, консульств та представництв при міжнародних організаціях – 20 сторінок машинописного тексту через півтора інтервали. Додатково до звітів додаються інші матеріали (статистичні таблиці тощо; вони не входять до цього обсягу). Термін подання річних звітів - пізніше 15 лютого року, наступного за звітним. Річні звіти посольств і представництв при міжнародних організаціях надсилаються в підрозділи МЗС Росії, що курирують їх, консульські установи в курирующие територіальні підрозділи і Департамент консульської служби. Найважливіші оцінки, висновки та пропозиції, що містяться в річних звітах, підрозділи, що курують, доповідають відповідним заступникам міністра. Відділи, що курирують, направляють зі схвалення заступника міністра ті розділи звіту, які представляють інтерес, до інших міністерств. Територіальні відділи готують висновки на звіт та направляють до посольства протягом місяця після їх надходження. Висновки на звіти повинні містити, по-перше, оцінку роботи закордонних представництв, по-друге, аналіз висновків та пропозицій, по-третє, повідомлення про те, які заходи вживаються міністерством для їх реалізації. Якщо звіти посольства направлені до інших міністерств, то обов'язково треба інформувати про те, на яку адресу вони надіслані та з якими проханнями та пропозиціями. У посольствах, як правило, обговорюються ці відгуки та плануються подальші дії щодо тих пропозицій, які схвалені міністерством. Річні звіти закордонних представництв про роботу з кадрами. Обсяг для великих закордонних представництв - б сторінок, для інших - 4 сторінки. Як додаток до звіту дається коротка оцінка роботи кожного працівника. Звіти подаються в жовтні звітного року і направляються до підрозділів, що курирують, і кадрової служби. У звіті мають бути відображені робота з кадрами, підвищення їх кваліфікації, надано оцінку морального клімату в посольстві та укомплектованості штатного розкладу, зроблено пропозиції щодо підвищення працівників на посадах та рангах. Неодмінно мають бути відображені робота співробітників, дружин дипломатів, школи та дитячого садка (якщо вони є). Якщо закордонне відрядження дипломатів та інших співробітників завершується, слід подати до кадрової служби розгорнутий відгук про роботу кожного з них та рекомендації щодо їх подальшого використання в міністерстві. З відгуком має бути неодмінно ознайомлений кожен співробітник, якого посилається відгук. Політичні листи складаються тоді, коли виникає потреба інформувати міністерство, керівництво країни про важливу подію всередині країни перебування, про відносини між двома країнами, внаслідок яких Росії слід вжити якихось додаткових заходів, здійснити будь-які ініціативи. Для політичного листа характерні: а) важливість теми; б) своєчасність інформації; в) глибокий всебічний аналіз; г) обов'язково пропозиції чи рекомендації посольства, спрямовані на захист інтересів нашої країни та її громадян (без останнього розділу цей документ матиме характер звичайного інформаційного листа, тобто документа рангом нижче). Вони скеровуються також тоді, коли в житті країни перебування назрівають серйозні зміни у внутрішній чи зовнішній політиці, зміна влади, керівництва країни, коли результати виборів до парламенту змінюють розстановку сил у ньому, коли в країні перебування проводяться важливі міжнародні політичні заходи, в яких ця країна грає чи збирається відігравати важливу роль. Зазвичай якихось певних правил складання листа немає. Політичний лист готується вузьким колом осіб і, якщо обговорюється, також невеликою кількістю учасників (посланник, радник) і підписується послом. Висновки на політичні листи складаються територіальними або функціональними відділами міністерства (залежно від ті матики) та надсилаються за підписом начальника відділу (директора департаменту) протягом двох тижнів після їх отримання (з черговою диппоштою). Обсяг політичних листів встановлюється 4-6, але не більше 8-10 сторінок. Інформаційні листи або тематичні довідки складаються за найрізноманітнішою тематикою, що становить інтерес для Міністерства закордонних справ Росії. Твердо встановлених правил їх складання немає. Вони в кожному конкретному випадку визначаються темою, її актуальністю, наявністю джерел, причому не лише матеріалів засобів масової інформації, а й отриманих під час зустрічей та бесід із представниками різних кіл країни. Вони не мають бути випадковими. Огляди мають базуватися на точних, перевірених фактах, під час цитування політичних діячів країни, при наведенні цифрових даних повинні вказуватися джерела. Але, головне, вони мають мати аналітичний характер, на основі якого робляться висновки, а по можливості та пропозиції щодо діяльності МЗС та посольства. Корисне обговорення цих довідок перед остаточним оформленням на нараді дипломатів. Це сприяє як покращенню довідки, так і підвищенню професіоналізму дипломатів. У разі відвідування країни перебування державною (урядовою) делегацією посольством заздалегідь готуються відповідні інформаційні матеріали та надсилаються до центру, як правило, за місяць-півтора до приїзду делегації до країни. Довідки повинні писатися простою, ясною мовою. Не слід гнатися за кількістю сторінок. У довідках не повинно бути нічого зайвого. Їхній обсяг, як правило, не повинен перевищувати 5-10 сторінок. Довідки повинні мати точний заголовок, закінчуватися підписом виконавця, зазначенням його посади та датою. Інформаційні довідки становлять практично основну письмову продукцію посольства країни перебування (крім телеграм). Тематика їх зазвичай складається на квартал чи півріччя і з розвитком подій доповнюється. У складанні цих документів бере участь весь склад посольства (за винятком посла та посланця). Огляд преси. Своєрідний документ. Раніше він був дуже поширеним. Згодом його значення, на наш погляд, поменшало. У ряді країн він зазвичай не ведеться (в англомовних державах, де, як правило, всі дипломати знають англійську мову), в інших він має цілеспрямований характер. У низці країн мовою країни перебування говорять один-два дипломати. Огляд преси зазвичай ведеться у разі: а) прибуття високопоставленої делегації, більшість членів якої не знає мови країни та просить вести такий огляд; б) у посольствах за сумісництвом, щоб і посол за сумісництвом, і МЗС Росії знали про основні події, що відбуваються в країні, де немає посольства; в) там, де посол не знає мови країни перебування; г) за окремими дорученнями МЗС або посла з певної тематики та за певний період. Огляди можуть складатися за короткий період або за певною тематикою - скажімо, реакція країни перебування на зміну уряду в Росії; вибори у країні перебування; позиція країни перебування під час кризи у Перській затоці, Югославії; проблема вступу країни до НАТО тощо. Предметом огляду мають бути провідні, найбільш солідні газети та журнали країни. Жовта преса із оглядів виключається. Обов'язково має бути зазначена політична спрямованість газети, журналістів та їх об'єктивність або, навпаки, заангажованість. Огляд печатки консульством (генконсульством) може дати гарний матеріал про стан та настрої в районі консульського округу. Зазвичай для складання оглядів вибираються 4-5 основних газет (зараз у зв'язку з економією коштів та скороченням підписки менше). Вони повинні складатися оперативно, якщо за день - не пізніше 10-11 години ранку, якщо за кілька днів, то не пізніше останнього дня огляду. Зазвичай це роблять дипломати-початківці. Для них це дуже корисний досвід складання дипломатичних документів та пізнання країни. Дуже важливим для оглядів є теле- і радіопередачі, особливо ті, де виступають важливі політичні діячі і відомі коментатори. Вони можуть складатися паралельно з оглядами преси або окремо. Їхня цінність полягає в тому, що вони, по-перше, можуть містити найновішу і найдобрішу інформацію і, по-друге, вони не вимагають додаткових витрат. Щоб було можливо прослухати їх кілька разів, доцільно записувати такі передачі на диктофон. Політична характеристика. Характеристика політичного та громадського діяча, дипломата, бізнесмена, діяча культури є важливим документом внутрішнього листування. Вона потрібна МЗСу, її вимагають державні та урядові делегації, багато міністерств. Її мета дати повне уявлення про ту чи іншу особу, її політичні погляди, характер, його зв'язки та захоплення. Джерелом для складання характеристик є біографічні довідники (типу “Who is Who"), іншого роду довідкова література, мови та заяви особи, що характеризується, статті про неї в пресі, її статті та книги, його біографія, якщо вони є в посольстві, міністерстві, записи розмов з ним. Характеристика - не анкета, хоча основні анкетні дані про політику (рік і місце народження, рід занять батьків, його освіта, основні етапи його діяльності) повинні бути обов'язково згадані. Основна частина характеристики присвячується його політичній, громадській діяльності, його поглядам, його політичну роль країни. При необхідності мають бути наведені й найважливіші висловлювання, що характеризують його. Обов'язково має бути зазначено і на його ставлення до вашої країни, його зв'язках з нею, вказати, якщо він відвідував нашу країну, коли це було і з ким він зустрічався. Якщо у особи, що характеризується, є друковані праці, статті, треба дати їх назви і по можливості коротку оцінку їх. Бажано вказати, яким авторитетом він користується в країні і в яких колах. Характеристика повинна містити дані про характер, позитивні сторони особи (ораторські, аналітичні здібності, чи вміє будувати відносини з людьми і т. д.), про його недоліки, якщо ви про них знаєте (гарячість, пристрасть до алкоголю, куріння, інші шкідливі звички ). Слід обов'язково повідомити про його сімейне становище і, якщо він одружений, вказати склад сім'ї, а наскільки можна дати коротку характеристику дружини. Наприкінці намальованого вами політичного портрета слід згадати і захоплення особи, що характеризується вами. Бажано, щоб характеристика була написана стислою, точною, живою мовою. Характеристика повинна містити лише перевірені факти та відомості, а також обґрунтовану оцінку його діяльності. Помилки або упущення в характеристиці неприпустимі (скажімо, відсутність згадки, що гість вегетаріанець може призвести до зриву обіду). Обов'язково треба відзначити все те, що відрізняє його від більшості людей, скажімо, його релігійні погляди (баптист, буддист, ісламіст, якісь секти). Шифротелеграма. Ми розглянули основні документи службового листування. У їх підготовці бере участь, як правило, майже весь колектив посольства, і надсилаються вони зазвичай у центр раз на місяць. Шифротелеграми посилаються щодня, і пише їх лише обмежене коло осіб: старші дипломати, радники та посланці, як виняток перші секретарі540. В Англії наші посольства зазвичай були укомплектовані сильними дипломатами. При мені в Лондоні працював посланцем та радником В. Н. Келін. Келін приїхав до Англії за два роки до мене. Він чудово володів пером. Будучи кандидатом наук, ще до роботи в Лондоні опублікував ряд книг. Пізніше написав цікаву книгу «По поверненні з Англії». Він блискуче знав французьку, але, на жаль, англійську мову почав вивчати в Англії. Зробив великі успіхи, вільно читав, але його розмовна мова ще потребувала вдосконалення. Він добре знав Англію, і я не раз вдавався до його порад. Радник М. К. Поселягін, хороший аналітик, потім став посланцем, дуже чесна, порядна людина та ініціативний дипломат541. Радник В. І. Долгов, який мав прекрасний літературний стиль, дуже енергійний (згодом я запропонував призначити його на посаду посланця), його добре знали і цінували в міністерстві, згодом став заступником завідувача відділу, послом в Австралії, потім послом у Казахстані, членом Колегії. і начальником департаменту міністерства та, нарешті, послом у Білорусії. Серед радників слід зазначити також Л. А. Паршина, якого я помітив, коли він був слухачем Дипломатичної академії, попросив призначити його до Лондона і не помилився у своєму виборі. Він був ерудованим дипломатом, який умів швидко і добре писати, комунікабельним, після Лондона він був призначений заступником завідувача II Європейського відділу, потім послом у Нігерії та керівником департаменту. Третім секретарем посольства у Двстралії був У. М. Ханженков, як у Лондоні з'явилася вакансія радника, я просив призначити його за цю посаду. Він мав велику схильність до наукового аналізу проблем. Його телеграми відрізнялися добрим стилем. Фахівцем з військових питань та роззброєння (для Лондона це дуже важлива ділянка роботи) був перший секретар, а потім радник Н. Успенський. Він був таким знавцем цих проблем, що наші співробітники військового аташату зверталися до нього за консультаціями. Після повернення з Англії він працював у 2-му Європейському департаменті, а потім послом у Швеції. Посланцем у Лондоні працював ще до мого приїзду Л. В. Биков, який брав активну участь у підготовці шифротеле- грам. Моїм помічником був В. А. Малигін, який добре знав мову і вмів писати, організована і дуже порядна людина, потім він був посланцем на Кіпрі. Зі сказаного видно, що посольство в Лондоні могло пишатися першокласними дипломатами. Посол міг покластися на своїх найближчих помічників, оскільки, хоч і любив писати сам, часу для цього через велику завантаженість залишалося небагато. Тим більше що мені подобалися зустрічі віч-на-віч. Я часто один, без супроводу дипломатів чи перекладачів, зустрічався з міністром закордонних справ, прем'єр-міністром і навіть з королевою, не кажучи вже про членів парламенту, бізнесменів, журналістів та редакторів газет. Такі зустрічі відрізняються великою довірливістю і людяністю, вони зближують вас з партнером. Звичайно, про такі випадки я змушений був писати телеграми сам, як телеграми з найважливіших питань. З інших проблем я доручав писати старшим дипломатам. Якщо було потрібно, правил їх тексти, але обов'язково перед відправкою показував остаточний варіант авторам телеграм. Я знаю деяких послів, які, виправляючи проекти телеграм і дописуючи їх, забороняли шифрувальникам показувати дипломатам - авторам проектів їхній остаточний текст, залишаючи останніх у невіданні, який документ був відправлений до центру. Мені видається така практика неправильною. Вона показувала недовіру посла до своїх колег - дипломатів, не вчила їх і не сприяла підвищенню їхньої майстерності. Та й крім того іноді шифрувальники, не схвалюючи цієї практики, говорили авторам телеграм: «Посол виправив, додав те й те, але показувати вам заборонив». І, звісно, ​​такий «метод» ображав дипломатів і не сприяв злагодженій роботі. Мова та стиль телеграми. Форма телеграми дуже проста. Починається вона із заголовка, який відображає зміст телеграми і допомагає міністерству направити її за адресами або, як говорять професійною мовою, «розписати» її. Вона підписується послом або тимчасовим повіреним у справах посольства за відсутності посла. Головне, щоб телеграма була присвячена дійсно важливому та терміновому питанню. Коли один посол відправив телеграму (на 10 сторінках) про бюджет країни перебування, розташовану за 10 тис. км від Москви, він отримав зауваження, що її тема і розмір не виправдовували видатків на неї, і дані про бюджет країни цілком могли бути відправлені з диппоштою . «Надалі витрати на такі телеграми будуть оплачуватись у валюті з вашої заробітної плати», - йшлося в кінці. Шифротелеграми мають ґрунтуватися на серйозних джерелах, а не повторювати матеріали засобів масової інформації, а тим більше повідомлень ТАРС (а такі випадки, на жаль, траплялися, і після перевірки секретаріатом міністра на це було зазначено послу). Телеграма повинна містити точну та важливу інформацію, бути стиснутою, без зайвих слів, містити аналіз проблеми, що викладається і, якщо в цьому є необхідність, пропозиції. Розмір звичайної телеграми – 1-2 сторінки на машинці, максимальний розмір телеграми, за наявності особливо переконливих причин, до чотирьох сторінок. Сама назва «телеграма» говорить і про її стиль - простий, лаконічний, переконливий, без зайвих подробиць, текст має бути абсолютно ясним, не є, як іноді кажуть у МЗС, «шарадою», коли, отримавши телеграму посла, керівництво думає: « А яка точка зору посольства?», «Що посольство очікує від міністерства?» Разом з тим зроблені до місця яскраві, образні порівняння або характеристика прикрашають телеграму, роблять її незабутньою і тому більш ефективною. Телеграма має відображати думку посольства з тієї чи іншої проблеми, а не підлаштовуватися під думку уряду, міністра. Її автори повинні керуватися об'єктивною оцінкою подій, абсолютно точним викладом фактів та пропозицій, спрямованих на захист інтересів країни, а не її окремих кіл чи персон. Зазвичай шифротелеграми пишуть вже досвідчені співробітники, які набили руку на складанні документів. У дипломатів-початківців, аташе та третіх секретарів, які ще не стали професіоналами, нерідко зустрічаються в складених документах помилки, і нам представляється необхідним вказати на деякі з них - перш за все, на неадекватність змісту обсягу документа. Скажімо, тематична довідка з другорядного питання замість максимум 4-6 сторінок розростається до 15. Автори недостатньо уважно відбирають матеріал, недбало редагують свою роботу, не прибирають із неї все, без чого довідка може обійтися. При цитуванні та цифровому матеріалі не вказуються джерела, що ускладнює подальшу роботу з документом. Описова частина часто переважає над аналітичною, а співвідношення має бути зворотним. Пропозиції, що висуваються, не завжди належним чином аргументуються і не випливають безпосередньо з тексту документа. Часто пропозиції мають негативний або дуже загальний характер (чого не треба робити). Іноді буває навпаки, і пропозиції мають ультимативний характер щодо іншої держави - наприклад, вказують, що уряд такої країни повинен або зобов'язаний, забуваючи, що йдеться про іншу суверенну державу, яка за своїм бажанням вирішує, що вона «повинна або має робити». Часто документи починаються з великого запровадження, у якому викладаються міркування, які стосуються суті справи. Багато буває у МЗС претензій до отримуваних документів, так би мовити, технічного порядку - текст не рахований, нумерація сторінок і дата складання документа відсутні і т.д. Деякі документи готуються поспіхом. Іноді їх автори повністю ігнорують розділові знаки. Окремі дипломати явно зловживають (без потреби) іноземними термінами; у деяких документах (особливо у довідках) згадується безліч прізвищ без зазначення їх посад чи сфери діяльності. Звісно, ​​згодом матеріали молодших дипломатів покращуються, самі вони вдосконалюються, але бажано, щоб цей процес відбувався швидше. Мій досвід показує, що молоді дипломати, хто вчиться отримувати уроки зі своїх помилок і прагне їх не повторювати, досягають вищих дипломатичних постів - посланців і послів. Характерні вже говорили, що дипломатична мова - це риси специфічної, професійної сучасної мови. Дипломат повинен оволодіти ним та навчитися дипломатичного його розуміти. У ньому фрази носять часто стримано-язьнсда у»? е. Сатоу визначив цю мову як «паперові гроші умовних фраз замість дзвінкої монети звичайної людської розмови» Приклади цієї специфічності наводить Г. Нікольсон542: Говорить дипломат Треба розуміти У такому разі уряд... буде змушений переглянути свою позицію “Дружба у будь-який момент перетворюється на ворожнечу” Уряд вважає за необхідне зберегти за собою право “Уряд не дозволить" У такому разі уряд буде змушений подбати про свої власні інтереси або залишає за собою свободу дій "Предбачається розрив відносин" Його дії (уряду) будуть розглядатися як недружній акт. Уряд не може відповідати за наслідки "Загроза війни. Уряд готовий викликати інцидент, який приведе до війни” Потребує відповіді, скажімо, до шостої години вечора “Ультиматум” Звичайно, зараз не всі ці вирази застосовуються і правильно розуміються. Але дипломат повинен знати цю мову, ці висловлювання і що вони означають. На жаль, недостатній професіоналізм деяких дипломатів сьогодні (за західними даними лише третина дипломатів, які працюють у посольствах, є професійними дипломатами) заважає їм у складанні хороших документів. Часто преса дорікає тому чи іншому посольству за «недостатньо гостру реакцію», недостатній захист інтересів країни, не розуміючи, що вжиті МЗС висловлювання насправді мають не зовсім той сенс, який у них вкладається більшістю людей. Той же Нікольсон зазначає, що навіть у внутрішньому листуванні з міністром дипломати іноді користуються цією «напівезопівською мовою», що маскує справжню думку автора. Так, англійський генеральний консул повідомляв у МЗС, що один з його віце-консулів «на його великий жаль, не звертає належної уваги на поради лікарів». Насправді це означало, що він уже допився до «білої гарячки»". Інший приклад наводить А. Г. Ковальов у своїй книзі «Абетка дипломатії». Ось як, на його думку, можуть фіксуватися результати переговорів з урахуванням розставляння акцентів: єдині у цьому. .. Сторони вирішили розпочати найближчим часом переговори (про те-то)... Було визнано доцільність та своєчасність того... Сторони визнали необхідним... Було досягнуто згоди про доцільність... Сторони визнали корисним здійснення (таких-то кроків )... Сторони дотримуються думки... У ході обміну думками виявились близькість або збіг поглядів (з таких питань, з широкого кола питань)... .п.)... Сторони висловили готовність... Сторони погодилися щодо важливості того... Було виражене взаємне прагнення... Сторони висловили свою впевненість... Сторони наголосили на великому значенні... Розгляд (таких питань) дозволив констатувати..? З наведеного списку видно, як широка градація ступеня згоди та збігу чи подібності поглядів: від простого викладу поглядів до повного узгодження позицій. Що означає така мова, для чого вона потрібна? По-перше, для громадської думки - він зберігає під час переговорів та вирішення питання атмосферу спокою, по-друге, він дає можливість почати переговори з відносно сприятливих стартових позицій і, по-третє, він дає можливість при вирішенні запитання кожному з урядів. зберегти обличчя» та уникнути загострення обстановки. Особливого значення мають у час документи на економічні теми. Ці матеріали повинні містити глибокий економічний аналіз та обґрунтовані пропозиції. У складанні цих матеріалів велику допомогу можуть надати посольству торгпреди та економічні радники посольств. У Лондоні у мій час послідовно працювали торгпредом Герой Радянського Союзу Є. Ф. Монахов і В. М. Іванов, знавці своєї справи, які мали великий авторитет в англійських ділових колах. Вони брали активну участь у роботі економічної ради посольства і без їхньої участі до Москви не вирушав жоден документ з економічних проблем.

 

Можливо, буде корисно почитати:

• Рік Ріордан «Персі Джексон і викрадач блискавок;
• Книга: Зоя - Даніела Стіл Роман зоя даніїли стил читати онлайн;
• Абсолютна зброя fb2;
• Розбираємось у відмінностях іпотеки в силу закону та обтяження в силу договору Виникає іпотека;
• Усі види допомоги інвалідам першої групи – що потрібно знати;
• Пенсійний фонд Росії м. Контакти та адреси. Отримати пенсійне свідоцтво у Пенсійному фонді РФ;
• Усі види допомоги інвалідам першої групи – що потрібно знати;
• Розділ майна при розлученні: що потрібно знати – важливі моменти;