Pritožba v uradnem pismu. Kako začeti poslovno pismo

Poslovne komunikacije si ni mogoče zamisliti brez dopisovanja, saj osebno srečanje za reševanje vprašanj sodelovanja ni vedno mogoče. Poslovna korespondenca pomaga rešiti večino perečih težav v kratek čas, vendar lahko neupoštevanje pravil bontona ali nelogična konstrukcija pisma škoduje partnerstvu ali odtuji potencialno stranko. Tako kot v uradnih pogajanjih tudi tukaj obstajajo določena pravila: oblika pisma in slog komunikacije.

Splošna pravila za vodenje poslovne korespondence

1. Preden napišete pismo, se odločite za njegove značilnosti:

vrsta dopisa (kritje, garancija, naročilo, opomin, obvestilo itd.; predstavitveno pismo ali predlog odgovora);

stopnja dostopnosti za naslovnika (ali lahko navedete vse potrebne točke v enem pismu ali potrebujete drugo, pojasnjevalno);

nujnost dostave (če je pismo nujno, ga je bolje poslati priporočeno ali po E-naslov).

2. Oblikujte pismo po obstoječih predlogah, glede na vrsto in se zanašajo tudi na GOST R 6.30-2003. »Enotni dokumentacijski sistemi. Enotni sistem organizacijske in upravne dokumentacije. Zahteve glede dokumentacije.

3. Kaj poslovno pismo ima naslednjo splošno strukturo:

ime organizacije pošiljateljice;
datum pisanja;
naslov prejemnika, navedba določenega dopisnika;
uvodni naslov;
navedbo zadeve in namena pisma;
glavno besedilo;
zaključek (formula vljudnosti);
podpis pošiljatelja;
navedbo uporabe in distribucije kopij (če obstajajo).

4. Pri pripravi poslovnega pisma uporabite urejevalnik besedil Microsoft Word:

uporabite slušalke Times New Roman, velikost 12-14 str., razmik med vrsticami - 1-2 str.;

spodaj na desni strani zapišite številke strani pisma;

pri tiskanju besedila na obrazce A4 uporabite 1,5–2 razmika med vrsticami, format A5 in manj - en razmik med vrsticami. Rekviziti so vedno vpisani z enim presledkom.

5. Če delujete v imenu organizacije in nameravate poslati pismo v tiskani obliki, obvezno uporabite pisemsko glavo, saj bo njegova prisotnost zaščitni znak vašega podjetja. Posebno skrbno ravnajte z oblikovanjem uradnega obrazca, ta veščina bi morala biti obvezna za vsakega uslužbenca v pisarni.

6. Za mednarodno korespondenco mora biti pismo napisano v jeziku naslovnika ali v angleščini(kot najpogostejši v poslovnem poslovanju).

7. Ohranite ustrezen, poslovni ton. Začnite svoje pismo s pozivom, ki se lahko, odvisno od stopnje vaše bližine s korespondentom, začne z besedami "Dragi + F.I.O." in "Dragi + F.I.O.". Ne pozabite, da besede v pritožbi ali navedbi naslovnika v nobenem primeru ne smejo biti okrajšane (na primer "spoštovani" kot "spoštovani" ali "vodja oddelka" kot "vodja oddelka") - to so pravila poslovni bonton. Pismo vedno končajte z zahvalo za sodelovanje. Pred podpisom mora biti stavek "S spoštovanjem, ..." ali "S spoštovanjem, ...". Sklicevanje na "ti" v uradnem dopisovanju je nesprejemljivo, tudi če vzdržujete prijateljske odnose z dopisnikom.

8. Previdno izberite besedišče, izogibajte se netočnostim in dvoumnim frazam, pretirani uporabi strokovnosti. Pismo mora biti razumljivo.

9. Vsebino pisma razdelite na pomenske odstavke, da naslovniku ne bo okorno in težko razumljivo. Upoštevajte pravilo: prvi in zadnji odstavek naj vsebujeta največ štiri tiskane vrstice, ostali pa največ osem.

10. Na poslovna e-poštna sporočila odgovarjajte v skladu s sprejetim bontonom: na pisno zahtevo - v 10 dneh po prejemu; do pisem, poslanih po faksu ali e-pošti - v 48 urah, razen ob vikendih.

Znotrajorganizacijska poslovna korespondenca

Poslovna korespondenca med zaposlenimi v podjetju je bolj poenostavljena v primerjavi s korespondenco, poslano tretji osebi.

bodite jedrnati;
biti poslovne narave;
v pismu mora biti naveden datum;
na koncu pisma je vljudnostna formula in podpis.

Primer poslovne korespondence znotraj organizacije je lahko pismo čestitke v imenu vodje ali ekipe, naslovljeno na junaka dneva ali zaposlenega, ki je prejel napredovanje.

Pri pisni razpravi o projektih se običajno uporabljajo le nekateri obvezni elementi poslovnega pisma - navedba predmeta, pritožba, povzetek bistvo zadeve in vljudnostno formulo s tiskanim podpisom.

Ne pozabite, da je treba obliko pisma in zahtevano predlogo izbrati glede na stopnjo poslovne korespondence in vrsto informacij, ki jih želite posredovati naslovniku.

Kako redko pišemo pisma, tudi e-pošto. V bistvu se ta priložnost spomni le, ko je to potrebno ali pri pošiljanju oglasnih sporočil. Vendar pa je orodje za pritožbe še vedno eno najbolj učinkovite načine interakcije ljudi med seboj. Zelo pomembno je biti pozoren na slog pisma, privlačnost naslovnika in splošno usmeritev besedila, zlasti v poslovnih pismih. Kako torej pravilno nagovoriti prejemnika v pismu?

gospod ali gospa Ta poziv, ki je bil izjemno pomemben v sporočilih prejšnjih let in je ostal uraden v Rusiji do leta 1917, se v nekaterih primerih uporablja še danes. Možna uporaba pri nagovarjanju poslovnih partnerjev, politiki, poslovneži, visoki uradniki. Trenutno ima ta beseda določeno družbeno konotacijo in določeno konotacijo. Povsem neprimerno bo, ko pišemo socialno nezaščitenim skupinam: “gospodje upokojenci”, “gospodje begunci” itd.

Primer pisma z uporabo "Gospod" lahko prenesete pri nas:.

Spoštovani in priimek ali ime in patronim naslovnika. Ta vrsta pritožb najbolj priljubljenih. Ne zaman, saj pošiljatelj s tem dejansko izraža določeno mero spoštovanja. Treba je poudariti, da družinski naslov daje pismu več uradnosti in povečuje razdaljo med pisnimi sogovorniki. Če računate na mehkejše in prijaznejše dojemanje vašega pisma, uporabite ime in srednje ime.

Vzorec pisma s takšno pritožbo lahko prenesete pri nas:.

Če naslovnika ne poznate, ga lahko na koncu le pozdravite ali zaželite lep čas in navedete bistvo pisnega sporočila. Pomembno je upoštevati in upoštevati bonton ter biti pozoren na druge sestavine poslovnega pisma.

Pogosto, ko začnem pismo s pozivom "Dragi ...", se spomnim, kako je eden od visoki voditelji ko je pripravljal pisma predsedniku, predsedniku vlade ali predsedniku Ruske akademije znanosti, je zahteval poziv "Dragi ...". Iz neznanega razloga nam je ta zahteva povzročila veliko šal. Spomnili so se "raztresenega človeka" z ulice Basseinaya Samuil Maršak in njegov znameniti poziv »Dragi spoštovani kočija! Kočija spoštovana globoko spoštovana! Jedko jih je zanimalo, kako globoko je tovariš spoštovan.

In zaman so se hihitali, mimogrede. Pozivi, ki se začnejo z besedama "globoko spoštovani" in "zelo spoštovani", se uporabljajo, ko uradni naslov VIP osebam in uradniki na visokem položaju. Tako je običajno nagovarjati ne le prve osebe države, člane vlade in parlamenta, temveč tudi slavne osebe znanosti, javne osebnosti. Če pošljete pismo častitemu akademiku, preprosto »spoštovanemu«, lahko nehote užalite naslovnika.

Ne pišemo vsak dan predsedniku ali članom vlade, včasih pa je treba napisati pisma s kakšno pritožbo ali prošnjo na visoke instance. Ne vem, kako globoko spoštujete svojega župana ali guvernerja, a če mu morate napisati pismo s kakršno koli prošnjo, vam iskreno svetujem, da uporabite naziv »globoko spoštovani«. Beseda pomeni "zelo spoštovan" ( Slovar Ozhegov) ali »globokega spoštovanja vreden« (Sodobni razlagalni slovar ruskega jezika Efremova). Mislim, da bo vsak vladni uradnik prebral podobno zdravljenje z veseljem. Samo ena beseda na začetku pisma, a včasih lahko prevesi tehtnico na vašo stran. Kot pravi pregovor, "ljubko tele posesa dve kraljici."

Pred kratkim sem na enem od forumov naletel na vprašanje, kakšno ločilo postaviti za naslovom na začetku pisma: klicaj ali vejico. Iz navade sem dal klicaj – tako so me učili, srečal pa sem se tudi z zahtevo nekaterih šefov, da se za obravnavo postavi vejica. Očitno tisti ljudje, ki si pogosto dopisujejo naprej angleški jezik, samodejno prenese veliko pravil angleške slovnice v korespondenco v ruščini. Včasih je zavajajoča tudi poslovna literatura, ki ponuja primere tovrstnega zdravljenja:

Dragi gospodje,
Skrbno smo preučili vaše pismo, v katerem...

(dragiSpoštovani! Poslovna korespondenca v angleškem jeziku. -M. Založniško združenje "Kultura", 1993. - 328 str.)

Kako je prav?

Referenčna služba ruskega jezika na portalu Gramota.ru omogoča obe možnosti. Hkrati je treba opozoriti, da za klicajem sledi stavek z veliko začetnico, za vejico pa z malo začetnico.

Poziv v ruskem poslovnem pismu se praviloma nahaja v središču in je od glavnega besedila ločen z enim presledkom. Prvi stavek pisma se začne z odstavkom. No, kako začeti pisati stavek z malo začetnico za presledkom in celo iz odstavka? Toda v osebnem pismu se besedilo pogosto začne pisati v isti vrstici kot pritožba. V tem primeru lahko po pritožbi postavite vejico in nadaljujete s pisanjem besedila pisma z malo začetnico.

Zakaj sploh obstaja klicaj? Tukaj je nekaj odgovorov:

"Klicaj (!) je ločilo, ki se postavi na konec stavka, da izrazi začudenje, privlačnost, močan občutek, navdušenje in podobno."

»Imena večine ločil v ruskem jeziku so izvorno ruska, sam izraz ločila pa sega v glagolsko ločilo - »ustavi se«, »ustavi se v gibanju«. Če pisec na koncu stavka postavi klicaj, s tem pokaže, kako zelo mu je mar za vsebino lastne izjave.

Na vprašanje kolegijskega tajnika Efima Fomiča Perekladina, junaka Čehovljeve zgodbe »Klicaj (božična zgodba)«, »ko se v časopisih postavi klicaj«, je njegova žena Marfuša, ki se je pogosto hvalila, da »ni za nič, da se je sedem let učila v internatu" in si zapomnila vso znano slovnico, samozavestno odgovorila: "Ta znak je postavljen v pozivih, vzklikih in v izrazih navdušenja, ogorčenja, veselja, jeze in drugih občutkov."

Moj odgovor je, da s klicajem za nagovorom skušamo pritegniti pozornost naslovnika in ga spodbuditi, da ne le prebere pismo, ampak da izpolni našo prošnjo, da se »prebije« in včasih celo »izkriči«. ”. Dragi Ivan Ivanovič!

In kaj je med besedo "spoštovani" in klicaj? IN poslovno dopisovanje v ruščini je običajno naslavljanje naslovnika z imenom in patronimom. V skrajnih primerih se lahko obrnete po priimku: "Dragi gospod Petrov!". Po mojem mnenju je naslavljanje s priimkom primernejše v prošnji kot v prošnji. Po imenu in patronimu se znanci običajno obrnejo na nas, takšna pritožba povzroči lokacijo naslovnika, znancem je težje zavrniti.

Pri naslavljanju več naslovnikov hkrati trenutno uporabljajo poziv "Spoštovani!", Pri naslavljanju zapiskov znotraj iste organizacije pa je primerno uporabiti poziv "Spoštovani kolegi!"

IN diplomatsko dopisovanje- lastna pravila. Tam je običaj, da se nagovarja z naslovom: “Spoštovani gospod veleposlanik!”, “Spoštovani gospod minister” ali “Vaša ekscelenca!”. Toda to je ločeno vprašanje.

Morda bi bilo koristno prebrati: