Yakıt kartları için muhasebe prosedürü. Yakıt kartları ile yakıt ikmali

Moskova ve bölge yollarının yanı sıra büyük bölgesel şehirlerdeki araç akışının artması, akaryakıt kuruluşları ile müşterileri arasında işbirliği için daha gelişmiş ve uygun koşulların geliştirilmesi ihtiyacını doğurmuştur. Yakıtın maliyeti ve kalitesi, yakıt ikmalinin verimliliği ve rahatlığı her sürücü için belki de en önemli konulardır. Bunu anlayarak şirketimizin hizmet yelpazesini geliştirdik ve buna yakıt tüketimini kontrol etmek için yenilikçi bir araç olan yakıt kartı hizmetini dahil ettik.

Banka kartlarına benzeyen plastik akıllı kartlardır. Ancak sahibinin hesabında para değil, litre yakıt var. Bu, banka havalesi yoluyla benzin ödemesinin yapıldığı bir tür bilgi taşıyıcısıdır. Yakıt kartları ile yakıt ikmali yapmak, zamandan tasarruf etmenizi ve yakıt tüketimi resmini ayrıntılı olarak incelemenizi sağlar. Planlanmamış bir yakıt ikmali durumunda sürücünün yanında nakit taşımasına gerek yoktur. Ayrıca hemen hemen tüm kart sahiplerine uygun indirimler sağlanmaktadır.

Kartlarla yakıt: faydalar ve avantajlar

Nakit kullanmadan araçlara yakıt ikmali yapmak, bu görevin sürücüler tarafından yerine getirildiği işletmeler için oldukça önemlidir.
Sabit bir fiyata yakıt satın alma. Ödeme anında litre karta yatırılırken, yakıt ikmali nerede ve ne zaman yapılırsa yapılsın yakıt maliyeti değişmeden kalır.
PIN kodu koruması ve kartın kaybolması durumunda bloke edilmesi.
Kartlarda benzin kullanımına sınır koyabilme. Günlük, haftalık veya aylık tüketilen yakıt hacmini bağımsız olarak belirleyebileceksiniz.
Yakıt ve yağlayıcılar için fon harcamalarının doğru kontrolü. Kartlar kullanılarak ne zaman, nerede ve kaç litre yakıt ikmali yapıldığını istediğiniz zaman öğrenme fırsatı verilir.
Yüksek seviye güvenilirlik. Her kartın hizmet ömrü sınırlı değildir.

Yakıt kartları ile benzin- bu sadece yakıt ikmali kolaylığı değil, aynı zamanda esnek bir indirim sistemi şeklinde güzel bir bonus. Bir akaryakıt şirketi ile bir müşteri arasındaki modern bir formatta işbirliği, gizli komisyon ve ödeme olasılığını tamamen ortadan kaldırır.

Elektronik plastik pH kartları zaten birden fazla kabul ediyor 500 Moskova ve bölgedeki benzin istasyonları, birden fazla 5500 sitede benzin istasyonu Rusya Federasyonu. Bu, bir filoya veya tek bir araca yüksek kaliteli petrol ürünleri sağlamak için modern, verimli ve kullanışlı bir araçtır. Kart almak için web sitesinde yakıt kartı satın al sayfasında bir istek bırakmanız veya ofisimizi aramanız gerekir. Yöneticimiz sizinle iletişime geçecek ve işlemin ayrıntılarını netleştirecektir.

Zamanla tüm teknolojiler geliştiriliyor, süreçler otomatikleştiriliyor ve nakit giderek daha fazla kullanım dışı kalıyor. Ek olarak, son birkaç yıldaki mali otoriteler, işletmeler arasındaki nakit anlaşmasını büyük ölçüde karmaşıklaştırdı. Bu nedenle, yakıt için ödeme yapmak için para tomarları yaza kadar batacak, çünkü sürücülerin taşıması mantıklı değil. Büyük meblağlar tüketimlerini kontrol etmek. Nakit ayrıca sürücüler ve benzin istasyonu personeli tarafından çok sayıda istismara neden olur.

Bu nedenle artan sayıda işletme, en etkin kontrolü sağlayan benzin istasyonlarında akaryakıt için nakitsiz ödemeye geçmeye başlamıştır. Bu ödeme yöntemi basit, kullanışlı ve moderndir.

Nasıl yakıt kartı sahibi olunur?

Banka havalesiyle yakıt ödemeye nasıl başlanır? Bu sorunun cevabı oldukça basit: Bir veya birden fazla petrol şirketi ile ilgili sözleşmeleri imzalamanız, petrol ürünlerinin kullanımı için belirli bir tutarda ilk ödemeyi yapmanız ve elde etmek elektronik yakıt kartı Hemen ardından günün her saatinde belirli bir firmanın benzin istasyonlarından operatörsüz akaryakıt satın alabilirsiniz.

Banka havalesi ile yakıt alımı

Alış dizel yakıt veya yakıt kartlarını kullanarak banka havalesi yoluyla benzin, insan emeğini ortadan kaldırarak arabalara yakıt ikmali işlemini otomatikleştirebilirsiniz - sürücünün sadece benzin deposuna bir yakıt tabancası yerleştirmesi ve belirli bir yakıt türü ve hacmi için sipariş vermesi gerekir. İşin geri kalanı, benzin istasyonları için otomatik kontrol sistemleri tarafından gerçekleştirilecektir. Bundan sonra, sürücüye kart numaralarını, satın alma tarihini ve saatini, litre cinsinden hacmi ve siparişin KDV dahil toplam maliyetini gösteren bir makbuz verilecektir. Kontrolde belirtilen tüm veriler, petrol şirketinin merkezi sunucusuna iletilir. Bu sayede, ulaştırma departmanlarının yönetimi ve muhasebe departmanı çalışanları, imzalanan sözleşmeler için özel şifreler kullanarak İnternet üzerinden doğru bilgilere gerçek zamanlı olarak erişebilirler.

Ayrıntılı raporlar

Her ayın sonunda, akaryakıt kartı sahiplerine aşağıdaki muhasebe raporları gönderilir:

Satın alınan yakıtı ve müşteriye sunulan hizmetleri içeren nihai rapor;
- Detaylı Açıklama satın alınan benzinin tarihlerine, hacmine ve maliyetine göre;
- hangi işletmelerin müşterilere vergi iade ettiğine bağlı olarak faturalar;
- serbest bırakılan petrol ürünleri ve sunulan hizmetler hakkında ikili anlaşmalar.

Yakıt kartı sahipleri, raporları internet üzerinden anında alır. Gerekirse, orijinal belgeler posta veya kurye ile gönderilebilir. SMS-mailing sayesinde müşteriler, ödeme terminallerini kullanarak hesaplarını zamanında doldurabilmeleri için kartlarındaki paranın bittiğine dair önceden bildirim alırlar.

ana hedefler

Yakıt kartlarının asıl görevi, araç sahiplerini gereksiz zorluklardan kurtarmak, muhasebe departmanları, tedarik departmanları ve ulaşım departmanlarının çalışanlarının işlerini kolaylaştırmaktır.

Önemli tasarruf

Uygulama, rahatlığın yanı sıra sürücülerin mali durumlarından da tasarruf ettiğini gösteriyor, çünkü istatistiklere göre, yakıt ikmali için yakıt kartı sahipleri Araç nakit ödeme yapan sürücülere göre %5-15 daha az sürer. Ayrıca petrol şirketleri genellikle çeşitli promosyonlar düzenler ve ikramiye programları elektronik ödeme kartı satın alan müşterilerimiz için

Avantajlar

Yakıt alımı için gayri nakdi ödeme için elektronik kartların bir takım avantajları vardır:

Petrol ürünleri için ödeme yapılması durumunda KDV iadesi yapılır;
- gerçekleştirilen işlemler hakkında kapsamlı bilgi sağlanması;
- petrol ürünlerinin satın alınması sırasında dolandırıcılığın hariç tutulması;
- şehirlerarası bir yolculukta (uçuşta) yanınızda nakit para taşımanıza gerek yok;
- nakit ödemelerde hata riski yoktur;
- kartlarda sahteciliğe karşı koruma sağlayan kriptografi teknolojilerinin kullanımı;
- kartın kaybolması durumunda para iadesi;
- Yakıt alımı için operasyonların verimliliği.

Evrensel kartlar

Özel ödeme terminallerinin bulunduğu herhangi bir benzin istasyonunda ödeme yapmak için kullanılabilecek evrensel yakıt kartları vardır. Böyle bir kart satın almak oldukça zordur, ancak sahipleri, bireysel benzin istasyonu ağlarıyla sınırlı olmadıkları için daha da fazla fayda sağlarlar.

"Ticari bir kuruluşun İK departmanı", 2012, N 10

YAKIT KARTLARIYLA YAKIT YAKIYORUZ

İşletmeler ve birçok kuruluş, faaliyetlerinde taşımacılığı kullanır. Buna göre, yakıt ve madeni yağların satın alınması ve silinmesi ile ilgili masraflara maruz kalırlar. Yakıt ve madeni yağ alımının hem nakit hem de banka havalesi ile yapılabileceğini hatırlayın. Yazımızda yakıt kartları ile akaryakıt ve madeni yağ satın almanın temellerinden bahsedeceğiz.

Nakit karşılığında yakıt satın alırken, kuruluş (kurum) başkanının emri, özellikle onaylanmalıdır:

1) rapor kapsamında para alma hakkına sahip kişiler (sürücüler);

2) belirli bir süre için yakıt alımı için verilen para miktarı;

3) sorumlu tutarların düzenlenebileceği şartlar.

Yakıt ve yağlayıcıların alındığına dair belgeli onay bu durum avans raporunun ekinde KKM çekleri olacaktır.

Yakıt ve madeni yağlar için gayri nakdi ödeme yöntemi, kupon veya yakıt kartı satın alımını içerir. Kartlar ve kuponlar için ödemeler ya ön ödemeli olarak ya da fiilen kullanılmış yakıt üzerinden yapılır. Resmi araçlar için bu tür yakıt ve madeni yağ satın alımı daha karlı ve ekonomik olarak haklıdır (özellikle hacim ne kadar büyükse fiyat o kadar düşük olur).

Nakit veya kupon karşılığında yakıt ve madeni yağ satın almaya kıyasla, yakıt kartlarının birçok avantajı vardır. Böylece işletmenin sürücülerine rapor kapsamında nakit para basılmasına ve kupon kaydı tutulmasına gerek kalmaz. Gerçek şu ki, yakıt ve yağlayıcılar satarken plastik kartlar benzin istasyonu çalışanları, sürücüye, sürücünün muhasebe departmanına sunduğu yakıt ödemesini onaylayan bir belge (terminal makbuzu) verir. Yakıt kartı sahibi, doldurulan yakıtın maliyetine ilişkin bir avans raporu düzenleyerek muhasebe departmanına sunma zorunluluğundan kurtulur. Yani akaryakıt kartı kullanımı işletmenin evrak akışını önemli ölçüde azaltmaktadır.

Nakit ve yakıt pulları kaybolabilir, kaybolabilir veya sorumlu kişiden çalınabilir. Bu tür olaylar belge akışının da karmaşıklaşmasına neden olur. Yakıt kartının kaybedilmesi, herhangi bir olumsuz sonuç doğurmayacaktır, çünkü hemen bloke edilebilir, o zaman üzerine yakıt ve yağlayıcı verilmesi imkansız olacaktır.

Yakıt kartları, daha kullanışlı ve güvenilir bir şekilde çalışır, ne zaman, ne kadar, ne kadar, hangi fiyattan, hangi benzin istasyonundan, hangi marka akaryakıt ve madeni yağların satın alındığını kontrol etmenizi sağlar. Ayrıca, yakıt kartlarının kullanılması, kuruluşun bir benzin tedarikçisi ile bu tedarikçinin benzin istasyonlarında arabalarına servis hizmeti vermek için bir anlaşma yaptığı anlamına gelir. Bu, düşük kaliteli benzinle yakıt ikmali riskini en aza indirir.

Ayrıca akaryakıt kartları, sıkı bir hesap verme aracı olarak kullanılmakta ve sahibine alıcı adına belirli bir miktar mal teslim almasına olanak tanımaktadır. Benzer sonuçlar, 05.06.2008 N A12-987 / 08-C22 tarihli ve 03.04.2008 N A12-16953 / 07-C22 tarihli FAS PO Kararnamelerinde, 30.06.2010 N tarihli Moskova Federal Vergi Servisi Mektubunda yer almaktadır. 16-15 / [e-posta korumalı]

Ayrıca, yakıt kartının bir ödeme aracı olmadığını, yalnızca yakıt ve madeni yağların ödenmesi için ve yalnızca belirli bir tedarikçinin benzin istasyonlarında kullanılabileceğini unutmayın. Ayrıca, yakıt ikmali sırasında ödeme anında, daha önce yapılan avans ödemesi, alınan yakıt ve madeni yağlardan mahsup edilir.

Yakıt kartları kullanılarak satın alınan yakıt ve madeni yağların ödenmesi açısından, sözleşmenin kural olarak alıcı tarafından avans ödemesi anlamına geldiğini açıklığa kavuşturalım. Ancak, sözleşme akaryakıtın tesliminde ödeme şartı getirebilir.

Yakıt kartları kullanılarak yakıt ve madeni yağ satın alınması, kural olarak, kuruluş - yakıt ve madeni yağ alıcısı ve tedarikçi arasında nakit olmayan bir ödeme şeklini içerir. Aynı zamanda, bir sözleşme kapsamında 100.000 rubleyi geçmemesi koşuluyla nakit ödemenin de mümkün olduğunu unutmayın. (Rusya Merkez Bankası'nın 20.06.2007 tarihli ve 1843-U sayılı Direktifinin 1. Maddesi "Kasadan alınan azami nakit ödemeleri ve nakit harcamaları hakkında" tüzel kişilik veya bireysel bir girişimcinin kasası").

Not! Şoförün benzin istasyonunda aldığı belge nakit fiş değildir, çünkü para zaten akaryakıt şirketinin hesabına geçmiştir ve yakıt kartının ibrazı üzerine herhangi bir ödeme yapılmamıştır.

Yakıt kartı limitli veya limitsiz olabilir.

Sınırsız yakıt kartına, satın alma kuruluşunun akaryakıt tedarikçisinden satın alması gereken akaryakıtın litre sayısı girilir. Bu tutar alıcı tarafından günlük kısıtlama olmaksızın karttaki bakiyenin tamamı kadar alınabilir, yani kuruluş karttaki tüm yakıtı bir defaya mahsus boşaltabilir. Sınırsız bir karttaki yakıt alımının, üzerindeki yakıt miktarı tükenirse askıya alındığını unutmayın. Bununla birlikte, sınırsız bir kart kullanırken bile, alıcı, yakıtın boşaltılmasını sınırlama fırsatına sahiptir: bunun için, bir uygulamaya göre günlük veya aylık bir limit belirlenir.

Sınırlı bir yakıt kartı, litre sayısı için günlük veya aylık tek bir sınır belirler. Yani alıcı bu kartı kullanarak, önceki günlerde kartta kaç litre yakıt alınmış olursa olsun, günlük veya aylık toplam miktarı belirlenen sınırı aşmaması gereken yakıt alabilir. Ödenen yakıt miktarı, doldurulan litre miktarı kadar azaltılır.

Örneğin AI-92 marka benzinin günlük limiti 30 litredir. Kart hamili, bir defada veya birkaç yakıt ikmali için günde (00.00'dan 24.00'e kadar) 30 litreden fazla tüketemez. Alıcı günde sadece 20 litre tüketirse, kalan 10 litre ertesi güne geçmez, ödediği yakıt miktarı sadece 20 litre maliyeti mahsup edilir.

Sınırlı bir yakıt kartı kullanıldığında, yakıt ve madeni yağları silme işlemleri aşağıdaki nedenlerle askıya alınabilir:

Talep edilen yakıt miktarının karttaki bakiyeyi veya günlük limiti aşması;

Kart bloke edildi.

Dolayısıyla, yakıt kartlarının kullanımı, kuruluşun bir benzin tedarikçisi ile bu tedarikçinin benzin istasyonlarında arabalarına servis hizmeti vermek için bir anlaşma yaptığını varsayar. Satın alınan yakıtın litre cinsinden hacmi yakıt kartına kaydedilir. Satın alma kuruluşunun başvurusunda belirlenen tüketim limiti dahilinde sahibine yakıt deposundaki benzini doldurma imkanı verir.

Kuruluşta birkaç sürücü çalışıyorsa, her birine bir yakıt kartı verilmesi tavsiye edilir, ortak bir sürücünün kullanılması sakıncalıdır. Ayrıca, bir kuruluş aynı anda birkaç yakıt kartı satın alırsa, toplu olarak tüm yakıt kartları için beyan edilen toplam benzin miktarı için ücret ödenir.

Yakıt kartları kapsamında akaryakıt ve madeni yağ tedarikçileri ile uzlaşma prosedürü sözleşmede belirlenir. İçinde taraflar, günlük olarak (bir ay boyunca) serbest bırakılabilecek yakıt limitini, benzin ve kart bakımı için ön ödeme miktarını ve ayrıca diğer koşulları, özellikle indirim sağlanmasını, yerleşim yerlerini uzlaştırma prosedürünü belirler. .

Yakıt tedarikçisi, satın alma kuruluşuna aylık olarak bir fatura, satılan yakıt için bir kabul ve transfer belgesi ve ayrıca kart işlemlerinin bir raporunu (kayıt) sunar. Son belge, benzin istasyonlarından gelen verileri içerir: dağıtılan benzinin miktarı, markası, maliyeti, ayrıca tarih, saat, doldurma yeri ve karttaki bakiye.

Yakıt tedarikçisinin raporunun verileri, belirli bir yakıt kartında alınan yakıtın miktarını, türünü, maliyetini teyit eden benzin istasyonları kontrollerinin (terminal kontrolleri) uygulanmasıyla sürücüler tarafından sunulan irsaliyelerle doğrulanır. yakıt doldurma tarihi ve saati.

Akaryakıt kartı hamilinin raporu ile tedarikçinin ibraz ettiği tutanak arasında çelişki olması halinde, kuruluşlar arasında karşılıklı yerleşim yerlerinin uzlaştırılmasına ilişkin tutanak düzenlenir. Uzlaşmanın bir sonucu olarak, tedarikçinin eksik teslim edilen yakıt için fonları iade etmesi gerekiyorsa, belirtilen iade, tedarik sözleşmesinin öngördüğü şartlara göre yapılacaktır. Nakit iade, kullanılmayan çeklerin iadesi için öngörülen şekilde yapılır. Tespit edilen sapmanın akaryakıt kartı hamilinin kusurundan kaynaklanmış olması halinde firma, tespit edilen tutarda akaryakıt ve madeni yağ bedelini sürücünün tazmin etmesini talep etme hakkına sahiptir.

Kuruluşlar için yakıt kartı kullanmanın bir artısı daha var - KDV mükellefleri. Kuruluş, alınan belgelere dayanarak satın alınan yakıtları ve madeni yağları alır ve "girdi" KDV'sini indirim için sunar.

Ancak, vergi muhasebesi amacıyla yakıt kartları kullanılarak benzin satın alma maliyetinin, yaklaşan yakıt ve madeni yağ tedariki nedeniyle avans tutarının ödenmesi sırasında veya ödeme sırasında tam olarak muhasebeleştirilmediğini lütfen unutmayın. akaryakıt ve madeni yağların sevkiyatı ve satılan akaryakıtın miktar ve maliyetinin akaryakıt kartlarından borçlandırılması, benzin. Benzin istasyonu terminalinden alınan bir makbuz temelinde bir araba deposuna benzin doldurmak, yalnızca yakıt ve madeni yağ satın alma gerçeğini doğrular, ancak bunların belirli bir araba için kullanılma gerçeğini doğrulamaz.

Sonuç olarak, yakıt kartlarının sahip olduğu avantajları bir kez daha sayalım:

Geçmiş raporlama dönemi için faturalardaki KDV'yi geri alma fırsatı sağlamak;

Müşteriyi nakit ödemelerden kurtarın;

İşletmelerin talebi üzerine belirli bir yakıt türüne kısıtlamalar ve günlük tatil sınırı koymanıza olanak tanır;

Yakıt kartlarındaki tüm bilgiler elektronik olarak işlenir ve bu, aşağıdakileri içeren aylık bir rapor sunarak şirketin yakıt tüketimi muhasebesini basitleştirir: detaylı bilgi benzin istasyonunda alınan malların türü, miktarı ve maliyeti hakkında;

Kartı fiziksel olarak nakit ile doldurmaya gerek yoktur, işletmeden para alındığında kart limiti otomatik olarak etkinleştirilir;

Yakıt kartı kaybolursa, yakıt kuponları kullanılırken yapılamayan bloke etme olasılığı vardır;

Petrol ürünlerinin perakende fiyatından indirim sistemi sağlanmaktadır.

V. D. Tarasov

Dergi Uzmanı

"İnsan Kaynakları Departmanı

ticari kuruluş"

Soru

Şirketin bir yakıt ikmali hizmeti sağlayıcısı ile anlaşması vardır. Yakıt kartları, çalışanların yakıt ikmali için tasarlanmıştır. Aylık olarak, tedarikçi bir işlem, bir fatura ve kartlar hakkında bir rapor sunarken, işlem ve fatura genel olarak tüketim hacmini ve maliyetini gösterir ve rapor, her bir belirli kart için yeniden doldurma sayısına göre bir döküm gösterir. .
Söyleyin lütfen, makbuz toplamaya gerek var mı veya yakıt kartı raporu yeterli mi?

Cevap

06/30/2010 N 16-15 tarihli Mektupta Moskova için Rusya Federal Vergi Dairesi / [e-posta korumalı] yakıt kartlarını kullanarak benzin satın alma maliyetinin, vergi muhasebesi amaçları için, yaklaşan benzin arzı (kartın alınması) nedeniyle avans ödemelerinin ödenmesi sırasında veya benzinin alıcıya sevkedilmesi ve yakıt deposundaki yakıt kartlarından satılan benzinin miktar ve maliyetinin düşülmesi. Bunun nedeni, bir benzin istasyonu terminalinden alınan bir makbuz temelinde bir araba deposuna benzin doldurulmasının yalnızca satın alma gerçeğini doğrulamasıdır. maddi varlıklar benzin şeklinde, ancak benzinin belirli bir araba tarafından belirli amaçlar için kullanıldığını doğrulamaz. Yakıt ve madeni yağ tüketimini onaylayan ana belge irsaliyedir.

Bu nedenle, yukarıda belirtilenler dikkate alınarak, taşıma sözleşmesi kapsamındaki hizmetlerin sağlandığını teyit eden sözleşme ve belgelere ek olarak, Sözleşme kapsamındaki yükümlülüklerin yerine getirilmesinin bir parçası olarak yapılan yakıt ve madeni yağ harcamalarını tam olarak teyit etmek için. taşıma sözleşmesinde, yüklenicinin sürücülerinin irsaliye düzenlemesi zorunludur. Buna karşılık yüklenici, nakliye sözleşmesinin ifası için kullanılan benzinin teyidi olarak (yani, nakliyenin gerçekleştirildiği mesafenin teyidi olarak) irsaliyelerin usulüne uygun olarak tasdik edilmiş kopyalarını müşteriye devretmelidir. Yüklenicinin kullanılmış yakıt ve madeni yağları rapor etme yükümlülüğü, müşteriye usulüne uygun olarak tasdikli irsaliye kopyaları sağlayarak, bunların nakliye sözleşmesinde yazılmasını tavsiye ederiz ( Ek anlaşma ona).

İlgili sorular:

Tünaydın Şirketimiz, bir akaryakıt şirketi ile çalışanlarına özel kartlarla benzin ikmali yapmak üzere anlaşma yapmıştır. Çalışanların şahsi arabaları vardır, işleri bazen gezici karakterdedir. Benzin yazılmalıdır ......
Tünaydın OSNO'da şirketimiz (LLC). Ana faaliyet konusu toptan ticarettir. Zaman zaman ulaşım hizmeti vermekteyiz. Müşteri, mallarının alıcıya taşınması için bize bir başvuru gönderir. için faturalandırma....
Bir nakliye şirketimiz var. Ulaştırma Bakanlığı'nın araçlara ilişkin standartları bize zorunlu mu?
✒ Mükellefin tavsiyelere uyma hakkı olup olmadığını Maliye Bakanlığı belirtir. Çoğunluk tahkim mahkemeleri bölümün görüşünü paylaşmak ......
Lütfen harici bir yarı zamanlı işle sözleşme yaparken hangi özelliklerin olduğunu belirtin.
✒ Sonuç olarak iş sözleşmesi yarı zamanlı bir işte, ana iş için bir çalışanı işe alırken olduğu gibi aynı kurallar geçerlidir ......

Şunları okumak faydalı olabilir: