Rasmiy xat bilan murojaat qiling. Biznes xatni qanday boshlash kerak

Ishbilarmonlik muloqotini yozishmalarsiz tasavvur qilib bo'lmaydi, chunki hamkorlik masalalarini hal qilish uchun shaxsiy uchrashuv har doim ham mumkin emas. Ishbilarmonlik yozishmalari eng dolzarb muammolarni hal qilishga yordam beradi Qisqa vaqt, lekin odob-axloq qoidalariga rioya qilmaslik yoki xatning mantiqsiz tuzilishi sheriklikka zarar etkazishi yoki potentsial mijozni begonalashtirishi mumkin. Rasmiy muzokaralarda bo'lgani kabi, ma'lum qoidalar mavjud: xat formati va muloqot uslubi.

Ish yozishmalarini yuritishning umumiy qoidalari

1. Xat yozishdan oldin uning xususiyatlarini aniqlang:

xat turi (qoplama, kafolat, buyurtma, eslatma, bildirishnoma va boshqalar; taqdimnoma xati yoki javobni taklif qilish);

adresat uchun qulaylik darajasi (siz barcha kerakli fikrlarni bitta harfda ko'rsatishingiz mumkinmi yoki sizga ikkinchi, aniqlovchi kerakmi);

etkazib berishning shoshilinchligi (agar xat shoshilinch bo'lsa, uni ro'yxatdan o'tgan pochta yoki pochta orqali yuborish yaxshiroqdir elektron pochta).

2. Mavjud shablonlardan foydalanib xat yarating, uning turiga qarab, shuningdek, GOST R 6.30-2003 ga tayanadi. “Yagona hujjat tizimlari. Tashkiliy va ma'muriy hujjatlarning yagona tizimi. Hujjatlarga qo'yiladigan talablar."

3. Har qanday ish xati quyidagi umumiy tuzilishga ega:

jo'natuvchi tashkilotning nomi;
yozilgan sana;
oluvchining manzili, ma'lum bir muxbirni ko'rsatish;
ochilish manzili;
maktubning mavzusi va maqsadini ko'rsatish;
asosiy matn;
xulosa (odoblilik formulasi);
jo'natuvchining imzosi;
ariza berish va nusxalarini tarqatish (mavjud bo'lsa) ko'rsatilishi.

4. Ish xatini tayyorlashda Microsoft Word matn muharriridan foydalaning:

eshitish vositasidan foydalaning Times New Roman, oʻlcham 12-14 ball, qator oraligʻi – 1-2 ball;

Pastki o'ng tomonda harfning sahifa raqamlarini joylashtiring;

Matnni A4 formatida chop etishda 1,5–2 satr oralig'i, A5 formati yoki undan kamroq - bir qator oralig'idan foydalaning. Tafsilotlar har doim bir qator oralig'i bilan yoziladi.

5. Agar siz tashkilot nomidan gapirayotgan bo'lsangiz va bosma xat jo'natmoqchi bo'lsangiz, kompaniya blankidan foydalanganingizga ishonch hosil qiling, chunki uning mavjudligi kompaniyangizning tashrif kartasi bo'ladi. Rasmiy shaklni tayyorlashda alohida e'tibor bering, bu mahorat har qanday ofis xodimi uchun majburiy bo'lishi kerak;

6. Xalqaro yozishmalar uchun xat adresat tilida yoki ingliz tilida yozilishi kerak(ish munosabatlarida eng keng tarqalgani kabi).

7. To'g'ri, ishbilarmonlik ohangini saqlang. Xatni muxbir bilan yaqinligingiz darajasiga qarab, "Aziz + To'liq ism" yoki "Aziz + to'liq ism" so'zlari bilan boshlanishi mumkin bo'lgan manzildan boshlang. Yodda tuting, manzildagi yoki adresat belgisidagi so'zlar hech qanday holatda qisqartirilmasligi kerak (masalan, "hurmatli" "uv." yoki "bo'lim boshlig'i" "bo'lim boshlig'i") - bu qoidalar. biznes odob-axloq qoidalari. Xatingizni har doim hamkorlikingiz uchun minnatdorchilik bilan yakunlang. Imzodan oldin "Hurmat bilan, ..." yoki "Hurmat bilan, ..." iborasi bo'lishi kerak. Rasmiy yozishmalarda "siz" ga murojaat qilish mumkin emas, hatto siz muxbir bilan do'stona munosabatda bo'lsangiz ham.

8. Lug'atingizni diqqat bilan tanlang, noto'g'ri va noaniq iboralardan qoching va professionallikdan ortiqcha foydalanishdan saqlaning.. Xat tushunarli bo'lishi kerak.

9. Xat mazmunini ma'noli paragraflarga bo'ling, shunda qabul qiluvchiga tushunarli va qiyin bo'lmaydi.. Qoidaga rioya qiling: birinchi va oxirgi xatboshilarda to'rtta bosilgan satrdan ko'p bo'lmagan, qolganlari esa sakkiztadan oshmasligi kerak.

10. Ishbilarmonlik xatlariga qabul qilingan odob-axloq qoidalariga muvofiq javob bering: yozma so'rov uchun - olingan kundan boshlab 10 kun ichida; faks yoki elektron pochta orqali yuborilgan xatlar uchun - dam olish kunlaridan tashqari 48 soat ichida.

Tashkilot ichidagi biznes yozishmalar

Kompaniya xodimlari o'rtasidagi biznes yozishmalari uchinchi shaxsga yuborilgan yozishmalarga qaraganda ancha soddalashtirilgan.

qisqa bo'lishi;
tadbirkorlik xususiyatiga ega bo'lishi;
xatda sana ko'rsatilishi kerak;
Xat oxirida xushmuomalalik formulasi va imzosi bor.

Tashkilot ichidagi biznes yozishmalariga misol sifatida kunning qahramoniga yoki lavozimga ko'tarilgan xodimga rahbar yoki jamoa nomidan tabrik xati bo'lishi mumkin.

Loyihalarni yozma ravishda muhokama qilishda odatda biznes xatining bir nechta majburiy elementlari qo'llaniladi - mavzu, murojaat, xulosa masalaning mohiyati va bosma imzo bilan xushmuomalalik formulasi.

Yodda tutingki, xat shakli va kerakli shablon biznes yozishmalari darajasi va siz oluvchiga taqdim etmoqchi bo'lgan ma'lumotlar turiga qarab tanlanishi kerak.

Biz kamdan-kam hollarda xat yozishni boshladik, hatto elektron pochta xabarlarini ham. Asosan, bu imkoniyat faqat biznes zarurati mavjud bo'lganda yoki reklama xabarlarini yuborishda esga olinadi. Biroq, apellyatsiya xati vositasi hali ham eng ko'plaridan biri bo'lib qolmoqda samarali usullar odamlarning o'zaro munosabatlari. Yozuv uslubiga, adresatga murojaat qilish va matnning umumiy yo'nalishiga, ayniqsa ish xatlarida e'tibor berish juda muhimdir. Xo'sh, xatda oluvchiga murojaat qilishning to'g'ri yo'li qanday?

Janob yoki xonim. O'tgan yillardagi xabarlarda o'ta dolzarb bo'lgan va 1917 yilgacha Rossiyada rasmiy bo'lib qolgan bu murojaat bugungi kungacha ba'zi hollarda qo'llaniladi. Biznes sheriklariga murojaat qilishda foydalanish mumkin, siyosatchilar, ishbilarmonlar, yuqori martabali amaldorlar. Hozirgi vaqtda bu so'z ma'lum bir ijtimoiy ma'noga ega va ma'lum bir ma'noga ega. Ijtimoiy zaif guruhlarga: "janoblar, nafaqaxo'rlar", "janoblar, qochqinlar" va boshqalarga yozishda bu mutlaqo noo'rin bo'lar edi.

"Rabbiy" dan foydalangan holda xatning namunasini bizdan yuklab olish mumkin: .

Hurmatli/hurmatli va qabul qiluvchining familiyasi yoki ismi va otasining ismi. Bu tur eng mashhur davolash. Bekorga emas, chunki bu bilan jo'natuvchi aslida ma'lum bir hurmatni bildiradi. Shuni ta'kidlash kerakki, oila manzili xatga ko'proq rasmiylikni beradi va yozma suhbatdoshlar orasidagi masofani oshiradi. Agar siz maktubingizni yumshoqroq va do'stona idrok etishga umid qilsangiz, ismingiz va otangizdan foydalaning.

Bunday murojaat bilan xat namunasini bizdan yuklab olish mumkin: .

Agar siz qabul qiluvchining ismini bilmasangiz, siz oxir-oqibat salom yoki xayrli kun aytishingiz va yozma xabarning mohiyatini tasvirlashingiz mumkin. Odob qoidalarini hisobga olish va unga rioya qilish va biznes xatining boshqa tarkibiy qismlariga e'tibor berish muhimdir.

Ko'pincha, "Azizim ..." manzili bilan maktubni boshlab, qanday qilib birini eslayman yuqori martabali rahbarlar Prezidentga, hukumat raisiga yoki Rossiya Fanlar akademiyasining prezidentiga maktublar tayyorlashda u "Azizlar ..." murojaatini talab qildi. Bu talab negadir bizda ko'p hazillarga sabab bo'ldi. Basseynaya ko'chasidagi "aqlsiz odam" ni esladi Samuil Marshak va uning mashhur murojaati “Hurmatli vagon! Aziz vagon!” Ular o'rtoqni qanchalik chuqur hurmat qilishimiz bilan qiziqdilar.

Aytgancha, behuda kulishdi. "Chuqur hurmatli" va "juda hurmatli" so'zlari bilan boshlangan manzillar qachon ishlatiladi rasmiy manzili ayniqsa muhim shaxslarga va mansabdor shaxslar yuqori lavozimni egallash. Nafaqat davlatning yuqori mansabdor shaxslari, hukumat va parlament a’zolariga, balki shu tarzda murojaat qilish odat tusiga kirgan. mashhur shaxslar fanlar, jamoat arboblari. Hurmatli akademikga maktubda oddiygina “aziz” deb murojaat qilib, siz beixtiyor qabul qiluvchini xafa qilishingiz mumkin.

Biz har kuni prezident yoki hukumat a'zolariga xat yozmaymiz, lekin ba'zida yuqori hokimiyatlarga biron bir shikoyat yoki iltimos bilan xat yozishga majbur bo'lamiz. Hokimingizni yoki gubernatoringizni qanchalik hurmat qilishingizni bilmayman, lekin agar siz unga biron bir iltimos bilan xat yozishingiz kerak bo'lsa, men sizga chin dildan "hurmatli hurmatli" manzilidan foydalanishni maslahat beraman. Bu so'z "juda hurmatli" degan ma'noni anglatadi ( izohli lug'at Ozhegova) yoki "chuqur hurmatga loyiq" (Efremova tomonidan rus tilining zamonaviy izohli lug'ati). O'ylaymanki, har qanday hukumat vakili o'qiydi shunga o'xshash davolash bajonidil. Harfning boshida faqat bitta so'z bor, lekin ba'zida bu sizning foydangizga tarozilarni aylantirishi mumkin. Ular aytganidek, "yumshoq buzoq ikki malikani so'radi".

Yaqinda forumlardan birida xat boshidagi manzildan keyin qanday tinish belgisi qo'yish kerak degan savolga duch keldim: undov belgisi yoki vergul. Odatdan tashqari, men undov belgisini qo'ydim - bu menga o'rgatilgan, ammo men manzildan keyin vergul qo'yishni talab qiladigan ba'zi xo'jayinlarga ham duch keldim. Ko'rinishidan, tez-tez yozishma qiladigan odamlar Ingliz tili, ingliz tili grammatikasining ko'plab qoidalarini avtomatik ravishda rus tilidagi yozishmalarga o'tkazing. Ba'zida bunday murojaatlarga misollar keltiradigan biznes adabiyoti ham noto'g'ri:

Hurmatli janoblar,
Biz sizning xatingizni diqqat bilan ko'rib chiqdik, unda...

(AzizimJanoblar! Ingliz tilida biznes yozishmalar. -M. “Madaniyat” nashriyot birlashmasi, 1993. – 328 b.)

Qaysi biri to'g'ri?

Portalda rus tilidagi yordam xizmati Gramota.ru ikkala variantga ham imkon beradi. Bunda undov belgisidan keyin bosh harf bilan, verguldan keyin esa kichik harf bilan yozilgan jumla borligiga e'tibor qaratiladi.

Rus biznes maktubidagi murojaat odatda markazda joylashgan va asosiy matndan bitta bo'sh joy bilan ajratilgan. Maktubning birinchi jumlasi paragraf bilan boshlanadi. Xo'sh, bo'sh joydan keyin va hatto xatboshidan kichik harf bilan jumla yozishni qanday boshlash kerak? Ammo shaxsiy xatda matn ko'pincha manzil bilan bir qatorda yozila boshlaydi. Bunday holda, manzildan keyin siz vergul qo'yishingiz va harf matnini kichik harf bilan yozishni davom ettirishingiz mumkin.

Nima uchun undov belgisi bor? Men bir nechta mumkin bo'lgan javoblarni beraman:

“Undov belgisi (!) — hayrat, joziba, kuchli his-tuyg‘ular, hayajon va shunga o‘xshash narsalarni ifodalash uchun gap oxirida qo‘yiladigan tinish belgisidir”.

"Rus tilidagi ko'pgina tinish belgilarining nomlari asli ruscha bo'lib, tinish belgilari atamasi o'zi "to'xtash", "harakatda ushlab turish" fe'li tinish belgilariga qaytadi. Agar yozuvchi gap oxiriga undov belgisi qo‘ysa, u o‘z gapining mazmuniga qanchalik ahamiyat berayotganini ko‘rsatadi”.

Chexovning "Undov belgisi (Rojdestvo ertaki)" hikoyasi qahramoni, kollej kotibi Efim Fomich Perekladinning "qog'ozlarga undov belgisi qachon qo'yiladi" degan savoliga uning rafiqasi Marfusha "bu bejiz emas" deb tez-tez maqtanardi. "U yetti yil maktab-internatda o'qigan" va hamma biladigan grammatikani yodlab, ishonch bilan javob berdi: "Bu belgi murojaatlarda, undovlarda va zavq, g'azab, quvonch, g'azab va boshqa his-tuyg'ularni ifodalashda ishlatiladi."

Javobim shuki, manzildan keyin undov belgisini qo‘yish orqali biz murojaat etuvchining e’tiborini jalb qilishga intilamiz va uni nafaqat xatni o‘qishga, balki iltimosimizni bajarishga, “qo‘l cho‘zishga” va ba’zan “baqirishga” chaqiramiz. ”. Hurmatli Ivan Ivanovich!

"Hurmatli" so'zi o'rtasida nima bor undov belgisi? IN ish yozishmalar Rus tilida qabul qiluvchiga ismi va otasining ismi bilan murojaat qilish odatiy holdir. So'nggi chora sifatida siz familiya bilan bog'lanishingiz mumkin: "Hurmatli janob Petrov!" Menimcha, familiya bilan chaqirish so‘rovdan ko‘ra shikoyat xatida ko‘proq mos keladi. Tanishlar odatda bizga ism va otasining ismi bilan murojaat qilishadi, bunday manzil qabul qiluvchini yaxshi ko'radi va tanishlardan voz kechish qiyinroq bo'ladi.

Bir vaqtning o'zida bir nechta murojaat qiluvchilarga murojaat qilganda, hozirda "Hurmatli janoblar!" Murojaati qo'llaniladi va bitta tashkilotning ichki eslatmalarida "Hurmatli hamkasblar!"

IN diplomatik yozishmalar- o'z qoidalari. U yerda odamlarga: “Hurmatli janob elchi!”, “Hurmatli janob vazir” yoki “janoblari!” deb murojaat qilish odat tusiga kiradi. Lekin bu alohida mavzu

O'qish foydali bo'lishi mumkin: