შეხვედრაზე განხილული საკითხები სამრეწველო იყო. საქმიანი შეხვედრის დიალოგის მაგალითი

თანამედროვე ბიზნესი შეუძლებელია სხვადასხვა ტიპის მოლაპარაკებების გარეშე. საქმიანი შეხვედრები მენეჯმენტისთვის არის შესაძლებლობა, რომ ძირითადი მიზნები და ამოცანები ერთდროულად გადასცეს ყველა სტრუქტურულ განყოფილებას, მიიღოს გამოხმაურება და მიღებული მონაცემების საფუძველზე შეცვალოს კომპანიის სამოქმედო გეგმა.

შეხვედრები არის ერთგვარი ბიზნესის მართვის ინსტრუმენტი, რომელსაც მუდმივად სჭირდება ეფექტურობის შეფასება და მიღწეული შედეგების ანალიზი.

საქმიანი კომუნიკაცია, საქმიანი საუბრები, შეხვედრები, მოლაპარაკებები, დისკუსიები: როგორც საქმიანი კომუნიკაციის ფორმა

საქმიანი კომუნიკაცია უნდა განვასხვავოთ ჩვეულებრივი კომუნიკაციისაგან, რადგან პირველი ატარებს კონკრეტულ მიზანს და აქვს ქცევის მკაცრი ეთიკა, ხოლო მეორეს შეიძლება არ ჰქონდეს რაიმე საფუძველი და მიზეზი.

საქმიანი კომუნიკაციის მრავალი ფორმა არსებობს, მათ შორის ძირითადია:

  • საქმიანი საუბრები - წარმოადგენს ინფორმაციის გაცვლას (ან ცალმხრივ გადაცემას) ბიზნესის ფუნქციონირების კონკრეტულ საკითხებზე. ეს შეიძლება იყოს პირდაპირი ან არაპირდაპირი კომუნიკაცია (ინტერნეტ ტექნოლოგიების, ტელეფონის გამოყენებით). ამ ტიპისკომუნიკაცია გულისხმობს მის გაგრძელებას მოლაპარაკებების ან შეხვედრების სახით;
  • შეხვედრები კომუნიკაციის უფრო ფართო ფორმაა, რომელშიც, როგორც წესი, ჩართული არიან კომპანიის თანამშრომლები (ჩვეულებრივ, სტრუქტურული განყოფილებების ხელმძღვანელები) ბიზნესის განვითარების სტრატეგიული საკითხების გადასაჭრელად;
  • მოლაპარაკებები – აქვს კონკრეტული მიზანი და მიმართულია მნიშვნელოვანი საკითხების განხილვაზე, ხელშეკრულებების, კონტრაქტების გაფორმებაზე, ორივე მხარისთვის მნიშვნელოვანი დოკუმენტების გაფორმებაზე;
  • დისკუსიები - კომპანიის მნიშვნელოვანი საკითხების ღია განხილვა, რომლის მთავარი ინსტრუმენტია ბრეინშტორმინგი (იდეების გენერაცია ყველა მხარის მიერ), რის შედეგადაც შეიძლება წარმოიშვას პრობლემების გადაჭრის არასტანდარტული მიდგომები.

ჩამოთვლილი ფორმების გარდა, არსებობს მათი მთელი სპექტრი: საქმიანი ინტერვიუები, დავები, შეხვედრები, მიმოწერა, პრეზენტაციები, კონფერენციები. მათ ყველას აქვს საკუთარი სპეციფიკა, მაგრამ შეესაბამება ბიზნეს ეთიკის იგივე წესებს.

საქმიანი შეხვედრები: ამოცანები, მიზნები, თემები

საქმიანი შეხვედრები იმართება შესამუშავებლად კონკრეტული გადაწყვეტამიმდინარე პრობლემა ან დავალება. გარდა ამისა, შეხვედრებზე, დეპარტამენტის თანამშრომლებს შეუძლიათ თავიანთი იდეების გაზიარება შესაძლო გამოსავალინებისმიერი შეკითხვა. კომუნიკაციის ეს ფორმა საშუალებას გაძლევთ ამომწურავად დაინახოთ კომპანიაში არსებული ვითარება, მისი სუსტი და ძლიერი მხარეები, ხელს უწყობს გუნდში ახალი ადამიანების შემოსვლას, მათ გაცნობას ორგანიზაციაში მიღებული კორპორატიული კულტურისა და ნორმების შესახებ.

შეხვედრის ძირითადი მიზნები და ამოცანებია:

  • კომპანიის პოლიტიკის შენარჩუნება, ასევე მისი განვითარება და კომუნიკაცია ყველა თანამშრომელთან;
  • კომპანიის სტრატეგიული მიზნის შესაბამისად ყველა სამსახურისა და განყოფილების მოქმედებების ინტეგრირება;
  • ახალი ამოცანების იდენტიფიცირება და უკვე განხორციელებული კამპანიების ეფექტურობის შეფასება;
  • აღმოცენებული საკითხების გადაჭრა.

თემები, რომლებიც წარმოდგენილია შეხვედრებზე, შეიძლება სრულიად განსხვავებული იყოს.

რუსულ პრაქტიკაში ჩვეულებრივად არის დაგეგმილი შეხვედრების ჩატარება კვირაში ერთხელ მაინც. ამრიგად, დეპარტამენტის ხელმძღვანელები ანგარიშს აძლევენ კვირის განმავლობაში შესრულებულ სამუშაოს და ადგენენ მომდევნო კვირის გეგმებს (ან იღებენ დავალებებს, რომლებიც უნდა განხორციელდეს მომავალი სამუშაო კვირის განმავლობაში).

დაუგეგმავი შეხვედრის მიზეზი ან თემა შეიძლება იყოს მთელი რიგი საკითხები, რომლებიც წარმოიქმნება დინამიურ და ცვალებადობასთან დაკავშირებით. გარე გარემორომელშიც კომპანიებს უწევთ ოპერირება.

საქმიანი შეხვედრების სახეები, ტიპები და კლასიფიკაცია

საქმიანი შეხვედრები შეიძლება განსხვავდებოდეს ფორმით, თემით და დამსწრე პირებით.

მათი ძირითადი კლასიფიკაცია წარმოდგენილია ქვემოთ:

  • კონკრეტული სფეროს მიკუთვნებით: ადმინისტრაციული შეხვედრები (პრობლემური საკითხების გადასაჭრელად), სამეცნიერო (კონფერენციები, სიმპოზიუმები, სემინარები, ორგანიზებული და ჩატარებული გადასაჭრელად). აქტუალური საკითხებივ სამეცნიერო სფერო), პოლიტიკური (კონგრესები და წევრების შეხვედრები გარკვეული პოლიტიკური მოძრაობები) და შერეული ტიპები;
  • მასშტაბისა და მონაწილეთა რაოდენობის მიხედვით: საერთაშორისო (უცხოელი პარტნიორების, სპეციალისტების, გარკვეული დარგის ექსპერტების ჩართულობით), ეროვნული, რეგიონული, საქალაქო;
  • ღონისძიების ადგილზე: გარე და ადგილობრივი შეხვედრები;
  • ჩატარების კანონზომიერების მიხედვით: პერიოდული, მუდმივი შეხვედრები.

წარმოდგენილი კლასიფიკაციის გარდა, შეხვედრები შეიძლება დაიყოს პრობლემაზე დაფუძნებულ, ოპერატიულ და სასწავლო.

პრობლემური შეხვედრები მიზნად ისახავს პრობლემების ოპტიმალური გადაწყვეტის პოვნას მოკლე დროში.

ოპერატიული (ან მათ ასევე უწოდებენ საკონტროლო ოთახებს) მიზნად ისახავს კომპანიის ამჟამინდელი მდგომარეობის შესახებ მონაცემების მოპოვებას. დაქვემდებარებულთაგან ყველა ინფორმაცია გროვდება დეპარტამენტის ხელმძღვანელების მიერ და შემდეგ გადაეცემა ორგანიზაციის აღმასრულებელ ხელმძღვანელს. ეს არის მონაცემები იმის შესახებ, თუ რამდენად განხორციელდა გეგმები, მიღწეული იქნა მიზნები და გადაიჭრა ამოცანები. მთავარი განსხვავება ასეთ შეხვედრებსა და ყველა სხვას შორის არის მათი რეგულარულობა, მონაწილეთა სიის მუდმივობა და შეხვედრის დღის წესრიგის შესაძლო არარსებობა (ანუ მისი დეტალური გეგმა).

სასწავლო შეხვედრებს აქვთ საპირისპირო თანმიმდევრობა საკონტროლო ოთახებისგან განსხვავებით - დირექტივის ფორმატში ყველა ინფორმაცია გადადის მენეჯერიდან უშუალო ქვეშევრდომებამდე და შემდეგ გადაეცემა ორგანიზაციაში ძალაუფლების ვერტიკალური სტრუქტურის გასწვრივ გარკვეული ამოცანების კონკრეტულ შემსრულებლებს. ასეთი ინფორმაცია მოიცავს მენეჯმენტის ბრძანებებს, რომლებმაც შეიძლება გავლენა მოახდინონ ორგანიზაციის მიმდინარე პროგრესზე, ახალ წესებზე, ქცევის ნორმებსა და კონკრეტული ამოცანების შესრულების ვადებზე.

საქმიანი შეხვედრების მომზადება, ორგანიზება და გამართვა

იმისათვის, რომ შეხვედრა ეფექტური იყოს, საჭიროა ყურადღებით გავითვალისწინოთ მისი ძირითადი პუნქტები: შეხვედრის მიზანი, ძირითადი ამოცანები, ღონისძიების ეტაპები. მხოლოდ ასეთ პირობებში შეგიძლიათ ისარგებლოთ შეხვედრით.

სამწუხაროდ, ბევრი მათგანი ხორციელდება მხოლოდ იმიტომ, რომ ეს არის ჩვეულებრივი ბიზნეს გარემოში. რეგულარული შეხვედრები და შეხვედრები კვირის დასაწყისში ბევრ კომპანიაში მენეჯმენტთან ჩვეულებრივი გახდა და აზრი დაკარგა.

თუმცა, მსხვილი კომპანიები, რომლებიც ცდილობენ განვითარდნენ და მოიპოვონ დიდი ბაზრის წილები, ამ საკითხს დიდი სკრუპულოზობით უყურებენ:

  • განისაზღვრება შეხვედრის მონაწილეთა სია;
  • მისი დღის წესრიგი შემუშავებულია ხანგრძლივი პერიოდის განმავლობაში, რომელზედაც დროთა განმავლობაში ხდება კორექტირება;
  • პრიორიტეტი რჩება სტრატეგიულ მიზნებზე, რომლებზეც დეპარტამენტის ხელმძღვანელები ანგარიშობენ.

საქმიანი შეხვედრის ჩატარების ეტაპები და ტექნოლოგიები

თითოეულ შეხვედრას აქვს ორი ძირითადი ეტაპი: მომზადება და ფაქტობრივი ჩატარება.

პირველ ეტაპზე დგინდება ღონისძიების აქტუალობა, დგინდება მისი მიზნები და ამოცანები, ყალიბდება მონაწილეთა სია, მზადდება მოხსენებები და პრეზენტაციები დღის წესრიგის შესაბამისად.

მეორე ეტაპზე უშუალოდ არსებული დღის წესრიგის მიხედვით შუქდება საკითხები, რომლებშიც ყველა დამსწრე მონაწილეობს. როგორც წესი, კომპანიის მენეჯმენტი არის კრების თავმჯდომარე და ადგენს მას ტონს, აძლევს სიტყვის უფლებას და წყვეტს დისკუსიას, თუ ის სცილდება კონსტრუქციული დისკუსიის ფარგლებს.

გარდა ძირითადი ეტაპებისა, შეხვედრა შეიძლება მოიცავდეს გადაწყვეტილების მიღების ეტაპს, თუ იგი მოიცავს პრობლემის გადაჭრას. ეს შეიძლება მოხდეს დისკუსიის ან ხმის მიცემის გზით.

ბიზნეს შეხვედრის გეგმის მაგალითი

შეხვედრის დეტალური გეგმით, შეგიძლიათ დარწმუნებით იცოდეთ, რომ ის ეფექტური იქნება.

ასეთი გეგმა შეიძლება შეიცავდეს:

  • მისასალმებელი სიტყვა მენეჯერისგან - შედეგების შეჯამება გარკვეული დროის განმავლობაში (კვარტალი, თვე, კვირა);
  • პრობლემის გაშუქება, კომპანიისთვის მისი აქტუალურობის დასაბუთება;
  • მის გადასაჭრელად ბრეინსტორმინგის სესიის ორგანიზება;
  • ყველა არსებული ვარიანტის შეფასება;
  • პრობლემის გადაჭრის ვარიანტების დაგროვება;
  • კენჭისყრის ან სხვა გადაწყვეტილების მიღების შესაძლებლობა პრობლემის გადასაჭრელად კონკრეტული ინსტრუმენტების გამოყენებაზე;
  • პრობლემის გადაჭრის საზღვრების განსაზღვრა: ვადები, პასუხისმგებელი პირები, მეთოდები.

შეხვედრის დროს მნიშვნელოვანია მისი ძირითადი პუნქტების დაფიქსირება, რათა შესაძლებელი გახდეს კონკრეტულ საკითხზე დაბრუნება და უფრო დეტალურად განხილვა.

საქმიანი შეხვედრები ექსპოცენტრის გამოფენებსა და კონგრესებზე

Ერთ - ერთი ეფექტური საშუალებებიპროდუქტის პრომოუშენი ატარებს საქმიან შეხვედრებს Expocentre Fairgrounds-ში გამართული გამოფენებისა და კონგრესების ფარგლებში. ამ ფორმატის საქმიანი შეხვედრები გარკვეულწილად განსხვავდება სხვებისგან. თუ ერთი საწარმოს მენეჯმენტი იკრიბება რეგულარულ შეხვედრაზე, მაშინ გამოფენის დროს ნებისმიერ მწარმოებელს აქვს უნიკალური შესაძლებლობა, სრულყოფილად გადაჭრას საწარმოს პრობლემები და მოიწვიოს პროდუქციის ყველა მიმწოდებელი და დისტრიბუტორი.

სპეციალურად აღჭურვილი ოთახები საქმიანი შეხვედრებისთვის და საკონგრესო დარბაზები Expocentre Fairgrounds განკუთვნილია სხვადასხვა რაოდენობის ხალხისთვის. ამიტომ, ყველა მონაწილის განთავსებასთან დაკავშირებით არანაირი პრობლემა არ არსებობს. MatchMaking სისტემის გამოყენებით შეგიძლიათ წინასწარ შეათანხმოთ შეხვედრის დრო. პრეზენტაციის ტექნოლოგია შეხვედრას უფრო საინტერესო და სრულყოფილს გახდის.

შეხვედრის, შეხვედრის ან კონფერენციის შედეგებიდან გამომდინარე, ოქმი თითქმის ყოველთვის დგება შესაბამისი შაბლონის მიხედვით. შევსების მახასიათებლები და დოკუმენტის დასრულებული მაგალითი შეგიძლიათ იხილოთ ქვემოთ.

თქვენ შეგიძლიათ ჩამოტვირთოთ ნიმუშის ფორმა სტატიის ბოლოს.

შეხვედრის დროს ყოველთვის დგება პროტოკოლი და მენეჯმენტი თავად წყვეტს რომელი შაბლონი არის საუკეთესო გამოსაყენებლად. ეს დოკუმენტი ერთდროულად ასრულებს რამდენიმე ფუნქციას:

  1. ჩაწერს ინფორმაციას ყველა დამსწრე და მომხსენებლის შესახებ.
  2. შეიცავს ამ შეხვედრის დროს მიღებულ ყველა ძირითად გადაწყვეტილებას.
  3. ასახავს მოლაპარაკების პროცესის ფაქტობრივ მდგომარეობას და აღრიცხავს ძირითად შეთანხმებებს ამ ეტაპზე.

ამრიგად, დოკუმენტის მთავარი ამოცანაა შეხვედრის ფაქტის და ყველა იმ გადაწყვეტილების დაფიქსირება, რაც შედეგად იქნა მიღებული.

ᲨᲔᲜᲘᲨᲕᲜᲐ. ყველა შეხვედრა არ არის ჩაწერილი, ამიტომ კომპანიის ხელმძღვანელობას უფლება აქვს დამოუკიდებლად გადაწყვიტოს, რომელ შემთხვევაში შეადგინოს საანგარიშო დოკუმენტი და რომელ - არა. როგორც წესი, ოქმები გამოიყენება იმ შეხვედრებზე, რომლებზეც განიხილება საკითხები, რომლებიც პირდაპირ გავლენას ახდენს ორგანიზაციის მომავალ განვითარებაზე.

კანონმდებლობას არ აქვს შემუშავებული რაიმე მოთხოვნა დოკუმენტის შინაარსთან დაკავშირებით, მით უმეტეს, ერთიანი ფორმა. ამიტომ, თითოეულ კომპანიას შეუძლია გამოიყენოს საკუთარი ფორმა. კერძოდ, შეგიძლიათ გამოიყენოთ ფორმების სხვადასხვა ვერსია კონკრეტული შემთხვევებისთვის (მაგალითად, დეპარტამენტის სხდომა, რიგგარეშე შეხვედრა ან ერთობლივი შეხვედრა კონტრაგენტის წარმომადგენლებთან).

როგორც წესი, დოკუმენტი შეიცავს შემდეგ ინფორმაციას:

  1. კომპანიის სრული დასახელება, პროტოკოლის ნომერი და მისი მომზადების თარიღი. ნუმერაცია შეიძლება განხორციელდეს უწყვეტად - ყოველი კალენდარული წლიდან დაწყებული.
  2. დამსწრეთა შემადგენლობა:
  • კომისიის თავმჯდომარე;
  • აღმასრულებელი მდივანი ოქმში ჩანაწერების აღრიცხვას;
  • დანარჩენი დამსწრეები - ჩვეულებრივ სია მოთავსებულია დოკუმენტის ბოლოს.
  1. დღის წესრიგი – ე.ი. განსახილველი საკითხების სია. წინასწარ შედგენილი და ყველა დამსწრე ყურადღების ცენტრშია (როგორც წესი, სპეციალური განცხადებები იქმნება შეხვედრების დაწყებამდე რამდენიმე დღით ადრე).
  2. მომხსენებელთა სია (სახელი, თანამდებობა, საუბრის თემა, წამოჭრილი საკითხები).
  3. შეხვედრის შედეგად მიღებული გადაწყვეტილებები.
  4. თავმჯდომარისა და მდივნის ხელმოწერები, ხელმოწერების ჩანაწერები (გვარი და ინიციალები).
  5. თუ ოქმს თან ერთვის დამატებითი დოკუმენტები, ასევე მასალები აუდიოჩანაწერებიდან, ფოტოსურათებიდან და ვიდეოებიდან, ეს ფაქტი უნდა აისახოს დოკუმენტში. დასასრულს ჩაწერეთ სიტყვა „დანართები“ და ჩამოთვალეთ დოკუმენტების და სხვა მასალების დასახელებები, მათი რაოდენობა და სახეობა (დედანი ან ასლი), ასევე გვერდების რაოდენობა.

ფორმა და ნიმუში 2020

უმარტივეს შემთხვევაში, ფორმა ასე გამოიყურება.

და როგორც ნიმუში შეგიძლიათ აირჩიოთ ეს ფორმა:

ᲨᲔᲜᲘᲨᲕᲜᲐ. განყოფილებაში „გადაწყვეტილია“, გადაწყვეტილების აღწერით, ხშირად მოცემულია კენჭისყრის პროცედურის შედეგები, თუ იგი გაიმართა სხდომაზე. შედეგები ფიქსირდება ხმების „მომხრე“, „წინააღმდეგი“ და თავშეკავების უბრალოდ შეჯამებით.

მოკლე და სრული ჯიშები

სხვადასხვა შეხვედრები შეიძლება ჩატარდეს იმავე ორგანიზაციაში. კონკრეტული შეხვედრის მნიშვნელობა დამოკიდებულია მასზე განხილულ საკითხებზე. და ისინი ასევე განსაზღვრავენ ამა თუ იმ ნიმუშის არჩევანს, რომლის მიხედვითაც შედგენილი იქნება ოქმი. ზოგადად, შეიძლება განვასხვავოთ დოკუმენტების ორი ტიპი:

ამონაწერი პროტოკოლიდან

თუ საჭიროა პროტოკოლიდან გარკვეული ინფორმაციის მიღება, დგება ამონაწერი. ეს დოკუმენტი არის პროტოკოლის ნაწილის ზუსტი ასლი. ამონაწერში მითითებული უნდა იყოს ძირითადი დოკუმენტის მომზადების თარიღი, მისი ნომერი და კომპანიის დასახელება. ასლის სიზუსტე დასტურდება კრების მდივნის ან/და თავმჯდომარის პირადი ხელმოწერით.

მენეჯმენტის მახასიათებლები

წლის ბოლოს ანგარიშგების შეხვედრების შემთხვევაში, ჩვეულებრივ, არჩეულია გაფართოებული დოკუმენტის ფორმები. თუ ვსაუბრობთ ცალკეული სტრუქტურული ერთეულის შეხვედრაზე, მენეჯერები, როგორც წესი, ირჩევენ უმარტივეს შაბლონს.

ფაქტების ჩაწერისა და პროტოკოლების შენახვის მახასიათებლები შემდეგია:

  1. შეხვედრის ოქმის ნიმუში მტკიცდება კომპანიის მენეჯმენტის ან ორგანიზაციის კონკრეტული სტრუქტურული ერთეულის მიერ.
  2. ჩატარდა დაუყოვნებლივ შეხვედრის დროს. დაინიშნა სპეციალური ოფიცერი, პასუხისმგებელია დოკუმენტის მომზადებაზე. უმეტეს შემთხვევაში, ეს არის მდივანი, რომელიც ასევე ასრულებს კრების მდივანს.
  3. უზუსტობებისა და მომხსენებელთა ფრაზების არასწორი ინტერპრეტაციის თავიდან აცილების მიზნით, ხშირად ხდება შეხვედრის დროს მომხდარი ყველა მოვლენის დამატებითი ჩაწერა. გამოიყენება აუდიო და ვიდეო ჩამწერი ხელსაწყოები. შემდგომში, საჭიროების შემთხვევაში, გამოსვლების ჩანაწერები მოცემულია პროტოკოლის დანართში - ზუსტი ციტატები იმის შესახებ, თუ რას ამბობდნენ თანამშრომლები და სხვა მოწვეული პირები.
  4. ორიგინალური ასლების რაოდენობა შედგენილია სიტუაციიდან გამომდინარე. როგორც წესი, საკმარისია ერთი ორიგინალი. თუმცა, თუ შეხვედრა იმართება პარტნიორის (სხვა კომპანიის წარმომადგენლების) მონაწილეობით, საჭირო ხდება 2 ორიგინალის მომზადება. როგორც წესი, ასეთი შეხვედრები იმართება საქმიანი მოლაპარაკებების სხვადასხვა ეტაპზე.
  5. რაც შეეხება დოკუმენტების ასლებს, შეგიძლიათ გააკეთოთ მათი ნებისმიერი რაოდენობა. ეს საჭიროება ჩნდება შეხვედრების გამართვისას, რომელთა გადაწყვეტილებები სავალდებულოა ორგანიზაციის ყველა დეპარტამენტისთვის. შემდეგ ასლები იგზავნება ყველა სტრუქტურულ ერთეულში. როგორც წესი, ისინი დამოწმებულია ორიგინალური ბეჭდით და მენეჯერის ხელმოწერით.

შესაძლო უზუსტობების თავიდან აცილების მიზნით, გამოიყენება აუდიო და ვიდეო ჩამწერი ხელსაწყოები, რათა შემდგომში ზუსტი რეპროდუცირება მოხდეს თითოეული თანამშრომლის ან მოწვეული პირის სიტყვით.

ჩამოტვირთეთ ნიმუშის ფორმები:

ყველა ორგანიზაციაში პერიოდულად არის საჭირო შეხვედრების ორგანიზება და გამართვა კომპანიის მუშაობის შესახებ. წაიკითხეთ რა ტიპის შეხვედრები არსებობს, ასევე როგორ სწორად მივუდგეთ მათ ორგანიზაციას, ამ სტატიაში.

ამ სტატიაში ჩვენ განვიხილავთ:

  • რა ტიპის შეხვედრები არსებობს;
  • როგორ სწორად მოაწყოთ საქმიანი შეხვედრა;
  • მენეჯმენტის შეხვედრების პროცედურა, გეგმა და ორგანიზება;
  • საკონფერენციო ზარის ორგანიზება;
  • ოპერატიული შეხვედრების ორგანიზება.

შეხვედრების სახეები ორგანიზაციაში

არსებობს განსხვავებული სახეობებიშეხვედრები, რომლებიც განსხვავდება არა მხოლოდ თემით, არამედ მათი ორგანიზებით, ასევე მათში მონაწილე ადამიანების შემადგენლობით. შეიძლება ითქვას, რომ შეხვედრა არის შეხვედრა, რომელიც ეძღვნება საკითხის განხილვას. ორგანიზაციებში, როგორც წესი, შეხვედრების ყველაზე გავრცელებული სახეებია საქმიანი, საკონფერენციო ზარები, ოპერატიული და აღმასრულებელი შეხვედრები. თითოეულ მათგანს აქვს საკუთარი ორგანიზაციული მახასიათებლები, რომლებსაც უფრო დეტალურად განვიხილავთ.

ასევე, შეხვედრები შეიძლება განსხვავდებოდეს არა მხოლოდ მათი ტიპებით, არამედ მათი ჩატარების სიხშირითაც. ამრიგად, განასხვავებენ დაგეგმილ და დაუგეგმავ შეხვედრებს. გარდა ამისა, შეხვედრები შეიძლება დაიყოს შემდეგი კრიტერიუმების მიხედვით:

  • დიქტატორული - ავტორიტარული ტიპის მენეჯმენტისთვის დამახასიათებელი, როდესაც მხოლოდ ლიდერი უძღვება შეხვედრას და აქვს ფაქტობრივი ხმის უფლება, დანარჩენ მონაწილეებს ეძლევათ მხოლოდ კითხვების დასმის შესაძლებლობა, მაგრამ არა საკუთარი აზრის გამოხატვა;
  • ავტოკრატიული - ლიდერის შეკითხვებზე დაყრდნობით მონაწილეებს და მათ პასუხებს, როგორც წესი, არ მიმდინარეობს დისკუსია, შესაძლებელია მხოლოდ დიალოგი;
  • სეგრეგირებული - მოხსენებას განიხილავენ მხოლოდ ლიდერის მიერ შერჩეული მონაწილეები, დანარჩენები უსმენენ და იღებენ ყურადღებას წარმოდგენილ ინფორმაციას;
  • დისკუსია - აზრთა თავისუფალი გაცვლა და განვითარება ზოგადი გადაწყვეტა; საბოლოო ფორმულირებაში გადაწყვეტილების მიღების უფლება რჩება მენეჯერს;
  • თავისუფალი - არ იღებს მკაფიო დღის წესრიგს, ხან არ არის თავმჯდომარე, ხან გადაწყვეტილებით მთავრდება, მაგრამ ძირითადად აზრთა გაცვლაზე მოდის.

საქმიანი შეხვედრის ორგანიზება

საქმიანი შეხვედრის ორგანიზება მენეჯმენტის საქმიანობის ერთ-ერთი ყველაზე მნიშვნელოვანი ფორმაა. ასეთი შეხვედრის დროს ხდება ინფორმაციის გაცვლა თანამშრომლებსა და ორგანიზაციის ხელმძღვანელს შორის და მიიღება მენეჯმენტის მნიშვნელოვანი გადაწყვეტილებები. როგორც წესი, საქმიანი შეხვედრები ყოველთვის არ იძლევა სასურველ ეფექტს იმის გამო, რომ მენეჯერებს არ აქვთ მკაფიო წარმოდგენა მათი ორგანიზაციისა და ქცევის შესახებ.

ასეთი შეხვედრების ორგანიზებისას მთავარი შეცდომები შეიძლება იყოს მათი ჩატარების ზედმეტი რეგულარულობა. დიდი რიცხვიმონაწილეებს, ასევე ხანგრძლივ ხანგრძლივობას, რაც ასევე ამცირებს საერთო ეფექტურობას. როგორც წესი, ასეთი შეცდომები იწვევს ღონისძიების თვალსაჩინო შედეგების ნაკლებობას, რაც აიძულებს მენეჯერს მოაწყოს ახალი შეხვედრა, რომელსაც ასევე არ ექნება სასურველი ეფექტი. ამ პრობლემების თავიდან ასაცილებლად, ჩვენ გირჩევთ შეადგინოთ მკაფიო გეგმა, რომლის მიხედვითაც ორგანიზაციაში მოწვეული იქნება შეხვედრები.

საქმიანი შეხვედრის ორგანიზების პროცესი სამ კომპონენტამდე უნდა შემცირდეს:

  • ინფორმაციის შეგროვება და დამუშავება;
  • ორგანიზაციის ყველა სტრუქტურული განყოფილების საქმიანობის კოორდინაცია;
  • გადაწყვეტილების მიღება.

შეხვედრისთვის პრიორიტეტული მომზადება უნდა ეფუძნებოდეს მისი ორგანიზების შესაძლებლობებს. მარტივად რომ ვთქვათ, ლიდერმა ნათლად უნდა გაიგოს, რა საკითხებზე გაიმართება კოლექტიური შეხვედრა და რა შედეგის მიღწევა სურს. ჩვენ გირჩევთ მიმართოთ მსგავს ზომებს მხოლოდ მაშინ, როდესაც რეალურად არის საჭირო პრობლემური საკითხის განხილვა სხვადასხვა სტრუქტურული განყოფილების თანამშრომლებთან, წინააღმდეგ შემთხვევაში გირჩევთ განიხილოთ ალტერნატიული ფორმები (საკითხის მოგვარების შესაძლებლობა ტელეფონით, საკონფერენციო ზარით და ა.შ.).

კრების მოწყობის აუცილებლობის შესახებ გადაწყვეტილების მიღების შემდეგ აუცილებელია დამსწრეთა შემადგენლობის დადგენა და მთავარი თემა. ზოგიერთ შემთხვევაში, შეგიძლიათ მიმართოთ შექმნას სამუშაო ჯგუფიამ სამუშაოზე პასუხისმგებელი თანამშრომლები. ასევე გირჩევთ წინასწარ დაფიქრდეთ, რა შედეგს ელით ამ მოვლენისგან. ეს იქნება ღონისძიების მიზანი. მისი განმარტების გარეშე პრაქტიკულად შეუძლებელია რაიმე თვალსაჩინო შედეგის მიღწევა.

მენეჯმენტის შეხვედრების ორგანიზება

მენეჯმენტის შეხვედრების ორგანიზება მოიცავს ეტაპებს, რომელთა შედეგები ასე თუ ისე დიდი ხნის განმავლობაში გამოვლინდება ორგანიზაციაში. გავეცნოთ ძირითად ეტაპებს და დეტალურად შევისწავლოთ შეხვედრების მოწყობის პროცედურა, რათა თავიდან ავიცილოთ შეცდომები მათ მომზადებაში.

უპირველეს ყოვლისა, შეხვედრების ორგანიზების წესები მოითხოვს ღონისძიების დიდი ნაწილის მიზნების განსაზღვრას. მათი არყოფნის შემთხვევაში, შეხვედრის მსვლელობა იწყება სასურველისგან გადახვევას და ლიდერის მიერ ზეპირად წარმოთქმული ფორმულირება არ არის საკმარისი იმისათვის, რომ შეხვედრის გზაზე შევინარჩუნოთ.

მიზნების არჩევისას საჭიროა შეხვედრების ადგილის არჩევა მენეჯმენტის სქემაში, რაც თავის მხრივ გადაჯაჭვულია დაგეგმვისა და კონტროლის სისტემასთან.

აუცილებელია ამ ღონისძიებების ორგანიზების სიხშირის დადგენა. უმჯობესია წინასწარ შეადგინოთ ერთი წლის (თვე, კვარტალი) წინასწარი განრიგი, რათა თანამშრომლებს ჰქონდეთ შესაძლებლობა წინასწარ მოემზადონ.

შემდეგ მოდის მონაწილეთა არჩევის საკითხი. შეცდომით არ უნდა ჩათვალოთ, რომ რაც უფრო მეტი თანამშრომელი მოვა შეხვედრაზე, მით უფრო ეფექტური იქნება ის. უმჯობესია შემოიფარგლოთ ყველაზე საჭირო თანამშრომლებით, წინააღმდეგ შემთხვევაში მოვლენა ნამდვილ ფარსად გადაქცევას ემუქრება.

როგორც ჩანს, ერთ-ერთი ყველაზე მარტივი საკითხია დოკუმენტების ისეთი ფორმატების შერჩევის აუცილებლობა, როგორიცაა დღის წესრიგი და შეხვედრის ოქმები. თუმცა, უფროსისა და მდივნის შემოქმედებითი ტანჯვა ხშირად ჩნდება და დიდხანს გრძელდება ამ დოკუმენტებში ხაზებისა და სვეტების დამატების (წაშლა, სახელის შეცვლა), რაც ზოგჯერ შეხვედრის მონაწილეთა თვალწინ კეთდება. ამიტომ, აქაც წინასწარ უნდა მოემზადოთ. ჩვენ გირჩევთ, რომ წინასწარ შექმნათ და დაამტკიცოთ ანგარიშგების და დაგეგმვის დოკუმენტის ერთი ფორმა, რომელიც შეიცავს ინფორმაციას დღის წესრიგისა და პროტოკოლის შესახებ.

საკონფერენციო ზარის ორგანიზება

კონფერენციის მოწოდება ამ მომენტშისაკმაოდ ფართოდ გავრცელდა მათი ხელმისაწვდომობისა და მარტივი ორგანიზების გამო. ამრიგად, მათი ჩასატარებლად საჭიროა მხოლოდ კომუნიკაცია შეხვედრის ყველა მონაწილეს შორის და თავისუფალი დრო. ცალმხრივი კომუნიკაცია დაშვებულია თანამშრომლების უმეტესობისთვის, როდესაც შეხვედრა მიზნად ისახავს მენეჯმენტისგან დავალებების მიღებას.

საკონფერენციო ზარის ორგანიზება შესაძლებელია არა მხოლოდ სელექტორის გამოყენებით, არამედ სატელეფონო კომუნიკაციის ან სპეციალური კომპიუტერული პროგრამების საშუალებით. ამ ტიპის შეხვედრების ორგანიზებისას აუცილებელია ყურადღება მიაქციოთ მისი ჩატარების ვადებს. ვინაიდან მსგავსი ღონისძიებები საგრძნობლად არღვევს სამუშაო რიტმს, გირჩევთ ჩატარდეს სამუშაო დღის მეორე ნახევარში. ასევე აუცილებელია სწორი დროის არჩევა, რათა არ გადაიტანოს რომელიმე მონაწილე უშუალო სამუშაოდან. შესანიშნავი ვარიანტი იქნება მკაფიოდ განსაზღვროთ ასეთი შეხვედრების თარიღი და დრო (მაგალითად, თვის ბოლო ხუთშაბათი).

გასათვალისწინებელია, რომ საკონფერენციო ზარებს არ შეიძლება ჰქონდეს ხანგრძლივი ხანგრძლივობა, ამიტომ ისინი მიზანშეწონილია, როდესაც საჭიროა ყველა მონაწილის დროულად ინფორმირება მათთვის ხელმისაწვდომი ამოცანებისა და მათი გადაჭრის ვადების შესახებ.

ოპერატიული შეხვედრების ორგანიზება

შეხვედრა ჩვეულებრივ იმართება კვირის გარკვეულ დღეს ან ყოველ დღე სამუშაო დღის დასაწყისში, მენეჯერის ოფისში. მდივნის მოვალეობები მოიცავს:

  • მონაწილეთა შეტყობინება;
  • შეხვედრის მონაწილეთა დროული დასწრების მონიტორინგი;
  • გამოუცხადებელი თანამშრომლების არყოფნის მიზეზების გარკვევა და მენეჯერთან მოხსენება;
  • თანამშრომლების გამოძახება მენეჯერის მოთხოვნით.

შეხვედრის დროს მდივანი იღებს ყველა სატელეფონო ზარს და ვიზიტორს. მნიშვნელოვანია ნორმალური პროგრესისთვის გარემოს შექმნა, შეფერხებების თავიდან აცილება.

უნდა გვახსოვდეს, რომ ამ აქტივობების უმეტესობა უნდა გადაიწეროს ან სხვაგვარად ჩაიწეროს. საუკეთესო ვარიანტია ხე-ტყე.

თუ მდივანი არ არის ერთ-ერთი მონაწილე, ის უნდა იმყოფებოდეს მისაღებში და ასრულებს თავის ჩვეულ მოვალეობას. დასაშვებია მდივნის დასწრება მხოლოდ დასაწყისში, დასასრულსა და შესვენებაზე მონაწილეთა დახმარების გაწევის მიზნით.

თუ მდივანი ღონისძიების ერთ-ერთი მონაწილეა, მაშინ მისი პასუხისმგებლობა მოიცავს მასალების გავრცელებას, მენეჯერის ინფორმირებას, ვინც აგვიანებს, შესვენების შესახებ და მათზე, ვისაც ლაპარაკი სურს. ღონისძიების დასასრულს მდივანმა უნდა გაასუფთავოს ოთახი და მოამზადოს მოხსენებები (საჭიროების შემთხვევაში). ამ ეტაპზე ოპერატიული შეხვედრის ორგანიზება და მისი ჩატარება დასრულებულად შეიძლება ჩაითვალოს.

Მიმაგრებული ფაილები

  • მუშაკთა საერთო კრების ოქმი შრომითი კოლექტივის წარმომადგენელთა არჩევის შესახებ (ფორმა).დოკ
  • საკვალიფიკაციო კომისიის სხდომის ოქმი (ფორმა).დოკ
  • Სამსახურის აღწერამდივან-რეფერენტი (ფორმა).დოკ

ხელმისაწვდომია მხოლოდ აბონენტებისთვის

  • მუშაკთა საერთო კრების ოქმი შრომითი კოლექტივის წარმომადგენელთა არჩევის შესახებ (ნიმუში).დოკ
  • საკვალიფიკაციო კომისიის სხდომის ოქმი (ნიმუში).დოკ
  • მდივნის თანაშემწის სამუშაოს აღწერა (ნიმუში).დოკ

ბიზნეს შეხვედრის გეგმა შედგენილია უფრო ეფექტური საქმიანი შეხვედრისთვის, რომელიც წარმოადგენს საქმიანი კომუნიკაციის ორგანიზების ფორმას გარკვეული რაოდენობის მონაწილეებისთვის ინფორმაციის გაცვლის გზით კოლექტიური მენეჯმენტის გადაწყვეტილებების შემდგომი მიღებისთვის.

საქმიანი შეხვედრების მიზანია კომუნიკაციის გზით პერსონალის საქმიანობის შეცვლა შესაბამისი მიმართულებით. საქმიანი შეხვედრის გეგმა გულისხმობს კონკრეტული ამოცანების დასახვას და დაზუსტებულ შედეგებს, ხოლო საქმიანი შეხვედრის გეგმის მომზადება დამოკიდებულია მათ ტიპზე, მიზნებსა და საკითხთა სისტემაზე.

საქმიანი შეხვედრისთვის გეგმის დატოვება

საქმიანი შეხვედრის გეგმა იწყება დღის წესრიგის ფორმირებით, რომელიც შემუშავებულია შეხვედრის თემისა და მიზნების შესაბამისად. დღის წესრიგში შეიძლება მიეთითოს მთავარი მომხსენებელი, მისი თანამოსაუბრეები, შეხვედრის დრო და შეხვედრების ადგილი.

შემდგომში ირკვევა მონაწილეთა ძირითადი შემადგენლობა და იგზავნება გარკვეული ფორმის მოსაწვევები. საქმიანი შეხვედრების მომზადების პროცესში მუშავდება რეგულაციები, რომლებიც ითვალისწინებს პროცედურებისა და ელემენტების სისტემას, განსაზღვრავს მათ ვადებს. საქმიანი შეხვედრის გეგმა, უპირველეს ყოვლისა, მოითხოვს ისეთი საკითხების ფორმულირებას, რომლებიც აქტუალურია მოწვეულთა უმრავლესობისთვის (მენეჯერები, სპეციალისტები, თანამშრომლები, მუშები). ბიზნეს შეხვედრის გეგმაში შეტანილი საკითხები რანჟირებულია სირთულის ხარისხის მიხედვით უფრო მოცულობითი და რთული პრობლემებიდან უფრო მარტივ საკითხებამდე.

შეხვედრის დაგეგმვა

შეხვედრის დაგეგმვის პროცესში დგება საქმიანი შეხვედრის გეგმა, რომელშიც დგება დღის წესრიგი, რომელშიც შედის შეხვედრისთვის განსახილველი საკითხები, კონკრეტული საკითხის მომხსენებლის სახელი, ინიციალები და პოზიცია. .

მონაწილეთა შერჩევა არის მეორე ეტაპი შეხვედრის დაგეგმვის პროცესში. მონაწილეთა შემადგენლობა განისაზღვრება განსახილველი საკითხებით უშუალოდ დაინტერესებული ადამიანების რაოდენობის მიხედვით ან რომლებსაც აქვთ ცოდნა განსახილველ თემაზე.

არსებობს რამდენიმე წესი, რომელიც ხელს უწყობს საქმიანი შეხვედრის ეფექტურ მომზადებას და ჩატარებას:

  1. თემის სავალდებულო ფორმულირება და პროცესში მისაღწევი შედეგების განსაზღვრა,
  2. მომხსენებლის მკაფიო პოზიცია, წინასწარ გააზრებული არგუმენტებისა და რეკომენდაციების წარდგენა შედეგების მისაღებად, რათა დაარწმუნონ თანამშრომლები მიღებული გადაწყვეტილებების სისწორეში,
  3. ყურადღებით გააზრებული დღის წესრიგი, რომელიც მოიცავს განსახილველი საკითხების ჩამონათვალს,
  4. შეხვედრაზე განსახილველი საკითხების გარკვეული რიგი, რომელიც უნდა იყოს მოწყობილი არა მნიშვნელობით, არამედ ფსიქოლოგიური პრინციპით.

მოთხოვნების დაკმაყოფილება

მოდით შევხედოთ კიდევ რამდენიმე შეხვედრის მოთხოვნას, რომელიც შედის ბიზნეს შეხვედრის გეგმაში. თემა, რომელიც ხსნის დისკუსიას, უნდა იყოს უფრო ადვილად გადასაჭრელი, რათა მისი წარმატებული გადაწყვეტის შემდეგ მნიშვნელოვნად გაიზარდოს თანამშრომლების მოტივაცია უფრო რთული საკითხების გადასაჭრელად.

საკითხები, რომლებიც მოითხოვს ცხარე დისკუსიას, კარგად უნდა იყოს გააზრებული და სწორად განლაგებული საქმიანი შეხვედრის გეგმაში. ასევე მნიშვნელოვანია სასურველი საბოლოო შედეგის განსაზღვრა, რომლითაც დასრულდება შეხვედრა.

რთული გასაგები თემების განხილვისას აუცილებელია ვიზუალური მასალის გამოყენება ბიზნეს შეხვედრის გეგმაში, რადგან წამოჭრილი თემების გაგება შეიძლება გაუმჯობესდეს არა მხოლოდ სმენის, არამედ მხედველობის გამოყენებით. დღის წესრიგთან დაკავშირებული ფაქტები წინასწარ უნდა იყოს მოწოდებული, ყველა Საჭირო საბუთებიმოემზადეთ შეხვედრის წინ.

შეხვედრის მომზადება

საქმიანი შეხვედრის გეგმა არის კრიტიკული ინსტრუმენტი ეფექტური შეხვედრის მოსამზადებლად და თქვენ უნდა გაითვალისწინოთ, თუ როგორ უნდა დაუკავშირდეთ მონაწილეებს შეხვედრის შესახებ.

შეხვედრის მონაწილეებს ეგზავნება მოსაწვევები, რომლებშიც უნდა იყოს მითითებული თემა და ამოცანები. მონაწილეებმა, რომლებიც ვერ ახერხებენ დასწრებას, შემდგომში უნდა მიიღონ ინფორმაცია დისკუსიის მიმდინარეობის შესახებ, მათ შორის შეხვედრის შედეგების ჩანაწერი.

შეხვედრის დაგეგმვისას მნიშვნელოვანია შეხვედრის ადგილის გათვალისწინება, რადგან დისკუსიის დროს არაფერი არ უნდა გადაიტანოს მონაწილეთა ყურადღება. ასევე აუცილებელია კომფორტული გარემო და საქმიანი ატმოსფერო, რათა თანამშრომლები კარგ ხასიათზე იყვნენ ეფექტური დისკუსიისთვის.

პრობლემის გადაჭრის მაგალითები

მაგალითი 1

სისტემების ბიზნეს ექსპერტი

„შეხვედრის ეფექტურობა უკუპროპორციულია მონაწილეთა რაოდენობისა და დახარჯული დროისა“.

ოლდი და კან ლოუ

ვის:მფლობელები, ტოპ მენეჯერები, საშუალო მენეჯერები


სტატიის გამოყენების სცენარები: ვინ არის სასარგებლო და რატომ

მფლობელები- შემოთავაზებული რეგულაციების გამოყენებით კომპანიაში შეხვედრების გამართვის ერთიანი სტანდარტის დანერგვა; გამჭვირვალობის უზრუნველყოფა იმ მენეჯერების საქმიანობაში, რომლებიც რეგულარულად მართავენ შეხვედრებს; ეფექტური და ეფექტური გამგეობის შეხვედრების ორგანიზება.

ტოპ მენეჯერები და საშუალო მენეჯერები- ეფექტურად გადაჭრით კომპლექსურ პრობლემებსა და ამოცანებს შეხვედრების გზით, გამოიყენეთ ერთიანი სტანდარტი ყველა მონაწილეს შორის ურთიერთგაგებისთვის.

სპეციალისტებისთვის- დაეხმარეთ თქვენს მენეჯერს შეხვედრების უფრო ეფექტურად და ეფექტურად ჩატარებაში.

ეს საშინელი სიტყვა "შეხვედრა"

შეხვედრების ერთი შეხედვით უწყინარი თემა რამდენიმე ადამიანს ტოვებს გულგრილს. მას შემდეგ რაც შეეხებით, ძლიერი რეაქცია გარანტირებულია! როგორც ჩემი პრაქტიკა გვიჩვენებს, კომპანიებში შეხვედრების სიტუაცია ერთ-ერთ უკიდურესობამდე მიდის:

  • მენეჯერი თვლის, რომ შეხვედრები დროის ფუჭად კარგვაა, რადგან დაზოგულ დროში ბევრი სამუშაო შეიძლება გაკეთდეს. ამიტომ, კომპანიის შეხვედრები არ იმართება, თუნდაც აბსოლუტურად აუცილებლობის შემთხვევაში. შედეგად, შემსრულებლები აწყდებიან დამახინჯებულ ინფორმაციას და სტრატეგიული ხასიათის მრავალი პრობლემა, განყოფილებების შეერთებაზე, ან რომლებიც არ განეკუთვნება ვინმეს პასუხისმგებლობის არეალში, უბრალოდ არ წყდება.
  • საპირისპირო სიტუაციაა, როცა მენეჯერი ყოველ უმნიშვნელო საკითხზე იწვევს შეხვედრებს, მონაწილეთა შემადგენლობა ყოველთვის მაქსიმალური და ზედმეტია, ყოველი შეხვედრა გადადის ყველაფრის და ყველას განხილვაში და გრძელდება 3-4 საათი. ამ შემთხვევაში, კეთილსინდისიერი თანამშრომლები, რომლებსაც უბრალოდ დრო არ აქვთ პროფესიული დავალებების შესასრულებლად, „განგაშის ზარს სცემენ“ - მათ ყოველდღიურად აქვთ ათი შეხვედრა. მენეჯერი ბედნიერია: როგორც ჩანს, ყველაფერი კონტროლის ქვეშაა.

შედეგი პარადოქსულია. ხშირად შეხვედრები, როგორც მენეჯმენტის ინსტრუმენტი, საერთოდ არ გამოიყენება ან ნულოვანი შედეგით გამოიყენება როგორც მენეჯერების, ისე კეთილსინდისიერი ქვეშევრდომების მიერ.

ზოგს ჰგონია, რომ შეხვედრა არის მაშინ, როცა ბევრი მონაწილეა, თემა მაინც გლობალური მასშტაბითაა და რამდენიმე საათი გრძელდება.

ამ სტატიაში მე უფრო ფართო გაგებით ვუყურებ შეხვედრას. შეხვედრის ვარიანტია ეგრეთ წოდებული ოპერატიული შეხვედრა ან შეხვედრა, რომელშიც მონაწილეობის მიღება შეუძლია 2 ადამიანს და გრძელდება 15 წუთი. ასევე არის შეხვედრა შიდა პროექტების მიმდინარეობის სტატუსზე.

შეხვედრა შეიძლება იყოს სიტუაციური (მიზანი: წარმოშობილი პრობლემის, შესაძლებლობის, იდეის, სტრატეგიის განხილვა) ან წინასწარ დაგეგმილი მონაწილეთა კონკრეტული შემადგენლობით. Დირექტორთა საბჭო- ეს არის ჩვეულებრივი შეხვედრის ვარიანტი, ძირითადად სტანდარტული დღის წესრიგით და მონაწილეთა შემადგენლობით.

ლეო ტოლსტოიმ მოგვცა შესანიშნავი ფრაზა: "ყველა ბედნიერი ოჯახი ერთნაირია; ყველა უბედური ოჯახი უბედურია თავისებურად.". საპირისპირო ეხება შეხვედრებს: "ყველა არაეფექტური შეხვედრა ერთნაირია.": მონაწილეებს სძინავთ მომხსენებლის მონოლოგზე, საკითხები არ წყდება და შედეგად არაფერი კეთდება.

თქვენს ყურადღებას ვაქცევ შეხვედრის ტიპურ პრობლემებს. დარწმუნებული ვარ, მათ ნახავთ საბჭოს სხდომებზე, დილის ბრიფინგებზე და კონკრეტული პრობლემის გადასაჭრელად ორგანიზებულ კონფერენციებზე.

  1. შეხვედრის მონაწილეები დაკავებულნი არიან მცირე საკითხების გადაწყვეტით, სტრატეგიულ საკითხებს დრო არ უტოვებენ (ორგანიზაციის დაბალი დონე).
  2. ისინი დადიან წრეებში - განიხილავენ ერთსა და იმავე პრობლემებს/დავალებებს, მაგრამ შეხვედრის შედეგების მიხედვით არაფერი კეთდება („სალაპარაკო და გაყრილი“ სიტუაცია).
  3. არავინ იცის რა უნდა აითვისოს - ისინი ქმნიან ახალ დავალებებს შეხვედრაზე, როდესაც ძველი ჯერ არ არის დასრულებული (ამ მიდგომით არც ერთი და არც მეორე არ დასრულდება).
  4. შეხვედრის მონაწილეები პასუხისმგებლობას ანაწილებენ ერთმანეთზე და ფიქრობენ არა ამ საკითხის სარგებელს, არამედ იმაზე, თუ როგორ გადაიტანონ მენეჯერის ყურადღება თავიანთი განყოფილებიდან და „დატბორონ“ კოლეგები დაკავშირებული განყოფილებებიდან.
  5. შეხვედრა იმართება „მენეჯერის მონოლოგის“ ფორმატში: როგორია იდეებისა და წინადადებების განხილვა, ამ შემთხვევაში, დარჩენილი მონაწილეები ზედმეტი ხდებიან.
  6. შეხვედრის მონაწილეთა გადაჭარბებული რაოდენობაა მოწვეული, რის გამოც შეხვედრა ჯიხურად ან მძინარე სამეფოდ იქცევა.
  7. გამჭვირვალობის ნაკლებობა: რას განიხილავენ საშუალო მენეჯერები თავიანთ ქვეშევრდომებთან და რამდენად პროდუქტიულია ეს - მხოლოდ ღმერთმა იცის! როგორც ჩანს, ყველა ზემოთ ჩამოთვლილი პრობლემაა ამ შეხვედრებზე :-)

შედეგი: შეხვედრების უკიდურესად დაბალი ეფექტურობა, რომელიც მენეჯმენტის ინსტრუმენტიდან გადაიქცევა ტვირთად და დემოტივატორად კეთილსინდისიერი თანამშრომლებისთვის.

სამუშაო შეხვედრებისა და დირექტორთა საბჭოს მომზადებისა და ჩატარების ნაბიჯ-ნაბიჯ ალგორითმი

როგორ ვაქციოთ შეხვედრები და დირექტორთა საბჭო ეფექტური მართვის ინსტრუმენტად რთული პრობლემებისა და ამოცანების გადასაჭრელად? მე გთავაზობთ ნაბიჯ-ნაბიჯ ალგორითმის გამოყენებას, რომელიც შემუშავებულია როგორც შეხვედრების დროს ჩემი შეცდომების, ასევე ჩემი კლიენტების გამოცდილების გათვალისწინებით, რომლებსაც ვურჩევ რეგულარულ მენეჯმენტზე. მე ვურჩევ მის შეცვლას/გაუმჯობესებას ჩემის საფუძველზე პირადი გამოცდილებადა თქვენი ბიზნესის სპეციფიკა და ნუ დაეყრდნობით მას კორპორატიულ რეგულაციებსა და სტანდარტებს.

რა თქმა უნდა, მე ვერ გადმოვცემდი ალგორითმში კონკრეტული ტიპის შეხვედრების ყველა სპეციფიკას: ოპერატიული, კონკრეტული პრობლემების გადასაჭრელად შეკრებილი დირექტორთა საბჭო, საპროექტო ჯგუფების შეხვედრები, კომიტეტები და ა.შ. თითოეული მათგანისთვის შეგიძლიათ დაწეროთ ცალკე რეგულაცია და ალგორითმი: როგორია მისი ტიპიური დღის წესრიგი, რა მასალების მომზადებაა საჭირო, რა ფორმატში უნდა იყოს პრეზენტაცია, რა მოთხოვნები აქვს მოხსენებების შინაარსსა და სტრუქტურას.

მე ვასწავლი პრინციპს „მარტივიდან რთულამდე“, ამიტომ ალგორითმში კონცენტრირება მოვახდინე ზოგად, მარტივ პუნქტებზე, რომლებიც ეხება ყველა შეხვედრებს, მათ შორის დირექტორთა საბჭოს. მათი დაუფლების შემდეგ სპეციფიკის დამატება ტექნიკის საკითხი იქნება.

1. დაადგინეთ, ვინ და რა მთავარ როლს შეასრულებს შეხვედრის მომზადებასა და წარმართვაში

ერთ ადამიანს შეუძლია შეასრულოს ერთი ან რამდენიმე როლი ერთ ადამიანში. ჩამოვთვალოთ ისინი:

დამკვეთი- ყველაზე მეტად დაინტერესებული პირი შეხვედრის მიზნების მიღწევით. მაგალითად, აღმასრულებელმა დირექტორმა გადაწყვიტა შეხვედრის მოწვევა, რათა მოძებნოთ გზები წარმოებაში დეფექტების რაოდენობის შესამცირებლად. IN ამ შემთხვევაშიის იქნება მომხმარებელი.

პასუხისმგებელია შეხვედრის ორგანიზებასა და ჩატარებაზე- ის, ვინც ორგანიზებას უწევს შეხვედრის დღის წესრიგის მომზადებას და ჩაწერას, ყველა მონაწილის შეკრებას მოცემულ დროსა და ადგილზე, ღონისძიების დაწყებამდე მონაწილეთა მასალების გაცნობას და შედეგებზე დაყრდნობით ამოცანების დადგენას.

მოდერატორი- ორგანიზებას უწევს შეხვედრის პროცესს ჯგუფის მენეჯმენტის თვალსაზრისით.

მდივანი- ეხება მოსაზრებების, ფაქტების და გადაწყვეტილებების ჩაწერას. აწარმოებს შეხვედრის ოქმს.

მომხსენებლები, წამყვანები, შემფასებლები და ა.შ.- შეხვედრის მონაწილეები, რომლებმაც უნდა შესთავაზონ კონკრეტული საკითხის გადაწყვეტილებები ან მისცეს ექსპერტიზის შეფასება.

მთავარი როლი, რომლის არარსებობა გარანტირებულია მოვლენის უშედეგოობის უზრუნველსაყოფად - პასუხისმგებელია შეხვედრის ორგანიზებასა და ჩატარებაზე(შემოკლებით OOPS). გარემოებათა ტრაგიკული დამთხვევის გამო ივიწყებენ ამას და გულწრფელად რომ ვთქვათ, „ივიწყებენ“. საშუალო რუსი ლიდერი არ არის დაინტერესებული ორგანიზებით და მომზადებით - მიეცით მას აქტიური მოქმედება და "ადექი შეტევაზე!" სწორედ ამიტომ აუცილებელია ამ როლზე უფრო დეტალურად ვისაუბროთ.

ჯერ ერთი, სიტყვა „ორგანიზაცია“ ყოველთვის არ გულისხმობს საკუთარი ხელით მუშაობას. ორგანიზატორს შეუძლია ან თავად შეასრულოს დავალება ან გადასცეს დავალება სხვა თანამშრომლებს (შეგახსენებთ ძირითადი პრინციპი: დავალების დელეგირება შესაძლებელია, მის განხორციელებაზე პასუხისმგებლობა არ შეიძლება) და განხორციელების მონიტორინგი.

იმისათვის, რომ შეხვედრა უშედეგო იყოს, არავის დააკისროთ პასუხისმგებლობა მის ორგანიზებასა და წარმართვაზე.

შეგახსენებთ, რომ ერთ ადამიანს შეუძლია რამდენიმე როლის შესრულება. თუ „დამკვეთი“ ერთდროულად ასრულებს „შეხვედრის ორგანიზებასა და წარმართვაზე პასუხისმგებელის“ როლს, მთავარია ამის გაცნობიერება და... ინტრიგა... რეალურად თამაში! თუ ამას პრაქტიკაში არ აკეთებთ, მკაფიოდ დაასახელეთ სხვა პირი ("თქვენ თვითონ უნდა გამოიცნოთ" პრინციპი უკიდურესად ცუდია სისტემის მენეჯმენტში), ან არ იკითხოთ "რატომ არ შეიკრიბნენ ყველა დროზე?" - თქვენ არ შეაგროვეთ ისინი!

არ გყავთ ვინმე პასუხისმგებელი ორგანიზაციაზე? გილოცავ! ეს არის ერთ-ერთი მიზეზი, რის გამოც შეხვედრების უმეტესობა არასწორია და როცა მიზეზების გააზრებას იწყებ, აღმოჩნდება, რომ დამნაშავე არავინაა. და ყველაზე ცუდი ის არის, რომ შემდეგ ჯერზე ყველაფერი იგივე იქნება.

2. ჩამოაყალიბეთ მიზნები, შეადგინეთ შეხვედრის დღის წესრიგი (გეგმა).

სემინარის დამკვეთი განსაზღვრავს მიზნებს. მათზე დაყრდნობით ის დამოუკიდებლად ადგენს დღის წესრიგს, ან გადასცემს მას სხვა თანამშრომელს და აცნობებს თავის სახელს შეხვედრის ორგანიზებასა და ჩატარებაზე პასუხისმგებელ პირს (OOPS).

შეხვედრაზე განხილული თითოეული საკითხისთვის შეიძლება მოსალოდნელია ერთდროულად რამდენიმე მიზნის მიღწევა. ამ შემთხვევაში, ისინი უნდა იყოს ჩამოთვლილი ყველა.

მიზნების შესრულების ტიპიური ვარიანტები:

  • ჩამოაყალიბეთ მიზნები, პრობლემები, შესაძლებლობები და ა.შ. (მაგალითი: ჩვენ გვჭირდება თვეში 2 მილიონი რუბლის შემოსავალი მაღაზიებიდან).
  • ამოხსნის არსებობის დამტკიცება (პრობლემზე აზრთა გაცვლა, პრობლემის პირობების დაზუსტება; მონაცემთა ანალიზი).
  • იპოვნეთ პრობლემის/პრობლემის გადაჭრის ვარიანტები (ბრენშტორმინგი), შეადგინეთ ყველაზე პერსპექტიული ვარიანტების სია (ამ საგნის ექსპერტებმა უნდა მიიღონ მონაწილეობა).
  • აირჩიეთ პრობლემის გადაჭრის ერთ-ერთი ყველაზე პერსპექტიული ვარიანტი.
  • პრობლემის გადაჭრის სქემის (მოდელის, კონცეფციის) შემუშავება (პრობლემის ექსპერტებმა უნდა მიიღონ მონაწილეობა).
  • განიხილეთ პრობლემის კონკრეტული გადაწყვეტის დიაგრამა (ერთგვარი ავარიის ტესტი: სისუსტეების და შესაძლებლობების ძიება).
  • წარმოადგინეთ გადაწყვეტის შემუშავებული მოდელი (დიაგრამა), შეაგროვეთ უკუკავშირი, ჩართეთ ისინი, ვინც განახორციელებს ან გამოიყენებს გადაწყვეტას
  • განიხილეთ ამოცანები, სტატუსები, უმნიშვნელო საკითხები, როგორც გადაწყვეტის განხორციელების ნაწილი (ჩვეულებრივ, რეგულარულად შეხვედრის ჯგუფისთვის: დირექტორთა საბჭო, პროექტი, კომიტეტი და ა.შ.).
  • მოამზადეთ თანამშრომლები (გაატარეთ მასტერკლასი).

ფაქტობრივად, მიზნები არის დღის წესრიგის ბირთვი. ზოგჯერ თქვენ არ გჭირდებათ მათი დამატება არაფრით. მიზნის ჩამოყალიბების შემდეგ მნიშვნელოვანია გავითვალისწინოთ: შესაძლოა პრობლემის/ამოცანის გადაჭრა შეხვედრის გარეშე ან მის შესასრულებლად მხოლოდ ერთი ადამიანი დაგჭირდებათ.


Მაგალითად,კომპანიას აქვს კლიენტების მოთხოვნების დამუშავების დაბალი სიჩქარის პრობლემა. გენერალური დირექტორი - კლიენტი აფიქსირებს მიზნებს „ჩაატარე გონების შტურმი და გამოავლინე პრობლემის გადაჭრის ყველაზე პერსპექტიული ვარიანტები“ და „განიხილე ივანოვი პ.-ს მიერ შემოთავაზებული გადაწყვეტის ვარიანტი“. შემდეგი, კლიენტი ავალებს შეხვედრის დღის წესრიგის მომზადებას კლიენტის განყოფილების ხელმძღვანელს.

ორგანიზებასა და წარმართვაზე პასუხისმგებელი პირი აკონტროლებს დღის წესრიგის შინაგანაწესთან შესაბამისობას. Მაგალითად, შეამოწმეთ წესის შესრულება „არ შეიტანოთ უმნიშვნელო საკითხები, რომლებიც შეიძლება გადაწყდეს შეხვედრის ორ მონაწილეს შორის ან მენეჯერ-დაქვემდებარების დონეზე, ანუ ყველა მონაწილეს ჩართვის გარეშე“. ეს მიდგომა საშუალებას მოგცემთ კონცენტრირდეთ სტრატეგიულ საკითხებზე და მინიმუმამდე დაიყვანოთ დროის დაკარგვა.

დღის წესრიგში აუცილებლად შეიტანეთ მასალები, რომლებიც მონაწილეებმა უნდა შეისწავლონ შეხვედრის დაწყებამდე.

დღის წესრიგის მაგალითი:

1. აწმყო ახალი მოდელიკლიენტის პროექტებთან მუშაობა. უპასუხეთ კითხვებს (პასუხისმგებელია: ალექსეი სმირნოვი).

შეისწავლეთ მასალები კონფერენციამდე ყველა მონაწილის მიერ (თითოეული დოკუმენტის ბმულები თან ერთვის):

  • კონცეფციის აღწერა.
  • ახალი გეგმის ფორმატის ნიმუში 1 თვის განმავლობაში.
  • მაგალითი სტრატეგიული გეგმა 6 თვის განმავლობაში.

2. კლიენტისთვის „ივანოვი და პარტნიორები“ (პასუხისმგებელი: ალექსეი სმირნოვი) ინტერნეტიდან კლიენტების მოზიდვის სტრატეგიული გეგმის პროექტი ვერსიის შემუშავება 6 თვის განმავლობაში.

3. პრაქტიკაში გამოცადეთ ახალი სქემა საპროექტო ჯგუფის შეკრების მიზნით, რათა განიხილონ და შეადგინონ ყოველთვიური გეგმები. შეაგროვეთ უკუკავშირი შედეგებზე დაყრდნობით (პასუხისმგებელია: პიტერ ივინი).

3. განსაზღვრეთ მონაწილეები

მიზნებიდან და დღის წესრიგიდან გამომდინარე, აუცილებელია განისაზღვროს, რომელი ხალხი იქნება საჭირო დისკუსიისთვის.

თუ თანამშრომელს არ მოეთხოვება აქტიური მონაწილეობა საკითხის განხილვაში, მაგრამ დაგეგმილია მისი აქტიური მონაწილეობა განხორციელებაში, აზრი აქვს მოიწვიოთ იგი შეხვედრაზე, რათა:

  1. მიიღეთ უკუკავშირი განმახორციელებლებისგან (საშუალებას გაძლევთ თავიდან აიცილოთ ჰაერში ისეთი ციხესიმაგრეების აშენება, რომელთა განხორციელება შეუძლებელია).
  2. პრაქტიკაში პრობლემების გადაჭრისას დამახინჯების მინიმიზაციის მიზნებისა და პრინციპების განმახორციელებელებს გადაცემა.

მონაწილეთა რაოდენობის ჩამოყალიბება მხოლოდ იმათგან, რაც საჭიროა და ამავდროულად საკმარისია შეხვედრის მიზნების მისაღწევად, არის ამოცანა, რომელიც მოითხოვს გარკვეულ უნარს. რაც უფრო მეტი თანამშრომელი მოისმენს პრობლემას/დავალებას, მით უფრო ნაკლები იქნება დამახინჯება, მაგრამ უფრო მეტი იქნება დამატებითი ადამიანების ყოფნის შესაძლებლობა, დახარჯონ სამუშაო დრო და ენერგია.

პირადი გამოცდილებიდან გამომდინარე, მივიღე ერთი ლაიფ ჰაკი: გადახედე წინა შეხვედრების მონაწილეებს მსგავს თემაზე/პრობლემზე. თუ ადამიანმა არ მოიტანა მნიშვნელოვანი სარგებელი შეხვედრაზე და მისმა მონაწილეობამ არ მოახდინა დადებითი გავლენა მის შემდგომ მუშაობაზე, ის არის მომავალი შეხვედრებიდან გამორიცხვის მთავარი კანდიდატი. აქ მნიშვნელოვანია განვასხვავოთ ისინი, ვინც ბევრს ლაპარაკობს და ვინც აზრზე საუბრობს.

თითოეული მონაწილისთვის აუცილებელია დღის წესრიგისა და თანდართული მასალების შესწავლის საჭირო ხარისხის (თუ ის განსხვავებულად იგულისხმება) განსაზღვრა და კომუნიკაცია. ტიპიური შეცდომა: როდესაც მენეჯერს სჯერა, რომ "ისინი ამას თავად გაერკვევენ." მაგრამ პრაქტიკა სასტიკია: ვისაც არ სჭირდება დღის წესრიგის დეტალური შესწავლა, აუცილებლად დახარჯავს მასზე 2 საათს, ხოლო მთავარი მონაწილე, როგორც უკვე შეხვედრის დროს ირკვევა, „მხოლოდ ერთი თვალით უყურებდა“.

სწავლის ხარისხი შეიძლება იყოს:

  • დეტალური - საჭიროა ადამიანის აქტიური მონაწილეობა პრობლემის განხილვის/გადაწყვეტის ძიებისას ან შემდგომი განხორციელებისას.
  • საშუალო - სწავლა ჩაძირვის გარეშე მცირე ნაწილები, ოღონდ საკმარისად დეტალურად დისკუსიაში აქტიური მონაწილეობისთვის.
  • ზედაპირული (სწრაფი ყურება) - დაიჭირეთ ზოგადი იდეა, ძირითადი აზრები, სტრატეგია. ასეთი ადამიანი ვალდებულია რეაგირება მოახდინოს მონაწილეების მიერ უკვე დისკუსიის დროს გამოთქმულ ინფორმაციაზე.

მაგალითი ჩემი პრაქტიკიდან:

ერთ-ერთმა სავაჭრო კომპანიამ აქციის ჩასატარებლად შეხვედრა გამართა. აღმასრულებელი დირექტორი მონაწილეებს შორის იყო ბუღალტერები, იურისტები და HR სპეციალისტები. Რისთვის? მათი დამოუკიდებელი აზრის მოსმენის მიზნით.

თუმცა, ერთი თვის შემდეგ გაირკვა, რომ გენერალურ დირექტორს მაინც არ მოეწონა ბანერი და დაწინაურება. ჩვენ შევეცადეთ გაგვერკვია, ვინ იყო პასუხისმგებელი შედეგზე და ვინ შეიტანა გარკვეული ცვლილებები კონცეფციაში. აღმოჩნდა, რა თქმა უნდა, პრინციპის თანახმად, "გამარჯვებას ათასი მამა ჰყავს, მაგრამ დამარცხება ყოველთვის ობოლია" - პასუხისმგებლობის აღების მსურველი არ არსებობდა.

რა არის სწორი ასეთ შემთხვევაში? გენერალურმა დირექტორმა უნდა შექმნას საპროექტო ჯგუფი მოქმედების განსახორციელებლად და დანიშნოს მისი ლიდერი (მას უნდა ჰქონდეს საბოლოო სიტყვა და პასუხისმგებელი იყოს საბოლოო შედეგზე). პროექტის გუნდში უნდა შედიოდნენ მხოლოდ სპეციალისტები, რომლებიც თავიანთი პროფესიული კომპეტენციებიდან გამომდინარე აქტიურად უნდა ჩაერთონ კამპანიის განვითარებაში: ჯგუფის ლიდერი, მარკეტერი, დიზაინერი, სარეკლამო განყოფილების ხელმძღვანელი. სურვილის შემთხვევაში აღმასრულებელ დირექტორს შეუძლია მონაწილეობა მიიღოს პროექტის გუნდის პირველ შეხვედრაში, რათა დამახინჯების გარეშე მიაწოდოს შემსრულებლებს თავისი პრინციპები და შეხედულებები.

4. შეხვედრისთვის საბუთების ორგანიზება

გირჩევთ გამოიყენოთ ონლაინ დოკუმენტები (Google Docs, Microsoft365 და ა.შ.). Მათ აქვთ უდაო უპირატესობა: ყველა მონაწილე ხედავს დოკუმენტის ცვლილებებს რეალურ დროში, ყველას ყოველთვის აქვს შედეგების განახლებული ვერსია (ეს ასევე საშუალებას მისცემს შეხვედრის შემდგომ სამოქმედო გეგმას დაუყონებლივ ჩაიწეროს ბმულები იმ ამოცანების შესახებ, რომლებიც პასუხისმგებელნი არიან მათ განხორციელებაზე).


თუ შედეგების მიხედვით მონაწილეთაგან ხელმოწერების შეგროვება გჭირდებათ, ყოველთვის შეგიძლიათ დაბეჭდოთ ონლაინ დოკუმენტი და გადახედოთ მას ხელმოწერის საწინააღმდეგოდ.

ჭამე შეხვედრის გეგმებისა და შედეგების შესანახად ორი ვარიანტიონლაინ დოკუმენტებში (LOG დოკუმენტები):

  1. შეხვედრისთვის გამოიყენეთ ცალკე დოკუმენტი. საშუალებას გაძლევთ შეზღუდოთ წვდომა მხოლოდ წევრებზე. მინუსები: ზედმეტი მოქმედებები ფაილების შესაქმნელად, რთული დინამიკის ანალიზი.
  2. შექმენით დოკუმენტი კონკრეტული თემისთვის, ე.ი. გამოიყენეთ ერთი ფაილი რამდენჯერმე, შეავსეთ იგი ახალი შეხვედრების შესახებ ინფორმაციით. ეს ძალიან მოსახერხებელია დინამიკის გასაანალიზებლად, ერთი თვის განმავლობაში ყველა შეხვედრის სწრაფად სანახავად და ა.შ. ვარაუდობენ, რომ ძირითად და რეგულარულ მონაწილეებს აქვთ წვდომა მთელ დოკუმენტზე.

მუდმივი ჯგუფებისთვის (ასეთი ჯგუფები შეიძლება შეიქმნას ტოპ მენეჯერებისგან ბიზნესის ძირითად სფეროებში), გირჩევთ შექმნათ საერთო საკონფერენციო LOG დოკუმენტი. Მაგალითად, HR ჯგუფში შედიან: HR დეპარტამენტის უფროსი, აღმასრულებელი და გენერალური დირექტორები. დამეთანხმებით, ბოლო ათი კონფერენციის შედეგების ანალიზი ერთ LOG დოკუმენტში ბევრად უფრო ადვილია, ვიდრე 10 სხვადასხვა ფაილის გახსნა და დაწკაპუნება.

თუ მონაწილეთა შემადგენლობა მუდმივად იცვლება (მაგალითად, დაკავშირებულია ახლები), შეგიძლიათ მართოთ LOG დოკუმენტზე წვდომის უფლებები ჯგუფის დონეზე. ეს განსაკუთრებით ღირებულია, როდესაც სხვა დოკუმენტები გაზიარებულია შეხვედრების დროს. ანუ, თქვენ უნდა შექმნათ ჯგუფი ონლაინ დოკუმენტების სერვისში და დაამატოთ იქ მონაწილეები.

მიეცით წვდომა LOG დოკუმენტზე და დაკავშირებულ ფაილებზე ჯგუფს და არა მომხმარებლებს. ახლა თქვენ უბრალოდ უნდა დაამატოთ და წაშალოთ მომხმარებლები ჯგუფში. ისინი ავტომატურად მიიღებენ ან დაკარგავენ წვდომას.

რა მოხდება, თუ საარჩევნო ოლქის სხდომაზე შედიოდნენ დამატებითი ადამიანები, რომლებსაც არ სურთ წინა და შემდგომი შეხვედრების შედეგებზე წვდომა? დააკოპირეთ დღის წესრიგი და შედეგები LOG დოკუმენტიდან დავალებაზე (დაწვრილებით ამის შესახებ ქვემოთ) ან, როგორც ბოლო საშუალება, დაბეჭდეთ იგი ქაღალდზე.

5. შექმენით სამუშაოს სტრუქტურა შეხვედრისთვის

ეს წერტილი შესაფერისია მათთვის, ვინც იყენებს დავალების დაყენების ფორმალიზებულ სისტემებს (Bitrix24, Megaplan, Trello და ა.შ.). ჯერ არ აკეთებ ამას? ჩემი ონლაინ კურსი "" დაგეხმარებათ მიიღოთ ერთადერთი სწორი გადაწყვეტილება.

ასე რომ, შეხვედრის თითოეულ მონაწილეს უნდა დაეკისროს ცალკე დავალება, რომელშიც მათ უნდა მიუთითონ დღის წესრიგის ბმული (ან დაურთოს ფაილი დავალებას).

კონფერენციისთვის მომზადებისა და დღის წესრიგისა და თანდართული მასალების შესწავლისას მონაწილე ამოცანის კომენტარში აფიქსირებს მიღებულ შედეგს და მომზადებაზე დახარჯულ დროს, ასევე თავის წინადადებებს/შენიშვნებს.

მაგალითად, Bitrix24-ში თქვენ უნდა გააკეთოთ ეს:

  1. შექმენით დავალება და პირველ შემსრულებლად მიუთითეთ კონფერენციის ორგანიზებასა და ჩატარებაზე პასუხისმგებელი პირი (OOPC), ასევე თანაშემსრულებლები - ყველა სხვა მონაწილე. მათთვის ამოცანები ავტომატურად გახდება OOPS ამოცანის ქვეამოცანა. ეს მოსახერხებელი იქნება როგორც ორგანიზატორისთვის (ის შეძლებს ასეთი კავშირის მართვას), ასევე მომხმარებლისთვის (დიდი სურათის დანახვა ადვილია).
  2. მოთხოვნა დავალების სათაურისთვის (LOG დოკუმენტის სათაური იდენტური იქნება): კონფერენცია DD.MM.YY-დან: კონფერენციის მთავარი თემა და მიზანი. მაგალითი:კონფერენცია დათარიღებული 08/20/18: განიხილეთ პრობლემის გადაჭრის ვარიანტები „ნელი პასუხი მომხმარებელთა მოთხოვნებზე“, შეარჩიეთ ვინმე, ვინც პასუხისმგებელია განხორციელებაზე (ან, შესაძლოა, პრობლემის უფრო დეტალური ანალიზი, გეგმის შედგენა).

სათაურში სიტყვა „კონფერენცია“ საშუალებას მისცემს უფროს მენეჯერს ამოცანების ანგარიშში აჩვენოს ყველა კონფერენცია, რომელიც გაიმართა თვეში, 3 თვის განმავლობაში და შეაფასოს მათი ეფექტურობა.

გააკეთეთ ბმული LOG-ში საერთო დავალებასთან (შექმნილია პირველი შემსრულებლისთვის), რათა LOG-ების შესწავლისას მარტივად გაიგოთ შეხვედრის ყველა მონაწილის დავალებებზე დახარჯული დრო: მასალების მომზადებასა და შესწავლაზე, თავად შეხვედრაზე, შედეგების მიხედვით ამოცანების დადგენა.

6. მონაწილეებმა შეისწავლონ შეხვედრის დღის წესრიგი და თანდართული მასალები

შეხვედრის ეფექტურობა პირდაპირპროპორციულია მისი მონაწილეების მომზადების დონეზე. თქვენ შეგიძლიათ შექმნათ ცალკეული დავალებები შეხვედრის დღის წესრიგისა და მასალების შესასწავლად, ან შეგიძლიათ გამოიყენოთ შეხვედრისთვის შექმნილი (მნიშვნელოვანია კომენტარების გამოყენება თითოეული მათგანის შედეგების საჩვენებლად და ცალ-ცალკე დახარჯული დროის ჩასაწერად).

ყველამ, ვინც შეისწავლა შეხვედრის გეგმა და თანდართული მასალები, უნდა ჩამოაყალიბოს თავისი წინადადებები, გამოხმაურება, წინასწარი კითხვები და სხვა კომენტარები. წინადადებები იწერება ან „დავალების კომენტარების“ ფუნქციის გამოყენებით, ან შეიძლება ჩაიწეროს დღის წესრიგის სპეციალურად შექმნილ განყოფილებაში (LOG დოკუმენტი), სადაც მითითებულია, ვინ და როდის შეიტანა წვლილი. მეთოდის არჩევას თქვენს შეხედულებას ვტოვებ.


OOPS აანალიზებს მიღებულ უკუკავშირს და საჭიროების შემთხვევაში განიხილავს მას მომხმარებელთან. თუ დამატებები განიხილება მნიშვნელოვანი, ისინი ეცნობება შეხვედრის ყველა მონაწილეს. ზოგჯერ აზრი აქვს შეხვედრის ხელახლა დაგეგმვას ან საკითხებისა და მონაწილეების შემადგენლობის შეცვლას.

რატომ არის საჭირო დღის წესრიგისა და მასალების შესწავლა?

  • რათა მონაწილეები მოემზადონ შეხვედრისთვის და თქვენ ლომის წილი დრო არ დახარჯოთ შესავალ სიტყვებზე.
  • ადამიანების კონტექსტში წინასწარ ჩაძირვის ნება (მათ შორის საჭირო მონაცემებისა და ინფორმაციის მომზადების, გამოცდილების გაანალიზების ჩათვლით) მათ გაცილებით პროდუქტიულს და ეფექტურს გახდის შეხვედრაში.
  • რათა მონაწილეებმა წინასწარ იფიქრონ იდეებზე, გადაწყვეტილებებზე და ა.შ. (ადამიანის ტვინს აქვს ფონზე აზროვნების უნარი, ტყუილად არ არის ხალხური სიბრძნე"დილა უფრო ბრძენია ვიდრე საღამო").

7. გამართეთ შეხვედრა

მთავარი როლი, რომელიც განსაზღვრავს შეხვედრის წარმატებას ან წარუმატებლობას, არის მოდერატორი. მას შეუძლია ითამაშოს მომხმარებელმა, შეხვედრის ორგანიზებაზე და ჩატარებაზე პასუხისმგებელი პირი ან სხვა შერჩეული მონაწილე.

არც კლიენტი, არც მოდერატორი (განსაკუთრებით ყურადღებას ვამახვილებ იმ როლებზე, რომელთა შესრულებაც ტოპ მენეჯერებს შეუძლიათ), არც მომხსენებლებმა არ უნდა დააგვიანონ შეხვედრის დაწყებაზე. გახსოვდეთ, რომ ნებისმიერი შეფერხება უარყოფითად მოქმედებს სამუშაო დისციპლინაზე და კარგავს დროს მონაწილეებს (ისხდნენ და გელოდებიან).

მოდერაცია და მონაწილეთა ჩართულობა

კარგი მოდერატორის პოვნა ადვილი არ არის. ამ როლის კარგად შესასრულებლად, მენეჯმენტის შემდეგი კომპეტენციები კარგად უნდა იყოს განვითარებული: „გადაწყვეტილების მიღება“, „გუნდის მართვა“ და „კომუნიკაცია“. წინააღმდეგ შემთხვევაში, კარგად დაგეგმილი შეხვედრაც კი ადვილად შეიძლება გადაიზარდოს ფარსად, უსარგებლო შეხვედრად და ორმხრივი წყენის წყაროდ.

მოდერატორის ძირითადი ამოცანები:

  1. ჩართეთ მონაწილეები შეხვედრაზე აქტიურ მუშაობაში: ჩამოაყალიბეთ კითხვები; გამოხატოს მოსაზრებები და წინადადებები; მონაწილეობა მიიღონ გადაწყვეტილებების შემუშავებაში (აქტივობის წახალისებისას საჭიროა დაუკავშირდე მათ, ვინც დუმს. ამ გზით ვერცერთი მონაწილე ვერ შეძლებს პარალელურ აქტივობებში ჩართვას). კარგი ტექნიკაა იმის ჩვენება, თუ როგორ იმოქმედებს დღის წესრიგში მყოფი კონკრეტული საკითხი ან ეხება მონაწილეთა მუშაობას (აქ ყველა აუცილებლად მოუსმენს ყურადღებით!).
  2. დაუბრუნდით შეხვედრის დღის წესრიგს (თუ მნიშვნელოვანი საკითხები წამოიჭრა, ცალკე დავალებად შეიტანეთ მათი შემუშავება).
  3. შეაჩერეთ კონფლიქტები და გადაიტანეთ ისინი კონსტრუქციულ მიმართულებით.
  4. აუცილებლობის შემთხვევაში, გადართეთ მონაწილეები მოსაზრებებიდან ფაქტებზე (კრიტიკის თარგმნა კონსტრუქციულ კრიტიკად: ფაქტები ჟღერს პირადობის გარეშე).
  5. მოახდინეთ მონაწილეების კონცენტრირება წარმოქმნილი პრობლემების გადაწყვეტის მოძიებაზე და არა დამნაშავეების პოვნაზე.
  6. შექმენით ურთიერთპატივისცემისა და ღიაობის ატმოსფერო (ტაბუირებული თემების გარეშე, „მტკივნეული“ პუნქტების განხილვის სურვილი).
  7. კონტროლის დრო: შეხვედრის ხანგრძლივობა და კონკრეტული საკითხების გადაწყვეტა; მონაწილეთა კომენტარებისა და პრეზენტაციების დრო.
  8. შეაჯამეთ შეხვედრა: გაითვალისწინეთ ძირითადი საკითხები და მიღებული გადაწყვეტილებები; შეაფასოს შეხვედრის ეფექტურობა; აღნიშნეთ დადებითი და უარყოფითი წერტილები, ამოიცნოთ ზრდის წერტილები; უზრუნველყოს უკუკავშირი მონაწილეთა მუშაობისა და ჩართულობის შესახებ.

როგორც ხედავთ, მოდერატორის ამოცანების სია შორს არის ტრივიალურისგან. მზად ხართ მოდერატორის როლისთვის?

მოდერატორს ბევრად გაუადვილდება, თუ თქვენს კომპანიაში შეიქმნება კორპორატიული სტანდარტი და ყველა თანამშრომლის ყურადღების ცენტრში იქნება. "სამუშაო სიტუაციების კონსტრუქციული განხილვის წესები", რომელიც მოიცავს ისეთ ელემენტებს, როგორიცაა:

  • განიხილეთ ქმედებები და არა თანამშრომლის პიროვნება („პრობლემის დეტალებში ჩაძირვის ნაკლებობა იწვევს კლიენტების უკმაყოფილებას“ ნაცვლად „თქვენ არ იცით როგორ იმუშაოთ მომხმარებლებთან“).
  • იმოქმედეთ ფაქტებით და არა მოსაზრებებით („ჩვენი გაყიდვები დაეცა 20%-ით“ ნაცვლად „ჩვენი გაყიდვები ჩაიშალა“);
  • აზრის გამოთქმისას ყურადღება გაამახვილეთ იმაზე, რომ ეს არის მოსაზრება („ჩემი აზრით, თქვენ უნდა მოაგვაროთ მყიდველისთვის საქონლის ხანგრძლივი მიწოდების პრობლემა“ ნაცვლად „ცუდ საქმეს აკეთებთ“).
  • იხელმძღვანელეთ ბიზნესის ინტერესებით და არა საკუთარი.
  • არ გააკრიტიკოთ, მაგრამ გაითვალისწინეთ ფაქტები და შესთავაზეთ გადაწყვეტილებები (კითხვები: კონკრეტულად რას ხედავთ შეცდომად? რა გადაწყვეტილებებს გვთავაზობთ ამ სიტუაციაში?).
  • ყველა ადამიანს სჯერა, რომ სამყარო მის გარშემო ტრიალებს, ამიტომ პატივი ეცით სხვების მიერ გამოთქმულ შეხედულებებს, მაშინაც კი, თუ ისინი თქვენთვის შეუსაბამო გეჩვენებათ.
  • აღიარეთ თქვენი შეცდომები, იფიქრეთ იმაზე, თუ როგორ გამოიყენოთ ისინი და სხვა ადამიანების შეცდომები კომპანიის განვითარებისა და პროცესების გასაუმჯობესებლად.
  • Და უფრო მეტი.

შეთანხმებების და შედეგების ჩაწერა

თათბირის გამართვისას მდივანიც შემოდის თამაშში. მისი ამოცანაა ჩაწეროს თითოეული საკითხისთვის:

  1. ყველა წინადადება და გაჟღერებული პრობლემა პრობლემების გადასაჭრელად და მათი ავტორები.
  2. სხდომის გარეთ ცალკე განსახილველად წამოჭრილი საკითხები
  3. საბოლოო გადაწყვეტილებები და სამოქმედო გეგმა დავალებების შესრულებაზე პასუხისმგებელ პირებთან.

მდივნის როლი ძალზე მნიშვნელოვანია შეხვედრის შემდგომი განვითარებისთვის. მდივანს უნდა შეეძლოს მოსმენილის მნიშვნელოვანი დეტალების გარჩევა და სწრაფად აკრეფა. სადაც მდივანი არ არის, კარგად გამართული შეხვედრებიც კი შეიძლება დროის დაკარგვა იყოს. ვისაუბრეთ, ვიმსჯელეთ, მაგრამ არავინ იცის, რა უნდა გააკეთოს შედეგებიდან გამომდინარე.

როგორ დავამუშავოთ კონფერენციის შედეგები? თქვენ შეგიძლიათ შექმნათ ცალკე დავალება Bitrix24-ში (დაკავშირებულია კონფერენციის ზოგად ამოცანასთან), ან შეგიძლიათ გაითვალისწინოთ იგი იმავე ამოცანაში, რომელიც შეიქმნა კონფერენციისთვის. მეორე ვარიანტი მოსახერხებელია, თუ შედეგების დამუშავებას (დაგეგმილი ამოცანების დაყენება) ცოტა დრო სჭირდება. არ დაგავიწყდეთ დავალების კომენტარში ჩაწეროთ რამდენი დრო დაიხარჯა.

8. განიხილოს ქმედებები მიღებული გადაწყვეტილებების განსახორციელებლად

საბოლოოდ მივედით ყველაზე მტკივნეულ და „ბნელ“ თემამდე. ბევრ ალგორითმში ის დიპლომატიურად გამოტოვებულია. მიმაჩნია, რომ დიდი პრობლემა არა იმდენად შეხვედრის სწორად ორგანიზებაში, არამედ მიღებული გადაწყვეტილებების განხორციელებაშია. ყველაზე ნაკლები ყურადღება ეთმობა განხორციელებას და ამიტომაც ბევრი შეხვედრა უსარგებლო საუბრად და აზრთა გაცვლად რჩება.

ზოგიერთი მენეჯერისთვის, ზარმაცი თუ არაკვალიფიციური, კომპანიის ყოველდღიურ საქმიანობაში რაღაცის დანერგვის აუცილებლობა იწვევს ნამდვილ შიშს. ისინი ცდილობენ თავი აარიდონ ნებისმიერ დავალებას შეხვედრების შემდეგ ან შეურაცხყოფა მიაყენონ იდეას. მომავალი მენეჯერების იდენტიფიცირებისთვის, მე გირჩევთ საკონტროლო სიას " განკითხვის დღე”სტატიიდან ””.


რა თქმა უნდა, რამდენიმე აბზაცში ძნელად თუ არის შესაძლებელი დაგეგმილი ამოცანების შესრულების თემის გაშუქება, რომელიც სქელ ტომებს შეავსებს. ამიტომ, შეხვედრების კონტექსტში მასზე გავამახვილებ ყურადღებას.

მოქმედებების მოკლე ალგორითმი გადაწყვეტის პრაქტიკაში განხორციელებისთვის:

  1. იპოვე გამოსავალი.
  2. პრობლემის შესრულების/გადაჭრის ტექნოლოგიის შემუშავება.
  3. განახორციელეთ გამოსავალი.
  4. განახორციელეთ შუალედური და საბოლოო კონტროლი.

რატომ არ ხორციელდება გადაწყვეტილებების უმეტესობა პრაქტიკაში? რადგან შეხვედრის ბოლოს, როგორც წესი, მხოლოდ შემდეგი პუნქტები სრულდება: „გამოსავალის პოვნა“ და „შუალედური კონტროლი“ ამოცანის ან პრობლემის გადაწყვეტის პოვნა წარმატების მხოლოდ 10%-ია, ბევრად უფრო რთული განხორციელება. პრაქტიკაში.

მარტივი დავალებებისთვის, რომლებიც სამუშაო შეხვედრის შედეგებზე დაყრდნობით უნდა შესრულდეს, საკმარისი იქნება მის გვერდით დააყენოთ შესაბამისი დავალების ბმული თქვენს ამოცანების დაყენების სისტემაში (Bitrix24, Trello, Megaplan და ა.შ.). მომავალში, როდესაც ვიხსენებთ, მოსახერხებელი იქნება მათზე დაწკაპუნება, რომ ნახოთ რა სტატუსით დაასრულეს ისინი (თუ ისინი, რა თქმა უნდა!).

სამწუხაროდ, ტექნოლოგიის შემუშავება და გადაწყვეტის დანერგვა ყოველთვის არ არის ტრივიალური ერთსაფეხურიანი ამოცანა. ეს უფრო რთული ამოცანაა, რომლის გადაწყვეტაც პროცესის ორგანიზებისთვის სხვადასხვა სპეციალისტისა და ცალკე მენეჯერის ჩართულობას მოითხოვს.

ამოცანის ან პრობლემის გადაჭრის პოვნა წარმატების მხოლოდ 10%-ია, პრაქტიკაში მისი განხორციელება გაცილებით რთულია

დანერგვის დაწყებამდე ძალზე მნიშვნელოვანია რესურსების (ადამიანური, დროებითი, მატერიალური) ხელმისაწვდომობის შეფასება. აქ დაგვეხმარება შიდა პროექტების და მათი პორტფოლიოს მართვის ტექნოლოგია (ყველა დაწყებული). მის შესასწავლად გირჩევთ დაიწყოთ სტატიით "".

მაგალითი ჩემი პრაქტიკიდან:

ერთი დიდი მწარმოებელი კომპანია რეგულარულად ატარებს დირექტორთა საბჭოს, რომელშიც მონაწილეობენ მფლობელები და ტოპ მენეჯერები. დირექტორთა საბჭო შესანიშნავად არის ორგანიზებული. არის მდივანიც და მოდერატორიც. საკვანძო მფლობელმა რაღაც მომენტში შენიშნა, რომ შეხვედრიდან შეხვედრამდე შესაშური კანონზომიერებით ბევრი საკითხი განიხილებოდა, მაგრამ მათ მოგვარებაში პრაქტიკულად არანაირი პროგრესი არ ყოფილა.

დაეხმარა შიდა პროექტების და მათი სტატუსის მართვის ტექნოლოგიის გადახედვას; დიდი რთული ამოცანების პროექტებად გადაქცევა; შიდა პროექტებში მონაწილე თანამშრომლების პასუხისმგებლობისა და დატვირთვის განხილვა; პროექტის მენეჯმენტის ადაპტაციისა და ტრენინგის პროგრამის შემუშავება.

9. რეგულარულად აწარმოეთ რეტროსპექტული შეხვედრები

რეტროსპექტივა შეიძლება განხორციელდეს როგორც უშუალო მენეჯერის (შეხვედრების ჩატარება) ან ზემდგომის მიერ. LOG-ში შეგიძლიათ გამოყოთ ცალკე ადგილი რეტროსპექტივისთვის ან გააკეთოთ სპეციალური ცხრილი რეტროსპექტივებით და შეფასებული შეხვედრების ბმულებით (ცხრილის უპირატესობა ის არის, რომ ადვილია თვალყური ადევნოთ დინამიკას და სწრაფად გადავიდეთ საჭირო მონაცემებზე).

რეტროსპექტივის ძირითადი მიზნებია შეფასება და ორგანიზება. დასკვნები:

  1. იხილეთ შეხვედრების ჟურნალი, შეაფასეთ ორგანიზაციის ხარისხი და ქცევა. რეგულაციების დაცვა.
  2. რამდენად მაღალი ხარისხის და ეფექტური გადაწყვეტილებებიმიღებულია შედეგების მიხედვით.
  3. როგორ ხორციელდება მიღებული გადაწყვეტილებები პრაქტიკაში და სრულდება თუ არა ისინი. რა არის დამუხრუჭების მიზეზი?
  4. მონაწილეები: ვინ არის ზედმეტი, ვინ აკლია.

შედეგების მიხედვით, გამოიკვეთეთ ქმედებები სიტუაციის გამოსასწორებლად. გამოავლინეთ ყველაზე აქტიურად მომუშავე თანამშრომლები, რომლებიც წახალისების ღირსნი არიან.

რეგულარული შეხვედრები: მახასიათებლები

რეგულარული შეხვედრები არის ღონისძიებები, რომლებიც იმართება იმავე თემაზე, ჩვეულებრივ, ერთსა და იმავე მონაწილეებთან. მაგალითი: დირექტორთა საბჭო, HR შეხვედრა (კომიტეტი), პროექტის ჯგუფები, კომიტეტები.

კომიტეტი არის საპროექტო ჯგუფის ვარიანტი, როდესაც პროექტი არის მიმდინარე პროგრამა (მაგალითად: საფინანსო კომიტეტი). მას ასევე შეიძლება ეწოდოს "Key Area Group" (მაგალითად: Finance Group).

როდესაც მონაწილეთა შემადგენლობა მუდმივია, დრო და რესურსები იზოგება შეხვედრის ორგანიზებასა და ჩატარებაზე:

  • როლები გადანაწილებულია.
  • დღის წესრიგის ნაწილი მუდმივია.
  • ვადები ასევე რეგულარულია.

თქვენ შეგიძლიათ განსაზღვროთ განმეორებადი კითხვები განსახილველად (დავალებები) კონკრეტული ჯგუფისთვის და აღწეროთ ისინი რეგლამენტში. Მაგალითად, შეხვედრის პროგრამამდე გენერალური დირექტორიდა HR დეპარტამენტის ხელმძღვანელი შეიძლება შეიცავდეს:

  • განიხილეთ ტოპ მენეჯერებისთვის დაწყებული საბორტო ტრენინგის პროგრამების სია და მათი ამჟამინდელი სტატუსი.
  • პრობლემების გადაჭრა, რომლებიც წარმოიქმნება თანამშრომლების ძიებისას, რომელთა მოგვარებაც შეუძლებელია; ნებისმიერი სხვა პრობლემა.
  • იმსჯელეთ HR დეპარტამენტის მიღწევებზე იმ პერიოდში. გააკეთე ორგ. დასკვნები.
  • განიხილეთ წინადადებები HR პროცესების განვითარებისთვის. განსაზღვრეთ შემდგომი ქმედებები მათზე.
  • განიხილეთ სხვა საკითხები და ამოცანები.

დისტანციური შეხვედრები: მახასიათებლები

დისტანციური შეხვედრების დროს ონლაინ დოკუმენტები განსაკუთრებით ღირებული ხდება, რადგან ყველა დაინახავს, ​​რას წერს მდივანი და რა ცვლილებები ხდება დოკუმენტში და საჭიროების შემთხვევაში, ისინი თავად შეძლებენ მის დამატებას (თუ ასეთი უფლება გათვალისწინებულია შეხვედრის ფორმატი).

დისტანციური შეხვედრებისთვის მნიშვნელოვანია, რომ წამყვანის (ან ამჟამინდელი სპიკერის) ეკრანი იყოს გაზიარებული. რეკომენდირებულია მიკროფონების გამორთვა დისტანციური შეხვედრის დროს (თუ მონაწილეობს 2-3 ადამიანზე მეტი) სპიკერის მოსმენისას, რათა ჰაერი ზედმეტი ხმებით არ დაიბლოკოს.

ასევე წინასწარ შეამოწმეთ აღჭურვილობის მუშაობა: მიკროფონები, ვებ კამერები (საჭიროების შემთხვევაში), ეკრანის ჩამწერი პროგრამა.

როგორ გააფართოვოთ თქვენი კომპანიის ცოდნის ბაზა შეხვედრების საშუალებით

შეხვედრები საგანძურია. გამოსადეგი ინფორმაციაკომპანიის ცოდნის ბაზისა და თანამშრომლების მომზადების პროგრამისთვის. თუ განიხილება კონკრეტული პრობლემის გადაჭრის მიდგომები, ვითარდება ტექნოლოგია, ან ტარდება მასტერკლასი, ჩაწერეთ ვიდეო (დისტანციურ ფორმატში ეს კიდევ უფრო მოსახერხებელი იქნება - საკმარისი იქნება კომპიუტერის ეკრანის ჩაწერა) და დაამატეთ ცოდნის ბაზაზე და/ან სასწავლო პროგრამაზე.

თქვენ შეძლებთ სწრაფად მოიყვანოთ ახალი თანამშრომლები, დაზოგოთ მნიშვნელოვანი დრო, ასევე შეამციროთ დამახინჯების რაოდენობა. მფლობელისთვის ჩაწერილი შეხვედრა მის წამყვან როლთან ერთ-ერთია ეფექტური გზებიკომპანიის მუშაობის შესახებ თავიანთი შეხედულებების გადაცემა ხაზის სპეციალისტებისთვის, მრავალი შუამავლის გვერდის ავლით ტოპ მენეჯერებისა და საშუალო მენეჯერების სახით.

დასკვნა: ხარისხი უფრო მნიშვნელოვანია ვიდრე რაოდენობა

კარგად ორგანიზებული შეხვედრა, თუ საფუძვლიანად და პროფესიონალურად მიდგომა, ძალიან ძვირი პროცესია ყველა ტიპის რესურსისთვის. უბრალოდ დათვალეთ დრო, რომელსაც თანამშრომლები ატარებენ მომზადებაში, დღის წესრიგის განხილვაში, თავად შეხვედრებზე და შესაძლო სამუშაოებიშედეგების მიხედვით.

ზოგიერთ შემთხვევაში, საკმარისია კონფერენციის ორგანიზება მხოლოდ ერთ ადამიანთან ერთად (მაგრამ იგივე მოდელის გამოყენებით).

გახსოვდეთ, რომ როდესაც საქმე ეხება შეხვედრებს, ხარისხი უფრო მნიშვნელოვანია ვიდრე რაოდენობა. თქვენ გირჩევნიათ გქონდეთ 10 კარგად ორგანიზებული შეხვედრა, რომელიც ასრულებს საქმეს, ვიდრე 40 ნაჩქარევი შეხვედრა ყოველგვარი შემდგომი ქმედებების გარეშე.



 

შეიძლება სასარგებლო იყოს წაკითხვა: