Exemple de corespondență comercială de scrisori între directori. Cum să începi o scrisoare de afaceri

Tovarăș sau stăpân? Cum să aplici?

Ce forme de recurs există?

Cuvânt dragă este folosit ca formă neutră de politețe, de obicei în combinație cu numele și patronimul destinatarului, precum și cu cuvintele „stăpân” (plus numele de familie al destinatarului), „tovarăș” (plus numele de familie al destinatarului) , „coleg” (plus numele de familie al destinatarului). Este folosit cu nume după poziție, rang, statut social.

Atunci când se adresează destinatarului, este necesar să se țină cont de domeniul său de activitate și de funcția oficială. Deputaților poporului, lucrătorilor onorați ai științei și culturii, oficialilor de rang înalt li se adresează cuvintele „profund respectat” și „foarte respectat”. În alte cazuri - „respectat”:

Dragă Nikolai Evgenievici!

Dragă Ivan Petrovici!

Stimate domnule Ivanov!

În corespondența de afaceri, se obișnuiește să se adreseze destinatarului după nume și patronim.

Când accesați o destinație în bloc:

Stimaţi domni! Lord!

Dragi colegi! (pentru persoane de aceeași profesie)

Dragi veterani!

Conform Codului de procedura civila Federația Rusă(Articolul 158 partea 2), participanți litigii adresați-vă judecătorilor cu cuvintele Dragă Curte!, și își dau mărturia și explicațiile în picioare. Abaterile de la această regulă pot fi permise cu permisiunea președintelui.
Rămas în armată adresa oficială camarad.

Atât un semn de exclamare, cât și o virgulă sunt posibile atunci când se referă, dar se recomandă uniformitatea. Dacă există o virgulă, textul literei începe cu o literă mică. Dacă merită Semn de exclamare- Scrieți prima propoziție cu majuscule.

— Domnilor! sau „Doamnelor și domnilor!” – care este cel mai bun mod de a vă adresa bărbaților și femeilor?

Când se adresează bărbaților și femeilor în același timp, se spune adesea „Doamnelor și domnilor!”. Aceasta este o hârtie de calc nereușită cu în limba engleză(Doamnelor și domnilor). cuvânt rusesc domnilor se corelează în mod egal cu formele singulare domnuleȘi amantă, iar „doamna” este inclusă în numărul „maeștrilor”.

Trebuie să sun pe interlocutor pe nume și patronimic?

Se obișnuiește să se adreseze rușilor și în mediul vorbitor de limbă rusă și să le numească după prenumele și numele patronimic; adresarea numai după prenumele lor este considerată insuficient de politicoasă. Dreapta Vladimir Vladimirovici Putin, dar nu Vladimir Putin. Când vă adresați unui străin (sau vă aflați într-un mediu cultural în limbă străină), nu este necesar să numiți un patronim.

Cum era obiceiul să se adreseze interlocutorului?

Etichetă nobilă. Apelurile în nobilime trebuiau să corespundă strict rangului, rangului și originii persoanei adresate. Aceste apeluri au fost strict corelate cu „Tabelul de ranguri” (aceasta a fost de fapt aproape neschimbată până în 1917). Pentru persoanele cu titlul ( marele Duce, prinț, conte, duce, baron) au fost tratați după titlul: Alteța Voastră, Excelența Voastră, Domnia Voastră.

eticheta militară. Sistemul de contestații corespundea sistemului gradele militare. Generalii depline ar trebui să spună Excelența Voastră, generali locotenenți și generali-maiori - Excelența Voastră. Ofițerii, steaguri și candidații pentru o poziție de clasă îi numesc pe șefii și seniorii cartierului general și ofițerii șefi după grad, adăugând cuvântul maestru, de exemplu, domnul căpitan, domnul colonel, alte grade inferioare titlul ofițerilor de stat major și căpitanii - Dvs. Alteță, restul ofițerilor-șefi - Nobilimea voastră (având titlu de conte sau domnesc - Excelența Voastră).

Eticheta departamentală a folosit în mare parte același sistem de adrese ca și armata.

Formele de titlu în Rusia țaristă

Când se referea la persoane care aveau anumite ranguri din „Tabelul de ranguri”, persoanele egale ca rang sau inferioare erau obligate să folosească următoarele titluri (în funcție de clasă):

„ALTEȚA VOASTRA” - persoanelor din rândurile claselor I și II;

„EXCELENȚA TA” - persoanelor din rândurile claselor a III-a și a IV-a;

„RESPECTUL DVS.” - persoanelor din rangurile clasei a V-a;

„RESPECTELE DVS.” - persoanelor din rangurile 6-8 clase;

„Binecuvântarea ta” - persoanelor din clasele 9-14.

În plus, în Rusia au existat titluri folosite atunci când se referă la membrii Casei Imperiale a Romanovilor și la persoane de origine nobilă:

„MAIESTAȚA TA IMPERIALĂ” – împăratului, împărătesei și împărătesei văduve;

„ALTEȚA VOASTRA IMPERIALĂ” - către Marii Duci (copii și nepoți ai împăratului, iar în anii 1797-1886, și strănepoți și stră-strănepoți ai împăratului);

„ALTEȚA VOASTRA” – prinților sângelui imperial;

„ALTEȚA VOASTRA” – copiilor mai mici ai strănepoților împăratului și descendenților lor bărbați, precum și celor mai senini prinți prin donație;

„DOMNUL TĂU” – către prinți, conți, duci și baroni;

"Binecuvântarea TĂU" - tuturor celorlalți nobili.

La adresa clericilor din Rusia, au fost folosite următoarele titluri:

„MARELE TA PREOȚIE” – mitropoliților și arhiepiscopilor;

„ÎNALTEȚA VOASTRA” – către episcopi;

„ÎNALTA TA REPODITATE” - arhimandriților și stareților mănăstirilor, protopopilor și preoților;

„REVERENDUL TĂU” - protodiaconilor și diaconilor.

Cine a fost numit „suveranul”?

Cuvânt suveranîn Rusia pe vremuri o foloseau indiferent, în locul unui domn, un domn, un moșier, un nobil. În secolul al XIX-lea, Prea Milostiv Suveran s-a adresat țarului, Prea Haros Suveran s-a adresat marilor prinți, iar Milostivul Suveran (când se referea la cel mai înalt), Milostivul Meu Suveran (către un egal), Suveranul meu (celui de mai jos) adresate tuturor persoanelor private. Cuvintele sudar (tot cu accent pe a doua silabă), sudarik (prietenos) au fost folosite în principal în vorbirea orală.

Și cine și când a fost numit „tovarăș”?

Recurs camarad folosit în societatea sovietică. Cuvântul tovarăș cu un nume de familie înainte de revoluție indica apartenența la un revoluționar partid politic inclusiv comuniștii.

D. S. Likhachev în cartea „Note și observații. Din caiete ani diferiti» a scris despre moduri moderne contestatii:

Despre asta nu scriu istoricii și ceea ce a făcut la un moment dat o impresie foarte mare: aceasta este „atmosfera apelurilor” unul față de celălalt.

1. Când în 1918 peste tot au început să vorbească între ei în loc de domnule, doamnă(pe sud - doamnă) camarad, a dat următoarea impresie:

A. Amikoshonstvo. O persoană care vorbește cu un străin camarad, părea să fie îndesat în prieteni, în tovarăși de băutură. Deseori răspuns: Porcul de gâscă nu este un prieten!Și nu a fost de clasă, ci a venit, parcă, dintr-un sentiment de autoconservare. Profesor vorbind cu studenții camarazi, părea să caute popularitate și chiar un carierist, căci rectorul universității era ales de studenți.<...>Prin urmare, oamenii de știință serioși (Zhirmunsky chiar sfidător) au continuat să se îndrepte către studenți Colegi(Zhirmunsky nu a pronunțat bine l).

B. Ceea ce a frapat în acest recurs a fost faptul că femeile și bărbații nu diferă. De asemenea, femeile au fost tratate camarad(acum nu este cazul, iar toate femeile au devenit fete, sau mai bine zis, au rămas fără un mod de a se adresa).

2. Treptat, până la sfârșitul anilor 20, la tiraj camarad ne-am obișnuit și chiar a devenit plăcut – toți oamenii erau, dacă nu camarazi în adevăratul sens al cuvântului, atunci măcar egali. Cu un cuvânt camarad se putea adresa atât şcolarului, cât şi bătrânei. Dar a început epurările lui Stalin <...>, și într-o săptămână, nu-mi amintesc în ce an, locuitorii au început brusc să observe că polițiștii, dirijorii, angajații poștale au încetat să rostească cuvântul camaradși a început să aplice cetăţeanȘi cetăţean. Și aceste cuvinte purtau amprenta alienării, a formalității extreme (acum aceasta a dispărut și chiar și cuvântul cetăţean). Și acest apel, în esență nou (deși rar se întâmpla înainte, când se enervau unul pe celălalt sau rețineau un încalcător al legii), a început să umple străzile, viața oficială, a creat o atmosferă. Fiecare persoană s-a dovedit a fi suspicios, sub suspiciune; amenințarea unei posibile arestări planează asupra tuturor; în cuvintele „cetăţean” şi „cetăţean” se imagina o închisoare.

Ordinul de a nu mai folosi cuvântul tovarăș era aparent secret, dar toată lumea l-a simțit imediat.

(Despre limbajul oral și scris, vechi și nou. 1989)

Cât de rar scriem scrisori, chiar și e-mailuri. Practic, această oportunitate este reținută doar atunci când este nevoie sau la trimiterea de mesaje publicitare. Cu toate acestea, instrumentul pentru scrisoarea de recurs este încă unul dintre cele mai multe moduri eficiente interacțiunile oamenilor între ei. Este foarte important să acordați atenție stilului scrisorii, apelului către destinatar și direcției generale a textului, în special în scrisorile de afaceri. Deci, care este modalitatea corectă de a vă adresa destinatarului într-o scrisoare?

domnul sau doamna. Acest apel, care a fost extrem de relevant în mesajele din anii precedenți și a rămas oficial în Rusia până în 1917, este folosit în unele cazuri până în prezent. Utilizarea este posibilă în adresarea partenerilor de afaceri, politicieni, oameni de afaceri, oficiali de rang înalt. În prezent, acest cuvânt are o anumită conotație socială și o anumită conotație. Va fi complet nepotrivit atunci când scrieți către grupuri neprotejate social: „domni pensionari”, „domni refugiați”, etc.

Un exemplu de scrisoare folosind „Lord” poate fi descărcat de la noi:.

Stimate/respectat și numele sau prenumele și patronimul destinatarului. Acest tip atrage cele mai populare. Nu degeaba, pentru că, prin aceasta, expeditorul își exprimă de fapt un anumit respect. Trebuie remarcat faptul că adresa familiei conferă scrisorii mai multă oficialitate și mărește distanța dintre interlocutorii scrisi. Dacă te bazezi pe o percepție mai blândă și mai prietenoasă a scrisorii tale, folosește primul și al doilea nume.

Un exemplu de scrisoare cu un astfel de recurs poate fi descărcat de la noi:.

Dacă nu cunoașteți numele destinatarului, puteți, până la urmă, să vă salutați sau să vă doriți un moment bun al zilei și să precizați esența mesajului scris. Este important să luați în considerare și să respectați eticheta și să acordați atenție altor componente ale unei scrisori de afaceri.

Comunicarea de afaceri nu poate fi imaginată fără corespondență, deoarece o întâlnire personală pentru rezolvarea problemelor de cooperare nu este întotdeauna posibilă. Corespondența de afaceri ajută la rezolvarea majorității problemelor stringente timp scurt, dar nerespectarea regulilor de etichetă sau o construcție ilogică a unei scrisori poate dăuna parteneriatelor sau poate înstrăina un potențial client. Ca și în negocierile oficiale, aici există anumite reguli: formatul scrisorii și stilul de comunicare.

Reguli generale de desfășurare a corespondenței de afaceri

1. Înainte de a scrie o scrisoare, decideți asupra caracteristicilor acesteia:

tipul scrisorii (de motivare, garanție, comandă, memento, notificare etc.; scrisoare de prezentare sau de sugestie de răspuns);

gradul de accesibilitate pentru destinatar (dacă puteți preciza toate punctele necesare într-o singură scrisoare sau aveți nevoie de o a doua, clarificatoare);

urgență de livrare (dacă scrisoarea este urgentă, este mai bine să o trimiteți prin scrisoare recomandată sau prin e-mail).

2. Proiectați o scrisoare conform șabloanelor existente, pe baza tipului său și, de asemenea, se bazează pe GOST R 6.30-2003. „Sisteme de documentare unificate. Sistem unificat de documentație organizatorică și administrativă. Cerințe de documentare.

3. Orice scrisoare de afaceri are următoarea structură generală:

numele organizației de trimitere;
data scrierii;
adresa destinatarului, indicarea unui anumit corespondent;
adresa de deschidere;
o indicare a subiectului și a scopului scrisorii;
textul principal;
concluzie (formula politete);
semnătura expeditorului;
o indicație privind aplicarea și distribuirea copiilor (dacă există).

4. Când pregătiți o scrisoare de afaceri, utilizați editorul de text Microsoft Word:

utilizați un set cu cască Times New Roman, dimensiune 12-14 p., interliniu - 1-2 p.;

puneți numerele de pagină ale literei în partea de jos în partea dreaptă;

atunci când tipăriți text pe formulare A4, utilizați spațiere de 1,5–2 rânduri, format A5 și mai puțin - spațiere de o linie. Cerințele sunt întotdeauna introduse printr-o spațiere între rânduri.

5. Dacă acționați în numele unei organizații și intenționați să trimiteți o scrisoare pe hârtie, asigurați-vă că utilizați antet, deoarece prezența sa va fi semnul distinctiv al companiei dumneavoastră. Tratați designul formularului oficial cu grijă deosebită, această abilitate ar trebui să fie obligatorie pentru orice angajat de birou.

6. Pentru corespondența internațională, scrisoarea trebuie să fie scrisă în limba destinatarului sau în engleză(ca cea mai comună în relațiile de afaceri).

7. Păstrați un ton adecvat, de afaceri. Începeți scrisoarea cu un apel, care, în funcție de gradul de apropiere de corespondent, poate începe atât cu cuvintele „Dragă + F.I.O.”, cât și „Dragă + F.I.O.”. Amintiți-vă, cuvintele din contestație sau din indicația destinatarului nu trebuie în niciun caz abreviate (de exemplu, „respectat” ca „respectat” sau „șef de departament” ca „șef de departament”) - acestea sunt regulile eticheta de afaceri. Încheiați întotdeauna scrisoarea cu mulțumiri pentru cooperare. Semnătura trebuie precedată de expresia „Cu respect, ...” sau „Cu stimă, ...”. Este inacceptabil să se facă referire la „tu” în corespondența oficială, chiar dacă întreții relații de prietenie cu corespondentul.

8. Selectați cu atenție vocabularul, evitați inexactitățile și frazele ambigue, folosirea excesivă a profesionalismului. Scrisoarea trebuie să fie de înțeles.

9. Împărțiți conținutul scrisorii în paragrafe semantice, astfel încât să nu fie greoaie și greu de înțeles de către destinatar. Urmați regula: primul și ultimul paragraf nu trebuie să conțină mai mult de patru linii tipărite, iar restul nu mai mult de opt.

10. Răspundeți la e-mailurile de afaceri conform etichetei acceptate: la o cerere scrisă - în termen de 10 zile de la primire; la scrisorile trimise prin fax sau e-mail - în termen de 48 de ore, excluzând weekend-urile.

Corespondența de afaceri intraorganizațională

Corespondența de afaceri între angajații companiei este mai simplificată în comparație cu corespondența trimisă unui terț.

fi concis;
să fie de natură comercială;
data trebuie indicată în scrisoare;
la sfârșitul scrisorii există o formulă de curtoazie și o semnătură.

Un exemplu de corespondență de afaceri intra-organizațională poate fi o scrisoare de felicitare din partea unui lider sau a unei echipe adresată unui erou al zilei sau unui angajat care a primit o promovare.

Atunci când discutați proiecte în scris, sunt utilizate de obicei doar unele dintre elementele obligatorii ale unei scrisori de afaceri - o indicație a subiectului, un recurs, rezumat esența problemei și formula de curtoazie cu semnătură tipărită.

Rețineți că forma scrisorii și șablonul solicitat trebuie alese în funcție de nivelul de corespondență comercială și de tipul de informații pe care doriți să le furnizați destinatarului.

Ar putea fi util să citiți: