Kako spremeniti kadrovanje sredi leta. Odredba o spremembi kadrovske tabele: vzorec.

Priprava odredbe o spremembi tabela osebja se zgodi, ko organizacija iz nekega razloga prilagodi obstoječi dokument. Hkrati imam lahko največ urejanj drugačen značaj: od spremembe imen strukturnih enot in položajev, kadrovskih sprememb, napredovanja ali degradacije plače zaposlenih pred širitvijo ali, nasprotno, zmanjšanjem števila zaposlenih. Praviloma je to posledica optimizacije proizvodnih procesov, ali odpiranje novih smeri, razvoj poslovanja.

Postopek za izvedbo sprememb

Spremembe v kadrovski tabeli morajo slediti določenemu algoritmu.

  1. Za začetek se na vodstveni ravni sprejme odločitev o neizogibnosti takšnih prilagoditev.
  2. Po tem podjetje izda posebno odredbo, ki potrjuje potrebo po spremembah in vsebuje seznam položajev, ki jih je treba spremeniti.
  3. Nato se te iste spremembe izvedejo v kadrovski tabeli in posodobljenemu dokumentu se dodeli naslednja številka.
  4. Prejšnja veljavna kadrovska tabela se pošlje v hrambo v arhiv podjetja.

Ena stvar, ki jo je treba opozoriti pomembna točka: če gre za zmanjševanje števila delavcev, njihovo premestitev na drugo delovno mesto in podobne prilagoditve, ki imajo za posledico spremembe delovnih pogojev in pogodb o zaposlitvi, se morajo delavci s takšnimi ukazi seznaniti proti podpisu. Še več: brez pridobitve soglasja zaposlenega za nekatere spremembe (na primer premestitev) postanejo nemogoče.

Za dosego tega cilja mora uprava podjetja 60 dni pred prihajajočim dogodkom s katerim koli na priročen način obvesti zaposlene o prihajajočih spremembah.

Kako pogosto se lahko spreminja kadrovska tabela?

Zakon nikakor ne ureja pogostosti spreminjanja kadrovske tabele, zato je vse odvisno od vodstva organizacije. Načeloma se po želji spremembe lahko izvajajo vsaj vsak mesec (lahko pa se za takšno aktivnost zanima inšpektorat za delo), običajno pa se to zgodi precej redkeje, enkrat letno ali po potrebi.

Primerno je urediti kadrovske tabele za manjše spremembe v splošnih dejavnostih podjetja.

Ampak če govorimo o o globalni reorganizaciji podjetja s popolnim "premešanjem" strukturnih oddelkov, kadrovskih enot itd., potem je bolje, da se ne omejite na spremembe kadrovske tabele, ampak sestavite nov dokument.

Obdobje veljavnosti spremenjenega kadrovskega razporeda

Najpogosteje dolžina časa med pisanjem odredbe in prilagoditvijo kadrovske tabele z njeno kasnejšo uveljavitvijo ni omejena z ničemer, razen ko gre za zmanjšanje števila zaposlenih.

V takšnih situacijah morata od pisanja odredbe do uveljavitve nove kadrovske razporeditve preteči vsaj dva meseca.

V tem času se lahko zaposleni v podjetju, ki so bili odpuščeni, odločijo o svojih načrtih za prihodnost: ali se premestijo na drugo prosto delovno mesto v podjetju (če obstaja) ali poiščejo novo delovno mesto.

Kdo piše naročilo

Vsak zaposleni, ki ima potrebna pooblastila in ima veščine za pisanje takih dokumentov, lahko napiše naročilo. Običajno je to pravni svetovalec, kadrovik, tajnik ali sam vodja organizacije. V vsakem primeru, ne glede na neposrednega izvajalca, je treba dokument po sestavi predložiti v potrditev direktorju podjetja.

Podlaga za naročilo

IN v tem primeru podlaga je obrazložitev razlogov za opravljene spremembe. Običajno je naveden na začetku dokumenta za besedami "V zvezi z ..." in mora natančno odražati dejansko stanje osebja v podjetju. Vendar bi bilo najbolj pravilno imeti določene dokumente. To vlogo igrajo vodje strukturnih oddelkov, ki zaradi določenih okoliščin menijo, da je treba oddelek razširiti ali, nasprotno, zmanjšati nekatere kadrovske enote. Če obstaja taka opomba, mora naročilo:

  • daj ji link,
  • z navedbo njene številke,
  • datum sestave,
  • avtor (položaj in polno ime zaposlenega).

Bolj skrbno in natančno bo zaposleni, ki je sodeloval pri pripravi odredbe, obravnaval svoje dolžnosti, manj verjetno bo v prihodnosti zahtevkov regulativnih struktur, na primer inšpektorata za delo.

Kako pravilno sestaviti in izvesti naročilo

Naročilo nima enotne predloge, ki je obvezna za uporabo, zato jo je mogoče sestaviti v poljubni obliki ali v skladu s predlogo, ki je bila razvita v podjetju in odobrena v njegovi računovodski politiki. Hkrati je treba upoštevati, da mora dokument vsebovati nekaj potrebnih informacij:

  • ime podjetja,
  • številko in datum naročila,
  • osnova za to
  • celoten seznam opravljenih sprememb.

Izvedba naročila je lahko tudi popolnoma poljubna: natisnjena ali ročno napisana, na preprostem standardnem A4 listu ali na pisemskem listu podjetja. Edini nespremenljivi pogoj je, da mora biti potrjeno z verodostojnim avtogramom vodje organizacije ali drugega zaposlenega, pooblaščenega za podpisovanje takih dokumentov. Poleg tega morajo nalog podpisati osebe, ki so zadolžene za njegovo izvedbo, in osebe, ki jih ta neposredno zadeva (vendar le takrat, ko ukaz pomeni spremembo njihove pogodbe o zaposlitvi).

Praviloma so ukazi sestavljeni v enem izvodu in se v času veljavnosti hranijo v posebni mapi skupaj z drugimi veljavnimi predpisi, ukazi in navodili, po izgubi pomembnosti pa se prenesejo v arhiv podjetja za shranjevanje.

Ko se uvede novo delovno mesto, se ustrezno prilagodi razpored osebja. Najpogosteje je to posledica proizvodnih potreb (reorganizacija, širitev obsega dejavnosti).

Za razbremenitev delavcev se uvajajo tudi nova delovna mesta: en zaposleni pogosto opravlja več funkcij, ki so v pristojnosti različnih strokovnjakov. Na primer, računovodja dodatno opravlja delo kadrovskega inšpektorja ali tajnika.

Regulativni okvir

Kadrovska tabela je normativni dokument organizacija, ki opisuje strukturo, osebje in število zaposlenih z navedbo plače za vsako delovno mesto (pismo Rostruda z dne 22. marca 2012 št. 428-6-1).

Delovni zakonik nima natančne opredelitve dokumenta, poleg tega sploh ne zahteva njegovega vzdrževanja.

Glavni regulativni pravni akt, na katerega se morate osredotočiti pri izpolnjevanju kadrovske tabele, je Resolucija Državnega odbora za statistiko z dne 5. januarja 2004 št. 1 o odobritvi obrazcev primarnih dokumentov pri upravljanju kadrovskih evidenc.

Razlogi

Prilagoditev kadrovske tabele se izvede na podlagi ukaza vodje. Pri pripravi projekta sodelujejo tudi kadroviki.

Direktor daje ustno odredbo posameznim zaposlenim, v skladu s katero se sestavi ukaz o uvedbi delovnih mest, po katerem se dokument potrdi z njegovim osebnim podpisom.

Potrebo po spremembi sestave delovnih mest lahko povzroči povečanje obsega dela v podjetju, uvedba nove dejavnosti, ukrepi za izboljšanje učinkovitosti strukturne enote ali celotne organizacije itd.

Kako uvesti novo delovno mesto v kadrovski tabeli leta 2017?

Postopek uvedbe novega delovnega mesta je sestavljen iz več faz, ki združujejo organizacijske aktivnosti in dokumentacijo.

Postopek, koraki in pravila

Ugotavljanje potrebe po dodajanju kadrovske enote

To je najbolj ključen in najtežji trenutek v celotnem postopku.

Za povečanje števila zaposlenih morajo obstajati močni argumenti, zato morate analizirati standard opravljanja posameznih nalog z obsegom dela prihodnjega delovnega mesta.

Najprej morate zbrati statistične podatke o delovnem mestu, ki ga vpisujete (vrste dela, funkcije zaposlenih, stroški časa itd.). Izračun se izvede na podlagi proizvodnih standardov, predvidenih za določeno delo.

Če organizacija nima svojega sistema delovnih standardov, lahko uporabite standarde Ministrstva za delo.

primer:

Zaradi širitve proizvodne dejavnosti je podjetje potrebovalo tajnico-referenta. Tega delovnega mesta ni, funkcije tajnika pa opravlja več zaposlenih.

Po ocenah organizacija v enem mesecu obdela približno:

  • 150 enot vhodnih dokumentov;
  • 160 enot uradne korespondence;
  • 50 ukazov upravljanja;
  • 60 zahtevkov nasprotnih strank;
  • dodatno: 100 telefonskih klicev.

Za določitev stroškov dela za vzdrževanje dokumentov in obdelavo klicev se lahko obrnete na Resolucijo Ministrstva za delo št. 23.

V skladu s tem dokumentom so časovni standardi za delo z dokumenti:

Funkcija opravljena Število obdelanih enot na mesec Norme ur Skupaj porabljeno
Dohodni dokumenti 150 0,065 9,8
Uradni dokumenti 160 0,065 10,4
Vodstveni ukazi 50 0,08 4
Kontakti nasprotnih strank 60 0,083 5
Klici 100 0,2 20
Skupaj 520 49,2

Tako bo zaposleni ob opravljanju le zgoraj naštetih funkcij porabil približno 50 ur na mesec.

Kadroviki se sprašujejo, ali je za take zaposlene možno uvesti 0,25 stopnje?

To ni prepovedano z zakonom: glede na obseg pričakovanega dela lahko nastavite stopnjo 0,5, 0,75 ali 0,25. Podobno morate izračunati stroške dela po kategoriji dela za vpisano prosto delovno mesto.

Če trenutna delovna obremenitev zaposlenega presega število delovnih ur na mesec, je uvedba delovnega mesta povsem upravičena.

Priprava novega opisa delovnega mesta

Na podlagi obračuna stroškov dela se določijo in prilagodijo standardi za funkcije, ki jih bo novozaposleni opravljal.

Po tem se pripravi osnutek opisa delovnega mesta.

Sestava dopisa, naslovljenega na upravitelja

Novo delovno mesto se uvede v določeno strukturno enoto, zato vodja tega oddelka napiše sporočilo, naslovljeno na direktorja.

Dokument mora podrobno opisati razloge za uvedbo novega prostega delovnega mesta. V prilogi obvestila je osnutek opisa delovnega mesta.

Izdaja naročila

V dokumentu je naveden oddelek, za katerega se vpisuje delovno mesto, ter podatki o višini plače.

Datum objave prostega delovnega mesta se morda ne ujema z datumom naročila, zato so spremembe lahko uvedene pozneje.

Prilagoditev kadrovske zasedbe

Zaposlenim ob podpisu ni treba seznaniti z novostmi.

Za eno pozicijo

Postopek prilagajanja kadrovske razpredelnice ni urejen z delovnim zakonikom. Če prijavljate samo eno prosto delovno mesto, lahko uporabite zgoraj navedena navodila.

Tako se dejanja delodajalca zmanjšajo na izdajo odredbe, pripravo novega opisa delovnega mesta, spremembo kadrovske tabele in zaposlitev zaposlenega.

Za oddelek

Če so spremembe obsežne, je lažje sestaviti novo kadrovsko razpredelnico. Dokument pripravi kadrovska služba in odobri vodstvo.

Kako izbrati naslove?

V skladu z delovnim zakonikom mora ime novega prostega delovnega mesta ustrezati trenutnemu imeniku kvalifikacij, potrjenemu na način, ki ga določa zakon (odlok vlade Ruske federacije št. 787).

Če delovno mesto, ki se uvaja, ni povezano s posebnimi omejitvami in jamstvi, lahko vodja samostojno določi ime specialnosti, ne glede na to, ali je tako ime v imeniku ali ne.

Obveznost natančne skladnosti naziva delovnega mesta z referenčno knjigo in poklicnimi standardi je navedena v dveh členih zakonika o delu Ruske federacije:

  • Art. 57 (zagotavljanje subvencij in ugodnosti določenim položajem, prisotnost omejitev);
  • Art. 195.3 (uporaba poklicnih standardov).

Dokumentacija

Postopek uvedbe položaja mora biti formaliziran v skladu s postopkom, ki ga določa zakon.

Da bi to naredili, se izda ukaz za spremembo kadrovske tabele, razvije se opis delovnega mesta, nato pa se naredijo sami dodatki.

Osebna tabela je sestavljena v skladu z obrazcem T-3 (odobrena z resolucijo Državnega odbora za statistiko št. 1). Po potrebi lahko delodajalec razvije svoj obrazec (Pismo Rostruda št. 1487-6-1-PG z dne 14. februarja 2013).

Naročila

Odredba o uvedbi položaja nima predpisane oblike, vendar morate pri njegovi pripravi upoštevati zahteve Gosstandarta R 6.30-2003.

  • v naslovu dokumenta mora biti navedeno, da se zaradi uvedbe novega delovnega mesta izvajajo prilagoditve urnika;
  • Na vrhu je napisano polno ime organizacije, številka in datum naročila;
  • zadnji odstavek glavnega besedila mora vsebovati polno ime osebe, ki nadzoruje izvršitev naročila;
  • Na dnu se podpiše direktor ali pooblaščena uradna oseba, glavni računovodja ali vodja kadrovske službe lahko podpiše soglasje.

Vsa naročila v zvezi s kadrovanjem so splošna za celotno podjetje.

Dokument lahko dobi poseben indeks (na primer "ШР"), da omeji dostop do osebnih podatkov zaposlenih in ga shrani v ločeni mapi.

»Od 5. novembra 2017 bodo v kadrovski razpredelnici dodana naslednja delovna mesta:

  1. Direktor prodaje (plača - 100.000 rubljev) - 1 delovno mesto za polni delovni čas;
  2. Trener prodaje (plača – 50.000 rubljev) – 1 delovno mesto za polni delovni čas.”

Primer dokumenta:

Sprememba osebja

Kadrovska tabela je dokument, sestavljen iz desetih stolpcev in je priloga k odredbi, na podlagi katere je bila potrjena. Če so spremembe manjše (na primer uvedba enega ali dveh položajev), celotnega naročila ni treba predelati.

V primeru večjih prilagoditev (odprtje novega oddelka ali oddelka) je bolje, da celoten obrazec predelate naenkrat, torej ustvarite nov urnik. Ta dokument začne veljati na določen datum na podlagi odredbe o potrditvi urnika.

V skladu z obrazcem, ki ga ureja državni odbor za statistiko, mora dokument vsebovati:

  • imena oddelkov;
  • imena vseh položajev;
  • velikost osebja;
  • velikost, doplačilo.

Opisi delovnih mest

Opis del se sestavi in ​​potrdi za vsako delovno mesto, to je za nedoločeno število delavcev brez navedbe njihovega polnega imena.

Postopek pisanja navodil ni določen z regulativnimi pravnimi akti, zato se vodstvo samostojno odloči, kako jih pripraviti in popraviti.

Glavna naloga pri pripravi dokumenta je razviti navodila, ki v celoti zajemajo celoten seznam delovnih obveznosti in pooblastil zaposlenih z najbolj jasnim in natančnim besedilom.

Razvoj opisov delovnih mest se izvaja na podlagi:

  • delovni zakonik Ruske federacije;
  • Klasifikacijski imenik delovnih mest.

Dokument je sestavljen na splošni pisemski glavi podjetja.

Glavne podrobnosti vključujejo:

  • ime podjetja;
  • ime dokumenta;
  • datum s številko;
  • kraj, kjer je bil sestavljen;
  • naslov;
  • besedilna vsebina;
  • režiserjeva slika;
  • odobritveni žig.

Struktura opisa delovnega mesta:

  • splošne določbe;
  • funkcije zaposlenih;
  • delovne obveznosti;
  • pravice zaposlenih;
  • odgovornost;
  • odnosov znotraj podjetja.

Ob uvedbi novega delovnega mesta se oblikuje tudi nov opis dela specialista.

Pogodbe o zaposlitvi

Znižanje ali zvišanje plače, preimenovanje položaja in druge prilagoditve kadrovske tabele vodijo do.

Po izdaji odredbe o spremembi kadrovske tabele se z zaposlenim sklene pogodba.

Ob zaposlitvi delavca na novo delovno mesto se z njim sklene pogodba po splošna pravila Delovni zakonik Ruske federacije.

Če se delovno mesto preimenuje, delodajalec vnese ustrezne vnose.

Trenutni zaposleni so o prihajajočih spremembah obveščeni vsaj dva meseca vnaprej.

Ali je treba prijaviti zavod za zaposlovanje?

Po uvedbi novega položaja sta možni dve možnosti:

  • iskanje in zaposlitev novega sodelavca za to delovno mesto;
  • premestitev že zaposlenega delavca nanj po dodatnem dogovoru (v tem primeru je staro prosto delovno mesto izključeno).

Če dosledno upoštevate enega od navedenih algoritmov, vam zavoda za zaposlovanje ni treba prijaviti.

Roki

Odločitev o ustanovitvi nove strukturne enote ali uvedbi delovnih mest sprejme pooblaščeni organ pravne osebe.

Po tem, ko je vsebina sklepa seznanila vse zainteresirane uradniki, kadrovski strokovnjaki so zadolženi za pripravo dokumentov za prilagoditev kadrovske tabele.

→

→

→

Uvajajo se ne samo takrat, ko mora delodajalec uvajati nove poklice. Spremeni se tudi, če je treba kadrovsko enoto odstraniti iz urnika.

To lahko storite:

    po naročilu;

    odobritev novega ShR.

Poglejmo vrstni red, v katerem je položaj dodeljen.

Izključitev specialnosti iz ŠR

Če je mesto prosto

Če je potrebno, ima delodajalec pravico izključiti posebnost ali oddelek iz urnika dela. V ta namen se izda ukaz o izločitvi delovnih mest iz kadrovske tabele. Tu obstaja en odtenek: če je delovno mesto, ki naj bi ga odstranili iz dokumenta, prazno, potem ni treba izdati obvestila o zmanjšanju števila zaposlenih ali osebja.

Zaradi znižanja

V tem primeru je mogoče odobriti nov SR, ne da bi vključili posebnosti, ki so predmet zmanjšanja, pa tudi izdati nalog za izključitev delovnih mest iz SR, ki so predmet zmanjšanja, in odobriti nov dokument po datumu prihajajočih sprememb. Zaposleni, ki spadajo pod, morajo dva meseca vnaprej predložiti podpisano pisno listino. To je navedeno v 2. delu Art. 180 delovnega zakonika Ruske federacije. V skladu s tem pravilom datum začetka veljavnosti sprememb urnika dela ne more nastopiti prej kot dva meseca po izdaji odredbe.

Odredbo o izključitvi delovnega mesta iz SR lahko delodajalec sestavi v kakršni koli obliki. Stopnje ali plače ni treba navesti.

V naročilu naj bo navedeno:

    informacije o dogodku;

    datum uvedbe načrtovanih novosti,

    ime oddelka, poklic in polno ime državljanov, ki jih bo znižanje zadevalo;

    pravice in jamstva odpuščenih delavcev

Po izdaji odredbe mora delodajalec z njo seznaniti odpuščene delavce.

Shranjevanje naročil

SR, kot tudi odredbe o odstranitvi položaja, je treba trajno hraniti v podjetju. Vsi predlogi v zvezi z njegovim razvojem in spremembami morajo biti shranjeni v arhivu podjetja najmanj pet let. Enak čas shranjevanja je določen za kadrovske projekte.

je kadrovski dokument, ki odraža podatke o sestavi osebja. Običajno se sestavi ob koncu leta za naslednje koledarsko leto. Toda včasih ga je treba spremeniti. Ne glede na razloge je glavna stvar pravilno pripraviti dokument in se izogniti napakam pri odobritvi.

Razlogi za spremembe

Obstaja več razlogov, na podlagi katerih je mogoče prilagoditi kadrovsko razpredelnico:

  • Spreminjanje strukture podjetja.
  • Reorganizacija.
  • Spremembe v obsegu dejavnosti.
  • Izvajanje dela za izboljšanje dejavnosti podjetja.
  • Spremembe zakonodajnega okvira.
  • Ekonomski izračuni, povezani s proizvodnimi in delovnimi področji organizacije.
  • Zmanjšanje osebja.
  • Optimizacija poslovanja podjetja.
  • Odprava ali uvedba novih prostih delovnih mest in delovnih mest.
  • Spremembe plač.
  • Preimenovanje položajev.

Metode in značilnosti izvajanja sprememb

Obstajata dve možnosti, ki vam omogočata spreminjanje dokumenta z razporedom osebja organizacije:

  1. Izdaja odredbe o spremembah besedila odredbe. Uporablja se za manjše popravke.
  2. Priprava novega urnika in njegova odobritev. Velja v primeru bistvenih sprememb.

Pri spremembah je vredno upoštevati tudi nekatere značilnosti:

  1. Samo prosta delovna mesta, torej tista, ki jih oseba ne zaseda, se lahko odstranijo iz kadrovske tabele.
  2. Če črtanje prostega delovnega mesta iz kadrovske razpredelnice pomeni odpoved, je treba zaposlenega o tem obvestiti dva meseca pred uveljavitvijo odredbe.
  3. Če je sprememba kadrovske razporeditve povezana s spremembo delovnih pogojev, je treba prizadete zaposlene obvestiti dva meseca vnaprej.
  4. Če sprememba vključuje spremembo naziva delovnega mesta ali imena oddelka, je treba prizadete zaposlene obvestiti. Poleg tega je treba v delovno evidenco vnesti ustrezen vpis.
  5. Če se spremembe nanašajo na plače, se vse spremembe podvojijo tudi v pogodba o zaposlitvi in osebno izkaznico T-2.

Med letom lahko naredite neomejeno število sprememb v kadrovski tabeli. Glavna stvar je, da se držite zakonodaje in pravočasno posredujete informacije o spremembah delovne sile.

Kdo in kako sestavi naročilo?

Naročilo, na podlagi katerega se izvedejo vse potrebne spremembe v kadrovski tabeli, se sestavi v poljubni obliki. Osnovne podrobnosti dokumenta:

  1. Ime organizacije ali podružnice. Navedeno je polno ime.
  2. Datum sestavljanja.
  3. Številka papirja. Postavljeno v skladu s sistemom naročil, sprejetim v podjetju.
  4. Razlogi za spremembe.
  5. Datum začetka veljavnosti sprememb.
  6. Seznami sprememb. V tem primeru je navedeno:
  • naziv delovnega mesta;
  • plača za določen položaj;
  • število enot osebja, ki jih je treba odstraniti ali dodati.
  1. Podpis odgovorne osebe.

Pripravo papirja in kasnejšo izvedbo naročila izvaja:

  • kadrovska služba.
  • Računovodstvo.
  • Plansko-ekonomski oddelek.
  • Ministrstvo za delo in plače.

Vse je odvisno od velikosti podjetja in funkcij posameznega oddelka.

Vzorčna naročila glede na vrsto sprememb

Ponujamo vam vzorce tipičnih naročil za spremembo razporeda zaposlenih v podjetju.

Videz novega položaja

Zabeležen je datum uvedbe novega delovnega mesta v osebje:

Zmanjšanje osebja

Dokument navaja osebe, za katere velja znižanje, in datum njegovega začetka veljavnosti:

Preimenovanje položaja

V tem primeru se zabeleži ime novega imena:

Pomembno je, da zaposlene obvestite o spremembah z naslednjim dokumentom:

Sprememba plače ali tarifne stopnje

V naročilu je navedeno, za koliko in kdaj se spremeni tarifa:

Odprava prostih delovnih mest

Izključene enote osebja so navedene:

Pomembne spremembe dokumentov

Kot že omenjeno, je priporočljivo narediti pomembne spremembe v obliki priprave in odobritve novega dokumenta. V tem primeru bo številka urnika naslednja za predhodno sprejeto. Urnik se odobri po sprejetem postopku na podlagi splošnega naročila.

Video: Sprememba kadrovske razpredelnice v ZUP 3.0

S pomočjo video vadnice se lahko naučite pravilno spreminjati razpored osebja v programu ZUP 3.0:

Spremembe kadrovske tabele se izvedejo na podlagi ustrezne odredbe, sestavljene v kakršni koli obliki, ki vsebuje podatke o razlogih za spremembe.



 

Morda bi bilo koristno prebrati: