Ali za kadrovske dokumente zadostuje elektronski podpis? Upravljanje kadrovskih elektronskih dokumentov

26. julij 2019 12:22

Kakšne omejitve nalaga trenutna zakonodaja, po čem bi se morali voditi zdaj in na kaj računati pri avtomatizaciji dokumentnega toka v prihodnosti?

Zakaj je preobrazba potrebna?

Prednosti brezpapirnega dokumentnega toka so očitne: znižanje stroškov, prihranek dragocenih delovnih ur in preglednost dela.

Podjetje se poskuša digitalizirati ključnih procesov, ki vplivajo na njegovo donosnost. Hkrati je optimizirana tudi masovna proizvodnja – z maksimalno angažiranostjo osebja to podjetju omogoča znižanje stroškov. Posledično so prihranjene tone papirja, leta človeškega časa in milijarde živčnih celic milijonov ljudi.

Pogled od zgoraj

Po ocenah Ministrstva za delo Ruske federacije podjetja uporabljajo približno 40 vrst kadrovskih dokumentov v različnih različicah. Z njimi komunicira 100 % zaposlenih v podjetju, zato pretvorba teh papirjev v elektronsko obliko in kasnejša avtomatizacija procesov takoj prihrani veliko sredstev.

Toda hudič je v podrobnostih. Prva stvar, s katero se je treba soočiti, je potreba po zagotavljanju pomembnosti kadrovskih dokumentov. Zahteva jih lahko tako sam zaposleni kot ducat zunanjih organizacij (rusko ministrstvo za delo, skladi pokojninskega in obveznega zdravstvenega zavarovanja, sodišča in drugi organi).

S papirjem je vse jasno: pri roki morate imeti kopijo z žigom in podpisom. Kar zadeva delo z elektronskimi dokumenti, še ni veliko prakse.

Digitalizacija okvirja, kje začeti?

Vse kadrovske dokumente lahko razdelimo na 2 dela:

1. Osebno - gre za pogodbo o zaposlitvi in odredbe, ki zadevajo samo enega delavca (o spremembi določb pogodbe o zaposlitvi, odpovedi, sprejemu, premestitvi itd.).

2. Masivni - vse vrste navodil, ukazov, predpisov, ki jih morajo poznati vsi zaposleni v organizaciji ali ustreznih oddelkih.

Ustvariti elektronsko obliko dokumenta ni tako težko, da bi zagotovili njegov pravni pomen v prihodnosti. Na eni strani je zvezni zakon št. 63 z dne 04.06.2011 "O elektronskih podpisih". Omogoča uporabo elektronskega podpisa (ES) in obvezuje, da so dokumenti, podpisani z njim in lastnoročno, priznani kot enakovredni. Na drugi strani - delovni zakonik Ruske federacije, ki dovoljuje uporabo elektronskih dokumentov samo zaposlenim na daljavo in samo z uporabo izboljšanih kvalifikacij elektronski podpis- UKEP.

UKEP je drag!

Za pridobitev kvalificiranega podpisnega certifikata se morate obrniti na pooblaščeni overitveni center (v nadaljevanju CA). Oblikoval bo par ključev, s katerim se ustvari in preveri podpis.

Za razliko od lastnoročnega podpisovanja dokumenta je izdaja potrdila UKEP plačljiva storitev. Zato se podjetjem ne mudi, da bi svoje osebje prenesli na delo na daljavo po novih pravilih - prehod na elektronsko upravljanje kadrovskih dokumentov se zdi zaman.

Vsi vstanejo, sodišče zaseda

Poglejmo nedavno sodno prakso. Lahko zabeležite Zanimiva dejstva o uporabi elektronskih sredstev na delovnopravnem področju:

sodišče je menilo, da je zakonito, da se zaposleni seznanijo z lokalnimi predpisi (v nadaljevanju LNA) po elektronski pošti: Sklep Primorskega okrožnega sodišča z dne 6. marca 2014 v zadevi št. 33-1126;
Pri branju elektronskih dokumentov je dovoljeno uporabljati preprost elektronski podpis: Odločba okrožnega sodišča Novo-Savinovski v Kazanu z dne 16. januarja 2014 v zadevi št. 2-1091/14.

Zato je treba pozornost preusmeriti z digitalizacije celotnega kadrovskega toka na masovne dokumente. Vsaj do sprememb delovnega zakonika.

Novo poznanstvo

Kaj bo na koncu potrebno za "legalizacijo" seznanitve z LNA brez papirja? Organizirajte postopek z lokalni akti možno po elektronski pošti.

Za to potrebujete:

potrdi ustrezne predpise o postopku za delo z elektronsko pošto;
obvestiti delavca pisno proti njegovemu podpisu;
dodelite elektronske naslove pogodbi o zaposlitvi ali drugemu dokumentu, ki ga podpiše zaposleni.

Določba mora vsebovati:

predpisi o uporabi elektronske pošte s strani zaposlenih;
roki za odgovor na pisma in shranjevanje prejetih in poslanih sporočil;
obveznost delavca, da obvesti pošiljatelja o prejemu pisma in redno preverja prejeto elektronsko pošto v določenem obdobju;
klavzula, da je korespondenca med delodajalcem in zaposlenim enakovredna izmenjavi papirnih dokumentov.

Zanesljivejši bo zapis podatkov z elektronskim podpisom.

Podpis. Elektronski. Njegovo

Elektronski podpis je dodatna informacija, ki je potrebna za identifikacijo podpisnika, nespremenljivosti dokumenta in njegovih podrobnosti. Glavna prednost elektronskega podpisa pred dostopom prek korporativnih sistemov je nezmožnost generiranja istega nabora informacij nikomur razen lastniku ključa.

Bolj ekonomični možnosti sta izboljšani nekvalificirani (UNEP) in preprosti elektronski (PEP) podpisi.

Zvezni zakon št. 63 dovoljuje uporabo nekvalificiranega elektronskega podpisa na enaki podlagi kot kvalificiranega, vendar z nekaterimi razlikami.

V primeru UNEP certifikacijski center morda ne bo akreditiran. Hkrati lahko delodajalec samostojno vzpostavi storitve vzdrževanja elektronske infrastrukture. Omogočili vam bodo generiranje parov ključev in njihovo izdajo zaposlenim za podpisovanje dokumentov v informacijskem sistemu.

Tako podjetje ustvari "svoj certifikacijski organ." Vendar samo uporaba UNEP ni dovolj. Delodajalec mora za pravilno uporabo elektronskega podpisa pripraviti in izvajati tudi sklop dokumentov:

področja odgovornosti in operativni postopki CA;
pravila za uporabo ključev;
pogoji in sredstva oblikovanja in preverjanja;
postopek evidentiranja prijav, izdaje, odvzema in uničenja medijev in ključev.

Po drugi strani pa mora zaposleni vedeti:

postopek pridobitve ključev elektronskega podpisa;
kje ga uporabiti;
katera dejanja v sistemu bodo tvorila elektronski podpis.

Prav tako mora razumeti, da je osebno odgovoren za par ključev, ki mu je bil izdan, elektronski podpis pa je analogen lastnoročnemu podpisu.

Ali je lahko bolj preprosto?

Zakon poleg UNEP predvideva uporabo enostavnega elektronskega podpisa (SES). Pogoji za njegovo uporabo so opisani v 9. členu Zveznega zakona-63.

Pri uporabi PEP se predpostavlja, da:

to so informacije, priložene ali povezane z dokumentom, ki se podpisuje;
njegova naloga je nedvoumna identifikacija podpisnika;
obstaja razlika od izboljšanega elektronskega podpisa – ne zagotavlja celovitosti informacij;
tako kot UNEP ali UKEP je oblikovan na zasebnem ključu;
organizacijsko in tehnično morajo imeti na dokumentu nameščena pravila preverjanja in potrditveno dejanje.

Vse navedeno mora biti opisano in zapisano v pravilih za uporabo elektronskega podpisa, izdelanih skupaj s pogodbo o uporabi elektronskega podpisa. S temi dokumenti morajo biti zaposleni pisno seznanjeni in podpisani.

Veljavna zakonodaja ne dovoljuje digitalizacije vsega kadrovskega dela. Toda prenos seznanjanja z lokalnimi dokumenti v elektronsko obliko in priprava sistemov bo že naredila vaše procese učinkovitejše.

Ministrstvo za delo in socialno varstvo je od 23. marca do 1. oktobra 2018 izvedlo poskus pretvorbe dokumentov in podatkov o zaposlenih v elektronsko obliko o vprašanjih delovna razmerja. Pravila za njegovo izvajanje ureja Odredba št. 194 z dne 26. marca 2018. Zlasti navaja, da bodo nova delovna pravila preizkušena na takih pomembne faze, kot so sklepanje pogodb o zaposlitvi in organizacija službenih potovanj, izdaja delovnih dovoljenj, seznanitev delavca z razporedom dopustov in nekaterimi osebnimi podatki delodajalca.

V pilotnem projektu je sodelovalo 11 velikih podjetij: OJSC Russian železnice", JSC Gazprombank, PJSC AvtoVAZ, PJSC Rosbank, PJSC Mechel, JSC Severstal Management, PJSC Rostelecom, LLC SIBUR, JSC Alfa-Bank, PJSC Tatneft, LLC "Agrotorg" Med njihovimi nalogami so bile:

preizkusite mehanizem za vzdrževanje kadrovskih dokumentov v v elektronski obliki;
ovrednotiti stroške in učinke novega pravilnika o vodenju kadrovskih evidenc;
prepoznati težave in tveganja pri vzdrževanju pretoka kadrovskih dokumentov v elektronski pošti. oblika;
pripravlja predloge optimizacije dokumentov, ki so obvezni za delodajalce;
podati pobude za spremembo zakonodaje za omogočanje elektronskega upravljanja kadrovskih dokumentov (EDF).

Po informacijah ministrstva za delo z dne 19. oktobra 2018 so bile ugotovljene nekatere težave, ki jih bo morala vlada rešiti, preden se pojavijo posebni predpisi o ECD. Tu so težave, na katere je opozorilo podjetje:

Visoki stroški nakupa in uporabe digitalni podpis. Predvideva se, da bo elektronsko upravljanje dokumentov zahtevalo pridobitev vsaj 1 digitalnega podpisa letno. Zdaj se njeni stroški na osebo gibljejo od 1000 do 5000 rubljev. Če se ta cena ne zniža, bo ekonomski učinek uvedbe ECD zanemarljiv.
Pomanjkanje enotnih zahtev za univerzalni digitalni podpis. Trenutno je zakon odobril več vrst digitalnih podpisov, ki se uporabljajo za različne situacije. Najbolj priljubljen je izboljšan kvalificirani podpis, saj ga je mogoče uporabiti v širšem obsegu pravnih razmerij. Za vodenje kadrovskih evidenc pa zakon še ni določil vrste digitalnega podpisa, ki naj se uporablja, in njegovih lastnosti.
Tehnične težave. Podjetja, ki so sodelovala v eksperimentu, so ugotovila, da je vodenje dokumentov izključno v spletni obliki za delodajalca nerentabilno zaradi visoko tveganje kaznovan zaradi tehničnih težav. Tako za izgubo podatkov, nepooblaščeno uporabo tretjih oseb, napake programsko opremo Pri posredovanju ali obdelavi informacij bo moral odgovarjati delodajalec. Če izgubljene dokumente potrebujejo sodišče ali regulativni organi, ne bo trpelo samo podjetje, ampak tudi zaposleni, čigar podatki so bili izgubljeni. To pomeni, da jih bodo lahko odgovarjali tako zaposleni kot kontrolni in nadzorni organi.
Če delodajalec izgubi dokumente, obstaja tveganje tudi za zaposlene. Brez dokumentov ne bodo mogli zaščititi svojih pravic.

Ker so težave precejšnje, so ministrstvo za delo, Zveza industrijcev in podjetnikov Rusije ter Zveza neodvisnih sindikatov predlagali, da se najprej poiščejo rešitve zanje, nato pa se vse pobude postopoma izvajajo. Pristojni poleg tega menijo, da je treba najprej počakati na spremembe na področju informatike, da se bodo pojavila pravila glede univerzalnega elektronskega digitalnega podpisa, arhivskega shranjevanja podatkov, zaščite prenosa podatkov in pravnega pomena e-dokumentov, tudi na sodišču. . Ustrezni predlogi zakonov naj bi bili po načrtih vlade pripravljeni v naslednjih rokih:

do decembra 2020 - pobude v zvezi z oblikovanjem, pridobitvijo in uporabo elektronskega podpisa, vzpostavitvijo enotnih zahtev zanj, njegovo vizualizacijo v elektronskem dokumentu;
do julija 2020 - projekti, kjer bodo pojasnjeni pojmi elektronskega dokumenta, postopki hrambe in obdelave elektronskih dokumentov ter njihovih dvojnikov (elektronske slike).

Ministrstvo za delo je prepričano, da šele po vseh teh pravni okvir Možno je začeti aktivno razvijati predlog zakona, ki bi delodajalcem omogočil vodenje kadrovskih evidenc le v elektronski obliki. Po mnenju uradnikov se bo dokument pojavil šele leta 2021.

Zakaj je potreben še en poskus?

Ministrstvo za delo se je odločilo, da ne bo čakalo na naslednje spremembe zakonodaje glede elektronskega digitalnega podpisa. Poleg tega so uradniki prepričani, da praktične izkušnje Prehod na elektronske dokumente je za pripravljavce zakona veliko uporabnejši od drugih možnosti zbiranja informacij. Zato je v naslednjih treh letih načrtovana izvedba še enega poskusa prehoda na ECD. Ustrezen predlog zakona je že pripravljen in naj bi bil kmalu predložen državni dumi.

Cilj drugega pilotnega projekta je identificirati in po možnosti najti rešitev za težave, povezane z uporabo elektronskega podpisa, arhivsko hrambo e-dokumentov in druga vprašanja pri delu z elektronskim digitalnim podpisom. Poleg tega bo podjetje, ki bo pristalo na sodelovanje v poskusu, moralo delati v času, ko se spreminjajo tudi drugi predpisi. Po navedbah ministrstva za delo je treba do leta 2020 odobriti spremembe naslednjih zveznih zakonov:

"O obvezni kopiji dokumentov";
"Glede informacij Informacijska tehnologija in o varstvu informacij«;
drugi regulativni pravni akti, ki vsebujejo sklicevanja na elektronske dokumente, postopke za shranjevanje in uporabo elektronskega dvojnika (elektronske slike) dokumenta ali samega dokumenta.

Udeleženci projekta še niso znani, predvideva pa se, da bo okoli 10 organizacij pripravljenih na spremembe v svojem delu. Vsi stroški, ki jih bodo morali nositi delodajalci, so v celoti njihova odgovornost. Obenem bodo lahko izbirali, katere vrste elektronskega podpisovanja bodo uporabljali in katere kadrovske dokumente bodo vodili izključno v elektronski obliki. Edino pravilo je uporaba izboljšanega kvalificiranega elektronskega podpisa, če:

pogodba o zaposlitvi;
dogovor o odgovornosti;
študentski sporazum.

Ali če se jih spremeni.

Pojasnjeno je tudi, da bodo morala podjetja v okviru eksperimenta razviti in zagotoviti delovanje lastnega informacijskega sistema, ki bo omogočal shranjevanje elektronskih dokumentov in omogočanje dostopa do njih različnim kategorijam uporabnikov za razne akcije(spremembe, spremljanje, prejem izpisa (kopije) itd.).

Uradniki niso pozabili na pravice delavcev. Podjetja, ki bodo sodelovala v pilotnem projektu, bodo morala v kolektivnih pogodbah ali individualnih pogodbah z zaposlenimi določiti, da ne nasprotujejo prenosu dokumentov v spletno obliko.

Po načrtih Ministrstva za delo naj bi poskus potekal od 1. 1. 2019 do 31. 12. 2022. Če pa poslanci državne dume ne bodo imeli časa za potrditev predloga zakona, se lahko roki spremenijo. Spremljajte naše novice.

Kaj se je odločalo z uporabo elektronske delovne knjižice?

Sprva so uradniki želeli združiti pobudo za prehod na elektronsko delovno knjižico z idejo o popolnem prenosu delodajalcev na EKD. Vendar pa je, kot je pokazal vzorčni poskus, upravljanje elektronskih dokumentov pri vodenju kadrovskih evidenc treba razvijati ločeno. Pri tem so vztrajali sindikati in vseslovenska združenja delodajalcev.

Zato so se na ministrstvu za delo odločili, da predlog zakona o elektronski delovni knjižici promovirajo že zdaj, da bi leta 2020 v domačih podjetjih uvedli spletni dokument. Po besedah uradnikov je pobuda pripravljena in predvideva, da (citat iz informacije ministrstva za delo z dne 19. oktobra 2018):

bodo delodajalci poslali na Pokojninski sklad Rusija v elektronski obliki informacije o delovni dejavnosti zaposlenih, to je o najemu, prenosu na drugega delovnem mestu, razrešitev. Projekt je obsežen, saj zadeva vse delodajalce. Delavci bodo imeli možnost v vsakem trenutku v informacijskem sistemu vpogledati v evidence delodajalca, svoje podatke pa bodo lahko delodajalcu poslali tudi v elektronski obliki, na primer ob prijavi na delovno mesto, tudi za delo na daljavo na drugi lokaciji.

O prednostih in slabostih elektronske delovne knjižice lahko preberete v našem gradivu

Kako uradniki na splošno vidijo reformo?

Kot je že izjavila namestnica ministra za delo in socialno zaščito Ruske federacije Lyubov Yeltsova, je ministrstvo za delo pripravljeno prisluhniti stališču podjetnikov in sindikatov o vprašanju prehoda. Ruska podjetja na ECD.

Lyubov Yeltsova je pojasnila (citat z uradne spletne strani Ministrstva za delo – opomba urednika):

»Glavno bistvo naših predlogov je, da imajo podjetja ob papirnem dokumentnem toku možnost ohraniti elektronski kadrovski dokumentni pretok. Zlasti se predlaga, da se delodajalcu podeli pravica odločanja o popolnem ali delnem vzdrževanju dokumentov, povezanih z kadrovsko delo, v elektronski obliki. To odločitev bo delodajalec sprejel le ob upoštevanju mnenja predstavniškega organa delavcev.

Vse stroške vzdrževanja dokumentov v elektronski obliki krije izključno delodajalec. Zaposleni ne bi smel nositi nobenih stroškov, povezanih z vzdrževanjem delnega ali popolnega elektronskega upravljanja kadrovskih dokumentov. Poleg tega je delodajalec dolžan delavcu na njegovo zahtevo posredovati dokumente, ustvarjene v elektronski obliki na papirju.«

Kdo je pripravljen na prehod?

Na ministrstvu poudarjajo, da so podjetja iz bančnega sektorja in IT-tehnologije naklonjena uvedbi ECD, »kjer so pretežno vertikalno integrirane strukture, delo pa je povezano z uporabo informacijskih tehnologij«. Zato so postali prvi udeleženci pilotnega projekta. Obenem so številna podjetja že ocenila prednosti elektronskega upravljanja dokumentov, zato bodo, če ga bodo pristojni uzakonili pri vodenju kadrovskih evidenc, počasi začela prehajati na nova pravila dela.

Po besedah Tatjane Magera, strokovne sodelavke KlubTK in pravnice v kadrovski agenciji Ares, je uvedba elektronskega upravljanja kadrovskih dokumentov nujen in logičen proces. Morda bi bil na prvi stopnji prehod nanj res povsem prostovoljen tako za delodajalce kot za zaposlene. Še več, ustvarjanje in evidentiranje kadrovskih dokumentov namreč že nekaj let poteka v digitalni obliki. Tiskanje in kopiranje dokumenta na papir je obvezno zaradi zahteve po lastnoročnem podpisu delavca in delodajalca. To težavo bi lahko rešila legalizacija elektronskega digitalnega podpisa za stranke delovnih razmerij.

Tatyana Magera tudi opozarja, da postaja uporaba portalov nalog.ru, arbitr.ru, gosuslugi.ru vsak dan bolj priljubljena in učinkovita. Nič torej ne preprečuje uvedbe elektronskega upravljanja dokumentov v kadrovske evidence, vključno z uporabo obstoječih platform in razvoja.

Kaj je zdaj mogoče prevesti v spletno obliko?

Ruska zakonodaja vsebuje številne predpise, ki podjetjem omogočajo prenos nekaterih kadrovskih dokumentov v digitalno obliko. Po odločitvi vodstva podjetja se interni dokumenti lahko sestavijo neposredno na delovnih računalnikih. Po potrebi se lahko natisnejo in podpišejo. Če so digitalno poslani zaposlenim ali državnim organom, mora biti njihova pristnost potrjena z elektronskim digitalnim podpisom.

Dnevnik električne opreme itd.).

Osebne izkaznice zaposlenih, ukazi za osebje, delovne knjižice in njihove evidence, pogodbe o zaposlitvi in dodatni sporazumi k njim ter večina Kadrovske dnevnike je treba še vedno voditi na papirju.

Trenutno sta optimizacija in avtomatizacija procesov v vseh panogah gospodarstva ena najbolj obravnavanih tem v strokovni javnosti. Tudi država ji ne prikrajša pozornosti: leta 2017 je bila sprejeta »Strategija razvoja informacijska družba v Ruski federaciji za 2017 - 2030«, v okviru katerega se izvaja program Digitalno gospodarstvo.

Ena od aktivnosti tega programa je prehod na brezpapirno interakcijo med zaposlenimi in delodajalci. To pomeni, da bi v bližnji prihodnosti moralo biti zakonodajni okvir, ki vam omogoča vzdrževanje kadrovskih dokumentov v elektronski obliki.

Kakšna naj bi bila prihodnost delovnega procesa HR?

Očitno je, da bi delodajalec in zaposleni v prihodnosti morala imeti možnost elektronsko podpisovanje vseh kadrovskih dokumentov od koder koli na svetu s katere koli naprave. Papirni dokumenti in »živi« podpisi na njih naj postopoma izginejo iz poslovnega obtoka. Ob tem je seveda treba zagotoviti ustrezno identifikacijo oseb, ki podpisujejo kadrovske dokumente, ter varnost prenosa in shranjevanja informacij v elektronski obliki.

Zakaj je pomembno?

Prednosti uvedbe brezpapirnega komuniciranja med zaposlenim in delodajalcem so očitne:

Prihranek časa zaposlenih (in s tem denarja podjetja);

Povečana mobilnost zaposlenih - dokumente je mogoče podpisati iz prenosnega računalnika ali pametnega telefona kjerkoli na svetu;

Pospešitev procesov potrjevanja in podpisovanja kadrovskih dokumentov;

Poenostavitev postopka spremljanja podpisovanja kadrovskih dokumentov;

Povečanje preglednosti pretoka kadrovskih dokumentov;

Izboljšanje varnosti dokumentov v primerjavi s papirnimi;

Prihranek pisarniškega/arhivskega prostora za shranjevanje dokumentov;

Zmanjšanje stroškov papirja in skrb za okolje;

Zmanjšanje tveganja ponarejanja dokumentov (uporaba izboljšanega kvalificiranega elektronskega podpisa);

Zagotavljanje hitrejšega in enostaven dostop v arhiv dokumentov;

Jamstvo za hitrejšo predložitev dokumentov regulativnim organom.

Kaj se dela na državni ravni?

Da bi uvedli brezpapirno interakcijo med zaposlenim in delodajalcem, je rusko ministrstvo za delo že začelo ustrezen poskus za pretvorbo dokumentov in informacij o zaposlenem o delovnih razmerjih v elektronsko obliko.

V poskusu so sodelovali veliki ruski delodajalci: Ruske železnice OJSC, Gazprombank JSC, AVTOVAZ PJSC, ROSBANK PJSC, Mechel PJSC, Severstal Management JSC, Rostelecom PJSC, Yandex LLC.

Poskus bi moral pomagati:

Preizkusiti mehanizem za delodajalca za vodenje kadrovskih dokumentov v elektronski obliki;

Ocenite stroške izvedbe in posledični učinek;

Prepoznajte težave in tveganja pri prehodu na brezpapirno interakcijo.

Na podlagi rezultatov poskusa je načrtovana priprava predlogov za optimizacijo dokumentov, ki jih mora voditi delodajalec na področju delovnih razmerij, ter razvoj in ustrezne spremembe zakonodaje Ruske federacije.

Zakonodajne spremembe so načrtovane ne prej kot v četrtem četrtletju 2018.

Načrt poskusa Ministrstvo za delo

Prva stopnja

Priprava projektov in potrditev lokalnih predpisov, potrebnih za izvajanje poskusa v organizaciji, ki vsebuje postopke za njegovo izvedbo, seznam odgovornih oseb za izvajanje poskusa;

Organizacija interakcije s primarno sindikalno organizacijo ali (če primarne sindikalne organizacije ni) z drugimi predstavniki delavcev za sodelovanje v poskusu.

Druga faza

Priprava korporativnih informacijskih sistemov ter druga tehnična izobraževanja (po potrebi);

Pojasnitev lokalnih predpisov za izvedbo poskusa (če je potrebno).

Tretja stopnja

Izvedba eksperimenta v izbranih podjetjih;

Povzetek vsakega udeleženca na podlagi rezultatov preteklega eksperimenta in pošiljanje informacij ruskemu ministrstvu za delo, ki vsebujejo oceno finančnih stroškov, časa, tveganj, povezanih s poskusom, analizo učinkov vzdrževanja kadrovskih dokumentov v elektronski obliki, kot ter njihov vpliv na produktivnost dela in kontrolno-nadzorne dejavnosti.

Četrta stopnja

Splošni povzetek in ocena rezultatov preteklega eksperimenta na ruskem ministrstvu za delo.

Vrste dela s kadrovskimi dokumenti, vključenimi v poskus:

Sklepanje pogodb o zaposlitvi;

Organizacija poslovnih potovanj;

Registracija počitnic;

Obveščanje zaposlenih o komponente plače ki jim pripadajo za ustrezno obdobje;

Na kadrovskem področju smo med tistimi, ki »počasi« vstopamo v digitalno dobo. Na državni ravni potekajo poskusi, rezultati katerih naj bi bili podlaga za prihodnje predloge zakonov na področju kadrovskega e-dokumentotoka. Glavni razlog za tako dolgo gradnjo je 100-odstotna vključenost v digitalizacijo vseh udeležencev delovnih razmerij. Toda nizka hitrost ne pomeni, da proces ne napreduje. Napredna podjetja številne kadrovske posle že prenašajo v digitalno obliko. Katere kadrovske dokumente je že mogoče pretvoriti v elektronsko obliko in kakšne prednosti to prinaša? Podrobnosti v našem članku.

Država eksperimentira s kadrovskim EDI

Elektronsko upravljanje dokumentov je neizogibna prihodnost. Paradni konj EDI je računovodsko poročanje nadzornim organom. Po strokovnih ocenah je približno 90 % dokumentov v elektronski obliki prav knjigovodskih listin. Vlada se digitalizacije kadrovskih evidenc loteva previdno. Medtem ko išče optimalne rešitve, eksperimentira: eno pilotni projekt dokončan, drugi na poti.

Prvi pilotni projekt uvedbe elektronskega upravljanja dokumentov v kadrovski dejavnosti je potekal od 23. marca do 1. oktobra 2018. V njem je sodelovalo 11 največjih ruskih podjetij, med njimi Ruske železnice, AvtoVAZ, Gazprombank in drugi. Eksperiment je pokazal naslednje rezultate: pomanjkanje enotnih zahtev za univerzalni digitalni podpis, visoke stroške pokrivanja 100 zaposlenih z digitalnim podpisom in tveganje izgube podatkov zaradi tehničnih razlogov.

Drugi zvezni pilotni projekt o uvedbi elektronskega upravljanja s kadrovskimi dokumenti se bo predvidoma začel 1. januarja 2020 in bo trajal dve leti. Po predhodnih informacijah bo v projektu sodelovalo okoli 10 podjetij. Sami bodo lahko izbirali, katere kadrovske dokumente bodo pretvorili v elektronsko obliko (brez podvajanja na papir), katere vrste elektronskega podpisa (EP) bodo uporabljali, s tem da bodo za pogodbo o zaposlitvi, pogodbo o odgovornosti in študenta pogodbe je treba uporabiti izboljšan kvalificirani elektronski podpis (UKEP). Namen tega poskusa je odstraniti ovire, ugotovljene med prvim poskusom. Še ena pomemben pogoj– zaposleni v teh podjetjih morajo »dati zeleno luč« za sodelovanje v poskusu, soglasje se mora odražati v njihovih pogodbe o zaposlitvi.

Delovne knjižice “v digitalni obliki”

Posebna vrstica v kadrovskem e-dokumentoku je digitalizacija delovne knjižice. Globalni poskus pretvorbe v elektronsko obliko je predpisan v vladno potrjenem nacionalnem projektu »Digitalno gospodarstvo«.

Možno je, da bo že od 1. januarja 2020 prenos informacij o delovnih dejavnostih zaposlenih v informacijski sistem Pokojninskega sklada Ruske federacije postal obvezen. Pri organizaciji notranjega kadrovskega dokumentnega toka bo delodajalec sam izbiral med »digitalnim« in papirnim. In od 1. januarja 2021 v elektronski obliki delovne evidence bi moral postati glavni. Po podatkih ministrstva za delo bo novost zadevala 58,7 milijona ljudi in 4,7 milijona pravnih oseb.

Elektronska listina bo vsebovala naslednje podatke: podatke o delavcu, delo, ki ga opravlja, premestitev na drugo stalno zaposlitev, odpoved in podlago zanjo. Podatki o izobraževanju in priznanjih se ne prenašajo elektronsko.

Oblika dokumenta še ni bila javno predstavljena (od septembra 2019), razviti jo mora Pokojninski sklad Ruske federacije in odobriti Ministrstvo za delo.

Od leta 2021 je predvidena ukinitev papirnih delovnih knjižic. Zaposleni, ki se prvič prijavljajo na delovno mesto po 1. januarju 2021, ne bodo imeli papirne delovne knjižice.

Od 1. januarja 2020 dalje velja individualni osebni račun državljana, ki se vodi v obvezni pokojninsko zavarovanje, bo dopolnjen z razdelkom »Podatki o delovni aktivnosti«, ki bo vseboval podatke o kraju dela, opravljenem delu in njegovih obdobjih.

Možen pa je tudi drugačen scenarij razvoja dogodkov. Dejstvo je, da ministrstvo za delo Zadnje čase aktivno napoveduje premik v digitalizaciji delovnih evidenc za eno leto. Obstaja možnost, da bo Ministrstvo za delo pred 29. oktobrom 2019 predložilo v potrditev predlog zakona z amandmajem - ki predlaga, da se elektronske delovne evidence na podlagi pokojninskega sklada ne začnejo leta 2020, ampak leta 2021, medtem ko papirne delovne evidence bi morale obstajati vzporedno z elektronskimi še nekaj let. Rešitev tega vprašanja ni daleč.

Prednosti HR EDI:

Časovni okvir za podpisovanje kadrovskih dokumentov se skrajšuje.
Dokumente je mogoče arhivirati za nedoločen čas.
Čas, porabljen za iskanje dokumentov, se zmanjša.
Sprosti se prostor, ki ga zasedajo papirni dokumenti.
Zmanjšajo se stroški papirja in tiskanja.
Hitrost poročanja se povečuje in njegova kakovost se izboljšuje.

Katere kadrovske dokumente je že mogoče pretvoriti v digitalno obliko?

Kljub temu, da država še ni začela množične digitalizacije upravljanja kadrovskih elektronskih dokumentov, zakonodaja že omogoča uporabo nekaterih kadrovskih dokumentov v elektronski obliki.

Katere kadrovske dokumente je že mogoče digitalizirati:

elektronska bolniška odsotnost,
pogodba o zaposlitvi z delavcem na daljavo,
potrdila o opravljenem delu po civilnih pogodbah,
informacije o personaliziranih evidencah in plačanih zavarovalnih premijah.
drugi dokumenti, ki ne zahtevajo podpisa zaposlenega.

Kako lahko zdaj izboljšate svoj kadrovski potek dela? Digitalizirati ga na ravni podjetja, torej ustvariti interni kadrovski elektronski dokumentarni sistem. S storitvijo VLSI EDF lahko sami izdate elektronski podpis zaposlenemu in z njim podpisujete interne dokumente v podjetju. Tudi obvodni list, ki ga zaposleni izpolni ob odpustu, postane v VLSI elektronski.

Katere dokumente vprašati osebo ob prijavi na delovno mesto, katere podatke iz njih je treba vnesti v sistem, katere dokumente in poročila je treba natisniti in kaj je mogoče poslati v elektronski obliki - VLSI EDF vam bo povedal, kako narediti vse pravilno.

VLSI bo upošteval delovni čas zaposlenih, spremlja čas prihoda in odhoda ter sestavlja urnik dopustov. Poleg tega lahko s pomočjo storitve resno povečate nematerialno motivacijo zaposlenih - s čestitkami, internimi tekmovanji itd.

Več o elektronskih podpisih lahko izveste v naši EDS trgovini, kjer lahko najdete elektronske podpise za vsa opravila podjetja.

Skoraj vsako podjetje ima delavce na daljavo, ki so za delodajalca fizično »izven dosega« – kako strokovnjaki svetujejo podpisovanje pogodb in aktov z njimi, predvsem opise delovnih mest?

Pri prijavi na delovno mesto za delavca na daljavo se porajajo številna vprašanja, povezana z zahtevnostjo dokumentnega toka. Zato se je treba, preden podjetje začne z obdelavo kadrovskih dokumentov, odločiti, katero od dveh možnosti kadrovskega dokumentnega toka bo uporabilo: tradicionalno ali izmenjavo elektronskih dokumentov.

Možnost 1. Tradicionalno

Pri uporabi te možnosti bo podjetje originale vseh kadrovskih dokumentov poslalo po pošti. Zaposleni jih podpiše (ali podpiše za seznanitev) in pošlje nazaj po pošti. V tem primeru obstaja nevarnost kršitve rokov za seznanitev, obvestila itd.

Možnost 2. Izmenjava elektronskih dokumentov (312.1 delovnega zakonika Ruske federacije)

Delovni zakonik Ruske federacije dovoljuje delodajalcu, da delavcu po elektronski pošti pošlje kadrovske dokumente (naloge, obvestila, zahteve itd.) In druge dokumente. Delavec ima tudi pravico usmerjati vse Zahtevani dokumenti, vključno z dokumenti, potrebnimi za zaposlitev, različne prijave v elektronski obliki. S tem načinom poštnina praktično odpade, možno je striktno spoštovanje rokov in prihranek pri stroških poštnine.

Da pa je izmenjava elektronskih dokumentov med delavcem na daljavo in delodajalcem zakonita, morata strani uporabiti elektronski podpis.

Opomba, delovna zakonodaja za delodajalca ni obveznosti plačila za pridobitev potrdila o ključu elektronskega podpisa delavca, zato menimo, da je to vprašanje rešeno s sporazumom strank v pogodbi o zaposlitvi.

Pred najemom delavcev na daljavo priporočam, da podjetje v PVTR odraža uporabo dela na daljavo in značilnosti uporabe elektronskih podpisov. na primer
se lahko ugotovi, ali podjetje uporablja elektronski podpis, kdo nosi stroške pridobitve elektronskega podpisa,
kakšen je postopek izmenjave elektronskih dokumentov, kakšen je njihov format, kakšen je postopek potrditve prejema dokumentov.

Kot veste, je delodajalec dolžan delavca pred podpisom pogodbe o zaposlitvi seznaniti z lokalnimi predpisi (68. člen delovnega zakonika Ruske federacije), vključno z opisom delovnega mesta. Če se podjetje odloči za uporabo elektronskega podpisa, je možno delavca seznaniti z lokalnimi predpisi brez pridobitve lastnoročnega podpisa zaposlenega na seznanitvenem listu, ampak z elektronskim podpisom. Akcijski načrt je lahko takšen:

pošljite sken PVTR, Pravilnik o plačilih, Pravilnik o varstvu osebnih podatkov, opis dela, drugih lokalnih predpisov, ki se nanašajo na delo delavca preko elektronske pošte z elektronskim podpisom na strani delodajalca;
zaposleni mora v zameno poslati elektronski dokument. V čl. 312.1 zakonika o delu Ruske federacije ne določa posebej, kakšen elektronski dokument bi moral biti. To je lahko e-poštno sporočilo, ki navaja, da je zaposleni prebral lokalni akt, ali skeniran obrazec za seznanitev s podpisom zaposlenega. Delavec mora pri pošiljanju uporabiti tudi elektronski podpis.

Postavlja se vprašanje, kaj storiti, če se stranki dogovorita za uporabo elektronskega podpisa prav v pogodbi o zaposlitvi. Saj kandidat pred podpisom pogodbe o zaposlitvi ne bo vedel, da mora pridobiti elektronski podpis. V tej zadevi obstaja nekaj nedoslednosti pravnih norm. Menimo, da bi ob odločitvi o zaposlitvi kandidata morala biti dodatna faza pred seznanitvijo z lokalnimi akti in podpisom pogodbe o zaposlitvi faza dogovora strank o uporabi digitalnega podpisa in pridobitev elektronskega podpisa delavca. .

Kakšen je postopek ob podpisu pogodbe o zaposlitvi z delavcem na daljavo? Če pogodbo o zaposlitvi stranki podpišeta na klasičen način, bo moralo podjetje oba izvoda pogodbe o zaposlitvi poslati delavcu po pošti in napisati spremno pismo, v katerem ga bo pozvalo k podpisu in en izvod vrniti delodajalcu.

Če stranke uporabljajo izmenjavo elektronskih dokumentov in elektronskih podpisov, se pojavijo številna praktična vprašanja:

Ali naj delodajalec pogodbo pošlje delavcu v podpis v WORD ali PDF obliki?

Ali naj delavec dokument delodajalcu pošlje v WORD formatu (z elektronskim izpolnjevanjem rubrike »Podpisi strank«)? Ali naj pošljem dokument v formatu PDF? Ali naj v tem primeru pogodbo natisne, jo lastnoročno podpiše, naredi skenirano in šele nato pošlje delodajalcu po elektronski pošti?

Samo če po elektronski pošti Ali lahko stranke uporabljajo druge komunikacijske kanale WhatsApp, Skype itd.?

Kako naj se po prejemu dokumenta od zaposlenega hrani z elektronskim podpisom podpisan elektronski dokument?

Kako se na dokumentu vidi, da je podpisan z elektronskim podpisom?

Za zdaj pojasnila vladne agencije oz sodna praksa ne glede teh vprašanj. Toda ta vprašanja je mogoče komentirati na podlagi definicij elektronskega dokumenta, podanih v predpisih.

člen 2 čl. 434 Civilni zakonik RF:

Elektronski dokument je informacija, ustvarjena, poslana, prejeta ali shranjena z elektronskimi, magnetnimi, optičnimi ali podobnimi sredstvi, vključno z elektronskimi komunikacijami in elektronsko pošto.

p . 11.1 čl. 2 Zvezni zakon z dne 27. julija 2006 N 149-FZ "O informacijah, informacijskih tehnologijah in varstvu informacij":

Elektronski dokument je dokumentirana informacija, predstavljena v elektronski obliki, to je v obliki, ki je primerna za človekovo zaznavanje z elektronskimi računalniki, pa tudi za prenos po informacijsko-telekomunikacijskih omrežjih ali obdelavo v informacijskih sistemih.

To pomeni, da se za elektronski šteje tako papirni dokument, prejet (poslan) po katerem koli sodobnem komunikacijskem kanalu, preko e-pošte, WhatsApp ali Skype itd., ter dokument, ki je bil prvotno ustvarjen in poslan elektronsko ter shranjen na elektronskem mediju.

Da je dokument podpisan z elektronskim podpisom bo vidno na nalepki datoteke. Poleg tega lahko kot dodatno storitev ob prejemu elektronskega podpisa naročite posebne oznake na samem besedilu dokumenta.

Priporočila tukaj so lahko:
delavcu poslati s strani delodajalca podpisano pogodbo v PDF obliki;
natisnite pogodbo, jo podpišite sami, naredite skenirano kopijo in jo pošljite delodajalcu v PDF obliki;
natisnite pogodbo in shranite obe pogodbeno podpisano pogodbo v svoji osebni mapi;
hrani z elektronskim podpisom poslane datoteke v elektronski obliki. V primeru revizije jih bo morda treba predložiti, da se dokaže, da je zaposleni podpisal pogodbo;
delodajalec bi moral v lokalnih predpisih, na primer v PVTR, določiti postopek izmenjave elektronskih dokumentov, njihov format, postopek njihovega shranjevanja, uporabljene komunikacijske kanale itd.).

Opozarjamo, da je delodajalec dolžan delavcu v primeru podpisa pogodbe o zaposlitvi z elektronskim podpisom kopijo pogodbe o zaposlitvi na papirju poslati po pošti. s priporočeno pošto z obvestilom najkasneje do 3 koledarskih dni(2. del člena 312.2 delovnega zakonika Ruske federacije). Zakonodaja pa ne predvideva obveznosti delavca, da vrne lastnoročno podpisano pogodbo o zaposlitvi, ker jo je že podpisal s pomočjo UKEP.

Podobne težave se pojavljajo ne le pri sestavljanju pogodbe o zaposlitvi ali pri seznanjanju z lokalnimi predpisi, temveč tudi pri sestavljanju kadrovskih dokumentov. Kadrovik mora kot običajno od zaposlenega zahtevati podpis soglasja za obdelavo osebnih podatkov (če nameravate pridobiti informacije od tretjih oseb ali jih posredovati tretjim osebam), obveznost nerazkrivanja poslovnih skrivnosti (če podjetje ima režim poslovne skrivnosti), izpolni obrazec (če podjetje uporablja vprašalnike), izda nalog za zaposlitev in osebno izkaznico delavca.

Rezultati

Glede na izbrani postopek dokumentnega toka z delavcem na daljavo lahko:

Možnost 1. Vse navedene dokumente pošljite po pošti in na spremno pismo prosite zaposlenega, da se podpiše na zahtevanih mestih in ga vrnite po pošti. Delavec ustrezno podpiše listine in jih po pošti pošlje delodajalcu.

Možnost 2. Pošljite dokumente v obliki elektronskih dokumentov z uporabo UKEP. Po našem mnenju je bolj priročno, če se dokumenti pošljejo v formatu PDF, zaposleni si natisne dokumente, jih lastnoročno podpiše, naredi skenirane kopije in jih pošlje delodajalcu v formatu PDF z UKEP. Kadrovski uslužbenec bo prejete dokumente natisnil, papirne različice shranil v svojo osebno mapo, elektronske dokumente pa v posebno mapo v elektronski obliki. Navsezadnje gre za elektronske dokumente v tem primeru bodo originalni dokumenti, papirni mediji pa le kopije.

Poleg tega upoštevajte, da na podlagi 4. dela čl. 312.1 delovnega zakonika Ruske federacije je vsaka stranka dolžna poslati potrdilo o prejemu elektronskega dokumenta v obliki elektronskega dokumenta v roku, določenem v pogodbi o zaposlitvi za delo na daljavo. To pomeni, da mora zaposleni, ko prejme dokumente za podpis, na primer odgovoriti po elektronski pošti, da so bili dokumenti prejeti. Po drugi strani pa mora delodajalec, ko prejme podpisane dokumente od zaposlenega, odgovoriti tudi s pismom, ki potrjuje prejem dokumentov. Podrobnosti o teh potrdilih (ne le trajanje, ampak na primer besedilo potrdila, ukrepanje v primeru težav, napak pri prejemu itd.) morajo biti določene v pogodbah o zaposlitvi in lokalnih predpisih.

Še ena možna varianta ob prijavi zaposlenega na delo na daljavo.

Možnost 3 - to je obisk na lokaciji delodajalca za prijavo. Če se stranki strinjata in so stroški prevoza nizki, je to sprejemljiva možnost. V tem primeru lahko preverite dokumente zaposlenega, seznanite zaposlenega z lokalnimi predpisi in podpišete pogodbo, pa tudi nalog, osebno izkaznico itd.

Morda bi bilo koristno prebrati: