Resmi bir mektupla itiraz edin. Bir iş mektubuna nasıl başlanır

İşbirliği sorunlarını çözmek için kişisel bir toplantı her zaman mümkün olmadığından iş iletişimi yazışma olmadan hayal edilemez. İş yazışmaları, iş hayatındaki en acil sorunların çözülmesine yardımcı olur. kısa zaman ancak görgü kurallarına uyulmaması veya mektubun mantıksız yapısı, ortaklığa zarar verebilir veya potansiyel bir müşteriyi yabancılaştırabilir. Resmi müzakerelerde olduğu gibi belirli kurallar vardır: mektubun formatı ve iletişim tarzı.

Ticari yazışmaların yürütülmesine ilişkin genel kurallar

1. Bir mektup yazmadan önce özelliklerine karar verin:

mektubun türü (kapak, garanti, sipariş, hatırlatma, bildirim vb.; sunum mektubu veya yanıt daveti);

muhatap için erişilebilirlik derecesi (gerekli tüm noktaları bir mektupta belirtebilir misiniz, yoksa açıklayıcı bir ikinciye mi ihtiyacınız olacak);

teslimatın aciliyeti (mektup acilse, iadeli taahhütlü postayla veya posta yoluyla göndermek daha iyidir) e-posta).

2. Mevcut şablonları kullanarak bir mektup oluşturun, türüne göre ve ayrıca GOST R 6.30-2003'e dayanmaktadır. “Birleşik dokümantasyon sistemleri. Birleşik organizasyonel ve idari dokümantasyon sistemi. Belge gereksinimleri."

3. Herhangi iş mektubu aşağıdaki genel yapıya sahiptir:

gönderen kuruluşun adı;
yazım tarihi;
alıcının adresi, belirli bir muhabirin belirtilmesi;
açık adres;
mektubun konusunun ve amacının bir göstergesi;
ana yazı;
sonuç (nezaket formülü);
gönderenin imzası;
kopyaların (varsa) başvuru ve dağıtımının belirtilmesi.

4. Bir iş mektubu hazırlarken Microsoft Word metin düzenleyicisini kullanın:

kulaklık kullan Times New Roman, boyut 12-14 punto, satır aralığı – 1-2 punto;

Mektubun sayfa numaralarını sağ alt tarafa yerleştirin;

A4 formatında metin yazdırırken 1,5–2 satır aralığı, A5 formatı veya daha az - bir satır aralığı kullanın. Ayrıntılar her zaman tek satır aralığıyla yazılır.

5. Bir kuruluş adına konuşuyorsanız ve basılı bir mektup göndermeyi düşünüyorsanız, Şirketin antetli kağıdını kullandığınızdan emin olun, çünkü onun varlığı şirketinizin arama kartı olacaktır. Resmi bir form hazırlarken özellikle dikkatli olun; bu beceri her ofis çalışanı için zorunlu olmalıdır.

6. Uluslararası yazışmalarda mektubun muhatabın dilinde veya İngilizce olarak yazılması gerekir.(iş ilişkilerinde en yaygın olanı olarak).

7. Doğru, iş benzeri bir üslup koruyun. Mektuba, yazışma yaptığınız kişiyle yakınlığınızın derecesine bağlı olarak "Sevgili + Tam Ad" veya "Sevgili + Tam Ad" sözcükleriyle başlayabilecek bir adresle başlayın. Unutmayın, bir adresteki veya muhatabın göstergesindeki kelimeler hiçbir durumda kısaltılmamalıdır (örneğin, "uv." olarak "saygı gösterilir" veya "bölüm başkanı" olarak "bölüm başkanı") - bunlar kurallardır iş etiği. Mektubunuzu her zaman işbirliğiniz için teşekkür ederek bitirin. İmzanın önünde “Saygılarımla…” veya “Saygılarımla…” ifadesi bulunmalıdır. Muhabirle dostane ilişkiler sürdürseniz bile, resmi yazışmalarda “siz” diye hitap etmek kabul edilemez.

8. Kelime dağarcığınızı dikkatlice seçin, yanlışlıklardan, belirsiz ifadelerden ve aşırı profesyonellik kullanımından kaçının.. Mektup anlaşılır olmalıdır.

9. Mektubun içeriğini, alıcının anlaması zor ve hantal olmayacak şekilde anlamlı paragraflara bölün.. Kuralı izleyin: ilk ve son paragraflar dörtten fazla basılı satır içermemeli ve geri kalanı sekizden fazla olmamalıdır.

10. İş e-postalarını kabul edilen görgü kurallarına göre yanıtlayın: yazılı talep için - alındıktan sonraki 10 gün içinde; faks veya e-posta yoluyla gönderilen mektuplar için - hafta sonları hariç 48 saat içinde.

Kurum içi ticari yazışmalar

Şirket çalışanları arasındaki ticari yazışmalar, üçüncü bir tarafa gönderilen yazışmalara göre daha basittir.

kısa ve öz olun;
ticari nitelikte olmak;
mektup tarihi belirtmelidir;
Mektubun sonunda nezaket formülü ve imza yer alıyor.

Organizasyon içi iş yazışmalarına bir örnek, yönetici veya ekip adına günün kahramanına veya terfi alan bir çalışana gönderilen bir tebrik mektubu olabilir.

Projeleri yazılı olarak tartışırken, genellikle bir iş mektubunun yalnızca birkaç zorunlu unsuru kullanılır - konuyu belirtmek, itiraz etmek, özet konunun özü ve nezaket formülü basılı imza ile.

Mektubun biçiminin ve gerekli şablonun, ticari yazışma düzeyine ve muhataba vermek istediğiniz bilgi türüne göre seçilmesi gerektiğini unutmayın.

Mektuplar, hatta e-postalar yazmaya ne kadar nadir başladık. Temel olarak, bu fırsat yalnızca bir iş ihtiyacı olduğunda veya reklam mesajları gönderilirken hatırlanır. Ancak itiraz mektubu aracı hâlâ en çok kullanılan araçlardan biri olmayı sürdürüyor. etkili yollar insanların birbirleriyle etkileşimleri. Özellikle iş mektuplarında yazım tarzına, muhataba hitap şekline ve metnin genel yönüne dikkat etmek oldukça önemlidir. Peki bir mektupta alıcıya hitap etmenin doğru yolu nedir?

Bay veya Bayan. Önceki yılların mesajlarıyla son derece alakalı olan ve 1917'ye kadar Rusya'da resmi kalan bu çağrı, bazı durumlarda bugüne kadar kullanılmaktadır. İş ortaklarına hitap ederken kullanılabilir, politikacılar, işadamları, üst düzey yetkililer. Şu anda bu kelimenin belirli bir sosyal çağrışımı ve belirli bir çağrışımı var. Sosyal açıdan savunmasız gruplara yazmak tamamen uygunsuz olacaktır: "beyler, emekliler", "beyler, mülteciler" vb.

“Rab” sözcüğünü kullanan bir harf örneğini bizden indirebilirsiniz: .

Sevgili/saygın ve muhatabın soyadı veya adı ve soyadı. Bu tip en popüler tedavi. Boşuna değil, çünkü bunu yaparak gönderen aslında belli bir saygıyı ifade etmiş olur. Aile adresinin mektuba daha fazla resmiyet kazandırdığı ve yazılı muhataplar arasındaki mesafeyi artırdığı unutulmamalıdır. Mektubunuzun daha yumuşak ve dostça algılanmasını umuyorsanız adınızı ve ikinci adınızı kullanın.

Böyle bir itirazı içeren örnek bir mektup bizden indirilebilir: .

Alıcının adını bilmiyorsanız, sonunda sadece merhaba veya iyi günler diyebilir ve yazılı mesajın ana hatlarını çizebilirsiniz. Görgü kurallarını dikkate almak ve gözlemlemek ve bir iş mektubunun diğer bileşenlerine dikkat etmek önemlidir.

Çoğu zaman, bir mektuba "Sevgili..." diye başladığımı hatırlıyorum. kıdemli liderler başkana, hükümet başkanına veya Rusya Bilimler Akademisi başkanına mektup hazırlarken “Sevgili…” adresini istedi. Nedense bu gereklilik bize pek çok şaka yapılmasına neden oldu. Basseynaya Caddesi'ndeki "dalgın adamı" hatırladı Samuil Marshak ve ünlü konuşması: “Saygıdeğer araba! Sevgili araba!” Yoldaşa ne kadar derin saygı duyduğumuzla keskin bir şekilde ilgilendiler.

Ve bu arada boşuna kıkırdadılar. “Çok saygı duyuyorum” ve “çok saygı duyuyorum” kelimeleri ile başlayan adresler kullanılır. resmi adresözellikle önemli kişilere ve memurlar yüksek bir konumda bulunuyor. Sadece devletin üst düzey yetkililerine, hükümet ve parlamento üyelerine değil, aynı zamanda da bu şekilde hitap etmek gelenekseldir. ünlü figürler Bilimler, kamuya mal olmuş kişiler. Saygın bir akademisyene bir mektupta sadece “sevgili” diye hitap ederek, farkında olmadan alıcıyı gücendirebilirsiniz.

Cumhurbaşkanına veya hükümet üyelerine her gün yazmıyoruz ama bazen üst makamlara herhangi bir şikayet veya talebi içeren mektuplar yazmak zorunda kalıyoruz. Belediye başkanınıza ya da valinize ne kadar saygı duyuyorsunuz bilmiyorum ama eğer kendisine herhangi bir taleple mektup yazmak zorunda kalırsanız, “çok saygılarımla” adresini kullanmanızı içtenlikle tavsiye ederim. Kelime "son derece saygı duyulan" anlamına gelir ( Sözlük Ozhegova) veya “derin saygıya layık” (Efremova'nın Rus Dilinin Modern Açıklayıcı Sözlüğü). Herhangi bir hükümet temsilcisinin okuyacağını düşünüyorum benzer muamele memnuniyetle. Bir mektubun başında sadece bir kelime var ama bazen teraziyi lehinize çevirebilir. Dedikleri gibi, "Nazik bir buzağı iki kraliçeyi emer."

Geçenlerde forumlardan birinde mektubun başındaki adresten sonra hangi noktalama işaretinin konulacağı sorusuyla karşılaştım: ünlem işareti veya virgül. Alışkanlıktan dolayı ünlem işareti koydum - bana öyle öğretildi, ancak adresten sonra virgül koymamı isteyen bazı patronlarla da karşılaştım. Görünüşe göre sık sık yazışan insanlar ingilizce dili, İngilizce dilbilgisinin birçok kuralını otomatik olarak Rusça yazışmalara aktarır. Bazen bu tür çekiciliğin örneklerini veren iş dünyası literatürü de yanıltıcı olabilir:

Sayın Baylar,
Mektubunuzu dikkatle inceledik, içinde...

(CanımBaylar! İngilizce iş yazışmaları. –M. Yayıncılık derneği “Kültür”, 1993. – 328 s.)

Hangisi doğru?

Portalda Rusça dil yardım hizmeti Gramota.ru her iki seçeneğe de izin verir. Bu durumda ünlem işaretinden sonra büyük harfli bir cümle, virgülden sonra ise küçük harfli bir cümlenin geldiğine dikkat çekilir.

Rus iş mektubundaki adres genellikle ortada bulunur ve ana metinden bir boşlukla ayrılır. Mektubun ilk cümlesi bir paragrafla başlıyor. Peki boşluk ve hatta paragraftan sonra küçük harfle cümle yazmaya nasıl başlanır? Ancak kişisel bir mektupta metin genellikle adresle aynı satıra yazılmaya başlar. Bu durumda adresten sonra virgül koyup mektubun metnini küçük harfle yazmaya devam edebilirsiniz.

Neden ünlem işareti var? Birkaç olası cevap vereceğim:

“Ünlem işareti (!), şaşkınlık, çekicilik, güçlü duygu, heyecan ve benzeri durumları ifade etmek için cümlenin sonuna konulan bir noktalama işaretidir.”

“Rus dilindeki çoğu noktalama işaretinin adı orijinal olarak Rusçadır ve noktalama işaretleri teriminin kendisi de fiil noktalama işaretine - “dur”, “hareket halinde tut”a kadar uzanır. Bir yazar cümlenin sonuna ünlem işareti koyuyorsa kendi ifadesinin içeriğine ne kadar önem verdiğini gösteriyor demektir.”

Çehov'un “Ünlem İşareti (Yuletide Hikayesi)” hikayesinin kahramanı üniversite sekreteri Efim Fomich Perekladin'in sorusuna, “kağıtlara ünlem işareti ne zaman konur” diye sık sık “boşuna değildi” diye övünen eşi Marfusha yedi yıl yatılı okulda okuduğunu” ve bilen herkesin gramerini ezberlediğini, kendinden emin bir şekilde cevap verdi: “Bu işaret hitaplarda, ünlemlerde, sevinç, kızgınlık, neşe, öfke ve diğer duygu ifadelerinde kullanılır.”

Cevabım şu: Adresten sonra ünlem işareti koyarak muhatabın dikkatini çekmeye çalışıyoruz ve onu sadece mektubu okumaya değil, isteğimizi yerine getirmeye, "uzanmaya", hatta bazen "bağırmaya" teşvik ediyoruz. ”. Sevgili İvan İvanoviç!

"Saygı duyulan" kelimesi ile "saygı duyulan" kelimesi arasında ne var? Ünlem işareti? İÇİNDE İş yazışmaları Rusça'da alıcıya ismiyle ve soyadıyla hitap etmek gelenekseldir. Son çare olarak soyadıyla iletişime geçebilirsiniz: “Sevgili Bay Petrov!” Şikayet mektubunda talep mektubundan ziyade soyadıyla hitap edilmesinin daha doğru olduğunu düşünüyorum. Tanıdıklar bize genellikle adlarıyla ve soyadıyla hitap ederler; böyle bir adres alıcıyı sevdirir ve tanıdıkları reddetmek daha zordur.

Aynı anda birden fazla kişiye hitap edilirken şu anda "Sayın Baylar!" adresi kullanılmaktadır ve aynı kuruluş içindeki dahili notlarda hitap edildiğinde "Sayın Meslektaşlarım!" adresinin kullanılması uygundur.

İÇİNDE diplomatik yazışma- kendi kuralları. Orada insanlara unvanlarıyla hitap etmek adettendir: "Sayın Sayın Büyükelçi!", "Sayın Sayın Bakan" veya "Ekselansları!" Ama bu ayrı bir konu

Okumak faydalı olabilir: