Звернення в офіційному листі. Як розпочати діловий лист

Ділове спілкування неможливо уявити без листування, оскільки особиста зустріч для вирішення питань співробітництва не завжди можлива. Більшість нагальних проблем ділова кореспонденція допомагає вирішити короткі терміни, але недотримання правил етикету чи алогічна побудова листи можуть зашкодити партнерським відносинам чи відштовхнути потенційного клієнта. Як і в офіційних переговорах, тут існують певні правила: оформлення листа та стиль спілкування.

Загальні правила ведення ділового листування

1. До складання листа визначтеся з його характеристиками:

тип листа (супровідний, гарантійний, замовлення, нагадування, повідомлення, тощо; д.; презентаційний лист або передбачає відповідь);

ступінь доступності для адресата (чи зможете викласти всі необхідні моменти в одному листі або потрібен другий, уточнюючий);

терміновість доставки (якщо лист терміновий, краще відправити його рекомендованим або по електронною поштою).

2. Оформляйте лист за існуючими шаблонами, Виходячи з його типу, а так само спирайтеся на ГОСТ Р 6.30-2003. «Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів».

3. Будь-яке діловий листмає наступну загальну структуру:

  • найменування організації-відправника;
  • дата написання;
  • адресу одержувача, вказівку конкретного кореспондента;
  • вступне звернення;
  • вказівку на тему та мету листа;
  • основний текст;
  • висновок (формула ввічливості);
  • підпис відправника;
  • вказівку на додаток та розсилку копій (якщо такі є).

4. Під час підготовки ділового листа використовуйте текстовий редактор Microsoft Word:

використовуйте гарнітуру Times New Roman, кегль 12-14 п., міжрядковий інтервал - 1-2 п.;

номери сторінок листа проставляйте внизу праворуч;

при друкуванні тексту на бланках формату А4 використовуйте 1,5–2 міжрядкових інтервалів, формату А5 і менше – один міжрядковий інтервал. Реквізити завжди набираються через один міжрядковий інтервал.

5. Якщо ви виступаєте від імені організації та збираєтеся надсилати лист у друкованому вигляді, обов'язково використовуйте фірмовий бланк, оскільки його наявність буде візитівкою вашої компанії. Поставтеся до оформлення офіційного бланка з особливою ретельністю, це вміння має бути обов'язковим для будь-якого офісного співробітника.

6. При міжнародному листуванні лист повинен бути складений мовою адресата або англійською(Як найпоширенішим у ділових відносинах).

7. Дотримуйтесь коректного, ділового тону. Починайте лист із звернення, який залежно від ступеня вашої близькості з кореспондентом може починатися як зі слів «Шановний + П. І. О.», так і «Дорогий + П. І. О.». Запам'ятайте, слова в зверненні або вказівці адресата в жодному разі не можна скорочувати (наприклад, «шановний» як «ув.» або «начальнику відділу» як «поч. відділу») – такі правила ділового етикету. Завжди закінчуйте лист словами подяки за співпрацю. Перед підписом має бути фраза «З повагою, …» або «Щиро Ваш, …». Звернення на «ти» в офіційному листуванні є неприпустимим, навіть якщо ви підтримуєте з кореспондентом дружні стосунки.

8. Ретельно підбирайте лексику, уникайте неточностей та двозначних фраз, зайвого вживання професіоналізмів. Лист має бути зрозумілим.

9. Розділяйте зміст листа на смислові абзаци, щоб він був громіздким і складним сприйняття адресатом. Дотримуйтесь правила: перший та останній абзаци повинні містити не більше чотирьох друкованих рядків, а решта – не більше восьми.

10. Відповідайте на ділові листи згідно з прийнятим етикетом:на письмовий запит – протягом 10 днів після отримання; на листи, надіслані факсом або електронною поштою, – протягом 48 годин без урахування вихідних.




Внутрішньоорганізаційне ділове листування

Ділове листування між співробітниками компанії відрізняється більшою спрощеністю порівняно з кореспонденцією, що надсилається сторонній організації.
  • бути лаконічним;
  • носити діловий характер;
  • у листі обов'язково вказується дата;
  • наприкінці листа присутня формула ввічливості та підпис.

Прикладом внутрішньоорганізаційного ділового листування може бути лист-вітання від імені керівника або колективу, адресований ювіляру або співробітнику, який отримав підвищення.

p align="justify"> При письмовому обговоренні проектів зазвичай використовуються лише деякі обов'язкові елементи ділового листа - вказівка ​​теми, звернення, короткий викладсуті питання та формула ввічливості з друкованим підписом.

Пам'ятайте, що форму листа та необхідний шаблон потрібно вибирати, виходячи з рівня ділового листування та типу інформації, яку ви хочете надати адресату.

Як рідко ми почали писати листи, навіть електронні. Здебільшого про таку можливість згадують лише за службової необхідності чи розсилки рекламних повідомлень. Тим не менш, інструмент листа-звернення досі залишається одним із самих ефективних способіввзаємодії людей один з одним. Дуже важливо приділити увагу стилю письма, звернення до адресата та загальної спрямованості тексту, особливо у ділових листах. То як правильно звертатися до одержувача у листі?

Пан чи пані. Це звернення, яке було надзвичайно актуальним у посланнях колишніх років і залишалося офіційним у Росії аж до 1917 року, використовується в деяких випадках і донині. Вживання можливе у зверненні до ділових партнерів, політичним діячам, бізнесменам, високопосадовцям. В даний час це слово має якесь соціальне забарвлення і певний підтекст. Цілком недоречно воно буде при листі до соціально незахищених груп: «пани пенсіонери, «пани біженці» та ін.

Приклад листа із застосуванням «Господа» можна завантажити в нас: .


Шановний/шановне та прізвище або ім'я по батькові адресата. Цей типзвернення найпопулярніший. Абсолютно не дарма, тому що цим відправник висловлює насправді певну частку поваги. Слід розрізняти, що фамільне звернення надає листа більшого офіціозу і посилює дистанціювання між письмовими співрозмовниками. Якщо ви розраховуєте на більш м'яке та доброзичливе сприйняття вашого листа, використовуйте ім'я та по батькові.

Приклад листа з таким зверненням можна завантажити в нас: .



Якщо ви не знаєте імені адресата, можна, зрештою, просто привітатись чи побажати доброго часу доби та викласти суть письмового повідомлення. Важливо враховувати та дотримуватися етикету та звернути увагу на інші складові ділового листа.

Часто, починаючи лист із звернення «Шановний…», згадую про те, як один із високих керівниківпри підготовці листів президенту, голові уряду або президенту РАН вимагав звернення «Вельмишановний…». Чомусь ця вимога викликала у нас багато жартів. Згадували «людину розсіяного» з вулиці Басейної Самуїла Маршаката його знамените звернення «Вельмишановний вагоношановний! Шановний шановний!» В'їдливо цікавилися, наскільки глибоко товариш поважаємо.

А даремно хихикали, між іншим. Звернення, що починаються зі слів «поважний» і «шановний», вживають при офіційному зверненнідо особливо важливих персон і посадовим особамзаймає високе становище. Так прийнято звертатися не лише до перших осіб держави, членів уряду та парламенту, а й до відомим діячамнауки, громадським діячам. Звернувшись у листі до поважного академіка просто «шановний», ви ненароком можете образити адресата.

Не щодня ми пишемо президенту чи членам уряду, але листи з якоюсь скаргою чи проханням високому начальству іноді доводиться писати. Не знаю, наскільки глибоко ви поважаєте свого мера чи губернатора, але вже якщо доведеться писати йому листа з будь-яким проханням, щиро раджу використовувати звернення «поважний». Слово це означає «дуже шановний» ( тлумачний словникОжегова) або «гідний глибокої поваги» (Сучасний тлумачний словник Єфремової мови). Думаю, будь-який представник влади прочитає подібне зверненняіз задоволенням. Лише одне слово на початку листа, але часом воно може переважити чашу терезів на вашу користь. Як кажуть, «лагідне теля двох маток смокче».

Нещодавно на одному з форумів зіткнулася з питанням, який розділовий знак ставити після звернення на початку листа: знак оклику або кому. Я за звичкою ставлю знак оклику – так мене вчили, але зустрічалася і з вимогою деяких начальників ставити після звернення кому. Мабуть ті люди, які часто листуються на англійською мовою, автоматично переносять багато правил англійської граматики та на листування російською мовою. Іноді вводить в оману і ділова література, в якій наводяться такі приклади звернення:

Шановні панове,
Ми уважно розглянули Вашого листа, в якому….

(DearSirs! Ділове листування англійською. -M. Видавниче об'єднання "Культура", 1993. - 328 с.)

Як правильно?

Довідкова служба російської мови на порталі Грамота.рудопускає обидва варіанти. При цьому звертається увага на те, що після знака оклику слідує пропозиція з великої літери, а після коми – з малої.

Звернення в російському діловому листі, як правило, розташовується по центру і відокремлюється від основного тексту одним пропуском. Перша пропозиція листа починається з абзацу. Ну і як ви після прогалини та ще з абзацу почнете писати пропозицію з малої літери? А ось в особистому листі текст часто починають писати на тому самому рядку, що й звернення. У цьому випадку після звернення можна і кому поставити, а текст листа продовжувати писати з малої літери.

Чому ж все-таки знак оклику? Наведу кілька варіантів відповіді:

«Знак оклику (!) – розділовий знак, який ставиться в кінці речення для вираження подиву, заклику, сильного почуття, хвилювання тощо».

«Назви більшості розділових знаків у російській мові є споконвічно російськими, та й сам термін розділові знаки перегукується з дієсловом зупинити – «зупинити», «затримати в русі». Якщо пише ставить наприкінці пропозиції знак оклику, він показує, наскільки сильно його хвилює зміст власного висловлювання».

На запитання колезького секретаря Юхима Фоміча Перекладіна, героя оповідання Чехова «Знак оклику (Святковий оповідання)», «коли в паперах ставиться знак оклику», дружина його Марфуша, яка часто хвалилася тим, що «недарма в пансіоні сім років навчалася» і напам'ять усю граматику знає, впевнено відповіла: «Цей знак ставиться при зверненнях, вигуках і висловлюваннях захоплення, обурення, радості, гніву та інших почуттів».

Моя відповідь – поставивши після звернення знак оклику, ми прагнемо привернути увагу адресата і закликати його не тільки прочитати листа, але виконати наше прохання, «достукатися», а іноді й «докричатися». Шановний Іване Івановичу!

А що ж між словом «шановний» і знаком оклику? У діловому листуванніросійською мовою прийнято звертатися до адресата на ім'я по батькові. У крайньому випадку можна звернутися на прізвище: «Шановний пане Петров!». На мій погляд, звернення на прізвище скоріше доречне у листі-претензії, ніж у листі-проханні. На ім'я по батькові до нас зазвичай звертаються знайомі, таке звернення викликає розташування адресата, знайомим важче відмовити.

При зверненні одразу до кількох адресатів нині використовують звернення «Шановні панове!», а при зверненні у службових записках у межах однієї організації – доречно використовувати звернення «Шановні колеги!»

У дипломатичного листування– свої правила. Там прийнято звертатися за титулом: «Шановний пане посол!», «Шановний пане міністре», або «Ваше превосходительство!». Але це окрема тема



 

Можливо, буде корисно почитати: