Ділове листування приклади листів між директорами. Як розпочати діловий лист

Товаришу чи пане? Як правильно звернутись?

Які форми звернення існують?

Слово шановнийВикористовується як нейтральна форма ввічливості, зазвичай у поєднанні з ім'ям-по-батькові адресата, а також зі словами «пан» (плюс прізвище адресата), «товариш» (плюс прізвище адресата), «колега» (плюс прізвище адресата). Використовується з найменуваннями за посадою, званням, соціальним станом.

При зверненні до адресата необхідно враховувати його сферу діяльності та службове становище. До народних обранців, заслужених діячів науки і культури, до високопосадовців звертаються зі словами «вельмишановний» і «шановний». В інших випадках - «шановний»:

Шановний Микола Євгенович!

Шановний Іване Петровичу!

Шановний пане Іванов!

У діловій кореспонденції прийнято звертатися до адресата на ім'я та по батькові.

При зверненні до масового адресата:

Шановні панове! Панове!

Шановні колеги! (До людей однієї професії)

Шановні ветерани!

Відповідно до Цивільного процесуального кодексу Російської Федерації(ст. 158 ч. 2), учасники судового процесузвертаються до суддів зі словами Шановний суд!, і свої свідчення та пояснення вони дають стоячи. Відступ від цього правила може бути допущений з дозволу головуючого.
В армії залишилось офіційне звернення товариш.

При зверненні можливе встановлення як знака оклику, так і коми, але рекомендується однаковість. Якщо стоїть кома, текст листа починається з малої літери. Якщо стоїть знак оклику- пишемо першу пропозицію з великою.

"Господа!" або "Дами та панове!" - як краще звернутися до чоловіків і жінок?

При одночасному зверненні до чоловіків і жінок часто кажуть "Дами та панове!". Це невдала калька з англійської мови(Ladies and Gentlemen). Російською слово пановеоднаково співвідноситься з формами однини панеі пані, а "пані" входить до числа "панів".

Чи потрібно називати співрозмовника на ім'я та по батькові?

До росіян і в російськомовному середовищі прийнято звертатися і називати їх на ім'я та по батькові, звернення тільки на ім'я вважається недостатньо ввічливим. Правильно Володимир Володимирович Путін, але не Володимир Путін. При зверненні до іноземця (або перебуваючи в іншомовному культурному середовищі) називати по-батькові не потрібно.

Як раніше було прийнято звертатися до співрозмовника?

Дворянський етикет. Звернення у дворянському середовищі мали суворо відповідати чину, звання та походження особи, до якої зверталися. Звернення ці суворо співвідносилися з «Табеллю про ранги» (вона майже незмінно діяла до 1917 року). До титулованих осіб ( великий князь, князь, граф, герцог, барон) зверталися згідно з титулом: Ваша Високість, Ваше Сяйство, Ваша Світлість.

Військовий етикет. Система звернень відповідала системі військових звань. Повним генералам належить говорити Ваше Високоповажність, генерал-лейтенантам і генерал-майорам - Ваше Превосходительство. Начальників та старших зі штаб- та обер-офіцерів офіцери, підпрапорщики та кандидати на класну посаду називають за чином, додаючи слово пан, наприклад пан капітан, пан полковник, інші нижні чини титулують штаб-офіцерів та капітанів – Ваше Високоблагородіє, інших - Ваше благородство (мають графський чи князівський титул – Ваше Сиятельство).

Департаментський етикетвикористовував значною мірою ту саму систему звернень, як і військовий.

Форми титулування у царській Росії

При зверненні до осіб, які мали ті чи інші чини «Табелі про ранги», особи, що рівні за чином або нижчестоящі, були зобов'язані вживати такі титули (залежно від класу):

«ВАШЕ ВИСОКОПРЕВОСХОДНИЦТВО» - до осіб у чинах 1 та 2 класів;

«ВАШЕ ПЕРЕВІДНИЦТВО» - до осіб у чинах 3 та 4 класів;

«ВАША ВИСКОРОДІЯ» - до осіб у чинах 5 класу;

«ВАША ВИСОКОБЛАГОДІЯ» - до осіб у чинах 6–8 класів;

«ВАША БЛАГОДІЯ» - до осіб у чинах 9–14 класів.

Крім того, в Росії існували титули, що вживалися при зверненні до членів Імператорського дому Романових та осіб дворянського походження:

«ВАША ІМПЕРАТОРСЬКА ВЕЛИЧНІСТЬ» - до імператора, імператриці та вдовствуючої імператриці;

«ВАША ІМПЕРАТОРСЬКА ВИСОКІСТЬ» - до великих князів (дітям і онукам імператора, а в 1797–1886 рр. і правнукам і праправнукам імператора);

«ВАША ВИСОКОСТЬ» - до князів імператорської крові;

«ВАША СВІТЛІСТЬ» - до молодших дітей правнуків імператора та їхніх чоловічих нащадків, а також до найсвітліших князів за пожалуваннями;

«ВАШЕ СЯЙСТВО» - до князів, графів, герцогів і баронів;

«ВАША БЛАГОДІЯ» - до решти дворян.

При зверненні до духовних осіб у Росії вживалися такі титули:

«ВАШЕ ВИСОКОПРЕОСВЯЧЕНСТВО» - до митрополитів та архієпископів;

«ВАШЕ ПЕРЕОСВЯЧЕННЯ» - до єпископів;

«ВАША ВИСОКОПЕРЕДОБІТЬ» - до архімандритів та ігуменів монастирів, протоієреїв та ієреїв;

«ВАША ПЕРЕВАГА» - до протодіаконів і дияконів.

Кого прийнято називати «государ»?

Слово государв Росії за старих часів вживали байдуже, замість пан, пан, поміщик, вельможа. У XIX столітті до царя зверталися Всемилостивий Государ, до великих князів - Милостивий Государ, до всіх приватних осіб - милостивий государ (при зверненні до вищого), милостивий государ мій (до рівного), государ мій (до нижчого). Слова государ (також з наголосом на другий склад), государ (дружнє) вживалися переважно в мовленні.

А кого і коли називали «товаришем»?

Звернення товаришвживалося у радянському суспільстві. Слово товариш за прізвищем до революції вказувало на членство в революційній політичної партії, зокрема комуністів.

Д. С. Лихачов у книзі «Нотатки та спостереження. Із записників різних років» писав про сучасних способахзвернення:

Ось про що не пишуть історики і що справляло свого часу дуже велике враження: це атмосфера звернень один до одного.

1. Коли 1918 року всюди почали говорити один одному замість пане, пані(на півдні - мадам) товариш, це справляло таке враження:

А. Амікошонство. Людина, яка зверталася до незнайомого товариш, Здавалося, що набивається в друзі, в товариші по чарці. Часто відповідали: Гусак свині не товариш!І це було не класове, а виходило з почуття самозбереження. Професор, який говорив студентам товариші, Здавався шукаючим популярності і навіть кар'єристом, бо ректора університету обирали студенти.<...>Тому серйозні вчені (Жирмунський навіть демонстративно) продовжували звертатися до студентів колеги(Жирмунський погано вимовляв л).

Б. Вражало в цьому зверненні і те, що жінки та чоловіки не відрізнялися. До жінок теж зверталися товариш(Тепер цього немає, і всі жінки стали дівчатами, вірніше, залишилися без способу поводження).

2. Поступово, до кінця 20-х до звернення товаришзвикли, і це стало навіть приємно, - всі люди були якщо не товаришами в справжньому значенні цього слова, то принаймні рівними. Зі словом товаришможна було звернутися і до школяра, і до старої. Але почалися сталінські чистки <...>, і ось якогось тижня не пам'ятаю якого року жителі стали раптово помічати, що міліціонери, кондуктори, поштові службовці припинили говорити слово товариші почали звертатися громадянині громадянка. А ці слова мали відбиток відчуженості, крайньої офіційності (зараз це зникло і з'явилося навіть слово громадяночка). І це звернення, по суті, нове (хоча рідко бувало й раніше, коли злилися один на одного або затримували порушника закону), почало заповнювати вулиці, офіційне життя, створило атмосферу. Кожна людина виявилася підозрілою, під підозрою; над усіма нависла загроза можливого арешту; у словах громадянин та громадянка мерехтіла в'язниця.

Наказ припинити вживання слова товариш був, мабуть, секретним, але його відразу відчули.

(Про мову усну та письмову, стару і нову. 1989)

Як рідко ми почали писати листи, навіть електронні. Здебільшого про таку можливість згадують лише за службової необхідності чи розсилки рекламних повідомлень. Тим не менш, інструмент листа-звернення досі залишається одним із самих ефективних способіввзаємодії людей один з одним. Дуже важливо приділити увагу стилю письма, звернення до адресата та загальної спрямованості тексту, особливо у ділових листах. То як правильно звертатися до одержувача у листі?

Пан чи пані. Це звернення, яке було надзвичайно актуальним у посланнях колишніх років і залишалося офіційним у Росії аж до 1917 року, використовується в деяких випадках і донині. Вживання можливе у зверненні до ділових партнерів, політичним діячам, бізнесменам, високопосадовцям. В даний час це слово має якесь соціальне забарвлення і певний підтекст. Цілком недоречно воно буде при листі до соціально незахищених груп: «пани пенсіонери, «пани біженці» та ін.

Приклад листа із застосуванням «Господа» можна завантажити в нас: .


Шановний/шановне та прізвище або ім'я по батькові адресата. Цей типзвернення найпопулярніший. Абсолютно не дарма, тому що цим відправник висловлює насправді певну частку поваги. Слід розрізняти, що фамільне звернення надає листа більшого офіціозу і посилює дистанціювання між письмовими співрозмовниками. Якщо ви розраховуєте на більш м'яке та доброзичливе сприйняття вашого листа, використовуйте ім'я та по батькові.

Приклад листа з таким зверненням можна завантажити в нас: .



Якщо ви не знаєте імені адресата, можна, зрештою, просто привітатись чи побажати доброго часу доби та викласти суть письмового повідомлення. Важливо враховувати та дотримуватися етикету та звернути увагу на інші складові ділового листа.

Ділове спілкування неможливо уявити без листування, оскільки особиста зустріч для вирішення питань співробітництва не завжди можлива. Більшість нагальних проблем ділова кореспонденція допомагає вирішити короткі терміни, але недотримання правил етикету чи алогічна побудова листи можуть зашкодити партнерським відносинам чи відштовхнути потенційного клієнта. Як і в офіційних переговорах, тут існують певні правила: оформлення листа та стиль спілкування.

Загальні правила ведення ділового листування

1. До складання листа визначтеся з його характеристиками:

тип листа (супровідний, гарантійний, замовлення, нагадування, повідомлення, тощо; д.; презентаційний лист або передбачає відповідь);

ступінь доступності для адресата (чи зможете викласти всі необхідні моменти в одному листі або потрібен другий, уточнюючий);

терміновість доставки (якщо лист терміновий, краще відправити його рекомендованим або по електронною поштою).

2. Оформляйте лист за існуючими шаблонами, Виходячи з його типу, а так само спирайтеся на ГОСТ Р 6.30-2003. «Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів».

3. Будь-яке діловий листмає наступну загальну структуру:

  • найменування організації-відправника;
  • дата написання;
  • адресу одержувача, вказівку конкретного кореспондента;
  • вступне звернення;
  • вказівку на тему та мету листа;
  • основний текст;
  • висновок (формула ввічливості);
  • підпис відправника;
  • вказівку на додаток та розсилку копій (якщо такі є).

4. Під час підготовки ділового листа використовуйте текстовий редактор Microsoft Word:

використовуйте гарнітуру Times New Roman, кегль 12-14 п., міжрядковий інтервал - 1-2 п.;

номери сторінок листа проставляйте внизу праворуч;

при друкуванні тексту на бланках формату А4 використовуйте 1,5–2 міжрядкових інтервалів, формату А5 і менше – один міжрядковий інтервал. Реквізити завжди набираються через один міжрядковий інтервал.

5. Якщо ви виступаєте від імені організації та збираєтеся надсилати лист у друкованому вигляді, обов'язково використовуйте фірмовий бланк, оскільки його наявність буде візитівкою вашої компанії. Поставтеся до оформлення офіційного бланка з особливою ретельністю, це вміння має бути обов'язковим для будь-якого офісного співробітника.

6. При міжнародному листуванні лист повинен бути складений мовою адресата або англійською(Як найпоширенішим у ділових відносинах).

7. Дотримуйтесь коректного, ділового тону. Починайте лист із звернення, який залежно від ступеня вашої близькості з кореспондентом може починатися як зі слів «Шановний + П. І. О.», так і «Дорогий + П. І. О.». Запам'ятайте, слова в зверненні або вказівці адресата в жодному разі не можна скорочувати (наприклад, «шановний» як «ув.» або «начальнику відділу» як «поч. відділу») – такі правила ділового етикету. Завжди закінчуйте лист словами подяки за співпрацю. Перед підписом має бути фраза «З повагою, …» або «Щиро Ваш, …». Звернення на «ти» в офіційному листуванні є неприпустимим, навіть якщо ви підтримуєте з кореспондентом дружні стосунки.

8. Ретельно підбирайте лексику, уникайте неточностей та двозначних фраз, зайвого вживання професіоналізмів. Лист має бути зрозумілим.

9. Розділяйте зміст листа на смислові абзаци, щоб він був громіздким і складним сприйняття адресатом. Дотримуйтесь правила: перший та останній абзаци повинні містити не більше чотирьох друкованих рядків, а решта – не більше восьми.

10. Відповідайте на ділові листи згідно з прийнятим етикетом:на письмовий запит – протягом 10 днів після отримання; на листи, надіслані факсом або електронною поштою, – протягом 48 годин без урахування вихідних.




Внутрішньоорганізаційне ділове листування

Ділове листування між співробітниками компанії відрізняється більшою спрощеністю порівняно з кореспонденцією, що надсилається сторонній організації.
  • бути лаконічним;
  • носити діловий характер;
  • у листі обов'язково вказується дата;
  • наприкінці листа присутня формула ввічливості та підпис.

Прикладом внутрішньоорганізаційного ділового листування може бути лист-вітання від імені керівника або колективу, адресований ювіляру або співробітнику, який отримав підвищення.

p align="justify"> При письмовому обговоренні проектів зазвичай використовуються лише деякі обов'язкові елементи ділового листа - вказівка ​​теми, звернення, короткий викладсуті питання та формула ввічливості з друкованим підписом.

Пам'ятайте, що форму листа та необхідний шаблон потрібно вибирати, виходячи з рівня ділового листування та типу інформації, яку ви хочете надати адресату.

 

Можливо, буде корисно почитати: