ККМ – що це? Обслуговування ККМ, інструкції. Як правильно працювати з касовим апаратом

Відразу хочу попередити, що на РРО має працювати навчений касир,кончебажано в ЦСО, а взагалі ідеально – має відповідне посвідчення для роботи на конкретній моделі РРО. Чому? Та тому, що за допущені ненавченим/недоученимкасиром помилки можуть покарати гривнею. А воно Вам потрібне?

Дотримуючись даної інструкції, намагатимемося уникнути штрафів, а також інших помилок і неприємностей.

Отже, почнемо!

1. До початку роботи (зміни) касир зобов'язаний провести щоденне технічне обслуговування РРО для цього:

Перевіряємо відсутність пошкоджень засобів контролю (пломб) на корпусі РРО та модему. Пломби бережем, як зіницю ока. В інструкції про опломбування забороняється їх чимось захищати(заклеювати), але штрафу за цене передбачено.Тому рекомендую захистити пломби, приклавши на пломби прозору плівку, а зверху наклеїтьскотч(Нбезпосередньо на пломбу скотч не клеїмо!) Ну, а еякщо пломби все ж таки не вберегли, то пряма дорога в ЦСО;

Проводимо зовнішній огляд на предмет цілісності корпусу РРО/модему/блоків/живлення/інтерфейсних кабелів, видаляємо пил, бруд та інші сторонні предмети, що заважають роботі принтера та клавіатури.Відставляємо подалі все, що пов'язане з рідинами - вази, горщики, чашки, пляшки і т. п., тому що воду РРО не любить.Особливу увагу приділяємо боротьбі зі всілякими комахами, тому що після слідів їхньої життєдіяльності РРО практично неремонтопридатний.

Перевіряємо надійність підключення РРО/модему до блоку живлення та мережі 220 В, а також надійність підключення інтерфейсних проводів.

Не рекомендую нехтувати цим пунктом, тому що краще запобігти проблемі, ніж потім героїчно її вирішувати (краще перечепити, ніж недомогти!).

2. Включаємо РРО (та й решта, що необхідне роботи: модем, комп'ютер, сканер, банківський термінал тощо. п.).

3. Перевіряємо наявність чекової стрічки. За потреби встановлюємо новий рулон.

4. Реєструємо касира (потрібнане на всіхмоделейяхРРО).

5. Виконуємо X-отчет, яким перевіряємо:

Правильність встановлення стрічки. Часто встановлюють рулон стрічки «вгору ногами» і поспішають дзвонити в ЦЗЗ із викликом про несправність принтера. Термолент має тільки один шар для друку, відповідно існує тільки одне правильне положення рулону в принтері;

Виконання Z-отчета за попередню зміну.Еслі в X-отчеті бачимо суми - є привід для занепокоєння - попередня зміна забула виконати обнулюючий відчет, що загрожує штрафом у 340 грн. Терміново виконуємо Z-отчет, поки незакінчилися24 години з моменту проведення першої розрахунківетної операції попередньої зміни та РРО не заблокувався;

Дату та час (коригуємо час за потреби).

Перераховуємо гроші в грошовій скриньці (сейфі) і звіряємо із залишком у попередньомуZ-звіті.

6. З посмішкою зустрічаємо першого покупця/клієнтаі перш ніж пробивати чек (перед першою розрахункометною операцією, першим покупцем/клієнтом) в обов'язковому порядку вносимо розмінну монету або залишок відучораоперацій «службове внесення».

Зверніть увагу:

Працювати без розмінної монети заборонено;

Сума розмінної монети не регламентується, алеякщо міркуватилогічно Ви повинні дати здачу, наприклад, хоча б з2 00 грн;

Якщо розмінної монети недостатньо, попросіть у покупця купюри меншого номіналу тачипопросіть розміняти купюру на дрібніші у сусідньому відділі або зробіть це самі;

Не маючи чим дати здачі,Виможете позбутися першого покупця, а можливо і другого і...

7. Доколи покупець вжевизначився з товаром та прийняв рішення прокупівлі починаємо пробивати чек:

Пробиваємо код товару (не ціну, не назва, а код товару, який має бутиприсвоєно кожному товару/послуги, можливовказаний на ціннику або в прейскуранті та має бути запрограмований у РРО);

При продажу кількох одиниць одного й того самого товару або при продажу вагового товару не забуваємо спочатку вводити кількість (вага) та множити його на код товару;

Коли всі покупки пробиті, натискаємо кнопку ПС (проміжна сума) і переконуємося, що в сумі чека немає помилки. Якщо є, анулюємо чек і пробиваємо коди заново. Можна звичайно і анулювати помилкову позицію в чеку, але не потрібно, тому що покупцеві буде складно розібратися, що йому все-таки пробили в чеку. До речі, кнопку ПС можна натискати не тільки наприкінці чека, а й після кожного пробивання товару, якщо, наприклад, покупець обмежений у коштах і просить Вас пробити товарів не більше, ніж на зазначену суму;

Повідомляємо покупцю суму для оплати;

Уточнюємо форму оплати (готівкова чи безготівкова);

Приймаємо гроші або банківську картку. Якщо покупець вирішив сплатити банківською карткою, то спочатку виконуємо операції з банківським терміналом і потім переходимо до наступного пункту;

Вводимо суму, отриману від покупця для автоматичного розрахунку здавання (операціянеобов'язковийая, але може позбавити Вас від обчислення здачі в умі або на калькуляторі);

- натискаємо кнопку Оплата для закриття чека за готівку;

- натискаємо кнопку Чек/Кредит/Картка для закриття чека за безготівковий розрахунок;

- Видаємо товар, фіскальний чек (при безготівковій оплаті додатково видаємо сліп-чек банківського терміналу) та здачу покупцю зі словами "Зпасибо за покупку, приходьте ще”. Зверніть увагу, що в залежності від сфери діяльності такі побажання можуть бути недоречними як словами, так і в чеку РРО;

- Чекаємо наступного покупця.

8. У перерві:

- можемо виконати денний X-отчет, перерахувати гроші у грошовому сейфі, порівняти із сумою в отчеті, порадіти, що все зійшлося:) або навпаки:(.

- можемо запрограмувати новий товар, змінити ціну на старі товари, переписати прейскурант чи цінники тощо.

9. Наприкінці зміни (але пізніше 24 годин із моменту пробития першого чека). незважаючи на втому, голод і бажання якнайшвидше піти додому, потрібно виконати ряд дуже відповідальних операцій:

- виконуємо X-отчет, перераховуємо гроші у грошовому сейфі, порівнюємо із сумою у звіті. Якщо протягом дня все робили правильно, то все має зійтися, якщо ні - не поспішайте звинувачувати РРО - 99,99 %, що проблема не вем. Зверніть увагу, що безготівкові оплати у звіті відображені окремим рядком і не потрапляють до «готівкуу сейфі» ;

- операцією «службова видача» виводимо всю або частину виручки, не забуваючи залишити розмінну монетудлянаступнийїйзміны.

Майте на увазі директор, бухгалтер, господар і т. д. може попросити Вас виконати «службову видачу» і протягом дня – це нормально;

- Передаем виручку в бухгалтерію, в банк, інкасаторам, в руки господареві, собі в кишеню (якщо Ви є господар);

- у разі, якщо на підприємстві встановлено ліміт каси (потрібно дізнатися у бухгалтера), службову видачу можемо не виконувати, а залишати гроші в сейфі РРО до досягнення ліміту;

- перевіряємо наявність достатнього залишку касової стрічки та виконуємо обнулюючий Z-отчет.Упереконуємось, що у звіті є фраза на кшталт "Регістри обнулено", «Звітдійсний»і т. п., присвоєно номер та вказано правильні дата та час.Перед виконанням Z-звітуна деяких РРО необхідно виконати друк контрольної стрічки.

- контрольну стрічку (за наявності) згортаємо в трубочку або складаємо кілька разів і зберігаємо протягом трьох днів на місці розрахунківетов і трех роківдесь на об'єкті торгівлі;

- Z-звіт підклеюємо до Розділу № 1 КУРО та заповнюємо Розділ № 2 строго згідно зі звітом. Заздалегідь у розділі № 2 у жодному разі нічого не заповнюємо - ні дати, ні номера звіту, ні т. д. ні т. п., тому що у разі чого виправлення до КОРО не вітаються (хоча і допускаються,але не більше п'яти на одній сторінці);

- закриваємо зміну на банківському платіжному терміналі, якщо хочемо, щоб безготівкові платежі потрапили на Ваш банківський рахунок.

10. Чекаємо на автоматичну передачу звіту до податкової інспекції або відправляємо його вручну, де це можливо.

11. За бажання відключаємо все те, що включили до п.2.

12. З почуттям виконаного обов'язку йдемо додому.

Якщо закон зобов'язує щодо діяльності вашої організації використовувати для податкового обліку касовий апарат, його необхідно опломбувати в ЦТО і зареєструвати в ІФНС. Лише після реєстрації ви отримаєте право законного користування ККТ (контрольно-касовою технікою).

На початку робочого дня увімкніть касовий апарат в електромережу, перевірте дату, при необхідності підкоригуйте її вручну. Дата має перевищувати дату попереднього Z-звіту, щоб активувати режим поточної роботи. Знимите Х -звіт. Комбінація клавіш для друку звіту може відрізнятися різних моделяхкасового апарату, у будь-якому випадку, ця послідовність зазначена в інструкції, що додається до ККТ.Після того як на екрані загориться "0,00", можете приступати до основної роботи касира: по черзі вводите суми продажів, підбивайте підсумки. Слідкуйте, щоб у чеку відобразилася вірна сума (а не 12,00 замість 1200, наприклад). Не забувайте вручати чек покупцю, оскільки це фіскальний документ, відмова у видачі якого тягне за собою адміністративну відповідальність.


Регулярно проводьте звіряння суми, що накопичилася в регістрах ККТ і відображається в X-звіт, з сумою готівки в касі. Обов'язково робіть звіряння під час перезмінки, інкасації або передачі каси.


Наприкінці робочого дня роздрукуйте X-звіт, перевірте готівку в касі, а потім зніміть Z-звіт. Під час друку контрольного заключного чека накопичена інформація копіюється з оперативної пам'ятіККТ у фіскальну пам'ять, при цьому лічильник денного виторгу обнулюється.


При розрахунках пластиковою карткою, залежно від моделі касового апарату, використовуйте або опцію безготівкової оплати, або окрему секцію (обов'язково проконсультуйтеся у досвідченого касира, який працював на вашому апараті, або ознайомтеся з інструкцією ККТ). У будь-якому випадку зберігайте сліп-чеки з підписами покупців.


Також заздалегідь дізнайтеся у досвідчених колег, яким чином у чеку повинні відображатися знижки (за допомогою вбудованої функції ККТ або зменшення суми), як скасувати помилково проведену операцію та оформити повернення. Оскільки підхід до цих питань може відрізнятись у різних організаціях.


Слідкуйте за станом чекової стрічки в касовому апараті: як тільки на роздрукованому чеку ви помітите кольорові смужки, негайно вставте новий рулон чекового паперу. Для цього відкрийте пластикову кришку, що прикриває стрічку, витягніть стрижень, насадіть на нього новий рулон чекової стрічки, встановіть на місце. Тепер просуньте кінець стрічки під гумовий вал і натисніть клавішу стрілка вгору, щоб виїхав чистий чек, потім відірвіть його. Якщо вчасно не оновити чекову стрічку, вона може закінчитися під час друку контрольного чека під час закриття касового апарату, а це може призвести до збою ККТ.


Касовий апарат вимагає зосередженості та уважності, оскільки є об'єктом податкових перевірок, тому ретельно вивчіть інструкцію з користування касою, законспектуйте зрозумілою для себе мовою, як виконувати основні операції на ККТ, і якщо сумніваєтеся в чомусь, негайно попросіть поради у досвідченого наставника.

На сьогоднішній день касові апарати класифікуються в залежності від конструкції та сфери їх застосування.

За сферою застосування ККМ бувають: для сфери послуг, торгівлі, для готелів та ресторанів, для торгівлі нафтопродуктами.

За конструкцією касові машини класифікуються на:

  • Автономні, які дозволяють розширити свої функціональні можливостішляхом підключення додаткових пристроїв для введення-виведення. Також до цієї категорії належать портативні апарати, які можуть працювати без постійного підключення до електромережі. Обов'язково перед використанням слід прочитати інструкції ККМ.
  • Вони можуть працювати виключно у складі комп'ютерно-касової техніки, при цьому отримуючи дані через канал зв'язку.
  • Активні системні ККМ. Що це таке? Касові апарати, які можуть працювати у комп'ютерно-касової системі, у своїй керуючи її роботою. Також сюди належать POS-термінали.
  • Пасивні системи касової техніки. До них відносяться машини, які можуть працювати в комп'ютерно-касовій системі, але не можуть керувати нею.

Каса та ККМ

ККМ – що це, якщо не каса? Не можна змішувати та плутати поняття «каса» та «ККМ». Касою є безліч всіх готівкових операцій. Як доходів, і витрат. Усі операції з готівкою мають бути відображені по касі. Вкрай рідко буває, що в ІП або організації зовсім немає готівкових операцій. Тільки у ІП, які обрали систему оподаткування ЕНВД, немає потреби у купівлі та використанні ККМ. Вони застосовують БСО.

Купівля ККМ

Попередньо, до покупки касового апарату, але вже знаючи відповідь на питання, ККМ - що це необхідно буде уточнити в податкової інспекціїякий тип апаратури підійде під конкретний вид діяльності. Не можна користуватися ККМ, яка не включена до списку Держреєстру.

Необхідно визначити, яка модель ККМ більшою мірою підходить підприємству та відповідає таким параметрам, як місце встановлення, інтенсивність завантаження, мікроклімат. Також при виборі апарату варто врахувати кількість секцій чи відділів, що обслуговуватимуться ККМ; кількість працюючих продавців; вид використовуваної чекової стрічки; можливість під'єднувати апарат до комп'ютера, ваги, принтера. Вибравши відповідну модель та серію, можна вирушати до центру технічного обслуговування, де купується касова техніка. Окрім купівлі касової техніки, у ЦТО потрібно буде оформити договір на обслуговування та введення техніки в експлуатацію. Без проходження цієї процедури у податковому органі відмовить у реєстрації апарату.

Купуючи б/в касовий апарат, потрібно звернути особлива увагана стан самої машини, уважно ознайомитися із свідоцтвом про державну реєстрацію касової машини, наявність ЕКЛЗ та всіх необхідних документівна цей вид техніки.

Реєстрація у податковій

Для постановки на облік касового апарату ІП потрібно особисто з'явитися до податкової інспекції за місцем прописки або доручити цю роботу ЦТО при складанні нотаріально довіреності. Фахівцеві потрібно надати всі необхідні для реєстрації документи. Це свідоцтво про постановку на облік ККМ у податковій службі, ІПН, касову книгу, журнал касира-операціоніста, журнал обліку викликів спеціаліста з ККТ, заздалегідь заповнена заява на реєстрацію касової машини, договір з ЦТО на техобслуговування, договір про введення машини в експлуатацію, всі документи до касового апарату - інструкція та техпаспорт, заповнені співробітниками ЦТО, пломбу , картку реєстрації ККМ, паспорт заявника, СВК та сам апарат. Ставити на облік ККМ необхідно, перш ніж на ній почне працювати операціоніст.

Обслуговування

Технічне обслуговування ККМ має проводитися з моменту введення апарату в експлуатацію. Усі роботи, що стосуються технічної сторони питання, виконуються фахівцями ЦТО, з яким підписано договір обслуговування.

ЦТО клеять на ККМ свої голограми, що є коло, у центрі якого зображений робітник біля касового апарату, з внутрішньої сторони має бути напис «Сервісне обслуговування» і зазначений рік, у якому апарат було поставлено обслуговування.

Представник ЦТО проводить обслуговування відповідно до затвердженого графіка, незалежно від стану ЦТО, не рідше одного разу на місяць. Він повинен перевірити пристрій, який друкує чеки, замінити елементи живлення, змастити частини апарату. Крім цього, фахівець ЦТО усуває несправності у разі аварійних викликів. Після закінчення усунення несправностей співробітник ЦТО зобов'язаний опломбувати касовий апарат і зробити запис у викликів. Проте міжремонтне обслуговування ККМ виконується касиром. Це зовнішній огляд та акуратне чищення касової техніки, при необхідності – заміна картриджа, перевірка справності електроприводу. До чищення відноситься щоденне видалення пилу з доступних частин пристрою - пензлем або продуванням залежно від труднодоступності місця. Усі касові апарати повинні проходити перевірку на справність у січні-лютому, відповідно до Положення про застосування ККМ. Не можна користуватись апаратами, на яких пошкоджена або зовсім відсутня пломба, якщо немає маркування підприємства-виробника.

Заборонено користуватися несправною касовою технікою. У Положенні зазначено такі види несправностей: нерозбірливий друк, ККМ не друкує реквізити; операції виконуються з помилками або виконуються зовсім; не вдається отримати дані, що знаходяться у фіскальній пам'яті.

Робота на ККМ

Перш ніж розпочати роботу на касовому апараті, потрібно виконувати низку необхідних маніпуляцій та кроків. Касир-операціоніст має під розпис ознайомитись із правилами експлуатації ККМ. Також касиру-операціоністу слід прочитати інструкцію, щоб точніше усвідомити для себе, ККМ - що це і як нею користуватися. Необхідно з ним укласти договір про повну матеріальну відповідальність. Касиру потрібно щодня вносити до журналу касира-операціоніста дані про денний виторг. ККМ слід запрограмувати так, щоб друкувалися чеки з реквізитами організації або ІП. Цим питанням займається ЦТО. Обов'язкові реквізити - ІПН підприємства або ІП, назва організації, порядковий номер чека, заводський номер касового апарату, вартість покупки, дата та час покупки, ознака фіскального режиму. До додаткових, необов'язкових реквізитів належать секції чи відділи, виділення податків у чеку, пароль касира.

У ККМ треба вставити контрольну стрічку після включення апарата перевірити дату. Потім перевірити, чи чітко продруковуються чеки. Для цього можна роздрукувати чи нульовий чек, чи Х-звіт. Касові чеки видаються при отриманні готівки від покупця, а чи не разом із товаром.

Що необхідно знати та виконувати касиру


Вимоги до кваліфікації персоналу все підвищуються – це ні для кого не новина. Касирам торгових залів необхідно знати інструкції ККМ, будову та правила експлуатації касових апаратів. Кассир-операционист зобов'язаний вміти виконувати розрахункові операції різних моделях ККМ, знати асортимент товарів, ціни нього і на послуги, вміти відрізняти ознаки несправності ККТ, повідомляти про них керівництву і самостійно усувати невеликі несправності.

Контролеру-касиру необхідно забезпечувати безпечне обслуговування покупців, стежити за тим, щоб ремонт касового апарату проводився вчасно, він повинен вміти відрізняти підроблені купюри та знати відмінні ознакипластикових карток.

Щодня має заповнюватися журнал касира-операціоніста і наприкінці дня зніматиметься Z-звіт. Він показує суму виручки протягом дня і закриває робочу зміну. Після зняття Z-звіту на ККТ вже нічого не можна буде пробити цього дня.

Взаємодія 1С та ККМ

При деяких видах діяльності підприємству може знадобитися робота з різним обладнанням, починаючи від ККМ, електронної ваги і закінчуючи сканером і принтером штрих-кодів. Це може бути програма, яка працює на POS-терміналі або програма драйвер-ККМ. Спільна їхня робота означає такий режим, при якому вони обмінюються даними. Завдання касового апарату по взаємодії з 1С: Підприємство полягає у реєстрації продажу та поверненні товарів, а програма 1С, у свою чергу, надає касовому апарату інформацію про товари, що передаються, і приймає інформацію про продані. Наприклад, ще одне застосування касових апаратів – на початку зміни звітом «Вивантаження довідника товарів» з 1С вивантажуються залишки товару на даний момент, а після завершення зміни завантажується результат продажу за зміну.

Комплексне використання 1С ККМ дозволяє автоматизувати багато операцій. Наприклад, надходження товару складу магазину, здійснювати реалізацію товарів та послуг, переміщати товар з однієї складу в інший. Також це може бути продаж товарів у комплекті, який був створений або в момент продажу або заздалегідь для проведення інвентаризації, повернення товару постачальнику або від покупців.


Моделі ККМ

Серед усієї безлічі моделей, що випускаються і зареєстровані в Держреєстрі ККМ 2014, є кілька найбільш популярних і часто використовуються на території Росії.

Наприклад, касовий апарат АМС-100К зручний при використанні у сфері послуг та дрібнороздрібній торгівлі. В апараті є вбудований автоматичний ящик для купюр, можливість підключити сканер ККМ штрих-кодів.

POS-термінал EasyPOS "Оптіма" має менші габарити в порівнянні з попередньою моделлю. Ця система відмінно підійде для магазинів біля будинку, кафе, будь-яких торгових точок невеликого формату.

«Меркурій 180»К – невеликий касовий апарат, що забезпечує необхідну автоматизацію процесу продажів.

ККМ та оподаткування

Компанії та ІП можуть обійтися без ККМ у разі, якщо є платниками ЕНВД. Це з тим, що податок розраховується не з доходу, а виходячи з розміру торгової площі. Тому платники податків, які використовують ККМ, зобов'язані на вимогу покупця надавати бланк суворої звітності. Це може бути квитанція, товарний чек або будь-який інший документ, що підтверджує внесену плату від покупця за товар чи послугу.


На БСО повинні бути обов'язково вказані реквізити: найменування документа, номер та серія, або ПІБ ІП, вид послуги, ІПН, вартість товару чи послуги, дата розрахунку, прізвище та підпис особи, яка проводила операцію та Виконавець послуг не має права виготовляти БСО самостійно.

Деякі види діяльності передбачають можливість невикористання ККМ та БСО. До таких випадків належить продаж газет та журналів у кіосках за умови, що їхня частка у загальному товарообігу становить не менше 50%; продаж талонів для проїзду в громадському транспорті або проїзних квитків; забезпечення харчуванням школярів та працівників шкіл під час занять; торгівля у виставкових комплексах, на ярмарках та ринках. До цієї групи видів діяльності відноситься і дрібнороздрібна торгівля з кошиків, ручних візків, лотків. Продаж морозива та безалкогольних напоїв у розлив через кіоски. Торгівля із цистерни молоком, квасом, пивом, живою рибою.

Патентна система оподаткування

ІП на патентній системі оподаткування можуть проводити готівку та без застосування ККМ лише за умови, що покупцю видаватиметься документ, що підтверджує факт прийому коштів за товар, роботу чи послугу.

У компанії, що працює на УСН, касир зобов'язаний під час продажу товару чи послуги видати покупцеві касовий ККМ-чек. Якщо клієнт – юридична особа чи ІП, то тут існує нюанс. Продавцем видається ККМ-чек та прибутковий касовий ордер. Можна проводити розрахунки за допомогою електронних грошей. Для цього потрібно укласти договір із будь-яким оператором електронних грошей. Клієнт переказує гроші оператору, а той уже зараховує кошти на рахунок підприємця. Але між собою юридичним особам та індивідуальним підприємцям розраховуватися заборонено.

Зняття ККМ з обліку

Податкова ККМ знімає з обліку у випадках:

  • коли припиняється діяльність, пов'язана з грошовими розрахунками у торгових операціях;
  • якщо змінюється місце використання ККТ і необхідно реєструвати касовий апарат у іншому податковому управлінні;
  • якщо ККМ несправна;
  • якщо ККМ було виключено зі списку Держреєстру;
  • минув термін служби ККМ (зараз за законом він становить 7 років з моменту введення в експлуатацію);
  • у тих випадках, коли змінюється формат діяльності підприємства, наприклад, при купівлі нової моделі – у цій ситуації стара ККМ знімається з обліку та проводиться постановка на облік нової.

Для перереєстрації податкової служби необхідна заява, картка ККТ та договір на оренду приміщення. Якщо вимоги законодавства РФ нічого очікувати дотримані, і касова машина нічого очікувати своєчасно знято з обліку, може бути стягнення за незастосування ККМ бенкет веденні комерційної діяльності.

Для зняття касової техніки з обліку у податковій службі треба підготувати низку документів. Це сама заява про зняття з обліку ККМ, касовий апарат із пломбою податкового управління та паспорт до нього; обов'язково з підписом керівника та печаткою податкового органу; реєстраційну картку ККМ.

Спеціаліст податкової служби протягом 5 робочих днів з дня подання заяви про зняття касової машини з обліку проводить цю процедуру. Для цього йому необхідно провести зняття фіскального звіту, зіставити дані касової книги та журналу касира-операціоніста з даними фіскального звіту; закрити журнал касира-операціоніста. Документи повертаються платнику.

У кожного російського підприємця, який проводить операції з готівкою, має бути касовий апарат – цього вимагає федеральний законномер 54. При цьому багато хто бояться працювати з касовим апаратом– людей традиційно лякають нові їм пристрої. Насправді працювати з ним нескладно. Для того щоб освоїти алгоритм дій, досить елементарно запам'ятати деякі досить легкі моменти і не менш простий алгоритм дій.

Перш ніж розпочати роботу, уважно вивчіть інструкцію

Для того щоб почати працювати з будь-яким електронним пристроєм, в першу чергу слід вивчити інструкцію, що додається до нього, і касові апарати тут не є якимось винятком з загальних правил. Ознайомившись з інструкцією, ви краще зрозумієте призначення тієї чи іншої кнопки, а також дізнаєтеся про порядок дії для проведення потрібних вам операцій.

В інструкції до касового апарату виробники зазвичай вказують:

  • всі можливі комбінації клавіш;
  • правила пробивання касових чеків.

Крім того, слід запам'ятати, що після завершення робочого дня касу належить обнулити, тобто вивести з неї всю готівку, зароблену за день, та підшити до касової книги відповідний звіт.

З касовим апаратом мають право працювати тільки або сам підприємець, або особи, які раніше уклали договір з власником бізнесу про повну матеріальну відповідальність. Люди, які працюють з контрольно-касовою технікою (ККТ), повинні мати хоча б мінімальні навички експлуатації таких пристроїв – обнулювати дані, правильно вибивати чеки тощо. Охочі освоїти ККТ можуть пройти відповідні навчальні курси у центрах технічного обслуговування.

Директор точки, на якій встановлено касовий апарат, або індивідуальний підприємець, перед початком робочого дня відкривають разом з касиром привід та лічильник касового апарату, вибивають звітний чек та перевіряють збіг сум за підсумками останнього дняіз контрольним журналом.

Крім цього, до обов'язків директора чи ІП також входить:

  • внесення до касової книги точних показань ККТ з подальшим завіренням їх своїм підписом;
  • видача відповідальній особі ключів від приводу апарату та від самого пристрою;
  • оформлення початку нової контрольної стрічки, на якій зазначається дата початку її використання, номер касового апарату та показання контрольного регістру;
  • видача касиру необхідної готівки для здачі - монет і купюр невеликої гідності;
  • забезпечення барвниками та касовими стрічками всіх працівників, що працюють з касовим апаратом.

На касира, своєю чергою, покладаються такі обов'язки:

  • перевірка цілісності всіх блоків касового апарату та його працездатності;
  • регулювання часу та дати, а також перевірка, чи було обнулено каса після завершення попереднього робочого дня;
  • перевірка працездатності друкуючого механізму – для цього слід ще до початку роботи вибити кілька нульових чеків;
  • обнулення каси після закінчення робочого дня та передача готівки ІП або директору.

Правила роботи з касовим апаратом

Після того, як ви включаєте касовий апарат, на табло пристрою висвічуються нулі, що свідчать про його нормальну роботу. Слід зазначити, що сам пристрій має розташовуватись на міцній рівній поверхні, найкраще – з місцем, де покупці зможуть розмістити вибрані ними товари. Касовий апарат бажано підключати безпосередньо до розетки – використання тут подовжувачів небажано. Не забудьте про батареї - вони живлять резервну пам'ять пристрою, передбачену виробником на випадок можливих збоїв електроживлення.

Деякі апарати вимагають від співробітника проходження процедури авторизації. Щоб її успішно пройти, потрібно використовувати спеціальну картку або просто ввести службовий номер і пароль.

Для того, щоб здійснився продаж, необхідно ввести потрібну суму. Використовуючи цифрові клавіші пристрою, потрібно ввести правильні цифри, після чого натиснути кнопку ідентифікації товару. Як правило, товари поділені на певні групи, такі як продукти харчування, одяг та інше. Деякі з касових апаратів здатні зчитувати штрих-код обраного покупцем товару: даному випадкусума покупки вибиватиметься автоматично. Після того, як суму було введено або вибито правильно, слід натиснути на кнопку оплати – все, купівлю проведено успішно.

Якщо в торговій точці діють знижки на той чи інший товар, їх можна буде вибити безпосередньо на ККТ. Спершу слід ввести повну вартість товару, після чого вибрати його категорію, а потім ввести розмір знижки, що надається покупцям, з наступним натисканням кнопки «відсотки».

У ситуації, коли в один чек слід внести кілька товарів, ціна та категорія кожного з них натискається окремо. Цей процес потрібно повторювати доти, доки не будуть проведені всі обрані покупцем товари. Після цього потрібно натиснути кнопку «Оплата». Зазначимо, що просто натискаючи цю кнопку, ви можете вибити нульовий чек.

Як замінити стрічку

Є ще один важливий момент, З яким вам неодмінно доведеться зіткнутися, працюючи з касовим апаратом, - йдеться про заміну стрічки. Цю процедуру доводиться робити часто – згодом усі рухи тут будуть уже відпрацьовані до автоматизму.

Якщо ви побачили маркер рожевого кольору, що наноситься в кінці рулону, це означає, що стрічка добігає кінця. У такому разі слід взяти новий рулон і провести процедуру заміни, причому порядок дій тут однаковий для переважної більшості касових апаратів. Тут немає нічого складного - піднявши кришку, з якої виходить стрічка (на деяких пристроях вона може оснащуватися засувками), виймаємо бобіну, що залишилася від стрічки, що закінчилася.

Від'єднавши від рулону край нової стрічки, укладаємо її в приймач, стежачи, щоб розмотування було направлено вниз. Провівши стрічку через фіксуючий вал і через принтер, закриваємо кришку. Далі стрічку слід промотати, використовуючи відповідну клавішу пристрою. Після того як край стрічки з'явиться зі щілини, відірвіть непотрібну ділянку – ось і все, можна далі продовжувати роботу. Стару стрічку слід після вилучення опечатати, а потім передати ІП або директору. Як бачимо, тут справді немає нічого складного, і, зробивши цю процедуру кілька разів, ви навчитеся змінювати стрічку чи не із заплющеними очима.

Торгівлю неможливо уявити без касового апарату. Інтереси покупців та особливості податкових порядків держави вимагають контролю над процесом торгівлі, навіщо й необхідні касові апарати. Ліквідація цих порядків у перспективі не намічається, більше того, податкова політика в Росії останні рокипосилюється, роль касових апаратів зростає. Це тим, що ринкова економіка витісняє колишню радянську, недержавний сектор зростає. Касові апарати одна із головних знарядь держави з контролю доходів населення і, відповідно, сплати податків. Як працює касовий апарат?

Що таке касовий апарат?

Касовий апарат - це зразок оргтехніки, діяльність якого жорстко обмежується ФЗ №54 від 2003 р. Це провідний юридичний документ, за допомогою якого силові фінансові структури перевіряють процес розрахунків бізнесмена з клієнтами.

Найважливішою особливістю ККТ (контрольно-касової техніки) є принцип її роботи, що дає можливість податківцям здійснювати контроль. Йдетьсяпро наявність у приладах фіскальної пам'яті, вхід до якої закритий паролем. Код, що забороняє, знайомий лише працівникам податкової структури, тому бізнесмен не в змозі самостійно перетворити інформацію, зареєстровану касовою машиною.

Ремонт касових апаратів проводиться у спеціалізованих організаціях, які мають на це дозвіл від держави. Але вибрати та встановити апарат можна самостійно.

Класичний касовий апарат

Касовий апарат «Меркурій 112» отримав місце на ринку завдяки простоті та корисності. А трохи пізніше було представлено чергову розробку - «Меркурій 115». Порядок роботи на новому апараті був старим, але розміри зменшилися, стало можливим працювати на акумуляторі, а не від мережі, новий принтер дав можливість отримати чеки на просторішій стрічці. «Меркурій 115» перетворився на практично народний касовий апарат. Магазини столиці на 90% обладнані саме таким, надійним і затребуваним на сьогоднішній день приладом.

Потім з'явився касовий апарат "Меркурій 140". Прилад мав великі функціональні можливості, широкий екран, але вартість пристрою виявилася завищеною.

Серед представлених видів касових апаратів заслуговує на увагу останній прилад цього ряду - «Меркурій 180К». Всі функції, вбудовані в попередні моделі, були залишені, крім того, модель отримала рекордно мінімальні габарити. Ця каса легко уміщується на долоні. Вона сподобалася бізнесменам, діяльність яких лежала у сфері пересувного бізнесу. Прилад легко закріплювався на поясі, його можна було швидко привести до робочого стану. Як працює касовий апарат?

Інструкція

Принцип роботи пристрою максимально полегшує роботу касира з грошима. Як працює касовий апарат? Касир просто вбиває суму покупки, або цей показник підраховується автоматично після завершення сканування штрих-кодів всіх товарів та натискання відповідної клавіші. При оплаті готівкою відкривається каса для видачі здачі, при оплаті через термінал - апарат передає дані на банківський термінал, за допомогою якого здійснюється оплата.

Хто тимчасово звільнений від касового апарату у рамках нової редакції ФЗ №54?

Незважаючи на жорсткість держави, з якою вона контролює доходи бізнесменів, існує ціла категорія осіб та організацій, які донедавна могли не застосовувати касові апарати. Це ІП та організації, які застосовують ЕНВД, компанії, що працюють на спрощеній системі оподаткування, ІП, які використовують патентну систему оподаткування.


Перелічені особи могли не розбиратися з роботою касового апарату та вести звичайну звітність на папері.

Зміни у термінах

У 2016 році було прийнято нову редакцію ФЗ №54, яка скоротила кількість «пільговиків». Зокрема, всі перераховані вище бізнес-структури та низка інших організацій, зазначених у законі, з 1.07. 2018 р. мають провести встановлення касового апарату, причому з можливістю передачі даних із чеків в онлайн-режимі. Потрібно це контролю розрахунково-касових операцій податкової структурою.

Онлайн-каси

Як працює касовий апарат у режимі он-лайн? За новою редакцією закону №54, скоро вся торгівля в країні має перейти на використання контрольно-касової техніки в онлайн-режимі. Касовий апарат нового зразка:

  • робить QR-код і посилання на чеку,
  • надсилає електронні копії чеків в ОФД та клієнтам,
  • володіє фіскальним накопичувачем в корпусі,
  • без труднощів працює з акредитованими ОФД.

Усі підходи до онлайн-кас зазначені в інструкції з касових апаратів. Дані норми обов'язкові для роботи з будь-якими касовими апаратами з 2017 р. Онлайн-каса - це не завжди зовсім нові касові апарати. Все може бути набагато простіше. Адже є кілька видів касових апаратів. Багато бізнесменів продовжують експлуатувати пристрої, придбані раніше.

Нові каси, що вже працюють, увійшли в особливий реєстр моделей ККТ і відзначені ФНП.


Процес торгівлі на онлайн-касі зараз виглядає так:

  1. Клієнт вносить гроші за покупку, онлайн-каса друкує чек.
  2. Чек вноситься до фіскального накопичувача, де зберігається.
  3. Фіскальний накопичувач фіксує чек і переправляє їх у ОФД.
  4. ОФД отримує чек і передає фіскальному накопичувачу сигнал у відповідь про те, що чек зафіксований.
  5. ОФД обробляє дані та надсилає інформацію до ФНП.
  6. Коли необхідно, співробітник фірми надсилає електронний чек клієнту.

«Пільговики»

Від торгівлі з використанням касових апаратів звільнено:

  • представники малого бізнесу, які працюють у сфері ремонту взуття;
  • торговці на необладнаних ринках;
  • продавці товарів "з рук";
  • кіоски з періодичною печаткою;
  • росіяни, які здають у найм своє житло;
  • компанії, що працюють з безготівковою оплатою;
  • кредитні фірми, які працюють із цінними паперами;
  • працівники громадського транспорту;
  • організації громадського харчування в освітніх закладах;
  • релігійні організації;
  • продавці товарів народного промислу;
  • продавці поштових марок;
  • бізнесмени в районах, в які важко дістатися (список подібних територій становлять місцева влада).

Вибір апарату

Більшості бізнесменів за новим законом необхідно купувати та реєструвати нові касові апарати, які підходять під державні вимоги. Дійсним буде лише обладнання, яке зазначено в державному реєстрі. Прилад повинен відображати у чеку реквізити, які можуть виділятися у кожному напрямі діяльності. Тому треба розуміти, в якій сфері застосовуватиметься ККМ. Вартість касових апаратів також впливає, оскільки має різний діапазон.

Для використання касового обладнання потрібно укласти угоду з фірмою, яка здійснюватиме технічну підтримку. Без надання цього договоруапарат не поставлять на облік. А без реєстрації цей прилад не можна буде експлуатувати. Усунення помилок касового апарату також завдання ЦТО.


Вимоги до касових апаратів

Касовий апарат використовується підприємцем для проведення розрахункових операцій та повинен відповідати таким вимогам:

  • мати корпус із заводським номером;
  • у корпусі повинен бути закріплений годинник з правильно виставленим часом;
  • механізм для фіксації фіскальних документів (у корпусі чи окремо від апарата);
  • апарат повинен забезпечувати можливість встановлення фіскального накопичувача в корпусі;
  • пристрій повинен передавати інформацію до фіскального накопичувача, що знаходиться в корпусі;
  • апарат повинен забезпечувати створення фіскальних документів у електронному виглядіта їх трансляцію оператору відразу після внесення інформації до фіскального накопичувача;
  • здійснювати друк фіскальних документів із двомірним штриховим кодом (QR-код розміром не менше 20x20 мм);
  • отримувати від оператора підтвердження в отриманні даних, що були передані;
  • апарат повинен забезпечувати можливість отримання фіскального матеріалу, що міститься у пам'яті протягом п'яти років після закінчення роботи.

Вартість касового апарату з підключенням до інтернету становить у середньому від 25 до 45 тис. руб. Обслуговування операторів фіскальних даних – від 3 тис. руб. на рік. У цю суму включається ремонт касових апаратів у разі їхньої поломки.

Документи для реєстрації обладнання

Для реєстрації касового апарату потрібні такі документи:

  • заяву затвердженої форми на реєстрацію касової машини;
  • паспорт приладу, отриманий для придбання ККМ;
  • угода про технічне обслуговуванняз постачальником ККМ чи з ЦТО;

Документи необхідно надсилати податківцям оригіналами, інакше вони не будуть прийняті.

Окремими бізнесменами (ІП) реєстрація касового приладу проводиться у податковій організації за місцем прописки. Компаніям слід звертатися за місцем реєстрації. Якщо існують окремі підрозділи, у яких використовується ККМ, то реєстрація потрібна у податкових структурах за місцем перебування відділень. У великих компаній це може бути десятки населених пунктів.


Якщо документи подаються представником юридичної особи, то має бути довіреність, що засвідчує право цієї особи вчиняти певні дії від імені організації.

Огляд касового апарату та його перевірка

У певний день новий касовий апарат із вкладеною стрічкою, блоком живлення та шнурами потрібно принести в податковий орган. Фіскалізація проводиться комісією у складі: податковий інспектор, працівник ЦТО, представник платника податків. Вони здійснюють перевірку даних, введених працівником ЦТО в касовий апарат: ПІБ ІП (найменування організації), ІПН, вартість купівлі, дату та час її здійснення, порядковий номер чека.

Далі відбувається фіскалізація касового апарату, тобто переведення їх у фіскальний режим роботи. Співробітник податкової інспекції запроваджує спеціальний цифровий код, який захищає фіскальну пам'ять від злому, після чого фахівець ЦТО встановлює пломбу на касовий апарат. Податковий інспектор повинен переконатися у справності ККТ, потім реєструє апарат у книзі обліку, робить позначки у паспорті та вченому талоні, запевняє журнал касира-операціоніста та видає картку реєстрації ККТ. Касовий апарат готовий до роботи і його можна експлуатувати.

Для аналізу налаштувань комісія бере тестовий чек на сорок дев'ять копійок та отримує Z-звіт. За результатами фіскалізації створюються відповідні записи та документи:

  • зазначаються дані у журналі обліку ККМ про отримання приладом ідентифікаційного номера;
  • акт про відсутність даних лічильників приладу формою КМ-1;
  • пробний чек;
  • Z-звіт та фіскальний звіт на сорок дев'ять копійок;
  • звіт з ЕКЛЗ на таку саму суму.

Коли облік йде не ККМ, а стаціонарний платіжний прилад, здійснюється виїзна фіскалізація за місцезнаходженням апарата.

Перереєстрація

Перереєстрація касового апарату необхідна у разі:

  • заміни фіскальної пам'яті,
  • зміни назви компанії або ПІБ ІП,
  • зміни адреси місця встановлення приладу,
  • зміни ЦТО.


Для перереєстрації касового апарату потрібно звернутися до податкової із заявою, складеною відповідно до визначеної законодавством форми, карткою реєстрації ККТ, його паспортом, укладанням ЦТО (за наявності).

Податковий інспектор особисто оглядає апарат щодо справності, цілісності корпусу та наявності пломб, після чого вносить відмітку про перереєстрацію в паспорт та обліковий талон. Також потрібна присутність представника ЦТО та безпосередньо платника податків.



 

Можливо, буде корисно почитати: