Як правильно пошити касову книгу - зразок? Як правильно вести касову книгу - правила заповнення

Як пошити касову книгу - зразок та загальноприйнята методика формування книги наведено нижче. Ця стаття є актуальною практично для всіх бухгалтерів, які не хочуть допустити накладення штрафів за порушення касової дисципліни.

Як правильно підшити касову книгу

У зв'язку з тим, що існує ряд способів ведення касової книги, є кілька варіантів того, як підшивається касова книга. Опишемо все відомі способизшивання книги.

Як відомо, касова книга має вестись на підприємстві в одному примірнику. Зазвичай вона заводиться на рік, але можливі інші періоди користування однією касовою книгою, наприклад протягом кварталу або місяця. Усе залежить кількості оборотів по касі в організації чи індивідуального підприємця.

Перш ніж дізнатися, як підшити касову книгу, Розберемося, навіщо це треба делать.Это пов'язані з необхідністю забезпечити збереження внесених у регістр відомостей. Тобто пошиті та пронумеровані сторінки касової книги унеможливлюють маніпуляції із записами, які може допустити касир. Зшиті та підраховані листи не можна вирвати та замінити на сфальсифіковані.

Розглянемо, як підшивати касову книгу.

1. Якщо касова книга є типовим журналом, надрукованим за формою КО-4 (відповідно до постанови Держкомстату від 18.08.1998 № 88, далі — Постанова № 88), в якому всі сторінки розташовані горизонтально, слід діяти за нашою інструкцією про те , як підшити касову книгу(зразокна фото і сама інструкція представлені нижче).

Особливістю ведення такої книги є те, що кожен аркуш усередині журналу складається з 2 частин, одна з яких залишається у книзі, а друга відривається та прикладається до звіту касира. Записи обох половинках листа робляться ідентичними через копіювальний папір. Відповідно, і нумерація сторінок на кожній із половин аркуша дублюється.

У цьому випадку зшивається та частина листів, які розташовуються в палітурці (скріплені скріплювальною скобою або проклеєні). При заповненні такої книги зазвичай використовується ручний спосіб занесення даних. Сторінки в ній нумеруються, а сама вона зшивається та продруковується на самому початку її закладу.

2. У разі, якщо касова книга заповнюється машинописним способом, тобто. щодня всі відомості заносяться касиром відразу в бухгалтерську програму, наприклад в «1С:Підприємство» або іншу (або якщо книга ведеться в офісній програмі на кшталт Excel), слід зробити так.

Наприкінці дня, коли мали місце операції з каси, занесені до касової книги на підставі прибуткових та видаткових касових ордерів, касир роздруковує заповнену сторінку/сторінки, які були сформовані за допомогою програмного забезпечення. Сторінки роздруковуються у 2 примірниках: 1 – вкладний лист касової книги, 2 – звіт касира.

Вкладні листи та звіти касира мають бути пронумеровані. При цьому нумерація починається з початку року (або місяця/кварталу – залежно від обсягу операцій із каси). Крім того, вкладні листи та звіти касира, що дублюють їх, заповнюються на окремих незшитих аркушах, можуть вестися не тільки машинописним способом, а й від руки. І тут між листами слід класти копірку.

Важливо!За традицією, книга повинна вестися з початку року. Усі прийняті в компанії способи ведення та заповнення касової книги повинні бути обов'язково відображені в обліковій політиці, затвердженій окремим наказом.

Усі нюанси правил підтримки касової дисципліни на підприємстві розкрито у статті

За підсумками місяця/кварталу касир повинен на останньому за цей період вкладному аркуші вказати, скільки всього цього місяця/кварталу було складено аркушів із касової книги. Усі вкладні листи, підписані та перевірені касиром, повинні зберігатись у нього протягом року. У міру накопичення (або наприкінці року) листи брошуруються та прошиваються.

Більше інформації про термін та порядок зберігання касових документів ви знайдете у статті

На останньому листі ззаду нитка, якою були прошиті листи, заклеюється пломбою із зазначенням кількості зшитих листів. Усе це засвідчується підписами керівника та головбуху компанії. Ставиться відбиток друку, який частково перекриває пломбу, а частково залишається на останньому зшитому аркуші.

3. Виготовлена в електронній формі касова книга не вимагає роздрукування та зшивання. Її оформляють за допомогою тих засобів, що виключають несанкціонований доступ до неї. У результаті вона підписується електронними цифровими підписами(Керівника, головбуха).

Про те, як прошити касову книгу, детально буде розказано у наступній частині статті.

Як прошнурувати касову книгу: інструкція

Розберемо покроково, як зшивати касову книгу. Описуваний приклад прошивки цього бухгалтерського регістру підходить для книг, оформлених у вигляді журналу з горизонтально розташованими сторінками, у яких одна частина листа відривна.

Покрокова інструкція:

Перед тим як пошити касову книгу, потрібно пронумерувати всі сторінки. Робити це слід кульковою ручкою. Нумерація сторінок наскрізна, починаючи з 1-ї сторінки. Номер кожної сторінки повинен дублюватися на відривному листі, що зшивається.
Зшивається чиста книга, де ще немає записів. Для зшивання зазвичай використовується товста голка або шило, заправлені суворою ниткою.
Книга розкривається, і прошиваються ті листи, у яких вестимуться записи, тобто. за винятком обкладинки та титульного листа.
Зшивати треба так, щоб петля (подвійна) була вільною. Вузол зав'язується так, щоб сторінки книги могли вільно розкриватися.
Два кінці нитки після вузлика накладаються на картонну обкладинку та приклеюються до неї за допомогою невеликого аркуша білого паперу (зазвичай розміром 5 х 10 см). Цей лист і є пломбою.
Пломбувальний лист повинен бути добре проклеєний, щоб кінці нитки щільно прикріпилися до нього і їх не можна було потім витягнути для заміни листів у касовій книзі.
На пломбі робиться напис від руки (або заздалегідь продруковується) такого типу: «У цій касовій книзі пронумеровано та прошнуровано ____ аркушів» (відповідно до Постанови № 88). Від руки прописується і кількість зшитих листів. Нижче мають стояти підписи директора та головного бухгалтера підприємства.
Відбиток друку на пломбі має лише частково перекривати його. Це необхідно для того, щоб не було можливості відклеїти пломбу та сфальшувати сторінки з касової книги. Частковий відбиток друку важко підробити і практично неможливо вставити на старе місце, не пошкодивши межі часткового відбитка, що залишився на обкладинці. Зверніть увагу, що з 7 квітня 2015 р. ТОВ та АТ можуть не мати печатки, якщо вона не передбачена статутом товариства (п. 7 ст. 2 закону 208-ФЗ, п. 5 ст. 2 закону № 14-ФЗ). У цьому випадку відбиток печатки на пломбі касової книги не проставляється. Але якщо організація має друк, то доцільніше проставити її відбиток на пломбі та касовій книзі, оскільки сама форма касової книги наявність друку (штампа) передбачає.

Як прошити касову книгу: фото

На наведеному нижче фото наочно показано, як зшивається касова книга (зразокспособу зшивання, який був детально описаний вище).

Важливо!На відміну від журналу касира-операціоніста, касову книгу не потрібно реєструвати в ІФНС.

Поради Експерта – Консультанта з фінансових питань

Фото по темі

Усі грошові операції за прибутковими та видатковими ордерами повинні заноситися касиром до касової книги, на основі якої щодня формується звіт касира. Даний документ дозволяє відстежити та перевірити правильність оформлення документації та кількість коштів у касі на початок та кінець робочого дня. Як і будь-який бухгалтерський звітний документ, звіт касира має бути пронумерований та пошитий за встановленими правилами. Просто слідуйте цим простим покроковим порадам, і ви будете на вірному шляху при вирішенні ваших фінансових питань.

Короткий покроковий посібник

Отже, розглянемо дії, які потрібно вжити.

Крок - 1
Сформуйте касову книгу, яка заповнюється формою КО-4. Підприємство зобов'язане вести лише одну книгу, тому її необхідно пронумерувати, прошнурувати та завірити підписом керівника та печаткою підприємства. Після цього вона опечатується та реєструється в податкової декларації. Кожен аркуш касової книги представлений двома однаковими аркушами, при цьому дані щодо руху готівки вносяться касиром на перший екземпляр, які переносяться на другий за допомогою копіювального паперу. Далі переходимо до наступного кроку рекомендації.

Крок - 2
Відріжте наприкінці робочого дня другий екземпляр аркуша касової книги, з якого формуватиметься звіт касира. Зберіть усі прибуткові та видаткові ордери, а також підтверджуючі документи, які відповідають вказаним протягом дня операціям по касі. Складіть відірвані аркуші касової книги та документи по порядку, щоб сформувати звіт касира. Далі переходимо до наступного кроку рекомендації.

Крок - 3
Передайте звіт касира головному бухгалтеру на перевірку. Якщо були допущені помилки, то виправлення вносяться до цього документа та касової книги. При цьому акуратно закреслюється помилка, записується вірна інформація, після чого пишеться «Виправленому вірити», ставиться поточна дата та засвідчується підписом касира та головного бухгалтера. Під час перевірки бухгалтер підраховує кількість аркушів та отриманих документів, після чого робить відповідний запис на титульному листі. Далі переходимо до наступного кроку рекомендації.

Крок - 4
Зшийте звіт касира за підсумками звітного періоду. Для цього скористайтеся звичайною ниткою та голкою. Акуратно пришийте листи та документи один до одного. Залишіть приблизно 10 см нитки та відріжте. Поверх неї наклейте невеликий аркуш паперу, на якому вказується поточна дата, кількість аркушів та ставиться підпис касира, головного бухгалтера та керівника підприємства. Після цього завірте документ печаткою підприємства так, щоб частина її знаходилася на аркуші, а частина на звіті касира.

Касовими документами є папери, що складаються у зв'язку з переміщенням коштів юрособи чи індивідуального підприємця. Їхні бланки затверджені Держкомстатом. Розгляньмо далі, які касові документи можуть використовувати підприємства.

Ордера

Вони виступають як первинні касові документи. Ордери можуть бути прибутковими чи видатковими. Перші застосовуються при надходженні готівки. Виписується в одному примірнику співробітником бухгалтерії та підписується гол. бухгалтером чи посадовцем, уповноваженим цього. У разі відсутності відповідальних службовців завізувати первинні касові документи може керівник юрособи або безпосередньо сам індивідуальний підприємець. Квитанція до прибуткового ордера має бути підписана уповноваженими особами (бухгалтером та касиром), засвідчена штампом (печаткою). Окрім цього, вона проходить реєстрацію у відповідному журналі. Квитанція надається суб'єкту, який здав гроші. Саме сам прибутковий ордер залишається в касі. Витратний папір заповнюється при видачі готівки. Необхідно сказати, що документи касові складаються у разі використання підприємством як традиційних засобів обробки інформації, так і засобів ВТ. Видатковий ордер, як і прибутковий, виписується в 1 екземплярі. Він також має бути завізований уповноваженими особами та пройти реєстрацію у відповідному журналі.

Заповнення

Як оформити касові документи, вказані вище? Заповнення здійснюється наступним чином:

У рядку "Підстава" називається господарська операція.
У графі "У тому числі" проставляється сума ПДВ. Її записують цифрами. Якщо послуги, товари чи робота не оподатковується, то у рядку вказують "без ПДВ".
У рядку "Додаток" мають бути перелічені супроводжуючі та інші папери, із зазначенням дат їх складання та номерів.
У графі "Кредит, код підрозділу" проставляється відповідне позначення структурного відділу, на який приходять кошти.

Реєстрація

Документи касові мають враховуватись у спеціальному журналі. У ньому реєструються як прибуткові/витратні ордери, так і папери, що їх замінюють. До останніх, наприклад, відносять платіжні відомості, заяви на видачу коштів, рахунки та інші. При цьому слід врахувати, що видаткові ордери, які оформлені на розрахунково-платіжних відомостях із зарплати та інших прирівняних до неї сум, повинні реєструватися після видачі платежів.

Касова книга

Вона використовується для обліку видачі та надходження готівки. Книга нумерується, прошнуровується та засвідчується печаткою, яка ставиться на останній сторінці. Тут же робиться запис, що вказує на кількість аркушів. На останній сторінці повинні стояти підписи гол. бухгалтера та керівника підприємства. Кожен аркуш книги поділяється на 2 рівні частини. Одна (з горизонтальною лінівкою) має бути заповнена як перший, інша - як другий екземпляр. Остання оформляється з зворотного та лицьового боку з використанням копірки. Обидва екземпляри нумеруються одним числом. Перші залишаються у книзі, а другі – відривні. Останні виступають як звітні касові документи. До кінця всіх операцій за цей день вони не відриваються. Записи починають на лицьовій стороні першого екземпляра після графи "Залишок початку дня". Перед заповненням лист необхідно зігнути вздовж лінії відриву. Відрізна частина у своїй підкладається під ту, що залишається у книзі. Для внесення відомостей після "Переносу" відривна сторона накладається на лицьову сторону другого екземпляра. Записи продовжують горизонтальною лінівці зворотної сторони невідривної частини.

Додаткові документи

Касові операції можуть реєструватися різними паперами. Як одна з них, наприклад, виступає авансовий звіт. Він використовується для обліку коштів, що видаються підзвітним особам для здійснення адміністративно-господарських витрат. Як складаються такі документи? такого типу враховуються безпосередньо підзвітною особою, а також працівником бухгалтерії. Авансові звіти складаються на паперовому чи машинному носії. Оформлення касових документів здійснюється строго відповідно до правил. Кожен бланк заповнюється в одному примірнику. На зворотному боці вказує перелік паперів, якими підтверджуються вироблені витрати. До них, наприклад, відносять посвідчення про відрядження, транспортні накладні, чеки, квитанції та ін. Тут же суб'єкт вказує суми витрат. Папери, що додаються до звіту, мають бути пронумеровані у порядку їх перерахування. Перевірка касових документів здійснюється працівниками бухгалтерії. Співробітники, зокрема, проводять ревізію цільового витрачання коштів, повноту наданих виправдувальних паперів, правильність їх заповнення та розрахунку сум. На оборотній частині вказуються витрати, прийняті до обліку, рахунки, дебет яких вони записуються.

Важливі нюанси

Реквізити, що відносяться до інвалюти (стор. 1а на лицьовій частині та графи 6 та 8 на зворотній стороні), необхідно заповнювати лише тому випадку, коли підзвітна особа отримує кошти над рублях. Авансовий звіт після перевірки має бути затверджено керівником підприємства або уповноваженою ним особою. Тільки після цього він береться до обліку. Якщо аванс був використаний не повністю, підзвітна особа здає залишок у касу. У цьому заповнюється прибутковий ордер. Відповідно до відомостей затвердженого звіту здійснюється списання коштів.

Розрахунково-платіжні відомості

Оформлення касових документів здійснюється при розрахунках та виплаті зарплати працівникам підприємства. Бухгалтерія складає відповідну відомість у 1 екземплярі. Нарахування оплати праці здійснюється згідно з інформацією, присутньою в обліку відпрацьованого фактично часу, виробітку та ін. У рядках "Нараховано" вказуються суми відповідно до видів оплати з ФОП. Тут же проставляються інші доходи (матеріальні та соціальні блага), надані співробітнику, погашені за рахунок прибутку підприємства та підлягають включенню до бази, що оподатковується. Разом з цим здійснюється розрахунок утримань із зарплати та встановлюється сума до видачі на руки працівникові. На титульній сторінці відомості проставляється загальна сума, яка підлягає виплаті працівникам. Керівник підприємства має підписати дозвіл на видачу зарплати. У разі його відсутності цей документ видається уповноваженим працівником. Наприкінці відомості проставляються суми депонованої та виданої зарплати. Після закінчення періоду, встановленого для виплати коштів працівникам, навпроти прізвищ не отримали грошей працівників у графі 23 ставиться позначка "Депоновано". За виданою сумою складається видатковий ордер. Його номер та дата заповнення мають бути зазначені у розрахунково-платіжній відомості на останньому аркуші.

Довідка-звіт

У цей документ вносяться показання лічильників ККМ та виручки за зміну (раб. День). Довідка-звіт заповнюється в 1 екземплярі щоденно. Касир-операціоніст повинен підписати його та здати головній посадовій особі (керівнику підприємства). У цьому заповнюється прибутковий ордер. У невеликих компаніях гроші здаються безпосередньо інкасаторам. Під час передачі готівки заповнюються відповідні касові документи банку. Виручка за зміну (раб. день) встановлюється відповідно до показників підсумовуючих лічильників на початок та завершення дня. При цьому віднімаються повернені клієнтам суми за невикористаними чеками. Встановлений виторг підтверджується завідуючими відділами. У оприбуткуванні коштів у звіті розписується старший касир, а також керівник підприємства. Довідка-звіт виступає як підстава для складання зведених "Даних за показаннями лічильників ККМ та виручці компанії".

Журнал операційіста

Цей документ необхідний для обліку витрати та приходу готівки щодо кожної ККМ підприємства. Журнал також виступає як контрольно-реєстраційний звіт показань лічильників. Цей документ прошнуровується, нумерується та скріплюється підписами гол. бухгалтера, керівника компанії, а також Журнал також засвідчується печаткою підприємства. Усі записи вносяться операціоністом щодня. Порядок оформлення касових документів не допускає підчисток та помарок у журналі. Усі внесені виправлення мають бути узгоджені та засвідчені підписами уповноважених осіб. У разі збігу показань вони заносяться до журналу за поточну зміну початку роботи. Ці дані мають бути засвідчені підписами чергового адміністратора та касира. У рядку 15 вказують суми, які вписані за поверненими клієнтами чеками. Інформація при цьому береться з відповідного акта. У цій графі вказують кількість надрукованих протягом зміни нульових чеків. Після закінчення робочого дня операційіст формує підсумковий звіт за зміну та з ним здає отриманий виторг. При цьому складається прибутковий ордер. Після того, як показання лічильників буде знято, перевірено фактичну суму надходжень, відповідний запис робиться в журналі. Вона підтверджується підписами керівника (чергового адміністратора), старшого касира та операційіста. У разі виявлення розбіжностей між сумами, зазначеними на контрольній стрічці та обсягом виручки, виявляється причина різниці, що утворилася. Виявлені надлишки чи недостача записується у відповідні рядки журналу.

Дані про показання лічильників ККМ та виручку

Вони використовуються для формування зведеного звіту за поточну зміну. Ці дані виступають як додаток до довідки операційіста, що складається щодня. Відомості про показання та виручку формуються в одному примірнику. Разом із видатковими та прибутковими ордерами, довідками-звітами операційістів вони передаються до бухгалтерії підприємства до наступної зміни. До зразка касових документів, відповідно до показань лічильників, на початок та завершення робочого дня по кожній ККМ включається розрахунок виручки. При цьому серед іншого вказується її розподіл по відділах. Останнє має бути підтверджено підписами завідувачів. Наприкінці заповненої таблиці виводяться результати за показаннями лічильників всіх ККМ, і навіть підсумовується виручка підприємства із розподілом коштів у відділам. Відповідно до актів, вказується загальний обсяг грошей, який було видано клієнтам за повернутими ними чеками. Цю суму зменшується загальна виручка компанії. Відомості мають бути підписані старшим касиром та керівником підприємства.

При оформленні касових документів необхідно дотримуватись порядку, встановленого законодавчими та іншими нормативними актами. Крім цього, існує дещо достатньо простих правил, дотримання яких дозволить уникнути неточностей під час заповнення паперів:

Додаткові правила

Зберігання касових документів відповідно до чинного законодавства здійснюється протягом 5 л. Обчислення цього терміну починається від 1 січня того року, що йде за періодом завершення діловодства. Це правило вважається загальним. Для розрахунково-платіжних відомостей встановлено спеціальний порядок. Якщо співробітники не мають особових рахунків, зазначені папери утримуються на підприємстві протягом 75 років. Після закінчення цього терміну всю документацію допускається передати до архіву або знищити, якщо за нею відсутні судові справи, розбіжності чи суперечки. При роботі з паперами слід виконувати такі правила:

Формування документів у зшив має здійснюватися кожний день пізніше наступного робочого чи першого вихідного дня.
Перед передачею паперів в архів має бути зроблено їх опис.
Контроль провадиться або касовим працівником, або безпосереднім керівником підприємства.
У процесі створення зшивання паперу збираються за зростанням номерів л/рахунків (спочатку за дебетом, потім – за кредитом).

Відповідальність за збереження касових документів доручається керівника підприємства. У разі недотримання зазначених вище правил до порушника може бути застосовано адміністративне покарання як грошового стягнення. Розмір штрафу встановлюється відповідно до норм законодавства.

Висновок

Ведення касової документації вважається доволі відповідальною роботою. До заповнення паперів потрібно підходити з усією відповідальністю. Касові документи використовуються під час узагальнення різних даних, складання звітностей, обліку. У зв'язку з цим помилки, допущені на початкових стадіяхфіксування операцій можуть призвести до серйозних спотворень у підсумкових паперах. Співробітник, який призначається на посаду відповідального за оформлення касових документів, повинен мати відповідні знання та досвід. Необхідно пам'ятати, що всі папери, які заповнює операціоніст, проглядаються старшими посадовими особамита затверджуються керівником компанії. Особлива уваганеобхідно приділяти реєстрацію документів. Записи в журналах та книгах повинні здійснюватись у встановлені терміни відповідно до правил. Оскільки касові документи використовуються при складанні звітів, усі виправлення у них здійснюються строго у визначеному порядку. При недотриманні встановлених правил папери втрачають свою силу, а відомості в них не можуть використовуватися компанією у подальшій управлінській роботі.

Центральним банком РФ встановлено, що підприємства та організації повинні вести належний облік своїх касових операцій. Усі бланки суворої звітності мають бути підписані головним бухгалтером і касиром, які відповідають за рух коштів, а потім підшиті до касової книги.

У касовій книзі зберігаються другі екземпляри всіх бланків, які є точною копією бланків, які зберігаються у папці «Звіти касира». Вимоги до касової книги такі ж, як і до будь-якого документа: у неї має бути правильно заповнений титульний лист, вона має бути прошита. Після того, як усі бланки суворої звітності були сформовані за датами, їх необхідно пронумерувати, починаючи з цифри «1» і закінчуючи цифрою, яка відповідає останньому аркушу. Далі пачка бланків проколюється шилом у двох місцях, поряд із корінцем книги. Через отвори простягається сувора нитка, кінці якої мають опинитися на задній частині книги. Нитка зав'язується і залишаються кінці такої довжини, щоби при наклеюванні на них зверху невеликого аркуша паперу, так званої пломби, вони опинилися під папером.

З білого паперу вирізається прямокутник розміром 5 на 10 см і приклеюється зверху на нитку. На цьому прямокутнику необхідно написати, скільки аркушів знаходиться в книзі, наприклад: «Пронумеровано та прошито 50 аркушів». Нижче цього напису має бути написано: «Директор Іванов І.І.» та передбачено місце для підпису директора. Після того, як керівник поставить свій підпис, його необхідно завірити печаткою підприємства. Друк повинен ставитися таким чином, щоб частина її виявилася на наклеєному аркуші, а частина – на задній частині книги.

Касова книга прошивається у тому, щоб забезпечити збереження первинних документів. Іноді недобросовісні співробітники можуть спробувати вилучити або підмінити документ, але прошивка книги, завірена печаткою, не дозволить це зробити.

Донедавна абсолютно всі юр. особи та індивідуальні підприємці повинні були чітко дотримуватися касової дисципліни, тобто. формувати касову книгу, складати касові документи. З початку літа 2014 індивідуальних підприємців звільнили від ведення касової книги відповідно до вказівки Центрального Банку Росії.

Що таке касова книга?

Каса є у всіх юр. осіб та індивідуальних підприємців. Проте багато хто плутає два поняття: контрольно-касовий апарат та каса.

Контрольно-касова машина (ККМ)- це апарат, необхідний прийому готівкової оплати, т.к. коли ви продаєте щось за готівку, ви повинні використовувати контрольно-касову машину. У деяких випадках допускається видача бланка жорсткої звітності замість касового чека.

Каса- це сукупність всіх готівкових операцій підприємця чи організації. Тобто. по касі відбиваються і готівкові доходи, і витрати. Виручку готівкою, яку ви отримуєте, у тому числі через контрольно-касовий апарат або при видачі бланка суворої звітності, потрібно відобразити по касі. Якщо навіть у вас немає ККМ, і ви не робите готівкових операцій, касу все одно слід вести. Заповнення касової книги не пов'язане з розрахунком податків. Наприклад, за спрощеною системою оподаткування витрати не впливають на розрахунок податку. Так само при сплаті єдиного податку на поставлений дохід.

Хто має вести касову книгу?

За новою Вказівкою Центробанку від 11 березня 2014 року за номером 3211-У індивідуальні підприємці можуть не вести касові книги нарівні з організаціями. Індивідуальні підприємці та малі підприємства повинні лише формувати розрахункові та платіжні відомості, якщо вони виплачують заробітну плату та інші винагороди готівкою фізичним особам. А юридич. особи як і раніше повинні вести та складати касову документацію під час роботи з готівкою.

Скасування касової дисципліни для ІП не означає, що вони не мають права складати касові документи. Це означає, що державні органинемає права перевіряти і карати відсутність цієї документации. Якщо з допомогою касової книжки індивідуальному підприємцю зручно вести облік, він має право складати документи і вести податковий облік з їхньої основі.

Як правильно оформити касову книгу?

Касова книга має стандартний вигляд, що полегшує її заповнення. Але потрібно дотримуватись певних вимог до порядку оформлення касової книги. Отже, як вести касову книгу?

На титульному аркуші книги повинні розташовуватися повні реквізити юридичної особи або індивідуального підприємця, а також проміжок часу, протягом якого вона вестиметься.
Одну книгу можна використовувати лише протягом одного календарного року. Не допускається використання однієї книги протягом кількох років.
У книзі всі сторінки мають бути пронумеровані та прошиті, а наприкінці обов'язково вказівка кількості сторінок.

Інструкція із заповнення касової книги

Відповідно до нового Вказівки, весь порядок ведення касової документації буде ділитися на: звичайний та спрощений. За простим порядком документацію будуть вести ІП та суб'єкти малого підприємництва, а дотримуватись звичайного порядку мають усі юридичні особи, крім банків.

Підписи у касовій документації мають проставляти бухгалтер та касир. Якщо на підприємстві немає бухгалтера, тоді підписи проставляє керівник організації. А також, якщо касові операції здійснює лише підприємець, то в документації достатньо його підпису.

З початку червня 2014 року платіжні агенти для обліку коштів, які були отримані за коштами агентської діяльності, зобов'язані вести окрему касову книгу. Також окремими ордерами повинні оформлятися всі операції з ухвалення та витрати коштів у рамках діяльності платіжного агента.

Важливо, що після нового Указу Центрального банку, всі форми документів не зазнали змін.

Вимоги до ведення касової книги включають обов'язкове оформлення даної операції на підставі 6 документів:

книга для обліку виданих та прийнятих грошей необхідна для обліку руху коштів протягом дня;
прибутковий та видатковий касові ордери, призначені для оформлення надходження та видачі до каси готівки;
касова книга, необхідна для збору інформації про всі операції з готівкою;
платіжна відомість для обліку виплаченої заробітної плати;
розрахунково-платіжна відомість, призначена для обліку робочих годин, утримань та виплат заробітної плати працівникам.

До паперових касових документів, крім прибуткового касового ордера, можна вносити виправлення. Вони мають оформлятися особливим чином. Поряд із кожною поправкою необхідно вказати ініціали осіб, які виправили дані, а також дату виправлення.

Як заповнюється касова книга у світлі змін, що відбулися?

1. Вся касова документація дозволяється вести в електронному форматі. Виправлення у цих документах неприпустимі. Для підтвердження документів необхідний електронний підпис.

2. Не потрібно заповнювати звіти касира (другого аркуша касової книги).

3. Єдиний прибутковий касовий ордер тепер можна оформити не лише на підставі денної контрольної стрічки касового апарату, а й на підставі БСО.

4. Одержувачу більше не потрібно вказувати суму отриманих готівки письмово в розрахунковому касовому ордері.

5. Для видачі грошей у підзвіт працівникові необхідно оформити у довільній формі заяву, в якій буде зазначено суму готівки та строк, на який видаються кошти, дата та підпис директора.

6. У відомостях про видачу заробітної плати, як і раніше, навпроти прізвища працівника вказується «депоновано», а вести реєстр депонованих коштів більше не потрібно.

Зразок оформлення касової книги

Зразок касової книги обов'язково враховує такі правила:

на титульному листі обов'язковим є вказівка повних реквізитів юридичної особи або індивідуального підприємця, а також тимчасовий проміжок, на який заводиться книга;
на бланку листів зверху вказується повна дата заповнення листа;
у осередку «залишок коштів у початок робочого дня» цифрами вноситься сума коштів, що у касі початку дня. Ця цифра переноситься з комірки «залишок коштів на кінець дня» за попередній робочий день;
за даними видаткового та прибуткового касових ордерів заповнюються з 1 по 5 стовпці;
у першому стовпці вказується номер ордера;
у другий стовпець вносяться прізвище та ініціали особи, яка отримала або здала гроші до каси;
третій стовпець заповнюється лише організаціями;
суми витрати та приходу вносяться до інших двох стовпців;
сума всієї витрати та приходу, зазначених у попередніх рядках, вноситься до поля «перенесення»;
на всі незаповнені осередки ставиться прочерк;
у осередок «всього за день» цифрами вносяться окремо суми приходу та витрати за робочий день;
у осередку «залишок на кінець дня» вказується залишок готівки в касі, який необхідно розраховувати за формулою:

ОНД+СПД-СРД, де

ОНД - залишок готівки на початок дня,

СПД – сума приходу за робочий день;

СРД – сума витрати за день.

нижче розписується касир та бухгалтер (або керівник підприємства);
ще нижче вказується кількість прибуткових та видаткових касових ордерів.

Як зшивати касову книгу?

Вся книга має містити наскрізну нумераціювсіх листів. Книгу слід прошнуровувати або прошивати та завіряти печаткою та підписом бухгалтера (або керівника) та директора. Наприкінці книги вказується загальна кількість аркушів книги цифрами та прописом.

Як же прошити касову книгу? Для цього необхідно:

Визначити період, за який зшивається книга, перевірити наявність та правильність усіх сторінок;

пронумерувати всі листи;

За допомогою нитки з голкою пошити книгу так, щоб вузлики на кінцях ниток знаходилися позаду книги. На вузлики ниток слід наклеїти маленькі прямокутники, вирізані із чистого паперу;

На книгу приклеюється папір, в якому повинні вказуватися цифрами та прописом, скільки пронумеровано та прошнуровано сторінок, а також скільки листів завірено печаткою. На цьому папері розписується директор і бухгалтер, ставиться друк.

Зшивання книги не становить великої праці.

Відео про те, як пошити касову книгу

Особливості касової книги для ІП та ТОВ

Як зазначалося раніше, із запровадженням нового указу на початку літа 2014 року, індивідуальні підприємці звільняються від ведення касової книги. Однак будь-який бажаючий індивідуальний підприємець може продовжувати облікуватись за допомогою касової книги. Як і раніше, третій стовпчик «номер кореспондуючого рахунку», як і раніше, заповнюється лише організаціями.

Юридичні особи зобов'язані вказувати ліміт залишку готівки, а індивідуальні підприємці та малі підприємства з червня 2014 року звільнені від цього обов'язку. Нагадаємо, що малими вважаються підприємства з чисельністю співробітників до 100 та виручкою не більше 400 мільйонів на рік. Проте організаціям дозволено на час виплат заробітних платнакопичення сум у касі понад зазначений ліміт. На ліквідацію суми, що перевищує встановлений ліміт, організаціям виділяється щонайбільше п'ять днів.

Бухгалтери організацій, як і раніше, повинні будуть оформлювати прибуткові та видаткові касові ордери. Також юрособі потрібно буде враховувати в касовій книзі всі грошові кошти, що надходять і видаються. Банківські платіжні агенти та платіжні агенти червня 2014 року зобов'язані оформляти дві такі книги. Індивідуальні підприємці мають право більше не оформлювати прибуткові та видаткові касові ордери і не заповнювати касову книгу.

Як зазначалося раніше, багато хто плутає поняття «каса» та «контрольно-касовий апарат». Каса є абсолютно у всіх учасників торгівлі. Проте з початку літа 2014 року індивідуальних підприємців звільнено Центробанком від ведення книги нарівні з організаціями.

Деякі нововведення Центрального банку Росії торкнулися і спрощення ведення касових документів для юридичних осіб. Скасування ведення окремих документів для індивідуальних підприємців зовсім на означає, що вони мають право їх вести. Якщо за допомогою касової книги індивідуальному підприємцю зручно вести облік, то він має право складати документи та здійснити реєстрацію касової книги у податковій на їх основі.

Можливо, буде корисно почитати: