Бланк листа компанії. Діловий лист

Діловий лист- Найпоширеніший вид комунікації після мовлення.

В наш час широкого поширення набули електронні ділові листи. Вони не вимагають дотримання всіх правил оформлення, в них можна відразу переходити до справи. Однак зміст листа не змінюється від виду листування.

Які ж ділові листи за статистикою ми використовуємо найчастіше?

Лист-запит. У цьому листі офіційно запитують будь-яку інформацію, документи. Починається лист із обґрунтування причин запиту:

Відповідно до п. 1 ст.12 Федерального закону№59 від 24.11.2014 …

Продовжується описом суті запиту

Просимо надати інформацію про звернення громадян, які надійшли у квітні 2015 року.

У листі-запиті часто встановлюється термін

Інформацію просимо надати до 30.04.2015.

Лист-відповідь. Лист-ответ — найпоширеніший вид ділового листи, оскільки є листом у відповідь всі види ділових листів. Відрізняються від інших тим, що мають посилання на номер та дату листа, на який відповідають. Починаються, як правило, так:

У відповідь на ваш запит…

У відповідь на ваш лист...

Потім іде виклад відповіді

Повідомляємо, що за квітень 2015 року на нашу адресу надійшло 26 звернень громадян.

Лист-прохання. Лист-прохання починається з опису ситуації та причин, які спонукали нас звернутися:

У зв'язку з ситуацією, що склалася на виробництві…

Продовжується описом самого прохання

Просимо Вас забезпечити постачання машин у найкоротші терміни.

Завершується лист стандартними фразами

З повагою…,

Заздалегідь дякуємо за участь…,

З найкращими побажаннями.

Лист-подяка. Цей вид листа може бути як відповіддю на лист-прохання, так і ініціативним висловленням вдячності за надані послуги або допомогу. Лист можна відразу починати зі слів подяки.

Дякуємо Вам за сприяння у зборі коштів.

Завершується лист фразами

З найкращими побажаннями.

Сподіваємось на подальшу співпрацю.

Сподіваємось на продовження співпраці.

Супровідний лист. Цей лист ми додаємо до документів або товарів з метою підтвердження їхнього офіційного спрямування та доставки.

Надсилаємо Вам звіт за 2014 рік зі збуту зі складу № 2.

Види документів та їх кількість, найменування товару можна вказувати у тексті або у додатку:

Статистичні дані на 2 л. в 1 екз.

Лист-нагадування. Цей лист нагадує про якісь події, дати, домовленості і не вимагає відповіді.

Нагадуємо, що дату наради представництв перенесено з 25.01.2015 на 08.02.2015.

Лист-повідомлення(Інформаційний лист). Цей лист містить інформацію про заходи, людей, події.

Повідомляємо, що Бєліков Петро Миколайович прийнято на роботу в ТОВ «Хлібопіч» з 05.04.2015.

Лист-підтвердження. Цим видом листа ми підтверджуємо участь у чомусь, отримання будь-яких документів, факт надання послуг.

ТОВ «Кульбаба» підтверджує участь керівника у заході, присвяченому ДнюПеремоги, 08.05.2015 о 09-00.

Лист-запрошення. Цей лист є запрошенням на захід або для участі в будь-чому.

Запрошуємо організацію ТОВ «Райдуга» взяти участь у міському суботнику 02.05.2015.

Лист-відмова. Цей лист є офіційною відмовою від пропозиції, послуги, участі. У ньому необхідно обґрунтувати причини відмови.

У зв'язку з відрядженням керівника на нараду в Республіку Мордовія, ми змушені відмовити/вибачаємося і повідомляємо про неможливість відвідування виставки « Сільське господарство» 07.04.2015

і ввічливо завершити лист

Усі перелічені листи формальні. Вони забезпечують успішну комунікацію всередині організації, співробітництво з іншими компаніями, взаємодію з вищими та державними організаціями.

Будь-якого виду стандартно, змінюється лише зміст.

Якщо ви хочете отримати на свій лист швидкий відгук, розгорнуту відповідь, щоб ваш лист прочитали, запам'ятали, а не просто пробігли очима, використовуйте більше конкретики, пишіть яскраву тему заголовка та уникайте стандартних фраз та надто формального підходу.

Приклад листа-прохання:

Шановний Петре Петровичу!

Наша компанія потребує 10 нових комп'ютерів. Чи можете ви поставити потрібну кількість до кінця тижня і виставити рахунок на оплату?

Я представляю невелику організацію, і нам на початку наступного тижня потрібно провести відеоконференцію із філіями.

Ваша допомога була б неоціненною для нас.

Перехід відразу до суті, уявлення себе та коротке нешаблонне завершення. Ви заощаджуєте свій час та час адресата. Швидше за все, він буде радий виконувати ваші прохання надалі.

Як написати діловий лист, яка не загубиться в «інформаційному смітті» і буде прочитана? Правила, рекомендації, приклади

Слово – доступний бізнес інструмент. У діловому світінеможливо знайти людину, яка б не використовувала слово у своїй роботі.

Сучасний бізнес поступово перетворюється на бізнес з листування. За допомогою листів – електронних чи традиційних – відбувається спілкування з клієнтами, діловими партнерами, роботодавцями. Лист позиціонує автора або як професіонала, або як людину, з якою не варто продовжувати стосунки.

Професіонал має вміти писати

зрозуміло
результативно
переконливо
цікаво

І навчиться цього ніколи не пізно. Починаємо з азів: осягаємо різницю між діловим та звичайним листом.

Чим службовий лист відрізняється від звичайного? Специфіка ділового листа

Лист - короткий текстобсягом в одну-дві сторінки, призначення якого донести до адресата інформацію щодо чогось.

Характер інформації та відносини між відправником та одержувачем листа поділяють кореспонденцію на

ділову (формальну)
особисту (неформальну)

Для ділового листа характерні:

лаконічність
точність
аргументованість та логічність
інформативність
оцінна та емоційна нейтральність
стандартизованість:
використовуються офіційні бланки
Використовуються стійкі мовні звороти, спеціальні канцелярські терміни та побудови
кількість тем - 1-2
адресність
чітко виражена субординація (у разі потреби)

Які види ділового листа є?

Вид ділового листа визначає

1. Цілі його написання

Комерційні цілі

Ви хочете укласти угоду та пропонуєте її конкретні умови - складайте для адресата лист-пропозицію (оферту)

Якщо ви не визначилися з прийнятними для вас умовами угоди – надсилайте лист-запит
Бажаєте проінформувати свого адресата про порушення зобов'язань за договором з його боку? Складіть лист-притензію (рекламацію)

Некомерційні цілі

Дякуйте у листі подяки
Підтверджуйте свої зобов'язання гарантійним листом, а свою згоду – листом-підтвердженням
Пишіть інформаційні листи, якщо вважаєте, що ваша інформація буде цікавою для адресата
Нагадуйте про важливі домовленості, зобов'язання, штрафні санкції листами-нагадуваннями
Вітайте у листах-вітаннях, просіть у листах-проханнях, співчувайте у листах-співчуттях
Якщо вам необхідно надіслати важливі документи або матеріальні цінностіобов'язково складіть для свого вантажу супровідний лист

2. Одержувач

Якщо ви надсилаєте лист відразу кільком одержувачам, значить, ви складаєте циркулярний лист

Ваш лист може торкатися кількох тем одночасно, що автоматично робить його багатоаспектним

4. Структура

Регламентовані листи передбачають складання текстової частини листа за певним зразком, а нерегламентовані мають вільну форму викладу

5. Форма відправлення

у конверті
в електронному вигляді
факсом

Структура ділового листа: вступ, основна частина, висновок

Структура стандартного ділового листа потребує більш ретельного розгляду.

Коректно оформлений лист має відповідати наступній схемі:

Розглянемо докладніше деякі пункти схеми:

1. Заголовок

Як правило, це короткий викладлисти теми.

Важливо: Складайте заголовок правильно, якщо хочете щоб адресат прочитав ваш лист.

Відсутність заголовків у діловій кореспонденції властиво новачкам, які не мають елементарних навичок ведення ділового листування.

2. Звернення

має традиційну форму «Шановний»
пишеться з великої літери посередині рядка

Важливо: Використання скорочень в обігу заборонено!

3.Преамбула

знайомить адресата з основною думкою листа
готує адресата до правильного сприйняття наступної інформації, викладеної у листі

4. Основна частина тексту обґрунтовує ключову ідею, викладену у преамбулі

У цій частині листи

ви чітко вказуєте суть пропозиції/звернення
наводьте аргументи: факти, цифри, іншу конкретику на тему листа. експертна думка, власний позитивний/негативний досвід

Для зручності обґрунтування можна використати таку схему:

Важливо: Останній абзац повинен містити фразу, яка вказує на конкретний крок або очікуваний результат і спонукати адресата до дії

5. Наприкінці:

6. У вікні «Підпис» обов'язково вказується інформація про адресанта:

посада

Як не помилитись у виборі стилю письма?

У діловому листуванніЗавжди доводиться робити вибір щодо стилю письма та тону спілкування з адресатом. Наскільки сухим, формальним офіційним чи, навпаки, живим, теплим, людяним має бути ваше послання?

Особистий стиль у діловому листуванні підкреслює індивідуальні якості людини, яка написала листа
При використанні формального стилю викладаються факти та на їх підставі робляться відповідні висновки
Особистий стиль передбачає спілкування автора листа та адресата на рівних
Формальний стиль демонструє чітку субординацію та силу, з якою читач листа змушений рахуватися

Для того, щоб вибрати правильний стиль спілкування в діловому листі, подумайте:

у яких вагових категоріях знаходитесь ви і ваш адресат
ви хочете домовитися по-доброму або натиснути з позиції сили

Як дотримуватись вибраного стилю?

Особистий стиль

Наявність особистих займенників: я, ми, ви
Наприклад: Я вибачаюсь і щиро сподіваюся, що подібні помилки більше не повторяться
Прямі звернення та прохання
Наприклад: Будь ласка, не залишайте особисті речі без нагляду
Використання емоційних оціночних виразів: зоряна молодь, оглушливий провал

Формальний стиль

Заміна особистих займенників абстрактними іменниками
Наприклад: Адміністрація кінотеатру просить вибачення за зміну розкладу вечірніх сеансів
Заміна особистих звернень та прохань констатаціями
Наприклад: Прохання не залишати особисті речі без нагляду
Використання загальноприйнятих канцеляризмів: доводжу до вашого відома внаслідок того факту, що

Формальний стиль категорично не підходить, якщо ви складаєте лист-подяку або лист-співчуття, тобто ділові листи, в яких необхідно висловити почуття. У ситуації, коли ви пишіть лист-прохання або лист-пропозиція, також краще дотримуватися особистого стилю.

Що таке лист-претензія та як його писати? Чим вона відрізняється від інших видів листів?

Важливо: При складанні листа акцентуйте увагу адресата на тому, які саме дії ви від нього очікуєте. Також вкажіть конкретні терміни для реалізації поставлених вами завдань.

Шаблон листа-претензії допоможе скласти його правильно:

Що таке лист-відповідь та як його писати?

Існує два типи листів-оветів:

лист-відмова
лист із позитивною відповіддю

Складання обох типів листів має два загальних правил(за умови, що ініціативний лист було складено коректно):
1. У листі-відповіді зберігається лексика та мовні оборотиініціативного листа
2. У тексті листа-відповіді не повинні бути відомості про

дату складання ініціативного листа
його реєстраційний номер

Приклад доброзичливого та коректного листа-відмови наведено нижче:

Однак, відмова не завжди має бути м'якою. Існують ситуації, коли потрібний жорсткий і строгий стиль спілкування. Нижче наведено шаблон листів-відмов на всі випадки життя: від твердих до м'яких:

Інформаційний лист: його відмінність від листів-відповідей та листів-претензій

Інформаційний лист багатофункціональний:

повідомляє (наприклад, про зміну цін у прайс-листах)
повідомляє (про переобрання членів ради директорів)
повідомляє (про відвантаження товару)
заявляє (про наміри)
підтверджує (отримання товару)
нагадує (про виконання взятих він за договором зобов'язань)
рекламує та інформує (про компанію взагалі, про товари / послуга зокрема)

Мабуть, самим актуальним питаннямНа сьогоднішній день є питання, як правильно скласти рекламно-інформаційний лист.

План листа, що продає, представлений на схемі:

При складанні листа обов'язково використовуйте такі пункти:

Обіцянка
Обґрунтування
Ціну питання
Заклик до дії

Готовий лист може виглядати так:

Як не можна писати ділові листи? Типові приклади помилок

1. Відсутність структури
2. Присутність у тексті листа сленгу чи неформальної лексики
3. Неакуратне оформлення
4. Достаток орфографічних, синтаксичних, стилістичних помилок
5. Відсутність у листі достовірних фактів, об'єктивної інформації
6. Порушення елементарних правил ввічливості (особливо у листах-претензіях)
7. Використання в тексті громіздких та незрозумілих речень
8. Відсутність логіки у викладі матеріалу
9. Відсутність розшифровок абревіатур
10. Загальна розмитість тексту у разі його безцільного складання

Що ще потрібно знати про ділові листи?

1. Для сучасної ділової кореспонденції використовують метод блокової структури складання тексту.
Такий метод економить час та підтримує загальний стиль усієї ділової документації. Характерна рисаметоду - відкрита пунктуація або відсутність точок/ком (наприклад, при оформленні списків)

2. Для заголовка листа можна використовувати шрифт без засічок (наприклад, Arial). Такий шрифт на підсвідомому рівні сприймається як стійкий та ґрунтовний

3. В основному тексті слід використовувати шрифти із засічками ( Times New Roman). Завдяки засічкам очі легше рухаються від букви до букви, що робить процес читання швидшим.

Є листи, які завжди пишуться тільки від руки!
Це листи-вітання, листи-співчуття, листи-подяки

Велика кількість корисної інформаціїщодо складання текстів ділових листів можна знайти у відео від Саші Карепіної.

Напевно, кожному хоч одного разу доводилося мати справу з необхідністю написання ділового листа. При його складанні мимоволі дійшов висновку, що це непросто. Існує безліч правил та норм написання ділових листів, які потрібно знати. У статті докладно описується процес складання документа, наводяться зразки ділового листа, розглядаються їх види та оформлення.

Бланк

Готові бланки додадуть солідності та вкажуть на надійність компанії. Вони містять необхідну інформацію про організацію, таку як:

Найменування.
Адреса.
Контактні телефони
Сайт.
Електронну пошту.
Логотип с.
Інші контактні дані.

Суворих правил щодо бланків немає. Тому в кожній організації самостійно вирішують, яку інформацію закладати в них.

Як правильно писати ділові листи? Підготовка

Ділові листи пишуться та оформляються певним чином, підкоряючись властивим їм правилам та вимогам. Залежно від мети автор докладно продумує зміст, щоб отримати результат, який він розраховує. Він повинен ясно уявляти, яку інформацію адресат уже знає на тему листа, з чого виходити і що нового в ньому буде. Аргументи залежать від того, яку мету має автор. Процес підготовки ділового листа можна поділити на такі етапи:

Вивчення питання.
Написання проекту листа.
Його узгодження.
Підписання.
Реєстрація.
Надсилання адресату.

Структура ділових листів

При складанні листа необхідно його інформаційно наситити, тобто вкласти туди всі необхідні відомості. Воно може бути простим чи складним. У простому листі зміст ясно і коротко відображає інформацію, яка переважно не вимагає від адресата відповіді. Складне може складатися з кількох розділів, пунктів та абзаців. У кожному абзаці викладено один аспект інформації. Зразки ділового листа такого типу зазвичай складаються із вступної, основної та заключної частин.

Нижче наведено приклад написання ділового листа – вступної його частини.

В основній частині описуються ситуації, події, наводиться їх аналіз та докази. Саме в цій частині переконують, що треба вчинити тим чи іншим чином, доводять, як йшлося та інформують про необхідність участі в якомусь заході, наводячи різні аргументи.

У висновку містяться висновки, які робляться у вигляді пропозицій, прохань, нагадувань, відмов тощо.

Приклад написання ділового листа - заключної його частини - наведено нижче. Тут резюмує вимогу, викладену в основній.

Вся інформація, що наводиться, повинна бути оптимально послідовна і зрозуміла для сприйняття.

Кожен лист починається зі звернення, вирівняного по центру. Ця маленька частина винятково важлива. При його виборі автор має враховувати:

Позицію адресата.
Характер взаємин.
Офіційність.
Етикет.

Наприкінці листа має бути ввічлива форма. Наприклад: «...Висловлюю надію на подальшу співпрацю (подяка за запрошення)...». Після цих фраз слід підпис автора.

Стиль

Усі листи мають бути витримані в офіційно-діловому стилі, що означає використання мовних засобів для офіційно-ділових відносин. Особливості такої мови формуються за таких обставин:

Основними учасниками ділових відносин є юридичні особи, від імені керівників та посадових осіб яких пишуться листи.
Відносини в організаціях мають жорсткий регламентований характер.
Предметом спілкування є діяльність підприємства.
Документи управлінського характеру переважно мають конкретного адресата.
Часто у процесі діяльності організації зустрічаються однакові ситуації.

У зв'язку з цим викладена у діловому листі інформація має бути:

Офіційною, безособистісною, що наголошує на дистанції між учасниками спілкування.
Адресною, призначеною конкретному адресату.
Актуальною в момент написання листа.
Достовірною та неупередженою.
Аргументованою для спонукання до здійснення одержувачем будь-яких дій.
Повна для можливості прийняття рішення.

Вимоги

Діловий лист має відповідати таким вимогам:

Мова стандартизована на всіх рівнях – лексичному, морфологічному та синтаксичному. У ній міститься безліч оборотів, термінів та формул.
Тон написання - нейтральний, стриманий та суворий, без вживання емоційних та експресивних мовних виразів.
Точність та ясність тексту, без логічних помилок, чіткість та продуманість формулювань.
Лаконічність і стислість - без використання виразів, що несуть додатковий зміст.
Використання мовних формул, сформованих у результаті повторюваних ситуацій.
Вживання термінів, тобто слів чи словосполучень, що мають спеціальні поняття.
Використання скорочень, які можуть бути лексичними (тобто складноскорочені слова, утворені видаленням літер із частин слів: ТОВ, ГОСТ тощо) та графічними (тобто позначення слів у скороченому вигляді: гр-н, ж-д та інше).
Вживання конструкцій у родовому та орудному відмінках.
Словосполучення з віддієслівними іменниками («надати підтримку» замість «підтримати»).
Використання найпростіших поширених пропозицій.

Наведені вище зразки ділового листа нижче показані в повної версії(З основною частиною). Інформація відповідає всім вимогам офіційного ділового стилю.

Види ділових листів

Найкраще діловий лист писати по якомусь одному конкретному питанню. У разі потреби вирішення кількох питань відразу, рекомендується складати кілька різних варіантів.

Ділові листи можуть бути за змістом:

Супровідними. Такі листи зазвичай потрібні повідомлення про те, куди направити документи.
(Як написати діловий лист? Зразок супровідного листадопоможе тим, кому потрібно скласти цей вид документа.

Гарантійні. Вони пишуться для того, щоб підтвердити будь-які обіцянки чи умови. Може гарантуватися, наприклад, плата за роботу, оренду, строки постачання та інше.
Подякою. Їх стали застосовувати особливо часто в останнім часом. Такі листи демонструють добрий тон партнерських відносин. Вони можуть бути оформлені на звичайному бланку або на кольоровому папері з гарним принтом.
(Як написати діловий лист? Зразок подякового різновиду складається у вільній формі залежно від завдань, які їм вирішуються. даному випадкулист у найкоротшій формі висловлює свою суть. Такий зразок, виконаний на кольоровому папері з орнаментом, може висіти на стіні у приміщенні компанії на почесному місці.)

інформаційними.
Інструктивні.
Вітальними.
Рекламні.

Також бувають листи:

Пропозиції співробітництва. Досить поширені останнім часом, що посилаються організаціям, часто мають рекламний характер, наприклад, як цей зразок. Комерційні листи написати досить складно, треба враховувати багато нюансів, щоб на нього звернули увагу, а тим більше зацікавилися. Але якщо скласти за наведеним нижче зразком, воно має всі шанси на успіх.

Запрошення. Їх посилають, пропонуючи брати участь у різноманітних заходах. Зазвичай вони адресуються керівнику або посадовій особі, але можуть адресуватися і колективу.
Запити.
Оповіщення.
Прохання та багато інших.

Як написати відповідь на лист. приклад

Відповідь треба починати з повторення прохання, викладеного у першому листі. Потім наводяться результати її розгляду та висловлюється схвалення чи мотив відмови. Діловий лист-відповідь може містити альтернативне рішення очікуваної інформації. Зазвичай воно відповідає наступним принципам:

Наявність посилання на перший лист та його зміст.
Однакові мовні засоби.
Порівнянні обсяги та аспекти змісту.
Дотримання певної послідовності.

Оформлення

Крім використання фірмових бланків ділових листів, необхідно враховувати інші тонкощі при їх оформленні. Це реквізити, правила скорочень, написання адреси, заголовка, довжина тексту, ширина полів та інше.

Зразки ділового листа допомагають скласти його, враховуючи всі тонкощі та нюанси. Ними користуються як діловоди-початківці, так і досвідчені працівники. Завдяки зразкам вони вчаться правильно складати листи та економлять багато часу.

Можливо, буде корисно почитати: