Замовлення постачальнику 1с 8.3 бухгалтерія. Методика застосування документа на замовлення постачальнику


Замовлення постачальнику

Документ Замовлення постачальнику використовується для реєстрації попередньої домовленості про купівлю у постачальника записів номенклатури та має можливість бути документом, на основі якого виконується оплата та прийняття записів номенклатури.

У замовленні постачальнику оформлюються ціни та умови плати згідно з домовленістю із постачальником.
Ціни та умови плати можуть бути зафіксовані в замовленні постачальнику руками (при разових поставках товарів) або введені автоматично згідно з раніше зареєстрованими цінами постачальників
(документ Фіксування цін партнерів) або за умовами угоди при регулярних поставках товарів (документ
Угода із постачальником).

Зверніть увагу. Замовлення постачальникам можуть бути створені автоматично з обробки Забезпечення потреб на основі аналізу даних про потребу закупівлі товарів у конкретних постачальників.

За допомогою замовлення постачальнику можна фіксувати бажання придбати товари у постачальника або отримати на продаж товари у комітента. Який замовлення заповнюється - замовлення постачальнику чи замовлення комітенту, задається тим видом операції, що у замовлення: замовлення постачальнику чи прийняття комісію. Якщо замовлення заноситься за угодою з постачальником, вид операції автоматично заноситься з угоди.

Зверніть увагу. Реєструвати замовлення комітентам можна лише тоді, коли в розділі Адміністрація/Запаси та закупівлі включена функціональна опція Комісійні закупівлі.

Під час заповнення інформації про етапи плати можна визначити вид плати (готівкова, безготівкова) і той банківський рахунок або касу, з якої планується перерахування грошей постачальнику. Надалі ця інформація застосовується в платіжному календарі при плануванні вихідних платежів. На основі замовлення постачальнику може бути зареєстрований документ Заявка на витрачання грошей.

По ходу роботи із замовленням відстежується статус замовлень згідно із зареєстрованими в замовленні постачальнику етапами плати.

* Очікується узгодження. При заповненні нового замовлення йому визначається статус Не узгоджений.
Необхідно узгодження (затвердження) замовлення з боку керівництва торговельного підприємства (наприклад керівника відділу закупівель). Після погодження з посібником для замовлення визначається статус
Узгоджено і він перетворюється на одне з наступних станів залежно від умов плати, які зафіксовані замовлення постачальнику.
* Очікується аванс (до підтвердження). На замовлення потрібно зареєструвати перерахування авансу до моменту узгодження (підтвердження) можливості виконання замовлення постачальником (за умов плати зареєстровано етап плати Аванс (до підтвердження)).
* Очікується підтвердження. На цьому кроці виконані всі умови попередньої оплати замовлення і потрібне підтвердження від постачальника про можливість поставки товарів та уточнення дати поставки по кожному товару. Після підтвердження можливості постачання товарів та уточнення дат постачання товарів для замовлення визначається статус Підтверджений.
* Очікується передоплата (до надходження). У вигляді умов плати на замовлення визначено потребу плати замовлення до моменту надходження товарів (вид плати Передплата (до надходження)). Лише після надходження передоплати, постачальник відвантажить товар.
* Очікується надходження. За такими замовленнями вже виконані всі зобов'язання щодо оплати постачальнику та допустимо розпочинати механізм реєстрації поставки товарів. Для цих замовлень необхідно виставити статус До вступу.
* Очікується оплата (після надходження). Цей стан визначається за тими замовленнями, якими оплата постачальнику виконується після надходження товарів (постачальник надає нам кредит).
* Готовий до закриття - на замовлення виконані всі умови оплати. Менеджер має можливість проконтролювати постачання товарів від постачальника та закрити замовлення (виставити статус Закрити).

Зверніть увагу. Статуси замовлень включаються/відключаються функціональною опцією у розділі Адміністрація/Запаси та закупівлі. Якщо статуси вимкнені, замовлення проводиться у статусі Закрити.

По ходу роботи менеджер має можливість контролювати стан замовлення постачальнику як у переліку, так і з форми замовлення. Релізовано також можливість створення різних звітів для контролю статусу замовлень постачальникам, порівняння цін, запропонованих постачальником з цінами інших постачальників тощо.

Постачання товарів на замовлення створюється документом Надходження товарів та послуг. Під час надходження товарів може бути застосована ордерна методика поставки товарів, коли він розділений механізм фізичного надходження товарів місце зберігання і механізм виписки фин. документів. При застосуванні такої схеми реальне надходження товарів місце зберігання створюється документом Прибутковий ордер на товари. У той самий час у програмі допустимо контролювати відмінності, що виникають під час постачання товарів.

Як дізнатися, на якому етапі обробки розміщується електронний документ?

Чи можна відхилити електронний документ, якщо користувач не погоджується з його вмістом?

Як оформити нові ціни продажу на основі ціни, що задана в документі Замовлення постачальнику?

* Клацніть на кнопку Внести на основі.
* Вкажіть пункт Встановлення цін номенклатури.

У документі Встановлення цін номенклатури у групі Ціни надходження у графі Нова ціна буде занесена інформація про ціну, зареєстровану у документі поставки. Ціни реалізації будуть обчислені відповідно до формул розрахунку щодо ціни надходження.

Чи можна оформити ціни постачальника згідно із заданими цінами на замовлення постачальнику?

* Після проведення документа натисніть кнопку Внести на основі.
* У списку вкажіть пункт Фіксування цін постачальника.
* Буде створено новий документ Фіксування цін постачальника, в якому буде занесена інформація про постачальника, угоду та ціни, зареєстровані у замовленні постачальнику.

Зверніть увагу. Фіксування цін на замовлення постачальнику допустиме лише, якщо документ створюється в межах угоди з постачальником.

Примітка. У програмі релізовано можливість автоматичної фіксації цін постачальника на замовлення, без введення додаткового документа Фіксування цін постачальника. Щоб автоматично зафіксувати ціни постачальника, виставте прапорець Фіксувати ціни постачальника на сторінці Додатково. Прапор визначається автоматично під час оформлення замовлення постачальнику за згодою із заданим прапором.
Фіксувати ціни постачальника автоматично (за замовчуванням). Якщо у документі виставлено випадок автоматичної фіксації цін, то введення документа Фіксування цін постачальника на основі замовлення буде недоступним.

Як потрапити до списку процесів узгодження замовлення постачальнику?

Потрапити до списку можна за допомогою команди в панелі навігації замовлення Узгодження.

Як проконтролювати, у якому стані знаходиться механізм узгодження замовлення?

Для читання результатів погодження замовлення створіть звіт Підсумки погодження. Звіт може бути створено з документа чи з переліку бізнес-процесів на узгодження.

* Після прийняття позитивного рішення про погодження замовлення постачальнику від усіх виконавців, у замовленні буде автоматично виставлений статус Узгоджено та Дата узгодження.
* Якщо хоч один із виконавців відхилив узгодження замовлення, то редагування статусу замовлення не відбудеться. Користувач, який надіслав замовлення на погодження зобов'язаний провести аналіз підсумків погодження на замовлення та надіслати замовлення на додаткове узгодження, запустивши ще раз механізм узгодження після усунення зауважень.

Як виправити замовлення постачальнику, якщо постачальник відмовився поставити частину товарів?

* Якщо постачальник не зміг поставити в повному обсязі якісь товари, то в замовленні для подібних товарів виставте прапор Скасовано. Після призначення прапора рядок зі скасованою позицією буде відзначений блідим кольором. У той же час обов'язково відразу з прапором потрібно буде визначити причину скасування, обравши її із заздалегідь заповненого класифікатора причин скасування замовлень.
* Якщо постачальник не зміг поставити якусь частину єдиного товару, то заздалегідь, щоб скасувати частину подібного товару, один рядок з товаром потрібно розбити на два. Для цього допустимо скористатися командою Розбити рядок і визначити чи кількість, яку потрібно скасувати, чи кількість яка буде на замовлення поставлена. Далі для рядка зі скасованою кількістю виконати дії, описані вище.
* Якщо потрібно скасувати багато рядків у замовленні постачальнику, то виділіть дані рядки в переліку та виконайте команду Скасувати рядок/Скасувати виділені рядки. Далі 1с запропонує визначити причину скасування замовлення викликавши класифікатор причин скасування замовлень та заповнить поле Скасовано через відібрану причину. Будуть поставлені позначки про скасування тих рядків, які не будуть поставлені.
* Якщо замовлення потрібно виправити післяпостачання, то виконайте команду Скасувати рядок/Скасувати не поставлені рядки. У такому разі перелік товарів буде відкориговано відповідно до вже створених документів поставки (документами Надходження товарів та послуг). Далі 1с запропонує визначити причину скасування замовлення викликавши класифікатор причин скасування замовлень та заповнить поле "Скасовано через" відібраною причиною. Будуть поставлені позначки про скасування тих рядків, які не були поставлені. У той самий час, якщо була поставлена ​​частина товару, то 1с автоматично розіб'є рядки і поставить ознака скасування тих рядків, якими не зареєстровано документ поставки.

Проведіть документ. У той же час за скасованими записами буде автоматично відкоригований графік руху товарів (інформація про очікуваний товар постачальника).

Зверніть увагу. Допустимо легко відредагувати кількість товарів у замовленні або прибрати недопоставлені записи. У той же час також буде виправлено інформацію у графіку руху товарів, при цьому в такому разі буде втрачено інформацію про початкове замовлення постачальнику.

Як скасувати замовлення постачальнику повністю?

* Позначте всі записи у нижній таблиці документа Замовлення постачальнику.
* Клацніть на кнопку Скасувати виділені рядки. Далі виберіть причину скасування замовлення (причина буде визначена для всіх рядків замовлення).
* Виставте у замовлення статус Закрити.
* Клацніть на кнопку Провести та закрити.

Як заповнити коментар на замовлення постачальнику?

За кожним замовленням постачальнику користувач має можливість заповнити будь-який текст як коментар до замовлення
(Сторінка Коментар).

Чи можна додавати додаткові відомості та параметри під час оформлення замовлення?

При роботі із замовленнями постачальників релізовано можливість визначення додаткових відомостей та додаткових параметрів у документі Замовлення постачальнику.

* Для заповнення додаткових параметрів застосовується команда Усі дії/Змінити перелік додаткових параметрів. Введені додаткові параметри відображатимуться на сторінці Додатково.
* Для заповнення додаткових відомостей застосовується команда Усі дії/Додаткові відомості. У вікні, що відкривається, для додавання додаткової інформації застосовується команда Всі дії/Змінити перелік додаткових відомостей.
*

Редагування статусу замовлення постачальнику

Як редагувати статус замовлення постачальнику?

Для редагування статусу замовлення потрібно вказати потрібний статус у полі Статус та провести документ. У той же час слід використовувати такі правила під час зміни статусу замовлення.

* Не узгоджено - статус визначається у всіх нових замовлень постачальнику.
* Узгоджено - статус визначається після узгодження всередині торговельного підприємства (якщо це потрібно).
* Підтверджено - статус визначається після підтвердження постачальником дати поставки товарів на замовлення.
Під час проведення замовлення з цим статусом товари у графіку руху товарів оформляються як товари, які передбачаються до вступу. Під час проведення контролюється перерахування грошей постачальнику на вигляд плати "Аванс (до підтвердження)".
* До вступу – статус визначається, якщо постачальник підтвердив відвантаження товарів зі свого складу. Під час проведення контролюється перерахування грошей постачальнику за видом плати "Предоплата (до надходження)". На замовлення постачальнику допустимо реєструвати надходження товарів.
* Закритий - статус визначається після завершення роботи із замовленням. Ті записи, які постачальник не зміг поставити, виділяються як скасовані записи.

Зверніть увагу. Статус замовлення може бути відредагований для групи зазначених замовлень у переліку замовлень - команда Виставити статус.

Аналіз статусу замовлення постачальнику

Для аналізу статусу замовлення постачальнику допустимо застосовувати різні звіти. Звіти можуть бути викликані безпосередньо з переліку замовлень постачальникам. Для цього використовується кнопка Звіти. За допомогою даних звітів допустимо провести аналіз стану взаємних розрахунків із постачальниками, провести аналіз стану виконання замовлень.

Зверніть увагу. Звіти можуть бути створені за одним із замовлень чи за списком довільно зазначених замовлень у списку.

* Для проведення аналізу статусу взаємних розрахунків із постачальником застосовується звіт Стан розрахунків із постачальником.
* Для детального читання всіх документів, що впливають на взаємні розрахунки, застосовується звіт Картка розрахунків із постачальником.
* Для проведення аналізу статусу виконання замовлення постачальнику застосовується звіт про стан виконання.

Як побачити список документів, зареєстрованих на замовлення постачальнику?

* На панелі навігації форми Замовлення постачальнику вкажіть пункт Структура підпорядкованості.
* Перелік документів, зареєстрованих на замовлення, буде показаний як структура підпорядкованості.
* Зі структури підпорядкованості допустимо викликати довільний документ, поданий у переліку.

Чи можна отримати документ в електронному вигляді?

Якщо з контрагентом є домовленість про електронну взаємодію, то документ системи обліку може бути отриманий від відправника в електронному вигляді.

Як побачити, які електронні документи пов'язані з документом системи обліку?

Усі електронні документи, з'єднані з документом системи обліку, доступні в переліку, викликати який можна за допомогою команди Електронні документи.
Через цей перелік можна викликати довільний електронний документ для читання, і прямо тут виконати необхідні дії з ним, нікуди не переходячи.

Як зробити обліковий документ на основі вхідного електронного?

* Під час отримання нового електронного документа 1с автоматично створить документ системи обліку виду, що співвідноситься, і заповнить його даними з електронного документа. Далі робота з таким документом відбувається у звичайному порядку.
* Під час отримання новоствореної версії електронного документа, раніше вже завантаженого в облікову систему, 1с прив'язує її до існуючого документа.

Як дізнатися, на якому етапі обробки розміщується електронний документ?



Чи можна відхилити електронний документ, якщо користувач не погоджується з його вмістом?

Чи можна зареєструвати документ в електронному вигляді?

Якщо з контрагентом є домовленість про електронну взаємодію, то документ системи обліку може бути зареєстрований і надісланий одержувачу в електронному вигляді.

Як створити, підписати та надіслати одержувачу електронний документ?

* Команда ЕД - Створити, підписати та відправити створить електронний документ, запропонує підписати його за допомогою ЕЦП та поставить у чергу на відправку одержувачу.
* Якщо у користувача немає прав підпису або на комп'ютері не виставлено сертифікат, заданий у вигляді електронного документа, що підписує для цього виду, то 1с перенаправить електронний документ на підпис відповідальній особі, заданій в сертифікаті ЕЦП.
* Ця команда завжди виготовляється для останньої версії електронного документа і рухає його вперед по етапах. Тобто. якщо до виконання команди електронний документ було створено, то передасть його на затвердження, якщо затверджено, то на підпис, якщо підписано, то поставить у чергу на відправлення тощо.
* Повторного дії для електронного документа команда не робить.

Як створити новостворену версію електронного документа?

Команда ЕД/Сформувати новий електронний документ створює чергову версію електронного документа.
Цей випадок дозволяє не тільки примусово переформувати електронний документ (чого заборонено зробити командою Створити, підписати і відправити), але й візуально перевірити вміст документа у формі електронного документа, з якої продовжити роботу з ним, наприклад, затвердити або підписати.

Чи можна відправити електронний документ вдруге?

Якщо підписаний електронний документ, зареєстрований раніше, необхідно направити одержувачу вдруге, наприклад, коли документ було отримано через втрату даних під час передачі, допустимо скористатися командою ЭД/Отправить вдруге.

Як дізнатися, на якому етапі обробки розміщується електронний документ?

Етап обробки електронного документа, пов'язаного з поточним документом системи обліку, відображається в
"Стан ЕД" у формі самого документа та у формі переліку документів.
Стан змінюється автоматично залежно від виконаних операцій над електронним документом.

Чи можна відхилити електронний документ, якщо користувач не погоджується з його вмістом?

Для відхилення електронного документа у формі перегляду електронного документа викликати команду Відхилити електронний документ у групі команд Усі дії та визначити причину відхилення, яка буде доступна для читання іншим користувачам.

Зверніть увагу. Операція відхилення електронного документа є незворотною, подальше застосування цього екземпляра буде неможливо, потрібна нова версія електронного документа.

Як визначити, що при замовленні товару у постачальника потрібна довіреність на прийняття товарів?

У замовленні постачальнику на сторінці Допоміжно виставте прапор Потрібна довіреність на прийняття товару.

Зверніть увагу. 1с запам'ятовує вміст прапора, який було встановлено в останньому замовленні по кожному постачальнику. Під час оформлення нового замовлення або під час вибору іншого іншого постачальника, 1с за замовчуванням встановлює прапор у стан, встановлений в останньому замовленні за вказаним постачальником.

Зверніть увагу. Реєстрування довіреності припустимо лише коли в розділі Адміністрація/Запаси та закупівлі включено функціональну опцію Довіреність на прийняття товарів.

Розглянемо приклад. Компанія займається продажем побутової техніки, яка закуповує товар у постачальника на замовлення клієнта.

Крок 1
Для початку потрібно виконати необхідні налаштування. Для цього у програмі 1С: Управління торгівлею 8 розділу «НДІ та Адміністрація» підрозділу «Налаштування НДІ та розділів» відкриваємо «Продажі». У розділі "Оптові продажі" проставляємо прапорець "Замовлення клієнтів". Оскільки нам необхідно закуповувати відсутній товар у постачальника, потрібно також встановити прапорець варіант роботи із замовленнями «замовлення зі складу та на замовлення». рис. 1.

Малюнок 1.

Для того, щоб була можливість створювати замовлення постачальникам, потрібно встановити відповідне налаштування. У розділі «НСІ та Адміністрація» підрозділу «Налаштування НСІ та розділів» відкриваємо «Закупівлі» та встановлюємо відповідний прапорець. рис. 2.

Малюнок 2.

Також нам потрібна можливість створювати замовлення постачальникам під замовлення клієнта. Для цього у розділі «НСІ та Адміністрація» підрозділу «Налаштування НСІ та розділів» відкриваємо «Склад та доставка». У розділі "Забезпечення потреб" встановлюємо прапорець "Відокремлене забезпечення замовлень". рис. 3.

Малюнок 3.

Крок 2
Далі створюємо документ "Замовлення клієнта". Для цього у розділі «Продажі» підрозділу «Оптовий продаж» відкриваємо «Замовлення клієнтів». Створюємо та заповнюємо новий документ. При заповненні табличної частини важливо зазначити забезпечення. Для цього натискаємо кнопку "Забезпечення" -> "Заповнити забезпечення". Тут встановлюємо перемикач «Забезпечувати окремо» та натискаємо кнопку «Заповнити». Якщо натиснути кнопку «Заповнити», дата відвантаження заповнюється автоматично. Встановлення такого варіанту забезпечить жорсткий контроль: товар, замовлений у постачальника, можна буде відвантажити лише на замовлення клієнта. Проводимо документ. рис. 4.

Малюнок 4.

Крок 3
Далі створюємо документ "Замовлення постачальнику". Відкриваємо створений документ «Замовлення клієнта» та натискаємо кнопку «Ввести на підставі». Вибираємо "Замовлення постачальнику". На підставі замовлення клієнта може бути оформлене замовлення одному постачальнику або кілька замовлень різним постачальникам. Під час створення документа вкладка «Товари» заповнюється із замовлення клієнта. Вказуємо лише ціну. На вкладці «Основне» заповнюємо відомості про партнера, також можна вказати угоду та договір. Натискаємо кнопку "Провести". На вкладці "Товари" в колонці "Призначення" бачимо, що там вказано замовлення клієнта, під якого закуповується товар. Інформація про замовлення постачальникам, оформлені на підставі замовлення клієнта, буде показана у структурі підпорядкованості. Для цього в документі натискаємо «Звіти». Далі вибираємо «Пов'язані документи». рис. 5.

Малюнок 5.

Крок 4
Далі потрібно оформити фактичне надходження товару складу. Для цього у розділі "Закупівлі" підрозділу "закупівлі" відкриваємо "Документи закупівлі(все)". Далі натискаємо кнопку «Створити» та вибираємо «Придбання товарів та послуг» з видом операції «Прийом на комісію». Також можна надіслати документ на підставі замовлення постачальника. Проводимо документ надходження. рис. 6.

Малюнок 6.

Крок 5
Тепер ми можемо завантажити товар клієнту. Для цього в замовленні клієнта необхідно змінити метод забезпечення. Натискаємо кнопку "Забезпечення". Вибираємо «Заповнити забезпечення» та встановлюємо прапорець «Відвантажити (за потреби відокремлено)». Далі виходячи з замовлення клієнта вводимо документ «Реалізація товарів та послуг». Документ повністю заповнюється на підставі замовлення клієнта. Натискаємо кнопку "Провести". Виконуємо необхідні розрахунки із клієнтом. рис. 7.

Малюнок 7.


Шановні читачі!
Отримати відповіді на запитання щодо роботи з програмними продуктами 1С Ви можете на нашій Лінії Консультацій 1С.
Чекаємо на Ваш дзвінок!

Головна 1С:ERP Управління підприємством 2 Управління закупівлями

Оформлення замовлень постачальникам

Для відображення попередньої домовленості про умови та строки поставки номенклатури, що купується у постачальника, порядок і строки оплати передбачено використання замовлень постачальникам. Замовлення постачальникам- Інструмент, що дозволяє організувати процес закупівель і контролювати як виконання товарних зобов'язань постачальника, так і власних фінансових зобов'язань.

Замовлення постачальникам можуть формуватися автоматично на підставі розрахунку потреб у забезпеченні товарами відповідно до параметрів забезпечення (термін поставки товарів від постачальника, середньоденного споживання тощо).

Також замовлення постачальнику може бути запроваджено на підставі раніше оформлених замовлень покупців, угоди з клієнтом. При оформленні замовлення в рамках угоди автоматично заповнюються основні умови закупівлі (валюта, вид ціни постачальника, параметри оплати, використання договорів тощо).

Контроль оплати товарів на замовлення постачальників здійснюється відповідно до дати оплати, зазначеної у замовленні постачальнику. У замовленні можна вказати бажану дату надходження товарів. На основі аналізу передбачуваних дат постачання товарів можна скласти графік постачання товарів.

Контроль виконання зобов'язань постачальником здійснюється з допомогою статусів і станів документа. Статуси документа надаються вручну.

Стан – інформація про замовлення, що розраховується автоматично, виходячи з наявних в інформаційній базі даних (статус, оплата, наявність на складі тощо).

У програмі 1С Управління торгівлею версія 11.2 Замовлення постачальникує елементом планування системи закупівель. Можливість використання замовлень постачальнику включається у розділі «Нормативно-довідкова інформація та адміністрування». У «Налаштування розділів» - «Закупівлі»в групі "Замовлення постачальникам"є відповідний прапор, відповідальний використання даного механізму.

Там є кілька додаткових прапорів, які стосуються «замовлень постачальникам». Наприклад, заборона на закриття замовлень, що частково надійшли, і заборона на закриття частково оплачених замовлень. Якщо ці прапори встановлені, відповідно, не вдасться замовлення перевести у стан «Закритий», якщо відсутнє повне надходження або повна оплата.

Самі ж замовлення постачальникам перебувають у розділі «Закупівлі». В групі «Закупівлі»є однойменна команда "Замовлення постачальникам".

У поточному вікні, у верхній частині, є кілька швидких відборів. Наприклад, замовлення можна відібрати за їх станом, за термін виконання, за пріоритету, або по відповідальному менеджеру.

Створення замовлення постачальнику у програмі 1С Управління торгівлею (УТ 11) 11.2

Спробуємо створити перше замовлення.

За кнопкою "Створити"нам доступні дві команди: Створити новийі за потребами.

За потребами- це окремий механізм, який буде розглянуто в окремому відеоогляді, що дозволяє сформувати «замовлення постачальнику» щодо сформованих у системі потреб дефіциту товарів.

Ми ж, вручну, зараз створимо нове замовлення. Статус у нього буде «узгоджено». За потреби статус можна змінювати. Наприклад, статус «не погоджений»може використовуватися в момент підготовки "замовлення постачальнику", поки він ще не узгоджений у рамках нашої компанії. Статус «підтверджений»відповідає замовленню, яким постачальник підтвердив готовність до відвантаження. Статус «до вступу»відповідає замовленню, яким постачальник вже зробив відвантаження і ми чекаємо надходження товарно-матеріальних цінностей складу. І стан «закритий»відповідає повністю виконаному закритому замовленню.

Також для додаткової деталізації замовлень може використовуватись пріоритет- «низький», «середній» чи «високий».

На вкладці «Основні»вказується дата документа(Зазвичай це поточна дата). Номерсистема 1С Управління торгівлею (УТ 11) 11.2 присвоє автоматично.

Необхідно вибрати нашого постачальника. Як тільки ми вибрали постачальника, конфігурація 1С Управління торгівлею (УТ 11) 11.2 автоматично заповнила контрагентанашого постачальника та угодаз ним, якщо воно було вказано.

Перевіряємо, що операціяу нас "закупівля товару".Якщо ми здійснюємо прийом товару на комісію, необхідно обрати відповідний пункт.

Організаціянаша - від імені якої вестиметься закупівля товару.

Склад, на який планується надходження

На вкладці «Товари»ми можемо додатитовари вручну, заповнити їх по сканеру штрих-коду. Також є дві кнопки - копіювання та вставка табличних частинз інших документів. Можливо скористатися підборомтовару, завантажитийого із зовнішнього файлу або обробити рядки іншим чином.

Також із команди «ціни та знижки» на цю позицію можна скоригувати ціни, призначити або скасувати знижки.

Додамо першу позицію. Вкажемо кількість та ціну. Якщо постачальник надав нам знижку, у відповідному полі можна відобразити цю інформацію.

Також, якщо просунутися далі вправо в даній табличній частині, то можна побачити інформацію про підрозділ одержувача, необхідність списання на витрати та аналітики витрат. Ця опція використовується при придбанні послуг та віднесенні відповідних сум відразу на витрати.

Додамо ще одну позицію. Нехай це буде холодильник Siemens. Закуповувати ми його будемо в кількості 3 штук. Програма 1С Управління торгівлею (УТ 11) 11.2 також скористалася вже встановленими цінами на дані позиції та автоматично підставила їх у документ.

Додамо ще один холодильник. Його ми купуватимемо також у кількості 3-х штук. Конфігурація 1С Управління торгівлею (УТ 11) 11.2 знову ж таки заповнила ціни по даному холодильнику.

Необхідно обов'язково вказати бажану дату надходження товару – у мене це буде кінець цього тижня. І прапор «Надходження однією датою». Він говорить про те, що ми плануємо всі ці позиції до вступу одним числом. Якщо ж вони плануються до надходження різними датами, цей прапор необхідно зняти, і тоді в табличній частині замовлення постачальнику, навпроти кожної позиції номенклатури, що закуповується, необхідно буде вказати передбачувану дату надходження. На підставі цієї інформації система 1С Управління торгівлею (УТ 11) 11.2 плануватиме рух товарів, будуватиме графік надходження товарів на склад.

На вкладці «Додатково»вказується відповідальний менеджер; підрозділ, у якому працює відповідальний менеджер За потреби можна вказати Контактна особанашого постачальника, з яким ми спілкувалися у частині цього замовлення; датуузгодження усередині нашої організації.

Переконаємося, що у нас обрано валюта«рублі», встановлений прапор « ціна включає ПДВ». Режим оподаткування - закупівля оподатковується ПДВ». На підставі нашої угоди автоматично встановлено прапор « реєструвати ціни постачальника автоматично». Тут же, у документі, можна вказати номер замовлення та датуза даними постачальника для додаткової аналітики, якщо доведеться з нашим постачальником додатково спілкуватися на це замовлення, щоб легше було його знайти, і ми відразу могли постачальнику сказати, під яким номером, від якого числа він зареєстрований у системі постачальника.

Інформація для друку: допоміжна інформація - допоміжне поле, в якому можна вказати будь-яку додаткову інформацію.

Спробуємо таке замовлення записати та провести.

Під час проведення замовлення програма 1С Управління торгівлею (УТ 11) 11.2 автоматично заповнила нам поле « Оплата» на підставі даних нашої угоди. Перейшовши за відповідним посиланням, можна переконатися, що у нас вказана інформація щодо авансу, передоплати та кредиту. У разі потреби цю інформацію можна відредагувати, вона не контролюється системою на відповідність цій угоді.

Таким чином, у програмі 1С Управління торгівлею версія 11.2 здійснюється формування замовлень постачальникам.

Ви знаєте, що в 1С можна швидко створювати замовлення постачальникам, виходячи з поточних потреб інтернет-магазину?

Процес забезпечення замовлень у конфігурації «1С: Управління торгівлею 11» підтримується стандартною обробкою «Формування замовлень з потреб».

Але!
Така обробка має один мінус, який зводить нанівець багато плюсів: всі її можливості тісно переплетені і користувач зобов'язаний вказувати всі необхідні параметри забезпечення потреб. А таких параметрів дуже багато, що ускладнює роботу користувача.
Обробка надто складна для сприйняття. І менеджери інтернет-магазинів роблять замовлення постачальникам вручну.
З наших клієнтів лише одиниці підтвердили, що вони певною мірою використовують можливості стандартної обробки, але й те – в дуже обмеженому обсязі.

Ми розробили інтуїтивний механізм автоматичного створення замовлень постачальникам. Це рішення у вигляді зовнішньої обробки "Створення замовлень постачальнику". У ньому участь користувача у циклі забезпечення замовлення зведена до мінімуму.

Можна за 3-4 кліки миші сформувати замовлення постачальникам за всіма замовленнями від покупців за день.

Наведемо приклад, як використовується така зовнішня обробка в інтернет магазині товарів для тварин ЮНІЗОО.


Особливості: у магазину багато замовлень покупців і широкий вибір постачальників, тому потрібно відправляти замовлення на товар різним постачальникам у різний час доби, в тому числі і по кілька разів на день, що забирало у менеджерів багато часу.

Етапи автоматизації та доопрацювання

1. У механізм проведення замовлення покупця додаємо автоматичний поділ товарів за варіантом забезпечення (зі складу/під замовлення).

Тут обробка автоматично, залежно від вільного залишку на складі, визначає кількість товару, яку необхідно замовити постачальнику на замовлення покупця.

Ті ж товари, які є складі організації, проставляються в резерв під конкретне замовлення покупця (відокремлений резерв).

Малюнок 1. Поділ варіантів забезпечення

2. Для кожного товару в магазині вказуємо список усіх постачальників та основного контрагента. Встановлюємо відповідність між найменуваннями товарів у клієнта та конкретного постачальника для автоматичної підстановки значень на замовлення постачальникам. Первинне введення інформації було виконано програмно на основі наданих прайс-листів постачальників.

Рисунок 2. Список номенклатурних позицій постачальників
Для актуальності інформації про наявність товару у постачальника для кожної номенклатури було встановлено реквізит «Наявність у постачальника». І зараз менеджери інтернет-магазину автоматично завантажують інформацію по прайс-листах постачальників один раз на день, витрачаючи на це лише 5 хвилин.

Рисунок 3. Номенклатура постачальника

У результаті системі підтримується актуальна інформація про наявність товару складі конкретного постачальника у конкретний день.

3. Для масового формування замовлень постачальникам було розроблено зовнішню обробку. На першому кроці відбираємо товари для замовлення та вказуємо дату доставки (період). За кнопкою «Заповнити» всі замовлення покупців за потрібні дати потрапляють у таблицю. Перемикаючи варіанти відображення замовлень («Тільки незабезпечені / Всі замовлення) та фільтр по менеджеру – можна налаштувати інтерфейс обробки індивідуально під кожного менеджера.

Малюнок 4. Крок 1. Відбір товарів для замовлення
У табличній частині обробки виводиться необхідна інформація: найменування та кількість замовленого товару у розрізі замовлень покупців, статус забезпечення кожної позиції (див. табл. нижче) тощо.

Після натискання «Проставити галки та кількість» відбувається автоматичний розрахунок необхідної кількості товару до замовлення по кожному рядку, з урахуванням наявності товару на складі та вже сформованих замовлень постачальникам (поле «Кількість» редагується вручну за потреби).

Малюнок 5. Крок 1. Розрахунок необхідної для замовлення кількості

Зверніть увагу: поля зі статусом "Не забезпечений" на малюнку 6 відповідають позиціям, позначеним галочкою на малюнку 5

Малюнок 6. Крок 1. Автоматичний вибір товарів до замовлення

4. Таблична частина другого кроку обробки – вибір постачальників – формується на основі інформації, вказаної на першому кроці. Користувач бачить інформацію про всі незабезпечені позиції, за якими потрібно сформувати замовлення постачальникам.

Як постачальник автоматично вибирається основний постачальник за цією позицією. За відсутності товару у основного постачальника, система пропонує вибір із тих постачальників, які поставляють даний товар, і є у них.

Малюнок 7. Крок 2. Вибір постачальників

Для будь-якої позиції вибір постачальника можна змінити вручну. Завершуємо крок, натискаючи кнопку «Сформувати замовлення».

5. Замовлення постачальникам формуються з урахуванням інформації, обраної другою кроці. Для кожного постачальника всі товари збираються на окреме замовлення. Тепер їх залишилося лише надіслати постачальникам.

Такий механізм дозволив скоротити трудовитрати менеджерів із закупівель у 4 рази порівняно з ручним створенням замовлень постачальникам.

Якщо ви хочете побачити, як автоматизувати створення замовлень постачальникам у 1С – замовте безкоштовну демонстрацію.



 

Можливо, буде корисно почитати: