გასაჩივრება ოფიციალური წერილით. როგორ დავიწყოთ ბიზნეს წერილი

საქმიანი კომუნიკაცია არ შეიძლება წარმოიდგინო მიმოწერის გარეშე, რადგან პირადი შეხვედრა თანამშრომლობის საკითხების გადასაჭრელად ყოველთვის არ არის შესაძლებელი. საქმიანი მიმოწერა გვეხმარება გადაჭრაში არსებული აქტუალური პრობლემების უმეტესი ნაწილი მოკლე დრო, მაგრამ ეტიკეტის წესების შეუსრულებლობამ ან ასოს ალოგიკურმა აგებამ შეიძლება ზიანი მიაყენოს პარტნიორობას ან გაასხვისოს პოტენციური კლიენტი. როგორც ოფიციალურ მოლაპარაკებებში, აქაც გარკვეული წესებია: წერილის ფორმატი და კომუნიკაციის სტილი.

საქმიანი მიმოწერის წარმოების ზოგადი წესები

1. წერილის დაწერამდე გადაწყვიტეთ მისი მახასიათებლები:

წერილის სახეობა (გაშუქება, გარანტია, შეკვეთა, შეხსენება, შეტყობინება და ა.შ.; საპრეზენტაციო წერილი ან პასუხის შეთავაზება);

ადრესატის ხელმისაწვდომობის ხარისხი (შეგიძლიათ მიუთითოთ ყველა საჭირო პუნქტი ერთ ასოში, თუ გჭირდებათ მეორე, დასაზუსტებელი);

მიწოდების გადაუდებლობა (თუ წერილი გადაუდებელია, უმჯობესია გამოაგზავნოთ რეგისტრირებული ფოსტით ან ელ.ფოსტა).

2. შეიმუშავეთ წერილი არსებული შაბლონების მიხედვით, მისი ტიპის მიხედვით და ასევე დაეყრდნონ GOST R 6.30-2003. „ერთიანი დოკუმენტაციის სისტემები. ორგანიზაციული და ადმინისტრაციული დოკუმენტაციის ერთიანი სისტემა. დოკუმენტაციის მოთხოვნები.

3. ნებისმიერი საქმიანი წერილიაქვს შემდეგი ზოგადი სტრუქტურა:

გამგზავნი ორგანიზაციის დასახელება;
დაწერის თარიღი;
მიმღების მისამართი, კონკრეტული კორესპონდენტის მითითება;
გახსნის მისამართი;
წერილის საგანისა და მიზნის მითითება;
ძირითადი ტექსტი;
დასკვნა (ზრდილობის ფორმულა);
გამგზავნის ხელმოწერა;
განაცხადის მითითება და ასლების გავრცელება (ასეთის არსებობის შემთხვევაში).

4. საქმიანი წერილის მომზადებისას გამოიყენეთ ტექსტური რედაქტორი Microsoft Word:

გამოიყენეთ ყურსასმენი Times Newრომან, ზომა 12-14 გვ., სტრიქონების ინტერვალი - 1-2 გვ.;

ჩაწერეთ ასოს გვერდის ნომრები ქვედა მარჯვენა მხარეს;

A4 ფორმებზე ტექსტის დაბეჭდვისას გამოიყენეთ 1,5–2 სტრიქონის ინტერვალი, A5 ფორმატი და ნაკლები - ერთი სტრიქონის ინტერვალი. რეკვიზიტები ყოველთვის იწერება ერთი ხაზის ინტერვალით.

5. თუ თქვენ მოქმედებთ ორგანიზაციის სახელით და აპირებთ წერილის გაგზავნას ნაბეჭდი სახით, აუცილებლად გამოიყენეთ ბლანკი, რადგან მისი არსებობა იქნება თქვენი კომპანიის დამახასიათებელი ნიშანი. განსაკუთრებული ყურადღებით მოეპყარით ოფიციალური ფორმის დიზაინს, ეს უნარი სავალდებულო უნდა იყოს ნებისმიერი ოფისის თანამშრომლისთვის.

6. საერთაშორისო მიმოწერისთვის წერილი უნდა იყოს დაწერილი ადრესატის ენაზე ან ინგლისურად(როგორც ყველაზე გავრცელებული ბიზნეს გარიგებებში).

7. შეინარჩუნეთ სათანადო, საქმიანი ტონი. დაიწყეთ თქვენი წერილი მიმართვით, რომელიც, კორესპონდენტთან თქვენი სიახლოვის ხარისხის მიხედვით, შეიძლება დაიწყოს როგორც სიტყვებით „Dear + F.I.O.“ და „Dear + F.I.O.“. გახსოვდეთ, სიტყვები მიმართვაში ან ადრესატის მითითებაში არავითარ შემთხვევაში არ უნდა იყოს შემოკლებული (მაგალითად, „პატივს სცემენ“, როგორც „პატივს სცემენ“ ან „განყოფილების უფროსს“, როგორც „განყოფილების უფროსს“) - ეს არის წესები. საქმიანი ეტიკეტი. ყოველთვის დაასრულეთ თქვენი წერილი მადლიერებით თანამშრომლობისთვის. ხელმოწერას წინ უნდა უძღოდეს ფრაზა "პატივისცემით, ..." ან "პატივისცემით, ...". ოფიციალურ მიმოწერაში „შენ“-ზე მოხსენიება მიუღებელია, მაშინაც კი, თუ კორესპონდენტთან მეგობრულ ურთიერთობას ინარჩუნებ.

8. ფრთხილად შეარჩიეთ ლექსიკა, მოერიდეთ უზუსტობებს და ორაზროვან ფრაზებს, პროფესიონალიზმის გადაჭარბებულ გამოყენებას. წერილი გასაგები უნდა იყოს.

9. წერილის შინაარსი დაყავით სემანტიკურ აბზაცებად, რათა ადრესატისთვის არ იყოს შრომატევადი და რთული გასაგები.. დაიცავით წესი: პირველი და ბოლო აბზაცები უნდა შეიცავდეს არაუმეტეს ოთხი დაბეჭდილი ხაზისა, ხოლო დანარჩენი არაუმეტეს რვისა.

10. უპასუხეთ ბიზნეს წერილებს მიღებული ეტიკეტის მიხედვით:წერილობით მოთხოვნით - მიღებიდან 10 დღის ვადაში; ფაქსით ან ელექტრონული ფოსტით გაგზავნილ წერილებზე - 48 საათის განმავლობაში, შაბათ-კვირის გარდა.

შიდაორგანიზაციული საქმიანი მიმოწერა

კომპანიის თანამშრომლებს შორის საქმიანი მიმოწერა უფრო გამარტივებულია მესამე პირისთვის გაგზავნილ კორესპონდენციასთან შედარებით.

იყოს ლაკონური;
იყოს საქმიანი;
წერილში უნდა იყოს მითითებული თარიღი;
წერილის ბოლოს არის თავაზიანობის ფორმულა და ხელმოწერა.

შიდაორგანიზაციული საქმიანი მიმოწერის მაგალითი შეიძლება იყოს მილოცვის წერილი ლიდერის ან გუნდის სახელით, მიმართული დღის გმირის ან თანამშრომლისადმი, რომელმაც მიიღო დაწინაურება.

პროექტების წერილობით განხილვისას ჩვეულებრივ გამოიყენება საქმიანი წერილის მხოლოდ ზოგიერთი სავალდებულო ელემენტი - საგნის მითითება, მიმართვა, შემაჯამებელისაკითხის არსი და თავაზიანობის ფორმულა დაბეჭდილი ხელმოწერით.

გახსოვდეთ, რომ წერილის ფორმა და საჭირო შაბლონი უნდა შეირჩეს საქმიანი მიმოწერის დონისა და ინფორმაციის ტიპის მიხედვით, რომელიც გსურთ მიაწოდოთ ადრესატს.

რა იშვიათად ვწერთ წერილებს, თუნდაც ელ.წერილებს. ძირითადად, ეს შესაძლებლობა ახსოვს მხოლოდ საჭიროების შემთხვევაში ან სარეკლამო შეტყობინებების გაგზავნისას. თუმცა, სააპელაციო წერილის ინსტრუმენტი მაინც ერთ-ერთი ყველაზე პოპულარულია ეფექტური გზებიადამიანების ურთიერთქმედება ერთმანეთთან. ძალიან მნიშვნელოვანია ყურადღება მიაქციოთ წერილის სტილს, მიმართვას ადრესატისადმი და ტექსტის ზოგად მიმართულებას, განსაკუთრებით საქმიან წერილებში. მაშ, რა არის სწორი გზა, რომ მივმართოთ მიმღებს წერილში?

ბატონი თუ ქალბატონი. ეს მიმართვა, რომელიც უაღრესად აქტუალური იყო წინა წლების გზავნილებში და ოფიციალურად დარჩა რუსეთში 1917 წლამდე, ზოგიერთ შემთხვევაში გამოიყენება დღემდე. გამოყენება შესაძლებელია ბიზნეს პარტნიორებთან მიმართებაში, პოლიტიკოსები, ბიზნესმენები, მაღალჩინოსნები. ამჟამად ამ სიტყვას აქვს გარკვეული სოციალური კონოტაცია და გარკვეული კონოტაცია. სრულიად შეუსაბამო იქნება სოციალურად დაუცველ ჯგუფებთან მიწერა: „ბატონებო პენსიონერები“, „ბატონებო ლტოლვილები“ და ა.შ.

წერილის მაგალითი "უფლის" გამოყენებით შეგიძლიათ ჩამოტვირთოთ ჩვენგან:.

ძვირფასო / პატივცემულო და ადრესატის გვარი ან სახელი და პატრონიმი. ამ ტიპისმიმართავს ყველაზე პოპულარულს. უშედეგოდ, რადგან ამით გამომგზავნი რეალურად გამოხატავს გარკვეულ პატივისცემას. უნდა განვასხვავოთ, რომ ოჯახის მისამართი უფრო ოფიციალურობას ანიჭებს წერილს და ზრდის დისტანციას წერილობით თანამოსაუბრეებს შორის. თუ თქვენი ასოს უფრო რბილი და მეგობრული აღქმის იმედი გაქვთ, გამოიყენეთ პირველი და შუა სახელი.

წერილის ნიმუში ასეთი მიმართვით შეგიძლიათ გადმოწეროთ ჩვენგან:.

თუ არ იცით ადრესატის სახელი, შეგიძლიათ, ბოლოს უბრალოდ მიესალმოთ ან უსურვოთ დღის კარგი დრო და დაასახელოთ წერილობითი გზავნილის არსი. მნიშვნელოვანია გავითვალისწინოთ და დაიცვან ეტიკეტები და ყურადღება მიაქციოთ საქმიანი წერილის სხვა კომპონენტებს.

ხშირად, როდესაც წერილს ვიწყებ მიმართვით "ძვირფასო ...", მახსოვს როგორ მაღალი ლიდერებიპრეზიდენტის, მთავრობის თავმჯდომარის ან რუსეთის მეცნიერებათა აკადემიის პრეზიდენტისადმი წერილების მომზადებისას მან მოითხოვა მიმართვა „ძვირფასო…“. ამ მოთხოვნამ რატომღაც ბევრი ხუმრობა გამოიწვია. ბასეინაიას ქუჩიდან „გაფანტული კაცი“ გაიხსენეს სამუილ მარშაკიდა მისი ცნობილი მიმართვა „ძვირფასო პატივცემულო ვაგონო! ვაგონი პატივცემული ღრმად პატივცემული! მათ კაუსტიურად აინტერესებდათ, რამდენად ღრმად სცემენ პატივს ამხანაგს.

სხვათა შორის, ამაოდ ხითხითებდნენ. აპელაციები, რომლებიც იწყება სიტყვებით "ღრმად პატივს სცემენ" და "უაღრესად პატივს სცემენ" გამოიყენება, როდესაც ოფიციალური მისამართი VIP-ებზე და ოფიციალური პირებიმაღალი თანამდებობის დაკავება. ამიტომ ჩვეულია მივმართოთ არა მხოლოდ სახელმწიფოს პირველ პირებს, მთავრობისა და პარლამენტის წევრებს, არამედ ცნობილი ხალხიმეცნიერებები, საზოგადო მოღვაწეები. პატივცემულ აკადემიკოსს უბრალოდ „პატივცემულო“ წერილს რომ მიმართავთ, შეგიძლიათ უნებურად შეურაცხყოთ ადრესატი.

ყოველ დღე არ ვწერთ პრეზიდენტს ან მთავრობის წევრებს, მაგრამ ზოგჯერ იძულებულია დაიწეროს წერილები რაიმე სახის საჩივრით ან თხოვნით მაღალჩინოსნებთან. არ ვიცი, რამდენად ღრმად პატივს სცემთ თქვენს მერს ან გუბერნატორს, მაგრამ თუ რაიმე თხოვნით მოგიწევთ წერილის მიწერა, გულწრფელად გირჩევთ გამოიყენოთ სათაური „ღრმად პატივცემული“. სიტყვა ნიშნავს "უაღრესად პატივცემულ" ( ლექსიკონიოჟეგოვი) ან "ღრმა პატივისცემის ღირსი" (რუსული ენის თანამედროვე განმარტებითი ლექსიკონი ეფრემოვა). ვფიქრობ, ხელისუფლების ნებისმიერი წარმომადგენელი წაიკითხავს მსგავსი მკურნალობასიამოვნებით. მხოლოდ ერთი სიტყვა ასოს დასაწყისში, მაგრამ ზოგჯერ მას შეუძლია სასწორი თქვენს სასარგებლოდ გადააგდოს. როგორც ამბობენ, "მოსიყვარულე ხბო ორ დედოფალს წოვს".

ცოტა ხნის წინ, ერთ-ერთ ფორუმზე, გამიჩნდა კითხვა, რა სასვენი ნიშანი უნდა დავაყენო წერილის დასაწყისში მიმართვის შემდეგ: ძახილის ნიშანი თუ მძიმე. ჩვევის გამო ძახილის ნიშანი დავდე - ასე მასწავლეს, მაგრამ ზოგიერთი უფროსების მოთხოვნილებასაც შევხვდი, რომ მკურნალობის შემდეგ მძიმით დაესვათ. როგორც ჩანს, ის ადამიანები, რომლებიც ხშირად მიმოწერა ინგლისური ენა, ავტომატურად გადაიტანეთ ინგლისური გრამატიკის მრავალი წესი რუსულ ენაზე მიმოწერაში. ზოგჯერ ბიზნეს ლიტერატურა ასევე შეცდომაში შეჰყავს, რაც ამ ტიპის მოპყრობის მაგალითებს იძლევა:

Ბატონებო,
ჩვენ ყურადღებით განვიხილეთ თქვენი წერილი, რომელშიც….

(ძვირფასობატონებო! საქმიანი მიმოწერა ინგლისურ ენაზე. -მ. საგამომცემლო ასოციაცია "კულტურა", 1993. - 328გვ.)

როგორ არის ეს სწორი?

რუსული ენის საცნობარო სერვისი პორტალზე Gramota.ruსაშუალებას აძლევს ორივე ვარიანტს. ამავდროულად, ყურადღებას იქცევს ის ფაქტი, რომ ძახილის ნიშნის შემდეგ წინადადება მოდის დიდი ასოებით, ხოლო მძიმის შემდეგ - მცირე ასოებით.

რუსულ საქმიან წერილში მიმართვა, როგორც წესი, მდებარეობს ცენტრში და გამოყოფილია ძირითადი ტექსტისგან ერთი სივრცით. წერილის პირველი წინადადება იწყება აბზაცით. აბა, როგორ იწყებ წინადადების წერას მცირე ასოთი შუალედის შემდეგ და თუნდაც აბზაციდან? მაგრამ პირად წერილში ტექსტი ხშირად იწყება იმავე ხაზით, როგორც მიმართვა. ამ შემთხვევაში, აპელაციის შემდეგ შეგიძლიათ დადოთ მძიმით და გააგრძელოთ წერილის ტექსტის წერა მცირე ასოებით.

მაინც რატომ არის ძახილის ნიშანი? აქ არის რამდენიმე პასუხი:

„ძახილის ნიშანი (!) არის სასვენი ნიშანი, რომელიც მოთავსებულია წინადადების ბოლოს, რათა გამოხატოს გაოცება, მიმართვა, ძლიერი გრძნობა, მღელვარება და სხვა მსგავსი.

”რუსულ ენაში სასვენი ნიშნების უმეტესობის სახელები წარმოშობით რუსულია და თავად ტერმინი სასვენი ნიშნები ბრუნდება ზმნა პუნქტუაციაში - ”შეჩერება”, ”შეჩერება მოძრაობაში”. თუ მწერალი წინადადების ბოლოს ძახილის ნიშნით აყენებს, ის აჩვენებს, თუ რამდენად აინტერესებს საკუთარი განცხადების შინაარსი.

ჩეხოვის მოთხრობის გმირის "ძახილის ნიშნის (საშობაო მოთხრობა)" კოლეგიური მდივნის ეფიმ ფომიჩ პერეკლადინის კითხვაზე "როდესაც ძახილის ნიშანი იდება ფურცლებზე", მისი ცოლი მარფუშა, რომელიც ხშირად ტრაბახობდა, რომ "ეს არ იყო ამისთვის. არაფერი, რაც მან შვიდი წლის განმავლობაში სწავლობდა პანსიონში" და დაიმახსოვრა მთელი ის, რაც მან იცის გრამატიკა, თავდაჯერებულად უპასუხა: "ეს ნიშანი მოთავსებულია აპელირებაში, ძახილებში და აღტაცების, აღშფოთების, სიხარულის, ბრაზისა და სხვა გრძნობების გამოხატვაში".

ჩემი პასუხია, რომ მიმართვის შემდეგ ძახილის ნიშნის დაყენებით, ჩვენ ვცდილობთ მივიპყროთ ადრესატის ყურადღება და წავახალისოთ არა მხოლოდ წაიკითხოს წერილი, არამედ შეასრულოს ჩვენი თხოვნა, "გაიძლოს" და ზოგჯერ "ყვირილიც" “. ძვირფასო ივან ივანოვიჩ!

და რა შუაშია სიტყვა „პატივცემულს“ და ძახილის ნიშანი? IN საქმიანი მიმოწერარუსულად, ჩვეულებრივ, ადრესატს სახელით და პატრონიმით მიმართოთ. უკიდურეს შემთხვევაში, შეგიძლიათ დაუკავშირდეთ გვარით: "ძვირფასო ბატონო პეტროვ!". ჩემი აზრით, გვარით მიმართვა უფრო მიზანშეწონილია საჩივარში, ვიდრე მოთხოვნის წერილში. სახელით და პატრონიმიკით, ნაცნობები, როგორც წესი, მოგვმართავენ, ასეთი მიმართვა იწვევს ადრესატის მდებარეობას, ნაცნობებს უფრო უჭირთ უარის თქმა.

რამდენიმე ადრესატთან ერთდროულად მიმართვისას ისინი ამჟამად იყენებენ მიმართვას „ძვირფასო ბატონებო!“, ხოლო იმავე ორგანიზაციაში შენიშვნების მიმართვისას მიზანშეწონილია მიმართვა „ძვირფასო კოლეგებო!“

IN დიპლომატიური მიმოწერა- საკუთარი წესები. იქ ჩვეულებრივად მიმართავენ სათაურებით: „პატივცემულო ბატონო ელჩო!“, „პატივცემულო ბატონო მინისტრო“, ან „თქვენო აღმატებულებავ!“. მაგრამ ეს ცალკე საკითხია.

შეიძლება სასარგებლო იყოს წაკითხვა: