Apel într-o scrisoare oficială. Cum să începi o scrisoare de afaceri

Comunicarea de afaceri nu poate fi imaginată fără corespondență, deoarece o întâlnire personală pentru rezolvarea problemelor de cooperare nu este întotdeauna posibilă. Corespondența de afaceri ajută la rezolvarea majorității problemelor stringente timp scurt, dar nerespectarea regulilor de etichetă sau o construcție ilogică a unei scrisori poate dăuna parteneriatelor sau poate înstrăina un potențial client. Ca și în negocierile oficiale, aici există anumite reguli: formatul scrisorii și stilul de comunicare.

Reguli generale de desfășurare a corespondenței de afaceri

1. Înainte de a scrie o scrisoare, decideți asupra caracteristicilor acesteia:

tipul scrisorii (de motivare, garanție, comandă, memento, notificare etc.; scrisoare de prezentare sau de sugestie de răspuns);

gradul de accesibilitate pentru destinatar (dacă puteți preciza toate punctele necesare într-o singură scrisoare sau aveți nevoie de o a doua, clarificatoare);

urgență de livrare (dacă scrisoarea este urgentă, este mai bine să o trimiteți prin scrisoare recomandată sau prin e-mail).

2. Proiectați o scrisoare conform șabloanelor existente, pe baza tipului său și, de asemenea, se bazează pe GOST R 6.30-2003. „Sisteme de documentare unificate. Sistem unificat de documentație organizatorică și administrativă. Cerințe de documentare.

3. Orice scrisoare de afaceri are următoarea structură generală:

numele organizației de trimitere;
data scrierii;
adresa destinatarului, indicarea unui anumit corespondent;
adresa de deschidere;
o indicare a subiectului și a scopului scrisorii;
textul principal;
concluzie (formula politete);
semnătura expeditorului;
o indicație privind aplicarea și distribuirea copiilor (dacă există).

4. Când pregătiți o scrisoare de afaceri, utilizați editorul de text Microsoft Word:

utilizați un set cu cască Times New Roman, dimensiune 12-14 p., interliniu - 1-2 p.;

puneți numerele de pagină ale literei în partea de jos în partea dreaptă;

atunci când tipăriți text pe formulare A4, utilizați spațiere de 1,5–2 rânduri, format A5 și mai puțin - spațiere de o linie. Cerințele sunt întotdeauna introduse printr-o spațiere între rânduri.

5. Dacă acționați în numele unei organizații și intenționați să trimiteți o scrisoare pe hârtie, asigurați-vă că utilizați antet, deoarece prezența sa va fi semnul distinctiv al companiei dumneavoastră. Tratați designul formularului oficial cu grijă deosebită, această abilitate ar trebui să fie obligatorie pentru orice angajat de birou.

6. Pentru corespondența internațională, scrisoarea trebuie să fie scrisă în limba destinatarului sau în engleză(ca cea mai comună în relațiile de afaceri).

7. Păstrați un ton adecvat, de afaceri. Începeți scrisoarea cu un apel, care, în funcție de gradul de apropiere de corespondent, poate începe atât cu cuvintele „Dragă + F.I.O.”, cât și „Dragă + F.I.O.”. Amintiți-vă, cuvintele din contestație sau din indicația destinatarului nu trebuie în niciun caz abreviate (de exemplu, „respectat” ca „respectat” sau „șef de departament” ca „șef de departament”) - acestea sunt regulile eticheta de afaceri. Încheiați întotdeauna scrisoarea cu mulțumiri pentru cooperare. Semnătura trebuie precedată de expresia „Cu respect, ...” sau „Cu stimă, ...”. Este inacceptabil să se facă referire la „tu” în corespondența oficială, chiar dacă întreții relații de prietenie cu corespondentul.

8. Selectați cu atenție vocabularul, evitați inexactitățile și frazele ambigue, folosirea excesivă a profesionalismului. Scrisoarea trebuie să fie de înțeles.

9. Împărțiți conținutul scrisorii în paragrafe semantice, astfel încât să nu fie greoaie și greu de înțeles de către destinatar. Urmați regula: primul și ultimul paragraf nu trebuie să conțină mai mult de patru linii tipărite, iar restul nu mai mult de opt.

10. Răspundeți la e-mailurile de afaceri conform etichetei acceptate: la o cerere scrisă - în termen de 10 zile de la primire; la scrisorile trimise prin fax sau e-mail - în termen de 48 de ore, excluzând weekend-urile.

Corespondența de afaceri intraorganizațională

Corespondența de afaceri între angajații companiei este mai simplificată în comparație cu corespondența trimisă unui terț.

fi concis;
să fie de natură comercială;
data trebuie indicată în scrisoare;
la sfârșitul scrisorii există o formulă de curtoazie și o semnătură.

Un exemplu de corespondență de afaceri intra-organizațională poate fi o scrisoare de felicitare din partea unui lider sau a unei echipe adresată unui erou al zilei sau unui angajat care a primit o promovare.

Atunci când discutați proiecte în scris, sunt utilizate de obicei doar unele dintre elementele obligatorii ale unei scrisori de afaceri - o indicație a subiectului, un recurs, rezumat esența problemei și formula de curtoazie cu semnătură tipărită.

Rețineți că forma scrisorii și șablonul solicitat trebuie alese în funcție de nivelul de corespondență comercială și de tipul de informații pe care doriți să le furnizați destinatarului.

Cât de rar scriem scrisori, chiar și e-mailuri. Practic, această oportunitate este reținută doar atunci când este nevoie sau la trimiterea de mesaje publicitare. Cu toate acestea, instrumentul pentru scrisoarea de recurs este încă unul dintre cele mai multe moduri eficiente interacțiunile oamenilor între ei. Este foarte important să acordați atenție stilului scrisorii, apelului către destinatar și direcției generale a textului, în special în scrisorile de afaceri. Deci, care este modalitatea corectă de a vă adresa destinatarului într-o scrisoare?

domnul sau doamna. Acest apel, care a fost extrem de relevant în mesajele din anii precedenți și a rămas oficial în Rusia până în 1917, este folosit în unele cazuri până în prezent. Utilizarea este posibilă în adresarea partenerilor de afaceri, politicieni, oameni de afaceri, oficiali de rang înalt. În prezent, acest cuvânt are o anumită conotație socială și o anumită conotație. Va fi complet nepotrivit atunci când scrieți către grupuri neprotejate social: „domni pensionari”, „domni refugiați”, etc.

Un exemplu de scrisoare folosind „Lord” poate fi descărcat de la noi:.

Stimate/respectat și numele sau prenumele și patronimul destinatarului. Acest tip atrage cele mai populare. Nu degeaba, pentru că, prin aceasta, expeditorul își exprimă de fapt un anumit respect. Trebuie remarcat faptul că adresa familiei conferă scrisorii mai multă oficialitate și mărește distanța dintre interlocutorii scrisi. Dacă te bazezi pe o percepție mai blândă și mai prietenoasă a scrisorii tale, folosește primul și al doilea nume.

Un exemplu de scrisoare cu un astfel de recurs poate fi descărcat de la noi:.

Dacă nu cunoașteți numele destinatarului, puteți, până la urmă, să vă salutați sau să vă doriți un moment bun al zilei și să precizați esența mesajului scris. Este important să luați în considerare și să respectați eticheta și să acordați atenție altor componente ale unei scrisori de afaceri.

Adesea, începând o scrisoare cu apelul „Dragă...”, îmi amintesc cum unul dintre înalți conducători când pregătea scrisori către președinte, președinte al guvernului sau președinte al Academiei Ruse de Științe, el a cerut apelul „Dragă...”. Din anumite motive, această cerință ne-a provocat o mulțime de glume. Și-au amintit de „omul distras” de pe strada Basseinaya Samuel Marshakși faimosul său apel „Dragă respectată trăsură! Transport respectat profund respectat! Erau caustic interesați de cât de profund este respectat tovarășul.

Și degeaba au chicotit, de altfel. Apelurile care încep cu cuvintele „profund respectat” și „foarte respectat” sunt folosite atunci când adresa oficială la VIP-uri şi oficiali deținând o poziție înaltă. Deci se obișnuiește să se adreseze nu numai primelor persoane ale statului, membrilor guvernului și parlamentului, ci și oameni faimosi stiinte, Persoane publice. Întorcând o scrisoare către un venerabil academician pur și simplu „respectat”, puteți jigni din neatenție destinatarul.

Nu în fiecare zi îi scriem președintelui sau membrilor guvernului, dar uneori trebuie scrise scrisori cu un fel de plângere sau cerere către înaltele autorități. Nu știu cât de profund vă respectați primarul sau guvernatorul, dar dacă trebuie să îi scrieți o scrisoare cu vreo solicitare, vă sfătuiesc sincer să folosiți titlul „profund respectat”. Cuvântul înseamnă „foarte respectat” ( Dicţionar Ozhegov) sau „demn de profund respect” (Dicționar explicativ modern al limbii ruse Efremova). Cred că orice oficial guvernamental va citi tratament similar cu plăcere. Doar un cuvânt la începutul unei litere, dar uneori poate înclina balanța în favoarea ta. După cum se spune, „un vițel afectuos suge două matci”.

Recent, pe unul dintre forumuri, m-am lovit de întrebarea ce semn de punctuație să pun după adresa de la începutul scrisorii: un semn de exclamare sau o virgulă. Din obișnuință, am pus semnul exclamării – așa am fost învățat, dar am întâlnit și cerința unor șefi de a pune virgulă după tratament. Se pare că acei oameni care adesea corespund pe Limba engleză, transferați automat multe reguli de gramatică engleză în corespondența în rusă. Uneori, literatura de afaceri este, de asemenea, înșelătoare, care oferă exemple de acest tip de tratament:

Stimaţi domni,
Am analizat cu atenție scrisoarea dumneavoastră, în care...

(dragăDomnilor! Corespondență de afaceri în limba engleză. -M. Asociația Editurii „Cultură”, 1993. - 328 p.)

Cum este corect?

Serviciul de referință al limbii ruse pe portal Gramota.ru permite ambele variante. În același timp, se atrage atenția asupra faptului că după semnul de exclamare urmează o propoziție cu literă mare, iar după virgulă - cu literă mică.

Apelul într-o scrisoare de afaceri rusă, de regulă, este situat în centru și este separat de textul principal printr-un spațiu. Prima propoziție a scrisorii începe cu un paragraf. Ei bine, cum începi să scrii o propoziție cu o literă mică după un spațiu și chiar dintr-un paragraf? Dar într-o scrisoare personală, textul începe adesea să fie scris pe aceeași linie ca și apelul. În acest caz, după contestație, puteți pune o virgulă și puteți continua să scrieți textul scrisorii cu literă mică.

De ce există oricum un semn de exclamare? Iată câteva răspunsuri:

„Semnul exclamării (!) este un semn de punctuație care este plasat la sfârșitul unei propoziții pentru a exprima uimirea, apelul, sentimentul puternic, entuziasmul și altele asemenea.”

„Numele celor mai multe semne de punctuație în limba rusă sunt inițial rusești, iar termenul semne de punctuație în sine se întoarce la punctuația verbului - „stop”, „stop in motion”. Dacă un scriitor pune un semn de exclamare la sfârșitul unei propoziții, el arată cât de mult îi pasă de conținutul propriei afirmații.

La întrebarea secretarului colegial Efim Fomich Perekladin, eroul poveștii lui Cehov „Semnul exclamării (Povestea de Crăciun)”, „când un semn al exclamării este pus în ziare”, soția sa Marfusha, care s-a lăudat adesea că „nu a fost degeaba că a studiat șapte ani la internat” și știe din inimă: „Exclamațiile sunt încrezătoare, în semn de gramatică. expresii de încântare, indignare, bucurie, furie și sentimente ale altora.”

Răspunsul meu este că punând un semn de exclamare după adresă, căutăm să atragem atenția destinatarului și să-l încurajăm nu numai să citească scrisoarea, ci să ne îndeplinească cererea, să „trecem” și uneori chiar să „strigă”. Dragă Ivan Ivanovici!

Și ce este între cuvântul „respectat” și Semnul exclamarii? ÎN Corespondență de afaceriîn rusă, se obișnuiește să se adreseze destinatarului după nume și patronim. În cazuri extreme, puteți contacta după nume: „Stimate domnule Petrov!”. În opinia mea, adresarea după nume este mai potrivită într-o scrisoare de cerere decât într-o scrisoare de cerere. După nume și patronimic, cunoscuții apelează de obicei la noi, un astfel de apel determină localizarea destinatarului, este mai dificil pentru cunoștințe să refuze.

Atunci când se adresează mai multor destinatari deodată, aceștia folosesc în prezent apelul „Stimați domni!”, Iar atunci când se adresează notificărilor în cadrul aceleiași organizații, este indicat să se folosească apelul „Stimați colegi!”

ÎN corespondenta diplomatica- propriile reguli. Acolo se obișnuiește să se adreseze prin titlu: „Stimate domnule ambasador!”, „Stimate domnule ministru”, sau „Excelența dumneavoastră!”. Dar aceasta este o problemă separată.

Ar putea fi util să citiți: