Certificat de drept de semnare a documentelor financiare eșantion. La acordarea dreptului de prima și a doua semnătură funcționarilor departamentului

Dreptul de a semna diverse documente este reglementat de un document administrativ numit ordin. Eșantionul poate fi descărcat gratuit din link.

Rezolvarea problemelor interne ale întreprinderii, precum și a activităților externe, necesită eforturi incredibile din partea șefului. Nu poți face toată munca în același timp. Prin urmare, în instituții există deputați care sunt chemați să îndeplinească funcțiile de lider pe anumite probleme. Puterile de semnare a diverselor documente sunt reglementate de un act administrativ numit ordin. Conținutul acestei pagini va dezvălui conceptul ordin de semnare. Un link direct oferă posibilitatea de a descărca gratuit un exemplu de document.

Dreptul de semnătură poate aparține multor specialiști, nu doar deputaților. Cu toate acestea, lista lucrărilor care trebuie semnate este semnificativ limitată. Contractele regulate cu clientii elaborate de departamentul juridic, certificatele, facturile pot fi vizate de manageri, contabili. În cea mai mare parte, conducerea are dreptul de a semna chestiuni financiare organizatii. Șeful își exercită dreptul de semnătură pe baza puterilor constitutive. Toți ceilalți angajați sunt autorizați să semneze numai prin ordin sau împuternicire a conducerii.

Clauze obligatorii ale ordinului pentru dreptul de semnătură

:

• Antetul companiei;
• Titlul în mijlocul foii, data și numărul scrisorii trimise;
• Textul începe cu cuvântul „comand”;
• Sunt enumerate alte inovații și cerințe ale subiectului;
• Fixarea obligatorie este supusă termenelor în care se desfășoară evenimentul;
• Semnătura reprezentantului autorizat, directorului și foaia matricolă a acestora.

Actul administrativ se emite strict în scris și este supus familiarizării de către toți specialiștii companiei. Pe lângă detaliile obligatorii, trebuie să conțină competențe, o listă de documente pe care un anumit subiect le poate semna. Fără caracteristici speciale, lucrarea nu va avea forță juridică. Această regulă de conduită imperativă și strictă nu este negociabilă. Semnătura persoanei căreia i se acordă dreptul este obligatorie și se pune în partea de jos a foii.

Vechea Lege a Contabilității prevedea ca lista persoanelor îndreptățite să semneze documente primare să fie aprobată de șeful organizației de comun acord cu contabilul-șef. Noua Lege nu prevede nici aprobarea listei, nici acordul acesteia cu nimeni. Totodată, potrivit Ministerului de Finanțe, șeful companiei trebuie să stabilească în continuare lista persoanelor îndreptățite să semneze documente primare.

Unul dintre următoarele documente poate confirma autoritatea de a semna documente:

• document administrativ intern pentru organizație (un ordin semnat de șef sau o prevedere aprobată de acesta cu privire la dreptul de a semna documentele);
• o împuternicire în numele organizației, întocmită în conformitate cu cerințele Codului civil, adică din nou semnată de șef.

Care este diferența dintre o procură și un ordin? Un ordin pentru dreptul de a semna documente în numele organizației este emis anumitor funcționari care lucrează în companie și este valabil pentru întreaga perioadă. relaţiile de muncă cu aceşti muncitori. Adică, ordinul formalizează repartizarea puterilor în cadrul organizației.

De obicei, ordinul deleagă dreptul de a semna acele documente care nu părăsesc niciodată pereții organizației. La urma urmei, conform regula generala Documentele administrative interne ale companiei nu se aplică terților (nu personalului acesteia). În cazuri foarte rare, reglementările stabilesc că dreptul de a semna un anumit tip de document în numele organizației este acordat altor persoane tocmai prin ordin. Aceste documente includ facturi.

Dar se întâmplă ca contrapărțile să solicite o împuternicire pentru a verifica autoritatea celui care semnează documentul. Apoi, pentru a evita disputele inutile, puteți emite o împuternicire sau atât un ordin, cât și o împuternicire.

O împuternicire, spre deosebire de ordin, este întotdeauna emisă unui anumit individualși nu celui care ocupă funcția. Puteți specifica funcția în împuternicire, dar acest lucru nu este obligatoriu. De obicei, o procură este eliberată pentru o anumită perioadă de timp. Dacă termenul de valabilitate nu este specificat în împuternicire, atunci acesta este valabil un an de la data executării acesteia.

Nu vă puteți lipsi de o procură atunci când transferați dreptul de a semna documente primare în numele companiei unei persoane care nu este angajatul acesteia.

Când vorbim despre un angajat al organizației ar trebui să se reflecte în al lui contract de muncă sau fișa postului, cu care trebuie să fie familiarizat împotriva semnăturii, obligația de a întocmi documentele primare, dreptul de semnătură care i se acordă.

Și în ciuda faptului că legea nu obligă șeful să aprobe lista persoanelor care au dreptul să semneze documente în numele companiei, întocmirea și aprobarea unei astfel de liste nu va strica.

Este bine atunci când toată lumea din organizație știe cine este responsabil pentru executarea unui anumit document și pentru oportunitatea primirii acestuia de către departamentul de contabilitate.

Separat, ne oprim pe semnătura contabilului șef din primar. După cum vă amintiți, vechea Lege nr. 129-FZ spunea că fără semnătura contabilului șef, documentele bănești și de decontare sunt considerate nule și nu trebuie acceptate pentru executare. Nu există o astfel de prevedere în Legea nr. 402-FZ. Aceasta înseamnă că este posibil să nu existe o semnătură a contabilului șef pe contul principal. Dar există o serie de excepții.

În primul rând, documentele de numerar. Ordonanța Băncii Rusiei nr. 3210-U prevede că documentele de numerar trebuie semnate de contabilul șef, deși șeful poate autoriza o altă persoană. Deci pentru valabilitatea acestor documente nu este necesară semnătura contabilului șef dacă acestea au fost semnate de un alt angajat autorizat. Însă contabilul-șef însuși, pentru a semna documente de numerar, nu este nevoie nici de procură, nici de ordin. El are dreptul să semneze aceste documente în virtutea funcției sale.

În al doilea rând, facturile. Totul este la fel aici - Codul Fiscal cere semnătura contabilului șef, dar vă permite să transferați aceste puteri către o altă persoană.

Citiți textul integral al seminarului în revista „Cartea principală. Sala de conferințe” 2015, Nr. 03

Șeful companiei în fiecare zi trebuie să semneze zeci de acte diferite - facturi, acte de muncă efectuate, alte documente primare și financiare... Dar nici el nu este omniprezent. Ce se întâmplă dacă șeful companiei trebuie să meargă urgent undeva? Munca nu trebuie să fie inactivă, ceea ce înseamnă că cineva ar trebui să semneze actele pentru el. Managerul trebuie doar să emită un ordin pentru a acorda dreptul de a semna unuia dintre angajații săi.

Când este imposibil să faci fără o comandă?

În munca de birou există concepte de prima și a doua semnătură. Managerul are dreptul de primul în mod implicit - își poate pune cu încredere autograful pe orice document. Contabilul-șef are al doilea drept. Situația devine mai complicată dacă pur și simplu nu există un post de contabil șef în companie - și acest lucru este adesea cazul în întreprinderile mici. Se pare că puterile primei și celei de-a doua etape sunt transferate numai capului. În astfel de cazuri, trebuie emis un ordin de acordare a dreptului de semnare a documentelor primare (și nu numai asupra acestora), pentru a nu încurca fluxul de lucru.

Există și alte motive pentru transferul drepturilor de semnătură:

• compania primește o mulțime de documente și este nerealist ca o singură persoană să facă față acestei grămezi (acest lucru în ciuda faptului că managerul are lucruri mai importante de făcut);
• întreprinderea lucrează șapte zile pe săptămână, iar angajații merg la muncă în ture (adică același contabil șef poate lucra de luni până vineri, și cine se va ocupa de actele sâmbătă și duminică?);
• etc.

Nimeni nu obligă managerul să delege dreptul de a semna toate documentele imaginabile. Dar le putem scoate în evidență pe acelea pe care alți angajați le pot semna fără teama de a „de-a dărâmare”:

• facturi;
• foi ale registrului de casă;
• comenzi de cheltuieli si incasari;
• diverse facturi;
• unele contracte (în primul rând contracte de uz casnic);
• Împuternicire.

Cui este dreptul de a semna?

Puteți transfera dreptul de a semna numai angajatului dvs. Este imposibil să delegați sarcina de a semna documente unor terți care nu au legătură cu societatea. Puteți alege absolut orice angajat - cel puțin director executiv, chiar și un manager junior inteligent care este dispus să-și asume sarcini și responsabilități suplimentare.

În comandă, puteți seta perioada în care dreptul transferat va fi valabil. Dacă sunteți plecat pentru o săptămână sau două (de exemplu, ați decis în sfârșit să vă luați o „vacanță” pentru dvs.), atunci ar fi indicat să indicați această perioadă. Dacă doriți să delegați cuiva întreaga rutină birocratică complet și irevocabil, paragraful cu termenele limită poate fi omis.

Reguli pentru întocmirea unui ordin pentru dreptul de semnătură

În general, astfel de acte sunt întocmite în același mod ca și ordinele pentru activitatea principală. Toate detaliile sunt standard - numele organizației, data întocmirii și numărul de înregistrare al documentului, numele acestuia, semnătura șefului.

Este necesar să scrieți un ordin pentru dreptul de a semna documente financiare și alte acte pe antetul companiei acceptate pentru comenzi în baza ML. Amintiți-vă că puteți delega dreptul primei și celei de-a doua semnături atât unui grup de acte în ansamblu (de exemplu, la toată documentația primară), cât și unui tip de document (doar la facturi, borderouri etc.).

Ordinul este format din părți constatatoare și administrative. În partea de constatare, este necesar să se explice pe scurt motivul pentru care se emite comanda (se potrivesc expresii în spiritul „pentru a asigura fluxul documentelor în timp util”, „pentru a accepta în timp util mărfurile”). Cu toate acestea, dacă ignori această „introducere”, nu se va întâmpla nimic groaznic.

În partea administrativă trebuie să specificați:

• prenumele, numele, patronimul și funcția persoanei (sau persoanelor) care au dreptul de semnătură;
• tipul de documente (sau unele dintre tipurile acestora) pe care această persoană le poate semna acum;
• dacă este necesar, perioada pentru care se acordă un astfel de drept.

Chiar dacă ați indicat că un angajat poate semna toate documentele financiare (de exemplu) în locul dvs., va trebui să le furnizați în aplicație lista completa. O altă cerere obligatorie este o fișă cu semnături mostre ale șefului, contabilului șef (dacă este în personal) și persoanei căreia îi este delegat dreptul. În textul ordinului în sine, va fi suficient să faceți referire la aceste aplicații; nu este necesar să pictați totul direct în partea administrativă.

Numai managerul are dreptul de a certifica actul întocmit.

Exemplu

Cum va arăta ordinea până la urmă? Să ne imaginăm că trebuie să îi permiteți directorului dvs. comercial să semneze facturile pentru dvs. Descărcați o comandă eșantion și o completați astfel:

„Pentru a asigura emiterea la timp a facturilor pentru livrarile ulterioare, COMAND:

1. Din 10 august 2015, acordați dreptul de semnare a facturilor pe hârtie, pentru șef și contabil șef - directorului comercial Ivan Ivanov.
2. Consilier juridic Marina Petrova Petrova să asigure executarea și eliberarea unei împuterniciri pentru dreptul de a semna facturi către persoana specificată în clauza 1 din prezentul ordin, valabilă până la data de 15 septembrie 2015.
3. Responsabilitatea pentru organizarea executării la timp a facturilor este atribuită contabilului șef Egorova Elena Egorovna.
4. Îmi rezerv controlul asupra executării acestui ordin.”

Care este rezultatul?

După cum puteți vedea, totul este elementar. Într-o firmă mică este suficientă o comandă în cea mai simplă formă (ca cea prezentată în exemplu). În companiile mai mari, puteți distribui separat drepturile primei și celei de a doua semnături. Acest lucru se face în cazul în care se întâmplă brusc o forță majoră, trebuie să semnați urgent un act important și nici managerul, nici angajatul cu drept de primă semnătură nu sunt în vigoare.

Nu uitați că contabilul șef a priori are un drept „secundar”, adică nu este necesar să scrieți un ordin pentru a acorda dreptul de semnătură contabilului șef. Din nou, acest ordin nu este singurul document care permite unui lucrător să semneze pentru unul dintre dotații săi mai multă putere colegi. Termenii de referință ai oricărui angajat (inclusiv capacitatea de a gestiona „încasările”) pot fi determinați imediat în fișa postului său. O procură sau un ordin de numire pot, de asemenea, să ateste transferul de autoritate. Deci fiecare comandă are timpul și locul ei.

Restrângeți afișarea

În sondaj, designul semnăturii de pe document este foarte important. Într-adevăr, în cazul unor încălcări, documentul va fi considerat o persoană autorizată nesemnată, i.e. fără forță juridică.

Restrângeți afișarea

Un ordin este un act juridic emis de șeful unui organ al administrației de stat (subdiviziunea sa structurală), care acționează în baza unității de comandă în vederea rezolvării sarcinilor principale și operaționale care îi revin acestui organ. ÎN cazuri individuale poate viza o gamă largă de organizații și funcționari, indiferent de subordonare ( Dicţionar concis tipuri și soiuri de documente, Administrația principală de arhivă din cadrul Consiliului de Miniștri al URSS, VNIIDAD, Arhiva Centrală de Stat a Actelor Antice. - M., 1974).

Un ordin este un act al conducătorului unui organism guvernamental, al unei instituții de stat, al unei organizații comerciale, care conține instalații care sunt obligatorii pentru angajați (Dicționar economic modern).

Ordinul este un document organizatoric și administrativ legat de Sistemul Unificat de Documentație Organizațională și Administrativă (USORD), inclus în OK 011-93 „Clasificatorul All-Russian al Documentației de Management” (OKUD)) (clasa 0200000).

Cum să obțineți dreptul de a semna?

Ordinele se emit în funcție de activitatea principală și personal. La întreprindere, ordinul, de regulă, este semnat de șef. Să explicăm pe ce se bazează puterile lui.

Organul executiv al unei persoane juridice întruchipează voința fondatorilor (participanților), gestionează activitățile curente ale organizației. În același timp, poate fi fie unic - directorul general (sau directorul) organizației, fie colegial - consiliul (sau directoratul). În statutul organizației se stabilesc ce drepturi îi revin directorului general și consiliului de administrație (dacă există). Carta indică procedura de aprobare (semnare) a documentelor care intră în competența persoanei relevante organ executiv. Prin urmare, pentru a se ocupa de dreptul de a semna ordine la întreprindere, este necesar să citiți cu atenție statutul întreprinderii.

Vezi un exemplu de extras din cartă în Exemplul 1. Pentru situația luată în considerare, expresia cheie este „7.4. CEO Companii: ... emite ordine și dă instrucțiuni care sunt obligatorii pentru toți angajații Companiei. Această formulare înseamnă că doar directorul general al organizației poate semna ordinul.

Exemplul 1

Carta reflectă dreptul de a semna ordine numai de către CEO

Restrângeți afișarea

Exemplul 2

Delegarea dreptului de a semna ordine în mod permanent

Restrângeți afișarea

Dar comanda poate fi semnată de un alt funcționar și sunt posibile și mai multe opțiuni. Le sistematizăm, indicând cine poate semna ordinul pentru directorul general al întreprinderii și ce documente stabilesc aceste competențe:

Important! Dacă semnarea unui document este delegată, care este „circulată” nu numai în cadrul organizației, ci trebuie prezentată și unor terți, atunci va trebui să se confirme în plus dreptul de semnătură. Împuternicire. Acest lucru nu se aplică de obicei pentru semnarea comenzilor. Mai des legate de scrisori, contracte, declarații fiscale etc. Vom analiza mai detaliat subiectul procurilor în numerele următoare ale revistei.

Luați în considerare mai detaliat opțiunea numărul 2.1 - delegarea de competențe a unui șef temporar absent prin cartă.

Exemplul 3

Reflectarea în carta delegării de competențe a CEO-ului temporar absent

Restrângeți afișarea

În absența directorului general din cauza concediului, invalidității temporare, călătoriei de afaceri, atribuțiile sale sunt îndeplinite de directorul general adjunct, care dobândește drepturile relevante și răspunde de calitatea și oportunitatea îndeplinirii atribuțiilor sale.

În acest caz, salariatul devine director general interimar, acționând în baza statutului și, în consecință, are toate competențele acestuia din urmă, inclusiv dreptul de a semna documente din competența sa. Atribuțiile directorului general interimar față de terți (contrapărți, autorități de reglementare) pot fi dovedite prin următoarele documente:

• o copie legalizată a actului sau un extras din ea, care spune cine administrează entitate legalăîn lipsa directorului general;
• un ordin de numire a persoanei relevante în funcția de director general adjunct;
• un document prin care se stabilește absența directorului general (concediu medical sau ordin de trimitere în călătorie de afaceri, în vacanță).

În cazul în care statutul stabilește o astfel de procedură pentru îndeplinirea atribuțiilor directorului general, atunci numai funcționarul specificat în cartă poate fi numit în calitate de șef absent. În cazul nostru, acesta este directorul general adjunct.

Acum luați în considerare opțiunea 2.2, când delegarea de atribuții a unui șef temporar absent se formalizează prin ordin(Exemplele 4 și 5 prezintă exemple de astfel de comenzi).

Într-un astfel de caz, pentru a confirma autoritatea îndatoririi de acțiune, va fi necesar să se prezinte:

• un ordin de a îndeplini atribuțiile directorului general în legătură cu călătoria sa de afaceri, vacanța sau invaliditatea temporară;
• dacă acest ordin indică F.I.O. în exercițiu, și nu doar funcția sa permanentă, apoi ordinul de numire în această funcție persoană anume nu trebuie prezentat;
• un document care atestă absența CEO-ului.

Exemplul 4

Delegarea unică de competențe a șefului absent

Restrângeți afișarea

Exemplul 5

Delegarea de competențe a șefului absent în mod permanent

Restrângeți afișarea

Dar există o altă opțiune exotică, să o numim nr. 3. În practică, o situație este posibilă când fostul CEO a demisionat, iar fondatorii nu au găsit încă unul nou. Dacă această situație nu este prevăzută în cartă, atunci adunarea participanților (acționarilor) numește o persoană temporară. Pentru a face acest lucru, este necesar să se întocmească un proces-verbal al ședinței în care această funcție este transferată temporar unei anumite persoane. Acest document va confirma terților autoritatea și dreptul de a semna liderul interimar.

Cum obțin „semnătura” necesară?

Acum să ne dăm seama cum să emitem „semnătura” necesară pentru situațiile identificate de semnare a documentelor. Să începem cu platitudini - vom cita regulile generale pentru proiectarea acestei cerințe în documentele organizatorice și administrative, cărora li se aplică comanda.

Fragment de document

Restrângeți afișarea

GOST R 6.30-2003 „Sistem unificat de documentație organizatorică și administrativă. Cerințe de documentare »

3.21. Componența „Semnăturii” necesară include: numele funcției persoanei care a semnat documentul (complet, dacă documentul nu este emis pe formularul documentului și prescurtat - pe document, emis pe formular) ; semnătură personală; decodarea semnăturii (inițiale, prenume)...

Fragment de document

Restrângeți afișarea

Semnătura oficialului

Componența semnăturii cuprinde: numele funcției persoanei care a semnat documentul (la utilizarea formularului oficial nu este indicată numele postului), semnătura personală și transcrierea acesteia (inițiale și prenume)...

După cum se poate observa din extrasele de mai sus din documente, la înregistrarea atributului „semnătură” este indicată poziția persoanei care semnează documentul (și nu „pentru cine” face acest lucru). Mai mult, trebuie avut în vedere faptul că ordinele sunt emise pe antetul unui neoficial, dar numai pe antetul organizației. Prin urmare, funcția este indicată pe scurt (adică fără a repeta numele organizației în ea).

Deci, dacă comanda este semnată de directorul general, atunci atributul „semnătură” va arăta ca cel prezentat mai jos în Exemplul 6, precum și în Exemplele 2, 4 și 5 (vă reamintim că comenzile nu sunt ștampilate).

Exemplul 6

Restrângeți afișarea

Dacă ordinul este semnat de un alt funcționar căruia i-a fost acordat inițial acest drept prin cartă (conform clasificării noastre, aceasta este situația nr. 1.2) sau șeful l-a delegat prin ordin, indiferent de absența/prezența acestuia (situația nr. 1.1). ), atunci poziția trebuie scrisă în prop. „semnătură” această persoană:

Exemplul 6

Semnătura CEO-ului pe comandă

Restrângeți afișarea

Dacă, totuși, numai șeful are dreptul să semneze documentul și, printre alte drepturi și obligații, acesta este transferat celui care își va îndeplini atribuțiile pe perioada absenței, atunci apariția cuvintelor „acționând” este potrivită. . sau „actor”. Chiar dacă adjunctul său Artemenko va acționa în calitate de director general al Mukhin, în situațiile nr. 2.1, nr. 2.2 și nr. 3, semnătura sa va trebui emisă după cum urmează (concepția personală și transcrierea acesteia aparțin lui Artemenko, iar funcția este indicată cu mențiunea „director general interimar”):

Exemplul 6

Restrângeți afișarea

Exemplul 7

Semnătura directorului general interimar

Restrângeți afișarea

Am rezolvat-o opțiuni posibile comportament bun în situatii diferite pe baza regulilor de proiectare existente. Și acum să facem avertisment important. Prin urmare, toate citatele de mai sus cu regulile de proiectare a „semnăturii” necesare sunt de natură consultativă sfătuim cititorii să reflecte procedura de emitere a „semnăturii” necesare în Instrucțiunile pentru păstrarea evidenței organizației dvs., care poate fi la fel ca mai sus. În acest caz, înregistrarea atributului „semnătură” va fi „legalizată” pentru organizația dumneavoastră.

Situația este complet diferită în cazul în care șeful (să zicem, Ivanov) a plecat brusc într-o călătorie de afaceri, s-a îmbolnăvit sau a plecat într-o altă vacanță, în timp ce delegarea dreptului de a semna documente în organizație a rămas neformată. Ei bine, situație familiară?

Iar aici fiecare iscărește cum poate. Cele mai comune opțiuni pentru semnarea documentelor sunt:

• indicați funcția și transcrierea acesteia, la fel ca în cazul directorului general, și încercați să-și falsească lovitura personală sau să puneți facsimilul lăsat în birou (GSDOU, GOST R 6.30 2003 și Orientări pentru elaborarea instrucțiunilor pentru munca de birou în organisme federale executivul impun ca „semnătura” necesară să includă o semnătură personală. Și poate fi scris de mână, electronic sau fax. Dacă doriți să comandați un facsimil, depinde de dvs. Menționăm doar că utilizarea unui fax într-o organizație ar trebui să fie prevăzută de documente organizaționale și administrative și, dacă decideți să comandați un fax, atunci evaluați toate riscurile la care este expusă organizația dvs. dacă este necesar pentru a dovedi legitimitatea. a unui astfel de document în instanță. Apropo, dacă este semnat un document care este trimis unei organizații terțe, atunci pentru puterea sa juridică trebuie întocmit și un acord al părților cu privire la admisibilitatea semnării unor astfel de documente prin fax);
• schimbați semnatarul, în timp ce puneți o bară oblică, prepoziția „pentru” sau abrevierea familiară „acting” înaintea numelui funcției de director general Ivanov, apoi o altă persoană (de exemplu, Komarov) își pune o lovitură personală și își indică inițialele cu un nume de familie (a se vedea exemplele 8 și 9). Oricare dintre aceste opțiuni va fi greșită dacă alte persoane nu au autoritatea de a semna documente în locul CEO-ului.

Exemplul 8

Restrângeți afișarea

Exemplul 9

Versiune greșită a „semnăturii” necesare

Restrângeți afișarea

Exemplul 10

Versiune greșită a „semnăturii” necesare

Restrângeți afișarea

Exemplul 11

Versiune greșită a „semnăturii” necesare

Restrângeți afișarea

De asemenea, se întâmplă că un proiect de document a fost deja semnat de cealaltă parte (de exemplu, un acord) sau un proiect de ordin a trecut printr-un acord lung și complicat, după ce a strâns multe vize și pe acest document în „semnătura” necesară pozitia CEO-ului absent a fost deja imprimata. Este posibil să semnați cumva această lucrare fără a crea un alt document, dacă un alt funcţionar prezent are dreptul să-l semneze? Luați în considerare recomandările disponibile:

Fragment de document

Restrângeți afișarea

GSDOU (aprobat de Consiliul Arhivei Principale a URSS la 27 aprilie 1988, ordinul Arhivei Principale a URSS din 25 mai 1988 nr. 33)

Dacă nu există niciun funcționar a cărui semnătură este pregătită pe proiectul de document, atunci documentul este semnat de persoana care își exercită atribuțiile sau de adjunctul acestuia. Totodată, trebuie indicată și poziția efectivă a persoanei care a semnat documentul și numele de familie (corecțiile pot fi făcute cu cerneală sau dactilografiate, de exemplu: „actor”, „deputat”). Nu este permisă semnarea documentelor cu prepoziţia „pentru” sau punând o bară oblică înaintea titlului postului.

GOST R 6.30-2003 nu conține explicații cu privire la modul în care se întocmește „semnătura” necesară pe proiectul de document în lipsa directorului general, când semnătura acestuia a fost deja pregătită. Se indică doar faptul că documentul poate fi semnat de un funcționar în exercițiu, indicându-și funcția reală și numele de familie. În același timp, nu este permisă punerea prepoziției „Pentru”, inscripția de mână „Deputat”. sau o bară oblică înainte de titlul postului.

Rămâne să ne ghidăm după recomandările GSDOU (în întregime - „Sistemul de stat de suport documentar pentru management. Prevederi de bază. Cerințe generale pentru documente și servicii de suport documentar”) și Recomandări metodologice pentru elaborarea instrucțiunilor pentru birou. lucrează în organele executive federale.

Fragment de document

Restrângeți afișarea

Nu este permisă semnarea documentelor cu prepoziția „Pentru” sau punerea unei bare oblice înaintea titlului postului. În cazul în care nu există nici un funcționar a cărui semnătură este întocmită pe proiectul de document, actul este semnat de adjunctul șefului, care are dreptul de a semna documente pentru șef, sau de un alt funcționar care are dreptul de a semna în conformitate cu ordinul din repartizarea atribuțiilor, indicând în același timp poziția reală a persoanei care a semnat documentul și numele de familie. Rectificările documentului întocmit pot fi făcute manual de către persoana care semnează documentul.

La semnarea unui document de către o persoană, în conformitate cu ordinul șefului interimar al șefului temporar absent (vacanță, boală, călătorie de afaceri), semnătura se întocmește după cum urmează:

sau

Dar pentru ca cerințele de mai sus să fie normative în mod specific pentru organizația dvs., acestea trebuie să fie fixate și în Instrucțiunile pentru păstrarea evidenței organizației dvs. Este recomandabil să adăugați la instrucțiuni un exemplu clar de design al unei semnături în acest caz:

În acest exemplu, postscriptul „Acting” înainte de sintagma „Director General” și numele complet. persoana care semnează efectiv comanda („A.K. Murashkin”) poate fi făcută de mână sau dactilografiată, dacă acest lucru se poate face din punct de vedere tehnic.

A doua opțiune este de a indica poziția cu adăugarea „Deputat”. înainte de sintagma „Director General” – este posibil dacă adjunctul are dreptul să semneze astfel de documente.

În orice caz, înainte de a reflecta aceste subtilități de înregistrare în Instrucțiunile pentru munca de birou, acestea ar trebui convenite, inclusiv cu șeful organizației. Ca argumente, puteți cita din documentele adunate în acest articol. În același timp, aș dori să avertizez angajații serviciilor de management de birou împotriva abuzului la înregistrarea „semnăturii” necesară, adică. minimizați „indicele”. Și cu siguranță trebuie să abandonați bara oblică și prepoziția „pentru” înainte de poziție, deoarece astfel de opțiuni de proiectare sunt eronate și vă vor face să vă îndoiți de forța juridică a documentului „semnat cu atâta dificultate”.

Note de subsol

Restrângeți afișarea

 

Ar putea fi util să citiți:

• De unde este Mihail Sergheevici Gorbaciov?;
• Cum să petreci zilele de post pentru sănătate și pierderea în greutate Cum să-ți aranjezi corect zilele de post;
• Nutriție adecvată pentru imunitate Alimente care întăresc sistemul imunitar uman;
• Cine a fost șeful Ingușetiei înainte de Evkurov;
• Personalitate divizată - ficțiune sau boală reală?;
• Copil jos - ce înseamnă?;
• Ziua sfintelor femei purtătoare de mir;
• Purtător de pasiune Evgheni Botkin Mucenic Evgheni Botkin;