Cum se schimbă personalul la mijlocul anului. Ordin de modificare a tabloului de personal: eșantion.

Întocmirea unui ordin de modificare a masa de personal apare atunci când o organizație ajustează un document existent dintr-un anumit motiv. În același timp, pot avea cele mai multe editări caracter diferit: de la schimbarea denumirilor unităților structurale și a posturilor, schimbări de personal, promovare sau retrogradare salariile angajați înainte de extindere sau, dimpotrivă, de reducere a personalului. De regulă, acest lucru este cauzat fie de optimizare Procese de producție, sau deschiderea de noi direcții, dezvoltarea afacerii.

Procedura de efectuare a modificărilor

Modificările aduse tabelului de personal trebuie să urmeze un anumit algoritm.

  1. Pentru început, la nivelul managementului se ia o decizie cu privire la inevitabilitatea unor astfel de ajustări.
  2. După aceasta, întreprinderea emite un ordin special, care aprobă necesitatea modificărilor și conține o listă de poziții care trebuie modificate.
  3. În continuare, se fac aceleași modificări în tabelul de personal și documentului actualizat i se atribuie următorul număr.
  4. Tabelul de personal valabil anterior este trimis pentru stocare în arhiva întreprinderii.

Un lucru de remarcat punct important: în cazul în care ordinul se referă la reducerea salariaților, transferul acestora într-o altă funcție și ajustări similare care presupun modificări ale condițiilor de muncă și ale contractelor de muncă, atunci angajații trebuie să fie familiarizați cu astfel de ordine împotriva semnării. În plus: fără a obține consimțământul angajatului pentru unele modificări (de exemplu, un transfer), acestea devin imposibile.

Pentru a atinge acest obiectiv, administrația întreprinderii trebuie să cu 60 de zile înainte de evenimentul viitor de către oricare într-un mod convenabil anunță angajații cu privire la schimbările viitoare.

Cât de des pot fi făcute modificări la tabelul de personal?

Legea nu reglementează în niciun caz frecvența de a face modificări la tabelul de personal, așa că totul depinde de conducerea organizației. În principiu, dacă se dorește, modificări se pot face cel puțin lunar (totuși, o astfel de activitate poate trezi interesul inspectoratului de muncă), dar de obicei acest lucru se întâmplă mult mai rar, o dată pe an sau la nevoie.

Este oportun să se editeze tabelele de personal pentru modificări minore în activitățile generale ale întreprinderii.

Dar dacă despre care vorbim despre reorganizarea globală a companiei, cu o „amestecare” completă a diviziilor structurale, a unităților de personal etc., atunci este mai bine să nu te limitezi la modificări în tabloul de personal, ci să întocmești document nou.

Perioada efectivă a tabelului de personal modificat

Cel mai adesea, intervalul de timp dintre scrierea unui ordin și efectuarea ajustărilor la tabelul de personal odată cu intrarea sa ulterioară în vigoare nu este limitat de nimic, cu excepția cazului în care este vorba de reducerea personalului.

În astfel de situații, între redactarea ordinului și intrarea în vigoare a noului tablou de personal trebuie să treacă cel puțin două luni.

În acest timp, angajații companiei care au fost disponibilizați pot decide asupra planurilor lor de viitor: fie se transferă pe un alt post vacant în cadrul companiei (dacă există), fie își caută un nou loc de muncă.

Cine scrie comanda

Orice angajat care are autoritatea necesară și are abilitățile de a scrie astfel de documente poate scrie o comandă. De obicei, acesta este fie un consilier juridic, un specialist în resurse umane, un secretar, fie însuși șeful organizației. In orice caz, indiferent de executorul direct, dupa intocmirea actului, acesta trebuie inaintat directorului societatii spre aprobare.

Baza comenzii

ÎN în acest caz, baza este o explicație a motivelor modificărilor efectuate. Este de obicei dat la începutul documentului după cuvintele „În legătură cu...” și trebuie să reflecte cu acuratețe starea reală a personalului din întreprindere. Totuși, cel mai corect ar fi să ai anumite documente. Acest rol îl au șefii diviziilor structurale, care, din anumite împrejurări, consideră necesară extinderea departamentului sau, dimpotrivă, reducerea unor unități de personal. Dacă există o astfel de notă, comanda trebuie:

  • da-i un link,
  • indicând numărul ei,
  • data compilarii,
  • autor (funcția și numele complet al angajatului).

Cu cât angajatul implicat în întocmirea ordinului își tratează cu mai multă atenție și acuratețe sarcinile, cu atât mai puțin probabil vor fi revendicări din partea structurilor de reglementare, de exemplu, inspectoratul de muncă, în viitor.

Cum să compuneți și să executați corect o comandă

Ordinul nu are un model unificat care este obligatoriu pentru utilizare, deci poate fi intocmit sub orice forma sau dupa un model elaborat in cadrul intreprinderii si aprobat in politica sa contabila. În același timp, trebuie avut în vedere că documentul trebuie să conțină câteva informații necesare:

  • Nume de afaceri,
  • numărul și data comenzii,
  • baza pentru aceasta
  • lista completă a modificărilor efectuate.

Executarea comenzii poate fi și absolut orice: tipărită sau scrisă de mână, pe o simplă coală standard A4 sau pe antet companie. Singura condiție imuabilă este ca acesta să fie certificat printr-un autograf autentic al șefului organizației sau al altui angajat autorizat să semneze astfel de documente. În plus, comanda trebuie să fie semnată de persoanele care răspund de executarea sa și de cei care sunt direct afectați de acesta (deși numai atunci când comanda implică modificări ale contractelor de muncă).

De regulă, comenzile sunt întocmite într-un singur exemplar și pe perioada de valabilitate sunt păstrate într-un dosar special împreună cu alte reglementări, ordine și instrucțiuni în vigoare, iar după pierderea relevanței sunt transferate în arhivele întreprinderii pentru păstrare.

Când este introdusă o nouă poziție, se fac ajustări corespunzătoare în tabelul de personal. Cel mai adesea acest lucru se datorează nevoilor de producție (reorganizare, extindere a domeniului de activitate).

De asemenea, sunt introduse noi posturi pentru a-i ajuta pe lucrători: un angajat îndeplinește adesea mai multe funcții care sunt în responsabilitatea diverșilor specialiști. De exemplu, un contabil efectuează în plus munca unui inspector de personal sau a unui secretar.

Baza normativă

Tabelul de personal este document normativ organizație, cu descrierea structurii, personalului și numărului de angajați cu indicarea salariului pentru fiecare post (scrisoarea Rostrud din 22 martie 2012 Nr. 428-6-1).

Codul Muncii nu are o definitie precisa a documentului de altfel, nu necesita deloc mentinerea acestuia;

Principalul act juridic de reglementare pe care trebuie să vă concentrați atunci când completați tabelul de personal este Rezoluția Comitetului de Stat pentru Statistică din 5 ianuarie 2004 nr. 1 privind aprobarea formularelor de documente primare în gestionarea evidenței personalului.

Terenuri

Ajustările la tabelul de personal se fac pe baza ordinului managerului. La pregătirea proiectului participă și specialiști HR.

Directorul dă un ordin oral angajaților individuali, în conformitate cu care se întocmește un ordin de introducere a posturilor, după care documentul este confirmat prin semnătura personală.

Necesitatea modificării componenței postului poate fi cauzată de creșterea volumului de muncă la întreprindere, introducerea unei noi linii de activitate, măsuri de îmbunătățire a eficienței unei unități structurale sau a întregii organizații etc.

Cum să introduceți o nouă poziție în tabloul de personal în 2017?

Procedura de introducere a unui nou post constă în mai multe etape care îmbină activitățile organizatorice și documentația.

Procedură, pași și reguli

Determinarea necesității de a adăuga o unitate de personal

Acesta este cel mai crucial și dificil moment din întreaga procedură.

Trebuie să existe argumente puternice pentru creșterea personalului, așa că trebuie să analizați standardul de îndeplinire a sarcinilor individuale cu domeniul de activitate al viitoarei poziții.

Mai întâi trebuie să colectați informații statistice cu privire la postul introdus (tipuri de muncă, funcții ale angajaților, costuri de timp etc.). Calculul se efectuează pe baza standardelor de producție prevăzute pentru un anumit loc de muncă.

Dacă organizația nu are propriul sistem de standarde de muncă, puteți utiliza standardele Ministerului Muncii.

Exemplu:

Datorită extinderii activităților de producție, compania a avut nevoie de un secretar-grefier. Nu există un astfel de post vacant în personal, iar funcțiile de secretar sunt îndeplinite de mai mulți angajați.

Conform estimărilor, într-o lună organizația procesează aproximativ:

  • 150 de unități de documente primite;
  • 160 unități de corespondență oficială;
  • 50 de comenzi de gestiune;
  • 60 de cereri din partea contrapartidelor;
  • suplimentar: 100 de apeluri telefonice.

Pentru stabilirea costurilor cu forța de muncă pentru păstrarea documentelor și procesarea apelurilor, vă puteți referi la Rezoluția Ministerului Muncii nr.23.

În conformitate cu acest document, standardele de timp pentru lucrul cu documente sunt:

Funcția îndeplinită Numărul de unități procesate pe lună Norme orare Total cheltuit
Documentele primite 150 0,065 9,8
Documente oficiale 160 0,065 10,4
Ordine de management 50 0,08 4
Contacte de la contrapartide 60 0,083 5
Apeluri 100 0,2 20
Total 520 49,2

Astfel, atunci când îndeplinește doar funcțiile enumerate mai sus, un angajat va petrece aproximativ 50 de ore pe lună.

Personalul HR se întreabă dacă este posibil să se introducă o cotă de 0,25 pentru astfel de angajați?

Acest lucru nu este interzis de lege: în funcție de cantitatea de muncă așteptată, se poate seta o rată de 0,5, 0,75 sau 0,25. În mod similar, trebuie să calculați costurile cu forța de muncă pe categorii de muncă pentru postul vacant introdus.

Dacă volumul de muncă actual al angajatului depășește numărul de ore de lucru pe lună, introducerea postului este destul de justificată.

Întocmirea unei noi fișe a postului

Pe baza calculului costurilor cu forța de muncă se determină și se ajustează standarde pentru funcțiile pe care le va îndeplini noul angajat.

După aceasta, este pregătită o fișă de post.

Întocmirea unui memoriu adresat managerului

Un nou post este introdus într-o anumită unitate structurală, prin urmare, o notă adresată directorului este redactată de către șeful acestui departament.

Documentul trebuie să descrie în detaliu motivul pentru introducerea unui nou post vacant. La notă este atașată o schiță de fișă a postului.

Emiterea unui ordin

Documentul indică departamentul pentru care se înscrie postul, precum și informații despre cuantumul salariului.

Data introducerii postului vacant poate să nu coincidă cu data comenzii, astfel încât modificările pot fi introduse ulterior.

Ajustarea personalului

Angajații nu sunt obligați să se familiarizeze cu inovațiile la semnare.

Pentru o poziție

Procedura de ajustare a tabloului de personal nu este reglementată de Codul Muncii. Dacă introduceți un singur post vacant, puteți utiliza instrucțiunile prezentate mai sus.

Astfel, acțiunile angajatorului se reduc la emiterea unui ordin, întocmirea unei noi fișe a postului, schimbarea tabloului de personal și angajarea unui angajat.

Pentru departament

Dacă schimbările sunt larg răspândite, este mai ușor să se întocmească un nou tabel de personal. Documentul este elaborat de departamentul de personal și aprobat de conducere.

Cum să alegi titlurile?

În conformitate cu Codul Muncii, denumirea noului post vacant trebuie să corespundă actualului director de calificări aprobat în modul prevăzut de lege (Decretul Guvernului RF nr. 787).

În cazul în care postul introdus nu este asociat cu restricții și garanții speciale, managerul poate determina independent denumirea specialității, indiferent dacă un astfel de nume se află sau nu în director.

Obligația respectării exacte a titlului postului cu cartea de referință și standardele profesionale este menționată în două articole din Codul Muncii al Federației Ruse:

  • Artă. 57 (acordarea de subvenții și beneficii pentru funcții specifice, prezența restricțiilor);
  • Artă. 195.3 (aplicarea standardelor profesionale).

Documentarea

Procedura de introducere a unui post trebuie să fie formalizată în conformitate cu procedura stabilită de lege.

Pentru a face acest lucru, se emite un ordin de schimbare a tabelului de personal, se elaborează o fișă a postului și apoi se fac completările în sine.

Tabelul de personal se întocmește conform formularului T-3 (aprobat prin Hotărârea Comitetului de Stat pentru Statistică nr. 1). Daca este necesar, angajatorul isi poate dezvolta propria forma (Scrisoarea Rostrud Nr. 1487-6-1-PG din 14 februarie 2013).

Comenzi

Ordinul de introducere a unui post nu are o formă reglementată, însă, la întocmirea lui, trebuie să vă ghidați după cerințele Gosstandart R 6.30-2003.

  • titlul documentului trebuie să indice că se fac ajustări ale programului ca urmare a introducerii unui nou post;
  • Numele complet al organizației, numărul și data comenzii sunt scrise în partea de sus;
  • ultimul paragraf al textului principal trebuie să conțină numele complet al persoanei care controlează executarea ordinului;
  • Directorul sau un oficial autorizat semnează în partea de jos contabilul șef sau șeful serviciului de personal poate semna avizul.

Toate comenzile legate de personal sunt generale în întreaga companie.

Documentul poate primi un index special (de exemplu, „ШР”) pentru a limita accesul la informațiile personale ale angajaților și este stocat într-un folder separat.

„Din data de 5 noiembrie 2017, la tabloul de personal se vor adăuga următoarele posturi:

  1. Director de vânzări (salariu – 100.000 ruble) – 1 post cu normă întreagă;
  2. Trainer de vânzări (salariu – 50.000 de ruble) – 1 post cu normă întreagă.”

Exemplu de document:

Schimbarea personalului

Tabelul de personal este un document format din zece coloane și este o anexă la ordinul în baza căruia a fost aprobat. Dacă modificările sunt minore (de exemplu, introducerea uneia sau două poziții), nu este nevoie să refaceți întreaga comandă.

În cazul unor ajustări semnificative (deschiderea unui nou departament sau divizie), este mai bine să reluați întregul formular dintr-o dată, adică să creați un nou program. Acest document intră în vigoare la o anumită dată, în baza ordinului de aprobare a orarului.

Conform formularului reglementat de Comitetul de Stat pentru Statistică, documentul trebuie să indice:

  • numele departamentelor;
  • numele tuturor posturilor;
  • dimensiunea personalului;
  • dimensiune, suprataxa.

Descrierea postului

Se întocmește și se aprobă o fișă a postului pentru fiecare post, adică pentru un număr nedeterminat de angajați fără a indica numele complet al acestora.

Procedura de redactare a instrucțiunilor nu este stabilită prin acte juridice de reglementare, prin urmare, conducerea decide în mod independent cum să le întocmească și să le corecteze.

Sarcina principală la întocmirea unui document este de a elabora instrucțiuni care să acopere pe deplin întreaga listă de responsabilități și puteri ale angajaților cu cea mai clară și precisă formulare.

Elaborarea fișelor postului se realizează pe baza:

  • Codul Muncii al Federației Ruse;
  • Director de clasificare a posturilor.

Documentul se intocmeste pe antetul general al societatii.

Principalele detalii includ:

  • Numele companiei;
  • Titlul documentului;
  • data cu numar;
  • locul unde a fost întocmit;
  • titlu;
  • continutul textului;
  • pictura regizorului;
  • ștampila de aprobare.

Structura descrierii postului:

  • Dispoziții generale;
  • funcțiile angajaților;
  • responsabilitatile locului de munca;
  • drepturile angajaților;
  • responsabilitate;
  • relațiile în cadrul companiei.

La introducerea unui nou post, se formează și o nouă fișă a postului pentru specialist.

Contracte de munca

O scădere sau creștere a salariului, redenumirea unei poziții și alte ajustări ale tabelului de personal duc la.

După emiterea unui ordin de schimbare a tabloului de personal, se încheie un contract cu salariatul.

Atunci când un angajat este angajat pentru un nou post, se încheie un contract cu acesta conform reguli generale Codul Muncii al Federației Ruse.

Dacă o poziție este redenumită, angajatorul face înregistrările corespunzătoare.

Angajații actuali primesc un preaviz de cel puțin două luni cu privire la schimbările viitoare.

Este necesara sesizarea centrului de angajare?

După introducerea unei noi poziții, sunt posibile două opțiuni:

  • cautarea si angajarea unui nou angajat pentru acest post;
  • transferul unui angajat deja angajat la acesta în baza unui acord suplimentar (în acest caz, vechiul post vacant este exclus).

Dacă urmați cu strictețe unul dintre algoritmii specificați, nu este necesar să anunțați serviciul de ocupare a forței de muncă.

Termenele limită

Decizia de a crea o nouă unitate structurală sau de a introduce posturi se ia de către organul împuternicit al persoanei juridice.

După ce conținutul deciziei a fost comunicat tuturor celor interesați oficiali, specialiștii în HR sunt însărcinați cu pregătirea documentelor pentru a face ajustări la tabelul de personal.

→

→

→

Ele sunt introduse nu numai atunci când angajatorul trebuie să introducă noi profesii. De asemenea, se modifică dacă este necesară eliminarea unei unități de personal din program.

Poți sa faci asta:

    in ordine;

    aprobarea noului SHR.

Să ne uităm la ordinea în care este atribuită o poziție.

Excluderea unei specialități din SHR

Dacă locul este liber

Dacă este necesar, angajatorul are dreptul de a exclude o specialitate sau departament din programul de lucru. În acest scop, se emite ordin de excludere a posturilor din tabloul de personal. Există o nuanță aici: dacă postul care urmează să fie eliminat din document este vacant, atunci nu este necesar să se emită un aviz de reducere a numărului de angajați sau a personalului.

Datorită reducerii

În acest caz, este posibilă aprobarea unui nou SR fără a include specialitățile supuse reducerii, precum și emiterea unui ordin de excludere din SR a posturilor care fac obiectul reducerii și aprobarea unui nou document după data modificărilor viitoare. Angajații care se încadrează trebuie să prezinte un document scris semnat cu două luni înainte. Există o indicație în acest sens în partea 2 Artă. 180 Codul Muncii al Federației Ruse. Potrivit acestei reguli, data intrării în vigoare a modificărilor în programul de lucru nu poate interveni mai devreme de două luni de la emiterea ordinului.

Un ordin de excludere a unui post din SR poate fi intocmit de catre angajator sub orice forma. Nu este nevoie să indicați rata sau salariul.

Comanda ar trebui să indice:

    informatii despre eveniment;

    data introducerii inovațiilor planificate,

    denumirea departamentului, profesia și numele complet al cetățenilor care vor fi afectați de reducere;

    drepturile și garanțiile lucrătorilor disponibilizați

După emiterea ordinului, angajatorul trebuie să-i familiarizeze pe angajații disponibilizați cu acesta.

Stocarea comenzilor

SR, precum și ordinele privind înlăturarea unui post, ar trebui păstrate la întreprindere permanent. Și toate propunerile privind dezvoltarea și modificările acesteia trebuie să fie păstrate în arhivele întreprinderii timp de cel puțin cinci ani. Același timp de stocare este stabilit pentru proiectele de personal.

Este document de personal, care reflectă informații despre componența personalului. De obicei, este compilat la sfârșitul anului pentru următorul an calendaristic. Dar uneori este nevoie să facem modificări. Indiferent de motive, principalul lucru este să pregătiți corect documentul și să evitați greșelile la aprobare.

Motive pentru a face modificări

Există o serie de motive pe baza cărora tabelul de personal poate fi ajustat:

  • Schimbarea structurii întreprinderii.
  • Reorganizare.
  • Modificări ale volumelor de activitate.
  • Efectuarea de lucrări de îmbunătățire a activităților întreprinderii.
  • Modificări în cadrul legislativ.
  • Calcule economice legate de zonele de producție și de muncă ale organizației.
  • Reducerea personalului.
  • Optimizarea functionarii intreprinderii.
  • Eliminarea sau introducerea de noi posturi și posturi vacante.
  • Modificări ale salariilor.
  • Redenumirea pozițiilor.

Metode și caracteristici de efectuare a modificărilor

Există două opțiuni care vă permit să faceți modificări documentului cu programul personalului organizației:

  1. Emiterea unui ordin de modificare care enumeră modificările în textul ordinului. Folosit pentru corecții minore.
  2. Întocmirea unui nou program și aprobarea acestuia. Se aplică în cazul unor modificări semnificative.

Atunci când faceți modificări, merită luate în considerare și câteva caracteristici:

  1. Doar posturile vacante, adică cele care nu sunt ocupate de o persoană, pot fi eliminate din tabloul de personal.
  2. Dacă scoaterea unui post vacant din tabloul de personal implică concediere, salariatul trebuie să fie anunțat despre acest lucru cu două luni înainte de intrarea în vigoare a ordinului.
  3. Dacă o modificare a tabloului de personal este asociată cu modificări ale condițiilor de muncă, angajații afectați trebuie anunțați cu două luni înainte.
  4. Dacă modificarea implică o modificare a titlului postului sau a numelui departamentului, angajații afectați trebuie anunțați. În plus, trebuie făcută o înregistrare corespunzătoare în fișa muncii.
  5. Dacă modificările se referă la salarii, atunci toate modificările sunt, de asemenea, duplicate contract de muncăși cardul personal T-2.

Pe parcursul anului, puteți face un număr nelimitat de modificări la tabelul de personal. Principalul lucru este să respectați legislația și să transmiteți prompt informații despre schimbările în forța de muncă.

Cine intocmeste comanda si cum?

Ordinul, pe baza căruia se fac toate modificările necesare în tabloul de personal, se întocmește sub orice formă. Detalii de bază ale documentului:

  1. Numele organizației sau al filialei. Este indicat numele complet.
  2. Data pregătirii.
  3. Numărul hârtiei. Plasate în conformitate cu sistemul de ordine adoptat la întreprindere.
  4. Motivele schimbărilor.
  5. Data intrării în vigoare a modificărilor.
  6. Listări de modificări. In acest caz este indicat:
  • denumirea funcției;
  • salariu pentru un anumit post;
  • numărul de unități de personal care urmează să fie eliminate sau adăugate.
  1. Semnătura persoanei responsabile.

Pregătirea lucrării și implementarea ulterioară a comenzii se realizează de către:

  • Departamentul de Resurse Umane.
  • Contabilitate.
  • Departamentul de planificare și economie.
  • Departamentul Muncii și Salariilor.

Totul depinde de dimensiunea întreprinderii și de funcțiile fiecărui departament.

Eșantion de comenzi în funcție de tipul modificărilor

Vă oferim mostre de comenzi tipice pentru modificări ale programului de personal al companiei.

Apariția unei noi poziții

Se notează data introducerii noului post în personal:

Reducerea personalului

Documentul indică persoanele pentru care este valabilă reducerea și data intrării în vigoare a acesteia:

Redenumirea unei poziții

În acest caz, se notează numele noului nume:

Este important să anunțați angajații cu privire la modificări folosind următorul document:

Modificarea salariului sau a tarifului

Comanda precizează cât și când se va modifica tariful:

Eliminarea posturilor vacante

Unitățile de personal excluse sunt enumerate:

Modificări semnificative ale documentelor

După cum sa menționat deja, este recomandabil să se facă modificări semnificative în forma de elaborare și aprobare a unui nou document. În acest caz, numărul de program va fi următorul după cel acceptat anterior. Orarul se aprobă conform procedurii acceptate pe baza unui ordin general.

Video: Schimbarea tabelului de personal în ZUP 3.0

Folosind tutorialul video, puteți învăța cum să faceți corect modificări la tabelul de personal în programul ZUP 3.0:

Modificările la tabelul de personal se efectuează pe baza unui ordin corespunzător întocmit sub orice formă și care conține informații despre motivul modificărilor.



 

Ar putea fi util să citiți: