Este suficientă semnătura electronică în documentele de personal? Gestionarea documentelor electronice de personal

26 iulie 2019 12:22

Ce restricții sunt impuse de legislația actuală, la ce ar trebui ghidat acum și la ce ar trebui să ne așteptăm atunci când automatizați fluxul de documente în viitor?

De ce este nevoie de transformare?

Beneficiile fluxului de lucru fără hârtie sunt evidente - aceasta este reducerea costurilor, economisirea de ore de lucru prețioase și transparența muncii.

Afacerile încearcă să se digitalizeze procese cheie care îi afectează rentabilitatea. În același timp, proiectele de masă sunt și optimizate - cu implicarea maximă a personalului, acest lucru vă permite să reduceți costurile companiei. Ca rezultat, sunt salvate tone de hârtie, ani de timp uman și miliarde de celule nervoase a milioane de oameni.

vedere de sus

Potrivit Ministerului Muncii al Federației Ruse, companiile folosesc aproximativ 40 de tipuri de documente de personal în diferite variante. 100% dintre angajații companiei interacționează cu aceștia, astfel încât conversia acestor lucrări în formă electronică și automatizarea ulterioară a proceselor economisesc imediat o mulțime de resurse.

Dar diavolul este în detalii. Primul lucru care trebuie confruntat este necesitatea de a asigura semnificația documentelor de personal. Acestea pot fi solicitate atât de angajatul însuși, cât și de o duzină de organizații externe (Ministerul Muncii din Rusia, fonduri de pensii și asigurări medicale obligatorii, instanțe și alte autorități).

Cu hârtie, totul este clar: trebuie să existe o copie cu sigiliu și semnătură la îndemână. În ceea ce privește lucrul cu documente electronice, nu există încă prea multă practică.

Digitizarea cadrelor, de unde să începem?

Toate documentele de personal pot fi împărțite condiționat în 2 părți:

1. De natură personală - acesta este un contract de muncă și comenzi care afectează un singur angajat (la modificarea prevederilor unui contract de muncă, concediere, acceptare, transfer etc.).

2. Masă - tot felul de instrucțiuni, ordine, reglementări, care ar trebui să fie familiare tuturor angajaților organizației sau departamentelor relevante.

Nu este atât de dificil să se creeze o formă electronică a unui document încât să se asigure semnificația sa juridică în viitor. Pe de o parte, există Legea federală nr. 63 din 04/06/2011 „Cu privire la semnătura electronică”. Permite utilizarea unei semnături electronice (ES) și obligă să recunoască documentele semnate de aceasta și scrise de mână ca echivalent. Pe de alta parte - Codul Muncii Federația Rusă, care permite utilizarea documentelor electronice numai de către angajații de la distanță și numai cu utilizarea de calificare îmbunătățită semnatura electronica- UKEP.

UKEP este scump!

Pentru a obține un certificat de semnătură calificat, trebuie să contactați un centru de certificare acreditat (denumit în continuare CA). Va genera o pereche de chei cu care semnătura este creată și verificată.

Spre deosebire de semnarea unei lucrări cu propria mână, eliberarea unui certificat UKEP este un serviciu plătit. Acesta este motivul pentru care întreprinderile nu se grăbesc să transfere personalul la lucru la distanță în conformitate cu noile reguli - trecerea la gestionarea electronică a documentelor de personal pare inutilă.

Ridicați-vă, instanța este în ședință

Luați în considerare jurisprudența recentă. Puteți nota Fapte interesante privind utilizarea mijloacelor electronice în domeniul dreptului muncii:

instanța a considerat legitimă familiarizarea angajaților cu reglementările locale (în continuare - LNA) prin e-mail: Hotărârea Tribunalului Regional Primorsky din 6 martie 2014 în dosarul nr. 33-1126;
este permisă utilizarea unei semnături electronice simple la citirea documentelor electronice: Decizia Tribunalului Districtual Novo-Savinovsky din Kazan din 16 ianuarie 2014 în dosarul nr. 2-1091/14.

Astfel, atenția ar trebui îndreptată de la digitalizarea întregului flux de personal către documentele de masă. Cel puțin până când se vor aduce modificări Codului Muncii.

Cunoștință pe un nou

Ce va fi în cele din urmă necesar pentru a „legaliza” cunoștințele cu LNA fără hârtie? Organizați procesul cu acte locale posibil prin e-mail.

Pentru asta ai nevoie de:

aprobă prevederea relevantă privind procedura de lucru cu e-mailul;
să familiarizeze angajatul în scris sub semnătură cu acesta;
fixează adresele de e-mail în contractul de muncă sau alt document semnat de angajat.

Prevederea ar trebui să includă:

reglementări privind utilizarea e-mailului de către angajați;
termenele limită pentru răspunsul la scrisori și stocarea mesajelor primite și trimise;
obligația angajatului de a notifica expeditorul primirea scrisorii și de a verifica în mod regulat primirea e-mailului pentru o perioadă determinată;
o clauză care prevede că corespondența dintre angajator și salariat este echivalată cu schimbul de documente pe hârtie.

Va fi mai fiabilă înregistrarea informațiilor folosind o semnătură electronică.

Semnătură. Electronic. Este

O semnătură electronică este informații suplimentare necesare pentru a determina semnatarul, imuabilitatea documentului și detaliile acestuia. Principalul avantaj al ES față de familiarizarea prin sistemele corporative este imposibilitatea pentru oricine, altul decât proprietarul cheii, de a forma același set de informații.

Opțiuni mai economice sunt semnăturile necalificate îmbunătățite (UNEP) și simple electronice (SES).

Legea federală nr. 63 permite utilizarea unei semnături electronice necalificate la egalitate cu una calificată, dar cu unele diferențe.

În cazul UNEP, centrul de certificare poate să nu fie acreditat. În același timp, angajatorul poate implementa în mod independent servicii pentru a menține infrastructura ES. Ei vor genera perechi de chei și le vor emite angajaților, astfel încât angajații să poată semna documente în sistemul informațional.

Astfel, compania își creează „propria autoritate de certificare”. Dar nu este suficient să folosiți UNEP. De asemenea, angajatorul trebuie să pregătească și să pună în aplicare un set de documente pentru aplicarea corectă a semnăturii electronice:

domeniile de responsabilitate și procedurile de operare ale CA;
reguli de utilizare a cheilor;
conditii si mijloace de formare si verificare;
procedura de înregistrare a cererilor, emiterea, retragerea și distrugerea suporturilor și cheilor.

La rândul său, angajatul trebuie să știe:

procedura de obținere a cheilor ES;
unde se aplică;
ce acțiuni din sistem vor forma o semnătură electronică.

Și, de asemenea, trebuie să înțeleagă că el este personal responsabil pentru perechea de chei care i-a fost eliberată, iar ES este un analog al unei semnături de mână.

Poate fi mai ușor?

Pe lângă UNEP, legea prevede utilizarea unei semnături electronice simple (SES). Condițiile pentru aplicarea acesteia sunt descrise în articolul 9 din Legea federală-63.

La aplicarea PEP, se presupune că:

acestea sunt informații atașate sau legate la documentul semnat;
sarcina sa este de a identifica fără ambiguitate semnatarul;
există o diferență față de ES îmbunătățit - nu asigură integritatea informațiilor;
ca UNEP sau UKEP, este format pe o cheie privată;
organizatoric și tehnic trebuie să aibă reguli de validare și o acțiune de confirmare care să fie instalată pe document.

Toate cele de mai sus trebuie descrise și fixate în regulile de utilizare a semnăturilor electronice, dezvoltate la egalitate cu acordul privind utilizarea ES. Aceste documente trebuie să fie familiarizate cu angajații în scris sub semnătură.

Legislația actuală nu permite digitizarea tuturor lucrărilor cu personal. Dar transferul familiarizării cu documentele locale în formă electronică și pregătirea sistemelor vă vor face deja procesele mai eficiente.

În perioada 23 martie - 1 octombrie 2018, Ministerul Muncii și Protecției Sociale a efectuat un experiment de transformare a documentelor și informațiilor despre angajați în formă electronică cu privire la probleme relaţiile de muncă. Regulile de implementare a acestuia sunt reglementate de Ordinul nr. 194 din 26 martie 2018. Se spune, în special, că noile reguli de lucru vor fi testate pe astfel de repere, precum încheierea contractelor de muncă și executarea deplasărilor de afaceri, eliberarea permisului de muncă, familiarizarea salariatului cu programul de vacanță și unele din LNA-ul angajatorului.

La proiectul pilot au participat 11 companii mari: rusă căi ferate, Gazprombank JSC, AvtoVAZ PJSC, Rosbank PJSC, Mechel PJSC, Severstal Management JSC, Rostelecom PJSC, SIBUR LLC, Alfa-Bank JSC, Tatneft PJSC, LLC „Agrotorg” Printre sarcinile lor au fost:

pentru a testa mecanismul posibilității de păstrare a documentelor de personal în în format electronic;
evaluează costurile și efectele noilor reguli de ținere a evidenței personalului;
identificați problemele și riscurile legate de menținerea fluxului de lucru al personalului în e-mail. formă;
intocmeste propuneri de optimizare a documentelor solicitate angajatorilor;
să ofere inițiative de modificare a legislației pentru a permite gestionarea electronică a documentelor de personal (EKD).

Potrivit Ministerului Muncii din 19.10.2018, au fost identificate anumite dificultăți pe care guvernul va trebui să le rezolve înainte să apară reglementări specifice privind ECD. Iată câteva dintre problemele semnalate de companie:

Cost ridicat de achiziție și utilizare semnatura digitala. Se presupune că gestionarea documentelor electronice va necesita achiziționarea a cel puțin 1 semnătură digitală anual. Acum costul său pe persoană este de la 1000 la 5000 de ruble. Dacă acest preț nu scade, atunci efectul economic al introducerii ECD va fi neglijabil.
Lipsa cerințelor unificate pentru o semnătură digitală universală. În prezent, sunt aprobate prin lege mai multe tipuri de EDS, care sunt utilizate pentru diverse situatii. Cea mai solicitată este o semnătură calificată îmbunătățită, deoarece poate fi utilizată într-o gamă mai largă de relații juridice. Cu toate acestea, pentru gestionarea înregistrărilor de personal, legea nu a stabilit încă tipul de EDS care ar trebui utilizat și caracteristicile acestuia.
Probleme tehnice. Companiile participante la experiment au ajuns la concluzia că păstrarea documentelor exclusiv în format online este neprofitabilă pentru angajator din cauza Risc ridicat fi penalizat din cauza unor probleme tehnice. Deci, pentru pierderi de date, utilizare neautorizată de către terți, erori software la transferul sau prelucrarea informatiilor, angajatorul este cel care va trebui sa raspunda. Dacă instanța sau autoritățile de reglementare au nevoie de documentele pierdute, atunci nu numai compania va avea de suferit, ci și angajatul ale cărui informații au fost pierdute. Aceasta înseamnă că atât angajatul, cât și autoritățile de supraveghere vor fi capabili să tragă la răspundere.
În cazul pierderii documentelor de către angajator, există și riscuri pentru angajați. Fără documente, aceștia nu își vor putea proteja drepturile.

Întrucât problemele sunt semnificative, Ministerul Muncii, Uniunea Industriașilor și Antreprenorilor din Rusia și Federația Sindicatelor Independente au sugerat să găsească mai întâi opțiuni pentru soluțiile lor, apoi să implementeze treptat toate inițiativele. În plus, oficialii consideră că mai întâi este necesar să se aștepte schimbări în domeniul IT, astfel încât să existe reguli privind semnătura digitală electronică universală, arhivarea datelor, protecția transferului de date, semnificația juridică a documentelor electronice, inclusiv in instanta. Conform planurilor guvernului, proiectele de lege relevante ar trebui pregătite în următoarele intervale de timp:

până în decembrie 2020 - inițiative legate de formarea, achiziționarea și utilizarea unei semnături electronice, stabilirea cerințelor unificate pentru aceasta, vizualizarea acesteia într-un document electronic;
până în iulie 2020 - proiecte în care vor fi clarificate conceptele de document electronic, procedurile de stocare și prelucrare a documentelor electronice și duplicatele acestora (imagini electronice).

Ministerul Muncii este încrezător că numai după adoptarea tuturor acestora Cadrul legal este posibil să se înceapă elaborarea activă a unui proiect de lege care să permită angajatorilor să păstreze documentația de personal doar în formă electronică. Documentul va apărea, conform previziunilor oficialilor, nu mai devreme de 2021.

De ce este nevoie de un alt experiment?

Ministerul Muncii a decis să nu aștepte următoarele modificări ale legislației privind semnătura digitală electronică. În plus, oficialii cred că experienta practica trecerea la documentele electronice este mult mai utilă pentru redactorii proiectului de lege decât orice alte opțiuni de colectare a informațiilor. Prin urmare, în următorii trei ani, este planificată realizarea unui alt experiment privind trecerea la ECD. Proiectul de lege relevant a fost deja pregătit și ar trebui să intre în curând în Duma de Stat.

Scopul celui de-al doilea proiect pilot este de a identifica și, dacă este posibil, de a găsi o soluție la problemele legate de utilizarea unei semnături electronice, stocarea arhivă a documentelor electronice și alte aspecte atunci când se lucrează cu ECD. Mai mult, companiile care sunt de acord să participe la experiment vor trebui să lucreze într-un moment în care alte reglementări se schimbă. Potrivit Ministerului Muncii, până în 2020 ar trebui aprobate modificări la următoarele legi federale:

„Pe copia obligatorie a documentelor”;
„Despre informații tehnologia de informațieși privind protecția informațiilor”;
alte acte juridice de reglementare care conțin referiri la documente electronice, proceduri de stocare și utilizare a unui duplicat electronic (imagine electronică) a unui document sau a documentului în sine.

În ceea ce privește participanții la proiect, aceștia sunt încă necunoscuți, dar se preconizează că vor fi aproximativ 10 organizații pregătite pentru schimbări în muncă. Toate costurile pe care angajatorii vor trebui să le suporte sunt suportate integral de aceștia. Totodată, aceștia vor putea alege ce tipuri de semnătură electronică să folosească și ce documente de personal să păstreze exclusiv în formă electronică. Singura regulă este să utilizați o semnătură electronică calificată îmbunătățită dacă:

contract de muncă;
acord de răspundere;
contract studentesc.

Sau dacă li se fac modificări.

De asemenea, se precizează că, în cadrul experimentului, companiile vor trebui să dezvolte și să asigure operabilitatea propriului sistem informatic, care va permite stocarea documentelor electronice, oferind acces la acestea diferitelor categorii de utilizatori pentru diverse activitati(modificări, control, primire a unui extras (copie) etc.).

Oficialii nu au uitat de drepturile lucrătorilor. Companiile care vor participa la proiectul pilot vor fi obligate să declare în contracte colective sau acorduri separate cu angajații că nu sunt împotriva transferului documentelor într-un format online.

Conform planurilor Ministerului Muncii, experimentul ar trebui să aibă loc în perioada 01.01.2019 - 31.12.2022. Dar dacă deputații Dumei de Stat nu au timp să aprobe proiectul de lege, termenele se pot schimba. Urmăriți știrile noastre.

Ce ați decis cu privire la cartea de muncă electronică

Inițial, oficialii au vrut să combine inițiativa de a trece la o carte de muncă electronică cu ideea de a transfera complet angajatorii la ECD. Cu toate acestea, după cum a arătat experimentul - un eșantion, managementul documentelor electronice în gestionarea înregistrărilor de personal ar trebui dezvoltat separat. Sindicatele sindicale și asociațiile patronale din toată Rusia au insistat asupra acestui lucru.

Așa că Ministerul Muncii a decis să promoveze acum proiectul de lege pe cartea electronică de muncă pentru a introduce un document web în companiile naționale în 2020. Potrivit oficialilor, inițiativa este gata, și presupune că (citat din informația Ministerului Muncii din 19.10.2018):

angajatorii vor trimite Fond de pensie Rusia în formă electronică informații despre activitatea de muncă a angajaților, adică despre angajare, transfer la altul la locul de muncă, concedieri. Proiectul este de amploare, deoarece afectează toți angajatorii. Angajații vor putea oricând să vadă înregistrările făcute de angajator în sistemul informatic, precum și să își trimită datele electronic angajatorului, de exemplu, atunci când aplică pentru un loc de muncă, inclusiv pentru munca la distanță în altă zonă.

Puteți citi despre avantajele și dezavantajele unei cărți de lucru electronice în materialul nostru.

Cum văd oficialii reforma în general?

După cum a declarat anterior ministrul adjunct al Muncii și Protecției Sociale al Federației Ruse Lyubov Eltsova, Ministerul Muncii este gata să asculte poziția antreprenorilor și a sindicatelor cu privire la problema tranziției companiile rusești pe ECD.

Lyubov Eltsova a explicat (citat de pe site-ul oficial al Ministerului Muncii - ed.):

„Esența principală a propunerilor noastre este că, alături de gestionarea documentelor pe hârtie, companiile au posibilitatea de a desfășura managementul electronic al documentelor de personal. În special, se propune acordarea dreptului angajatorului de a decide cu privire la menținerea integrală sau parțială a documentelor legate de munca de personal, în formă electronică. Această decizie va fi luată de către angajator numai ținând cont de opinia organului de reprezentare a salariaților.

Toate costurile de păstrare a documentelor în formă electronică sunt suportate exclusiv de angajator. Angajatul nu trebuie să suporte costuri asociate cu menținerea înregistrărilor electronice parțiale sau complete ale personalului. In plus, angajatorul este obligat, la cererea salariatului, sa ii puna la dispozitie documente create in format electronic pe hartie.

Cine este gata să se miște

Ministerul subliniază că companiile din sectorul bancar și din tehnologiile IT, „unde există în principal structuri integrate pe verticală, iar munca este legată de utilizarea tehnologiilor informaționale”, sunt în favoarea introducerii ECD. Prin urmare, au devenit primii participanți la proiectul pilot. În același timp, multe companii au apreciat deja avantajele gestionării electronice a documentelor, așa că dacă autoritățile o legalizăm în gestionarea evidenței personalului, încetul cu încetul vor începe să treacă la noi reguli de lucru.

Potrivit expertului KlubaTK, avocat al agenției de recrutare Ares Tatiana Magera, introducerea managementului electronic al documentelor de personal este un proces necesar și firesc. Poate că, în prima etapă, trecerea la acesta ar putea fi într-adevăr exclusiv voluntară atât pentru angajatori, cât și pentru angajați. Mai mult, de fapt, crearea și contabilitatea documentelor de personal se desfășoară de câțiva ani în formă digitală. Imprimarea si duplicarea documentului pe hartie este obligatorie datorita cerinței certificarii acestuia cu semnatura personala a angajatului si angajatorului. Legalizarea unei semnături digitale electronice pentru părțile la relațiile de muncă ar putea rezolva această problemă.

Tatyana Magera reamintește, de asemenea, că utilizarea unor portaluri precum nalog.ru, arbitr.ru, gosuslugi.ru devine din ce în ce mai populară și mai eficientă în fiecare zi. Deci nimic nu împiedică introducerea managementului electronic al documentelor în evidențele de personal, inclusiv utilizarea platformelor și dezvoltărilor existente.

Ce poate fi tradus în format online acum

Legislația rusă conține multe reglementări care permit companiilor să digitalizeze anumite documente de resurse umane. Prin decizia conducerii companiei, documentele interne pot fi intocmite direct pe calculatoarele de serviciu. Dacă este necesar, acestea pot fi tipărite și semnate. Dacă sunt trimise digital către angajați sau agenții guvernamentale, autenticitatea lor trebuie confirmată cu o semnătură digitală electronică.

Jurnal de contabilitate pentru echipamente electrice etc.).

Fișele personale ale angajaților, comenzile de personal, carnetele de muncă și registrul acestora, contractele de muncă și acordurile adiționale la acestea, precum și majoritatea jurnalele de personal ar trebui păstrate în continuare pe hârtie.

În prezent, optimizarea și automatizarea proceselor din toate sectoarele economiei este unul dintre cele mai discutate subiecte în comunitatea de experți. Nici statul nu-l lipsește de atenție: în 2017, „Strategia de dezvoltare societate informaţionalăîn Federația Rusă pentru 2017 - 2030”, în cadrul căruia se implementează programul „Economia digitală”.

Una dintre activitățile acestui program este trecerea la interacțiunea fără hârtie între angajați și angajatori. Aceasta înseamnă că în viitorul apropiat ar trebui să existe cadrul legislativ, care vă permite să păstrați documentele de personal în formă electronică.

Cum ar trebui să arate viitorul fluxului de lucru HR?

Evident, în viitor, angajatorul și angajatul ar trebui să poată semna orice document de personal în mod electronic de oriunde în lume de pe orice dispozitiv. Documentele pe hârtie și semnăturile „vii” de pe ele ar trebui să iasă treptat din circulația comercială. În același timp, desigur, trebuie asigurată identificarea corespunzătoare a persoanelor care semnează documentele de personal, precum și securitatea transmiterii și stocării informațiilor în formă electronică.

De ce este important?

Avantajele introducerii interacțiunii fără hârtie între angajat și angajator sunt evidente:

Economie de timp pentru angajați (și deci bani pentru companie);

Creșterea mobilității angajaților – documentele pot fi semnate de pe laptop sau smartphone de oriunde în lume;

Accelerarea proceselor de aprobare si semnare a documentelor de personal;

Simplificarea procesului de control asupra semnării documentelor de personal;

Creșterea transparenței fluxului de lucru al personalului;

Îmbunătățirea siguranței documentelor față de hârtie;

Economisirea spațiului de birou/arhivă pentru stocarea documentelor;

Reduceți costurile hârtiei și îngrijiți mediul înconjurător;

Reducerea riscului de falsificare a documentelor (când se utilizează o semnătură electronică calificată îmbunătățită);

Furnizarea mai rapidă și acces usor la arhiva documentelor;

Garantat transmiterea mai promptă a documentelor către autoritățile de reglementare.

Ce se face la nivel de stat?

Pentru a introduce interacțiunea fără hârtie între un angajat și un angajator, Ministerul Muncii din Rusia a lansat deja un experiment pentru a converti documente și informații despre un angajat despre relațiile de muncă în formă electronică.

La experiment au participat mari angajatori ruși: Russian Railways JSC, Gazprombank JSC, AvtoVAZ PJSC, ROSBANK PJSC, Mechel PJSC, Severstal Management JSC, Rostelecom PJSC, Yandex LLC.

Experimentul ar trebui să ajute:

Testarea mecanismului de păstrare a documentelor de personal în formă electronică de către angajator;

Estimați costurile de implementare și efectul obținut;

Identificați problemele și riscurile în tranziția către interacțiunea fără hârtie.

Pe baza rezultatelor experimentului, se preconizează pregătirea unor propuneri de optimizare a documentelor pe care angajatorul trebuie să le păstreze în domeniul relațiilor de muncă, precum și elaborarea și introducerea modificărilor corespunzătoare în legislația Federației Ruse.

Modificările legislative sunt planificate nu mai devreme de al patrulea trimestru al anului 2018.

Planul pentru experimentul Ministerului Muncii

Primul stagiu

Pregătirea proiectelor și aprobarea reglementărilor locale necesare pentru desfășurarea unui experiment într-o organizație, care conțin proceduri pentru efectuarea acestuia, o listă a persoanelor responsabile pentru efectuarea unui experiment;

Organizarea interacțiunii cu organizația sindicală primară sau (în absența unei organizații sindicale primare) cu alți reprezentanți ai lucrătorilor pentru a participa la experiment.

Faza a doua

Pregătirea sistemelor informaționale corporative, precum și alte pregătiri tehnice (dacă este necesar);

Clarificarea reglementărilor locale pentru experiment (dacă este necesar).

A treia etapă

Implementarea experimentului în companii selectate;

Rezumarea de către fiecare participant pe baza rezultatelor experimentului trecut și trimiterea de informații către Ministerul Muncii al Rusiei care conțin o evaluare a costurilor financiare, costurile de timp, riscurile asociate experimentului, analiza efectelor păstrării documentelor de personal în formă electronică , precum și impactul acestora asupra productivității muncii și activităților de control - supraveghere.

Etapa a patra

Rezumat general și evaluarea rezultatelor experimentului trecut în Ministerul Muncii al Rusiei.

Tipuri de lucru cu documentele de personal incluse în experiment:

Incheierea contractelor de munca;

Înregistrarea călătoriilor de afaceri;

Aranjamentele de concediu;

Anunț către angajați despre părțile constitutive salariile li se datorează pentru perioada relevantă;

În domeniul contabilității de personal, printre cei care intră în era digitală „la viteză mică”. Se fac experimente la nivel de stat, ale căror rezultate ar trebui să stea la baza viitoarelor facturi în domeniul EDI de personal. Motivul principal pentru o acumulare atât de lungă este implicarea de 100% în digitalizare a tuturor participanților la relațiile de muncă. Dar viteza redusă nu înseamnă că procesul nu se desfășoară. Companiile avansate digitalizează deja multe operațiuni de resurse umane. Ce documente de personal pot fi deja convertite în formă electronică, ce beneficii aduce acest lucru? Detalii în articolul nostru.

Statul experimentează cu EDI de personal

Gestionarea electronică a documentelor este viitorul inevitabil. Elementul emblematic al EDI este contabilitatea autorităților de supraveghere. Potrivit estimărilor experților, aproximativ 90% dintre documentele în formă electronică sunt documente contabile. Statul abordează cu prudență digitalizarea evidenței personalului. În timp ce caută soluții optime, experimentează: una proiect pilot finalizat, pe drum al doilea.

Primul proiect pilot pentru introducerea managementului electronic al documentelor în sfera personalului a avut loc în perioada 23 martie – 1 octombrie 2018. La ea au participat 11 mari companii rusești, inclusiv Căile Ferate Ruse, AvtoVAZ, Gazprombank și altele. Experimentul a arătat următoarele rezultate: absența cerințelor unificate pentru o semnătură digitală universală, costul ridicat al acoperirii a 100-a a angajaților cu semnături digitale, riscul pierderii datelor din motive tehnice.

Este de așteptat ca cel de-al doilea proiect pilot federal privind introducerea managementului electronic al documentelor de personal să înceapă la 1 ianuarie 2020 și să dureze doi ani. Potrivit informațiilor preliminare, aproximativ 10 companii vor participa la proiect. Aceștia vor putea alege ce documente de personal să convertească în formă electronică (fără duplicare pe hârtie), ce tipuri de semnătură electronică (ES) să utilizeze, cu o condiție ca o semnătură electronică calificată îmbunătățită să fie utilizată pentru un contract de muncă, răspundere acord și contract pentru studenți (UKEP). Scopul acestui experiment este de a elimina barierele identificate în timpul primului experiment. O alta condiție importantă– angajații acestor companii trebuie să „dea voie” pentru a participa la experiment, consimțământul trebuie să se reflecte în contracte de munca.

Dosarele de angajare „în format digital”

O linie separată în EDF de personal este digitalizarea carnetului de muncă. Un experiment global pentru a-l converti în formă electronică este prescris în proiectul național de economie digitală aprobat de guvern.

Este posibil ca de la 1 ianuarie 2020 să devină obligatorie transferul informațiilor despre activitatea de muncă a angajaților către sistemul informațional al Fondului de pensii al Federației Ruse. La organizarea fluxului de lucru intern al personalului, angajatorul însuși va alege între „număr” și hârtie. Și de la 1 ianuarie 2021, formatul electronic cărți de muncă ar trebui să fie cea principală. Potrivit Ministerului Muncii, inovația va afecta 58,7 milioane de persoane și 4,7 milioane de persoane juridice.

Documentul electronic va conține următoarele date: informații despre angajat, munca prestată de acesta, transferuri la un alt loc de muncă permanent, concediere și temeiul acesteia. Datele privind educația și premiile nu sunt transferate în formă electronică.

Forma documentului nu a fost încă prezentată public (din septembrie 2019), trebuie elaborată de Fondul de pensii al Federației Ruse și aprobată de Ministerul Muncii.

Din 2021, cărțile de hârtie sunt planificate să fie eliminate. Angajații care primesc un loc de muncă pentru prima dată după 1 ianuarie 2021 nu vor avea un carnet de lucru.

De la 1 ianuarie 2020, un cont personal individual al unui cetățean, care se menține în sistemul de obligații asigurare de pensie, va fi completată de secțiunea „Informații privind activitatea de muncă”, care conține informații despre locul de muncă, munca prestată și perioadele acesteia.

Cu toate acestea, un alt scenariu este posibil. Cert este că Ministerul Muncii În ultima vreme anunță în mod activ o schimbare în digitalizarea cărților de muncă cu un an. Există posibilitatea ca, înainte de 29 octombrie 2019, Ministerul Muncii să depună spre aprobare un proiect de lege cu amendament - care propune lansarea contabilității electronice a activității muncii în baza Fondului de pensii al Federației Ruse să înceapă nu din 2020, dar din 2021, în timp ce manopera de hârtie ar trebui să existe în paralel cu cele electronice încă câțiva ani. Soluția la această problemă nu este departe.

Beneficiile HR EDI:

Termenele de semnare a documentelor de personal sunt reduse.
Există posibilitatea de arhivare nedeterminată a documentelor.
Timp redus de căutare a documentelor.
Se eliberează spațiul ocupat de documentele pe hârtie.
Reduceți costurile cu hârtie și imprimare.
Creșterea vitezei de raportare, îmbunătățirea calității acesteia.

Ce documente de resurse umane pot fi deja digitizate

În ciuda faptului că nu s-a dat încă demararea digitalizării în masă a EDI de personal de către stat, legislația permite deja acum utilizarea unor documente de personal în formă electronică.

Ce documente de personal pot fi deja digitizate:

concediu medical electronic,
contract de muncă cu un lucrător la distanță,
acte de muncă efectuate în baza unor contracte de drept civil,
informatii de contabilitate personalizata si prime de asigurare platite.
alte documente care nu necesită semnătura salariatului.

Cum vă puteți îmbunătăți fluxul de lucru HR chiar acum? Digitalizați-l la nivel de companie, adică creați un sistem intern de gestionare a documentelor electronice de personal. Folosind serviciul VLIS EDI, tu însuți poți emite o semnătură electronică unui angajat și o poți folosi pentru a semna documente interne în companie. Chiar și foaia de ocolire, pe care o completează un angajat la concediere, devine electronică în VLSI.

Ce documente să solicite unei persoane atunci când aplică pentru un loc de muncă, ce date trebuie introduse în sistem, ce documente și rapoarte să fie tipărite și care pot fi trimise electronic - VLIS EDI vă va spune cum să faceți totul corect.

VLSI va lua în considerare timp de lucru angajații, controlează ora sosirii și plecării, întocmesc un program de vacanță. În plus, folosind serviciul, puteți crește serios motivația nematerială a angajaților - prin felicitări, organizarea de concursuri interne etc.

Puteți afla mai multe despre semnăturile electronice în magazinul nostru EDS, unde există semnături electronice pentru orice sarcini ale companiei.

Aproape fiecare companie are angajați la distanță care sunt „la îndemâna” fizic pentru angajator - cum recomandă experții să semneze contracte și să acționeze cu ei, în special fișele postului?

Când aplici pentru un loc de muncă ca lucrător la distanță, există multe întrebări legate de complexitatea fluxului de lucru. Prin urmare, înainte de începerea procesării documentelor de personal, compania trebuie să decidă care dintre cele două opțiuni pentru fluxul de lucru al personalului va fi utilizată: schimbul tradițional sau electronic de documente.

Opțiunea 1. Tradițional

Când utilizați această opțiune, compania va trimite originale ale tuturor documentelor de personal prin poștă. Angajatul le va semna (sau va pune o semnătură pe familiarizare) și le va trimite înapoi prin poștă. Totodată, există riscuri de încălcare a termenelor în timpul cunoștințelor, sesizărilor etc.

Opțiunea 2. Schimb de documente electronice (312.1 din Codul Muncii al Federației Ruse)

Codul Muncii al Federației Ruse permite angajatorului să trimită angajatului prin e-mail documente de personal (comenzi, notificări, cerințe și așa mai departe) și alte documente. Angajatul are, de asemenea, dreptul de a conduce toate Documente necesare, inclusiv documentele necesare pentru angajare, diverse cereri în formă electronică. Prin această metodă, trimiterea poștale este practic exclusă, este posibil să respectați cu strictețe termenele limită și să economisiți poștale.

Totuși, pentru ca schimbul de documente electronice între un lucrător la distanță și un angajator să fie legal, părțile trebuie să utilizeze o semnătură electronică.

Notă, dreptul muncii obligația angajatorului de a plăti pentru primirea certificatului de cheie de semnătură electronică a salariatului nu este prevăzută, prin urmare, considerăm că această problemă este rezolvată prin acordul părților la contractul de muncă.

Înainte de a accepta lucrători la distanță, recomand companiei să reflecte utilizarea lucrului la distanță și caracteristicile utilizării unei semnături electronice în PWTR. De exemplu,
este posibil să se prevadă dacă societatea utilizează o semnătură electronică, cine suportă costurile de obținere a unei semnături electronice,
care este procedura de schimb de documente electronice, care este formatul acestora, care este procedura de confirmare a primirii documentelor.

După cum știți, angajatorul este obligat să informeze angajatul cu reglementările locale înainte de a semna contractul de muncă (articolul 68 din Codul Muncii al Federației Ruse), inclusiv fișa postului. Dacă compania a decis să folosească o semnătură electronică, atunci este posibil să se familiarizeze angajatul cu reglementările locale fără a obține semnătura de mână a angajatului pe foaia de familiarizare, dar cu ajutorul unei semnături electronice. Planul de acțiune ar putea arăta astfel:

trimiteți o scanare a PVTR, Reglementări de plată, Reglementări privind protecția datelor cu caracter personal, Descrierea postului, alte reglementări locale referitoare la munca unui angajat prin e-mail folosind o semnătură electronică din partea angajatorului;
angajatul trebuie să trimită în schimb un document electronic. În art. 312.1 din Codul Muncii al Federației Ruse nu indică în mod specific ce fel de document electronic ar trebui să fie. Acesta poate fi un e-mail care să afirme că angajatul a citit actul local sau o scanare a foii de familiarizare cu semnătura angajatului. Angajatul trebuie să folosească și o semnătură electronică la trimitere.

Se pune întrebarea ce trebuie făcut dacă părțile convin cu privire la utilizarea unei semnături electronice într-un contract de muncă. Până la urmă, înainte de a semna contractul de muncă, candidatul nu va ști că trebuie să primească o semnătură electronică. Există o oarecare inconsecvență în normele legale în această materie. Considerăm că atunci când se ia decizia de a angaja un candidat pentru un loc de muncă, o etapă suplimentară înainte de familiarizarea acestuia cu actele locale și semnarea unui contract de muncă ar trebui să fie etapa de acordare a părților cu privire la utilizarea unei semnături digitale și obținerea unei semnături electronice. semnătura de către angajat.

Care este procedura pentru semnarea unui contract de muncă cu un lucrător la distanță? Dacă contractul de muncă este semnat de către părți în mod tradițional, atunci compania va trebui să trimită ambele copii ale contractului de muncă prin poștă angajatului și să scrie o scrisoare de intenție cu cererea de a semna și de a returna un exemplar angajatorului.

Dacă părțile folosesc schimbul de documente electronice și semnătură electronică, apar o serie de probleme practice:

Angajatorul ar trebui să trimită angajatului un contract pentru semnare în format WORD sau PDF?

Angajatul trebuie să trimită angajatorului documentul în format WORD (prin completarea electronică a secțiunii „semnăturile părților”)? Sau ar trebui să trimit un document în format PDF? În acest caz, trebuie să imprime contractul, să-l semneze cu mâna lui, să facă o copie scanată și abia apoi să-l trimită angajatorului pe e-mail?

Doar dacă e-mail pot părțile sau alte canale de comunicare să folosească WhatsApp, Skype etc.?

După primirea unui document de la un angajat, cum ar trebui să fie stocat un document electronic semnat cu semnătură electronică?

Cum pot vedea pe document că este semnat cu semnătură electronică?

Până la clarificare agentii guvernamentale sau practica judiciara nu la aceste probleme. Dar este posibil să se comenteze aceste aspecte pe baza definițiilor unui document electronic dat în actele de reglementare.

paragraful 2 al art. 434 Cod Civil RF:

Un document electronic este o informație pregătită, trimisă, primită sau stocată prin mijloace electronice, magnetice, optice sau similare, inclusiv schimbul de informații în formă electronică și poștă electronică.

P . 11.1 Art. 2 lege federala din 27 iulie 2006 N 149-FZ „Cu privire la informații, tehnologii informaționale și protecția informațiilor”:

Un document electronic este o informație documentată prezentată în formă electronică, adică într-o formă adecvată pentru percepția umană folosind calculatoare electronice, precum și pentru transmiterea prin rețele de informații și telecomunicații sau prelucrarea în sistemele informaționale.

Adică electronic este considerat atât un document pe hârtie primit (trimis) prin orice canal modern de comunicare, prin e-mail, WhatsApp sau Skype etc., cât și un document creat și trimis inițial în formă electronică și stocat pe suport electronic.

Faptul că documentul este semnat cu semnătură electronică va fi vizibil pe eticheta dosarului. În plus, ca serviciu suplimentar, la primirea unei semnături electronice, puteți comanda mărci speciale pe textul documentului în sine.

Recomandările aici ar putea fi:
trimite angajatului un contract semnat de angajator in format PDF;
tipăriți contractul, semnați-l cu propria mână, faceți o copie scanată și trimiteți-l angajatorului în format PDF;
tipăriți contractul și păstrați contractul semnat de ambele părți într-un dosar personal;
stochează electronic fișierele trimise folosind o semnătură electronică. Poate că, în caz de verificare, acestea vor trebui prezentate pentru a dovedi semnarea contractului de către angajat;
angajatorul ar trebui să stabilească în reglementările locale, de exemplu, în PVTR, procedura de schimb de documente electronice, formatul acestora, procedura de stocare a acestora, canalele de comunicare utilizate etc.).

Vă rugăm să rețineți că în cazul în care contractul de muncă este semnat prin semnătură electronică, angajatorul este obligat să trimită salariatului o copie a contractului de muncă pe hârtie prin poștă. prin scrisoare recomandată cu notificare cel târziu la 3 zile calendaristice(partea 2 a articolului 312.2 din Codul Muncii al Federației Ruse). Totuși, legislația nu prevede obligația salariatului de a returna contractul de muncă semnat cu propria sa mână, deoarece acesta l-a semnat deja cu ajutorul UKEP.

Probleme similare apar nu numai la întocmirea unui contract de muncă sau la familiarizarea cu actele locale, ci și la întocmirea documentelor de personal. Ofițerul de personal, ca de obicei, ar trebui să solicite angajatului să semneze un consimțământ pentru prelucrarea datelor cu caracter personal (dacă este planificat să primească informații de la terți sau să le transfere către terți), o obligație de a nu dezvălui secrete comerciale (dacă firma are un regim de secret comercial), completați un chestionar (dacă compania folosește chestionare), emiteți un ordin de angajare, un card personal al angajatului.

Rezultate

În funcție de ordinea aleasă a fluxului de lucru cu un lucrător de la distanță, puteți:

Opțiunea 1. Trimiteți toate documentele de mai sus prin poștă și la scrisoare de intenție cereți angajatului să semneze în locurile potrivite și să se întoarcă prin poștă. Angajatul semnează în consecință documentele și le trimite prin poștă angajatorului.

Opțiunea 2. Trimiteți documente sub formă de documente electronice folosind UKEP. În opinia noastră, este mai convenabil dacă documentele sunt trimise în format PDF, angajatul imprimă documentele, semnează cu propria sa mână, face copii scanate și le trimite angajatorului în format PDF, folosind UKEP. Personalul va tipări documentele primite, va stoca versiunile pe hârtie într-un dosar personal și documentele electronice într-un folder special în formă electronică. La urma urmei, este vorba de documente electronice în acest caz vor fi documente originale și copii pe hârtie - numai copii.

În plus, vă rugăm să rețineți, în temeiul părții 4 a art. 312.1 din Codul Muncii al Federației Ruse, fiecare dintre părți este obligată să trimită, sub forma unui document electronic, confirmarea primirii documentului electronic în perioada specificată de contractul de muncă pentru muncă la distanță. Adică, după ce a primit documente pentru semnare, angajatul trebuie, de exemplu, să răspundă e-mail că documentele au fost primite. La rândul său, angajatorul, la primirea documentelor semnate de la angajat, trebuie să trimită și o scrisoare ca răspuns la primirea documentelor. Detaliile acestor confirmări (nu doar termenul, ci, de exemplu, textul confirmării, acțiunile în caz de probleme, nerecepțiile la primire etc.) ar trebui să fie prevăzute în contractele de muncă și reglementările locale.

O alta varianta posibila la înregistrarea unui angajat pentru lucrul la distanță.

Opțiunea 3 - aceasta este o prezentare la locatia angajatorului pentru inregistrare. Dacă părțile sunt de acord și costurile de transport sunt mici, aceasta este o opțiune acceptabilă. În acest caz, puteți verifica documentele angajatului, puteți familiariza angajatul cu actele locale și puteți semna un acord, precum și o comandă, un card personal etc.

Ar putea fi util să citiți: