Ishlab chiqarish yig'ilishida muhokama qilingan masalalar. Ish uchrashuvi dialogiga misol

Zamonaviy biznesni har xil turdagi muzokaralarsiz amalga oshirish mumkin emas. Ish uchrashuvlari rahbariyat uchun bir vaqtning o'zida barcha tarkibiy bo'linmalarga asosiy maqsad va vazifalarni etkazish, fikr-mulohazalarni olish va olingan ma'lumotlar asosida kompaniya uchun harakatlar rejasini tuzatish imkoniyatidir.

Uchrashuvlar - bu biznesni boshqarishning o'ziga xos vositasi bo'lib, u doimo samaradorlikni baholash va erishilgan natijalarni tahlil qilish kerak.

Ishbilarmonlik muloqoti, ishbilarmonlik suhbatlari, uchrashuvlar, muzokaralar, munozaralar: ishbilarmonlik muloqoti shakli sifatida

Ishbilarmonlik aloqasini oddiylardan farqlash kerak, chunki birinchisi aniq maqsadga ega va qat'iy xulq-atvor etikasiga ega, ikkinchisida esa hech qanday asos yoki sabab bo'lmasligi mumkin.

Ishbilarmonlik aloqasining ko'plab shakllari mavjud, ularning asosiylari:

ishbilarmonlik suhbatlari - biznes faoliyatining muayyan masalalari bo'yicha ma'lumotlar almashinuvini (yoki bir tomonlama uzatishni) ifodalaydi. Bu to'g'ridan-to'g'ri aloqa yoki bilvosita (Internet texnologiyalaridan foydalanish, telefoniya) bo'lishi mumkin. Bu tur muloqot uni muzokaralar yoki uchrashuvlar shaklida davom ettirishni nazarda tutadi;
uchrashuvlar - bu, qoida tariqasida, biznesni rivojlantirishning strategik masalalarini hal qilish uchun kompaniya xodimlarini (odatda tarkibiy bo'linmalar rahbarlari) jalb qiladigan aloqaning kengroq shakli;
muzokaralar - aniq maqsadga ega bo'lib, muhim masalalarni muhokama qilishga, bitimlar, shartnomalar tuzishga, har ikki tomon uchun muhim bo'lgan hujjatlarni imzolashga qaratilgan;
munozaralar - kompaniyaning muhim masalalarini ochiq muhokama qilish, uning asosiy vositasi "aqliy hujum" (barcha tomonlar tomonidan g'oyalarni shakllantirish), bu muammolarni hal qilishda nostandart yondashuvlarga olib kelishi mumkin.

Ro'yxatda keltirilgan shakllarga qo'shimcha ravishda, ularning bir qatori mavjud: biznes intervyular, nizolar, uchrashuvlar, yozishmalar, taqdimotlar, konferentsiyalar. Ularning barchasi o'ziga xos xususiyatlarga ega, ammo ular biznes etikasining bir xil qoidalariga javob beradi.

Ish uchrashuvlari: vazifalar, maqsadlar, mavzular

Ishlash uchun biznes uchrashuvlari o'tkaziladi maxsus yechim joriy muammo yoki muammo. Bundan tashqari, yig'ilishlarda bo'lim xodimlari o'z g'oyalarini rahbariyat bilan bo'lishishlari mumkin mumkin bo'lgan yechim har qanday savollar. Muloqotning ushbu shakli kompaniyadagi vaziyatni, uning kuchli va zaif tomonlarini har tomonlama ko'rishga imkon beradi, jamoaga yangi odamlarning kirib kelishiga, ularni korporativ madaniyat va tashkilotda qabul qilingan me'yorlar bilan tanishtirishga yordam beradi.

Uchrashuvlarning asosiy maqsad va vazifalari quyidagilardan iborat:

kompaniya siyosatini qo'llab-quvvatlash, shuningdek uni ishlab chiqish va barcha xodimlarga etkazish;
kompaniyaning strategik maqsadiga muvofiq barcha xizmatlar va bo'limlarning harakatlarini birlashtirish;
yangi vazifalarni belgilash va allaqachon amalga oshirilgan kampaniyalar samaradorligini baholash;
paydo bo'lgan muammolarni hal qilish.

Uchrashuvlarda mavjud bo'lgan mavzular butunlay boshqacha bo'lishi mumkin.

Rossiya amaliyotida haftada kamida bir marta rejalashtirish uchrashuvlarini o'tkazish odatiy holdir. Shunday qilib, bo'lim boshliqlari hafta davomida bajarilgan ishlar to'g'risida hisobot beradilar va keyingi ish uchun rejalar tuzadilar (yoki kelgusi ish haftasida amalga oshirish uchun topshiriqlar oladilar).

Rejadan tashqari uchrashuv uchun imkoniyat yoki mavzu dinamik va o'zgaruvchan uchrashuvdan kelib chiqadigan bir qator muammolar bo'lishi mumkin. tashqi muhit qaysi kompaniyalar ishlaydi.

Ish uchrashuvlarining turlari, turlari va tasnifi

Ish uchrashuvlari shakli, mavzulari va ishtirokchilari bo'yicha har xil bo'lishi mumkin.

Ularning asosiy tasnifi quyida keltirilgan:

ma'lum bir hududga mansubligi bilan: ma'muriy yig'ilishlar (muammoli masalalarni hal qilish uchun), ilmiy (konferentsiyalar, simpoziumlar, seminarlar, ularni hal qilish uchun tashkil etilgan va o'tkaziladigan) dolzarb masalalar V ilmiy soha), siyosiy (muayyan a'zolarning qurultoylari va yig'ilishlari). siyosiy harakatlar) va aralash turlari;
ishtirokchilar ko‘lami va soni bo‘yicha: xalqaro (xorijiy hamkorlar, mutaxassislar, ma’lum bir soha mutaxassislarini jalb qilgan holda), milliy, viloyat, shahar;
tadbir o'tkaziladigan joyda: dala va mahalliy yig'ilishlar;
muntazamlik bo'yicha: davriy, doimiy uchrashuvlar.

Taqdim etilgan tasnifga qo'shimcha ravishda, uchrashuvlarni muammoli, tezkor va ko'rsatmali bo'lish mumkin.

Muammoli uchrashuvlar qisqa vaqt ichida muammolarning maqbul yechimini topishga qaratilgan.

Operatsion (yoki ular dispetcherlik deb ham ataladi) kompaniyaning hozirgi holati to'g'risida ma'lumot olishga qaratilgan. Bo'ysunuvchilardan olingan barcha ma'lumotlar bo'lim boshliqlari tomonidan to'planadi, so'ngra tashkilotning bosh direktoriga topshiriladi. Bu rejalar qanday bajarilganligi, maqsadlarga erishilganligi, vazifalar hal etilganligi haqidagi ma'lumotlar. Bunday uchrashuvlarning boshqalardan asosiy farqi ularning muntazamligi, ishtirokchilar ro'yxatining doimiyligi va yig'ilish kun tartibining yo'qligi (ya'ni uning batafsil rejasi).

Brifing yig'ilishlari, dispetcherlik yig'ilishlaridan farqli o'laroq, teskari tartibga ega - direktiv formatdagi barcha ma'lumotlar rahbardan to'g'ridan-to'g'ri bo'ysunuvchilarga tushadi, so'ngra tashkilotdagi hokimiyat vertikali bo'ylab ma'lum vazifalarni aniq bajaruvchilarga uzatiladi. Bunday ma'lumotlarga tashkilotning joriy ish jarayoniga ta'sir qilishi mumkin bo'lgan rahbariyatning ko'rsatmalari, yangi qoidalar, xulq-atvor normalari, aniq vazifalarni bajarish muddatlari kiradi.

Ish uchrashuvlarini tayyorlash, tashkil etish va o'tkazish

Uchrashuv samarali bo'lishi uchun uning asosiy fikrlarini diqqat bilan ko'rib chiqish kerak: yig'ilishning maqsadi, asosiy vazifalari, tadbirning bosqichlari. Faqat shunday sharoitda uchrashuvdan foyda olish mumkin.

Afsuski, ularning ko'pchiligi faqat biznes muhitida qabul qilinganligi sababli o'tkaziladi. Ko'pgina kompaniyalarda hafta boshida menejment bilan muntazam uchrashuvlar va uchrashuvlar odatiy holga aylanib, o'z ma'nosini yo'qotdi.

Biroq, katta bozor ulushlarini rivojlantirishga va yutib olishga intilayotgan yirik kompaniyalar bu masalaga juda ehtiyotkorlik bilan yondashadilar:

yig'ilish ishtirokchilari ro'yxati aniqlanadi;
uzoq vaqt davomida uning kun tartibi ishlab chiqilmoqda, unda vaqt o'tishi bilan tuzatishlar kiritiladi;
bo'lim boshliqlari hisobot beradigan strategik vazifalar ustuvor bo'lib qolmoqda.

Ish uchrashuvini o'tkazish bosqichlari va texnologiyalari

Har bir uchrashuv ikkita asosiy bosqichdan iborat: tayyorgarlik va bevosita o'tkazish.

Birinchi bosqichda tadbirning dolzarbligi aniqlanadi, uning maqsad va vazifalari belgilanadi, ishtirokchilar ro‘yxati shakllantiriladi, kun tartibiga muvofiq ma’ruzalar va taqdimotlar tayyorlanadi.

Ikkinchidan, to'g'ridan-to'g'ri mavjud kun tartibiga muvofiq, barcha hozir bo'lganlar ishtirok etishi mumkin bo'lgan masalalar yoritiladi. Qoidaga ko‘ra, kompaniya rahbariyati yig‘ilishga raislik qiladi va uning ohangini belgilaydi, so‘zlashish huquqini beradi va agar u konstruktiv muhokama doirasidan chiqib ketsa, muhokamani to‘xtatadi.

Yig'ilishdagi asosiy bosqichlarga qo'shimcha ravishda, agar u muammoni hal qilishni o'z ichiga olsa, qaror qabul qilish bosqichi bo'lishi mumkin. Buni muhokama qilish yoki ovoz berish orqali amalga oshirish mumkin.

Biznes uchrashuv rejasi misol

Uchrashuvning batafsil rejasiga ega bo'lsangiz, u samarali bo'lishiga amin bo'lishingiz mumkin.

Bunday reja quyidagilarni o'z ichiga olishi mumkin:

boshning xush kelibsiz nutqi - ma'lum bir vaqtni (chorak, oy, hafta) yakunlash;
muammoni yoritish, uning kompaniya uchun dolzarbligini asoslash;
uning yechimi bo'yicha aqliy hujumni tashkil etish;
barcha mavjud variantlarni baholash;
muammoni hal qilish variantlarini to'plash;
muammoni hal qilish uchun maxsus vositalardan foydalanish bo'yicha ovoz berish yoki boshqacha qaror qabul qilish;
muammoni hal qilish chegaralarini aniqlash: muddatlar, mas'ul shaxslar, usullar.

Uchrashuv davomida ma'lum bir masalaga qaytish va uni batafsil ko'rib chiqish uchun uning asosiy fikrlarini yozib olish muhimdir.

Expocentre ko'rgazmalari va kongresslarida ishbilarmonlik uchrashuvlari

Bittasi samarali vositalar mahsulotlarni reklama qilish - bu Expocentre yarmarka maydonlarida o'tkaziladigan ko'rgazmalar va kongresslar doirasida ishbilarmonlik uchrashuvlarini o'tkazish. Ushbu formatdagi ish uchrashuvlari boshqalardan biroz farq qiladi. Agar navbatdagi yig'ilishda bitta korxonaning boshqaruv jamoasi yig'ilsa, u holda ko'rgazma davomida har qanday ishlab chiqaruvchi korxona muammolarini kompleks hal qilish va barcha etkazib beruvchilar va mahsulotlar distribyutorlarini taklif qilish uchun noyob imkoniyatga ega.

Ishbilarmonlik muzokaralari uchun maxsus jihozlangan xonalar, Expocentre Fairgrounds kongress zallari turli xil odamlar uchun mo'ljallangan. Shu sababli, barcha ishtirokchilarni joylashtirish bilan bog'liq muammolar yo'q. MatchMaking tizimidan foydalanib, siz uchrashuv vaqtini oldindan belgilashingiz mumkin. Taqdimot texnikasi uchrashuvni yanada boy va to'liqroq qiladi.

Uchrashuv, yig'ilish yoki yig'ilish natijasida deyarli har doim tegishli model bo'yicha protokol tuziladi. To'ldirish xususiyatlari va hujjatning tayyor namunasi quyida keltirilgan.

Namuna shaklini maqolaning oxirida yuklab olish mumkin.

Uchrashuv davomida har doim protokol tuziladi va menejment qaysi modeldan foydalanish yaxshiroq ekanligini o'zi hal qiladi. Ushbu hujjat bir vaqtning o'zida bir nechta funktsiyalarni bajaradi:

Barcha hozir bo'lganlar va ma'ruzachilar haqidagi ma'lumotlarni yozib oladi.
Ushbu yig'ilishda qabul qilingan barcha asosiy qarorlarni o'z ichiga oladi.
U muzokaralar jarayonining haqiqiy holatini aks ettiradi, ushbu bosqichdagi asosiy kelishuvlarni belgilaydi.

Shunday qilib, hujjatning asosiy vazifasi yig'ilish faktini va natijada qabul qilingan barcha qarorlarni qayd etishdir.

ESLATMA. Barcha yig'ilishlar qayd etilmaydi, shuning uchun kompaniya rahbariyati qaysi holatda hisobot hujjatini tuzishni mustaqil ravishda hal qilish huquqiga ega, unda bunday emas. Odatda, tashkilotning kelajakdagi rivojlanishiga bevosita ta'sir ko'rsatadigan masalalarni muhokama qiladigan yig'ilishlarda bayonnomalardan foydalaniladi.

Qonun hujjatlarida hujjatning mazmuniga hech qanday talablar ishlab chiqilmagan, bundan tashqari, yagona shakl yo'q. Shuning uchun har bir kompaniya o'z shaklidan foydalanishi mumkin. Shu jumladan, muayyan holatlar uchun turli shakllardan foydalanishingiz mumkin (masalan, bo'lim yig'ilishi, navbatdan tashqari yig'ilish yoki kontragent vakillari bilan qo'shma yig'ilish).

Hujjat odatda quyidagi ma'lumotlarni o'z ichiga oladi:

Kompaniyaning to'liq nomi, bayonnomaning raqami va uni tuzish sanasi. Raqamlash orqali amalga oshirilishi mumkin - har bir kalendar yilidan ortga hisoblash boshlanishi bilan.
Hozir bo'lganlar tarkibi:

komissiya raisi;
Protokoldagi yozuvlarni rasmiylashtiradigan mas'ul kotib;
hozir bo'lganlarning qolganlari - odatda ro'yxat hujjatning oxirida joylashtiriladi.

Kun tartibi - ya'ni. muhokama qilinadigan masalalar ro'yxati. Oldindan tuzilgan va barcha hozir bo'lganlarga xabar qilinadi (odatda maxsus e'lonlar uchrashuvlar uchun bir necha kun oldin beriladi).
Ma'ruzachilar ro'yxati (ismi, lavozimi, nutq mavzusi, ko'tarilgan muammolar).
Yig‘ilish yakunlari bo‘yicha qabul qilingan qarorlar.
Rais va kotibning imzolari, imzolar stenogrammasi (familiyasi va bosh harflari).
Agar bayonnomaga qo‘shimcha hujjatlar, shuningdek audioyozuvlar, foto va video tasvirga olish materiallari ilova qilingan bo‘lsa, bu fakt hujjatda aks ettirilishi kerak. Oxirida "Ilovalar" so'zi yoziladi va hujjatlar va boshqa materiallarning nomlari, ularning soni va turi (asl yoki nusxasi), shuningdek, varaqlar soni ko'rsatiladi.

Shakl va namuna 2020

Eng oddiy holatda, shakl shunday ko'rinadi.

Va misol sifatida siz ushbu shaklni tanlashingiz mumkin:

ESLATMA. Qarorni tavsiflovchi "QAROR ETILGAN" bo'limida, agar u yig'ilishda o'tkazilgan bo'lsa, ovoz berish jarayonining natijalari ko'pincha beriladi. Natijalar “QARShI”, “QARShI” va betaraf ovozlarning oddiy yig‘indisi yo‘li bilan qayd etiladi.

Qisqa va to'liq navlar

Bitta tashkilot doirasida turli yig'ilishlar o'tkazilishi mumkin. Uchrashuvning ahamiyati u ko'rib chiqiladigan masalalarga bog'liq. Shuningdek, ular bir yoki boshqa namunani tanlashni aniqlaydilar, unga ko'ra protokol tuziladi. Umuman olganda, hujjatning 2 turi mavjud:

Protokoldan ko'chirma

Protokoldan ba'zi ma'lumotlarni olish zarur bo'lsa, ko'chirma tuziladi. Ushbu hujjat protokol qismining aniq nusxasidir. Ko'chirmada asosiy hujjatning tuzilgan sanasi, uning raqami va kompaniya nomi yozilishi kerak. Nusxaning to'g'riligi yig'ilish kotibining va/yoki raisning shaxsiy imzosi bilan tasdiqlanadi.

O'tkazish xususiyatlari

Yil oxirida hisobot yig'ilishlari bo'lsa, odatda hujjatning kengaytirilgan shakllari tanlanadi. Agar alohida tarkibiy bo'linmaning yig'ilishi haqida gapiradigan bo'lsak, menejerlar, qoida tariqasida, eng oddiy shablonni tanlashadi.

Faktlarni qayd etish va protokolni saqlash xususiyatlari quyidagilardan iborat:

Yig'ilish bayonnomasining namunasi kompaniya rahbariyati yoki tashkilotning muayyan tarkibiy bo'linmasi tomonidan tasdiqlanadi.
Uchrashuv vaqtida bevosita o'tkaziladi. Tayinlangan maxsus ofitser hujjatlarni qayta ishlash uchun javobgardir. Ko'pgina hollarda, bu kotib, u ham majlis kotibi vazifasini bajaradi.
Noaniqliklarga, ma'ruzachilarning iboralarini noto'g'ri talqin qilishga yo'l qo'ymaslik uchun ko'pincha uchrashuv davomida sodir bo'lgan barcha voqealarni qo'shimcha ravishda yozib olish amalga oshiriladi. Audio va videoyozuv vositalaridan foydalaniladi. Keyinchalik, zarurat tug'ilganda, nutqlarning stenogrammalari bayonnomaga ilovada - xodimlar va boshqa taklif qilingan shaxslar aytgan so'zlarning aniq iqtiboslari beriladi.
Asl nusxalar soni vaziyatga qarab tuziladi. Qoida tariqasida, bitta asl nusxa etarli. Biroq, sherik (boshqa kompaniya vakillari) ishtirokida yig'ilish bo'lsa, 2 ta asl nusxani rasmiylashtirish kerak bo'ladi. Odatda bunday uchrashuvlar biznes muzokaralarining turli bosqichlarida o'tkaziladi.
Hujjatning nusxalariga kelsak, ularning istalgan sonini yaratishingiz mumkin. Bunday ehtiyoj yig'ilishlarni o'tkazishda paydo bo'ladi, ularning qarorlari tashkilotning barcha bo'limlari uchun majburiydir. Keyin nusxalar barcha tarkibiy bo'linmalarga yuboriladi. Qoida tariqasida, ular asl muhr va boshning qo'lyozma imzosi bilan tasdiqlanadi.

Mumkin bo'lgan noaniqliklarga yo'l qo'ymaslik uchun har bir xodimning yoki taklif qilingan shaxsning nutqini stenografiyada aniq takrorlash uchun audio va video yozish vositalaridan foydalaniladi.

Namuna shakllarini yuklab oling:

Har bir tashkilotda vaqti-vaqti bilan kompaniya faoliyati bo'yicha yig'ilishlar tashkil etish va o'tkazish zarurati tug'iladi. Uchrashuvlarning qanday turlari mavjudligi, shuningdek, ularni tashkil etishga qanday to'g'ri yondashish haqida ushbu maqolada o'qing.

Ushbu maqolada biz quyidagilarni ko'rib chiqamiz:

qanday turdagi uchrashuvlar mavjud;
ish uchrashuvini qanday tashkil qilish kerak;
rahbar yig'ilishlarining tartibi, rejasi va tashkil etilishi;
konferentsiyani tashkil etish;
biznes uchrashuvlarini tashkil etish.

Tashkilotdagi yig'ilishlarning turlari

Mavjud har xil turlari nafaqat mavzu, balki ularning tashkil etilishi, shuningdek, ularda ishtirok etuvchi odamlarning tarkibi bilan ham farq qiladigan uchrashuvlar. Aytishimiz mumkinki, yig'ilish bir masalani muhokama qilishga bag'ishlangan yig'ilishdir. Tashkilotlarda, qoida tariqasida, uchrashuvlarning eng keng tarqalgan turlari biznes, konferentsiya qo'ng'iroqlari, operativ va boshqaruv yig'ilishlaridir. Ularning har biri o'ziga xos tashkiliy xususiyatlarga ega, biz ularni batafsil ko'rib chiqamiz.

Shuningdek, uchrashuvlar nafaqat ularning turlari, balki ularni o'tkazish chastotasi bilan ham farq qilishi mumkin. Shunday qilib, rejali va rejadan tashqari uchrashuvlar mavjud. Bundan tashqari, uchrashuvlar quyidagi mezonlarga ko'ra tasniflanishi mumkin:

diktatorlik - avtoritar boshqaruv turiga xos xususiyat, agar yig'ilishga faqat rahbar rahbarlik qilsa va haqiqiy ovoz berish huquqiga ega bo'lsa, qolgan ishtirokchilarga faqat savol berish imkoniyati beriladi, lekin o'z fikrini bildirmaydi;
avtokratik - rahbarning ishtirokchilarga bergan savollari va ularga bergan javoblari asosida, qoida tariqasida, muhokamalar bo'lmaydi, faqat dialog mumkin;
segregativ - hisobot faqat rahbar tomonidan tanlangan ishtirokchilar tomonidan muhokama qilinadi, qolganlari taqdim etilgan ma'lumotlarni tinglaydi va hisobga oladi;
munozarali - erkin fikr almashish va rivojlanish umumiy yechim; yakuniy tahrirda qaror qabul qilish huquqi rahbarda qoladi;
erkin - u aniq kun tartibini qabul qilmaydi, ba'zan rais bo'lmaydi, ba'zan qaror bilan yakunlanadi, lekin asosan fikr almashishga to'g'ri keladi.

Ishbilarmonlik uchrashuvini tashkil etish

Ish uchrashuvini tashkil etish boshqaruv faoliyatining eng muhim shakllaridan biridir. Bunday yig'ilish davomida xodimlar va tashkilot rahbari o'rtasida ma'lumotlar almashiladi, muhim boshqaruv qarorlari qabul qilinadi. Qoidaga ko'ra, menejerlar ularni tashkil etish va o'tkazish haqida aniq tasavvurga ega emasligi sababli biznes uchrashuvlari har doim ham kerakli samarani bermaydi.

Bunday uchrashuvlarni tashkil etishdagi asosiy xatolar ularni o'tkazishning haddan tashqari muntazamligi bo'lishi mumkin. katta miqdorda ishtirokchilar, shuningdek, uzoq muddat, bu ham umumiy ish faoliyatini kamaytiradi. Qoida tariqasida, bunday xatolar tadbirning ko'rinadigan natijalarining yo'qligiga olib keladi, bu esa menejerni yangi yig'ilishni tashkil etishga majbur qiladi, bu ham kerakli ta'sirga ega bo'lmaydi. Ushbu muammolarni oldini olish uchun tashkilotda qanday yig'ilishlar chaqirilishini aniq rejasini tuzishni tavsiya qilamiz.

Ishbilarmonlik uchrashuvini tashkil etish jarayoni uchta komponentga qisqartirilishi kerak:

ma'lumotlarni yig'ish va qayta ishlash;
tashkilotning barcha tarkibiy bo'linmalari faoliyatini muvofiqlashtirish;
Qaror qabul qilish.

Yig'ilishni birinchi navbatda tayyorlash uni tashkil etishning maqsadga muvofiqligiga asoslanishi kerak. Oddiy qilib aytganda, rahbar jamoaviy yig'ilish qanday masalalar bo'yicha o'tkazilishini va qanday natijaga erishmoqchi ekanligini aniq tushunishi kerak. Muammoli masalani turli tarkibiy bo'linmalarning xodimlari bilan muhokama qilishingiz kerak bo'lgandagina bunday tadbirlarga murojaat qilishingizni tavsiya qilamiz, aks holda muqobil shakllarni ko'rib chiqishingizni tavsiya qilamiz (muammoni telefon orqali hal qilish imkoniyati, konferentsiya qo'ng'irog'i va boshqalar). .

Yig'ilishni tashkil etish zarurligi to'g'risida qaror qabul qilingandan so'ng, hozir bo'lganlar va tarkibini aniqlash talab qilinadi asosiy mavzu. Ba'zi hollarda siz yaratishga murojaat qilishingiz mumkin ishchi guruhi bu ish uchun mas'ul xodimlar. Shuningdek, ushbu tadbirdan qanday natija kutayotganingizni oldindan o'ylab ko'rishingizni maslahat beramiz. Bu tadbirning maqsadi bo'ladi. Uning ta'rifisiz ko'rinadigan natijalarga erishish deyarli mumkin emas.

Rahbar yig'ilishlarini tashkil etish

Rahbarning yig'ilishlarini tashkil etish shunday bosqichlarni o'z ichiga oladi, ularning oqibatlari tashkilotda uzoq vaqt davomida u yoki bu tarzda namoyon bo'ladi. Keling, asosiy bosqichlar bilan tanishib chiqamiz va ularni tayyorlashda xatolikka yo'l qo'ymaslik uchun yig'ilishlarni tashkil etish tartibini batafsil o'rganamiz.

Avvalo, uchrashuvlarni tashkil etish qoidalari tadbirning asosiy qismining maqsadlarini aniqlashni talab qiladi. Ular yo'q bo'lganda, yig'ilishning borishi istalganidan chetga chiqa boshlaydi va rahbarning og'zaki nutqi yig'ilishni davom ettirish uchun etarli emas.

Maqsadlarni tanlash boshqaruv sxemasida yig'ilish joyini tanlashni talab qiladi, bu esa o'z navbatida rejalashtirish va nazorat qilish tizimi bilan bog'liqdir.

Ushbu tadbirlarni tashkil etish chastotasini aniqlash kerak. Xodimlar oldindan tayyorgarlik ko'rish imkoniyatiga ega bo'lishlari uchun bir yil (oy, chorak) uchun dastlabki jadvalni oldindan tuzish yaxshidir.

Keyingi savol - ishtirokchilarni tanlash. Yig'ilishda qancha ko'p odam qatnashsa, u shunchalik samarali bo'ladi, deb xato o'ylamang. O'zingizni eng kerakli xodimlar bilan cheklash yaxshidir, aks holda voqea haqiqiy farsga aylanishi bilan tahdid qiladi.

Ko'rinishidan, eng oson savollardan biri - kun tartibi va yig'ilish bayonnomasi kabi hujjatlar formatini tanlash zarurati. Biroq, bu hujjatlarga satr va ustunlarni qo'shish (o'chirish, nomini o'zgartirish) bo'yicha boshliq va kotibning ijodiy iztiroblari ko'pincha paydo bo'ladi va cho'ziladi, bu ba'zan yig'ilish ishtirokchilari oldida amalga oshiriladi. Shuning uchun, bu erda oldindan tayyorgarlik ko'rish kerak. Kun tartibi va bayonnomalar to'g'risidagi ma'lumotlarni o'z ichiga olgan hisobot va rejalashtirish hujjatining yagona shaklini oldindan tuzishingiz va tasdiqlashingizni tavsiya qilamiz.

Konferents-aloqani tashkil qilish

Konferentsiya qo'ng'iroqlari bu daqiqa qulayligi va oddiy tashkil etilishi tufayli ancha keng tarqaldi. Shunday qilib, ularni amalga oshirish uchun faqat yig'ilishning barcha ishtirokchilari o'rtasida aloqa mavjudligi va bo'sh vaqt talab qilinadi. Agar yig'ilish rahbariyatdan topshiriqlarni qabul qilishga qaratilgan bo'lsa, aksariyat xodimlar uchun bir tomonlama aloqaga ruxsat beriladi.

Konferents-aloqa nafaqat selektor yordamida, balki telefon yoki maxsus kompyuter dasturlari yordamida ham tashkil etilishi mumkin. Ushbu turdagi yig'ilishni tashkil qilishda uni o'tkazish vaqtiga e'tibor berish kerak. Bunday hodisalar ish ritmini sezilarli darajada buzganligi sababli, biz ularni ish kunining ikkinchi yarmida o'tkazishni tavsiya qilamiz. Ishtirokchilarning hech birini bevosita ishdan chalg'itmaslik uchun to'g'ri vaqtni tanlash ham kerak. Bunday uchrashuvlar uchun sana va vaqtni aniq belgilash (masalan, oyning oxirgi payshanbasi) ajoyib variant bo'ladi.

Shuni hisobga olish kerakki, konferentsiya qo'ng'iroqlari uzoq davom eta olmaydi, shuning uchun barcha ishtirokchilarni ular uchun mavjud bo'lgan vazifalar va ularni hal qilish muddatlari to'g'risida zudlik bilan xabardor qilish zarur bo'lganda, ularni o'tkazish tavsiya etiladi.

Operatsion yig'ilishlarni tashkil etish

Yig'ilish odatda haftaning ma'lum bir kunida yoki har kuni ish kunining boshida, menejerning kabinetida o'tkaziladi. Kotibning vazifalariga quyidagilar kiradi:

ishtirokchilarni xabardor qilish;
yig'ilish ishtirokchilarining o'z vaqtida kelishini nazorat qilish;
kelmagan xodimlarning yo'qligi sabablarini tushuntirish va menejerga hisobot berish;
rahbarning iltimosiga binoan ishchilarni chaqirish.

Uchrashuv davomida kotib barcha telefon qo'ng'iroqlarini va ishtirokchilarni qabul qiladi. Oddiy taraqqiyot muhitini yaratish, uning buzilishiga yo'l qo'ymaslik muhimdir.

Shuni esda tutish kerakki, ushbu voqealarning aksariyati boshqa yo'l bilan yozilishi yoki yozib olinishi kerak. Eng yaxshi variant - ro'yxatga olish.

Agar kotib ishtirokchilardan biri bo'lmasa, u o'zining odatiy vazifalarini bajarib, qabulxonada bo'lishi kerak. Ishtirokchilarga yordam berish uchun kotibning bo'lishiga faqat boshida, oxirida va tanaffuslarda ruxsat beriladi.

Agar kotib tadbir ishtirokchilaridan biri bo'lsa, unda uning vazifalariga materiallarni tarqatish, menejerga kechikkanlar, tanaffus va gapirishni istaganlar haqida ma'lumot berish kiradi. Tadbir oxirida kotib binolarni tozalashi va hisobotlarni tayyorlashi kerak (agar kerak bo'lsa). Shu bois, tezkor yig'ilishni tashkil etish va uni o'tkazish tugallangan deb hisoblanishi mumkin.

Biriktirilgan fayllar

Xodimlarning umumiy yig'ilishining mehnat jamoasi vakillarini saylash bo'yicha bayonnomasi (shakl).dok
Malaka komissiyasi majlisining bayonnomasi (shakl).dok
Ish tavsifi kotib yordamchisi (shakl).dok

Faqat obunachilar uchun mavjud

Xodimlarning umumiy yig'ilishining mehnat jamoasi vakillarini saylash to'g'risidagi bayonnomasi (namuna).dok
Malaka komissiyasi majlisining bayonnomasi (namunasi).dok
Kotib yordamchisining ish tavsifi (namuna).dok

Ishbilarmonlik uchrashuvining rejasi yanada samarali biznes uchrashuvini o'tkazish uchun tuziladi, bu jamoaviy boshqaruv qarorlarini keyinchalik qabul qilish uchun ma'lumot almashish orqali ma'lum miqdordagi ishtirokchilar uchun ishbilarmonlik aloqalarini tashkil etish shaklidir.

Ishbilarmonlik uchrashuvlarining maqsadi aloqa orqali xodimlarning faoliyatini tegishli yo'nalishlarda o'zgartirishdir. Ish uchrashuvining rejasi aniq vazifalarni belgilash va berilgan natijalarni o'z ichiga oladi, biznes uchrashuvi rejasini tayyorlash esa ularning turiga, maqsadlariga va savollar tizimiga bog'liq.

Ish uchrashuvi rejasini tark etish

Ishbilarmonlik uchrashuvining rejasi ushbu yig'ilishning mavzusi va maqsadlariga muvofiq ishlab chiqilgan kun tartibini shakllantirishdan boshlanadi. Kun tartibida asosiy ma'ruzachi, uning hamma'ruzachilari, yig'ilish vaqti va majlislar o'tkaziladigan joy ko'rsatilishi mumkin.

Kelajakda ishtirokchilarning asosiy tarkibiga aniqlik kiritiladi va ma'lum bir shakldagi taklifnomalar yuboriladi. Ishbilarmonlik uchrashuvlarini tayyorlash jarayonida ular tartib va elementlar tizimini nazarda tutuvchi normativ hujjatlarni ishlab chiqadilar, ularning vaqtini belgilaydilar. Ish uchrashuvining rejasi, birinchi navbatda, taklif qilinganlarning ko'pchiligiga (rahbarlar, mutaxassislar, xodimlar, ishchilar) tegishli bo'lgan savollarni shakllantirishni talab qiladi. Ishbilarmonlik uchrashuvi rejasiga kiritilgan savollar murakkablik darajasiga qarab ko'proq hajmli va murakkab masalalardan oddiyroq savollarga qadar tartiblanadi.

Uchrashuvni rejalashtirish

Uchrashuvni rejalashtirish jarayonida ish uchrashuvi rejasi tuziladi, unda kun tartibi, shu jumladan yig'ilishga kiritilgan masalalar, ma'lum bir masala bo'yicha hisobot bergan shaxsning ismi, bosh harflari va lavozimi tuziladi.

Ishtirokchilarni shakllantirish yig'ilishni rejalashtirish jarayonining ikkinchi bosqichidir. Ishtirokchilar tarkibi ko‘rib chiqilayotgan masalalardan bevosita manfaatdor bo‘lgan yoki ko‘rib chiqilayotgan mavzu bo‘yicha bilimga ega bo‘lgan shaxslar soniga qarab belgilanadi.

Ish uchrashuvini samarali tayyorlash va o'tkazishga yordam beradigan ba'zi qoidalar mavjud:

Mavzuni majburiy bayon qilish va jarayonda erishiladigan natijalarni aniqlash;
Xodimlarni qabul qilingan qarorlarning to'g'riligiga ishontirish uchun natijalarga erishish uchun puxta o'ylangan dalillar va tavsiyalarni ilgari suradigan ma'ruzachining aniq pozitsiyasi;
Muhokama qilinadigan masalalar ro'yxatini o'z ichiga olgan puxta o'ylangan kun tartibi,
Yig'ilishda muhokama qilinadigan masalalarning ma'lum bir tartibi, ular ahamiyatiga ko'ra emas, balki psixologik printsipga ko'ra tartibga solinishi kerak.

talablarga javob berish

Keling, biznes uchrashuvlari rejasiga kiritilgan yana bir nechta javob talablarini ko'rib chiqaylik. Munozarani ochadigan mavzuni hal qilish osonroq bo'lishi kerak, shunda u muvaffaqiyatli hal qilingandan so'ng, xodimlarning yanada murakkab masalalarni hal qilish uchun motivatsiyasi sezilarli darajada oshadi.

Qizg'in muhokamani talab qiladigan masalalar puxta o'ylangan bo'lishi va biznes uchrashuvi rejasiga to'g'ri joylashtirilishi kerak. Shuningdek, yig'ilishni tugatishi kerak bo'lgan kerakli yakuniy natijani aniqlash ham muhimdir.

Tushunish qiyin bo'lgan eng murakkab mavzularni muhokama qilishda biznes uchrashuvining rejasi vizual materiallardan foydalanishni o'z ichiga olishi kerak, chunki mavzularni tushunish nafaqat eshitish, balki ko'rish orqali ham yaxshilanishi mumkin. Kun tartibiga oid faktlar oldindan taqdim etilishi kerak, hammasi Kerakli hujjatlar uchrashuv oldidan tayyorlang.

Uchrashuvga tayyorgarlik

Ishbilarmonlik uchrashuvlari rejasi samarali uchrashuvni tayyorlash uchun muhim vosita bo'lib, unda ishtirokchilar bilan uchrashuv haqida muloqot qilish usullari haqida o'ylash kerak.

Uchrashuv ishtirokchilariga taklifnomalar yuboriladi, unda qanday mavzu va vazifalar yozilishi kerak. Ishtirok eta olmaydigan ishtirokchilar keyinchalik muhokamaning borishi, shu jumladan yig'ilish natijalari bayonnomasi to'g'risida xabardor qilinishi kerak.

Uchrashuvni rejalashtirayotganda, uchrashuv o'tkaziladigan joy haqida o'ylash kerak, chunki muhokamalar davomida hech narsa ishtirokchilarning e'tiborini chalg'itmasligi kerak. Shuningdek, samarali munozara uchun xodimlarning yaxshi kayfiyati uchun sizga qulay muhit va ishbilarmonlik muhiti kerak.

Muammoni hal qilishga misollar

MISOL 1

tizim biznesi bo'yicha mutaxassis

"Uchrashuvning samaradorligi ishtirokchilar soni va sarflangan vaqtga teskari proportsionaldir".

Old va Kan qonuni

kimga: egalari, top menejerlar, o'rta menejerlar

Maqoladan foydalanish stsenariylari: kim uchun foydali va nima uchun

Egalari- taklif etilayotgan normativ hujjatlardan foydalangan holda kompaniyada yig‘ilishlar o‘tkazishning yagona standartini joriy etish; muntazam ravishda yig‘ilishlar o‘tkazib turuvchi rahbarlar faoliyatida shaffoflikka erishish; direktorlar kengashi faoliyatini samarali va samarali tashkil etish.

Top menejerlar va o'rta menejerlar- yig'ilishlar yordamida murakkab muammo va vazifalarni samarali hal qilish, barcha ishtirokchilar o'rtasida o'zaro tushunish uchun yagona standartdan foydalanish.

Mutaxassislar-Menejeringizga uchrashuvlarni yanada samarali va samarali o'tkazishga yordam bering.

Bu dahshatli so'z "Uchrashuv"

Zararsiz, birinchi qarashda, uchrashuvlar mavzusi kam odamni befarq qoldiradi. Unga teginishga arziydi va zo'ravonlik reaktsiyasi ta'minlanadi! Mening amaliyotim shuni ko'rsatadiki, kompaniyalardagi uchrashuvlar bilan bog'liq vaziyat ekstremal holatlardan biriga moyil:

Menejer uchrashuvlar vaqtni behuda sarflash deb hisoblaydi, chunki tejalgan vaqt ichida ko'p ishlarni bajarish mumkin. Shu sababli, kompaniyada yig'ilishlar, hatto juda zarur bo'lganda ham o'tkazilmaydi. Natijada, ijrochilar buzilgan ma'lumotlarga duch kelishadi va strategik xarakterdagi ko'plab muammolar, bo'limlar tutashgan joyda yoki kimningdir mas'uliyat sohasiga kirmasligi oddiygina hal etilmaydi.
Teskari holat - rahbar har bir kichik masala bo'yicha yig'ilishlarni chaqirganda, ishtirokchilarning tarkibi har doim maksimal va ortiqcha bo'ladi, har bir uchrashuv hamma narsani va hamma narsani muhokama qilishga aylanadi va 3-4 soat davom etadi. Bunday holda, kasbiy vazifalarni bajarishga vaqtlari bo'lmagan vijdonli xodimlar "signal beradilar" - ular har kuni o'nta uchrashuv o'tkazadilar. Menejer mamnun: hamma narsa nazorat ostida bo'lganga o'xshaydi.

Natija paradoksaldir. Ko'pincha, boshqaruv vositasi sifatida yig'ilishlar umuman ishlatilmaydi yoki menejerlar va vijdonli bo'ysunuvchilar tomonidan nol natija bilan foydalaniladi.

Ba'zilarning fikriga ko'ra, yig'ilish ishtirokchilar ko'p bo'lsa, mavzu hech bo'lmaganda global bo'lib, bir necha soat davom etadi.

Maqola doirasida men uchrashuvni kengroq ma'noda ko'rib chiqaman. 2 kishi ishtirok etishi mumkin bo'lgan va 15 daqiqa davom etadigan tezkor yoki flayer deb ataladigan narsa ham uchrashuv variantidir. Boshlangan ichki loyihalarning holatini muntazam muhokama qilish ham yig'ilishdir.

Uchrashuv maxsus (maqsad: muammo, imkoniyat, g'oya, strategiyani muhokama qilish) yoki ishtirokchilarning aniq tarkibi bilan oldindan rejalashtirilgan bo'lishi mumkin. Direktorlar kengashi- Bu, asosan, odatiy kun tartibi va ishtirokchilar tarkibiga ega bo'lgan muntazam yig'ilishning variantidir.

Lev Tolstoy bizga ajoyib iborani berdi: "Barcha baxtli oilalar bir xil, har bir baxtsiz oila o'ziga xos tarzda baxtsizdir". Uchrashuvlar uchun teskari qoida qo'llaniladi: "Barcha samarasiz uchrashuvlar bir xil": ishtirokchilar ma'ruzachining monologi ostida uxlab qolishadi, savollar hal etilmaydi, natijada hech narsa qilinmaydi.

Men sizning e'tiboringizga uchrashuvlarning odatiy muammolarini keltiraman. Ishonchim komilki, siz ularni direktorlar kengashlarida ham, ertalabki tezkor xodimlarda ham, muayyan muammoni hal qilish uchun yig'ilgan konferentsiyalarda ham topasiz.

Yig'ilish ishtirokchilari kichik masalalarni hal qilish bilan band, strategik masalalarga vaqt qolmaydi (past tashkiliylik darajasi).
Ular davralarda yurishadi - ular bir xil muammolarni / vazifalarni muhokama qilishadi, lekin uchrashuv natijalariga ko'ra hech narsa qilinmaydi (vaziyat "biz gaplashdik va ajraldik").
Hech kim nima bilan shug'ullanishni bilmaydi - ular yig'ilishda eski vazifalar hali bajarilmaganda yangi vazifalarni ishlab chiqaradilar (bu yondashuv bilan na biri, na boshqasi bajarilmaydi).
Yig'ilish ishtirokchilari mas'uliyatni bir-birlariga yuklaydilar va ishning foydasi haqida emas, balki boshliqning e'tiborini o'z bo'linmasidan qanday chalg'itish va tegishli bo'limlardan "to'fon" hamkasblarini qanday chalg'itish haqida o'ylashadi.
Uchrashuv "menejer monologi" shaklida o'tkaziladi: g'oyalar va takliflar qanday muhokama qilinadi, bu holda qolgan ishtirokchilar ortiqcha bo'ladi.
Uchrashuvga haddan tashqari ko'p ishtirokchilar taklif qilinadi, buning natijasida ular fars yoki uyqusirab shohlikka aylanadi.
Shaffoflik yo'qligi: o'rta boshliqlar va ularning qo'l ostidagilar nima haqida gaplashayotgani va bu qanchalik samarali ekanligini faqat Xudo biladi! Yuqoridagi barcha muammolar ushbu uchrashuvlarda mavjud bo'lib tuyuladi :-)

Natija: boshqaruv vositasidan vijdonli xodimlar uchun yuk va demotivatorga aylanadigan yig'ilishlarning juda past samaradorligi.

Seminarlar va direktorlar kengashini tayyorlash va o'tkazishning bosqichma-bosqich algoritmi

Qanday qilib yig'ilishlar va direktorlar kengashini murakkab muammolar va vazifalarni hal qilish uchun samarali boshqaruv vositasiga aylantirish mumkin? Men uchrashuvlarni o'tkazishda o'zimning xatolarimni va muntazam boshqaruv bo'yicha maslahat beradigan mijozlarim tajribasini hisobga olgan holda ishlab chiqilgan bosqichma-bosqich algoritmdan foydalanishni taklif qilaman. Men buni o'zingizga asoslanib yakunlashni / yaxshilashni tavsiya qilaman shaxsiy tajriba va biznesingizning o'ziga xos xususiyatlari va uni korporativ qoidalarga-standartga asoslanmasligi kerak.

Albatta, men algoritmda uchrashuvlarning o'ziga xos turlarining barcha xususiyatlarini etkaza olmadim: operativ, muayyan muammolarni hal qilish uchun yig'ilgan direktorlar kengashi, loyiha guruhlari, qo'mitalar yig'ilishlari va boshqalar. Ularning har biri uchun siz alohida reglament va algoritm yozishingiz mumkin: uning odatiy kun tartibi nima, qanday materiallar tayyorlanishi kerak, taqdimot qanday formatda bo'lishi kerak, hisobotlarning mazmuni va tuzilishiga qanday talablar qo'yiladi.

Men "oddiydan murakkabga" tamoyilini tan olaman, shuning uchun algoritmda men barcha yig'ilishlarga, shu jumladan direktorlar kengashiga tegishli bo'lgan umumiy, oddiyroq fikrlarga e'tibor qaratdim. Ularni o'zlashtirgandan keyin aniq narsalarni qo'shish texnika masalasi bo'ladi.

1. Uchrashuvni tayyorlash va o'tkazishda kim va qanday asosiy rol o'ynashini aniqlang

Bir kishi bitta rolni yoki bir kishida bir nechta rol o'ynashi mumkin. Keling, ularni sanab o'tamiz:

Mijoz- uchrashuv maqsadlariga erishishdan eng ko'p manfaatdor bo'lgan shaxs. Misol uchun, bosh direktor ishlab chiqarishdagi nuqsonlarni kamaytirish yo'llarini izlash uchun yig'ilish chaqirishga qaror qiladi. IN bu holat u mijoz bo'ladi.

Uchrashuvni tashkil etish va o'tkazish uchun mas'ul- yig'ilish kun tartibini tayyorlash va belgilashni, barcha ishtirokchilarni ma'lum vaqt va joyda yig'ishni, tadbir oldidan ishtirokchilarni materiallar bilan tanishtirishni, natijalar bo'yicha vazifalarni belgilashni tashkil etuvchi.

Moderator- guruh boshqaruvi nuqtai nazaridan yig'ilish jarayonini tashkil qiladi.

Kotib- fikrlar, faktlar va qarorlarni tuzatish bilan shug'ullanadi. Uchrashuv bayonnomalarini yuritadi.

Ma'ruzachilar, ma'ruzachilar, hakamlar va boshqalar.- muayyan masala bo'yicha yechim taklif qilishi yoki ekspert xulosasini berishi kerak bo'lgan yig'ilish ishtirokchilari.

Tadbirning befoydaligini ta'minlash uchun uning yo'qligi kafolatlangan asosiy rol - yig'ilishni tashkil etish va o'tkazish uchun javobgardir(qisqartirilgan OOPS). Fojiali tasodif tufayli ular uni unutishadi va ochig'ini aytganda, uni "quvib chiqaradilar". O'rtacha rus rahbari tashkil etish va tayyorgarlikdan manfaatdor emas - unga faol harakatlar bering va "hujumga ko'taring!" Shuning uchun bu rol haqida batafsilroq gapirish kerak.

Birinchidan, "tashkilot" so'zi har doim ham o'z qo'llari bilan ishlashni anglatmaydi. Tashkilotchi buni o'zi bajarishi yoki vazifani boshqa xodimlarga topshirishi mumkin (sizga eslataman asosiy tamoyil: vazifa topshirilishi mumkin, uning bajarilishi uchun javobgarlik mumkin emas) va bajarilishini nazorat qilish.

Uchrashuv befoyda bo'lishini ta'minlash uchun - uni tashkil etish va o'tkazish uchun hech kimni mas'ul qilmang

Sizga shuni eslatamanki, bir kishi bir nechta rollarni o'ynashi mumkin. Agar "Mijoz" bir vaqtning o'zida "Uchrashuvni tashkil etish va o'tkazish uchun mas'ul" rolini o'ynasa - eng muhimi, bundan xabardor bo'lish va ... fitna ... aslida uni o'ynash! Agar buni amalda qilmasangiz, boshqa odamni aniq tayinlang ("Siz taxmin qilishingiz kerak" tamoyili tizimni boshqarish uchun juda yomon) yoki "Nega hamma o'z vaqtida yig'ilmadi?" Deb so'ramang. Siz ularni yig'magansiz!

Sizda tashkilotga mas'ul shaxs bormi? Tabriklaymiz! Ko‘pchilik yig‘ilishlar muammosiz o‘tib ketishining sabablaridan biri ham shu, sabablarini tushuna boshlagach, hech kim aybdor emasligi ma’lum bo‘ladi. Va eng yomoni, keyingi safar hammasi xuddi shunday bo'ladi.

2. Maqsadlarni shakllantirish, yig'ilish kun tartibini (rejasini) tuzish

Seminarning buyurtmachisi maqsadlarni belgilaydi. Ularga asoslanib, u kun tartibini mustaqil ravishda tuzadi yoki uni boshqa xodimga topshiradi va o'z ismini yig'ilishni tashkil etish va o'tkazish uchun mas'ul shaxsga ma'lum qiladi (OOPS).

Yig'ilishda muhokama qilinadigan har bir mavzu bo'yicha bir vaqtning o'zida bir nechta maqsadlarga erishishni kutish mumkin. Bunday holda, ularning barchasi ro'yxatga olinishi kerak.

Maqsadlarga erishish uchun odatiy variantlar:

Maqsadlarni, muammolarni, imkoniyatlarni va boshqalarni shakllantirish. (Masalan: biz do'konlar ishidan oyiga 2 million rubl daromad olishimiz kerak).
Yechim mavjudligini isbotlash (muammo yuzasidan fikr almashish, muammoning shartlarini ko'rsatish; ma'lumotlarni tahlil qilish).
Muammoni / muammoni hal qilish variantlarini toping (aqliy hujum), eng istiqbolli variantlar ro'yxatini tuzing (mavzu bo'yicha mutaxassislar jalb qilinishi kerak).
Muammoni hal qilish uchun eng istiqbolli variantlardan birini tanlang.
Muammoni hal qilish sxemasini (model, kontseptsiya) ishlab chiqish (mavzu bo'yicha mutaxassislarni jalb qilish kerak).
Muammoni hal qilishning ma'lum bir varianti sxemasini muhokama qiling (bir turdagi halokat testi: zaif tomonlar va imkoniyatlarni izlash).
Yechimning ishlab chiqilgan modelini (sxemasini) taqdim eting, fikr-mulohazalarni to'plang, yechimni amalga oshiradigan yoki ishlatadiganlarni jalb qiling
Yechimni amalga oshirishning bir qismi sifatida vazifalarni, maqomlarni, kichik muammolarni muhokama qiling (odatda muntazam ravishda yig'iladigan guruhga tegishli: direktorlar kengashi, loyiha qo'mitasi va boshqalar).
Xodimlarni o'rgatish (master-klass o'tkazish).

Darhaqiqat, maqsadlar kun tartibining asosidir. Ba'zan ularni hech narsa bilan to'ldirish kerak emas. Maqsadni shakllantirgandan so'ng, o'ylash kerak: ehtimol siz muammoni / vazifani yig'ilishsiz hal qilishingiz mumkin yoki buning uchun sizga faqat bitta odam kerak bo'ladi.

Masalan,kompaniyada mijozlar so'rovlarini qayta ishlash tezligi pastligi muammosi mavjud. Bosh direktor - Buyurtmachi "Aqliy hujumni o'tkazish va muammoni hal qilishning eng istiqbolli variantlarini belgilash" va "Ivanov P. tomonidan taklif qilingan yechimni muhokama qilish" maqsadlarini belgilaydi. Keyinchalik, Buyurtmachi mijoz bo'limi boshlig'iga yig'ilish kun tartibini tayyorlash vazifasini qo'yadi.

Tashkil etish va o‘tkazish uchun mas’ul shaxs kun tartibining ichki tartib qoidalariga muvofiqligini nazorat qiladi. Masalan, qoidaning bajarilishini tekshiring "Uchrashuvning ikki ishtirokchisi o'rtasida yoki rahbar darajasida, ya'ni barcha ishtirokchilarni jalb qilmasdan hal qilinishi mumkin bo'lgan kichik masalalarni kiritmang". Ushbu yondashuv sizga strategik masalalarga e'tibor qaratish va vaqtni "yonish" ni minimallashtirish imkonini beradi.

Uchrashuv boshlanishidan oldin ishtirokchilar o'rganishi kerak bo'lgan materiallarni kun tartibiga kiritganingizga ishonch hosil qiling.

Namuna kun tartibi:

1. Hozirgi yangi model mijoz loyihalari bilan ishlash. Savollarga javob bering (mas'ul: Aleksey Smirnov).

Konferentsiya oldidan barcha ishtirokchilar tomonidan materiallarni o'rganish uchun (har bir hujjatga havolalar ilova qilingan):

Kontseptsiyaning tavsifi.
1 oy uchun yangi reja formati namunasi.
Misol strategik reja 6 oy davomida.

2. "Ivanov va Partners" mijozi uchun 6 oy davomida Internetdan mijozlarni jalb qilish bo'yicha strategik rejaning loyihasini ishlab chiqish (mas'ul: Aleksey Smirnov).

3. Oylik rejalarni muhokama qilish va tuzish uchun loyiha jamoasini yig'ishning yangi sxemasini amalda sinab ko'rish. Natijalar bo'yicha fikr-mulohazalarni to'plang (mas'ul: Petr Ivin).

3. Ishtirokchilar tarkibini aniqlang

Maqsadlar va kun tartibidan kelib chiqib, muhokama qilish uchun qanday odamlar kerak bo'lishini aniqlash kerak.

Agar xodimdan masalani muhokama qilishda faol ishtirok etish talab etilmasa, lekin uni amalga oshirishda faol ishtirok etishi rejalashtirilgan bo'lsa, uni quyidagi maqsadlarda yig'ilishga taklif qilish mantiqan to'g'ri keladi:

Amalga oshiruvchilardan fikr-mulohazalarni oling (sizga havoda amalga oshirib bo'lmaydigan qal'alar qurishdan qochish imkonini beradi).
Amalda muammoni hal qilishda buzilishlarni minimallashtirishning maqsad va tamoyillarini amalga oshiruvchilarga etkazish.

Ishtirokchilar sonini faqat kerakli va ayni paytda yig'ilish maqsadlariga erishish uchun etarli bo'lganlardan shakllantirish - ma'lum bir san'at talab qiladigan vazifa. Xodimlar muammoni / vazifani qanchalik ko'p eshitsa, buzilish shunchalik kam bo'ladi, ammo qo'shimcha odamlarning mavjudligi ehtimoli shunchalik ko'p bo'lib, ularning ish vaqti va kuchini yoqib yuboradi.

Shaxsiy tajribaga asoslanib, men bitta hayotiy xakerni keltirdim: shunga o'xshash mavzu / masala bo'yicha oldingi yig'ilishlar ishtirokchilariga qarang. Agar yig'ilishda shaxsdan sezilarli foyda bo'lmasa va uning ishtiroki uning keyingi ishiga ijobiy ta'sir ko'rsatmasa, bu kelajakdagi uchrashuvlar ishtirokchilari ro'yxatidan chiqarib tashlash uchun birinchi nomzod. Bu erda ko'p gapiradiganlar va bu masala bo'yicha gapiradiganlarni farqlash muhimdir.

Har bir ishtirokchi uchun kun tartibini va unga ilova qilingan materiallarni o'rganishning zarur darajasini (agar u boshqacha bo'lishi kerak bo'lsa) aniqlash va etkazish kerak. Odatiy xato: menejer "o'zlari buni taxmin qiladilar" deb o'ylaganda. Ammo amaliyot shafqatsiz: kun tartibini batafsil o'rganishga hojat bo'lmaganlar bunga 2 soat vaqt sarflashadi, asosiy ishtirokchi esa, ma'lum bo'lishicha uchrashuv davomida "faqat bir ko'z bilan qaradi".

O'qish darajasi quyidagicha bo'lishi mumkin:

Batafsil - muammoni hal qilish yo'lini muhokama qilish / izlashda yoki keyinchalik amalga oshirishda odamning faol ishtiroki zarur.
O'rta - suvga cho'mmasdan o'qish kichik qismlar, lekin muhokamada faol ishtirok etish uchun etarli darajada batafsil.
Yuzaki (skimming) - umumiy g'oyani, asosiy fikrlarni, strategiyani ushlash. Bunday odamdan muhokama jarayonida ishtirokchilar tomonidan aytilgan ma'lumotlarga munosabat talab etiladi.

Mening amaliyotimdan bir misol:

Bitta savdo kompaniyasida aksiya o'tkazish uchun yig'ilish o'tkazildi. Bosh direktor ishtirokchilar orasida buxgalterlar, huquqshunoslar va kadrlar bo'yicha mutaxassislarni o'z ichiga oldi. Nima uchun? Ularning mustaqil fikrini eshitish.

Biroq, oradan bir oy o‘tib ma’lum bo‘ldiki, banner va aksiya haligacha bosh direktorga yoqmagan. Natija uchun kim mas'ul ekanligini va kontseptsiyaga kim ma'lum o'zgartirishlar kiritganini aniqlashga harakat qildik. Ma'lum bo'lishicha, "G'alabaning mingta otasi bor, mag'lubiyat hamisha yetimdir" degan tamoyilga ko'ra, hech kim javobgarlikni o'z zimmasiga olishga tayyor emas edi.

Bunday holatda nima qilish to'g'ri? Bosh direktor aktsiya uchun loyiha guruhini tuzishi va uning rahbarini tayinlashi kerak (u yakuniy so'zni aytishi va yakuniy natija uchun javobgar bo'lishi kerak). Loyiha jamoasi tarkibiga faqat o'zlarining professional vakolatlaridan kelib chiqqan holda aksiyani ishlab chiqishda faol ishtirok etishi kerak bo'lgan mutaxassislar kiritilishi kerak: jamoa rahbari, marketolog, dizayner, reklama bo'limi boshlig'i. Agar xohlasa, bosh direktor o'z printsiplari va qarashlarini ijrochilarga buzilmasdan etkazish uchun loyiha jamoasining birinchi yig'ilishida ishtirok etishi mumkin.

4. Uchrashuv uchun hujjatlarni rasmiylashtirish

Men onlayn hujjatlardan foydalanishni tavsiya qilaman (Google Docs, Microsoft365 va boshqalar). Ularda bor shubhasiz afzallik: barcha ishtirokchilar hujjatdagi o'zgarishlarni real vaqt rejimida ko'rishadi, har bir kishi har doim natijalarning eng so'nggi versiyasiga ega (bu sizga quyidagi harakatlar rejasida ularni amalga oshirish uchun mas'ul shaxslar tomonidan berilgan vazifalarga havolalarni darhol tuzatishga imkon beradi) uchrashuv).

Agar siz natijalar asosida ishtirokchilar imzolarini to'plashingiz kerak bo'lsa, siz har doim onlayn hujjatni chop etishingiz va imzoga qarshi u bilan tanishishingiz mumkin.

Yemoq yig'ilishning rejalari va natijalarini saqlashning ikkita varianti onlayn hujjatlarda (LOG hujjatlari):

Uchrashuv uchun alohida hujjatdan foydalaning. Faqat a'zolar uchun kirishni cheklash imkonini beradi. Kamchiliklari: fayllarni yaratish uchun ortiqcha harakatlar, dinamikani tahlil qilish qiyin.
Muayyan mavzu uchun hujjat yarating, ya'ni. bitta faylni qayta-qayta ishlating, uni yangi uchrashuvlar haqidagi ma'lumot bilan to'ldiring. Bu tendentsiyani tahlil qilish, bir oy davomida barcha uchrashuvlarni tezkor ko'rish va hokazolar uchun juda foydali. Asosiy va doimiy ishtirokchilar butun hujjatga kirish huquqiga ega deb taxmin qilinadi.

Doimiy guruhlar uchun (bunday guruhlar biznesning asosiy sohalarida top-menejerlardan tuzilishi mumkin), men konferentsiyalarning umumiy LOG hujjatini yaratishni tavsiya qilaman. Masalan, HR guruhiga quyidagilar kiradi: HR boshlig'i, ijrochi va bosh direktorlar. Qabul qiling, so'nggi o'nta konferentsiya natijalarini bitta LOG hujjatida tahlil qilish 10 xil faylni ochish va bosishdan ko'ra osonroqdir.

Agar ishtirokchilarning tarkibi doimiy ravishda o'zgarib tursa (masalan, yangilari ulangan bo'lsa), siz LOG hujjatiga kirish huquqlarini guruh darajasida boshqarishingiz mumkin. Yig'ilishlar boshqa hujjatlarga kirishni ta'minlaganida, bu ayniqsa qimmatlidir. Ya'ni, onlayn hujjat xizmatida siz guruh yaratishingiz va unga a'zolar qo'shishingiz kerak.

LOG hujjatiga va unga hamroh bo'lgan fayllarga foydalanuvchilarga emas, balki guruhga kirishga ruxsat bering. Endi siz faqat foydalanuvchilarni guruhga qo'shishingiz va olib tashlashingiz kerak. Ular avtomatik ravishda kirish huquqiga ega bo'ladilar yoki yo'qotadilar.

Agar okrug yig‘ilishida avvalgi va keyingi yig‘ilishlar natijalari bilan tanishishni istamaydigan qo‘shimcha odamlar bo‘lsa-chi? Kun tartibini va natijalarni LOG hujjatidan ular uchun topshiriqga ko'chiring (quyida bu haqda batafsilroq) yoki o'ta og'ir hollarda uni qog'ozga chop eting.

5. Uchrashuv uchun vazifa tuzilmasini yarating

Ushbu element rasmiylashtirilgan vazifalarni sozlash tizimlaridan (Bitrix24, Megaplan, Trello va boshqalar) foydalanadiganlar uchun javob beradi. Hali buni qilmayapsizmi? Mening onlayn kursim "" sizga yagona to'g'ri qaror qabul qilishingizga yordam beradi.

Shunday qilib, har bir yig'ilish ishtirokchisi kun tartibiga havolani ko'rsatishi kerak bo'lgan alohida vazifani belgilashi kerak (yoki u bilan faylni vazifaga biriktirish).

Konferentsiyaga tayyorgarlik ko'rayotganda va kun tartibini va unga ilova qilingan materiallarni o'rganayotganda, ishtirokchi topshiriq bo'yicha sharhda olingan natija va tayyorgarlik ko'rish uchun sarflangan vaqtni, shuningdek o'z takliflarini / mulohazalarini qayd etadi.

Masalan, Bitrix24 da buni qilish kerak:

Vazifa yarating va konferentsiyani tashkil etish va o'tkazish uchun mas'ul bo'lgan birinchi ijrochini (OOPS), shuningdek birgalikda ijrochilarni - boshqa barcha ishtirokchilarni ko'rsating. Ular uchun topshiriqlar avtomatik ravishda OOPS vazifasining pastki vazifalariga aylanadi. Bu tashkilotchi (u bunday to'plamni boshqara oladi) va Buyurtmachi (katta rasmni ko'rish oson) uchun qulay bo'ladi.
Vazifa nomi talabi (LOG hujjatidagi sarlavha bir xil bo'ladi): Konferentsiya DD.MM.YY: Konferentsiyaning asosiy mavzusi va maqsadi. Misol:20.08.18 yildagi konferentsiya: "Mijozlarning so'rovlariga sekin javob berish" muammosini hal qilish variantlarini muhokama qilish, amalga oshirish uchun mas'ul shaxsni tanlash (yoki, ehtimol, muammoni batafsil tahlil qilish, reja tuzish).

Sarlavhadagi "Konferentsiya" so'zi katta menejerga bir oy, 3 oy davomida o'tkazilgan barcha konferentsiyalarni topshiriq hisobotida ko'rsatish va ularning samaradorligini baholash imkonini beradi.

LOGda umumiy vazifaga (birinchi ijrochi tomonidan yaratilgan) havolani yarating, shunda LOGlarni o'rganayotganda, yig'ilishning barcha ishtirokchilari tomonidan topshiriqlarga sarflangan vaqtni osongina bilib olishingiz mumkin: materiallarni tayyorlash va o'rganish, yig'ilishning o'zi. , natijalar asosida vazifalarni belgilash.

6. Ishtirokchilar yig'ilish kun tartibi va unga ilova qilingan materiallarni o'rgansin

Uchrashuvning samaradorlik darajasi uning ishtirokchilarining tayyorgarlik darajasiga to'g'ridan-to'g'ri proportsionaldir. Yig'ilish kun tartibi va materiallarini o'rganish uchun siz alohida topshiriqlarni yaratishingiz yoki yig'ilish uchun yaratilganlardan foydalanishingiz mumkin (ularning har birining natijalarini sharhlar yordamida ko'rsatish va sarflangan vaqtni alohida qayd etish muhim).

Yig‘ilish rejasi va unga ilova qilingan materiallarni o‘rgangan har bir shaxs o‘z takliflari, mulohazalari, dastlabki savollari va boshqa mulohazalarini shakllantirishi kerak. Takliflar "topshiriq bo'yicha sharhlar" funksiyasidan foydalangan holda yoziladi yoki ularni kim va qachon topshirganligi ko'rsatilgan kun tartibidagi maxsus yaratilgan bo'limda (LOG hujjati) yozib olinishi mumkin. Usul tanlashni sizning ixtiyoringizga qoldiraman.

OOPS olingan fikr-mulohazalarni tahlil qiladi, agar kerak bo'lsa, Buyurtmachi bilan muhokama qiladi. Agar qo'shimchalar muhim deb topilsa, ular yig'ilishning barcha ishtirokchilariga tanishtiriladi. Ba'zan uchrashuvni qayta rejalashtirish yoki savollar va ishtirokchilar ro'yxatini o'zgartirish mantiqiy.

Nima uchun kun tartibi va materiallarni o'rganish kerak?

Ishtirokchilar yig'ilishga tayyor bo'lishlari uchun va siz kirish so'ziga sher vaqtini sarflamaysiz.
Odamlar kontekstga oldindan (shu jumladan kerakli ma'lumotlar va ma'lumotlarni tayyorlash, tajribasini tahlil qilish) singib ketishi uchun, bu holda yig'ilishda ularning mahsuldorligi va samaradorligi ancha yuqori bo'ladi.
Ishtirokchilar g'oyalar, echimlar va boshqalar haqida oldindan o'ylab ko'rishlari uchun. (Inson miyasi fonda fikrlash qobiliyatiga ega, buning ajablanarli joyi yo'q xalq donoligi"Tong kechqurundan donoroq").

7. Uchrashuv o'tkazing

Uchrashuvning muvaffaqiyati yoki muvaffaqiyatsizligini belgilovchi asosiy rol moderatordir. U uchrashuvni tashkil etish va o'tkazish uchun mas'ul bo'lgan mijoz yoki boshqa tanlangan ishtirokchi tomonidan ijro etilishi mumkin.

Na Buyurtmachi, na Moderator (ayniqsa top-menejerlar bajarishi mumkin bo'lgan rollarga e'tibor qarataman), na ma'ruzachilar uchrashuv boshlanishiga kechikmasligi kerak. Esda tutingki, har qanday kechikish mehnat intizomiga salbiy ta'sir qiladi va ishtirokchilarning vaqtini yoqib yuboradi (ular ham o'tirib, sizni kutishadi).

Moderatsiya va ishtirokchilarni jalb qilish

Yaxshi moderatorni topish oson emas. Ushbu rolni sifatli bajarish uchun quyidagi boshqaruv vakolatlari yaxshi rivojlangan bo'lishi kerak: "qaror qabul qilish", "jamoani boshqarish" va "muloqot". Aks holda, hatto yaxshi rejalashtirilgan uchrashuv ham osongina farsga, foydasiz uchrashuvga va o'zaro norozilik manbaiga aylanishi mumkin.

Moderatorning asosiy vazifalari:

Ishtirokchilarni yig'ilishda faol ishlarga jalb qilish: savollarni shakllantirish; fikr va takliflarni bildirish; qarorlarni ishlab chiqishda ishtirok etish (rag'batlantiruvchi faoliyat, siz jim bo'lganlarga murojaat qilishingiz kerak. Shunday qilib, ishtirokchilarning hech biri parallel ishlarni qila olmaydi). Yaxshi hiyla - kun tartibidagi muayyan masala ishtirokchilarning ishiga qanday ta'sir qilishini yoki unga bog'liqligini ko'rsatishdir (bu erda hamma diqqat bilan tinglaydi!).
Yig'ilish kun tartibiga qaytish (agar muhim masalalar aniqlansa, ularni alohida vazifaga qo'ying).
Har qanday nizolarni to'xtating, konstruktiv kanalga tarjima qiling.
Agar kerak bo'lsa, ishtirokchilarni fikrlardan faktlarga o'tkazing (tanqidni konstruktiv tanqidga aylantirish: faktlar shaxslarga murojaat qilmasdan aytiladi).
Ishtirokchilarni aybdorlarni emas, balki yuzaga kelgan muammolarni hal qilish yo'llarini izlashga jamlang.
O'zaro hurmat va ochiqlik muhitini yarating (tabu mavzularining yo'qligi, "og'riq" nuqtalarini muhokama qilishga tayyorlik).
Nazorat vaqti: yig'ilishning davomiyligi va aniq masalalarni hal qilish; ishtirokchilarning sharhlari va taqdimotlari uchun vaqt.
Yig'ilishni yakunlash: asosiy masalalar va qabul qilingan qarorlarni qayd etish; uchrashuv samaradorligini baholash; ijobiy va salbiy nuqtalarga e'tibor bering, o'sish nuqtalarini belgilang; ish va ishtirokchilarning ishtiroki haqida fikr bildirish.

Ko'rib turganingizdek, moderatorning vazifalari ro'yxati ahamiyatsiz emas. Moderator bo'lishga tayyormisiz?

Agar korporativ standart yaratilsa va kompaniyangizdagi barcha xodimlar e'tiboriga havola etilsa, moderatorga osonroq bo'ladi. "Ish sharoitlarini konstruktiv muhokama qilish qoidalari" kabi narsalarni o'z ichiga oladi:

Xodimning shaxsiyatini emas, balki harakatlarini muhokama qiling ("Mijozlar bilan qanday ishlashni bilmaysiz" o'rniga muammoning tafsilotlariga sho'ng'imaslik mijozlarning noroziligiga olib keladi").
Fikrlar bilan emas, faktlar bilan ishlang (“Bizning sotuvlarimiz muvaffaqiyatsiz tugadi” o‘rniga sotuvlarimiz 20% ga kamaydi);
Fikr bildirayotganda, bu fikr ekanligini ta'kidlang ("Mening fikrimcha, "Siz yaxshi ish qilmayapsiz" o'rniga tovarni xaridorga uzoq vaqt yetkazib berish muammosini hal qilishingiz kerak").
Shaxsiy manfaatlaringizni emas, balki biznes manfaatlarini hisobga oling.
Tanqid qilmang, balki faktlarga e'tibor bering va yechimlarni taklif qiling (Savollar: Siz aynan nimani xato deb bilasiz? Bunday vaziyatda qanday yechimlarni taklif qilasiz?).
Har bir inson dunyo uning atrofida aylanishiga ishonadi, shuning uchun boshqalar tomonidan bildirilgan nuqtai nazarlarga hurmat bilan munosabatda bo'ling, garchi ular sizga nomaqbul bo'lib tuyulsa ham.
O'z xatolaringizni tan oling, kompaniyani rivojlantirish va jarayonlarni yaxshilash uchun ulardan va boshqalarning xatolaridan qanday foydalanish haqida o'ylang.
Va boshqalar.

Shartnomalar va natijalarni tuzatish

Uchrashuv davomida kotib ham o'ynaydi. Uning vazifasi har bir savol uchun yozib olishdir:

Muammolarni hal qilish bo'yicha barcha takliflar va muammolar va ularning mualliflari tomonidan yangradi.
Yig'ilishdan tashqari alohida o'rganish uchun taqdim etilgan masalalar
Vazifalarni bajarish uchun mas'ul shaxslar bilan yakuniy qarorlar va harakatlar rejasi.

Uchrashuvni davom ettirish uchun kotibning roli juda muhimdir. Kotib eshitgan narsasidagi muhim tafsilotlarni ajrata olishi va tezda yoza olishi kerak. Kotib bo'lmagan joyda, hatto yaxshi o'tkaziladigan yig'ilishlar ham bo'sh zilch bo'lishi mumkin. Biz gaplashdik, muhokama qildik, lekin natijada nima qilish kerakligini hech kim bilmaydi.

Konferentsiya natijalarini qanday qayta ishlash kerak? Bitrix24-da alohida vazifa yaratishingiz mumkin (konferentsiyaning umumiy vazifasi bilan bog'langan) yoki uni konferentsiya uchun yaratilgan bir xil vazifada hisobga olishingiz mumkin. Ikkinchi variant, agar natijalarni qayta ishlash (rejalashtirilgan vazifalarni belgilash) kam vaqt talab qilsa, qulaydir. Vazifaga qancha vaqt sarflanganini izohda yozishni unutmang.

8. Hayotda qabul qilingan qarorlarni amalga oshirish bo'yicha harakatlarni ko'rib chiqing

Biz eng og'riqli va "qorong'i" mavzuga etib keldik. Ko'pgina algoritmlarda u diplomatik ravishda o'tkazib yuborilgan. Menimcha, katta muammo yig‘ilishni to‘g‘ri tashkil etishda emas, balki qabul qilingan qarorlarni hayotga tatbiq etishda. Amalga oshirish eng kam e'tiborni tortadi, shuning uchun ko'p uchrashuvlar foydasiz suhbatlar va almashinuvlar bo'lib qoladi.

Ba'zi dangasa yoki malakasiz menejerlar uchun kompaniyaning kundalik faoliyatiga biror narsani kiritish zarurati haqiqiy qo'rquvni keltirib chiqaradi. Ular yig'ilishlar natijalariga ko'ra har qanday vazifalarni bajarishdan qochishga yoki g'oyani buzishga harakat qilishadi. Baxtsiz rahbarlarni aniqlash uchun men nazorat ro'yxatini tavsiya qilaman " qiyomat kuni"" maqolasidan.

Albatta, bir necha paragraflar doirasida rejalashtirilgan vazifalarni bajarish, qalin hajmlarni tortib olish mavzusini yoritib bo'lmaydi. Shuning uchun uchrashuvlar kontekstida bunga e'tibor qarataman.

Yechimni amalda qo'llash bo'yicha harakatlarning qisqacha algoritmi:

Yechim toping.
Muammoni bajarish / hal qilish texnologiyasini ishlab chiqish.
Yechimni amalga oshirish.
Oraliq va yakuniy nazoratni amalga oshirish.

Nega ko'pchilik yechimlar amalda qo'llanilmaydi? Chunki yig‘ilish yakunida qoidaga ko‘ra faqat “yechim top” va “oraliq nazorat” bandlari yakunlandi.Muammo yoki muammoga yechim topish muvaffaqiyatning atigi 10% ni tashkil qiladi, amaliyotga tatbiq etish ancha qiyinroq. .

Seminar natijalariga ko'ra bajarilishi kerak bo'lgan oddiy vazifalar uchun vazifalarni sozlash tizimiga qarama-qarshi tomonda (Bitrix24, Trello, Megaplan va boshqalar) tegishli vazifaga havolani qo'yish kifoya qiladi. Kelajakda, retrospektiv bo'lganda, ular qanday statuslar bilan to'ldirilganligini ko'rish uchun ularni bosish qulay bo'ladi (agar ular, albatta, bo'lsa!).

Afsuski, texnologiyani ishlab chiqish va yechimni amalga oshirish har doim ham bir bosqichli arzimas ish emas. Aksincha, bu murakkab vazifa bo'lib, buning uchun jarayonni tashkil qilish uchun turli mutaxassislar va alohida rahbarni jalb qilish kerak.

Muammo yoki muammoga yechim topish muvaffaqiyatning atigi 10% ni tashkil qiladi, amalda uni amalga oshirish ancha qiyinroq

Amalga oshirishni boshlashdan oldin resurslarning (inson, vaqtinchalik, moddiy) mavjudligini baholash juda muhimdir. Bu erda ichki loyihalarni va ularning portfelini (barcha ishlaydigan) boshqarish texnologiyasi yordam beradi. Uni o'rganish uchun men "" maqolasidan boshlashni maslahat beraman.

Mening amaliyotimdan bir misol:

Bitta yirik ishlab chiqarish kompaniyasida direktorlar kengashi muntazam ravishda o'tkaziladi, unda egalar va top-menejerlar ishtirok etadilar. Direktorlar kengashi a'lo darajada tashkil etilgan. Kotiba va moderator bor. Bir nuqtada, asosiy egasi ko'plab masalalar yig'ilishdan yig'ilishgacha havas qiladigan muntazamlik bilan muhokama qilinayotganini payqadi, ammo ularni hal qilishda hech qanday taraqqiyot yo'q.

Ichki loyihalarni boshqarish texnologiyasini va ularning holatini qayta ko'rib chiqish yordam berdi; katta murakkab vazifalarni loyihalarga aylantirish; ichki loyihalarga jalb qilingan xodimlarning mas'uliyati va ish yukini ko'rib chiqish; loyihalarni boshqarish bo'yicha moslashish va o'qitish dasturini ishlab chiqish.

9. Yig'ilish retrospektivlarini muntazam ravishda o'tkazing

Retrospektivni bevosita rahbar (yig'ilishlarni o'tkazuvchi) ham, yuqori rahbar ham amalga oshirishi mumkin. LOGda siz retrospektiv uchun alohida joy ajratishingiz yoki retrospektivlar va reytingli uchrashuvlarga havolalar bilan maxsus jadval yaratishingiz mumkin (jadvalning afzalligi shundaki, dinamikani kuzatish va kerakli ma'lumotlarga tezda o'tish osonroq).

Retrospektivning asosiy maqsadlari orgni baholash va qilishdir. xulosalar:

Uchrashuv jurnallarini ko'ring, tashkilot va o'tkazish sifatini baholang. Normativ muvofiqlik.
Qanday yuqori sifatli va samarali yechimlar natijasida qabul qilinadi.
Qabul qilingan qarorlar amaliyotga qanday tatbiq etilmoqda va ular amalga oshirilmoqdami. Sekinlashuvning sababi nimada.
Ishtirokchilarning tarkibi: kim ortiqcha, kim yo'qolgan.

Natijalarga asoslanib, vaziyatni to'g'irlash bo'yicha harakatlarni belgilang. Rag'batlantirishga arziydi, eng faol ishlaydigan xodimlar.

Muntazam uchrashuvlar: xususiyatlar

Muntazam uchrashuvlar - bu bir xil mavzuda, odatda bir xil ishtirokchilar bilan o'tkaziladigan tadbirlar. Misol: direktorlar kengashi, HR yig'ilishi (qo'mita), loyiha guruhlari, qo'mitalar.

Loyiha davom etayotgan dastur bo'lsa, qo'mita loyiha jamoasining bir variantidir (masalan: moliya qo'mitasi). “Asosiy hudud guruhi” deb ham atalishi mumkin (misol: Moliya guruhi).

Ishtirokchilarning tarkibi doimiy bo'lsa, yig'ilishni tashkil etish va o'tkazish uchun vaqt va resurslar tejaladi:

Rollar taqsimlanadi.
Kun tartibining bir qismi doimiydir.
Vaqt ham muntazam.

Muayyan guruh uchun muhokama qilish uchun takrorlanadigan savollarni (topshiriqlarni) ajratib ko'rsatish va ularni reglamentda tavsiflash mumkin. Masalan, uchrashuv dasturida Bosh direktor va kadrlar bo'limi boshlig'i quyidagilarni o'z ichiga olishi mumkin:

Top-menejerlar uchun ishga tushirish o'quv dasturlari ro'yxatini va ularning hozirgi holatini muhokama qiling.
hal qilib bo'lmaydigan xodimlarni qidirishda yuzaga keladigan muammolarni hal qilish; har qanday boshqa muammolar.
O‘tgan davr mobaynida kadrlar bo‘limi erishgan yutuqlarni muhokama qiling. org qiling. xulosalar.
HR jarayonlarini rivojlantirish bo'yicha takliflarni ko'rib chiqing. Ular uchun keyingi qadamlarni belgilang.
Boshqa savollar va vazifalarni muhokama qiling.

Masofaviy uchrashuvlar: xususiyatlar

Masofaviy yig'ilishlarda onlayn hujjatlar alohida ahamiyatga ega, chunki har bir kishi kotib nimani tuzatganini va hujjatga qanday o'zgartirishlar kiritilganini ko'radi va agar kerak bo'lsa, uni mustaqil ravishda to'ldirishi mumkin (agar bunday huquq taqdim etilsa). uchrashuv formati bo'yicha).

Masofaviy uchrashuvlar uchun boshlovchining (yoki hozirda taqdim etuvchining) ekrani umumiy bo‘lishi muhim. Havoni begona tovushlar bilan to'sib qo'ymaslik uchun ma'ruzachini tinglayotganda masofaviy yig'ilish paytida (agar 2-3 dan ortiq kishi ishtirok etayotgan bo'lsa) mikrofonlarni o'chirish tavsiya etiladi.

Shuningdek, uskunaning ishlashini oldindan tekshiring: mikrofonlar, veb-kameralar (agar kerak bo'lsa), ekranni yozib olish dasturi.

Yig'ilishlar orqali kompaniyaning bilim bazasini qanday to'ldirish mumkin

Uchrashuvlar menikidir foydali ma'lumotlar kompaniyaning bilim bazasi va xodimlarni o'qitish dasturi uchun. Agar ma'lum bir muammoni hal qilish bo'yicha yondashuvlar muhokama qilinsa, texnologiya ishlab chiqilsa yoki master-klass o'tkazilsa, videoni yozib oling (uzoq formatda yanada qulayroq bo'ladi - kompyuter ekranini yozib olish kifoya qiladi) va uni bilimlar bazasiga va / yoki o'quv dasturiga qo'shing.

Siz vaqtni sezilarli darajada tejagan holda, shuningdek, buzilish miqdorini minimallashtirgan holda, yangi xodimlarni tezda yangilash imkoniyatiga ega bo'lasiz. Egasi uchun uning etakchi roli bilan yozilgan uchrashuv - biri samarali usullar top-menejerlar va o'rta bo'g'in menejerlari ko'rinishidagi ko'plab vositachilarni chetlab o'tib, kompaniyaning ishi bo'yicha o'z fikrlarini chiziqli mutaxassislarga etkazish.

Xulosa: Miqdordan sifat

Yaxshi tashkil etilgan yig'ilish, agar puxta va professional tarzda yondoshilsa, barcha turdagi resurslar uchun juda qimmat jarayon. Xodimlarni tayyorlash, kun tartibini ko'rib chiqish, yig'ilishning o'zi va faqat vaqtini hisoblang mumkin bo'lgan ishlar natijalariga ko'ra.

Ba'zi hollarda konferentsiyani faqat bir kishi bilan tashkil qilish kifoya (lekin bir xil modelga ko'ra).

Yodda tutingki, uchrashuvlarda sifat miqdoridan muhimroqdir. Hech qanday harakatsiz 40 ta shoshilinch yig'ilishdan ko'ra, ishni bajaradigan 10 ta yaxshi tashkil etilgan uchrashuvni o'tkazish yaxshiroqdir.

O'qish foydali bo'lishi mumkin: