კომპანიის წერილის შაბლონი. Საქმიანი წერილი

Საქმიანი წერილი- კომუნიკაციის ყველაზე გავრცელებული ფორმა ზეპირი მეტყველების შემდეგ.

დღესდღეობით, ფართოდ გავრცელებული ბიზნეს ელფოსტა. ისინი არ საჭიროებენ რეგისტრაციის ყველა წესის დაცვას, მათ შეუძლიათ დაუყოვნებლივ გადავიდნენ საქმის არსში. თუმცა, წერილის მნიშვნელობა არ იცვლება მიმოწერის სახეობიდან.

რა ბიზნეს წერილებს, სტატისტიკის მიხედვით, ვიყენებთ ყველაზე ხშირად?

გამოკითხვა . ეს წერილი ოფიციალურად ითხოვს ნებისმიერ ინფორმაციას, დოკუმენტს. წერილი იწყება მოთხოვნის მიზეზების დასაბუთებით:

მე-12 მუხლის პირველი პუნქტის შესაბამისად ფედერალური კანონი No59 24.11.2014…

აგრძელებს მოთხოვნის არსის აღწერას

გთხოვთ მოგვაწოდოთ ინფორმაცია 2015 წლის აპრილში შემოსული მოქალაქეების მიმართვების შესახებ.

მოთხოვნის წერილი ხშირად ადგენს ვადას

გთხოვთ მოგვაწოდოთ ინფორმაცია 30.04.2015 წლამდე.

საპასუხო წერილი. საპასუხო წერილი არის საქმიანი წერილის ყველაზე გავრცელებული ტიპი, რადგან ის არის საპასუხო წერილი ყველა სახის ბიზნეს წერილზე. ისინი განსხვავდებიან სხვებისგან იმით, რომ აქვთ ბმული იმ წერილის ნომერზე და თარიღზე, რომელზეც ისინი პასუხობენ. ისინი ჩვეულებრივ იწყებენ ასე:

თქვენი მოთხოვნის საპასუხოდ…

თქვენი წერილის საპასუხოდ…

შემდეგ მოდის პასუხი

გაცნობებთ, რომ 2015 წლის აპრილში მოქალაქეებისგან 26 მიმართვა მივიღეთ.

თხოვნის წერილი. მოთხოვნის წერილი იწყება სიტუაციის აღწერით და მიზეზებით, რამაც აიძულა გამოგვეყენებინა:

სამსახურში შექმნილი ვითარებიდან გამომდინარე…

აგრძელებს თავად მოთხოვნის აღწერას

გთხოვთ, უზრუნველყოთ მანქანების მიწოდება რაც შეიძლება მალე.

წერილი მთავრდება სტანდარტული ფრაზებით

პატივისცემით…,

წინასწარ დიდი მადლობა მონაწილეობისთვის...,

Საუკეთესო სურვილებით….

Მადლობის წერილი. ამ ტიპის წერილი შეიძლება იყოს ან პასუხი მოთხოვნის წერილზე ან მადლიერების გამოხატვა ინიციატივით გაწეული მომსახურების ან დახმარებისთვის. წერილი შეიძლება დაუყოვნებლივ დაიწყოს მადლიერების სიტყვებით.

გმადლობთ დაფინანსების მოძიებაში დახმარებისთვის.

წერილი მთავრდება ფრაზებით

Საუკეთესო სურვილებით…

ჩვენ ველით შემდგომ თანამშრომლობას.

ჩვენ მოუთმენლად ველით თანამშრომლობის გაგრძელებას.

Სამოტივაციო წერილი. ჩვენ ვამაგრებთ ამ წერილს დოკუმენტებს ან საქონელს, რათა დავადასტუროთ მათი ოფიციალური მიმართულება და მიწოდება.

გიგზავნით 2014 წლის ანგარიშს პროდუქციის გაყიდვის შესახებ No2 საწყობიდან.

დოკუმენტების ტიპები და მათი რაოდენობა, პროდუქტის სახელები შეიძლება მიეთითოს ტექსტში ან განაცხადში:

სტატისტიკური მონაცემები 2 ლიტრზე. 1 ეგზემპლარად.

შეხსენების წერილი. ეს წერილი შეახსენებს ნებისმიერ მოვლენას, თარიღს, შეთანხმებას და არ საჭიროებს პასუხს.

შეგახსენებთ, რომ წარმომადგენლობითი ოფისების შეხვედრის თარიღი 25.01.2015 წლიდან 08.02.2015 წლამდე გადაიდო.

წერილი-მესიჯი(საინფორმაციო ფოსტა). ეს წერილი შეიცავს ინფორმაციას საქმიანობის, ადამიანების, მოვლენების შესახებ.

გაცნობებთ, რომ პეტრ ნიკოლაევიჩ ბელიკოვი დასაქმდა შპს ხლებოპეჩში 04/05/2015 წლიდან.

Დადასტურების წერილი. ამ ტიპის წერილით ვადასტურებთ ჩვენს მონაწილეობას რაღაცაში, ნებისმიერი დოკუმენტის მიღებას, მომსახურების გაწევის ფაქტს.

შპს ოდუვანჩიკი ადასტურებს ხელმძღვანელის მონაწილეობას ღონისძიებაში, დღისადმი მიძღვნილიგამარჯვება, 05/08/2015 09-00 საათზე.

მოწვევის წერილი. ეს წერილი არის მოწვევა ღონისძიებაზე ან რაიმეში მონაწილეობის მისაღებად.

ვიწვევთ ორგანიზაცია შპს "ცისარტყელას" მონაწილეობა მიიღოს ქალაქის დასუფთავებაში 02.05.2015წ..

უარის წერილი. ეს წერილი არის ოფიციალური უარი შეთავაზებაზე, მომსახურებაზე, მონაწილეობაზე. მან უნდა დაასაბუთოს უარის მიზეზები.

მორდოვიის რესპუბლიკაში შეხვედრაზე უფროსის მივლინებასთან დაკავშირებით, ჩვენ იძულებულნი ვართ უარი ვთქვათ / ბოდიში მოვიხადოთ და ვაცნობოთ გამოფენის მონახულების შეუძლებლობის შესახებ. ” სოფლის მეურნეობა» 07.04.2015წ

და თავაზიანად დაასრულა წერილი

ყველა ზემოთ ჩამოთვლილი წერილი ფორმალურია. ისინი უზრუნველყოფენ წარმატებულ კომუნიკაციას ორგანიზაციის შიგნით, სხვა კომპანიებთან თანამშრომლობას, უმაღლეს და სამთავრობო ორგანიზაციებთან ურთიერთობას.

ნებისმიერი სახის სტანდარტულია, იცვლება მხოლოდ შინაარსი.

თუ გსურთ მიიღოთ სწრაფი პასუხი თქვენს წერილზე, დეტალური პასუხი, ისე, რომ თქვენი წერილი წაიკითხოს, დაიმახსოვროს და არა მხოლოდ გადაიხედოს, გამოიყენეთ მეტი სპეციფიკა, დაწერეთ ნათელი თემის ხაზი და მოერიდეთ სტანდარტულ ფრაზებს და ზედმეტად ფორმალურ მიდგომას.

მოთხოვნის წერილის მაგალითი:

ძვირფასო პეტრ პეტროვიჩ!

ჩვენს კომპანიას სჭირდება 10 ახალი კომპიუტერი. შეგიძლიათ კვირის ბოლომდე მიაწოდოთ საჭირო რაოდენობა და გასცეთ ინვოისი გადახდისთვის?

მე წარმოვადგენ პატარა ორგანიზაციას და მომდევნო კვირის დასაწყისში უნდა გვქონდეს ვიდეოკონფერენციის ზარი შვილობილი კომპანიებისთვის.

თქვენი დახმარება ჩვენთვის ფასდაუდებელი იქნება.

პირდაპირ საქმეზე გადასვლა, საკუთარი თავის გაცნობა და მოკლე არატრადიციული დასკვნა. თქვენ დაზოგავთ თქვენს დროს და მიმღების დროს. დიდი ალბათობით, ის სიამოვნებით შეასრულებს თქვენს თხოვნებს მომავალში.

როგორ დავწერო საქმიანი წერილი, რომელიც "ინფორმაციულ ნაგავში" არ დაიკარგება და წაიკითხება? წესები, რეკომენდაციები, მაგალითები

სიტყვა არის ხელმისაწვდომი ბიზნეს ინსტრუმენტი. IN ბიზნეს სამყაროშეუძლებელია იპოვოთ ადამიანი, რომელიც სიტყვას არ გამოიყენებდა თავის საქმეში.

თანამედროვე ბიზნესი თანდათან გადადის კორესპონდენციის ბიზნესად. წერილების - ელექტრონული თუ ტრადიციული - დახმარებით ხდება მომხმარებლებთან, ბიზნესპარტნიორებთან, დამსაქმებლებთან კომუნიკაცია. წერილში ავტორი პოზიციონირებს ან პროფესიონალად ან ადამიანად, რომელთანაც არ ღირს ურთიერთობის გაგრძელება.

პროფესიონალს უნდა შეეძლოს წერა

Ნათელია
ეფექტურად
გულმოდგინედ
საინტერესოა

და არასდროს არის გვიან სწავლა. ჩვენ ვიწყებთ საფუძვლებით: ჩვენ გვესმის განსხვავება საქმიან და ჩვეულებრივ მწერლობას შორის.

რით განსხვავდება საქმიანი წერილი ჩვეულებრივი წერილისგან? საქმიანი წერილის სპეციფიკა

წერილი - მოკლე ტექსტიერთი ან ორი გვერდიანი ტომი, რომლის მიზანია ადრესატისთვის ინფორმაციის მიწოდება რაიმეს შესახებ.

ინფორმაციის ბუნება და წერილის გამგზავნსა და მიმღებს შორის ურთიერთობა ყოფს კორესპონდენციას

ბიზნესი (ფორმალური)
პირადი (არაფორმალური)

საქმიანი წერილი ხასიათდება:

ლაკონურობა
სიზუსტე
მსჯელობა და ლოგიკა
ინფორმაციული
შეფასებითი და ემოციური ნეიტრალიტეტი
სტანდარტიზაცია:
გამოიყენება ოფიციალური ფორმები
გამოიყენება მეტყველების სტაბილური ბრუნვები, სპეციალური სასულიერო ტერმინები და კონსტრუქციები
თემების რაოდენობა - 1-2
დამიზნება
მკაფიოდ განსაზღვრული დაქვემდებარება (საჭიროების შემთხვევაში)

რა არის ბიზნეს წერილების ტიპები?

საქმიანი წერილის ტიპი განსაზღვრავს

1. მისი დაწერის მიზანი

კომერციული მიზნები

გსურთ დადოთ გარიგება და შესთავაზოთ მისი კონკრეტული პირობები - დაწერეთ შეთავაზების წერილი (შემოთავაზება) ადრესატისთვის

თუ არ გადაგიწყვეტიათ თქვენთვის მისაღები ტრანზაქციის პირობები, გაგზავნეთ მოთხოვნის წერილი
გსურთ აცნობოთ თქვენს ადრესატს მისი მხრიდან ხელშეკრულებით ნაკისრი ვალდებულებების დარღვევის შესახებ? შეადგინეთ საჩივრის წერილი

არაკომერციული მიზნებისთვის

მადლობა გადაუხადეთ მადლობის წერილში
დაადასტურეთ თქვენი ვალდებულებები საგარანტიო წერილით, ხოლო თქვენი თანხმობა დამადასტურებელი წერილით
დაწერეთ საინფორმაციო წერილები, თუ ფიქრობთ, რომ თქვენი ინფორმაცია საინტერესო იქნება ადრესატისთვის
შეახსენეთ მნიშვნელოვანი ხელშეკრულებები, ვალდებულებები, ჯარიმები შეხსენების ასოებით
მილოცვა მილოცვის წერილებში, თხოვნის წერილებში, სამძიმარი სამძიმრის წერილებში
თუ გჭირდებათ მნიშვნელოვანი დოკუმენტების გაგზავნა ან მატერიალური ფასეულობებიდარწმუნდით, რომ დაწერეთ სამოტივაციო წერილი თქვენი გადაზიდვისთვის

2. მიმღები

თუ თქვენ მიმართავთ წერილს ერთდროულად რამდენიმე მიმღებს, მაშინ თქვენ წერთ წრიულ წერილს

თქვენს წერილს შეუძლია ერთდროულად შეეხოს რამდენიმე თემას, რაც ავტომატურად ხდის მას მრავალმხრივ

4. სტრუქტურა

რეგულირებადი ასოები გულისხმობს წერილის ტექსტური ნაწილის შედგენას გარკვეული ნიმუშის მიხედვით, ხოლო დაურეგულირებელ ასოებს აქვთ პრეზენტაციის თავისუფალი ფორმა.

5. გამგზავრების ფორმა

კონვერტში
ელექტრონული
ფაქსით

საქმიანი წერილის სტრუქტურა: შესავალი, ტექსტი, დასკვნა

სტანდარტული ბიზნეს წერილის სტრუქტურა უფრო ფრთხილად განხილვას მოითხოვს.

კარგად ჩამოყალიბებული წერილი უნდა დაიცვას შემდეგი ნიმუში:

მოდით უფრო დეტალურად განვიხილოთ სქემის რამდენიმე პუნქტი:

1. სათაური

როგორც წესი, ეს შემაჯამებელიწერილის საგანი.

მნიშვნელოვანია: სწორად შეადგინეთ სათაური, თუ გსურთ, რომ მიმღებმა წაიკითხოს თქვენი წერილი.

ბიზნეს მიმოწერაში სათაურების არარსებობა დამახასიათებელია დამწყებთათვის, რომლებსაც არ აქვთ საქმიანი მიმოწერის ძირითადი უნარები.

2. დამუშავება

აქვს ტრადიციული ფორმა "ძვირფასო"
კაპიტალიზებულია ხაზის შუაში

მნიშვნელოვანია: მიმოქცევაში აბრევიატურების გამოყენება აკრძალულია!

3. პრეამბულა

აცნობს მიმღებს წერილის მთავარ იდეას
ამზადებს ადრესატს წერილში მოცემული შემდგომი ინფორმაციის სწორად აღქმისათვის

4. ტექსტის ძირითადი ნაწილი ამართლებს პრეამბულაში მოცემულ საკვანძო აზრს

წერილის ეს ნაწილი

თქვენ ნათლად მიუთითებთ წინადადების/საჩივრის არსს
მიუთითეთ არგუმენტები: ფაქტები, ციფრები, სხვა სპეციფიკა წერილის თემაზე. ექსპერტის აზრი, საკუთარი დადებითი/უარყოფითი გამოცდილება

დასაბუთების მოხერხებულობისთვის შეიძლება გამოყენებულ იქნას შემდეგი სქემა:

მნიშვნელოვანია: ბოლო აბზაცი უნდა შეიცავდეს ფრაზას, რომელიც მიუთითებს კონკრეტულ ნაბიჯზე ან მოსალოდნელ შედეგზე და წაახალისებს ადრესატს მოქმედებისკენ.

5. დასასრულს:

6. „ხელმოწერის“ ფანჯარაში უნდა მიეთითოს ინფორმაცია ადრესატის შესახებ:

თანამდებობა

როგორ არ დაუშვათ შეცდომა წერის სტილის არჩევისას?

IN საქმიანი მიმოწერათქვენ მუდმივად უნდა გააკეთოთ არჩევანი წერის სტილთან და ადრესატთან კომუნიკაციის ტონთან დაკავშირებით. რამდენად მშრალი, ფორმალური, ოფიციალური ან, პირიქით, ცოცხალი, თბილი, ჰუმანური უნდა იყოს თქვენი გზავნილი?

პერსონალური სტილი ბიზნეს მიმოწერაში ხაზს უსვამს იმ ადამიანის ინდივიდუალურ თვისებებს, ვინც დაწერა წერილი.
ფორმალური სტილის გამოყენებისას ხდება ფაქტების დაფიქსირება და მათზე დაყრდნობით შესაბამისი დასკვნების გამოტანა.
პერსონალური სტილი გულისხმობს კომუნიკაციას წერილის ავტორსა და ადრესატს შორის თანაბარ პირობებში.
ფორმალური სტილი ცხადყოფს აშკარა დაქვემდებარებას და ძალას, რომელსაც წერილის მკითხველმა უნდა გაითვალისწინოს.

იმისათვის, რომ აირჩიოთ სწორი კომუნიკაციის სტილი ბიზნეს წერილში, გაითვალისწინეთ:

რა წონით კატეგორიაში ხართ თქვენ და თქვენი ადრესატი
გსურთ მოლაპარაკება კარგი გზით ან ზეწოლა ძლიერი პოზიციიდან

როგორ დავიცვათ არჩეული სტილი?

პირადი სტილი

პიროვნული ნაცვალსახელების არსებობა: მე, ჩვენ, შენ
მაგალითად: ბოდიშს გიხდით და გულწრფელად ვიმედოვნებ, რომ ასეთი შეცდომები აღარ განმეორდება.
პირდაპირი მიმართვები და მოთხოვნები
მაგალითად: გთხოვთ, არ დატოვოთ პირადი ნივთები უყურადღებოდ.
ემოციური შეფასებითი გამონათქვამების გამოყენება: ვარსკვლავური ახალგაზრდობა, ყრუ მარცხი

ფორმალური სტილი

პირადი ნაცვალსახელების შეცვლა აბსტრაქტული სახელებით
მაგალითად: კინოთეატრის ადმინისტრაცია გულწრფელად ბოდიშს უხდის საღამოს ჩვენებების განრიგის ცვლილების გამო
პირადი მიმართვებისა და მოთხოვნების შეცვლა განცხადებებით
მაგალითად: გთხოვთ, არ დატოვოთ პირადი ნივთები უყურადღებოდ
ჩვეულებრივი კლერიკალიზმის გამოყენება: თქვენს ცოდნას ვაძლევ იმის გამო, რომ

ფორმალური სტილი კატეგორიულად არ არის შესაფერისი, თუ თქვენ წერთ მადლობის წერილს ან სამძიმრის წერილს, ანუ იმ საქმიან წერილებს, რომლებშიც გრძნობების გამოხატვა გჭირდებათ. იმ სიტუაციაში, როდესაც თქვენ წერთ მოთხოვნის წერილს ან შეთავაზების წერილს, ასევე უკეთესია დაიცვან პირადი სტილი.

რა არის საჩივრის წერილი და როგორ დავწეროთ იგი? რით განსხვავდება იგი სხვა ტიპის ასოებისგან?

მნიშვნელოვანია: წერილის შედგენისას ადრესატის ყურადღება გაამახვილეთ ზუსტად იმაზე, თუ რა ქმედებებს ელით მისგან. ასევე, მიუთითეთ თქვენს მიერ დასახული ამოცანების განხორციელების კონკრეტული ვადა.

საჩივრის წერილის შაბლონი დაგეხმარებათ სწორად დაწეროთ:

რა არის საპასუხო წერილი და როგორ დავწეროთ იგი?

არსებობს ორი სახის საკონსულტაციო წერილი:

უარის წერილი
დადებითი პასუხის წერილი

ორივე ტიპის ასოების შედგენას აქვს ორი ძირითადი წესები(იმ პირობით, რომ საინიციატივო წერილი სწორად იყო დაწერილი):
1. საპასუხო წერილში ლექსიკა და მეტყველება ტრიალებსსაინიციატივო წერილი
2. საპასუხო წერილის ტექსტი არ უნდა შეიცავდეს ინფორმაციას იმის შესახებ

საინიციატივო წერილის დაწერის თარიღი
მისი სარეგისტრაციო ნომერი

მეგობრული და სწორი უარის წერილის მაგალითი ნაჩვენებია ქვემოთ:

თუმცა, დათმობა ყოველთვის არ უნდა იყოს ნაზი. არის სიტუაციები, როდესაც კომუნიკაციის მკაცრი და მკაცრი სტილია საჭირო. ქვემოთ მოცემულია უარის წერილის შაბლონი ყველა შემთხვევისთვის, რთულიდან რბილამდე:

საინფორმაციო წერილი: მისი განსხვავება საპასუხო და საჩივრის წერილებისგან

საინფორმაციო წერილი მრავალფუნქციურია:

აცნობებს (მაგალითად, ფასების ცვლილების შესახებ ფასების სიებში)
აცნობებს (დირექტორთა საბჭოს წევრების ხელახალი არჩევის შესახებ)
აცნობებს (საქონლის გადაზიდვის შესახებ)
აცხადებს (განზრახვა)
ადასტურებს (საქონლის მიღებას)
შეახსენებს (ხელშეკრულებით ნაკისრი ვალდებულებების შესრულებას)
ახორციელებს რეკლამას და ინფორმაციას (ზოგადად კომპანიის შესახებ, კონკრეტულად საქონლის/მომსახურების შესახებ)

ალბათ ყველაზე აქტუალური საკითხიდღეს საკითხავია, როგორ დავწეროთ სარეკლამო და საინფორმაციო წერილი.

გაყიდვების წერილის გეგმა წარმოდგენილია დიაგრამაში:

წერილის შედგენისას აუცილებლად გამოიყენეთ შემდეგი პუნქტები:

დაპირება
დასაბუთება
კითხვის ფასი
მოწოდება მოქმედებისკენ

დასრულებული წერილი შეიძლება ასე გამოიყურებოდეს:

როგორ არ დავწეროთ საქმიანი წერილები? ტიპიური შეცდომის მაგალითები

1. სტრუქტურის ნაკლებობა
2. წერილის ტექსტში ჟარგონის ან არაფორმალური ლექსიკის არსებობა
3. დაუდევარი დიზაინი
4. მართლწერის სიმრავლე, სინტაქსური, სტილისტური შეცდომები
5. წერილში სანდო ფაქტების, ობიექტური ინფორმაციის ნაკლებობა
6. ზრდილობის ელემენტარული წესების დარღვევა (განსაკუთრებით საჩივრის წერილებში)
7. უხერხული და გაუგებარი წინადადებების გამოყენება ტექსტში
8. ლოგიკის ნაკლებობა მასალის წარმოდგენისას
9. აბრევიატურების ტრანსკრიპტების არარსებობა
10. ტექსტის ზოგადი დაბინდვა მისი უმიზნო შედგენის შემთხვევაში

კიდევ რა უნდა იცოდეთ საქმიანი წერილების შესახებ?

1. თანამედროვე საქმიანი მიმოწერისთვის გამოიყენება ტექსტის კომპოზიციის ბლოკის სტრუქტურის მეთოდი.
ეს მეთოდი დაზოგავს დროს და ინარჩუნებს ყველა ბიზნეს დოკუმენტაციის საერთო სტილს. დამახასიათებელიმეთოდი - ღია პუნქტუაცია ან წერტილების / მძიმეების ნაკლებობა (მაგალითად, სიების შედგენისას)

2. წერილის სათაურისთვის შეიძლება გამოვიყენოთ sans-serif შრიფტი (მაგალითად, Arial). ასეთი შრიფტი ქვეცნობიერად აღიქმება, როგორც სტაბილური და მყარი.

3. ძირითადი ტექსტი უნდა გამოიყენოს სერიფული შრიფტები ( Times Newრომან). სერიფები აადვილებს თვალებს ასოდან ასოზე გადასვლას, რაც აჩქარებს კითხვას

მნიშვნელოვანია: არის ასოები, რომლებიც ყოველთვის ხელით იწერება!
ეს არის მილოცვის წერილები, სამძიმრის წერილები, მადლობის წერილები

Დიდი რიცხვი გამოსადეგი ინფორმაციასაქმიანი წერილებისთვის ტექსტების შედგენის შესახებ შეგიძლიათ იხილოთ საშა კარეპინას ვიდეოში.

ალბათ, ყველას ერთხელ მაინც მოუწია საქმე საქმიანი წერილის დაწერის აუცილებლობასთან. მისი შედგენისას უნებურად მიდიხარ დასკვნამდე, რომ სულაც არ არის ადვილი. არსებობს საქმიანი წერილების დაწერის მრავალი წესი და წესი, რომლებიც უნდა იცოდეთ. სტატიაში დეტალურად არის აღწერილი დოკუმენტის შედგენის პროცესი, მოცემულია საქმიანი წერილის ნიმუშები, განხილულია მათი ტიპები და დიზაინი.

ფორმა

მზა ფორმები მისცემს სიმტკიცეს და მიუთითებს კომპანიის საიმედოობაზე. ისინი შეიცავს აუცილებელ ინფორმაციას ორგანიზაციის შესახებ, როგორიცაა:

სახელი.
მისამართი.
საკონტაქტო ტელეფონის ნომრები.
საიტი.
ელფოსტა.
ლოგო.
სხვა საკონტაქტო ინფორმაცია.

არ არსებობს მკაცრი წესები ფორმებზე. ამიტომ, თითოეული ორგანიზაცია დამოუკიდებლად წყვეტს, რა ინფორმაცია ჩადოს მათში.

როგორ დავწეროთ საქმიანი წერილები სწორად? მომზადება

საქმიანი წერილები იწერება და შესრულებულია გარკვეული გზით, ემორჩილება მათ თანდაყოლილ წესებსა და მოთხოვნებს. მიზნიდან გამომდინარე, ავტორი დეტალურად ფიქრობს შინაარსზე, რათა მიიღოს ის შედეგი, რომელიც გამოთვლის. მან მკაფიოდ უნდა გაიგოს, რა ინფორმაცია უკვე იცის ადრესატმა წერილის თემაზე, რისგან უნდა გააგრძელოს და რა იქნება მასში ახალი. არგუმენტები დამოკიდებულია იმაზე, თუ რა მიზანს მისდევს ავტორი. ბიზნეს წერილის მომზადების პროცესი შეიძლება დაიყოს შემდეგ ეტაპებად:

საკითხის შესწავლა.
წერილის პროექტის დაწერა.
მისი შეთანხმება.
ხელმოწერა.
რეგისტრაცია.
ადრესატთან გაგზავნა.

საქმიანი წერილების სტრუქტურა

წერილის შედგენისას აუცილებელია მისი ინფორმაციის გაჯერება, ანუ იქ ყველა საჭირო ინფორმაციის განთავსება. ეს შეიძლება იყოს მარტივი ან რთული. უბრალო წერილში შინაარსი ნათლად და ლაკონურად აჩვენებს ინფორმაციას, რომელიც ჩვეულებრივ არ საჭიროებს ადრესატის პასუხს. კომპლექსი შეიძლება შედგებოდეს რამდენიმე სექციის, აბზაცისა და აბზაცისგან. თითოეული აბზაცი წარმოადგენს ინფორმაციის ერთ ასპექტს. ამ ტიპის ბიზნეს წერილის ნიმუშები, როგორც წესი, შედგება შესავალი, ძირითადი და საბოლოო ნაწილებისგან.

ქვემოთ მოცემულია საქმიანი წერილის დაწერის მაგალითი - მისი შესავალი ნაწილი.

ძირითადი ნაწილი აღწერს სიტუაციებს, მოვლენებს, მათ ანალიზს და მტკიცებულებებს. სწორედ ამ ნაწილში არწმუნებენ, რომ აუცილებელია ამა თუ იმ გზით მოქმედება, ამტკიცებენ როგორ იყო საქმეები და სხვადასხვა არგუმენტების მოყვანით აცნობებენ ნებისმიერ ღონისძიებაში მონაწილეობის აუცილებლობას.

დასკვნა შეიცავს დასკვნებს, რომლებიც კეთდება წინადადებების, მოთხოვნის, შეხსენების, უარის და ა.შ.

საქმიანი წერილის დაწერის მაგალითი - მისი ბოლო ნაწილი - წარმოდგენილია ქვემოთ. ეს აჯამებს ძირითადში მითითებულ მოთხოვნას.

ყველა მოწოდებული ინფორმაცია უნდა იყოს ოპტიმალურად თანმიმდევრული და გასაგები აღქმისთვის.

თითოეული ელ.წერილი იწყება ცენტრში გასწორებული გზავნილით. ეს პატარა ნაწილი ძალიან მნიშვნელოვანია. მისი არჩევისას ავტორმა უნდა გაითვალისწინოს:

ადრესატის პოზიცია.
ურთიერთობის ბუნება.
ოფიციალურობა.
ეტიკეტი.

წერილის ბოლოს უნდა იყოს თავაზიანი ფორმა. მაგალითად: "... გამოვთქვამ იმედი შემდგომი თანამშრომლობისთვის (მადლობა მოწვევისთვის)...". ამ ფრაზებს მოსდევს ავტორის ხელმოწერა.

სტილი

ყველა ასო უნდა იყოს ფორმალური ბიზნეს სტილში, რაც გულისხმობს სამეტყველო საშუალებების გამოყენებას ოფიციალური საქმიანი ურთიერთობისთვის. ასეთი ენის მახასიათებლები ყალიბდება შემდეგ გარემოებებში:

საქმიანი ურთიერთობების მთავარი მონაწილეები არიან იურიდიული პირები, რომლის ხელმძღვანელებისა და თანამდებობის პირების სახელით იწერება წერილები.
ორგანიზაციებში ურთიერთობები მკაცრად რეგულირდება.
კომუნიკაციის საგანია კომპანიის საქმიანობა.
მენეჯერული ხასიათის დოკუმენტებს, როგორც წესი, ჰყავს კონკრეტული ადრესატი.
ხშირად ორგანიზაციის საქმიანობის დროს ხდება იგივე სიტუაციები.

ამასთან დაკავშირებით, ბიზნეს წერილში მოცემული ინფორმაცია უნდა იყოს:

ოფიციალური, უპიროვნო, ხაზს უსვამს დისტანციას კომუნიკაციის მონაწილეებს შორის.
მისამართი, განკუთვნილი კონკრეტული ადრესატისთვის.
აქტუალურია წერის დროს.
სანდო და მიუკერძოებელი.
დასაბუთებულია, რომ აიძულოს მიმღები რაიმე ქმედებისკენ.
სრული გადაწყვეტილების მისაღებად.

მოთხოვნები

ბიზნეს წერილი უნდა აკმაყოფილებდეს შემდეგ მოთხოვნებს:

მეტყველება სტანდარტიზებულია ყველა დონეზე - ლექსიკურ, მორფოლოგიურ და სინტაქსურ დონეზე. იგი შეიცავს უამრავ ბრუნს, ტერმინს და ფორმულას.
წერის ტონი არის ნეიტრალური, თავშეკავებული და მკაცრი, ემოციური და ექსპრესიული ენობრივი გამონათქვამების გამოყენების გარეშე.
ტექსტის სიზუსტე და სიცხადე, ლოგიკური შეცდომების გარეშე, ფორმულირების სიცხადე და გააზრებული.
ლაკონურობა და ლაკონურობა - დამატებითი მნიშვნელობის მქონე გამონათქვამების გამოყენების გარეშე.
განმეორებადი სიტუაციების შედეგად ჩამოყალიბებული ენობრივი ფორმულების გამოყენება.
ტერმინების გამოყენება, ანუ სიტყვები ან ფრაზები, რომლებსაც აქვთ სპეციალური ცნებები.
აბრევიატურების გამოყენება, რომლებიც შეიძლება იყოს ლექსიკური (ანუ რთული სიტყვები, რომლებიც წარმოიქმნება სიტყვების ნაწილებიდან ასოების ამოღებით: LLC, GOST და ა.შ.) და გრაფიკული (ანუ შემოკლებული სიტყვების აღნიშვნები: gr-n, zh-d და სხვა. ).
კონსტრუქციების გამოყენება გენიტალურ და ინსტრუმენტულ შემთხვევებში.
ფრაზები სიტყვიერი სახელებით („მხარდაჭერა“ ნაცვლად „მხარდაჭერისა“).
მარტივი ჩვეულებრივი წინადადებების გამოყენება.

ზემოაღნიშნული ბიზნეს წერილის ნიმუშები ქვემოთ მოცემულია სრული ვერსია(ძირითადი ნაწილით). ინფორმაცია აკმაყოფილებს ოფიციალური ბიზნეს სტილის ყველა მოთხოვნას.

საქმიანი წერილების სახეები

უმჯობესია დაწეროთ საქმიანი წერილი ნებისმიერისთვის კონკრეტული საკითხი. თუ თქვენ გჭირდებათ ერთდროულად რამდენიმე საკითხის გადაჭრა, რეკომენდებულია რამდენიმე განსხვავებული ვარიანტის შედგენა.

ბიზნეს წერილები შეიძლება იყოს მათი შინაარსი:

Კომპანიის გაწევა. ასეთი წერილები, როგორც წესი, საჭიროა იმის გასაგებად, თუ სად უნდა გაგზავნოთ დოკუმენტები.
(როგორ დავწეროთ საქმიანი წერილი? ნიმუში სამოტივაციო წერილიდაეხმარება მათ, ვისაც ესაჭიროება ამ სახის დოკუმენტის შედგენა.)

Გარანტია. ისინი იწერება ნებისმიერი დაპირების ან პირობის დასადასტურებლად. ეს შეიძლება იყოს გარანტირებული, მაგალითად, სამუშაოს გადახდა, ქირა, მიწოდების დრო და სხვა.
Გმადლობთ. მათ განსაკუთრებით ხშირად იყენებდნენ Ბოლო დროს. ასეთი წერილები ასახავს პარტნიორული ურთიერთობების კარგ ტონს. ისინი შეიძლება გაიცეს ჩვეულებრივ ბლანკზე ან ფერადი ქაღალდზე ლამაზი პრინტით.
(როგორ დავწეროთ საქმიანი წერილი? მადლობის ჯიშის ნიმუში შედგენილია უფასო სახით, იმის მიხედვით, თუ რა ამოცანებს წყვეტენ. ამ საქმესასო უმოკლეს ფორმაში გამოხატავს მის არსს. ასეთი ნიმუში, რომელიც დამზადებულია ფერადი ქაღალდზე ორნამენტით, შეიძლება დაკიდოს კედელზე კომპანიის შენობაში, საპატიო ადგილას.)

საინფორმაციო.
დამრიგებლური.
გილოცავ.
Სარეკლამო.

ასევე არის ასოები:

წინადადებები თანამშრომლობის შესახებ. ბოლო დროს საკმაოდ გავრცელებული, ორგანიზაციებისთვის გაგზავნილი, ხშირად სარეკლამო ხასიათისაა, მაგალითად, ამ ნიმუშის მსგავსად. კომერციული წერილების დაწერა საკმაოდ რთულია, ბევრი ნიუანსი უნდა გაითვალისწინო, რომ ყურადღება მიაქციონ და მით უმეტეს, დაინტერესდნენ. მაგრამ თუ თქვენ გააკეთებთ მას ქვემოთ მოყვანილი მოდელის მიხედვით, მას აქვს წარმატების ყველა შანსი.

მოსაწვევები. ისინი იგზავნება, სთავაზობენ მონაწილეობას სხვადასხვა ღონისძიებებში. ჩვეულებრივ ისინი მიმართავენ უფროსს ან ოფიციალური, მაგრამ ასევე შეიძლება მიმართოთ მთელ გუნდს.
ითხოვს.
შეტყობინებები.
მოთხოვნები და მრავალი სხვა.

როგორ დავწეროთ პასუხი წერილზე. მაგალითი

პასუხი უნდა დაიწყოს პირველ წერილში მითითებული მოთხოვნის გამეორებით. შემდეგ მოცემულია მისი განხილვის შედეგები და გამოხატულია მოწონება ან უარის მიზეზი. ბიზნეს პასუხის წერილი შეიძლება შეიცავდეს მოსალოდნელი ინფორმაციის ალტერნატიულ გადაწყვეტას. ის ჩვეულებრივ მიჰყვება შემდეგ პრინციპებს:

პირველი ასოს ბმულის არსებობა და მისი შინაარსი.
იგივე ენა ნიშნავს.
შინაარსის შესადარებელი მოცულობა და ასპექტები.
შესაბამისობა გარკვეული თანმიმდევრობით.

დეკორი

საქმიანი ასოების გამოყენების გარდა, თქვენ უნდა გაითვალისწინოთ სხვა დახვეწილობა მათ დიზაინში. ეს არის დეტალები, აბრევიატურების წესები, მისამართის მართლწერა, სათაური, ტექსტის სიგრძე, ველის სიგანე და სხვა.

საქმიანი წერილის ნიმუშები ხელს უწყობს მის შედგენას, ყველა დახვეწილობისა და ნიუანსის გათვალისწინებით. მათ იყენებენ როგორც დამწყები თანამშრომლები, ასევე გამოცდილი მუშები. ნიმუშების წყალობით ისინი სწავლობენ ასოების სწორად წერას და დიდ დროს ზოგავენ.

შეიძლება სასარგებლო იყოს წაკითხვა: