Berufung in einem formellen Brief. So beginnen Sie einen Geschäftsbrief

Geschäftskommunikation ist ohne Korrespondenz nicht vorstellbar, da ein persönliches Treffen zur Klärung von Kooperationsfragen nicht immer möglich ist. Geschäftskorrespondenz hilft, die meisten drängenden Probleme zu lösen kurze Zeit, aber die Nichteinhaltung der Etikette oder ein unlogischer Aufbau eines Briefes kann Partnerschaften schaden oder einen potenziellen Kunden entfremden. Wie bei offiziellen Verhandlungen gibt es auch hier bestimmte Regeln: das Format des Briefes und den Stil der Kommunikation.

Allgemeine Regeln für die Führung von Geschäftskorrespondenz

1. Bevor Sie einen Brief schreiben, entscheiden Sie über seine Eigenschaften:

Art des Schreibens (Versicherung, Garantie, Bestellung, Mahnung, Mitteilung usw.; Präsentationsschreiben oder Antwortvorschlag);

der Grad der Zugänglichkeit für den Adressaten (ob Sie alle notwendigen Punkte in einem Brief darlegen können oder ob Sie einen zweiten, klärenden Brief benötigen);

Dringlichkeit der Zustellung (wenn der Brief dringend ist, ist es besser, ihn per Einschreiben oder per Post zu versenden Email).

2. Gestalten Sie einen Brief nach vorhandenen Vorlagen, je nach Typ, und stützen sich auch auf GOST R 6.30-2003. „Einheitliche Dokumentationssysteme. Einheitliches System der organisatorischen und administrativen Dokumentation. Dokumentationsanforderungen.

3. Beliebig Geschäftsbrief hat die folgende allgemeine Struktur:

Name der Entsendeorganisation;
Datum des Schreibens;
Adresse des Empfängers, Angabe eines bestimmten Korrespondenten;
Eröffnungsansprache;
eine Angabe des Betreffs und Zwecks des Briefes;
Haupt Text;
Schlussfolgerung (Höflichkeitsformel);
Unterschrift des Absenders;
ein Hinweis auf die Verwendung und Verteilung von Kopien (falls vorhanden).

4. Verwenden Sie zum Verfassen eines Geschäftsbriefs den Texteditor Microsoft Word:

Verwenden Sie ein Headset Mal neu Roman, Größe 12-14 S., Zeilenabstand - 1-2 S.;

Tragen Sie unten rechts die Seitenzahlen des Briefes ein.

Verwenden Sie beim Drucken von Text auf A4-Formularen einen Zeilenabstand von 1,5–2, im A5-Format und weniger – einen Zeilenabstand. Anforderungen werden immer mit einem Zeilenabstand eingegeben.

5. Wenn Sie im Namen einer Organisation handeln und beabsichtigen, einen Brief in Papierform zu versenden, Verwenden Sie unbedingt einen Briefkopf, denn seine Präsenz wird das Markenzeichen Ihres Unternehmens sein. Behandeln Sie die Gestaltung des offiziellen Formulars mit besonderer Sorgfalt, diese Fähigkeit sollte für jeden Büroangestellten obligatorisch sein.

6. Bei internationaler Korrespondenz muss der Brief in der Sprache des Adressaten oder in Englisch verfasst sein(wie es im Geschäftsverkehr am häufigsten vorkommt).

7. Behalten Sie einen angemessenen, sachlichen Ton bei. Beginnen Sie Ihren Brief mit einem Appell, der je nach Grad Ihrer Nähe zum Korrespondenten sowohl mit den Worten „Sehr geehrter + F.I.O.“ als auch mit „Sehr geehrter + F.I.O.“ beginnen kann. Denken Sie daran, dass die Wörter im Einspruch oder in der Adressatenangabe auf keinen Fall abgekürzt werden dürfen (z. B. „respektiert“ als „respektiert“ oder „Abteilungsleiter“ als „Abteilungsleiter“) – das sind die Regeln Geschäftsetikette. Beenden Sie Ihren Brief immer mit einem Dank für Ihre Mitarbeit. Der Unterschrift sollte der Satz „Respektvoll, …“ oder „Mit freundlichen Grüßen, …“ vorangestellt werden. Es ist inakzeptabel, sich in der offiziellen Korrespondenz auf „Sie“ zu beziehen, selbst wenn Sie freundschaftliche Beziehungen zum Korrespondenten pflegen.

8. Wählen Sie den Wortschatz sorgfältig aus, vermeiden Sie Ungenauigkeiten und mehrdeutige Formulierungen sowie übermäßigen Einsatz von Professionalität. Der Brief muss verständlich sein.

9. Teilen Sie den Inhalt des Briefes in semantische Absätze auf, damit er für den Adressaten nicht umständlich und schwer verständlich ist. Beachten Sie die Regel: Der erste und der letzte Absatz sollten nicht mehr als vier gedruckte Zeilen enthalten, der Rest nicht mehr als acht.

10. Beantworten Sie geschäftliche E-Mails gemäß der anerkannten Etikette: auf schriftliche Anfrage – innerhalb von 10 Tagen nach Erhalt; auf Briefe per Fax oder E-Mail – innerhalb von 48 Stunden, außer an Wochenenden.

Unternehmensinterne Geschäftskorrespondenz

Die Geschäftskorrespondenz zwischen Mitarbeitern des Unternehmens ist im Vergleich zur Korrespondenz an Dritte einfacher.

sei präzise;
geschäftlicher Natur sein;
das Datum muss im Schreiben angegeben werden;
Am Ende des Briefes finden Sie eine Höflichkeitsformel und eine Unterschrift.

Ein Beispiel für organisationsinterne Geschäftskorrespondenz kann ein Glückwunschschreiben im Namen einer Führungskraft oder eines Teams sein, das an einen Helden des Tages oder einen Mitarbeiter gerichtet ist, der eine Beförderung erhalten hat.

Bei der schriftlichen Besprechung von Projekten werden in der Regel nur einige der obligatorischen Elemente eines Geschäftsbriefs verwendet – eine Angabe des Betreffs, ein Einspruch, Zusammenfassung Kern der Sache und die Höflichkeitsformel mit gedruckter Unterschrift.

Denken Sie daran, dass die Form des Briefes und die erforderliche Vorlage je nach Umfang der Geschäftskorrespondenz und der Art der Informationen, die Sie dem Adressaten mitteilen möchten, ausgewählt werden müssen.

Wie selten schreiben wir Briefe, nicht einmal E-Mails. Grundsätzlich wird diese Möglichkeit nur bei Bedarf oder beim Versenden von Werbebotschaften in Erinnerung gerufen. Allerdings ist das Beschwerdeschreiben-Tool immer noch eines der beliebtesten effektive Wege Interaktionen von Menschen untereinander. Gerade bei Geschäftsbriefen ist es sehr wichtig, auf den Stil des Briefes, die Ansprache des Adressaten und die allgemeine Ausrichtung des Textes zu achten. Wie spricht man den Empfänger in einem Brief also richtig an?

Herr oder Frau Dieser Appell, der in den Botschaften der Vorjahre äußerst relevant war und in Russland bis 1917 offiziell blieb, wird teilweise bis heute verwendet. Der Einsatz ist möglich bei der Ansprache von Geschäftspartnern, Politiker, Geschäftsleute, hochrangige Beamte. Derzeit hat dieses Wort eine bestimmte soziale Konnotation und eine bestimmte Konnotation. Es wird völlig unangemessen sein, wenn man an sozial ungeschützte Gruppen schreibt: „Herren Rentner“, „Herren Flüchtlinge“ usw.

Ein Beispiel für einen Brief mit „Herr“ können Sie bei uns herunterladen:

Sehr geehrter / geschätzter und Nachname oder Vorname und Vatersname des Adressaten. Dieser Typ appelliert am beliebtesten. Nicht umsonst, denn damit bringt der Absender tatsächlich einen gewissen Respekt zum Ausdruck. Es ist zu unterscheiden, dass die Familienadresse dem Brief mehr Form verleiht und die Distanz zwischen den schriftlichen Gesprächspartnern vergrößert. Wenn Sie eine sanftere und freundlichere Wahrnehmung Ihres Briefes erwarten, verwenden Sie den Vor- und zweiten Vornamen.

Ein Musterschreiben mit einem solchen Einspruch können Sie bei uns herunterladen:.

Wenn Sie den Namen des Adressaten nicht kennen, können Sie am Ende einfach Hallo sagen oder einen schönen Tag wünschen und den Kern der schriftlichen Nachricht darlegen. Es ist wichtig, die Etikette zu berücksichtigen und einzuhalten und auf andere Bestandteile eines Geschäftsbriefs zu achten.

Wenn ich einen Brief oft mit dem Appell „Lieber ...“ beginne, erinnere ich mich daran, wie einer von hohe Führer Als er Briefe an den Präsidenten, den Vorsitzenden der Regierung oder den Präsidenten der Russischen Akademie der Wissenschaften vorbereitete, forderte er den Appell „Lieber…“. Aus irgendeinem Grund hat diese Anforderung uns viele Witze eingebracht. Sie erinnerten sich an den „abgelenkten Mann“ aus der Basseinaya-Straße Samuel Marshak und sein berühmter Appell „Lieber verehrter Wagen! Beförderung respektiert zutiefst respektiert! Sie interessierten sich bissig dafür, wie sehr der Kamerad respektiert wird.

Und vergebens kicherten sie übrigens. Einsprüche, die mit den Wörtern „tief respektiert“ und „hoch respektiert“ beginnen, werden verwendet, wenn offizielle Adresse an VIPs und Beamte eine hohe Position innehaben. Daher ist es üblich, sich nicht nur an die ersten Personen des Staates, Mitglieder der Regierung und des Parlaments zu wenden, sondern auch an berühmte Menschen Wissenschaften, Persönlichkeiten des öffentlichen Lebens. Wenn Sie einen Brief an einen ehrwürdigen Akademiker senden, der einfach „respektiert“ wird, können Sie den Adressaten versehentlich beleidigen.

Wir schreiben nicht jeden Tag an den Präsidenten oder an Regierungsmitglieder, aber manchmal müssen Briefe mit einer Beschwerde oder einer Bitte an hohe Behörden geschrieben werden. Ich weiß nicht, wie sehr Sie Ihren Bürgermeister oder Gouverneur respektieren, aber wenn Sie ihm mit irgendeiner Bitte einen Brief schreiben müssen, rate ich Ihnen aufrichtig, die Anrede „hoch respektiert“ zu verwenden. Das Wort bedeutet „hochgeschätzt“ ( Wörterbuch Ozhegov) oder „des tiefen Respekts würdig“ (Modernes erklärendes Wörterbuch der russischen Sprache Efremova). Ich denke, jeder Regierungsbeamte wird es lesen ähnliche Behandlung gerne. Nur ein Wort am Anfang eines Briefes, aber manchmal kann es den Ausschlag zu Ihren Gunsten geben. Wie das Sprichwort sagt: „Ein liebevolles Kalb saugt zwei Königinnen.“

Kürzlich stieß ich in einem der Foren auf die Frage, welches Satzzeichen ich nach der Adresse am Anfang des Briefes setzen sollte: ein Ausrufezeichen oder ein Komma. Aus Gewohnheit habe ich ein Ausrufezeichen gesetzt – so wurde es mir beigebracht, aber ich bin auch der Aufforderung einiger Chefs nachgekommen, nach der Behandlung ein Komma zu setzen. Anscheinend die Leute, die oft korrespondieren Englische Sprache, viele Regeln der englischen Grammatik automatisch auf die Korrespondenz auf Russisch übertragen. Manchmal ist auch die Wirtschaftsliteratur irreführend, die Beispiele für diese Art der Behandlung liefert:

Sehr geehrte Damen und Herren,
Wir haben Ihren Brief sorgfältig geprüft, in dem….

(LieblingDamen und Herren! Geschäftskorrespondenz auf Englisch. -M. Verlagsvereinigung „Kultur“, 1993. - 328 S.)

Wie ist es richtig?

Referenzdienst der russischen Sprache auf dem Portal Gramota.ru ermöglicht beide Optionen. Gleichzeitig wird darauf hingewiesen, dass nach dem Ausrufezeichen ein Satz mit einem Großbuchstaben und nach einem Komma ein Satz mit einem Kleinbuchstaben folgt.

Der Appell steht in einem russischen Geschäftsbrief in der Regel in der Mitte und ist durch ein Leerzeichen vom Haupttext getrennt. Der erste Satz des Briefes beginnt mit einem Absatz. Nun, wie fängt man an, einen Satz mit einem Kleinbuchstaben nach einem Leerzeichen und sogar aus einem Absatz zu schreiben? Aber in einem persönlichen Brief beginnt der Text oft in derselben Zeile wie der Appell zu stehen. In diesem Fall können Sie nach der Berufung ein Komma setzen und den Text des Briefes mit einem Kleinbuchstaben weiterschreiben.

Warum gibt es überhaupt ein Ausrufezeichen? Hier einige Antworten:

„Das Ausrufezeichen (!) ist ein Satzzeichen, das am Ende eines Satzes steht, um Erstaunen, Appell, starkes Gefühl, Aufregung und Ähnliches auszudrücken.“

„Die Namen der meisten Satzzeichen in der russischen Sprache sind ursprünglich russisch, und der Begriff Satzzeichen selbst geht auf das Verb Interpunktion zurück – „stopp“, „stopp in Bewegung“. Wenn ein Autor am Ende eines Satzes ein Ausrufezeichen setzt, zeigt er, wie sehr ihm der Inhalt seiner eigenen Aussage am Herzen liegt.

Auf die Frage des College-Sekretärs Efim Fomich Perekladin, des Helden von Tschechows Geschichte „Ausrufezeichen (Weihnachtsgeschichte)“, „wenn ein Ausrufezeichen in die Papiere gesetzt wird“, antwortete seine Frau Marfusha, die oft prahlte, dass „es nicht dafür war.“ nichts, was sie sieben Jahre lang im Internat gelernt hat“ und die gesamte Grammatik auswendig gelernt hatte, antwortete sie selbstbewusst: „Dieses Zeichen wird in Appellen, Ausrufen und im Ausdruck von Freude, Empörung, Freude, Wut und anderen Gefühlen gesetzt.“

Meine Antwort ist, dass wir durch das Setzen eines Ausrufezeichens nach der Adresse versuchen, die Aufmerksamkeit des Adressaten zu erregen und ihn nicht nur dazu zu ermutigen, den Brief zu lesen, sondern auch unserer Bitte nachzukommen, „durchzukommen“ und manchmal sogar „zu schreien“. “. Lieber Iwan Iwanowitsch!

Und was liegt zwischen dem Wort „respektiert“ und Ausrufezeichen? IN Geschäftskorrespondenz Im Russischen ist es üblich, den Adressaten mit Namen und Vatersnamen anzusprechen. Im Extremfall können Sie mit dem Nachnamen kontaktieren: „Sehr geehrter Herr Petrov!“. Meiner Meinung nach ist die Anrede mit dem Nachnamen in einem Klageschreiben angemessener als in einem Antragsschreiben. Bekannte wenden sich in der Regel mit Namen und Patronym an uns, ein solcher Appell wird durch den Standort des Adressaten bestimmt, für Bekannte ist es schwieriger, ihn abzulehnen.

Bei der gleichzeitigen Ansprache mehrerer Adressaten verwenden sie derzeit den Appell „Sehr geehrte Damen und Herren!“, und bei der Adressierung von Memos innerhalb derselben Organisation ist es angebracht, den Appell „Sehr geehrte Kollegen!“ zu verwenden.

IN Diplomatische Korrespondenz- Eigene Regeln. Dort ist es üblich, mit dem Titel anzureden: „Sehr geehrter Herr Botschafter!“, „Sehr geehrter Herr Minister“ oder „Eure Exzellenz!“. Aber das ist ein anderes Thema.

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