Model de scrisoare de companie. Scrisoare de afaceri

Scrisoare de afaceri- cea mai comună formă de comunicare după vorbirea orală.

În zilele noastre, răspândit e-mailuri de afaceri. Nu necesită respectarea tuturor regulilor de înregistrare, pot trece imediat la miezul problemei. Cu toate acestea, sensul scrisorii nu se schimbă față de tipul de corespondență.

Ce scrisori de afaceri, conform statisticilor, folosim cel mai des?

O ancheta . Această scrisoare solicită oficial orice informație, documente. Scrisoarea începe cu justificarea motivelor cererii:

În conformitate cu paragraful 1 al articolului 12 lege federala Nr. 59 din 24.11.2014…

Continuă cu o descriere a esenței cererii

Vă rugăm să furnizați informații despre apelurile cetățenilor primite în aprilie 2015.

Scrisoarea de cerere stabilește adesea un termen limită

Vă rugăm să furnizați informații până la 30.04.2015.

Scrisoare de răspuns. O scrisoare de răspuns este cel mai comun tip de scrisoare de afaceri, deoarece este o scrisoare de răspuns la toate tipurile de scrisori de afaceri. Ele diferă de altele prin faptul că au un link către numărul și data scrisorii la care răspund. De obicei încep așa:

Ca răspuns la solicitarea dumneavoastră…

Ca răspuns la scrisoarea ta...

Apoi vine răspunsul

Vă informăm că în aprilie 2015 am primit 26 de contestații de la cetățeni.

Scrisoare de cerere. Scrisoarea de cerere începe cu o descriere a situației și a motivelor care ne-au determinat să aplicăm:

Din cauza situației actuale la locul de muncă...

Continuă cu descrierea cererii în sine

Vă rugăm să asigurați livrarea utilajelor cât mai curând posibil.

Scrisoarea se termină cu fraze standard

Cu sinceritate…,

Vă mulțumim anticipat pentru participare...,

Cele mai bune gânduri….

Scrisoare de mulțumire. Acest tip de scrisoare poate fi fie un răspuns la o scrisoare de cerere, fie o expresie de inițiativă de recunoștință pentru serviciile sau asistența oferită. Scrisoarea poate începe imediat cu cuvinte de recunoștință.

Vă mulțumim pentru asistență în strângerea de fonduri.

Scrisoarea se termină cu fraze

Cele mai bune gânduri…

Așteptăm cu nerăbdare o cooperare ulterioară.

Așteptăm cu nerăbdare continuarea cooperării.

Adresă însoțitoare. Atașăm această scrisoare la documente sau mărfuri pentru a confirma direcția oficială și livrarea acestora.

Vă transmitem un raport pentru anul 2014 privind vânzarea produselor din depozitul nr.2.

Tipurile de documente și cantitatea acestora, denumirile produselor pot fi indicate în text sau în cerere:

Date statistice pentru 2 litri. în 1 exemplar.

Scrisoare de reamintire. Această scrisoare amintește de orice evenimente, date, acorduri și nu necesită un răspuns.

Reamintim că data ședinței reprezentanțelor a fost amânată de la 25.01.2015 la 08.02.2015.

Scrisoare-mesaj(email de informare). Această scrisoare conține informații despre activități, oameni, evenimente.

Vă informăm că Petr Nikolaevich Belikov a fost angajat de Khlebopech SRL din 04.05.2015.

Scrisoare de confirmare. Cu acest tip de scrisoare, confirmăm participarea noastră la ceva, primirea oricăror documente, faptul prestării serviciilor.

Oduvanchik LLC confirmă participarea șefului la eveniment, dedicat Zilei Victorie, 05.08.2015 ora 09-00.

Scrisoare de invitație. Această scrisoare este o invitație la un eveniment sau pentru a participa la ceva.

Invităm organizația SRL „Curcubeu” să participe la curățarea orașului 02.05.2015.

Scrisoare de refuz. Această scrisoare reprezintă un refuz oficial al ofertei, serviciului, participării. Acesta trebuie să justifice motivele refuzului.

În legătură cu călătoria de afaceri a șefului la întâlnirea din Republica Mordovia, suntem obligați să refuzăm/ne cerem scuze și informăm cu privire la imposibilitatea de a vizita expoziția " Agricultură» 07.04.2015

și încheie politicos scrisoarea

Toate scrisorile de mai sus sunt formale. Acestea asigură comunicarea de succes în cadrul organizației, cooperarea cu alte companii, interacțiunea cu organizațiile superioare și guvernamentale.

Orice fel este standard, doar conținutul se modifică.

Dacă doriți să obțineți un răspuns rapid la scrisoarea dvs., un răspuns detaliat, astfel încât scrisoarea dvs. să fie citită, amintită și nu doar răsfoită, folosiți mai multe detalii, scrieți un subiect luminos și evitați frazele standard și abordarea prea formală.

Exemplu de scrisoare de cerere:

Dragă Petr Petrovici!

Compania noastră are nevoie de 10 computere noi. Puteți furniza cantitatea necesară până la sfârșitul săptămânii și puteți emite o factură pentru plată?

Reprezint o organizație mică și trebuie să organizăm un apel video conferință cu afiliații la începutul săptămânii viitoare.

Ajutorul dumneavoastră ar fi neprețuit pentru noi.

Mergând direct la obiect, prezentându-te și o scurtă concluzie neconvențională. Economisiți timpul dvs. și timpul destinatarului. Cel mai probabil, va fi bucuros să vă îndeplinească cererile în viitor.

Cum se scrie scrisoare de afaceri, care nu se vor pierde în „gunoaiele informaționale” și vor fi citite? Reguli, recomandări, exemple

Cuvântul este un instrument de afaceri accesibil. ÎN lumea afacerii este imposibil să găsești o persoană care să nu folosească cuvântul în munca sa.

Afacerile moderne se transformă treptat într-o afacere de corespondență. Cu ajutorul scrisorilor – electronice sau tradiționale – există comunicare cu clienții, partenerii de afaceri, angajatorii. Scrisoarea poziționează autorul fie ca profesionist, fie ca persoană cu care nu merită să continue o relație.

Un profesionist trebuie să fie capabil să scrie

Este clar
în mod eficient
cu seriozitate
Interesant

Și niciodată nu este prea târziu să înveți. Începem cu elementele de bază: înțelegem diferența dintre scrisul de afaceri și scrisul obișnuit.

Cum este o scrisoare comercială diferită de una obișnuită? Specificul unei scrisori de afaceri

Scrisoare - text scurt volum de una sau două pagini, al cărui scop este să transmită destinatarului informații despre ceva.

Natura informațiilor și relația dintre expeditor și destinatarul scrisorii împart corespondența în

afaceri (formale)
personal (informal)

O scrisoare de afaceri se caracterizează prin:

concizie
precizie
raționament și logică
informativ
neutralitate evaluativă și emoțională
standardizare:
se folosesc formulare oficiale
se folosesc ture stabile de vorbire, termeni și construcții clericale speciali
număr de subiecte - 1-2
direcționarea
subordonare clar definită (dacă este necesar)

Care sunt tipurile de scrisori de afaceri?

Tipul de scrisoare de afaceri determină

1. Scopul scrierii acestuia

Scopuri comerciale

Doriți să încheiați o afacere și să oferiți condițiile specifice ale acesteia - scrieți o scrisoare de ofertă (ofertă) pentru destinatar

Dacă nu v-ați hotărât asupra condițiilor tranzacției acceptabile pentru dvs., trimiteți o scrisoare de solicitare
Doriți să vă informați destinatarul despre încălcarea obligațiilor contractuale din partea sa? Alcătuiește o scrisoare de reclamație

Scopuri necomerciale

Mulțumiți într-o scrisoare de mulțumire
Confirmați-vă obligațiile cu o scrisoare de garanție și consimțământul dvs. cu o scrisoare de confirmare
Scrieți scrisori informative dacă credeți că informațiile dvs. vor fi de interes pentru destinatar
Amintiți-vă despre acorduri importante, obligații, penalități cu scrisori de reamintire
Felicitează în scrisorile de felicitare, cere în scrisori de cerere, condolează în scrisori de condoleanțe
Dacă trebuie să trimiteți documente importante sau valori materiale asigurați-vă că ați scris o scrisoare de intenție pentru expedierea dvs

2. Destinatar

Dacă adresați o scrisoare mai multor destinatari simultan, atunci compuneți o scrisoare circulară

Scrisoarea ta poate atinge mai multe subiecte în același timp, ceea ce o face automat cu mai multe fațete

4. Structura

Literele reglementate implică compilarea părții de text a scrisorii după un anumit model, în timp ce literele nereglementate au o formă liberă de prezentare

5. Forma de plecare

într-un plic
electronic
prin fax

Structura unei scrisori de afaceri: introducere, corp, concluzie

Structura unei scrisori de afaceri standard necesită o analiză mai atentă.

O scrisoare bine formată trebuie să urmeze următorul model:

Să aruncăm o privire mai atentă la câteva puncte ale schemei:

1. Titlu

De regulă, aceasta rezumat subiectul scrisorii.

Important: Compuneți titlul corect dacă doriți ca destinatarul să vă citească scrisoarea.

Absența titlurilor în corespondența de afaceri este tipică pentru începătorii care nu au abilități de bază de corespondență de afaceri.

2. Manipulare

are forma tradițională „Dragă”
cu majuscule la mijlocul liniei

Important: Utilizarea abrevierilor în circulație este interzisă!

3. Preambul

prezintă destinatarului ideea principală a scrisorii
pregăteşte destinatarul pentru perceperea corectă a informaţiilor ulterioare cuprinse în scrisoare

4. Corpul principal al textului justifică ideea cheie enunțată în preambul

Această parte a scrisorii

indicați în mod clar esența propunerii/contestației
da argumente: fapte, cifre, alte precizări pe subiectul scrisorii. opinia expertului, propria experiență pozitivă/negativă

Pentru comoditatea justificării, se poate folosi următoarea schemă:

Important: Ultimul paragraf ar trebui să conțină o frază care să indice un anumit pas sau rezultatul așteptat și să încurajeze destinatarul să ia măsuri.

5. În concluzie:

6. În fereastra „Semnătură” trebuie indicate informații despre destinatar:

denumirea funcției

Cum să nu greșești în alegerea unui stil de scriere?

ÎN Corespondență de afaceri trebuie să faci constant alegeri în ceea ce privește stilul de scriere și tonul comunicării cu destinatarul. Cât de sec, formal, oficial sau, dimpotrivă, vioi, cald, uman ar trebui să fie mesajul tău?

Stilul personal în corespondența de afaceri subliniază calitățile individuale ale persoanei care a scris scrisoarea.
Atunci când se folosește un stil formal, faptele sunt enunțate și se trag concluzii adecvate pe baza acestora.
Stilul personal presupune comunicarea între autorul scrisorii și destinatar pe picior de egalitate.
Stilul formal demonstrează o subordonare clară și o forță cu care trebuie să ia în considerare cititorul scrisorii.

Pentru a alege stilul de comunicare potrivit într-o scrisoare de afaceri, luați în considerare:

în ce categorii de greutate sunteți dvs. și destinatarul dvs
vrei să negociezi într-un mod bun sau să faci presiune dintr-o poziție de forță

Cum să rămânem la stilul ales?

Stil personal

Prezența pronumelor personale: eu, noi, tu
De exemplu: îmi cer scuze față de tine și sper din tot sufletul că astfel de greșeli nu se vor mai repeta.
Contestații și cereri directe
De exemplu: Vă rugăm să nu lăsați lucrurile personale nesupravegheate.
Utilizarea expresiilor evaluative emoționale: tinerețe stelară, eșec asurzitor

stil formal

Înlocuirea pronumelor personale cu substantive abstracte
De exemplu: Administrația cinematografului își cere sincer scuze pentru modificarea programului proiecțiilor de seară
Înlocuirea apelurilor și solicitărilor personale cu declarații
De exemplu: Vă rugăm să nu lăsați lucrurile personale nesupravegheate
Folosirea clericalismului convenţional: Vă aduc la cunoştinţă, datorită faptului că

Stilul formal nu este categoric nepotrivit dacă scrii o scrisoare de mulțumire sau o scrisoare de condoleanțe, adică acele scrisori de afaceri în care trebuie să exprimi sentimente. Într-o situație în care scrieți o scrisoare de cerere sau o scrisoare de ofertă, este, de asemenea, mai bine să rămâneți la un stil personal.

Ce este o scrisoare de revendicare și cum se scrie? Cum este diferit de alte tipuri de litere?

Important: Când compuneți o scrisoare, concentrați atenția destinatarului asupra exact ce acțiuni așteptați de la el. De asemenea, specificați intervalul de timp specific pentru implementarea sarcinilor pe care le-ați stabilit.

Șablonul de scrisoare de reclamație vă va ajuta să o scrieți corect:

Ce este o scrisoare de răspuns și cum se scrie?

Există două tipuri de scrisori de sfat:

scrisoare de respingere
scrisoare de răspuns pozitiv

Alcătuirea ambelor tipuri de litere are două reguli generale(cu condiția ca scrisoarea de inițiativă să fie scrisă corect):
1. În scrisoarea de răspuns, vocabularul și ture de vorbire scrisoare de initiativa
2. Textul scrisorii de răspuns nu trebuie să conțină informații despre

data redactării scrisorii de inițiere
numărul lui de înregistrare

Un exemplu de scrisoare de respingere prietenoasă și corectă este prezentat mai jos:

Cu toate acestea, renunțarea nu trebuie să fie întotdeauna blândă. Există situații în care este nevoie de un stil de comunicare dur și strict. Mai jos este un șablon de scrisoare de respingere pentru toate ocaziile, de la greu la moale:

Scrisoare de informare: diferența dintre scrisorile de răspuns și scrisorile de plângere

Scrisoarea de informare este multifuncțională:

informează (de exemplu, despre modificările de preț în listele de prețuri)
notifică (despre realegerea membrilor consiliului de administrație)
notifică (despre expedierea mărfurilor)
declară (intenții)
confirmă (primirea mărfurilor)
reamintește (de îndeplinirea obligațiilor asumate prin contract)
face publicitate și informează (despre companie în general, despre bunuri/servicii în special)

Poate cel mai mult problemă de actualitate Astăzi, întrebarea este cum să scrieți o scrisoare de publicitate și informare.

Planul scrisorii de vânzare este prezentat în diagramă:

Când compuneți o scrisoare, asigurați-vă că utilizați următoarele puncte:

Promisiune
Motivație
Pret intrebare
Apel la acțiune

Scrisoarea finală ar putea arăta astfel:

Cum să nu scrii scrisori de afaceri? Exemple de erori tipice

1. Lipsa structurii
2. Prezența argoului sau a vocabularului informal în textul scrisorii
3. Design neglijent
4. O abundență de ortografie, sintactice, greseli de stil
5. Lipsa faptelor de încredere, informații obiective în scrisoare
6. Încălcarea regulilor elementare de politețe (în special în scrisorile de plângere)
7. Utilizarea în text a propozițiilor greoaie și de neînțeles
8. Lipsa de logica in prezentarea materialului
9. Lipsa stenogramelor abrevierilor
10. Estomparea generală a textului în cazul compilării sale fără scop

Ce altceva trebuie să știi despre scrisorile de afaceri?

1. Pentru corespondența de afaceri modernă, se utilizează metoda structurii bloc a compoziției textului.
Această metodă economisește timp și menține stilul general al tuturor documentației de afaceri. Caracteristică metoda - punctuația deschisă sau lipsa punctelor/virgulelor (de exemplu, la proiectarea listelor)

2. Un font sans-serif (de exemplu, Arial) poate fi folosit pentru titlul scrisorii. Un astfel de font este perceput subconștient ca stabil și solid.

3. Textul corpului ar trebui să utilizeze fonturi serif ( Times New s Roman). Serifurile facilitează trecerea ochilor de la o literă la alta, făcând citirea mai rapidă

Important: Există scrisori care sunt întotdeauna scrise de mână!
Acestea sunt scrisori de felicitări, scrisori de condoleanțe, scrisori de recunoștință

Un numar mare de Informatii utile referitor la redactarea textelor pentru scrisorile de afaceri găsiți în videoclipul de la Sasha Karepina.

Probabil că toată lumea a trebuit măcar o dată să facă față nevoii de a scrie o scrisoare de afaceri. Când îl compilezi, ajungi involuntar la concluzia că nu este deloc ușor. Există multe reguli și reglementări pentru scrierea scrisorilor de afaceri pe care trebuie să le cunoașteți. Articolul descrie în detaliu procesul de redactare a unui document, oferă mostre de scrisoare de afaceri, discută despre tipurile și designul acestora.

Formă

Formele gata făcute vor da soliditate și vor indica fiabilitatea companiei. Acestea conțin informații esențiale despre organizație, cum ar fi:

Nume.
Abordare.
Numerele de telefon de contact.
Site-ul web.
E-mail.
Siglă.
Alte detalii de contact.

Nu există reguli stricte cu privire la formulare. Prin urmare, fiecare organizație decide în mod independent ce informații să pună în ele.

Cum se scrie corect scrisorile de afaceri? Pregătirea

Scrisorile de afaceri sunt scrise și executate într-un anumit mod, respectând regulile și cerințele lor inerente. În funcție de scop, autorul gândește în detaliu conținutul pentru a obține rezultatul pe care îl calculează. El trebuie să înțeleagă clar ce informații știe deja destinatarul cu privire la subiectul scrisorii, de la ce să procedeze și ce va fi nou în ea. Argumentele depind de scopul pe care îl urmărește autorul. Procesul de pregătire a unei scrisori de afaceri poate fi împărțit în următoarele etape:

Studiul problemei.
Scrierea unui proiect de scrisoare.
Acordul lui.
Semnare.
Înregistrare.
Trimiterea către destinatar.

Structura scrisorilor de afaceri

Când compilați o scrisoare, este necesar să o saturați cu informații, adică să puneți acolo toate informațiile necesare. Poate fi simplu sau complex. Într-o scrisoare simplă, conținutul afișează clar și concis informații care, în general, nu necesită un răspuns din partea destinatarului. Complexul poate consta din mai multe secțiuni, paragrafe și paragrafe. Fiecare paragraf prezintă un aspect al informației. Exemplele de acest tip de scrisoare de afaceri constau de obicei dintr-o parte introductivă, principală și finală.

Mai jos este un exemplu de scriere a unei scrisori de afaceri - partea sa introductivă.

Partea principală descrie situații, evenimente, analiza și dovezile acestora. Tocmai în această parte ei convin că este necesar să se acționeze într-un fel sau altul, demonstrează cum au fost lucrurile și informează despre necesitatea participării la orice eveniment, invocând diverse argumente.

Concluzia conține concluzii care se fac sub formă de propuneri, solicitări, mementouri, refuzuri etc.

Un exemplu de redactare a unei scrisori de afaceri - partea sa finală - este prezentat mai jos. Aceasta rezumă cerința enunțată în principal.

Toate informațiile furnizate trebuie să fie optim consecvente și ușor de înțeles pentru percepție.

Fiecare e-mail începe cu un mesaj aliniat la centru. Această mică parte este extrem de importantă. Atunci când îl alege, autorul ar trebui să ia în considerare:

Poziția destinatarului.
Natura relației.
Oficialitatea.
Etichetă.

La sfârșitul scrisorii ar trebui să fie formă politicoasă. De exemplu: „... îmi exprim speranța în continuarea cooperării (mulțumesc pentru invitație)...”. Aceste fraze sunt urmate de semnătura autorului.

Stil

Toate scrisorile trebuie să fie într-un stil de afaceri formal, ceea ce înseamnă utilizarea mijloacelor de vorbire pentru o relație de afaceri formală. Caracteristicile unui astfel de limbaj se formează în următoarele circumstanțe:

Principalii participanți în relațiile de afaceri sunt entitati legale, în numele șefilor și funcționarilor cărora sunt scrise scrisori.
Relațiile în organizații sunt strict reglementate.
Obiectul comunicării este activitatea firmei.
Documentele de natură managerială au, în general, un anumit destinatar.
Adesea, în cursul activităților unei organizații, apar aceleași situații.

În acest sens, informațiile conținute în scrisoarea de afaceri ar trebui să fie:

Oficial, impersonal, subliniind distanța dintre participanții la comunicare.
Adresă, destinată unui anumit destinatar.
Actual la momentul scrierii.
Fiabil și imparțial.
Motiv pentru a determina destinatarul să ia orice acțiune.
Complet pentru luarea deciziilor.

Cerințe

O scrisoare de afaceri trebuie să îndeplinească următoarele cerințe:

Vorbirea este standardizată la toate nivelurile - lexical, morfologic și sintactic. Conține multe ture, termeni și formule.
Tonul scrisului este neutru, restrâns și strict, fără a folosi expresii emoționale și expresive ale limbajului.
Acuratețea și claritatea textului, fără erori logice, claritatea și atenția formulării.
Concizie și concizie - fără utilizarea expresiilor care au un sens suplimentar.
Utilizarea formulelor de limbaj formate ca urmare a unor situații repetitive.
Utilizarea termenilor, adică cuvinte sau expresii care au concepte speciale.
Utilizarea abrevierilor care pot fi lexicale (adică cuvinte compuse formate prin eliminarea literelor din părți ale cuvintelor: LLC, GOST și așa mai departe) și grafice (adică, denumiri abreviate ale cuvintelor: gr-n, zh-d și altele ).
Utilizarea construcțiilor în cazurile genitiv și instrumental.
Expresii cu substantive verbale („sprijin” în loc de „sprijin”).
Folosind propoziții simple comune.

Exemplele de scrisori de afaceri de mai jos sunt afișate în versiunea completa(cu partea principală). Informațiile îndeplinesc toate cerințele stilului oficial de afaceri.

Tipuri de scrisori de afaceri

Cel mai bine este să scrieți o scrisoare de afaceri pentru oricine problemă specifică. Dacă trebuie să rezolvați mai multe probleme simultan, se recomandă să elaborați mai multe opțiuni diferite.

Scrisorile de afaceri pot fi în conținutul lor:

Însoțitor. Astfel de scrisori sunt de obicei necesare pentru a informa unde să trimită documentele.
(Cum se scrie o scrisoare de afaceri? Exemplu scrisoare de intențieîi va ajuta pe cei care au nevoie să alcătuiască acest tip de document.)

garanție. Sunt scrise pentru a confirma orice promisiuni sau condiții. Se poate garanta, de exemplu, plata pentru muncă, chirie, termene de livrare și multe altele.
Mulțumesc. Ele au fost folosite deosebit de frecvent în În ultima vreme. Astfel de scrisori demonstrează tonul bun al parteneriatelor. Ele pot fi emise pe un antet obișnuit sau pe hârtie colorată cu un imprimeu frumos.
(Cum se scrie o scrisoare de afaceri? O mostră dintr-o varietate de mulțumire este întocmită în formă liberă, în funcție de sarcinile pe care le rezolvă. acest caz litera în forma cea mai scurtă își exprimă esența. O astfel de probă, realizată pe hârtie colorată cu un ornament, poate atârna pe perete în sediul companiei la un loc de cinste.)

Informațional.
Instructiv.
De felicitare.
Publicitate.

Există și scrisori:

Propuneri despre cooperare. Destul de comune în ultima vreme, trimise către organizații, sunt adesea de natură promoțională, de exemplu, ca acest exemplu. Este destul de dificil să scrii scrisori comerciale, trebuie să ții cont de multe nuanțe, astfel încât să-i acorde atenție și cu atât mai mult să se intereseze. Dar daca il faci dupa modelul de mai jos, are toate sansele de succes.

Invitații. Sunt trimiși, oferindu-se să participe la diverse evenimente. De obicei sunt adresate capului sau oficial, dar se poate adresa și întregii echipe.
Cereri.
Notificări.
cereri și multe altele.

Cum se scrie un răspuns la o scrisoare. Exemplu

Răspunsul ar trebui să înceapă cu o repetare a cererii prezentate în prima literă. Apoi se dau rezultatele analizei sale și se exprimă aprobarea sau motivul refuzului. O scrisoare de răspuns de afaceri poate conține o soluție alternativă la informațiile așteptate. De obicei, urmează următoarele principii:

Prezența unui link către prima literă și conținutul acesteia.
Același limbaj înseamnă.
Volume comparabile și aspecte de conținut.
Respectarea unei anumite secvențe.

Decor

Pe lângă utilizarea scrisorilor de afaceri cu antet, trebuie să țineți cont de alte subtilități în designul lor. Acestea sunt detalii, reguli pentru abrevieri, ortografia adresei, titlu, lungimea textului, lățimea câmpului și multe altele.

Exemplele unei scrisori de afaceri ajută la alcătuirea acesteia, ținând cont de toate subtilitățile și nuanțele. Sunt folosite atât de funcționarii începători, cât și de muncitorii cu experiență. Datorită mostrelor, ei învață să scrie corect literele și economisesc mult timp.

Ar putea fi util să citiți: