Як змінити штатний розклад у середині року. Наказ про внесення змін до штатного розкладу: зразок.

Складання наказу про внесення змін до штатний розкладвідбувається тоді, як у організації з якихось причин коригується чинний документ. При цьому редагування можу мати самий різний характер: від зміни назв структурних підрозділів та посад, кадрових перестановок, підвищення чи зниження заробітної платипрацівників до розширення або, навпаки, скорочення штату. Як правило, це викликано або оптимізацією виробничих процесівабо відкриттям нових напрямків, розвитком бізнесу.

Порядок внесення змін

Внесення змін до штатного розкладу має відбуватися за певним алгоритмом.

  1. Спочатку на рівні керівництва приймається рішення про неминучість подібних коригувань.
  2. Після цього на підприємстві видається спеціальний наказ, який затверджує необхідність змін та містить перелік позицій, які потребують внесення правок.
  3. Далі ці правки вносяться до штатного розпису і оновленому документу присвоюється черговий номер.
  4. Раніше діючий штатний розпис відправляється на зберігання до архіву підприємства.

Слід зазначити один важливий момент: якщо наказ стосується скорочення працівників, переведення їх на іншу посаду тощо коригування, що тягнуть за собою зміни в умовах роботи та трудових договорів, то з такими наказами працівників необхідно знайомити під розпис. Понад те: без отримання згоди співробітника деякі зміни (наприклад, переклад), вони стають неможливі.

Для досягнення цієї мети, адміністрація підприємства повинна за 60 днів до події, що намічається будь-яким зручним способомдовести до відома працівників повідомлення про майбутні зміни.

Як часто можна вносити зміни до штатного розкладу

Закон жодним чином не регламентує частоту внесення правок до штатного розкладу, тому тут все залежить від керівництва організації. У принципі за бажання зміни можна вносити хоч щомісяця (щоправда, така активність може викликати інтерес із боку трудовий інспекції), але зазвичай це відбувається значно рідше, щорічно чи за потребою.

Редагувати штатний розклад доречно за незначних змін загальної діяльності підприємства.

А от якщо йдетьсяпро глобальну реорганізацію компанії, з повною «перетасовкою» структурних підрозділів, штатних одиниць тощо, краще не обмежуватися змінами штатного розкладу, а скласти новий документ.

Період набуття чинності зміненого штатного розкладу

Найчастіше відрізів часу між написанням наказу та внесенням коригувань до штатного розкладу з наступним набранням його законної сили нічим не обмежений, за винятком випадків, коли йдеться про скорочення штату.

У таких ситуаціях між написанням наказу та набранням чинності новим штатним розкладом має пройти не менше двох місяців.

За цей час працівники підприємства, що потрапили під скорочення, можуть визначитися з подальшими планами: або перевестися на іншу вакантну посаду всередині компанії (якщо така є) або підшукати нове місце роботи.

Хто пише наказ

Написанням наказу може займатися будь-який співробітник, який має потрібні повноваження і має навички написання таких документів. Зазвичай це або юрисконсульт, спеціаліст кадрового відділу, секретар чи сам керівник організації. У будь-якому випадку, незалежно від безпосереднього виконавця, після складання документа він повинен бути переданий на візування директору компанії.

Підстава для наказу

У даному випадкуосновою є пояснення причин змін, що вносяться. Зазвичай воно дається на початку документа після слів «У зв'язку з ...» і має точно відображати фактичний стан справ по кадровій частині на підприємстві. Однак, найбільш правильною буде наявність певних документів. У ролі таких виступають із боку керівників структурних підрозділів, які через певні обставини вважають за потрібне розширити відділ чи, навпаки, скоротити деякі штатні одиниці. У разі наявності такої записки у наказі необхідно:

  • дати на неї посилання,
  • вказавши її номер,
  • дату складання,
  • автора (посада та ПІБ співробітника).

Чим уважніше і точно поставиться працівник, задіяний у складанні наказу до своїх обов'язків, тим менш ймовірними будуть у майбутньому претензії з боку контролюючих структур, наприклад, трудової інспекції.

Як правильно скласти та оформити наказ

Наказ не має уніфікованого зразка, обов'язкового до застосування, тому складати його можна у довільному вигляді або за шаблоном, розробленим усередині підприємства та затвердженим у його обліковій політиці. Одночасно з цим слід мати на увазі, що документ повинен містити деякі необхідні відомості:

  • найменування підприємства,
  • номер та дату складання наказу,
  • основа для нього,
  • повний список змін, що вносяться.

Оформлення наказу також може бути абсолютно будь-яким: друкованим чи рукописним, на простому стандартному аркуші формату А4 або на фірмовому бланку компанії. Єдина непорушна умова – він має бути засвідчений справжнім автографом керівника організації чи іншого уповноваженого на підписання таких паперів співробітника. Крім того, під наказом мають поставити свої підписи особи, на яких покладено відповідальність за його виконання та ті, кого вони безпосередньо стосуються (правда лише тоді, коли наказ тягне за собою зміни у їхніх трудових договорах).

Як правило, накази складаються в єдиному екземплярі і протягом періоду дії містяться у спеціальній папці разом з іншими чинними нормативно-правовими актами, наказами та розпорядженнями, а після втрати актуальності передаються на зберігання а архів підприємства.

При введенні нової посади до штатного розкладу вносяться відповідні коригування. Найчастіше це з виробничої необхідністю (реорганізація, розширення сфери діяльності).

Нові посади також вводять для розвантаження працівників: один співробітник часто виконує кілька функцій, що входять до обов'язків різних спеціалістів. Наприклад, бухгалтер додатково виконує роботу кадрового інспектора чи секретаря.

Нормативна база

Штатний розклад є нормативний документорганізації, що описує структуру, штат та кількість співробітників із зазначенням розміру зарплати для кожної посади (лист Роструда від 22 березня 2012 №428-6-1).

У Трудовому кодексі відсутня точне визначення документа, навіть він взагалі вимагає його ведення.

Основний нормативно-правовий акт, на який потрібно орієнтуватися під час заповнення штатного розкладу – Постанова Держкомстату від 5 січня 2004 року №1 про затвердження форм первинних документів у кадровому діловодстві.

Підстави

Коригування в штатний розпис вносяться виходячи з наказу керівника. Участь у підготовці проекту також беруть спеціалісти кадрової служби.

Директор окремим співробітникам надає усне розпорядження, відповідно до якого складається наказ про введення посад, після чого документ підтверджується його особистим підписом.

Необхідність зміни посадового складу може бути викликана збільшенням обсягу робіт на підприємстві, запровадженням нового напряму діяльності, заходами щодо підвищення ефективності структурного підрозділу чи всієї організації тощо.

Як запровадити нову посаду до штатного розкладу у 2017 році?

Процедура запровадження нової посади полягає у кількох етапах, що поєднують організаційні заходи та документальне оформлення.

Порядок дій, етапи та правила

Визначення необхідності додавання штатної одиниці

Це найвідповідальніший і найскладніший момент у всій процедурі.

Для збільшення штату мають бути вагомі аргументи, тому необхідно проаналізувати стандарт виконання окремих обов'язків з обсягом роботи майбутньої посади.

Спочатку потрібно зібрати статистичну інформацію стосовно посади, що вводиться (види робіт, функції співробітника, тимчасові витрати і т. д.). Розрахунок проводиться на підставі норм виробітку, передбачених для конкретної роботи.

Якщо організації немає своєї системи нормування праці, можна скористатися стандартами Міністерства праці.

Приклад:

Зважаючи на розширення виробничої діяльності фірмі знадобився секретар-діловод. У штаті такої вакансії немає, і функції секретаря виконують кілька працівників.

За підрахунками, за місяць в організації приблизно обробляється:

  • 150 одиниць документів;
  • 160 одиниць службової кореспонденції;
  • 50 розпоряджень керівництва;
  • 60 звернень контрагентів;
  • Додатково: 100 телефонних дзвінків.

Для визначення трудовитрат на ведення документів та опрацювання дзвінків можна звернутися до Постанови Міністерства праці №23.

Відповідно до цього документа, норми часу на роботу з документами становлять:

Виконувана функція Кількість оброблюваних протягом місяця одиниць Норми годинника Усього витрачається
Вхідні документи 150 0,065 9,8
Службові документи 160 0,065 10,4
Розпорядження керівництва 50 0,08 4
Звернення контрагентів 60 0,083 5
Дзвінки 100 0,2 20
Усього 520 49,2

Таким чином, при виконанні лише перерахованих вище функцій у працівника за місяць йтиме близько 50 годин.

Кадровики цікавляться, чи можна запровадити 0,25 ставки для таких співробітників?

Законодавством це заборонено: залежно від обсягу передбачуваного обсягу робіт можна встановити 0,5 ставки, 0,75 чи 0,25. Аналогічно потрібно розрахувати трудовитрати за категоріями робіт на вакансії, що вводиться.

Якщо поточне навантаження працівника перевищує кількість робочих годин на місяць, запровадження посади цілком обґрунтоване.

Оформлення нової посадової інструкції

На підставі розрахунку трудовитрат визначаються та коригуються нормативи функцій, які виконуватиме новий працівник.

Після цього здійснюється підготовка проекту посадової інструкції.

Складання доповідної записки на ім'я керівника

Нову посаду вводять у конкретний структурний підрозділ, отже, записку з ім'ям директора пише начальник цього відділу.

У документі слід докладно описати обґрунтування запровадження нової вакансії. Додатком до записки є проект посадової інструкції.

Видання наказу

У документі зазначається відділ, для якого запроваджується посада, а також інформація про розмір зарплати.

Дата введення вакансії може не збігатися з датою наказу, тому зміни можуть бути введені пізніше.

Коригування штатного розкладу

Ознайомлення співробітників під розпис із нововведеннями не потрібне.

Для однієї посади

Порядок коригування штатного розкладу Трудовим кодексом не регламентовано. Якщо вводиться лише одна вакансія, можна скористатися інструкцією, наведеною вище.

Таким чином, дії роботодавця зводяться до видання наказу, складання нової посадової інструкції, зміни штатного розкладу та найму співробітника.

Для відділу

Якщо зміни мають масовий характер, простіше скласти новий штатний розклад. Документ розробляється кадровою службою та затверджується керівництвом.

Як вибрати назву?

Відповідно до Трудового кодексу, назва нової вакансії має відповідати чинному кваліфікаційному довіднику, затвердженому в установленому законом порядку (Постанова Уряду РФ №787).

Якщо посада, що вводиться, не пов'язана з особливими обмеженнями та гарантіями, керівник може самостійно визначити найменування спеціальності незалежно від того, є така назва в довіднику чи ні.

Про обов'язковість точної відповідності назви посади довіднику та профстандартам йдеться у двох статтях ТК РФ:

  • ст. 57 (надання конкретним посадам дотацій та пільг, наявність обмежень);
  • ст. 195.3 (застосування профстандартів).

Документальне оформлення

Процедура введення посади має бути оформлена у встановленому законом порядку.

Для цього видається наказ про зміну штатного розкладу, розробляється посадова інструкція, потім вносяться доповнення.

Штатний розклад складається за формою Т-3 (затверджено Постановою Держкомстату №1). У разі потреби роботодавець може розробити власну форму (Лист Роструда №1487-6-1-ПГ від 14.02.2013 р.).

Накази

Наказ про введення посади не має регламентованої форми, проте за його оформлення слід керуватися вимогами Держстандарту Р 6.30-2003.

  • у назві документа слід зазначити, що коригування до розкладу вносяться через запровадження нової посади;
  • зверху прописується повна назва організації, номер та дата наказу;
  • останній абзац основного тексту повинен містити ПІБ особи, яка контролює виконання наказу;
  • унизу розписується директор або уповноважена посадова особа, що погоджує розпис може поставити головбух або начальник кадрової служби.

Усі накази, що стосуються штатного розкладу, є спільними по всій компанії.

Документу можна задати спеціальний індекс (наприклад, ШР), щоб обмежити доступ до особистих відомостей співробітників і зберігати в окремій папці.

«З 5 листопада 2017 року ввести до штатного розкладу посади:

  1. Директор з продажу (оклад - 100000 рублів) - 1 штатна одиниця;
  2. Тренер із продажу (оклад – 50000 рублів) – 1 штатна одиниця».

Приклад документа:

Зміна штатного розкладу

Штатний розклад - документ, що складається з десяти граф і є додатком до наказу, на підставі якого він затверджений. Якщо зміни незначні (наприклад, запровадження однієї-двох посад), переробляти весь наказ не потрібно.

При значних коригуваннях (відкриття нового відділу чи підрозділи) краще переробити всю форму відразу, т. е. скласти новий розклад. Цей документ набирає чинності з конкретної дати на підставі наказу про затвердження розкладу.

Відповідно до форми, регламентованої Держкомстатом, у документі обов'язково зазначаються:

  • назви відділів;
  • найменування всіх посад;
  • чисельність штату;
  • розмір, надбавок.

Посадові інструкції

Посадова інструкція складається і затверджується кожної посади, т. е. для невизначеного кола працівників без вказівки ПІБ.

Порядок написання інструкцій нормативно-правовими актами не встановлено, отже керівництво самостійно вирішує, як їх оформлювати та коригувати.

Основне завдання при складанні документа – розробити інструкцію, що повністю охоплює весь перелік посадових обов'язків та повноважень співробітників з максимально чітким та точним формулюванням.

Розробка посадової інструкції здійснюється на підставі:

  • ТК РФ;
  • Класифікаційний довідник посад.

Документ оформляється на загальному бланку компанії.

До основних реквізитів належать:

  • назва фірми;
  • найменування документа;
  • дата із номером;
  • місце, де складався;
  • заголовок;
  • текстовий зміст;
  • розпис керівника;
  • гриф затвердження.

Структура посадової інструкції:

  • загальні положення;
  • функції працівника;
  • посадові обов'язки;
  • права працівника;
  • відповідальність;
  • взаємини усередині компанії.

При введенні нової посади для неї формується і посадова інструкція для фахівця.

Трудові договори

Зменшення чи збільшення окладу, перейменування посади та інші коригування штатного розкладу призводять до .

Після видання наказу про зміну штатного розкладу з працівником укладається.

При працевлаштуванні співробітника на нову посаду договір з ним укладається загальним правиламТК РФ.

Якщо має місце перейменування посади, роботодавець вносить відповідні записи до .

Поточних працівників повідомляють про майбутні зміни як мінімум за два місяці.

Чи потрібне повідомлення центру зайнятості?

Після запровадження нової посади можливі два варіанти:

  • пошук та найм на цю посаду нового співробітника;
  • переклад на неї вже влаштованого працівника за додатковою угодою (при цьому стара вакансія виключається).

Якщо суворо дотримуватися одного із зазначених алгоритмів, не потрібно повідомляти службу зайнятості.

Терміни

Рішення про створення нової структурної одиниці або запровадження посад приймається уповноваженим органом юрособи.

Після того, як зміст рішення буде доведений до всіх зацікавлених посадових осіб, кадровим фахівцям доручають підготовку документів для внесення коригувань до штатного розкладу.

→

→

→

Вносяться у тому разі, коли роботодавцю потрібно запровадити нові професії. Воно також змінюється, якщо потрібно вивести з розкладу штатну одиницю.

Зробити це можна:

    за допомогою наказу;

    затвердженням нового ШР.

Розглянемо, у порядку відбувається виведення посади.

Виключення спеціальності із ШР

Якщо місце вакантне

При необхідності роботодавець має право виключити спеціальність або відділ з робочого розпорядку. І тому оформляється наказ про виключення зі штатного розкладу посад. Тут є один нюанс: якщо посада, яку планується прибрати з документа, є вільною, то оформляти повідомлення про скорочення чисельності чи штату не потрібно.

У зв'язку із скороченням

У цьому випадку можна затвердити нове ШР без включення до нього спеціальностей, що підлягають скороченню, а також видати наказ про виключення з ШР посад, що підлягають скороченню та затвердити новий документ після дати майбутніх змін. Співробітників, які під , слід за допомогою письмового документа під підпис, за два місяці. Вказівка ​​на це є у ч. 2 ст. 180 ТК РФ. Згідно з цим правилом, дата введення в дію змін до робочого порядку не може наступати раніше, ніж через два місяці після видання розпорядження.

Наказ про виключення посади із ШР може бути складений роботодавцем у довільній формі. Вказувати в ньому розмір ставки чи зарплати не потрібно.

У наказі слід зазначити:

    інформацію про захід;

    дату внесення запланованих нововведень,

    назва підрозділу, професії та ПІБ громадян, яких торкнеться скорочення;

    права та гарантії працівників, що скорочуються

Після видання розпорядження роботодавець повинен ознайомити з ним співробітників, що скорочуються.

Зберігання розпоряджень

ШР, а також накази щодо виведення посади слід зберігати на підприємстві постійно. А всі пропозиції щодо його розробки та зміни мають зберігатися в архіві підприємства не менше п'яти років. Цей час зберігання встановлено для проектів штатного розкладу.

Є кадровим документом, в якому відображено відомості про склад штату Зазвичай його становлять наприкінці року наступного календарного року. Але іноді виникає потреба у внесенні до нього змін. Незалежно від причин, головне – правильно оформити документ та не допустити помилок під час його затвердження.

Причини внесення змін

Зазначають низку причин, на підставі яких можна коригувати штатний розпис:

  • Зміна структури підприємства.
  • Реорганізація.
  • Зміна обсягів діяльності.
  • Проведення робіт для покращення діяльності підприємства.
  • Зміна законодавчої основи.
  • Економічні розрахунки, пов'язані з виробничою та трудовою сферами роботи організації.
  • Скорочення штату.
  • Оптимізація роботи підприємства
  • Виключення або запровадження нових вакантних місць та посад.
  • Зміна зарплати.
  • Перейменування посад.

Способи та особливості внесення змін

Виділяють два варіанти, які дозволяють внести зміни до документа з розкладом штату організації:

  1. Видання наказу про внесення змін із переліком змін у тексті наказу. Застосовується для дрібних виправлень.
  2. Складання нового розкладу та його затвердження. Застосовується у разі суттєвих змін.

При внесенні змін варто також враховувати деякі особливості:

  1. Прибрати зі штатного розкладу можна лише вакантні посади, тобто ті, що не зайняті людиною.
  2. Якщо видалення вакансії зі штатного розпису передбачає звільнення, необхідно повідомити про це працівника за два місяці до набрання чинності наказом.
  3. Якщо зміна штатного розкладу пов'язана із змінами умов праці, то працівників, яких це стосується, мають бути сповіщені за два місяці.
  4. Якщо внесення змін стосується зміни назви посади або відділу, то працівники, яких це стосується, мають бути попереджені. Крім того, до трудового має бути внесений відповідний запис.
  5. Якщо зміни стосуються оплати праці, то всі зміни також дублюються у трудовому договоріта особисту картку Т-2.

Протягом року можна вносити необмежену кількість змін до штатного розкладу. Головне – дотримуватись законодавства та своєчасно доносити відомості про зміни трудовому колективу.

Хто і як складає наказ?

Наказ, на підставі якого вносяться всі необхідні зміни до штатного розкладу, складається у довільній формі. Основні реквізити документа:

  1. Назва організації чи філії. Вказується повна назва.
  2. Дата складання.
  3. Номер паперу. Проставляється відповідно до прийнятої на підприємстві системи наказів.
  4. Підстави змін.
  5. Дата набуття чинності змін.
  6. Перерахування змін. При цьому вказується:
  • посада;
  • оклад на конкретну посаду;
  • кількість одиниць штату, які слід забрати або додати.
  1. Підпис відповідальної особи.

Упорядкуванням паперу та подальшою реалізацією наказу займається:

  • Відділ кадрів
  • Бухгалтерія.
  • Планово-економічний відділ.
  • Відділ праці та заробітної плати.

Все залежить від розміру підприємства та функцій кожного з відділів.

Зразки наказу в залежності від виду змін

Пропонуємо вам зразки типових наказів про внесення змін до розкладу штату підприємства.

Поява нової посади

Зазначається дата введення нової посади до штату:

Скорочення штату

У документі наголошуються особи, для яких діє скорочення, та дата його набрання чинності:

Перейменування посади

У цьому випадку відзначається найменування нової назви:

Важливо повідомити працівників про зміни в наступному документі:

Зміна окладу чи тарифної ставки

У наказі зазначається, наскільки та коли зміниться тариф:

Ліквідація вакантних посад

Перераховуються штатні одиниці, що виключаються:

Істотні зміни документа

Як уже говорилося, внесення суттєвих змін бажано проводити у вигляді складання та затвердження нового документа. При цьому номер розкладу буде наступним за раніше прийнятим. Твердження розкладу відбувається відповідно до прийнятого порядку на підставі загального наказу.

Відео: Зміна штатного розкладу у ЗУП 3.0

За допомогою відеоуроку ви зможете дізнатися, як правильно вносити зміни до штатного розкладу у програмі ЗУП 3.0:

Внесення змін до штатного розкладу проводиться на підставі відповідного наказу, складеного у довільній формі та містить інформацію про причину змін.



 

Можливо, буде корисно почитати: