Чи достатньо електронного підпису у кадрових документах. Кадровий електронний документообіг

26 липня 2019 р. 12:22

Які обмеження накладає поточне законодавство, аніж керуватися зараз і на що розраховувати при автоматизації документообігу в перспективі?

Навіщо потрібна трансформація?

Вигода безпаперового документообігу очевидна — це і скорочення витрат, і економія дорогоцінних людино-годин, і прозорість робіт.

Бізнес намагається оцифрувати ключові процесиякі впливають на його прибутковість. При цьому оптимізуються і масові - з максимальною залученістю персоналу, це дозволяє знизити витрати компанії. Як результат, економляться тонни паперу, роки людського часу та мільярди нервових клітин мільйонів людей.

Погляд зверху

За підрахунками Мінпраці РФ, компанії використовують близько 40 типів кадрових документів у різних варіаціях. З ними взаємодіють 100% співробітників компанії, тому переведення цих паперів в електронний вигляд і подальша автоматизація процесів заощаджують відразу купу ресурсів.

Але він криється в дрібницях. Перше, з чим має бути зіткнутися, потрібно забезпечити значущість кадрових документів. Вони можуть знадобитися як самому працівникові, так і десятку зовнішніх організацій (Мінпраця Росії, фонди пенсійні та обов'язкового медичного страхування, суди та інші інстанції).

З папером усе зрозуміло: на руках має бути екземпляр із печаткою та підписом. Щодо роботи з електронними документами, практики поки що не так багато.

Оцифрування кадрів, з чого розпочати?

Усі кадрові документи умовно можна поділити на 2 частини:

1. Особистого характеру - це трудовий договір і накази, що впливають тільки на одного співробітника (про зміну положень трудового договору, звільнення, прийняття, переклад і т.д.).

2. Масові - всілякі інструкції, розпорядження, регламенти, з якими мають бути ознайомлені всі працівники організації чи відповідні підрозділи.

Не так складно створити електронну форму документа, як надалі забезпечити його юридичну значимість. З одного боку, є Федеральний закон №63 від 06.04.2011 "Про електронний підпис". Він дозволяє використовувати електронний підпис (ЕП) та зобов'язує визнавати рівносильними документи, підписані нею та власноруч. З іншого боку - Трудовий кодекс Російської Федерації, який дозволяє застосовувати електронні документи лише віддаленим співробітникам і лише з використанням посиленої кваліфікованої електронного підпису- УКЕП.

УКЕП – це дорого!

Для отримання сертифіката кваліфікованого підпису необхідно звернутися до акредитованого посвідчувального центру (далі — УЦ). Він сформує ключову пару, за допомогою якої підпис створюється та перевіряється.

На відміну від підписання паперу власноруч випуск сертифікату УКЕП — послуга платна. Саме тому бізнес не поспішає переводити штат на віддалену роботу за новими правилами — перехід на електронний кадровий документообіг здається безперспективним.

Встати, суд іде

Розглянемо недавню судову практику. Можна відмітити цікаві фактиіз застосування електронних засобів у сфері трудового права:

суд визнав легітимним ознайомлення працівників з локальними нормативними актами (далі — ЛНА) електронною поштою: Ухвала Приморського Крайового Суду від 6 березня 2014 р. у справі N 33-1126;
допустимо застосування простого електронного підпису під час ознайомлення з електронними документами: Рішення Ново-Савінівського районного суду м. Казані від 16 січня 2014 р. у справі N 2-1091/14.

Таким чином, слід звернути увагу з цифровізації всього кадрового потоку на масові документи. Принаймні доти, доки не будуть внесені зміни до Трудового кодексу.

Знайомство по новій

Що зрештою знадобиться для «легалізації» ознайомлення з ЛНА без паперу? Організувати процес з локальними актамиможна електронною поштою.

Для цього потрібно:

затвердити відповідне положення щодо порядку роботи з email;
ознайомити співробітника у письмовій формі під підпис із ним;
закріпити адреси електронної пошти у трудовому договорі чи іншому документі за підписом працівника.

Положення має включати:

регламент використання працівниками електронної пошти;
терміни відповіді на листи та зберігання отриманих та відправлених повідомлень;
обов'язок працівника повідомляти відправника про отримання листа та регулярно перевіряти надходження електронної пошти за встановлений період;
пункт про те, що листування між роботодавцем та працівником прирівнюється до обміну документами на паперових носіях.

Надійніше фіксуватиме інформацію, використовуючи електронний підпис.

Підпис. Електронна. Своя

Електронний підпис являє собою додаткову інформацію, яка потрібна для визначення підписувача, незмінності документа та його реквізитів. Головна перевага ЕП перед ознайомленням через корпоративні системи – це неможливість нікому, крім власника ключа, сформувати такий самий набір інформації.

Найбільш економічними варіантами є посилена некваліфікована (УНЕП) та проста електронна (ПЕП) підписи.

Федеральний закон №63 дозволяє застосовувати некваліфікований електронний підпис нарівні з кваліфікованим, але з деякими відмінностями.

У випадку з УНЕП центр, що засвідчує, може не мати акредитації. У цьому роботодавець може самостійно розгорнути послуги обслуговування інфраструктури ЭП. Вони дозволять генерувати ключові пари та видавати їх працівникам, щоб співробітники могли підписувати документи в інформаційній системі.

Таким чином, компанія створює «власний центр, що засвідчує». Але його одного недостатньо для використання УНЕП. Роботодавець також повинен підготувати та ввести в дію комплект документів для коректного застосування електронного підпису:

зони відповідальності та порядку роботи УЦ;
правила використання ключів;
умови та засоби формування та перевірки;
порядок обліку заявок, видачі, вилучення та знищення носіїв та ключів.

У свою чергу, співробітник повинен знати:

порядок отримання ключів ЕП;
де її застосовувати;
які дії у системі сформують електронний підпис.

А також він повинен розуміти, що несе персональну відповідальність за видану йому ключову пару і ЕП є аналогом власноручного підпису.

А простіше можна?

Крім УНЕП законом передбачено використання простого електронного підпису (ПЕП). Умови її застосування описані у статті 9 ФЗ-63.

При застосуванні ПЕП передбачається, що:

це прикріплена або пов'язана інформація з документом, що підписується;
її завдання - однозначне визначення підписувача;
є відмінність від посилених ЕП — вона забезпечує цілісність інформації;
як і УНЕП чи УКЕП, формується на закритому ключі;
організаційно-технічно повинна мати правила перевірки та дію-підтвердження для встановлення на документ.

Все перелічене вище необхідно описати і закріпити в правилах застосування електронних підписів, розроблених нарівні з угодою про використання ЕП. З цими документами слід ознайомити працівників у письмовій формі під підпис.

Поточне законодавство не дозволяє оцифрувати всю роботу з персоналом. Але переведення ознайомлень з локальними документами в електронний вигляд та підготовка систем вже зроблять ваші процеси ефективнішими.

З 23.03 по 01.10.2018 Міністерство праці та соцзахисту проводило експеримент із переведення в електронну форму документів та відомостей про працівників з питань трудових відносин. Правила його проведення регламентовані Наказом від 26.03.2018 № 194. У ньому, зокрема, сказано, що нові правила роботи випробуватимуть на таких важливих етапах, як укладання трудових договорів та оформлення службових відряджень, видача наряду-допуску, ознайомлення працівника з графіком відпусток та деякими ЛНА роботодавця.

У пілотному проекті брали участь 11 великих компаній: ВАТ «Російські залізниці», АТ «Газпромбанк», ПАТ «АвтоВаз», ПАТ «Росбанк», ПАТ «Мечел», АТ «Сєвєрсталь Менеджмент», ПАТ «Ростелеком», ТОВ «СІБУР», АТ «Альфа-Банк», ПАТ «Татнафта», ТОВ "Агроторг". Серед їхніх завдань було:

випробувати механізм можливості ведення кадрових документів у електронному вигляді;
оцінити витрати та отримані ефекти від нових правил ведення кадрової документації;
виявити проблеми та ризики від ведення кадрового документообігу в ел. вигляді;
підготувати пропозиції щодо оптимізації обов'язкових для роботодавців документів;
надати ініціативи щодо внесення змін до законодавства з метою дозволу на ведення електронного кадрового документообігу (ЕКД).

За інформацією Мінпраці від 19.10.2018, виявлено певні труднощі, які уряду доведеться вирішувати до того, як з’являться конкретні нормативні акти щодо ЕКД. Ось на які проблеми вказав бізнес:

Висока вартість придбання та використання цифровий підпис. Передбачається, що електронний документообіг вимагатиме щороку набувати мінімум 1 цифровий підпис. Зараз її вартість на 1 особу становить від 1000 до 5000 рублів. Якщо ця ціна не знизиться, то економічний ефект від впровадження ЕКД буде дуже малим.
Відсутність уніфікованих вимог до універсального цифрового підпису. В даний час законом затверджено декілька видів ЕЦП, які використовуються для різних ситуацій. Найбільш затребуваним є посилений кваліфікований підпис, оскільки його можна використовувати в ширшому спектрі правовідносин. Однак для кадрового діловодства законом поки не встановлено той тип ЕЦП, який має використовуватись, та його особливості.
Проблеми технічного характеру Компанії, які брали участь в експерименті, дійшли висновку, що ведення документів виключно в онлайн-форматі невигідне роботодавцю через високого ризикубути покараним через проблеми технічного характеру. Так, за втрату даних, несанкціоноване їх використання третіми особами, помилки програмного забезпеченняпід час передачі чи обробки інформації доведеться відповідати саме роботодавцю. Якщо ж знадобляться втрачені документи суду чи контролюючим органам, то постраждає не лише компанія, а й працівник, чиї відомості було втрачено. Отже, притягнути до відповідальності зможуть і співробітник, і контрольно-наглядові органи.
У разі втрати документів роботодавцем також виникають ризики для працівників. Без документів, вони не зможуть захистити свої права.

Оскільки проблеми суттєві, у Міністерстві праці, Російському союзі промисловців та підприємців та Федерації незалежних профспілок запропонували спочатку знайти варіанти їх вирішення, а потім поетапно впроваджувати всі ініціативи. Крім того, чиновники вважають, що спочатку треба дочекатися змін у сфері IT, щоб з'явилися норми щодо універсального електронного цифрового підпису, архівного зберігання даних, захисту передачі даних, юридичної значущості е-документів, у тому числі в суді. За планами уряду, відповідні законопроекти мають бути підготовлені у такі терміни:

до грудня 2020 року — ініціативи щодо формування, придбання та використання електронного підпису, встановлення уніфікованих вимог до нього, його візуалізації в електронному документі;
до липня 2020 року — проекти, де буде уточнено поняття електронного документа, процедури зберігання та обробки електронних документів та їх дублікатів (електронних образів).

У Міністерстві праці впевнені, що лише після ухвалення всіх цих правових засадможна розпочинати активне опрацювання законопроекту, що дозволяє роботодавцям вести кадрову документацію лише в електронному вигляді. З'явиться документ, за прогнозами чиновників, не раніше 2021 року.

Навіщо потрібний ще один експеримент

У Міністерстві праці вирішили не чекати, коли з'являться чергові зміни в законодавстві щодо електронного цифрового підпису. Крім того, чиновники впевнені, що практичний досвідпереходу на електронні документи набагато корисніше для розробників законопроекту, ніж будь-які інші варіанти збирання інформації. Тому протягом наступних трьох років планується провести ще один експеримент із переходу на ЕКД. Відповідний законопроект уже підготовлений і має найближчим часом потрапити до Держдуми.

Мета другого пілотного проекту — виявити та по можливості знайти вирішення проблем, пов'язаних із використанням електронного підпису, архівним зберіганням е-документів, іншими моментами при роботі з ЕКД. Причому працювати бізнесу, який погодиться брати участь в експерименті, доведеться в період, коли змінюються інші нормативні акти. За даними Мінпраці, до 2020 року мають бути затверджені поправки до наступних Федеральних законів:

«Про обов'язковий примірник документів»;
«Про інформацію, інформаційних технологійта про захист інформації»;
інші нормативні правові акти, у яких є згадки про електронні документи, процедури зберігання та використання електронного дубліката (електронного образу) документа чи самого документа.

Щодо учасників проекту, вони поки невідомі, але планується, що це буде близько 10 організацій, готових до змін у роботі. Усі витрати, які доведеться нести роботодавцям, повністю лягають на їхні плечі. При цьому вони матимуть змогу вибрати, які види електронного підпису використовувати і які кадрові документи вести виключно в електронному вигляді. Єдине правило — обов'язково використовувати посилений кваліфікований електронний підпис, якщо:

трудовий договір;
договір про матеріальну відповідальність;
учнівський договір.

Або якщо до них вносяться зміни.

Уточнюється також, що в рамках експерименту компаніям належить розробити та забезпечувати працездатність власної інформаційної системи, яка дозволить зберігати електронні документи, надавати до них доступ різним категоріям користувачів. різних дій(Внесення змін, контроль, отримання виписки (копії), ін.).

Чи не забули чиновники і про права працівників. Компанії, які братимуть участь у пілотному проекті, зобов'яжуть прописати у колективних договорах чи окремих угодах із працівниками, що вони не проти переведення документів до онлайн-формату.

За планами Мінпраці експеримент мають пройти в період з 01.01.2019 по 31.12.2022. Але якщо депутати Держдуми не встигнуть затвердити законопроект, термін може змінитися. Слідкуйте за нашими новинами.

Що вирішили за електронною трудовою книжкою

Спочатку чиновники хотіли об'єднати ініціативу переходу на електронну трудову книжку з ідеєю повністю перевести роботодавців на ЕКД. Однак, як показав експеримент — зразок, електронний документообіг у кадровому діловодстві має розвиватись окремо. На цьому наполягли об'єднання профспілок та загальноросійські об'єднання роботодавців.

Тож Мінпраця вирішила законопроект про електронну трудову книжку просувати вже зараз, щоб у 2020 році запровадити веб-документ у вітчизняних компаніях. Як повідомляють чиновники, ініціатива готова, і вона передбачає, що (цитата з інформації Мінпраці від 19.10.2018):

роботодавці направлятимуть у Пенсійний фондРосії в електронному вигляді відомості про трудову діяльність працівників, тобто про прийом на роботу, переведення на інше робоче місце, звільнення. Проект є масштабним, оскільки торкається всіх роботодавців. Працівники отримають можливість бачити в інформаційній системі в будь-який час записи, які робить роботодавець, а також надсилати свої дані в електронному вигляді роботодавцю, наприклад, під час працевлаштування, у тому числі для роботи дистанційно в іншій місцевості.

Про плюси та мінуси електронної трудової книжки можна почитати у нашому матеріалі

Як взагалі чиновники бачать реформу

Як раніше заявляла заступник міністра праці та соціального захистуРФ Любов Єльцова, Мінпраця готова вислухати позицію підприємців та профспілок щодо переходу російських компанійна ЕКД.

Любов Єльцова пояснила (цитата на офіційному сайті Мінпраці — прим.ред.):

«Головна суть наших пропозицій полягає в тому, щоб поряд із паперовим документообігом компанії мали можливість ведення електронного кадрового документообігу. Зокрема, пропонується надати право роботодавцю приймати рішення про повне або часткове ведення документів, пов'язаних з кадровою роботоюв електронній формі. Це рішення прийматиметься роботодавцем лише з урахуванням думки представницького органу працівників.

Усі витрати на ведення документів в електронній формі покладаються виключно на роботодавця. Працівник не повинен нести жодних витрат, пов'язаних із веденням часткового або повного електронного кадрового документообігу. Крім того, роботодавець зобов'язаний на вимогу працівника надавати йому документи, створені в електронній формі, на паперовому носії».

Хто вже готовий до переходу

У Міністерстві наголошують, що за впровадження ЕКД виступають компанії з банківського сектору та IT-технологій, «де переважно вертикально інтегровані структури, і робота пов'язана із застосуванням інформаційних технологій». Тому вони стали першими учасниками пілотного проекту. Разом з тим і багато компаній уже оцінили переваги електронного документообігу, тому якщо влада його узаконить у кадровому діловодстві, потихеньку почне переходити на нові правила роботи.

За словами експерта КлубуТК, юриста рекрутингової агенції «Арес» Тетяни Магери, запровадження кадрового електронного документообігу — необхідний та закономірний процес. Можливо, на першому етапі перехід на нього справді міг би бути виключно добровільним як для роботодавців, так і працівників. Тим більше, що фактично створення та облік кадрових документів уже кілька років відбувається у цифровій формі. Роздрукування та дублювання документа на паперовому носії обов'язково через вимогу про його засвідчення особистим підписом працівника та роботодавця. Легалізація електронного цифрового підпису для сторін трудових правовідносин могла б вирішити цю проблему.

Тетяна Магера також нагадує, що використання таких порталів, як nalog.ru, arbitr.ru, gosuslugi.ru, стає з кожним днем все більш популярним і ефективним. Отже, нічого не заважає впровадити електронний документообіг і в кадровому обліку, у тому числі з використанням вже наявних платформ і напрацювань.

Що можна переводити в онлайн-формат вже зараз

Російське законодавство містить велику кількість нормативних актів, що дозволяють компаніям переводити деякі кадрові документи в цифровий формат. За рішенням керівництва підприємства, внутрішні папери можуть оформлятися у робочих комп'ютерах. При необхідності їх можна роздрукувати та підписати. Якщо в цифровому варіанті їх надсилати працівникам чи державним органам, їхню справжність обов'язково треба підтверджувати електронним цифровим підписом.

Журнал обліку електроустаткування, ін.).

Особисті картки працівників, накази з особового складу, трудові книжки та журнал їх обліку, трудові договори та додаткові угоди до них, а також більша частинакадрових журналів поки що мають вестись на папері.

В даний час оптимізація та автоматизація процесів у всіх галузях економіки є однією з обговорюваних в експертній спільноті тем. Не обмежує її увагою і держава: у 2017 році було затверджено "Стратегію розвитку інформаційного суспільствау Російській Федерації на 2017 – 2030 роки", в рамках якої реалізується програма "Цифрова економіка".

Одним із заходів даної програми є перехід на безпаперову взаємодію працівників та роботодавців. Це означає, що в найближчому майбутньому має з'явитися законодавча базадозволяє вести кадрові документи в електронному вигляді.

Як має виглядати майбутнє кадрового документообігу?

Очевидно, що в майбутньому роботодавець та працівник повинні мати можливість підписувати будь-які кадрові документи в електронному вигляді з будь-якої точки світу з будь-якого пристрою. Паперові документи та "живі" підписи на них мають поступово вийти з ділового обороту. При цьому, зрозуміло, має забезпечуватись належна ідентифікація осіб, які підписують кадрові документи, а також безпеку передачі та зберігання інформації в електронному вигляді.

Чому це важливо?

Переваги впровадження безпаперової взаємодії працівника та роботодавця очевидні:

Економія часу співробітників (отже, і грошей компанії);

Підвищення мобільності співробітників – документи можна підписувати з ноутбука чи смартфона з будь-якої точки світу;

Прискорення процесів погодження та підписання кадрових документів;

Спрощення процесу контролю за підписанням кадрових документів;

Підвищення прозорості кадрового документообігу;

Поліпшення безпеки документів у порівнянні з паперовими;

Економія офісного/архівного простору для зберігання документів;

Зниження витрат на папір та турбота про екологію;

Зниження ризику підробки документів (при використанні посиленого кваліфікованого електронного підпису);

Забезпечення більш швидкого та простого доступудо архіву документів;

Гарантія оперативнішого подання документів контролюючим органам.

Що діється на державному рівні?

Для впровадження безпаперової взаємодії працівника та роботодавця Мінпраця Росії вже запустив відповідний експеримент із переведення в електронну форму документів та відомостей про працівника з питань трудових відносин.

Великі російські роботодавці виступили учасниками експерименту: ВАТ "Російські залізниці", АТ "Газпромбанк", ПАТ "АВТОВАЗ", ПАТ "РОСБАНК", ПАТ "Мечел", АТ "Сєвєрсталь Менеджмент", ПАТ "Ростелеком", ТОВ "Яндекс".

Експеримент має допомогти:

протестувати механізм ведення роботодавцем кадрових документів в електронному вигляді;

Оцінити витрати на впровадження та отриманий ефект;

Виявити проблеми та ризики при переході на безпаперову взаємодію.

За підсумками експерименту планується підготувати пропозиції щодо оптимізації документів, обов'язкових для ведення роботодавцем у сфері трудових відносин, а також розробити та внести відповідні зміни до законодавства Російської Федерації.

Законодавчі зміни плануються не раніше IV кварталу 2018 року.

План проведення експерименту Мінпраці

Перший етап

Підготовка проектів та затвердження локальних нормативних актів, необхідних для проведення експерименту в організації, що містять процедури його проведення, перелік відповідальних осіб щодо проведення експерименту;

Організація взаємодії з первинної профспілкової організацією чи (за відсутності первинної профспілкової організації) коїться з іншими представниками працівників до участі у проведенні експерименту.

Другий етап

Підготовка корпоративних інформаційних систем та інша технічна підготовка (при необхідності);

Уточнення локальних нормативних актів щодо експерименту (за потреби).

Третій етап

Реалізація експерименту у вибраних компаніях;

Підбиття підсумків кожним учасником за результатами минулого експерименту та направлення до Мінпраці Росії інформації, що містить оцінку фінансових витрат, витрат часу, ризиків, пов'язаних з проведенням експерименту, аналіз ефектів від ведення кадрових документів в електронному вигляді, а також їх вплив на продуктивність праці та контрольно -Наглядову діяльність.

Четвертий етап

Загальне підбиття та оцінка підсумків за результатами минулого експерименту в Мінпраці Росії.

Види роботи з кадровими документами, включені до експерименту:

Укладання трудових договорів;

Оформлення службових відряджень;

Оформлення відпусток;

Повідомлення працівників про складових частинах заробітної плати, належних їм за відповідний період;

У сфері кадрового обліку серед тих, хто входить у цифрову епоху «на низькій швидкості». На державному рівні ведуться експерименти, результати яких мають бути основою майбутніх законопроектів у сфері кадрового ЕДО. Основна причина такого довгого розгойдування – 100% залучення до цифровізації всіх учасників трудових відносин. Але низька швидкість не означає, що не йде процес. Просунуті компанії вже зараз переводять безліч кадрових операцій на цифровий формат. Які кадрові документи можна перевести в електронний вигляд, які вигоди це несе? Подробиці у нашій статті.

Держава експериментує з кадровим ЕДО

Електронний документообіг – неминуче майбутнє. Флагманом ЕДО є бухотзвітність до наглядових органів. За експертними оцінками, близько 90% документів в електронному вигляді є документами бухгалтерської звітності. До цифровізації кадрового обліку держава підходить обережно. Поки воно у пошуку оптимальних рішень, експериментує: один пілотний проектзавершено, на підході другий.

Перший пілотний проект із впровадження електронного документообігу у кадровій сфері проходив з 23 березня до 1 жовтня 2018 року. У ньому брали участь 11 найбільших російських компаній, серед них "Російські залізниці", "АвтоВаз", "Газпромбанк" та інші. Експеримент показав такі результати: відсутність уніфікованих вимог до універсального цифрового підпису, висока вартість стовідсоткового охоплення співробітників цифровими підписами, ризик втрати даних з технічних причин.

Очікується, що другий федеральний пілотний проект щодо впровадження електронного кадрового документообігу стартує з 1 січня 2020 року і триватиме два роки. У проекті братимуть участь, за попередньою інформацією, близько 10 компаній. Вони самі зможуть вибрати, які кадрові документи перевести в електронний вигляд (без дублювання на папері), які використовувати види електронного підпису (ЕП), з однією умовою, що для трудового договору, договору про матеріальну відповідальність та учнівського договору має використовуватися посилений кваліфікований електронний підпис (УКЕП). Мета цього експерименту – зняти перепони, виявлені під час першого експерименту. Ще одне важлива умова- працівники цих компаній повинні «дати добро» на участь в експерименті, згода має бути відображена в них трудових договорах.

Трудові книжки «у цифрі»

Окремим рядком у кадровому ЕДО йде цифровизація трудової книжки. Глобальний експеримент із переведення її в електронний вигляд прописаний у схваленому урядом нацпроекті «Цифрова економіка».

Можливо, що вже з 1 січня 2020 року обов'язковою буде передача в інформаційну систему ПФ РФ відомостей про трудову діяльність працівників. При організації ж внутрішнього кадрового документообігу роботодавець сам вибере між «цифрою» та папером. А з 1 січня 2021 року електронний формат трудових книжокмає стати основним. За даними Мінпраці, нововведення торкнеться 58,7 млн осіб і 4,7 млн юридичних осіб.

В електронному документі будуть міститися такі дані: відомості про працівника, виконувану ним роботу, переведення на іншу постійну роботу, звільнення та його підставу. Дані про освіту та нагороди в електронний вигляд не переносяться.

Форму документа поки що публічно не подано (за даними на вересень 2019 року), її має розробити Пенсійний фонд РФ і затвердити в Мінпраці.

З 2021 року паперові трудові книжки планують скасувати. Співробітникам, які вперше влаштовуються на роботу після 1 січня 2021 року, паперова трудова книжка заводитись не буде.

З 1 січня 2020 року індивідуальний особовий рахунок громадянина, який ведеться у системі обов'язкового пенсійного страхування, доповниться розділом «Відомості про трудову діяльність», що містить інформацію про місце роботи, виконувану роботу та її періоди.

Однак можливий і інший сценарій розвитку подій. Справа в тому, що Мінпраці Останнім часомактивно заявляє про зрушення цифровізації трудових книжок однією рік. Є ймовірність, що до 29 жовтня 2019 року Мінпраця внесе на затвердження законопроект із поправкою – у якому пропонується запуск електронного обліку трудової діяльності на базі ПФР розпочати не з 2020 року, а з 2021 року, при цьому паперові трудові повинні існувати паралельно з електронними ще кілька років. Вирішення цього питання не за горами.

Переваги кадрового ЕДО:

Скорочуються терміни підписання кадрових документів.
З'являється можливість безстрокової архівації документів.
Зменшується час на пошук документів.
Вивільняються площі, які займають паперові документи.
Скорочуються витрати на папір, друк.
Збільшується швидкість підготовки звітності, підвищується її якість.

Які кадрові документи вже зараз можна перевести у цифровий формат

Незважаючи на те, що старт масової цифровізації кадрового ЕДО з боку держави ще не надано, законодавство вже зараз дає можливість використовувати деякі кадрові документи в електронному вигляді.

Які кадрові документи вже зараз можна оцифрувати:

електронний лікарняний,
трудовий договір з дистанційним працівником,
акти виконаних робіт за цивільно-правовими договорами,
відомості персоніфікованого обліку та сплачених страхових внесків.
інші документи, які потребують підпису працівника.

Як можна удосконалити кадровий документообіг прямо зараз? Оцифрувати його лише на рівні компанії, тобто створити систему внутрішнього кадрового електронного документообігу. Використовуючи сервіс НВІС ЕДО, ви самі можете видати співробітнику електронний підпис та використовувати його для підписання внутрішніх документів у компанії. Навіть обхідний лист, який співробітник заповнює при звільненні, у НВІС стає електронним.

Які документи запитати у людини під час прийому на роботу, які дані з них потрібно занести до системи, які документи та звіти роздрукувати, а які можна надіслати в електронному вигляді – НВІС ЕДО підкаже, як усе зробити правильно.

НВІС врахує робочий часспівробітників, проконтролює час приходу та догляду, складе графік відпусток. Крім того, за допомогою сервісу можна серйозно підвищити нематеріальну мотивацію працівників за рахунок привітань, проведення внутрішніх конкурсів тощо.

Детальніше ознайомитися з електронними підписами можна у нашому Магазині ЕЦП, тут є електронні підписи під будь-які завдання компанії.

Практично у кожній компанії є видальники, які «недосяжні» фізично для роботодавця — як експерти радять підписувати з ними договори та акти, особливо посадові інструкції?

При оформленні приймання на роботу дистанційного працівника виникає чимало питань, пов'язаних із складністю документообігу. Тому до початку оформлення кадрових документів компанії необхідно вирішити, який із двох варіантів кадрового документообігу застосовуватиметься: традиційний або обмін електронними документами.

Варіант 1. Традиційний

При використанні цього варіанта компанія надсилатиме оригінали всіх кадрових документів поштою. Працівник їх підписуватиме (або ставитиме розпис про ознайомлення) і надсилатиме назад поштою. У цьому виникають ризики порушення термінів при ознайомленнях, повідомленнях тощо.

Варіант 2. Обмін електронними документами (312.1 ТК РФ)

ТК РФ дозволяє роботодавцю направляти працівникові кадрові документи (накази, повідомлення, вимоги тощо) та інші документи електронною поштою. Працівник також має право спрямовувати все необхідні документи, У тому числі документи, необхідні при прийнятті на роботу, різні заяви в електронному вигляді. При цьому способі практично виключається поштове пересилання, є можливість дотримуватися термінів і економити на поштових витратах.

Однак для того, щоб обмін електронними документами між дистанційним працівником та роботодавцем був законним, сторонам необхідно використовувати електронний підпис.

Зверніть увагу, трудовим законодавствомне передбачено обов'язку роботодавця оплачувати отримання сертифіката ключа електронного підпису працівника, тому вважаємо, що це питання вирішується за згодою сторін трудового договору.

До прийому дистанційних працівників рекомендую компанії відобразити ПВТР застосування дистанційної роботи та особливості застосування електронного підпису. Наприклад,
можна передбачити, чи компанія використовує електронний підпис, хто несе витрати на отримання електронного підпису,
який порядок обміну електронними документами, який їхній формат, який порядок підтвердження отримання документів.

Як відомо, роботодавець зобов'язаний знайомити працівника з локальними нормативними актами до підписання трудового договору (ст. 68 ТК РФ), зокрема з посадовою інструкцією. Якщо компанія вирішила використати електронний підпис, то й ознайомити працівника з локальними нормативними актами можна без отримання рукописного підпису працівника у листі ознайомлення, а за допомогою електронного підпису. План дій може бути таким:

надіслати скан ПВТР, Положення про оплату, Положення про захист персональних даних, посадової інструкції, інших локальних нормативних актів, які стосуються роботи співробітника електронною поштою з використанням електронного підпису з боку роботодавця;
працівник має надіслати в обмін електронний документ. У ст. 312.1 ТК РФ спеціально не зазначено, що це має бути за електронний документ. Це може бути електронний лист про те, що працівник ознайомився з локальним актом або скан листа ознайомлення з підписом працівника. Працівник також повинен використовувати під час відправлення електронний підпис.

Виникає питання, як бути, якщо сторони домовляться про використання електронного підпису саме у трудовому договорі. Адже до підписання трудового договору кандидат не знатиме, що йому потрібно отримати електронний підпис. Наявне деяке нестикування правових норм у цьому питанні. Вважаємо, що коли прийнято рішення про прийом кандидата на роботу, додатковим етапом до ознайомлення його з локальними актами та підписання трудового договору має бути етап узгодження сторонами питання щодо використання цифрового підпису та отримання працівником електронного підпису.

Який порядок дій під час підписання трудового договору з дистанційним працівником? Якщо ж трудовий договір підписується сторонами у традиційному порядку, то компанії доведеться відправити обидва екземпляри трудового договору поштою на адресу працівника та написати супровідний лист із проханням підписати та повернути один примірник на адресу роботодавця.

Якщо сторони використовують обмін електронними документами та електронний підпис виникає низка практичних питань:

Чи повинен роботодавець надіслати працівникові договір для підписання у форматі WORD чи PDF?

Чи повинен працівник надсилати документ роботодавцю у форматі WORD (заповнивши в електронному вигляді розділ «Підписи сторін»)? Чи потрібно направити документ у форматі PDF? У цьому випадку він має роздрукувати договір, підписати власноруч, зробити скан-копію і лише тоді надіслати роботодавцю електронною поштою?

Тільки електронною поштоюможуть користуватися сторони або іншими каналами зв'язку WhatsApp, Skype і т. д.?

Після отримання документа від працівника, як має здійснюватись зберігання електронного документа, підписаного електронним підписом?

Як на документі буде видно, що його підписано електронним підписом?

Поки що роз'яснень державних органівабо судової практикиз цих питань немає. Але прокоментувати ці питання можна виходячи з визначень електронного документа, даних у нормативні акти.

п. 2 ст. 434 Цивільного кодексуРФ:

Електронний документ – це інформація, підготовлена, надіслана, отримана або збережена за допомогою електронних, магнітних, оптичних або аналогічних засобів, включаючи обмін інформацією в електронній формі та електронну пошту.

п . 11.1 ст. 2 Федерального законувід 27.07.2006 N 149-ФЗ «Про інформацію, інформаційні технології та захист інформації»:

Електронний документ — документована інформація, подана в електронній формі, тобто у вигляді, придатному для сприйняття людиною з використанням електронних обчислювальних машин, а також передачі по інформаційно-телекомунікаційним мережам або обробки в інформаційних системах.

Тобто електронним вважається як паперовий документ, який отримується (відправляється) за допомогою будь-якого сучасного каналу зв'язку, по e-mail, WhatsApp або Skype і т.д., так і документ, що спочатку створений і надсилається в електронному вигляді і зберігається на електронних носіях.

Про те, що документ підписаний електронним підписом, буде видно на ярлику файлу. Крім цього, можна як додатковий сервіс при отриманні електронного підпису замовити спеціальні позначки на самому тексті документа.

Рекомендації тут можуть бути такими:
направити працівникові договір, підписаний роботодавцем у форматі PDF;
роздрукувати договір, підписати власноруч, зробити скан-копію та надішле роботодавцю форматі PDF;
роздрукувати договір та зберігати підписаний з обох сторін договір в особовій справі;
зберігає в електронному вигляді файли, спрямовані на використання електронного підпису. Можливо, у разі перевірки їх доведеться пред'явити для підтвердження підписання працівником договору;
роботодавцю слід закріпити в локальних нормативних актах, наприклад, у ПВТР, порядок обміну електронними документами, їх формат, порядок їх зберігання, канали зв'язку і т.д.).

Зверніть увагу, якщо трудовий договір підписаний за допомогою електронного підпису роботодавець зобов'язаний направити працівникові екземпляр трудового договору на паперовому носії поштою заказним листомз повідомленням не пізніше 3 календарних днів(Ч. 2 ст. 312.2 ТК РФ). Однак законодавством не передбачено обов'язку працівника повертати підписаний власноруч трудовий договір, адже він уже підписав його за допомогою УКЕП.

Подібні проблеми виникають не лише при оформленні трудового договору чи ознайомленні з локальними актами, а й при оформленні кадрових документів. Кадровику, як завжди, слід попросити працівника підписати згоду на обробку персональних даних (якщо планується отримувати відомості у третіх осіб або передавати третім особам), зобов'язання про нерозголошення комерційної таємниці (якщо в компанії діє режим комерційної таємниці), заполонити анкету (якщо в компанії використовуються анкети), оформити наказ про прийом на роботу, особисту картку працівника.

Підсумки

Залежно від обраного порядку документообігу з дистанційним працівником можна:

Варіант 1. Направити всі зазначені вище документи поштою та до супровідному листіпопросити працівника підписати у потрібних місцях та повернути поштою. Працівник відповідно підписує документи та надсилає їх поштою на адресу роботодавця.

Варіант 2. Направити документи як електронних документів, застосувавши УКЭП. На наш погляд, зручніше, якщо документи будуть направлені у форматі PDF, працівник роздрукує документи, підпише власноруч, зробить скан-копії та надішле роботодавцю форматі PDF, використовуючи при цьому УКЕП. Кадровий працівник роздрукує отримані документи, зберігатиме паперові варіанти в особистій справі, а електронні документи у спеціальній папці в електронному вигляді. Адже саме електронні документи у даному випадкубудуть оригіналами документів, а паперові носії лише копіями.

Крім того, зверніть увагу, згідно з ч. 4 ст. 312.1 ТК РФ кожна із сторін зобов'язана направляти у формі електронного документа підтвердження отримання електронного документа у строк, визначений трудовим договором про дистанційну роботу. Тобто, отримавши документи для підписання, працівник повинен, наприклад, відповісти електронним листомпро те, що документи отримані. У свою чергу роботодавець при отриманні підписаних документів від працівника повинен також у відповідь направити лист про отримання документів. Деталі цих підтверджень (не лише термін, але, наприклад, текст підтвердження, дії при проблемах, збоях в отриманні тощо) слід передбачити у трудових договорах та локальних нормативних актах.

Ще один можливий варіантпід час оформлення працівника на дистанційну роботу.

Варіант 3 - Це явка в місце знаходження роботодавця для оформлення. Якщо сторони згодні і транспортні витрати невеликі, це прийнятний варіант. У такому разі можна і перевірити документи працівника, і ознайомити працівника з локальними актами, підписати договір, а також наказ, особисту картку тощо.

Можливо, буде корисно почитати: