Що є основою зміни штатного розкладу. Підстави для внесення змін до штатного розкладу.

З економічної точки зору такий розклад відображає поділ праці між працівниками.

Хоча Трудовий Кодекс РФ і не зобов'язує будь-яку компанію складати та затверджувати штатний розклад, постановою Роскомстату, всім форм власності визначено необхідність обліку первинної документації з обліку оплати труда. Оформляється вона за уніфікованою формою Т-3.

Обов'язково мають бути внесені зміни до такого розкладу, якщо в організації йде структурна перебудова — формуються нові відділи, змінюється чисельність та посадовий склад працівників, у тому числі вводяться нові посади та/або виключаються старі. Внести зміни можна або повністю замінивши штатний розпис, або видати наказ на внесення змін до цього розкладу. У разі внесення змін до штатного розпису необхідно відобразити причини змін, що вносяться. Це може бути: реорганізація фірми; оптимізації структури управління підприємства; зміни законодавства, щодо оплати праці, запровадження профстандартів тощо, усунення неефективних посад, скорочення чи розширення компанії.
Внесення змін до штатного розпису тягне за собою корективи документів працівників – трудову книжку та особисту картку та вимагає письмової згоди працівника.
Зміна окладів, оформлення надбавок та премій є істотною зміною умов праці працівника, тому працівник повинен бути письмово повідомлений про це за 2 місяці до введення цих змін. Подібні зміни, крім того, вносяться і до трудового договору шляхом укладання додаткової угоди до договору. Важливо пам'ятати, що зміни та доповнення, внесені до штатного розкладу організації, обов'язково доводяться до відома працівників, і заносяться до трудові книжкиіз зазначенням вихідних даних наказу Дана вимога відображена у п. 3.1 Інструкції № 69. Як і коли вносяться зміни до штатного розпису?

Штатний розпис це нормативний документ, складений підприємством, у якому відбивається структура, склад і чисельність посад із зазначенням розміру зарплати з кожної посади.

З економічної точки зору штатний розклад відображає поділ праці між працівниками.
Штатний розклад використовується для аналізу ефективності використання трудових ресурсівкомпанії. Воно дає можливість вивчити структуру трудових ресурсів за рівнем кваліфікації, розміром оплати праці.

Хоча Трудовий Кодекс РФ і не зобов'язує будь-яку компанію складати та затверджувати штатний розпис, постановою Роскомстату, для всіх форм власності визначено необхідність урахування первинної документації з обліку оплати праці. Оформляється цей розклад за уніфікованою формою Т-3.
Воно складається на певну календарну дату, а затвердження його відбувається зазвичай 1 січня щороку. Штатний розклад обов'язково затверджується наказом керівника. Такий розклад — це досить «рухливий документ» і кожна організація періодично стикається з необхідністю внесення до нього змін та доповнень, які також вносяться на основі наказу керівника.

Як часто та в яких випадках необхідно вносити зміни до штатного розкладу?
Обов'язково мають бути внесені зміни до такого розкладу, якщо в організації йде структурна перебудова — формуються нові відділи, змінюється чисельність та посадовий склад працівників, у тому числі вводяться нові посади та/або виключаються старі. Внести зміни можна або повністю замінивши цей розклад або видати наказ на внесення змін. У разі внесення змін до штатного розпису необхідно відобразити причини змін, що вносяться. Це може бути: реорганізація фірми; оптимізації структури управління підприємства; зміни законодавства, щодо оплати праці, запровадження профстандартів тощо, усунення неефективних посад, скорочення чи розширення компанії.
Внесення змін до розкладу тягне за собою корективи документів працівників – трудову книжку та особисту картку та вимагає письмової згоди працівника.
Зміна окладів, оформлення надбавок та премій є істотною зміною умов праці працівника, тому працівник повинен бути письмово повідомлений про це за 2 місяці до введення цих змін. Подібні зміни, крім того, вносяться і до трудового договору шляхом укладання додаткової угоди до договору. Важливо пам'ятати, що зміни та доповнення, внесені до розкладу організації, обов'язково доводяться до відома працівників, і заносяться до трудових книжок із зазначенням вихідних даних наказу. Ця вимога відображена у п. 3.1 Інструкції № 69.

Захід на цю тему:

Необхідно звернути увагу, що у трудовому договорі працівника найменування посади має відповідати зазначеному в штатному розкладі.
Якщо відповідно до федеральних законів з виконанням робіт за певними посадами, спеціальностями або професіями пов'язано надання пільг або наявність обмежень, то найменування цих посад, спеціальностей або професій та кваліфікаційні вимоги до них повинні відповідати найменуванням та вимогам, зазначеним у кваліфікаційних довідниках, що затверджуються в порядку , що встановлюється Урядом РФ (стаття 57 ТК РФ).
на Наразііснують такі довідники, якими можна скористатися при встановленні професії (посади) у штатному розкладі:
ЕТКС – Єдиний тарифно-кваліфікаційний довідник робіт та професій робітників;
Єдиний кваліфікаційний довідник посад керівників, спеціалістів та службовців;
ОКПДТР - Загальноросійський класифікатор професій робітників,
посад службовців та тарифних розрядів.
Для складання штатного розкладу використовується форма № Т-3Альбома уніфікованих форм первинної облікової документації з обліку праці та її оплати, затвердженого Постановою Держкомстату Росії від 05.01.2004г. №1.
Слід пам'ятати, що уніфіковані форми не можна скорочувати(Всі реквізити форм повинні залишатися без змін), але в них можна вносити доповнення. Якщо якийсь розділ уніфікованої форми вам не потрібен (наприклад, у вашій організації немає такого поняття, як надбавка), відповідна колонка форми може бути звужена і просто не заповнюється.
Порядок розташування структурних підрозділів та посад у них визначається керівником організації.
До кожного структурного підрозділу повинні включатися штатні посади з усіх категорій персоналу із зазначенням спеціальності, починаючи з вищої та закінчуючи молодшою ​​ланкою.
Загальна кількість штатних одиниць за штатним розкладом має відповідати розрахункової чисельності за фондом заробітної плати, передбаченої у кошторисі.
Найменування структурних підрозділів та посад у них пишуться на називному відмінку відповідно до переліків посад службовців та робітничих професій, затверджених у кваліфікаційних довідниках.
Особливу увагутреба звернути на відповідність цих назв для працівників, зайнятих на важких роботах, роботах із шкідливими, небезпечними та іншими особливими умовами праці, тобто. пільгова категоріяпід час оформлення пенсії.
У штатному розкладі проставляється підсумкова чисельність штатних одиниць.
У графі 4 "Кількість штатних одиниць": за посадами, за якими передбачається утримання неповної штатної одиниці з урахуванням особливостей роботи за сумісництвом, зазначається у відповідних частках – 0,25; 0,5; 0,75.
Як показують результати перевірок Рострудінспекції, найбільша кількістьнедоліківвиявляється під час заповнення графи "оклад" штатного розкладу.
При заповненні даної графи підприємці часто припускаються помилок, вказуючи діапазон значень, наприклад, 5 000 - 7 000 рублів. Зрозуміло, що дві особи, які обіймають однакові посади в одній організації, можуть працювати по-різному і отримувати різну зарплату. Для відображення таких особливостей у штатному розкладі існує спеціальна графа "надбавки"або вводять однотипні по суті штатні одиниці провідний менеджер та менеджер або помічник менеджера, старший економіст та економіст, але посадові оклади яких різні.
слід стверджувати не рідше одного разу на рік, причому його необов'язково доводити до працівників.
Основне призначення штатного розкладуполягає в тому, щоб у разі звільнення будь-якого працівника за пунктом 2 статті 81 ТК РФ (скорочення чисельності або штату працівників) мати можливість довести в суді, що організація не мала можливості працевлаштувати цього працівника і що його звільнення було законним, тобто була порушена норма про переважне право на залишення на роботі (стаття 179 ТК РФ).
У разі виникнення трудового спору насамперед буде потрібний штатний розпис. Якщо воно було не заздалегідь і грамотно складено, а поспіхом і спеціально для суду, то виграти таку суперечку відповідачу – роботодавцю буде дуже складно.
Штатний розклад має бути прошито, пронумеровано, скріплено печаткою організації та підписом керівника. Його підписують головний бухгалтер та керівники структурних підрозділів. Якщо штат великий і штатний розклад займає кілька аркушів, то головний бухгалтер на власний розсуд може підписати кожен аркуш чи поставити свій підпис один раз (наприкінці документа). Після цього штатний розпис затверджується наказом керівника або уповноваженої ним особи та набирає чинності.


Варіант заповнення форми Т-3
(Для збільшення зображення клікнути по картинці)

ВАРІАНТ НАКАЗА

Товариство з обмеженою відповідальністю «Парус»
ТОВ «Вітрило»

НАКАЗ
«27» грудня 2009 р. № 513 – л
м.Саранськ

Про затвердження штатного розкладу.

НАКАЗУЮ:

1. Затвердити та ввести в дію з 01 січня 2010 року штатний розпис у кількості 150 (ста п'ятдесяти) одиниць з місячним фондом заробітної плати 2 915469,14 (два мільйони дев'ятсот п'ятнадцять тисяч чотириста шістдесят дев'ять) рублів 14 копійок.
2. Штатний розклад від 29.10.08г. № 4 вважати такими, що втратили чинність
з 1 січня 2010 року.
3. Начальнику відділу кадрів Бубнової М.Ю., керівникам структурних підрозділів відповідно до статті 57 Трудового кодексу Російської Федерації керуватися затвердженим штатним розкладом при оформленні прийому на роботу та переведення на іншу роботу співробітників ТОВ «Парус».
З наказом ознайомлений:

Внесення змін до штатного розкладу

Внести зміни до штатного розкладу можна двома шляхами.
По перше, можна змінити сам штатний розклад. Новий штатний розпис за наступним реєстраційним номером затверджується наказом щодо основної діяльності.
По-друге, як правило, коли зміни, що вносяться до штатного розкладу, не суттєві, їх можна оформити за допомогою наказу з основної діяльності.
Якщо зміни вносяться до штатного розкладу за допомогою наказу, то заголовок наказу може бути наступним:
"Про внесення змін до штатного розкладу";
"Про зміну штатного розкладу";
"Про часткову зміну штатного розкладу".
У якість основиу наказі можуть бути зазначені такі причини:
- Вдосконалення організаційної структури підприємства;
- проведення заходів, спрямованих на покращення діяльності окремих структурних підрозділів;
- Реорганізація підприємства;
- розширення чи скорочення виробничої основикомпанії;
- Зміна законодавства;
- Оптимізація управлінської роботи;
- планово-економічні розрахунки відділу роботи з персоналом,
усунення дублювання функцій тощо. Варіант заповнення форми Т-3

ВАРІАНТ НАКАЗА

Товариство з обмеженою відповідальністю «Парус»
ТОВ «Вітрило»

НАКАЗ
«29» грудня 2008 р. № 556 – л
м.Саратів

Про внесення змін до штатного розкладу.

У зв'язку з проведенням заходів, спрямованих на оптимізацію управлінської роботи;
НАКАЗУЮ:

Внести до штатного розкладу № 462-л від 29 жовтня 2008 року наступні зміни з 01 січня 2009 року:
1. Виключити:
1.1 Організаційний відділ:

- Посада діловод у кількості 1 штатної одиниці з окладом 6 527,57 рублів;
1.2 Адміністративно-управлінський підрозділ
- Посада економіст в кількості 1 штатної одиниці з окладом 10 979,10 рублів;
2. Ввести:
2.1 Адміністративно-управлінський підрозділ
- Посада старший економіст у кількості 1 штатної одиниці з окладом 13 226,73 рублів;
- посада юрисконсульт у кількості 1 штатної одиниці з окладом 8654 рублів;
- Посада начальник штабу ГО та НС у кількості 1 штатної одиниці з окладом 7 981 рублів;
- Посада інженер з охорони праці в кількості 1 штатної одиниці з окладом 10 729,58 рублів;
- Посада діловод в кількості 1 штатної одиниці з окладом 6 527,57 рублів.
Підстава: план удосконалення організаційної структуриТОВ «Вітрило».
Директор підпис М.К.Трубніков
З наказом ознайомлений:

Внесення змін до документів працівників при зміні штатного розкладу
Коли відбувається зміна штатного розкладу, необхідно правильно оцінювати зміни, що відбуваються у зв'язку з цим.
Коли до чинного штатного розкладу вносяться нові посади, виключаються старі, відбувається зміна найменування посади, створюються нові відділи, то часто ці процеси торкаються вже працюючого персоналу, і тоді необхідно вносити зміни та коригування в кадрові документи співробітників залежно від того, які зміни вводяться.
Це можуть бути:
1) перейменування посади;
2) переклад;
3) перейменування відділу;
4) покладання додаткових обов'язків;
5) зміна окладів.
У всіх випадках співробітнику кадрової служби необхідно проводити різні процедури оформлення кадрових документів.
Розглянемо всі ці варіанти окремо.
1. Перейменування посадимає місце, коли у співробітника, що працює в даний момент часу і виконує певні обов'язки, не змінюється нічого, що спричинило б зміну його трудової функції або звичайного розпорядку робочого дня. Проте слід пам'ятати, що згідно зі ст. 57 ТК РФ найменування посади, спеціальності, професії є істотною умовою трудового договору. Стаття 73 ТК РФ передбачає, що з причин, пов'язаних із зміною організаційних чи технологічних умов праці, з ініціативи роботодавця допускається зміна певних сторонами істотних умов трудового договору. Обов'язкова умова - внаслідок таких змін трудова функція працівника має залишитися незмінною. Крім того, ч. 2 ст. 73 ТК РФ встановлює і спеціальний порядок таких змін - працівник повинен бути попереджений у письмовій формі не пізніше ніж за 2 місяці до їхнього запровадження.
Таким чином, у разі перейменування посади, крім внесення змін до штатного розкладу (шляхом видання наказу з основної діяльності), необхідно отримати письмову згоду працівника. Якщо працівник не згоден – слід діяти у порядку, передбаченому ст. 73 ТК РФ. Після цього вносяться відповідні коригування в особисту картку Т-2 та трудову книжку.

Набір співробітників у компанію здійснюється не за потребою, а відповідно до локальними актами, що визначають і обсяг робіт, і кількість штатних одиниць.

Кількість працівників спочатку закріплюється в , яке в ході здійснення господарської діяльностіможе змінюватися у зв'язку з виробничими процесами та оптимізацією кадрів у порядку, встановленому законом.

Нормативна база

Штатний розклад є одним з локальних актових, який видається в компанії як документ, що визначає організаційну структуру, підпорядкованість та наявність структурних підрозділів, а також форму з кожної посади з урахуванням тарифікації та надбавок.

Його наявність слід підтверджувати під час перевірки господарську діяльність установи контролюючими органами.

На підставі обумовленого документа працівники приймаються в компанію, переводяться та скорочуються, а також отримують заробітну плату, розмір якої повинен відповідати і МРОТ та надбавкам за певні умови праці. Наприклад, ненормована праця чи розширення зон обслуживания.

Цей документ має уніфіковану форму № Т-3, затверджену Постановою Держкомстату РФ №1, яка рекомендована до застосування у всіх компаніях незалежно від форми власності, незважаючи на те, що прямої вказівки про обов'язкове створення штатного розкладу нормативні документиРФ немає.

Однак у тій же ст.15 ТК РФ сказано, що трудові відносинивиникають виходячи з локальних актів, зокрема, штатного розкладу. У ст.57 ТК РФ зазначено, що посада працівника має відповідати найменуванню, що міститься в обумовленому документі.

А в Інструкції з ведення книг про працю встановлено обов'язок щодо внесення записів відповідно до того ж розкладу штату.

Тобто документ має бути створений обов'язково, враховуючи його застосування у багатьох аспектах трудової діяльності сторін.

Також слід зазначити ще один факт.

З введенням у дію ст.195.2 ТК РФ для формування штатних розкладів, і навіть внесення змін до документа застосування профстандартів стало обов'язковою умовою. Найменування посади має відповідати ЕТКС у разі, якщо умови праці відхиляються від нормальних і працівник буде претендувати на .

Тобто найменування посади у штатному розкладі має повністю відповідати профстандартам та ЕТКС, а тарифні ставки та розмір надбавок не можуть бути меншими за МРОТ, визначеного законом РФ. Причому ця умова повинна дотримуватися як при формуванні штатного розкладу на початковому етапі, і при внесенні змін.

Причини та підстави

Штатний розклад спочатку формується з урахуванням поставлених завдань та наявного обсягу праці, що визначає чисельність штату, не кажучи вже про наявність основних засобів, з яких і формується окладна система, у розмірі не нижче за законодавчу норму.

Але ж компанії розвиваються, реорганізовуються, зливаються або просто видозмінюються через розширення зон обслуговування або зміни видів діяльності. Це визначає збільшення чи зменшення обсягу робіт, отже, і брак чи надлишок певних фахівців.

Також причиною внесення змін до штатного розкладу можуть стати видозміни тарифних ставок або надбавок. У федеральне законодавство щорічно вносяться поправки в МРОТ з урахуванням індексації, та й керівництво компанії через фінансові можливості може збільшити розмір оплати праці у відсотковому співвідношенні до окладу.

А ось підставою для внесення змін до розкладу штату може бути бухгалтерська документація.

Ті ж звіти про зниження прибутковості або відсутність постачання можуть стати підставою для скорочення деяких посад. А доповідна записка менеджера про збільшений обсяг праці у зв'язку з розробкою нового проекту може стати підставою для збільшення штату за рахунок прийому кількох фахівців.

Зміна посад

У процесі здійснення господарську діяльність деяким працівникам доводиться виконувати як свої обов'язки, а й відсутніх співробітників, чи обсяг роботи може збільшитися з допомогою виконання деяких доручень, які раніше були передбачені посадової інструкцією, але у них виникла потреба.

Наприклад, спочатку співробітниця може бути прийнята секретарем, в обов'язки якого входить прийом пошти, стенографія листів і відповідно їх написання, але згодом може виникнути потреба в організації конференцій для всього колективу, підготовка деяких наказів, а також низка інших обов'язків, що виходять за межі звичайного секретаря.

І тут вище обумовлена ​​посада то, можливо перейменована на помічника керівника чи менеджера зі збільшенням окладу.

Внесення (додавання) нової посади

На початковому етапі будь-яка компанія має досить вузький спектр послуг у зв'язку з відсутністю напрацювань і постійних клієнтів, але після кількох років праці установа може і розширити зону впливу шляхом втілення в життя нових проектів, що виллється в брак кадрів, які могли б виконувати збільшений обсяг роботи .

Саме в подібної ситуаціїі вносяться зміни до штатного розкладу шляхом створення нових посад і навіть відділів, з визначенням окладів та надбавок, а також підпорядкованості.

У зв'язку з оптимізацією

Можуть вноситись зміни до розкладу штату та у зв'язку з перерозподілом обов'язків або оптимізацією управлінської роботи.

Припустимо, у компанії спочатку може бути передбачений лише один заступник директора, але згодом може виникнути і необхідність у другому заступнику з фінансової чи господарської частини та з правом підпису. Але оскільки необхідного обсягу для повної ставки може бути мало, начальника одного з відділів можуть перейменувати на заступника з розширенням зон обслуговування та збільшенням окладу.

Також у штатний розклад може бути введена додаткова штатна одиниця того ж касира, але тільки на 0,5 ставки у зв'язку з обсягом платежів, що збільшився, з яким рахівник може вже і не справлятися. А так у порядку і роботу буде виконано, і працівника винагороджено оплатою у розмірі півтора ставок.

При скороченні штату

Вносяться зміни до штатного розкладу та при скороченні посад, причому як вакантних, так і діючих. Підприємство може поміняти обладнання, обслуговування якого знадобиться менше персоналу, чи компанія може змінити напрям економічної діяльності, внаслідок чого менеджери будуть скорочені, а ось штат бухгалтерів збільшено.

Можуть скоротити посади у зв'язку з реорганізацією чи злиттям двох компаній. Утримувати чотирьох економістів за обсягу роботи, розрахованої на дві ставки, навряд чи хтось погодиться.

Перейменування посади

У зв'язку з нововведенням нових норм у трудове законодавство РФ, що передбачають дотримання профстандартів, а також відповідність найменувань посад Кваліфікаційному довіднику, у багатьох компаніях виникла потреба у перейменуванні посад.

Закон зобов'язує привести найменування посад у відповідність до ЕТКС за наявності підстав для призначення дострокових пенсій. Розраховувати на обумовлену гарантію працівники можуть лише у тому випадку, якщо відповідно до штатного розкладу та відпрацюють на певній посаді не менше 10 років.

Також обов'язковими до дотримання профстандартів є і для державних установй у компаній, у яких 51% акцій належить РФ.

Зміна окладів

Як правило, розмір окладу встановлюється в штатному розкладі спочатку, ще при створенні компанії, але в процесі трудової діяльності прибуток, а значить і фінансові можливості підприємства можуть збільшуватися, як і обсяг праці. У зв'язку з цим до окладної системи можуть бути внесені зміни.

p align="justify"> Також підставою для внесення змін в оплату праці можуть бути норми федерального законодавства, що передбачають збільшення мінімального розміру оплати, який розраховується щорічно з урахуванням споживчого кошика та інфляції.

Тобто виходячи з закону, саме ст.133 ТК РФ, встановити оклад менше МРОТ роботодавець неспроможна. Отже, при внесенні змін до мінімальний розміроклад теж має бути збільшений, що передбачає внесення змін до штатного розкладу.

Зміна надбавок

Відповідно до норм закону, доплати здійснюються працівникові у зв'язку з виконанням безпосередніх обов'язків в умовах, що відхиляються від норми автоматично під час підсумовування відпрацьованих годин. А ось надбавки встановлюються вже за бажанням керівництва з метою заохочення за ту ж інтенсивність праці або ведення певної роботи.

Наприклад, для підприємства може бути посада інженера з охорони праці через невелику чисельність штату, але роботу із забезпечення безпечних умов вести треба. Тому одного із трудівників можуть зобов'язати виконувати обумовлені обов'язки за додаткову винагороду у відсотковому співвідношенні до окладу з відображенням у штатному розкладі.

Особливості внесення змін до штатного розкладу

Штатний розпис є локальним документом, при прийнятті якого має дотримуватися встановлена ​​законом процедура, що передбачає видання певного пакета документів, а в ряді випадків – і погодження з Профспілковим комітетом.

Так, у порядку ст.135 ТК РФ у разі внесення змін до системи оплати праці штатний розпис приймається лише з урахуванням думки профспілки. А при внесенні змін до найменування посад – у супроводі юриста, який зобов'язаний відстежувати відповідність найменування ЕТКС.

Покрокова інструкція

Відповідно до ст.57 ТК РФ найменування посади є одним із обов'язкових умовдоговору про взаємне співробітництво, втім, як і розмір оплати праці. Тому при внесенні змін до обумовлених відомостей у той же штатний розпис повинні враховуватися норми ст.72 ТК РФ відповідно до яких внести зміни до договору можливо лише за згодою сторін.

Також внесення змін з ініціативи керівництва підприємства допускається і в порядку ст.74 ТК РФ, але тільки при дотриманні певної процедури, а саме повідомлення співробітників про перейменування посади як мінімум за два місяці.

Тобто внесення змін до розкладу штату передує видання певного пакету документів, який встановлено законом.

Якими документами оформляється?

На початковому етапі оформляється службова записка, в якій відображаються відомості, що є підставою для внесення змін до штатного розкладу.

Наприклад, у зв'язку із збільшенням обсягу праці може бути запропоновано запровадити додаткові вакансії. А ось при зниженні обсягу поставок може бути запропоновано та скоротити деякі посади.

До речі, якщо вакансії зайняті, то процедура оформлення змін до штатного розкладу буде ініційована як мінімум за два місяці, адже співробітників у порядку ст.74 ТК РФ потрібно буде попередити про зміни і надати можливість погодитися або відмовитися.

Але якщо посади вакантні, двомісячний термін не дотримується і відповідно обумовлені штатні місця можна скоротити будь-якої миті.

Зразок службової записки представлений на нашому сайті:



Наказ (зразок)

На підставі службової записки, поданої на розгляд керівництву підприємства, буде видано наказ, в якому будуть відображені дані, які планується змінити.

І знову ж таки, якщо має бути скорочення посад, у наказі обговорюється кілька додаткових умов- вручення повідомлень співробітникам, що вивільняються, а також пропозиція інших вакантних посад.

З прикладом наказу можна ознайомитись нижче:


Зміни у документах співробітників

Враховуючи, що найменування посади є практично у всіх документах, що оформлюються при прийомі на роботу, до обумовлених актів також вносяться зміни, підставою для яких є .

Додаткова угода (приклад)

Наприклад, як внести зміни до трудового договору? Тільки за допомогою видання до обумовленого документа, із зразком якого можна ознайомитись нижче.




Особиста картка

Також зміни мають бути внесені і в особисту картку співробітника, адже при прийомі в обумовленому документі зазначаються не лише особисті дані, а й посада. Відповідно, при перейменуванні вакансії зміни до особистої картки мають бути внесені в обов'язковому порядку.

Трудова книжка

Вносяться зміни й у книжку праці, але у разі, якщо видозмінюється найменування посади, а чи не розміру оплати труда.

Адже запис про прийом на певну посаду до книги про працю вноситься, відповідно при зміні назви вносяться коригування та до обумовленого документа із зазначенням номера наказу та дати його видання у порядку, визначеному Інструкцією із заповнення книжок про працю.

Скільки разів на рік і як часто допускаються нововведення?

Кількість внесення змін до штатного розпису на законодавчому рівні не встановлено. Отже керівництво підприємства може на власний розсуд вносити зміни в обумовлений документ стільки разів, скільки забажає, але з урахуванням процедури, обумовленої на законодавчому рівні. При внесенні змін до найменування посади чи розмір окладу чинного співробітника вона передбачає двомісячний термін повідомлення.

Важливі нюанси

Штатний розклад є локальним актом, який оформляється як з урахуванням виробничих процесів, а й федерального законодавства.

З ст.8 ТК РФ обумовлений акт нічого не винні суперечити нормам ТК РФ, і навіть погіршувати становище трудівників.

Тобто якщо дирекція установи встановить у штатному розкладі оклад нижче за МРОТ, обумовлений документ у порядку ст.8 ТК РФ буде визнано недійсним.

Чи потрібно повідомляти та ознайомлювати співробітників?

Відповідно до ст.22 ТК РФ, керівництво зобов'язане знайомити співробітників з усіма локальними актами, прийнятими у компанії та пов'язаними з виконанням безпосередніх обов'язків, причому не лише при прийомі, а й у процесі трудової діяльності.

У разі внесення змін до штатного розкладу ознайомлення всіх працівників з обумовленим документом не обов'язкове, але лише за умови, що зміни не відбиваються на діяльності працівника.

Тобто якщо прийнято рішення про запровадження кількох посад, нікого ознайомлювати не потрібно, якщо ж наближається скорочення, то з наказом про вивільнення мають бути ознайомлені працівники, які підлягають .

І звичайно, якщо змінюється розмір оплати праці чи надбавок, повідомляються ті співробітники, чий оклад піддається зміні, причому з дотриманням процедури, обумовленої в ст.74 ТК РФ.

Відповідальність за неправильно складені документи

Враховуючи, що не всі кадровики знають, як правильно оформити внесення змін до штатного розкладу, виникають помилки, які ведуть до порушення прав трудівників, що в свою чергу загрожує негативними наслідками.

Ст.5.27 КоАП РФ передбачена адміністративна відповідальність за недотримання норм трудового законодавства- Наприклад, у разі порушення термінів повідомлення про скорочення чи встановлення окладу нижче МРОТ передбачені штрафні санкції до 50 тисяч рублів.

А якщо були допущені помилки під час складання наказів чи службової записки, рівень відповідальності залежатиме від ступеня шкоди.

Внесення змін до штатного розкладу можна вважати гарним інструментомрегулювання та організаційної структури, та господарської діяльності. Адже за допомогою ведення до штату нових посад можна і необхідний обсяг робіт виконати та прибуток підвищити, а також придбати фахівців, працездатність яких підвищуватиметься разом із окладом, відображеним у тому ж розкладі штату.

Документообіг необхідний у тому, щоб відстежувати різні показники діяльності компанії у поступовій динаміці. Без нього організація процесів має досить хаотичний характер. Оскільки в сучасному світіперсонал є головним активом кожної фірми, документи, пов'язані з управлінням людськими ресурсами, мають вестися максимально акуратно та правильно.

Одним із таких документів є штатний розпис, тонкощі роботи з яким розглянуті у цій статті. Воно дозволяє встановити штатну чисельність підрозділів організації, аналізувати організаційну структуру та систему оплати праці, а також полегшує процес підбору персоналу на вакансії у компанії.

Дорогі читачі! Стаття розповідає про типові способи вирішення юридичних питань, але кожен випадок індивідуальний. Якщо ви хочете дізнатися, як вирішити саме Вашу проблему- звертайтесь до консультанта:

(Москва)

(Санкт-Петербург)

(Регіони)

Це швидко і безкоштовно!

Навіщо потрібен цей документ, чи обов'язковий він?

Штатний розклад потрібний для того, щоб можна було обґрунтувати ситуації звільнення працівників через скорочення штату у разі їх звернення до судової інстанції. Також воно може служити як обґрунтування (через відсутність тієї чи іншої посади). Тому грамотне складання цього документа є основою законного відстоювання інтересів фірми.

Крім того, найчастіше перевіряючі компанії (зокрема трудова інспекція) вимагають його наявність при перевірках. Відсутність документа підпадає під порушення закону РФ про охорону праці. Відповідно, за КоАП РФ (стаття 5.27) організації, яка не надала розклад, загрожує штраф у межах від 30 до 50 тисячкарбованців. До того ж, буде оштрафовано посадова особа(сума варіюється від 1 до 5 тисячрублів).

Зрештою, без штатного розкладу неможливо довести, що в момент скорочення у компанії не було можливості надати співробітникам альтернативні вакансії.

Таким чином, наявність цього паперу перестав бути обов'язковим з погляду законодавства РФ, і теоретично рішення податкової чи трудовий інспекції про стягнення штрафу можна оскаржити судової інстанції. Однак на практиці документ слід вести будь-якій компанії для запобігання можливим конфліктним ситуаціям. При цьому важливо розуміти, що для бюджетних організацій його наявність закріплена законодавчо.

Вимоги до нього

Оскільки штатний розклад є так званим локальним нормативним актом, особливих вимог, що пред'являються до нього, не так багато:

  • Одним з головних є той факт, що компанія повинна складати цей документ за встановленою федеральним законом уніфікованій формі Т-3. Укорочувати її не можна (всі необхідні пункти повинні бути присутніми), а вносити додаткові дані можна.
  • Розклад має вводитися в дію з першого числа місяця.
  • Дуже важливо, щоб кожну сторінку було пронумеровано.
  • Документ має бути пошитий, мати печатку організації, підпис керівника та особи, відповідальної за складання.

Хто займається складанням?

На даний момент законодавством чітко не визначено, хто має розробляти документ.

У компаніях із розгалуженою організаційною структурою обов'язок складання може лежати на співробітниках наступних відділів:

  • кадрова служба;
  • бухгалтерія;
  • юридичний відділ (найменш поширена ситуація).

У невеликих фірмах цим може займатися керівник чи будь-яка інша уповноважена ним особа. У цьому випадку виготовляється наказ на ім'я конкретного співробітника, який займатиметься роботою цього документа. Ще одним варіантом визначення відповідального є вказівка ​​на цей факт у посадової інструкціїчи трудовому договорі.

Щоб спростити процедуру складання необхідно прописати її нюанси в інструкції з діловодства:

  • терміни та основні правила розробки/внесення змін;
  • форма наказу про затвердження розкладу та змін;
  • відповідальні особи за формування документа та підписання наказів;
  • співробітники, з якими слід погодити проект розкладу або його змін;
  • склад нормативних актів, що регулюють усі питання, пов'язані з ним.

Як стверджується?

Після складання штатного розкладу його потрібно затвердити. До того, як буде готова фінальна форма для підписання, необхідно узгодити її із зазначеними в інструкції працівниками.

Після цього твердження необхідно зробити за допомогою спеціального наказу чи розпорядження, що має бути підписано або керівником компанії, або уповноваженою особою. У наказі обов'язково потрібно вказати дати складання, затвердження та набрання законної сили – вони можуть збігатися або відрізнятися один від одного, але дата набрання чинності не може бути раніше, ніж дата складання або затвердження.

Структура та порядок заповнення

Насамперед уніфікована форма має містити низку реквізитів (вони є обов'язковими для кожного бухгалтерського документа):

  • найменування та номер документа;
  • дата його складання;
  • Найменування компанії;
  • підтвердження факту здійснення діяльності та вираження величини натурального або грошового виміру;
  • найменування та підпис особи, відповідальної за правильність складання.

У таблиці необхідно вказати такі відомості (зліва направо):

  • структурний підрозділ;
  • код підрозділу;
  • посада, розряд, клас кваліфікації (наприклад, інженер 1 категорії);
  • кількість штатних одиниць;
  • оклад (вказується у рублях, одиниці виміру стоять лише у шапці таблиці – наприклад, 20 000,00);
  • надбавки (у руб.) - Наприклад, за вчений ступінь. Під них відведено 3 графи;
  • всього, руб. – у цій графі зазначається загальна сума заробітної плати;
  • Примітка.

Після заповнення всіх граф у таблиці необхідно заповнити рядок «Разом». У ній необхідно підсумувати всі значення по стовпцям (суми окладів, скільки буде штатних одиниць тощо). Після цього ставляться необхідні підписи та друк.

Процес формування та заповнення у програмі 1С ви можете подивитися на наступному відео:

Як змінити?

На момент 2017 року існує 2 основні способи внесення змін до штатного розкладу:

  1. Так, можна змінити безпосередньо цей документ за допомогою створення нового, який матиме наступний реєстраційний номер. При цьому новий варіант має затверджуватись наказом з основної діяльності.
  2. Проте, найчастіше внесені зміни досить незначні. У даному випадкудостатньо оформити зміни. Наказ може бути названий так: «Про зміну штатного розкладу» або «Про внесення змін до штатного розкладу».

При цьому для цієї процедури потрібно мати обґрунтування. Такими можуть бути такі причини:

  • необхідність проведення оптимізації адміністративної діяльності;
  • вдосконалення організаційної структури підприємства;
  • проведення реорганізації;
  • усунення дублювання функцій та формування центрів відповідальності;
  • зміни у законодавстві РФ;
  • необхідність організації заходів щодо вдосконалення діяльності того чи іншого відділу у компанії;
  • скорочення основної діяльності, її розширення чи диверсифікація.

Якщо перейменовується посада співробітника, перед внесенням змін потрібно отримати письмову згоду.

Термін зберігання та періодичність складання

У законодавстві РФ немає норм, які б регулювали періодичність складання штатного розкладу. Якщо у компанії високий рівеньплинності кадрів, доцільно складати його один раз на місяць. Однак найчастіше складають його раз на 6 або 12 місяців, при необхідності лише вносячи зміни. Це визначається тим, що такий розклад є так званим плановим документом.

Також існує можливість складати форму Т-3 на кілька років – але це можна робити лише тим фірмам, які не планують коригувати штат, запроваджувати нові посади чи прибирати деякі з існуючих.

Тому цей варіант не можна розглядати як доцільний на момент 2017 року – кризові умови змушують організації постійно змінювати різноманітні аспекти своєї діяльності.

Щодо терміну зберігання, на даний момент документ повинен зберігатися в компанії протягом 3-х років. При цьому даний термінобчислюється зі наступного рокупісля того, як розклад втратив свою силу. Штатні розстановки (які можуть бути як полегшена альтернатива аналізованого паперу) повинні зберігатися протягом 75 років.



 

Можливо, буде корисно почитати: