Procedura de înregistrare a cardurilor de combustibil. Realizăm cu ajutorul cardurilor de combustibil

Creșterea fluxului de vehicule pe drumurile din Moscova și din regiune, precum și în marile orașe regionale, a condus la necesitatea dezvoltării unor condiții mai avansate și mai favorabile pentru cooperarea între organizațiile de combustibil și clienții acestora. Costul și calitatea combustibilului, eficiența și confortul realimentării sunt probabil cele mai importante probleme pentru fiecare șofer. Dându-și seama de acest lucru, am îmbunătățit pachetul de servicii al companiei noastre și am inclus în acesta un instrument inovator de monitorizare a consumului de combustibil - service card de combustibil.

Sunt carduri inteligente din plastic, similare cardurilor bancare. Dar contul proprietarului nu conține bani, ci litri de combustibil. Acesta este un fel de purtător de informații cu ajutorul căruia plata pentru benzină are loc prin transfer bancar. Alimentarea cu combustibil folosind carduri de combustibil vă permite să economisiți timp și să vă analizați în detaliu consumul de combustibil. Șoferul nu trebuie să transporte numerar în caz de realimentare neplanificată. În plus, pentru aproape toți deținătorii de carduri sunt oferite reduceri favorabile.

Combustibil cu card: beneficii și beneficii

  • Alimentarea autovehiculelor fără a folosi numerar, ceea ce este foarte important pentru întreprinderile în care șoferii îndeplinesc această sarcină.
  • Achiziționarea combustibilului la preț fix. În momentul plății, litrii sunt creditați pe card, în timp ce costul combustibilului rămâne neschimbat, indiferent de locul și momentul în care se efectuează realimentarea.
  • Protecție prin codul PIN și blocarea cardului în caz de pierdere.
  • Capacitatea de a stabili limite de utilizare a benzinei folosind carduri. Puteți determina independent volumul zilnic, săptămânal sau lunar de combustibil consumat.
  • Control clar asupra cheltuirii fondurilor pentru combustibil și lubrifianți. Vi se oferă posibilitatea de a afla oricând când, unde și pentru câți litri a avut loc realimentarea cu ajutorul cardurilor.
  • Nivel inalt fiabilitate. Durata de viață a fiecărui card este nelimitată.

Benzina pe cardurile de combustibil- aceasta nu este doar confortul realimentării, ci și un bonus plăcut sub forma unui sistem flexibil de reduceri. Cooperarea dintre o companie de combustibil și un client într-un format modern elimină complet posibilitatea unor comisioane și plăți ascunse.

Cardurile electronice din plastic rn acceptă deja mai mult de 500 benzinării din Moscova și din regiune, mai mult 5500 Benzinărie la fața locului Federația Rusă. Acesta este un instrument modern, eficient și convenabil pentru asigurarea unei flote sau a unui transport individual cu produse petroliere de înaltă calitate. Pentru a primi un card, trebuie să lăsați o solicitare pe site-ul web pe pagina Cumpărați carduri de combustibil sau să sunați la biroul nostru. Managerul nostru vă va contacta și vă va clarifica detaliile tranzacției.

În timp, toate tehnologiile sunt îmbunătățite, procesele sunt automatizate, iar numerarul devine din ce în ce mai învechit. În plus, în ultimii ani, autoritățile fiscale au făcut plățile în numerar între întreprinderi mult mai complicate. De aceea, banii pentru plata combustibilului vor dispărea până la vară, deoarece nu are rost ca șoferii să poarte sume mari, controlând consumul acestora. De asemenea, numerarul este supus a numeroase abuzuri din partea șoferilor și a personalului benzinăriei.

Din acest motiv, un număr tot mai mare de întreprinderi au început să treacă la plăți fără numerar pentru benzină la benzinăriile care asigură cel mai eficient control. Această metodă de plată este simplă, convenabilă și modernă.

Cum să devii proprietar de card de combustibil

Cum să începi să plătești combustibilul prin transfer bancar? Răspunsul la această întrebare este destul de simplu: trebuie doar să semnați acordurile corespunzătoare cu una sau mai multe companii petroliere, să efectuați prima plată într-o anumită sumă pentru utilizarea produselor petroliere și obține card electronic de combustibil. Imediat după aceasta, puteți face achiziții de combustibil nesupravegheate de la benzinăriile unei anumite companii în orice moment al zilei.

Cumpărarea combustibilului prin transfer bancar

Cumpărare combustibil diesel sau benzină prin transfer bancar folosind carduri de combustibil, puteți automatiza procesul de realimentare a mașinilor, eliminând munca umană - șoferul trebuie doar să introducă o duză de combustibil în rezervorul de benzină și să plaseze o comandă pentru un anumit tip de combustibil și volumul acestuia. Toate celelalte lucrări vor fi efectuate prin sisteme automate de management al benzinăriilor. După aceasta, șoferului i se va furniza o chitanță în care se indică numerele de card, data și ora achiziției, volumul în litri, precum și costul total al comenzii inclusiv TVA. Toate datele indicate pe chitanță sunt transferate către serverul central al companiei petroliere. Datorită acestui fapt, conducerea departamentelor de transport și angajații contabili au acces în timp real la informații corecte prin internet folosind parole speciale pentru contractele încheiate.

Rapoarte detaliate

La sfârșitul fiecărei luni, deținătorii de carduri de combustibil primesc următoarele rapoarte contabile:

Raport final care contine continutul combustibilului achizitionat si serviciile prestate clientului;
- descriere detaliata după data, volumul și costul benzinei achiziționate;
- facturi, pe baza cărora întreprinderile returnează taxele clienților;
- acte bilaterale privind produsele petroliere furnizate și serviciile prestate.

Deținătorii de carduri de combustibil primesc prompt rapoarte prin internet. Dacă este necesar, documentele originale pot fi trimise prin poștă sau prin curier. Datorită mesajelor SMS, clienții primesc notificări în avans că cardul lor rămâne fără fonduri, astfel încât să își poată reînnoi contul la timp folosind terminalele de plată.

Scopuri principale

Sarcina principală a cardurilor de combustibil este de a scuti proprietarii de mașini de dificultăți inutile și de a facilita munca angajaților departamentelor de contabilitate, departamentelor de aprovizionare și departamentelor de transport.

Economii semnificative

Practica arată că, pe lângă comoditate, șoferii beneficiază și de economii financiare, întrucât, conform statisticilor, deținătorii de carduri de combustibil pentru realimentare Vehicul costă cu 5-15% mai puțin decât pentru șoferii care plătesc cash. De asemenea companiile petroliere organizează adesea diverse promoții și programe bonus pentru clienții săi care au achiziționat un card de plată electronică.

Avantaje

Cardurile electronice pentru plata fără numerar pentru achizițiile de combustibil au o serie de avantaje:

În cazul plății pentru produse petroliere se rambursează TVA;
- furnizarea de informații cuprinzătoare despre operațiunile efectuate;
- excluderea fraudei la achiziționarea de produse petroliere;
- nu este nevoie să purtați numerar cu dvs. într-o călătorie intercity (zbor);
- nu există riscul de erori la plata în numerar;
- utilizarea tehnologiilor de criptare, care oferă protecție împotriva contrafacerii cardurilor;
- banii înapoi în cazul pierderii cardului;
- eficienţa operaţiunilor de cumpărare a combustibilului.

Carduri universale

Există carduri universale de combustibil care pot fi folosite pentru a plăti la orice benzinărie care are terminale speciale de plată. Este destul de dificil să achiziționați un astfel de card, dar proprietarii lor primesc și mai multe beneficii, deoarece nu se limitează la rețelele individuale de benzinării.


„Departamentul de resurse umane al unei organizații comerciale”, 2012, N 10

REALIMĂM CU CARDURI DE COMBUSTIBIL

Întreprinderile, precum și multe organizații, folosesc transportul în activitățile lor. În consecință, aceștia suportă cheltuieli asociate cu achiziționarea și anularea combustibilului și lubrifianților. Vă reamintim că achiziția de combustibil și lubrifianți se poate face atât în ​​numerar, cât și prin transfer bancar. În acest articol vom vorbi despre elementele de bază ale achiziției de combustibil și lubrifianți folosind carduri de combustibil.

La achiziționarea de combustibil pentru numerar, ordinul șefului organizației (instituției) trebuie să aprobe, în special:

1) persoane (soferi) care au dreptul de a primi fonduri în cont;

2) suma de bani emisă pentru achiziționarea de combustibil pentru o anumită perioadă;

3) termenii pentru care pot fi emise sume contabile.

Confirmarea documentară a primirii combustibilului și lubrifianților în în acest caz, vor fi cecuri KKM atașate raportului de cheltuieli.

Metodele de plată fără numerar pentru combustibil și lubrifianți includ achiziționarea de cupoane sau carduri de combustibil. Plățile pentru carduri și cupoane se efectuează fie pe bază de plată în avans, fie pe baza combustibilului consumat efectiv. O astfel de achiziție de combustibili și lubrifianți pentru vehicule oficiale este mai profitabilă și mai fezabilă din punct de vedere economic (în special, cu cât volumul este mai mare, cu atât prețul este mai mic).

În comparație cu achiziționarea de combustibil și lubrifianți în numerar sau utilizarea cupoanelor, cardurile de combustibil au o serie de avantaje. Astfel, nu este nevoie de a emite numerar în cont conducătorilor întreprinderii și de a ține evidența cupoanelor. Faptul este că atunci când distribuiți combustibil și lubrifianți conform carduri de plastic Lucrătorii de la benzinărie îi dau șoferului un document (chitanța terminalului) care confirmă plata combustibilului, pe care șoferul îl depune la departamentul de contabilitate. Deținătorul cardului de combustibil este eliberat de necesitatea întocmirii și transmiterii către departamentul de contabilitate a unui raport în avans privind costul combustibilului umplut. Adică, utilizarea cardurilor de combustibil reduce semnificativ fluxul de documente al întreprinderii.

Numerarul și cupoanele de combustibil pot fi deplasate, pierdute sau furate de la persoana responsabilă. Incidentele de acest fel duc și la complicații în fluxul documentelor. Pierderea unui card de combustibil nu va atrage consecințe adverse, deoarece acesta poate fi blocat imediat, atunci alimentarea cu combustibil folosindu-l va fi imposibilă.

Cardurile de combustibil sunt mai convenabile și mai fiabile în utilizare, permițându-vă să controlați când, cât, pentru ce sumă, la ce preț, la ce benzinărie și ce marcă de combustibil și lubrifianți au fost achiziționate. De asemenea, utilizarea cardurilor de combustibil presupune că organizația încheie un acord cu un furnizor de benzină pentru a-și întreține mașinile la benzinăriile acestui furnizor. Acest lucru minimizează riscul realimentării cu benzină de calitate scăzută.

În plus, cardurile de combustibil sunt folosite ca mijloc de răspundere strictă, permițând deținătorului să primească o anumită cantitate de bunuri în numele cumpărătorului. Concluzii similare sunt cuprinse în Rezoluțiile Serviciului Federal Antimonopol din 06/05/2008 N A12-987/08-C22 și din 04/03/2008 N A12-16953/07-C22, Scrisoarea Serviciului Federal de Impozite pentru Moscova din data de 30.06.2010 N 16-15/068679@ .

De asemenea, menționăm că cardul de combustibil nu este un mijloc de plată; acesta poate fi folosit doar pentru a plăti combustibil și lubrifianți și numai la benzinăriile unui anumit furnizor. Mai mult, la momentul plății la realimentare, avansul plătit anterior este compensat cu combustibilii și lubrifianții primiti.

Să lămurim că în ceea ce privește plata carburanților și lubrifianților achiziționați cu ajutorul cardurilor de combustibil, contractul, de regulă, impune plata lor în avans de către cumpărător. Cu toate acestea, contractul poate prevedea o condiție de plată la livrarea combustibilului.

Achiziționarea de combustibil și lubrifianți folosind carduri de combustibil, de regulă, implică o formă de plată fără numerar între organizația care achiziționează combustibilul și furnizor. În același timp, nu uitați că plata este posibilă și în numerar - cu condiția ca într-un singur acord să nu depășească 100.000 de ruble. (Clauza 1 a Directivei Băncii Rusiei nr. 1843-U din 20 iunie 2007 „Cu privire la valoarea maximă a plăților în numerar și la cheltuiala numerarului primit la casierie” entitate legală sau casa de marcat a unui antreprenor individual”).

Notă! Documentul primit de șofer la benzinărie nu este o chitanță de numerar, deoarece banii au fost deja virati în contul companiei de combustibil și plata nu are loc la prezentarea cardului de combustibil.

Un card de combustibil poate fi limitat sau nelimitat.

Numărul de litri din tipul necesar de combustibil achiziționați de organizația cumpărătoare de la furnizorul de produse petroliere este înscris pe cardul de combustibil nelimitat. Această sumă poate fi primită de cumpărător în întregime din soldul cardului fără restricții zilnice, adică organizația poate scurge tot combustibilul de pe card o singură dată. Vă rugăm să rețineți că primirea de combustibil pe un card nelimitat este suspendată dacă cantitatea de combustibil de pe acesta este epuizată. Cu toate acestea, chiar și atunci când folosește un card nelimitat, cumpărătorul are posibilitatea de a limita scurgerea combustibilului din acesta: pentru aceasta, se stabilește o limită zilnică sau lunară în funcție de aplicație.

Un card de combustibil limitat stabilește o singură limită zilnică sau lunară a numărului de litri. Adică folosind acest card, cumpărătorul poate primi combustibil, a cărui cantitate totală pe zi sau pe lună nu trebuie să depășească limita stabilită, indiferent de câți litri de combustibil au fost primiți folosind cardul în zilele precedente. Cantitatea de combustibil plătită este redusă cu cantitatea de litri umpluți.

De exemplu, limita pentru benzina AI-92 pe zi este de 30 de litri. Deținătorul cardului pe zi (de la 00.00 la 24.00) nu poate cheltui mai mult de 30 de litri odată sau în mai multe rezerve. Dacă cumpărătorul a folosit doar 20 de litri pe zi, atunci restul de 10 litri nu vor fi transferați în ziua următoare, volumul de combustibil plătit va fi anulat doar pentru costul de 20 de litri.

Atunci când se utilizează un card de combustibil limitat, operațiunile de anulare a combustibilului pot fi suspendate din următoarele motive:

Cantitatea de combustibil solicitată depășește soldul de pe card sau limita zilnică;

Cardul este blocat.

Deci, utilizarea cardurilor de combustibil presupune că o organizație încheie un acord cu un furnizor de benzină pentru a-și întreține mașinile la benzinăriile acestui furnizor. Cardul de combustibil înregistrează volumul de combustibil achiziționat în litri. Permite titularului său să umple rezervorul de combustibil cu benzină în limita de consum stabilită în cererea organizației de cumpărare.

Dacă o organizație angajează mai mulți șoferi, atunci este recomandabil să elibereze fiecăruia dintre aceștia un card de combustibil; folosirea unuia comun este incomod. În plus, dacă o organizație achiziționează mai multe carduri de combustibil deodată, taxa este plătită pentru cantitatea totală de benzină declarată pentru toate cardurile de combustibil combinate.

Procedura decontărilor cu furnizorii de combustibili folosind carduri de combustibil este stabilită în contract. În acesta, părțile stabilesc limita de combustibil care poate fi eliberat zilnic (pe lună), valoarea plății anticipate pentru benzină și service card, precum și alte condiții, în special acordarea de reduceri, procedura de reconciliere a plăților.

Furnizorul de combustibil depune lunar organizației cumpărătoare o factură, un certificat de acceptare pentru combustibilul vândut, precum și un raport (registru) tranzacțiilor cu cardul. Ultimul document conține date de la benzinării: cantitatea, marca, costul benzinei distribuite, precum și data, ora, locul benzinăriei și soldul de pe card.

Datele raportului furnizorului de carburanți se verifică cu borderouri depuse de șoferi cu atașarea bonurilor de benzinărie (chitanțe terminale) care confirmă cantitatea, tipul de combustibil, costul combustibilului primit cu ajutorul unui card de combustibil specific, precum și data și ora realimentării. .

În cazul în care există o discrepanță între raportul deținătorului cardului de combustibil și actul prezentat de furnizor, se întocmește un proces-verbal de reconciliere a decontărilor reciproce între organizații. Iar dacă, în urma reconcilierii, furnizorul trebuie să returneze bani pentru combustibil nelivrat, returul specificat se va face în condițiile stipulate în contractul de furnizare. Numerarul va fi returnat în modul prevăzut pentru returnarea fondurilor pentru cecurile neutilizate. În cazul în care abaterea identificată a apărut din vina deținătorului cardului de combustibil, compania are dreptul de a cere despăgubiri de la șofer pentru costul combustibilului și lubrifianților în cuantumul discrepanței identificate.

Mai există un avantaj al folosirii cardurilor de combustibil pentru organizațiile care plătesc TVA. Pe baza documentelor primite, organizația primește combustibilul și lubrifianții achiziționați și depune TVA „input” pentru deducere.

Cu toate acestea, vă rugăm să rețineți că costurile achiziționării de benzină folosind carduri de combustibil în scopuri contabile fiscale nu sunt recunoscute integral nici la momentul plății sumei plăților în avans pentru aprovizionarea viitoare cu combustibil și lubrifianți, nici la momentul expedierii combustibil și lubrifianți și debitarea de pe cardurile de combustibil a cantității și costului benzinei vândute. Umplerea cu benzină într-un rezervor de mașină pe baza chitanței unui terminal de benzinărie confirmă doar faptul de a cumpăra combustibil și lubrifianți, dar nu și faptul că sunt utilizate pentru o anumită mașină.

În concluzie, să enumerăm încă o dată avantajele pe care le au cardurile de combustibil:

Oferă posibilitatea de a recupera TVA pe facturi pentru perioada de raportare trecută;

scutește clientul de a efectua plăți în numerar;

Vă permite să stabiliți restricții pentru un anumit tip de combustibil și o limită zilnică de aprovizionare la cererea întreprinderilor;

Toate informațiile despre cardurile de combustibil sunt procesate electronic, ceea ce simplifică contabilizarea consumului de combustibil a întreprinderii prin transmiterea unui raport lunar care conține informatii detaliate despre tipul, cantitatea și costul mărfurilor primite la benzinărie;

Nu este necesară încărcarea fizică a cardului cu numerar; limita cardului este activată automat atunci când se primesc fonduri de la companie;

Dacă se pierde un card de combustibil, este posibil să îl blochezi, ceea ce nu s-a putut face atunci când se utilizează cupoane pentru combustibil și lubrifianți;

Există un sistem de reduceri la prețul de vânzare cu amănuntul al produselor petroliere.

V. D. Tarasov

Expert jurnal

"Departamentul de Resurse Umane

organizatie comerciala"

Întrebare

Compania are un acord cu un furnizor de servicii de alimentare cu combustibil. Cardurile de combustibil sunt destinate angajaților să se alimenteze. În fiecare lună, furnizorul furnizează un act, o factură și un raport pe carduri, iar actul și factura indică volumul și costul consumului în general, iar raportul conține o defalcare după numărul de reumpleri pentru fiecare card specific.
Vă rog să-mi spuneți dacă este necesară colectarea chitanțelor sau este suficient un raport de card de combustibil?

Răspuns

Serviciul Federal de Taxe al Rusiei pentru orașul Moscova, în Scrisoarea din 30 iunie 2010 N 16-15/068679@, a explicat că costurile achiziționării de benzină cu ajutorul cardurilor de combustibil nu sunt recunoscute integral în contabilitate fiscală, nici la momentul plata sumei plăților în avans pentru aprovizionarea viitoare de benzină (achiziționarea unui card), nici la momentul expedierii benzinei către cumpărător în rezervorul de combustibil și debitarea cantității și costului benzinei vândute din cardurile de combustibil. Acest lucru se datorează faptului că completarea cu benzină într-un rezervor de mașină pe baza chitanței unui terminal de benzinărie confirmă doar faptul achiziționării. bunuri materiale sub formă de benzină, dar nu confirmă faptul că benzina este utilizată de un anumit vehicul în anumite scopuri. Documentul principal care confirmă consumul de combustibil și lubrifianți este o scrisoare de parcurs.

Astfel, ținând cont de cele de mai sus, pe lângă contractul și documentele care confirmă prestarea serviciilor în temeiul contractului de transport, în vederea confirmării costurilor cu combustibilul și lubrifianții suportate ca parte a îndeplinirii obligațiilor asumate prin contractul de transport, este necesar ca șoferii antreprenorului să emită borderouri. Antreprenorul, la rândul său, trebuie să transfere clientului copii certificate conform scrisorilor de transport, ca confirmare a benzinei consumate pentru executarea contractului de transport (adică, ca confirmare a distanței pe care a fost efectuat transportul). Recomandăm ca în contractul de transport să fie inclusă obligația contractantului de a raporta combustibilul uzat și lubrifianții, oferind clientului copii certificate corespunzător ale foilor de transport ( acord suplimentar către el).

Întrebări înrudite:


  1. Bună ziua Compania noastră a încheiat un acord cu o companie de combustibil pentru a alimenta angajații cu benzină folosind carduri speciale. Angajații au mașini personale și munca lor este uneori de călătorie. Benzina trebuie eliminată......

  2. Bună ziua Compania noastră (LLC) pe OSNO. Activitatea principală este comerțul cu ridicata. Oferim periodic servicii de transport marfa. Clientul ne trimite o cerere de a-și transporta marfa către cumpărător. Emitem factura pentru......

  3. Suntem o organizație de transport auto. Sunt obligatorii pentru noi standardele Ministerului Transporturilor pentru mașini?
    ✒ Ministerul Finanțelor indică dacă este sau nu dreptul contribuabilului să urmeze recomandările. Majoritate instanțele de arbitrajîmpărtășește părerea departamentului despre......

  4. Vă rugăm să clarificați ce caracteristici există la încheierea unui acord cu un lucrător extern cu normă parțială.
    ✒ La încheiere contract de muncă cu un muncitor cu fracțiune de normă se aplică aceleași reguli ca și la angajarea unui angajat pentru......


 

Ar putea fi util să citiți: