Predloga pisma podjetja. Poslovno pismo

Poslovno pismo- najpogostejša oblika komunikacije po ustnem govoru.

Dandanes razširjena poslovna elektronska sporočila. Ne zahtevajo skladnosti z vsemi pravili registracije, lahko takoj preidejo v bistvo zadeve. Vendar se pomen pisma ne spremeni glede na vrsto korespondence.

Katera poslovna pisma po statistiki najpogosteje uporabljamo?

Povpraševanje. V tem pismu se uradno zahtevajo kakršne koli informacije, dokumenti. Pismo se začne z utemeljitvijo razlogov za zahtevo:

V skladu s 1. odstavkom 12. čl zvezni zakonšt. 59 z dne 24. 11. 2014 …

Nadaljuje se z opisom bistva zahteve

Prosimo za podatke o prejetih pozivih občanov v aprilu 2015.

Pismo s prošnjo pogosto določa rok

Prosimo za posredovanje informacij do 30.04.2015.

Odzivno pismo. Odgovorno pismo je najpogostejša vrsta poslovnega pisma, saj je odgovor na vse vrste poslovnih pisem. Od drugih se razlikujejo po tem, da imajo povezavo do številke in datuma pisma, na katerega odgovarjajo. Ponavadi se začnejo takole:

Kot odgovor na vašo zahtevo ...

V odgovor na vaše pismo ...

Potem pride odgovor

Obveščamo vas, da smo v aprilu 2015 prejeli 26 pozivov občanov.

Pismo zaprosila. Prošnja se začne z opisom situacije in razlogi, ki so nas spodbudili k prijavi:

Zaradi trenutne situacije v službi…

Nadaljuje se z opisom same zahteve

Prosimo vas, da zagotovite dobavo strojev v najkrajšem možnem času.

Pismo se konča s standardnimi stavki

S spoštovanjem…,

Že vnaprej hvala za sodelovanje...,

Najboljše želje….

Zahvalno pismo. Tovrstno pismo je lahko odgovor na prošnjo ali pobudni izraz hvaležnosti za opravljene storitve ali pomoč. Pismo se lahko takoj začne z besedami hvaležnosti.

Hvala za vašo pomoč pri zbiranju sredstev.

Pismo se konča s stavki

Najboljše želje…

Veselimo se nadaljnjega sodelovanja.

Spremno pismo. To pismo priložimo dokumentom ali blagu, da potrdimo njihovo uradno usmeritev in dostavo.

Pošiljamo vam poročilo za leto 2014 o prodaji izdelkov iz skladišča št.

Vrste dokumentov in njihovo količino, imena izdelkov lahko navedete v besedilu ali v vlogi:

Statistični podatki za 2 litra. v 1 izvodu.

Opomin pismo. To pismo spominja na vse dogodke, datume, dogovore in ne zahteva odgovora.

Spomnimo vas, da je datum srečanja predstavništev prestavljen s 25.01.2015 na 08.02.2015.

Pismo-sporočilo(informativni mail). To pismo vsebuje informacije o dejavnostih, ljudeh, dogodkih.

Obveščamo vas, da je bil Petr Nikolaevich Belikov zaposlen v podjetju Khlebopech LLC od 04.05.2015.

Potrditveno pismo. S to vrsto pisma potrjujemo sodelovanje pri nečem, prejem kakršnih koli dokumentov, dejstvo opravljanja storitev.

Oduvanchik LLC potrjuje udeležbo vodje na dogodku, posvečeno dnevu Zmaga, 5.8.2015 ob 09-00.

Vabilo. To pismo je povabilo na dogodek ali sodelovanje pri nečem.

Vabimo organizacijo LLC "Rainbow", da sodeluje pri čiščenju mesta 02.05.2015.

Zavrnitveno pismo. To pismo je uradna zavrnitev ponudbe, storitve, sodelovanja. Utemeljiti mora razloge za zavrnitev.

V zvezi s službenim potovanjem vodje na srečanje v Republiko Mordovijo smo prisiljeni zavrniti / opravičiti se in obvestiti o nemožnosti obiska razstave " Kmetijstvo» 07.04.2015

in vljudno zaključi pismo

Vsa zgornja pisma so uradna. Zagotavljajo uspešno komunikacijo znotraj organizacije, sodelovanje z drugimi podjetji, interakcijo z višjimi in državnimi organizacijami.

Katera koli vrsta je standardna, spremeni se le vsebina.

Če želite dobiti hiter odgovor na vaše pismo, podroben odgovor, tako da vaše pismo preberejo, si ga zapomnijo in ne le preletijo, uporabite več podrobnosti, napišite svetlo zadevo in se izogibajte standardnim frazam in preveč formalnemu pristopu.

Primer prošnje:

Dragi Petr Petrovič!

Naše podjetje potrebuje 10 novih računalnikov. Ali lahko do konca tedna dobavite zahtevano količino in izdate račun za plačilo?

Predstavljam majhno organizacijo in v začetku naslednjega tedna moramo imeti videokonferenčni klic s podružnicami.

Vaša pomoč bi bila za nas neprecenljiva.

Preidem naravnost k bistvu, predstavim se in kratek nekonvencionalen zaključek. Prihranite svoj čas in čas prejemnika. Najverjetneje bo v prihodnosti z veseljem izpolnil vaše zahteve.

Kako napisati poslovno pismo, ki se ne bo izgubila v »informacijskih smeteh« in bo prebrana? Pravila, priporočila, primeri

Beseda je cenovno ugodno poslovno orodje. IN poslovni svet nemogoče je najti osebo, ki te besede ne bi uporabljala pri svojem delu.

Sodobno poslovanje postopoma prehaja v dopisništvo. S pomočjo pisem - elektronskih ali tradicionalnih - poteka komunikacija s strankami, poslovnimi partnerji, delodajalci. Pismo avtorja postavlja bodisi kot profesionalca bodisi kot osebo, s katero ni vredno nadaljevati odnosa.

Profesionalec mora znati pisati

To je jasno
učinkovito
resno
zanimivo

In nikoli ni prepozno za učenje. Začnemo pri osnovah: razumemo razliko med poslovnim in običajnim pisanjem.

Kako se poslovno pismo razlikuje od običajnega? Posebnosti poslovnega pisma

pismo - kratko besedilo obseg ene ali dveh strani, katerega namen je posredovati naslovniku informacije o nečem.

Narava informacij in razmerje med pošiljateljem in prejemnikom pisma deli korespondenco na

poslovno (formalno)
osebno (neformalno)

Za poslovno pismo je značilno:

jedrnatost
natančnost
sklepanje in logiko
informativno
ocenjevalna in čustvena nevtralnost
standardizacija:
uporabljajo se uradni obrazci
uporabljajo se stabilni obrati govora, posebni pisarski izrazi in konstrukcije
število tem - 1-2
ciljanje
jasno opredeljena podrejenost (po potrebi)

Katere so vrste poslovnih pisem?

Vrsta poslovnega pisma določa

1. Namen pisanja

Komercialne namene

Želite skleniti posel in ponuditi njegove posebne pogoje - napišite ponudbeno pismo (ponudbo) za naslovnika

Če se niste odločili za pogoje transakcije, ki so za vas sprejemljivi, pošljite pismo z zahtevo
Ali želite svojega naslovnika obvestiti o kršitvi pogodbenih obveznosti z njegove strani? Sestavite pritožbeno pismo

Nekomercialne namene

Zahvalite se v zahvalnem pismu
Svoje obveznosti potrdite z garancijskim pismom, soglasje pa s potrdilom
Napišite informativna pisma, če menite, da bodo vaši podatki zanimivi za naslovnika
Opomnite na pomembne dogovore, obveznosti, kazni z opomini
Čestitajte v čestitkah, vprašajte v prošnjah, sožaljujte v sožalnih pismih
Če morate poslati pomembne dokumente oz materialne vrednosti ne pozabite napisati spremnega pisma za svojo pošiljko

2. Prejemnik

Če pismo naslavljate na več prejemnikov hkrati, potem sestavljate okrožnico

Vaše pismo se lahko dotika več tem hkrati, kar ga samodejno naredi večplastnega

4. Struktura

Regulirana pisma vključujejo sestavljanje besedilnega dela pisma po določenem vzorcu, medtem ko imajo neregulirana pisma prosto obliko predstavitve

5. Oblika odhoda

v kuverti
elektronski
po faksu

Struktura poslovnega pisma: uvod, telo, zaključek

Struktura standardnega poslovnega pisma zahteva natančnejšo obravnavo.

Dobro oblikovano pismo mora slediti naslednjemu vzorcu:

Oglejmo si podrobneje nekatere točke sheme:

1. Naslov

Praviloma to povzetek predmet pisma.

Pomembno: Pravilno sestavite naslov, če želite, da prejemnik prebere vaše pismo.

Odsotnost naslovov v poslovni korespondenci je značilna za začetnike, ki nimajo osnovnih veščin poslovne korespondence.

2. Ravnanje

ima tradicionalno obliko "Dragi"
z veliko začetnico na sredini vrstice

Pomembno: Uporaba okrajšav v obtoku je prepovedana!

3. Preambula

prejemnika seznani z glavno idejo pisma
pripravi naslovnika na pravilno zaznavanje kasnejših informacij v pismu

4. Glavni del besedila utemeljuje ključno misel, navedeno v preambuli

Ta del pisma

jasno navedete bistvo predloga / pritožbe
navedite argumente: dejstva, številke, druge podrobnosti o temi pisma. strokovno mnenje, lastne pozitivne/negativne izkušnje

Za udobje utemeljitve se lahko uporabi naslednja shema:

Pomembno: Zadnji odstavek naj vsebuje besedno zvezo, ki nakazuje določen korak ali pričakovan rezultat in naslovnika spodbuja k ukrepanju.

5. Za zaključek:

6. V oknu "Podpis" je treba navesti podatke o naslovniku:

naziv delovnega mesta

Kako se ne zmotiti pri izbiri sloga pisanja?

IN poslovno dopisovanje nenehno se morate odločati glede stila pisanja in tona komunikacije z naslovnikom. Kako suhoparno, formalno, uradno ali, nasprotno, živahno, toplo, človeško naj bo vaše sporočilo?

Osebni slog v poslovni korespondenci poudarja individualne lastnosti osebe, ki je napisala pismo.
Pri uporabi uradnega sloga se navedejo dejstva in na njihovi podlagi naredijo ustrezni sklepi.
Osebni slog vključuje enakopravno komunikacijo med avtorjem pisma in naslovnikom.
Formalni slog izkazuje jasno podrejenost in moč, s katero mora bralec pisma računati.

Če želite izbrati pravi slog komunikacije v poslovnem pismu, upoštevajte:

v katerih težnostnih kategorijah ste vi in vaš naslovnik
želite se pogajati na dober način ali izvajati pritisk s pozicije moči

Kako se držati izbranega stila?

Osebni stil

Prisotnost osebnih zaimkov: jaz, mi, ti
Na primer: Opravičujem se vam in iskreno upam, da se takšne napake ne bodo več dogajale.
Neposredni pozivi in prošnje
Na primer: Prosimo, ne puščajte osebnih stvari brez nadzora.
Uporaba čustvenih ocenjevalnih izrazov: zvezdna mladost, oglušujoč neuspeh

uradni slog

Zamenjava osebnih zaimkov z abstraktnimi samostalniki
Na primer: Uprava kina se iskreno opravičuje za spremembo urnika večernih projekcij.
Zamenjava osebnih pritožb in prošenj z izjavami
Na primer: Prosimo, ne puščajte osebnih stvari brez nadzora
Uporaba konvencionalnega klerikalizma: Seznanjam vas z dejstvom, da

Formalni slog kategorično ni primeren, če pišete pismo hvaležnosti ali pismo sožalja, torej tista poslovna pisma, v katerih morate izraziti čustva. Tudi v situaciji, ko pišete prošnjo ali ponudbo, se je bolje držati osebnega stila.

Kaj je tožbeni zahtevek in kako ga napisati? Kako se razlikuje od drugih vrst pisem?

Pomembno: Ko sestavljate pismo, usmerite pozornost naslovnika na to, kakšna dejanja od njega pričakujete. Določite tudi določen časovni okvir za izvedbo zastavljenih nalog.

Predloga pritožbenega pisma vam bo pomagala pravilno napisati:

Kaj je odgovorno pismo in kako ga napisati?

Obstajata dve vrsti nasvetov:

zavrnitveno pismo
pozitivno odgovorno pismo

Sestavljanje obeh vrst pisem ima dvoje splošna pravila(če je pobuda pravilno napisana):
1. V pismu odgovoru je besednjak in obračanje govora pobudno pismo
2. Besedilo odgovornega pisma ne sme vsebovati podatkov o

datum pisanja pisma o začetku
njegovo registrsko številko

Spodaj je prikazan primer prijaznega in pravilnega pisma o zavrnitvi:

Vendar ni treba, da je odrekanje vedno nežno. Obstajajo situacije, ko je potreben oster in strog slog komunikacije. Spodaj je predloga zavrnitvenega pisma za vse priložnosti, od trdih do mehkih:

Informativno pismo: razlika od pisem odgovorov in pisem pritožb

Informativno pismo je večnamensko:

obvešča (npr. o spremembi cen v cenikih)
obvešča (o ponovni izvolitvi članov upravnega odbora)
obvesti (o pošiljki blaga)
izjavlja (namere)
potrdi (prejem blaga)
opominja (na izpolnitev pogodbeno prevzetih obveznosti)
oglašuje in obvešča (o podjetju nasploh, posebej o blagu/storitvah)

Morda najbolj aktualno vprašanje Danes se postavlja vprašanje, kako napisati oglasno in informativno pismo.

Načrt prodajnega pisma je predstavljen v diagramu:

Pri sestavljanju pisma ne pozabite uporabiti naslednjih točk:

Obljuba
Utemeljitev
Cena vprašanja
Poziv k dejanju

Končano pismo bi lahko izgledalo takole:

Kako ne pisati poslovnih pisem? Tipični primeri napak

1. Pomanjkanje strukture
2. Prisotnost slenga ali neformalnega besedišča v besedilu pisma
3. Površen dizajn
4. Obilo črkovalnih, sintaktičnih, slogovne napake
5. Pomanjkanje zanesljivih dejstev, objektivnih informacij v pismu
6. Kršitev elementarnih pravil vljudnosti (zlasti v pritožbenih pismih)
7. Uporaba okornih in nerazumljivih stavkov v besedilu
8. Pomanjkanje logike pri podajanju snovi
9. Odsotnost prepisov okrajšav
10. Splošna zamegljenost besedila v primeru njegovega brezciljnega sestavljanja

Kaj še morate vedeti o poslovnih pismih?

1. Za sodobno poslovno korespondenco se uporablja metoda blokovne strukture sestave besedila.
Ta metoda prihrani čas in ohranja splošni slog celotne poslovne dokumentacije. Značilno način - odprta ločila ali pomanjkanje pik / vejic (na primer pri oblikovanju seznamov)

2. Za naslov pisma lahko uporabite pisavo sans-serif (na primer Arial). Takšno pisavo podzavestno dojemamo kot stabilno in trdno.

3. Telo besedila mora uporabljati serifne pisave ( Times New s Roman). Serifi olajšajo premikanje oči od črke do črke, zato je branje hitrejše

Pomembno: Obstajajo črke, ki so vedno napisane ročno!
To so čestitke, sožalna pisma, zahvalna pisma

Veliko število koristne informacije o pripravi besedil za poslovna pisma najdete v videu Saše Karepine.

Verjetno se je vsakdo vsaj enkrat soočil s potrebo po pisanju poslovnega pisma. Ko ga sestavljate, nehote pridete do zaključka, da to sploh ni enostavno. Obstaja veliko pravil in predpisov za pisanje poslovnih pisem, ki jih morate poznati. Članek podrobno opisuje postopek priprave dokumenta, ponuja vzorce poslovnega pisma, obravnava njihove vrste in obliko.

Oblika

Pripravljeni obrazci bodo zagotovili trdnost in pokazali zanesljivost podjetja. Vsebujejo bistvene informacije o organizaciji, kot so:

Ime.
Naslov.
Kontaktne telefonske številke.
Spletna stran.
E-naslov.
Logotip.
Drugi kontaktni podatki.

Glede obrazcev ni strogih pravil. Zato se vsaka organizacija samostojno odloči, katere informacije bo vnesla vanje.

Kako pravilno napisati poslovna pisma? Priprava

Poslovna pisma so napisana in izvedena na določen način, v skladu z njihovimi lastnimi pravili in zahtevami. Odvisno od cilja avtor vsebino podrobno premisli, da dobi rezultat, ki ga izračuna. Jasno mora razumeti, katere informacije o temi pisma naslovnik že pozna, od česa naj izhaja in kaj bo v njem novega. Argumenti so odvisni od namena avtorja. Postopek priprave poslovnega pisma lahko razdelimo na naslednje faze:

Študija vprašanja.
Pisanje osnutka pisma.
Njegov dogovor.
Podpisovanje.
Registracija.
Pošiljanje naslovniku.

Struktura poslovnih pisem

Pri sestavljanju pisma ga je treba nasičiti z informacijami, torej vnesti vse potrebne informacije. Lahko je preprosta ali kompleksna. V preprostem pismu vsebina jasno in jedrnato prikazuje informacije, ki praviloma ne zahtevajo odgovora naslovnika. Kompleks je lahko sestavljen iz več razdelkov, odstavkov in odstavkov. Vsak odstavek predstavlja en vidik informacije. Vzorci te vrste poslovnega pisma so običajno sestavljeni iz uvodnega, glavnega in končnega dela.

Spodaj je primer pisanja poslovnega pisma - njegov uvodni del.

Glavni del opisuje situacije, dogodke, njihovo analizo in dokaze. Prav v tem delu prepričujejo, da je treba tako ali drugače ukrepati, dokazujejo, kako je bilo, in obveščajo o nujnosti udeležbe na katerem koli dogodku, pri čemer navajajo različne argumente.

Sklep vsebuje sklepe, ki so oblikovani v obliki predlogov, zahtev, opominov, zavrnitev itd.

Spodaj je predstavljen primer pisanja poslovnega pisma - njegov zadnji del. To povzema zahtevo, navedeno v glavnem.

Vse posredovane informacije morajo biti optimalno dosledne in razumljive za dojemanje.

Vsako e-poštno sporočilo se začne s sredinsko poravnanim sporočilom. Ta mali del je izjemno pomemben. Pri izbiri mora avtor upoštevati:

Položaj naslovnika.
Narava odnosa.
Uradnost.
Bonton.

Na koncu pisma mora biti vljudna oblika. Na primer: "... izražam upanje na nadaljnje sodelovanje (hvala za povabilo) ...". Tem stavkom sledi podpis avtorja.

Slog

Vsa pisma morajo biti v uradnem poslovnem slogu, kar pomeni uporabo govornih sredstev za uradni poslovni odnos. Značilnosti takega jezika se oblikujejo v naslednjih okoliščinah:

Glavni udeleženci v poslovnih odnosih so pravne osebe, v imenu predstojnikov in uradnikov, katerih pisma so napisana.
Odnosi v organizacijah so strogo regulirani.
Predmet komuniciranja je dejavnost podjetja.
Dokumenti poslovodne narave imajo praviloma določenega naslovnika.
Med dejavnostmi organizacije se pogosto pojavljajo enake situacije.

V zvezi s tem morajo biti informacije v poslovnem pismu:

Uradno, neosebno, ki poudarja distanco med udeleženci v komunikaciji.
Naslov, namenjen določenemu naslovniku.
Aktualno v času pisanja.
Zanesljiv in nepristranski.
Z razlogom, da bi prejemnika spodbudili k kakršnemu koli dejanju.
Popoln za odločanje.

Zahteve

Poslovno pismo mora izpolnjevati naslednje zahteve:

Govor je standardiziran na vseh ravneh – leksikalni, oblikoslovni in skladenjski. Vsebuje veliko obratov, izrazov in formul.
Ton pisanja je nevtralen, zadržan in strog, brez uporabe čustvenih in ekspresivnih jezikovnih izrazov.
Natančnost in jasnost besedila, brez logičnih napak, jasnost in premišljenost besedila.
Jedrnatost in jedrnatost - brez uporabe izrazov, ki imajo dodaten pomen.
Uporaba jezikovnih formul, ki nastanejo kot posledica ponavljajočih se situacij.
Uporaba izrazov, to je besed ali besednih zvez, ki imajo posebne koncepte.
Uporaba okrajšav, ki so lahko leksikalne (to so sestavljenke, ki nastanejo z odstranitvijo črk iz delov besed: LLC, GOST itd.) in grafične (to so skrajšane besede: gr-n, zh-d in drugo). ).
Uporaba konstrukcij v rodilniku in instrumentalnem primeru.
Besedne zveze z glagolskimi samostalniki ("podpora" namesto "podpora").
Uporaba preprostih običajnih stavkov.

Zgornji vzorci poslovnih pisem spodaj so prikazani v celotna različica(z glavnim delom). Informacije izpolnjujejo vse zahteve uradnega poslovnega sloga.

Vrste poslovnih pisem

Najbolje je napisati poslovno pismo za katero koli osebo specifično vprašanje. Če morate rešiti več vprašanj hkrati, je priporočljivo pripraviti več različnih možnosti.

Poslovna pisma so lahko po vsebini:

Spremljanje. Takšna pisma so običajno potrebna za obveščanje o tem, kam poslati dokumente.
(Kako napisati poslovno pismo? Vzorec spremno pismo pomagal tistim, ki morajo sestaviti tovrstni dokument.)

Garancija. Napisani so za potrditev morebitnih obljub ali pogojev. Lahko se zagotovi na primer plačilo za delo, najemnino, dobavne roke in drugo.
Hvala vam. Še posebej pogosto so jih uporabljali v Zadnje čase. Takšna pisma kažejo na dober ton partnerstva. Lahko se izdajo na navadnem dopisnem pismu ali na barvnem papirju s čudovitim tiskom.
(Kako napisati poslovno pismo? Vzorec zahvalne sorte je sestavljen v prosti obliki, odvisno od nalog, ki jih rešujejo. ta primer pismo v najkrajši obliki izraža svoje bistvo. Tak vzorec, izdelan na barvnem papirju z ornamentom, lahko visi na steni v prostorih podjetja na častnem mestu.)

Informativno.
Poučno.
Čestitke.
Oglaševanje.

Obstajajo tudi črke:

Predlogi za sodelovanje. Precej pogosta v zadnjem času, poslana organizacijam, so pogosto promocijske narave, na primer, kot je ta vzorec. Precej težko je pisati komercialna pisma, upoštevati morate številne nianse, da bodo na to pozorni in še bolj zainteresirani. Če pa ga naredite po spodnjem modelu, ima vse možnosti za uspeh.

Vabila. Pošiljajo se in ponujajo sodelovanje na različnih dogodkih. Običajno so naslovljene na glavo oz uradni, lahko pa tudi na celotno ekipo.
Zahteve.
Obvestila.
zahteve in še veliko več.

Kako napisati odgovor na pismo. Primer

Odgovor naj se začne s ponovitvijo zahteve iz prvega pisma. Nato so podani rezultati njegove obravnave in izražena odobritev oziroma razlog za zavrnitev. Poslovno odgovorno pismo lahko vsebuje alternativno rešitev za pričakovane informacije. Običajno sledi naslednjim načelom:

Prisotnost povezave do prve črke in njene vsebine.
Isti jezik pomeni.
Primerljivi obsegi in vidiki vsebine.
Skladnost z določenim zaporedjem.

Dekoracija

Poleg uporabe poslovnih pisem z glavo morate upoštevati tudi druge podrobnosti pri njihovem oblikovanju. To so podrobnosti, pravila za okrajšave, črkovanje naslova, naslov, dolžina besedila, širina polja in drugo.

Vzorci poslovnega pisma ga pomagajo sestaviti ob upoštevanju vseh tankosti in odtenkov. Uporabljajo jih tako uradniki začetniki kot izkušeni delavci. Zahvaljujoč vzorcem se naučijo pravilno pisati črke in prihranijo veliko časa.

Morda bi bilo koristno prebrati: