Bei dem Treffen wurden Themen besprochen, die industrieller Natur waren. Beispiel für einen Dialog bei einem Geschäftstreffen

Modernes Geschäft ist ohne verschiedene Arten von Verhandlungen nicht möglich. Geschäftstreffen sind eine Gelegenheit für das Management, allen Strukturbereichen gleichzeitig die wichtigsten Ziele und Zielsetzungen zu vermitteln, Feedback einzuholen und auf Basis der erhaltenen Daten den Aktionsplan für das Unternehmen anzupassen.

Meetings sind eine Art betriebswirtschaftliches Instrument, das ständig die Wirksamkeit bewerten und die erzielten Ergebnisse analysieren muss.

Geschäftskommunikation, Geschäftsgespräche, Besprechungen, Verhandlungen, Diskussionen: als Form der Geschäftskommunikation

Geschäftskommunikation sollte von gewöhnlicher Kommunikation unterschieden werden, da erstere ein bestimmtes Ziel verfolgt und einer strengen Verhaltensethik unterliegt, während letztere möglicherweise keine Grundlage oder Begründung hat.

Es gibt viele Formen der Geschäftskommunikation. Zu den wichtigsten gehören:

Geschäftsgespräche – stellen den Austausch (oder die einseitige Übermittlung) von Informationen zu spezifischen Fragen der Geschäftstätigkeit dar. Dies kann direkte oder indirekte Kommunikation (mittels Internet-Technologien, Telefonie) sein. Dieser Typ Kommunikation beinhaltet ihre Fortsetzung in Form von Verhandlungen oder Treffen;
Meetings sind eine größere Form der Kommunikation, an der in der Regel Mitarbeiter des Unternehmens (in der Regel Leiter von Strukturbereichen) beteiligt sind, um strategische Fragen zur Geschäftsentwicklung zu klären;
Verhandlungen – haben ein bestimmtes Ziel und zielen darauf ab, wichtige Themen zu besprechen, Vereinbarungen und Verträge abzuschließen und für beide Parteien wichtige Dokumente zu unterzeichnen;
Diskussionen – offene Diskussion wichtiger Unternehmensthemen, deren Hauptinstrument das Brainstorming (Ideengenerierung aller Beteiligten) ist, wodurch nicht standardisierte Lösungsansätze entstehen können.

Neben den aufgeführten Formen gibt es eine ganze Reihe davon: Geschäftsinterviews, Streitigkeiten, Besprechungen, Korrespondenz, Präsentationen, Konferenzen. Sie alle haben ihre eigenen Besonderheiten, unterliegen aber den gleichen Regeln der Geschäftsethik.

Geschäftstreffen: Aufgaben, Ziele, Themen

Zur Erarbeitung werden Geschäftstreffen abgehalten spezifische Lösung aktuelles Problem oder Aufgabe. Darüber hinaus können Abteilungsmitarbeiter bei Besprechungen ihre Ideen austauschen mögliche Lösung irgendwelche Fragen. Diese Form der Kommunikation ermöglicht einen umfassenden Überblick über die Situation im Unternehmen, seine Schwächen und Stärken, trägt dazu bei, dass neue Leute in das Team eintreten und sich mit der Unternehmenskultur und den in der Organisation übernommenen Normen vertraut machen.

Die Hauptziele und Zielsetzungen der Treffen sind:

Aufrechterhaltung der Unternehmenspolitik sowie deren Entwicklung und Kommunikation an alle Mitarbeiter;
Integration der Maßnahmen aller Dienste und Bereiche gemäß dem strategischen Ziel des Unternehmens;
Identifizierung neuer Aufgaben und Bewertung der Wirksamkeit bereits umgesetzter Kampagnen;
Lösung aufkommender Probleme.

Die Themen, die bei Meetings behandelt werden, können völlig unterschiedlich sein.

In der russischen Praxis ist es üblich, mindestens einmal pro Woche Planungstreffen abzuhalten. So berichten die Abteilungsleiter über die in der Woche geleistete Arbeit und legen Pläne für die nächste fest (oder erhalten Aufgaben zur Umsetzung in der kommenden Arbeitswoche).

Der Grund oder das Thema für ein außerplanmäßiges Treffen können eine Reihe von Problemen sein, die im Zusammenhang mit der Dynamik und dem Wandel entstehen Außenumgebung in denen Unternehmen agieren müssen.

Arten, Typen und Klassifizierung von Geschäftstreffen

Geschäftstreffen können in Form, Thema und anwesenden Personen variieren.

Ihre Hauptklassifizierung ist nachstehend aufgeführt:

durch Zugehörigkeit zu einem bestimmten Bereich: Verwaltungssitzungen (zur Lösung problematischer Probleme), wissenschaftliche Sitzungen (Konferenzen, Symposien, Seminare, die zur Lösung organisiert und durchgeführt werden). aktuelle Probleme V Wissenschaftlicher Bereich), politisch (Kongresse und Treffen bestimmter Mitglieder politische Bewegungen) und gemischte Typen;
nach Umfang und Teilnehmerzahl: international (unter Einbeziehung ausländischer Partner, Spezialisten, Experten auf einem bestimmten Gebiet), national, regional, städtisch;
am Ort der Veranstaltung: Offsite- und lokale Treffen;
entsprechend der Regelmäßigkeit der Abhaltung: periodische, ständige Sitzungen.

Zusätzlich zu der vorgestellten Klassifizierung können Besprechungen in problembasierte, operative und lehrreiche Sitzungen unterteilt werden.

Problembesprechungen zielen darauf ab, in kurzer Zeit optimale Lösungen für Probleme zu finden.

Operative (oder auch Kontrollräume genannt) zielen darauf ab, Daten über die aktuelle Situation des Unternehmens zu erhalten. Alle Informationen der Untergebenen werden von den Abteilungsleitern gesammelt und dann an den Geschäftsführer der Organisation weitergeleitet. Hierbei handelt es sich um Daten darüber, inwieweit Pläne umgesetzt, Ziele erreicht und Aufgaben gelöst wurden. Der Hauptunterschied zwischen solchen Treffen und allen anderen besteht in ihrer Regelmäßigkeit, der Konstanz der Teilnehmerliste und dem möglichen Fehlen einer Tagesordnung (d. h. eines detaillierten Plans) der Sitzung.

Bei Unterrichtsbesprechungen gilt im Gegensatz zu Kontrollräumen die umgekehrte Reihenfolge: Alle Informationen in einem Weisungsformat gelangen vom Manager an die direkten Untergebenen und werden dann entlang der vertikalen Machtstruktur in der Organisation an bestimmte Ausführende bestimmter Aufgaben weitergeleitet. Zu diesen Informationen gehören Managementanweisungen, die sich auf den aktuellen Fortschritt der Organisation auswirken können, neue Regeln, Verhaltensnormen und Fristen für die Erledigung bestimmter Aufgaben.

Vorbereitung, Organisation und Durchführung von Geschäftstreffen

Damit das Treffen effektiv ist, ist es notwendig, seine Hauptpunkte sorgfältig zu prüfen: den Zweck des Treffens, die Hauptaufgaben, die Phasen der Veranstaltung. Nur unter solchen Voraussetzungen können Sie von dem Treffen profitieren.

Leider werden viele davon nur durchgeführt, weil es im Geschäftsumfeld üblich ist. Regelmäßige Meetings und Besprechungen zu Beginn der Woche mit dem Management sind in vielen Unternehmen alltäglich geworden und haben ihre Bedeutung verloren.

Allerdings gehen große Unternehmen, die große Marktanteile entwickeln und gewinnen wollen, dieses Thema mit großer Sorgfalt an:

die Liste der Sitzungsteilnehmer wird festgelegt;
seine Agenda wird über einen langen Zeitraum entwickelt und im Laufe der Zeit angepasst;
Vorrang haben weiterhin die strategischen Ziele, über die die Abteilungsleiter berichten.

Phasen und Technologien zur Durchführung eines Geschäftstreffens

Jedes Treffen besteht aus zwei Hauptphasen: der Vorbereitung und der eigentlichen Durchführung.

Im ersten Schritt wird die Relevanz der Veranstaltung ermittelt, ihre Ziele und Zielsetzungen festgelegt, eine Teilnehmerliste erstellt, Berichte und Präsentationen entsprechend der Tagesordnung erstellt.

In der zweiten Stufe werden Themen, an denen sich alle Anwesenden beteiligen können, direkt nach der bestehenden Tagesordnung behandelt. In der Regel leitet die Unternehmensleitung die Sitzung und gibt den Ton an, erteilt das Rederecht und bricht die Diskussion ab, wenn sie über den Rahmen einer konstruktiven Diskussion hinausgeht.

Zusätzlich zu den Hauptphasen kann ein Meeting eine Entscheidungsphase umfassen, wenn es um die Lösung eines Problems geht. Dies kann durch Diskussion oder Abstimmung geschehen.

Beispiel für einen Geschäftstreffenplan

Mit einem detaillierten Besprechungsplan in der Hand können Sie sicher sein, dass er effektiv sein wird.

Ein solcher Plan kann Folgendes umfassen:

Begrüßungsrede des Managers – Zusammenfassung der Ergebnisse für einen bestimmten Zeitraum (Quartal, Monat, Woche);
Berichterstattung über das Problem, Begründung seiner Relevanz für das Unternehmen;
Organisation einer Brainstorming-Sitzung zur Lösung des Problems;
Einschätzung aller verfügbaren Optionen;
Anhäufung von Optionen zur Lösung des Problems;
Abstimmung oder andere Entscheidungsmöglichkeit über den Einsatz spezifischer Tools zur Lösung des Problems;
Festlegung der Grenzen der Problemlösung: Fristen, Verantwortliche, Methoden.

Während des Treffens ist es wichtig, die wichtigsten Punkte festzuhalten, um auf ein bestimmtes Thema zurückkommen und es detaillierter betrachten zu können.

Geschäftstreffen auf Ausstellungen und Kongressen des Expocentre

Einer von wirksame Mittel Produktförderung ist die Durchführung von Geschäftstreffen im Rahmen von Ausstellungen und Kongressen auf dem Expocentre-Messegelände. Geschäftstreffen dieses Formats unterscheiden sich etwas von anderen. Wenn das Managementteam eines Unternehmens zu einem regelmäßigen Treffen zusammenkommt, hat jeder Hersteller während der Ausstellung die einmalige Gelegenheit, die Probleme des Unternehmens umfassend zu lösen und alle Lieferanten und Händler von Produkten einzuladen.

Speziell ausgestattete Räume für Geschäftstreffen und Kongresssäle des Expocentre Fairgrounds sind für unterschiedliche Personenzahlen ausgelegt. Daher gibt es keine Probleme, alle Teilnehmer unterzubringen. Mithilfe des MatchMaking-Systems können Sie den Zeitpunkt des Treffens im Voraus vereinbaren. Präsentationstechnik macht das Meeting erlebnisreicher und vollständiger.

Basierend auf den Ergebnissen einer Besprechung, Besprechung oder Konferenz wird fast immer ein Protokoll nach der entsprechenden Vorlage erstellt. Nachfolgend finden Sie die Ausfüllfunktionen und ein fertiges Beispieldokument.

Ein Beispielformular können Sie am Ende des Artikels herunterladen.

Während der Besprechung wird stets ein Protokoll erstellt und die Geschäftsleitung entscheidet selbst, welche Vorlage am besten verwendet wird. Dieses Dokument erfüllt mehrere Funktionen gleichzeitig:

Zeichnet Informationen über alle Anwesenden und Redner auf.
Enthält alle wichtigen Entscheidungen, die während dieser Besprechung getroffen wurden.
Spiegelt den tatsächlichen Stand des Verhandlungsprozesses wider und zeichnet wichtige Vereinbarungen in dieser Phase auf.

Die Hauptaufgabe des Dokuments besteht daher darin, den Sachverhalt des Treffens und alle daraus resultierenden Entscheidungen festzuhalten.

BEACHTEN SIE. Da nicht alle Sitzungen aufgezeichnet werden, hat die Unternehmensleitung das Recht, selbstständig zu entscheiden, in welchem Fall ein Berichtsdokument erstellt wird und in welchem nicht. In der Regel werden Protokolle bei Besprechungen verwendet, bei denen Themen besprochen werden, die sich direkt auf die zukünftige Entwicklung der Organisation auswirken.

Der Gesetzgeber hat keine Anforderungen an den Inhalt des Dokuments entwickelt, geschweige denn eine einheitliche Form. Daher kann jedes Unternehmen sein eigenes Formular verwenden. Insbesondere können Sie für bestimmte Fälle (z. B. eine Abteilungssitzung, eine außerordentliche Sitzung oder eine gemeinsame Sitzung mit Vertretern der Gegenpartei) unterschiedliche Formularversionen verwenden.

Typischerweise enthält das Dokument die folgenden Informationen:

Vollständiger Name des Unternehmens, Protokollnummer und Datum seiner Erstellung. Die Nummerierung kann fortlaufend – beginnend mit jedem Kalenderjahr – erfolgen.
Zusammensetzung der Anwesenden:

Vorsitzender der Kommission;
geschäftsführender Sekretär, der Eintragungen in das Protokoll aufnimmt;
der Rest der Anwesenden - normalerweise wird die Liste am Ende des Dokuments platziert.

Agenda – d.h. eine Liste der zu besprechenden Themen. Wird im Voraus erstellt und allen Anwesenden zur Kenntnis gebracht (normalerweise werden spezielle Ankündigungen mehrere Tage vor den Sitzungen erstellt).
Liste der Redner (Name, Position, Thema der Rede, angesprochene Themen).
Entscheidungen, die als Ergebnis des Treffens getroffen wurden.
Unterschriften des Vorsitzenden und des Schriftführers, Unterschriftenprotokolle (Name und Initialen).
Werden dem Protokoll weitere Unterlagen sowie Materialien aus Tonaufnahmen, Fotos und Videos beigefügt, muss dieser Umstand im Dokument berücksichtigt werden. Schreiben Sie am Ende das Wort „Anhänge“ und listen Sie die Namen von Dokumenten und anderen Materialien, deren Menge und Art (Original oder Kopie) sowie die Anzahl der Seiten auf.

Formular und Muster 2020

Im einfachsten Fall sieht das Formular so aus.

Und als Beispiel können Sie dieses Formular wählen:

BEACHTEN SIE. Im Abschnitt „BEHOBEN“ werden mit einer Beschreibung der Entscheidung häufig die Ergebnisse des Abstimmungsverfahrens angegeben, sofern dieses in der Sitzung stattgefunden hat. Die Ergebnisse werden durch einfache Summierung der Stimmen „DAFÜR“, „NACH“ und Enthaltungen erfasst.

Kurze und volle Sorten

In derselben Organisation können verschiedene Meetings abgehalten werden. Die Bedeutung eines bestimmten Treffens hängt von den Themen ab, die dort besprochen werden. Und sie bestimmen auch die Wahl der einen oder anderen Probe, nach der das Protokoll erstellt wird. Generell lassen sich zwei Arten von Dokumenten unterscheiden:

Auszug aus dem Protokoll

Wenn es notwendig ist, einige Informationen aus dem Protokoll zu erhalten, wird ein Auszug erstellt. Dieses Dokument ist eine exakte Kopie eines Teils des Protokolls. Der Auszug muss das Erstellungsdatum des Hauptdokuments, seine Nummer und den Namen des Unternehmens enthalten. Die Richtigkeit der Kopie wird durch die eigenhändige Unterschrift des Schriftführers und/oder des Versammlungsleiters bestätigt.

Merkmale des Managements

Bei Jahresabschlussbesprechungen werden in der Regel erweiterte Dokumentformen gewählt. Wenn es sich um ein Treffen einer separaten Struktureinheit handelt, wählen Führungskräfte in der Regel die einfachste Vorlage.

Die Merkmale der Sachverhaltserfassung und Protokollspeicherung sind folgende:

Ein Muster-Sitzungsprotokoll wird von der Geschäftsführung des Unternehmens oder einer bestimmten Struktureinheit der Organisation genehmigt.
Wird unmittelbar zum Zeitpunkt der Sitzung durchgeführt. Ernennung Sonderoffizier, verantwortlich für die Dokumentenvorbereitung. In den meisten Fällen handelt es sich dabei um einen Sekretär, der auch als Sekretär der Sitzung fungiert.
Um Ungenauigkeiten und Fehlinterpretationen der Redewendungen des Redners zu vermeiden, werden häufig alle Ereignisse während der Besprechung zusätzlich aufgezeichnet. Es werden Audio- und Videoaufzeichnungstools verwendet. Anschließend werden im Anhang des Protokolls bei Bedarf Transkripte der Reden bereitgestellt – genaue Zitate der Aussagen von Mitarbeitern und anderen eingeladenen Personen.
Die Anzahl der Originalexemplare wird je nach Situation zusammengestellt. In der Regel reicht ein Original. Findet jedoch ein Treffen unter Beteiligung eines Partners (Vertreter eines anderen Unternehmens) statt, ist die Erstellung von 2 Originalen erforderlich. Typischerweise finden solche Treffen in verschiedenen Phasen der Geschäftsverhandlungen statt.
Von Dokumentenkopien können Sie beliebig viele Kopien anfertigen. Dieser Bedarf entsteht bei der Abhaltung von Besprechungen, deren Entscheidungen für alle Abteilungen der Organisation bindend sind. Anschließend werden Kopien an alle Struktureinheiten gesendet. Sie werden in der Regel durch das Originalsiegel und die handschriftliche Unterschrift des Geschäftsführers beglaubigt.

Um mögliche Ungenauigkeiten zu vermeiden, werden Audio- und Videoaufzeichnungstools verwendet, um anschließend die Rede jedes Mitarbeiters oder der eingeladenen Person in Stenografie genau wiederzugeben.

Beispielformulare herunterladen:

In jeder Organisation besteht regelmäßig die Notwendigkeit, Besprechungen zur Arbeit des Unternehmens zu organisieren und abzuhalten. Lesen Sie in diesem Artikel, welche Arten von Meetings es gibt und wie Sie ihre Organisation richtig angehen.

In diesem Artikel werden wir uns mit Folgendem befassen:

welche Arten von Treffen gibt es?
wie man ein Geschäftstreffen richtig organisiert;
Ablauf, Planung und Organisation von Managementsitzungen;
Organisation einer Telefonkonferenz;
Organisation von Betriebsbesprechungen.

Arten von Besprechungen in einer Organisation

Existieren Verschiedene Arten Treffen, die sich nicht nur im Thema, sondern auch in der Art und Weise ihrer Organisation sowie in der Zusammensetzung der daran teilnehmenden Personen unterscheiden. Wir können sagen, dass ein Meeting ein Treffen ist, bei dem ein Thema besprochen wird. In Organisationen sind die häufigsten Arten von Besprechungen in der Regel Geschäftsbesprechungen, Telefonkonferenzen, Betriebsbesprechungen und Führungsbesprechungen. Jeder von ihnen hat seine eigenen organisatorischen Besonderheiten, auf die wir näher eingehen werden.

Außerdem können sich Treffen nicht nur in ihrer Art, sondern auch in der Häufigkeit ihrer Durchführung unterscheiden. Dabei wird zwischen geplanten und außerplanmäßigen Besprechungen unterschieden. Darüber hinaus können Meetings nach folgenden Kriterien klassifiziert werden:

diktatorisch – charakteristisch für eine autoritäre Führungsform, bei der nur der Leiter die Sitzung leitet und tatsächliche Stimmrechte hat, den übrigen Teilnehmern nur die Möglichkeit gegeben wird, Fragen zu stellen, aber keine eigene Meinung zu äußern;
autokratisch – basierend auf den Fragen des Leiters an die Teilnehmer und deren Antworten darauf, gibt es in der Regel keine Diskussionen, nur Dialog ist möglich;
getrennt – der Bericht wird nur von den vom Leiter ausgewählten Teilnehmern besprochen, der Rest hört zu und nimmt die präsentierten Informationen zur Kenntnis;
Diskussion - freier Meinungs- und Entwicklungsaustausch Allgemeine Lösung; das Recht, in der endgültigen Fassung eine Entscheidung zu treffen, verbleibt beim Manager;
frei - es gibt keine klare Tagesordnung, manchmal gibt es keinen Vorsitzenden, manchmal endet es mit einer Entscheidung, aber hauptsächlich kommt es auf einen Meinungsaustausch an.

Organisation eines Geschäftstreffens

Die Organisation eines Geschäftstreffens ist eine der wichtigsten Formen der Managementtätigkeit. Bei einem solchen Treffen werden Informationen zwischen Mitarbeitern und dem Leiter der Organisation ausgetauscht und wichtige Managemententscheidungen getroffen. Geschäftstreffen erzielen in der Regel nicht immer den gewünschten Effekt, da Führungskräfte keine klare Vorstellung von ihrer Organisation und ihrem Verhalten haben.

Die Hauptfehler bei der Organisation solcher Treffen können eine zu große Regelmäßigkeit ihrer Abhaltung sein, große Menge Teilnehmer sowie eine lange Dauer, was auch die Gesamteffektivität verringert. Solche Fehler führen in der Regel dazu, dass keine sichtbaren Ergebnisse der Veranstaltung vorliegen, was den Manager dazu zwingt, ein neues Treffen zu organisieren, was ebenfalls nicht die gewünschte Wirkung erzielen wird. Um diese Probleme zu vermeiden, empfehlen wir, einen klaren Plan zu erstellen, nach dem Treffen in der Organisation einberufen werden.

Der Prozess der Organisation eines Geschäftstreffens sollte auf drei Komponenten reduziert werden:

Sammlung und Verarbeitung von Informationen;
Koordination der Aktivitäten aller Strukturbereiche der Organisation;
Entscheidungsfindung.

Die vorrangige Vorbereitung des Treffens sollte auf der Machbarkeit seiner Organisation basieren. Vereinfacht ausgedrückt muss der Leiter klar verstehen, zu welchen Themen die gemeinsame Sitzung stattfinden wird und welches Ergebnis er erreichen möchte. Wir empfehlen, auf solche Maßnahmen nur dann zurückzugreifen, wenn ein tatsächlicher Bedarf besteht, ein problematisches Problem mit Mitarbeitern verschiedener Strukturbereiche zu besprechen, andernfalls empfehlen wir, alternative Formen in Betracht zu ziehen (Möglichkeit der Lösung des Problems per Telefon, Telefonkonferenz usw.).

Sobald die Entscheidung über die Notwendigkeit der Organisation eines Treffens getroffen wurde, muss die Zusammensetzung der Anwesenden festgelegt werden Hauptthema. In einigen Fällen können Sie auf das Erstellen zurückgreifen Arbeitsgruppe Mitarbeiter, die für diese Arbeit verantwortlich sind. Wir empfehlen Ihnen außerdem, im Voraus darüber nachzudenken, welches Ergebnis Sie von dieser Veranstaltung erwarten. Dies wird das Ziel der Veranstaltung sein. Ohne ihre Definition ist es praktisch unmöglich, sichtbare Ergebnisse zu erzielen.

Organisation von Management-Meetings

Die Organisation von Managementmeetings umfasst Phasen, deren Folgen sich auf die eine oder andere Weise noch lange in der Organisation manifestieren. Machen wir uns mit den Hauptphasen vertraut und studieren wir im Detail das Verfahren zur Organisation von Meetings, um Fehler bei der Vorbereitung zu vermeiden.

Die Regeln für die Organisation von Meetings erfordern zunächst die Definition der Ziele des Großteils der Veranstaltung. In ihrer Abwesenheit beginnt die Sitzung vom gewünschten Verlauf abzuweichen und die mündlich gesprochenen Formulierungen des Leiters reichen nicht aus, um die Sitzung auf Kurs zu halten.

Die Wahl der Ziele erfordert die Wahl des Ortes der Besprechungen im Managementsystem, das wiederum mit dem Planungs- und Kontrollsystem verknüpft ist.

Es ist notwendig, die Häufigkeit der Organisation dieser Veranstaltungen zu bestimmen. Am besten erstellen Sie einen vorläufigen Zeitplan für ein Jahr (Monat, Quartal) im Voraus, damit die Mitarbeiter die Möglichkeit haben, sich im Voraus vorzubereiten.

Als nächstes kommt die Frage der Auswahl der Teilnehmer. Sie sollten nicht fälschlicherweise davon ausgehen, dass die Besprechung umso effektiver ist, je mehr Mitarbeiter zur Besprechung kommen. Beschränken Sie sich am besten auf die nötigsten Mitarbeiter, sonst droht die Veranstaltung zu einer echten Farce zu werden.

Eines der am einfachsten zu lösenden Probleme scheint die Auswahl von Formaten für Dokumente wie Tagesordnungen und Sitzungsprotokolle zu sein. Die kreative Qual des Chefs und der Sekretärin entsteht jedoch oft und dauert lange beim Hinzufügen (Löschen, Umbenennen) von Zeilen und Spalten in diesen Dokumenten, was manchmal vor den Augen der Besprechungsteilnehmer geschieht. Daher ist auch hier eine vorherige Vorbereitung erforderlich. Wir empfehlen Ihnen, vorab ein einheitliches Berichts- und Planungsdokument zu erstellen und zu genehmigen, das Informationen über die Tagesordnung und das Protokoll enthält.

Organisieren einer Telefonkonferenz

Telefonkonferenzen an dieser Moment haben aufgrund ihrer Zugänglichkeit und einfachen Organisation eine große Verbreitung gefunden. Um sie durchzuführen, ist also lediglich die Kommunikation zwischen allen Teilnehmern des Meetings und Freizeit erforderlich. Für die meisten Mitarbeiter ist eine einseitige Kommunikation erlaubt, wenn das Treffen darauf abzielt, Aufgaben von der Geschäftsleitung anzunehmen.

Eine Telefonkonferenz kann nicht nur über einen Selektor, sondern auch über Telefonkommunikation oder spezielle Computerprogramme organisiert werden. Bei der Organisation dieser Art von Treffen muss auf den Zeitpunkt der Durchführung geachtet werden. Da solche Ereignisse den Arbeitsrhythmus erheblich stören, empfehlen wir, sie in der zweiten Hälfte des Arbeitstages abzuhalten. Es ist auch notwendig, den richtigen Zeitpunkt zu wählen, um keinen der Teilnehmer von der eigentlichen Arbeit abzulenken. Eine hervorragende Option wäre, ein Datum und eine Uhrzeit für solche Treffen klar festzulegen (z. B. den letzten Donnerstag im Monat).

Es ist zu berücksichtigen, dass Telefonkonferenzen nicht lange dauern können und daher dann sinnvoll sind, wenn es darum geht, alle Teilnehmer zeitnah über die anstehenden Aufgaben und die Fristen für deren Lösung zu informieren.

Organisation von Betriebsbesprechungen

Das Treffen findet normalerweise an einem bestimmten Wochentag oder jeden Tag zu Beginn des Arbeitstages im Büro des Managers statt. Zu den Aufgaben des Schriftführers gehören:

Benachrichtigung der Teilnehmer;
Überwachung der rechtzeitigen Anwesenheit der Sitzungsteilnehmer;
Ermittlung und Berichterstattung an den Vorgesetzten über die Gründe für die Abwesenheit nicht erschienener Mitarbeiter;
Anrufen von Mitarbeitern auf Wunsch des Vorgesetzten.

Während der Besprechung nimmt die Sekretärin alle Telefonanrufe und Besucher entgegen. Es ist wichtig, eine Umgebung für einen normalen Fortschritt zu schaffen und Störungen zu vermeiden.

Es muss daran erinnert werden, dass die meisten dieser Aktivitäten transkribiert oder auf andere Weise aufgezeichnet werden müssen. Die beste Option ist die Protokollierung.

Wenn der Sekretär nicht zu den Teilnehmern gehört, muss er sich im Empfangsbereich aufhalten und seinen üblichen Aufgaben nachkommen. Es ist zulässig, dass eine Sekretärin nur zu Beginn, am Ende und in den Pausen anwesend ist, um den Teilnehmern Hilfestellung zu leisten.

Wenn die Sekretärin zu den Teilnehmern der Veranstaltung gehört, gehören zu ihren Aufgaben die Verteilung von Materialien, die Information der Führungskraft über Verspätete, über die Pause und über diejenigen, die sprechen möchten. Am Ende der Veranstaltung muss der Sekretär den Raum reinigen und (falls erforderlich) Berichte erstellen. Zu diesem Zeitpunkt kann die Organisation der Betriebsbesprechung und deren Abhaltung als abgeschlossen betrachtet werden.

Angehängte Dokumente

Protokoll der Hauptversammlung der Arbeitnehmer zur Wahl der Vertreter des Arbeitskollektivs (Formular).doc
Protokoll der Sitzung der Qualifizierungskommission (Formular).doc
Arbeitsbeschreibung Sekretär-Referent (Formular).doc

Nur für Abonnenten verfügbar

Protokoll der Hauptversammlung der Arbeitnehmer zur Wahl der Vertreter des Arbeitskollektivs (Muster).doc
Protokoll der Sitzung der Qualifizierungskommission (Muster).doc
Stellenbeschreibung Sekretariatsassistent (Muster).doc

Für ein effektiveres Geschäftstreffen wird ein Geschäftstreffenplan erstellt, bei dem es sich um eine Form der Organisation der Geschäftskommunikation für eine bestimmte Anzahl von Teilnehmern durch den Austausch von Informationen für die anschließende Annahme kollektiver Managemententscheidungen handelt.

Der Zweck von Geschäftstreffen besteht darin, die Aktivitäten des Personals durch Kommunikation in die richtige Richtung zu ändern. Der Plan für ein Geschäftstreffen beinhaltet die Festlegung konkreter Aufgaben und konkreter Ergebnisse, während die Vorbereitung eines Plans für ein Geschäftstreffen von der Art, den Zielen und dem System der Probleme abhängt.

Hinterlassen Sie einen Plan für ein Geschäftstreffen

Die Planung eines Geschäftstreffens beginnt mit der Erstellung einer Tagesordnung, die entsprechend dem Thema und den Zielen dieses Treffens entwickelt wird. In der Tagesordnung können der Hauptredner, seine Mitredner, der Zeitpunkt der Sitzung und der Ort der Sitzungen angegeben werden.

Anschließend wird die grundsätzliche Zusammensetzung der Teilnehmer geklärt und Einladungen in einer bestimmten Form verschickt. Bei der Vorbereitung von Geschäftstreffen werden Vorschriften entwickelt, die ein System von Verfahren und Elementen vorsehen und deren Fristen festlegen. Die Planung eines Geschäftstreffens erfordert zunächst die Formulierung von Themen, die für die Mehrheit der Eingeladenen (Manager, Spezialisten, Mitarbeiter, Arbeiter) relevant sind. Die im Geschäftstreffenplan enthaltenen Themen werden je nach Komplexitätsgrad geordnet, von umfangreicheren und komplexeren Problemen bis hin zu einfacheren Problemen.

Planen Sie ein Treffen

Bei der Planung eines Treffens wird ein Plan für ein Geschäftstreffen erstellt, in dem eine Tagesordnung erstellt wird, die die für das Treffen zur Sprache gebrachten Themen sowie den Namen, die Initialen und die Position der Person, die über ein bestimmtes Thema berichtet, enthält .

Die Auswahl der Teilnehmer ist der zweite Schritt im Meetingplanungsprozess. Die Zusammensetzung der Teilnehmer richtet sich nach der Anzahl der Personen, die sich direkt für die behandelten Themen interessieren oder über Kenntnisse zum behandelten Thema verfügen.

Es gibt einige Regeln, die zur effektiven Vorbereitung und Durchführung eines Geschäftstreffens beitragen:

Verbindliche Formulierung des Themas und Festlegung der dabei zu erzielenden Ergebnisse,
Eine klare Position des Redners, die vorab durchdachte Argumente und Empfehlungen zur Erzielung von Ergebnissen vorbringt, um die Mitarbeiter von der Richtigkeit der getroffenen Entscheidungen zu überzeugen,
Eine sorgfältig durchdachte Tagesordnung, die eine Liste der zu besprechenden Themen enthält,
Eine bestimmte Reihenfolge der bei einem Treffen zu besprechenden Themen, die nicht nach Wichtigkeit, sondern nach psychologischen Grundsätzen geordnet werden sollte.

Anforderungen erfüllen

Schauen wir uns einige weitere Besprechungsanforderungen an, die im Geschäftstreffenplan enthalten sind. Das Thema, das die Diskussion eröffnet, soll leichter zu lösen sein, so dass nach seiner erfolgreichen Lösung die Motivation der Mitarbeiter, komplexere Probleme zu lösen, deutlich steigt.

Themen, die eine hitzige Diskussion erfordern, müssen sorgfältig durchdacht und im Geschäftstreffenplan richtig positioniert werden. Es ist auch wichtig, das gewünschte Endergebnis festzulegen, mit dem das Meeting beendet werden soll.

Bei der Erörterung der komplexesten und schwer verständlichen Themen ist es notwendig, den Einsatz von visuellem Material in den Geschäftstreffenplan einzubeziehen, da das Verständnis der angesprochenen Themen nicht nur durch den Einsatz des Hörens, sondern auch des Sehens verbessert werden kann. Die tagesordnungsrelevanten Tatsachen müssen vorab bekannt gegeben werden Erforderliche Dokumente Bereiten Sie sich vor dem Treffen vor.

Vorbereitung des Treffens

Ein Plan für ein Geschäftstreffen ist ein wichtiges Hilfsmittel für die Vorbereitung eines effektiven Meetings, und Sie müssen überlegen, wie Sie den Teilnehmern über das Meeting mitteilen.

An die Sitzungsteilnehmer werden Einladungen verschickt, in denen das Thema und die Ziele angegeben werden sollten. Teilnehmer, die verhindert sind, sollten im Anschluss eine Information über den Fortgang der Diskussion einschließlich einer Protokollierung des Sitzungsergebnisses erhalten.

Bei der Planung eines Meetings ist es wichtig, den Ort des Meetings zu berücksichtigen, da während der Diskussionen nichts die Aufmerksamkeit der Teilnehmer ablenken darf. Auch ein angenehmes Umfeld und eine sachliche Atmosphäre sind notwendig, um die Mitarbeiter in eine gute Stimmung für effektive Gespräche zu versetzen.

Beispiele für Problemlösungen

BEISPIEL 1

Systemgeschäftsexperte

„Die Effektivität eines Meetings ist umgekehrt proportional zur Anzahl der Teilnehmer und der aufgewendeten Zeit.“

Auld- und Kahn-Gesetz

an wen: Eigentümer, Top-Manager, mittlere Manager

Szenarien für die Verwendung des Artikels: Wer ist nützlich und warum

Eigentümer- Einführung eines einheitlichen Standards für die Abhaltung von Sitzungen im Unternehmen anhand der vorgeschlagenen Regelungen; Transparenz über die Aktivitäten von Managern schaffen, die regelmäßig Besprechungen abhalten; Organisation effektiver und effizienter Vorstandssitzungen.

Topmanager und mittlere Manager- Komplexe Probleme und Aufgaben effektiv durch Besprechungen lösen, einen einzigen Standard für das gegenseitige Verständnis aller Teilnehmer verwenden.

Für Spezialisten- Helfen Sie Ihrem Vorgesetzten, Besprechungen effizienter und effektiver durchzuführen.

Dieses schreckliche Wort „Treffen“

Das scheinbar harmlose Thema der Treffen lässt nur wenige Menschen gleichgültig. Sobald Sie es berühren, ist eine starke Reaktion garantiert! Wie meine Praxis zeigt, tendiert die Situation bei Meetings in Unternehmen zu einem der Extreme:

Der Manager glaubt, dass Besprechungen Zeitverschwendung sind, da in der eingesparten Zeit viel Arbeit erledigt werden kann. Daher finden keine Betriebsversammlungen statt, auch wenn diese unbedingt erforderlich sind. Infolgedessen sind die ausübenden Künstler mit verzerrten Informationen konfrontiert und viele Probleme strategischer Natur, die an der Schnittstelle von Abteilungen liegen oder in den Verantwortungsbereich von niemandem fallen, werden einfach nicht gelöst.
Die umgekehrte Situation ist, wenn der Manager zu jedem kleineren Thema Besprechungen einberuft, die Zusammensetzung der Teilnehmer immer maximal und redundant ist, jede Besprechung zu einer Diskussion über alles und jeden wird und 3-4 Stunden dauert. In diesem Fall schlagen gewissenhafte Mitarbeiter, die einfach keine Zeit mehr haben, berufliche Aufgaben zu erledigen, „Alarm“ – sie haben jeden Tag zehn Besprechungen. Der Manager ist zufrieden: Es scheint, dass alles unter Kontrolle ist.

Das Ergebnis ist paradox. Oftmals werden Besprechungen als Managementinstrument sowohl von Managern als auch von gewissenhaften Untergebenen überhaupt nicht oder ergebnislos eingesetzt.

Manche Leute denken, dass ein Treffen dann der Fall ist, wenn es viele Teilnehmer gibt, das Thema zumindest global ist und es mehrere Stunden dauert.

In diesem Artikel betrachte ich das Treffen im weiteren Sinne. Eine Variante der Besprechung ist auch die sogenannte Betriebsbesprechung oder Besprechung, an der 2 Personen teilnehmen können und die 15 Minuten dauert. Eine regelmäßige Besprechung des Status laufender interner Projekte ist ebenfalls Bestandteil eines Meetings.

Das Treffen kann entweder situativ (Ziel: Diskussion eines aufkommenden Problems, einer Chance, einer Idee, einer Strategie) oder vorab mit einer bestimmten Zusammensetzung der Teilnehmer geplant sein. Vorstand- Hierbei handelt es sich um eine Variante eines regulären Treffens, weitgehend mit einheitlicher Tagesordnung und Zusammensetzung der Teilnehmer.

Leo Tolstoi hat uns einen wunderbaren Satz gegeben: „Alle glücklichen Familien sind gleich; jede unglückliche Familie ist auf ihre eigene Weise unglücklich.“. Bei Meetings gilt das Gegenteil: „Alle ineffektiven Meetings sind gleich.“: Die Teilnehmer schlafen beim Monolog des Redners ein, Probleme werden nicht gelöst und es wird nichts unternommen.

Ich mache Sie auf typische Besprechungsprobleme aufmerksam. Ich bin sicher, dass Sie sie in Vorstandssitzungen, in morgendlichen Briefings und in Konferenzen finden, die zur Lösung eines bestimmten Problems organisiert werden.

Die Besprechungsteilnehmer sind mit der Lösung kleinerer Probleme beschäftigt und lassen keine Zeit für strategische Probleme (geringer Organisationsgrad).
Sie drehen sich im Kreis und besprechen die gleichen Probleme/Aufgaben, aber es wird nichts auf der Grundlage der Ergebnisse des Treffens unternommen (die Situation „besprochen und getrennt“).
Niemand weiß, woran er sich klammern soll – sie generieren im Meeting neue Aufgaben, wenn die alten noch nicht erledigt sind (bei diesem Ansatz wird weder das eine noch das andere erledigt).
Die Besprechungsteilnehmer schieben die Verantwortung aufeinander ab und denken nicht an den Nutzen der Sache, sondern darüber, wie sie die Aufmerksamkeit des Managers von ihrer Abteilung ablenken und Kollegen aus verwandten Abteilungen „überschwemmen“ können.
Das Treffen findet im Format „Managermonolog“ statt: Welche Art von Diskussion von Ideen und Vorschlägen gibt es, in diesem Fall werden die übrigen Teilnehmer überflüssig.
Es werden zu viele Meeting-Teilnehmer eingeladen, weshalb das Meeting zu einer Kabine oder einem verschlafenen Königreich wird.
Mangelnde Transparenz: Was mittlere Manager mit ihren Untergebenen besprechen und wie produktiv es ist – nur Gott weiß es! Es scheint, dass bei diesen Treffen alle oben genannten Probleme vorhanden sind :-)

Folge: äußerst geringe Effizienz von Meetings, die sich vom Managementinstrument zur Belastung und Demotivation für gewissenhafte Mitarbeiter entwickeln.

Schritt-für-Schritt-Algorithmus zur Vorbereitung und Durchführung von Arbeitssitzungen und Vorstandssitzungen

Wie kann man Meetings und den Vorstand zu einem effektiven Führungsinstrument zur Lösung komplexer Probleme und Aufgaben machen? Ich schlage vor, einen Schritt-für-Schritt-Algorithmus zu verwenden, der sowohl meine eigenen Fehler bei Besprechungen als auch die Erfahrungen meiner Kunden berücksichtigt, denen ich bei der regelmäßigen Verwaltung berate. Ich empfehle, es basierend auf meinen eigenen Angaben zu modifizieren/verbessern persönliche Erfahrung und die Besonderheiten Ihres Unternehmens und stützen Sie sich nicht auf Unternehmensvorschriften und -standards.

Natürlich konnte ich im Algorithmus nicht alle Besonderheiten bestimmter Arten von Sitzungen vermitteln: Betriebssitzungen, Sitzungen des Vorstands zur Lösung spezifischer Probleme, Sitzungen von Projektgruppen, Ausschüssen usw. Für jeden von ihnen können Sie eine eigene Regelung und einen eigenen Algorithmus schreiben: Was ist die typische Tagesordnung, welche Materialien müssen vorbereitet werden, in welchem Format sollte die Präsentation erfolgen, welche Anforderungen gelten an den Inhalt und die Struktur von Berichten.

Ich bekenne mich zum Prinzip „vom Einfachen zum Komplexen“, daher habe ich mich im Algorithmus auf allgemeine, einfachere Punkte konzentriert, die für alle abgehaltenen Sitzungen, einschließlich des Vorstands, gelten. Das Hinzufügen von Besonderheiten nach deren Beherrschung ist eine Frage der Technik.

1. Bestimmen Sie, wer und welche Schlüsselrollen bei der Vorbereitung und Durchführung des Meetings spielen werden

Eine Person kann entweder eine einzelne Rolle oder mehrere in einer Person spielen. Lassen Sie uns sie auflisten:

Kunde- die Person, die am meisten daran interessiert ist, die Ziele des Treffens zu erreichen. Beispielsweise beschloss der CEO, ein Treffen einzuberufen, um Möglichkeiten zur Reduzierung der Fehlerquote in der Produktion zu finden. IN in diesem Fall er wird der Kunde sein.

Verantwortlich für die Organisation und Durchführung des Treffens- derjenige, der die Vorbereitung und Aufzeichnung der Tagesordnung der Sitzung, die Zusammenkunft aller Teilnehmer zu einem bestimmten Zeitpunkt und an einem bestimmten Ort, die Einarbeitung der Teilnehmer mit Materialien vor der Veranstaltung und die Festlegung von Aufgaben auf der Grundlage der Ergebnisse organisiert.

Moderator- organisiert den Besprechungsprozess aus Sicht der Gruppenleitung.

Sekretär- befasst sich mit der Erfassung von Meinungen, Fakten und Entscheidungen. Führt Protokolle der Besprechung.

Referenten, Moderatoren, Gutachter usw.- Besprechungsteilnehmer, die Lösungen für ein bestimmtes Problem vorschlagen oder eine Expertenbewertung abgeben müssen.

Eine Schlüsselrolle, deren Fehlen garantiert die Sinnlosigkeit der Veranstaltung sicherstellt - verantwortlich für die Organisation und Durchführung der Tagung(abgekürzt OOPS). Durch einen tragischen Zufall vergessen sie es, und ehrlich gesagt „vergessen“ sie es. Der durchschnittliche russische Anführer ist nicht daran interessiert, sich zu organisieren und vorzubereiten – geben Sie ihm aktives Handeln und „gehen Sie zum Angriff!“ Deshalb ist es notwendig, ausführlicher über diese Rolle zu sprechen.

Erstens bedeutet das Wort „Organisation“ nicht immer, dass man mit eigenen Händen arbeitet. Der Organisator kann die Aufgabe entweder selbst ausführen oder die Aufgabe an andere Mitarbeiter delegieren (ich erinnere Sie daran). Grundprinzip: Eine Aufgabe kann delegiert werden, die Verantwortung für ihre Umsetzung jedoch nicht) und die Umsetzung kann überwacht werden.

Um sicherzustellen, dass die Besprechung sinnlos ist, übertragen Sie niemandem die Verantwortung für die Organisation und Durchführung.

Ich möchte Sie daran erinnern, dass eine Person mehrere Rollen spielen kann. Wenn der „Kunde“ gleichzeitig die Rolle des „Verantwortlichen für die Organisation und Durchführung des Meetings“ spielt, ist es das Wichtigste, sich dessen bewusst zu sein und ... zu intrigieren ... es tatsächlich zu spielen! Wenn Sie dies in der Praxis nicht tun, benennen Sie explizit eine andere Person (das „Sie müssen es selbst erraten“-Prinzip ist in der Systemverwaltung äußerst schlecht) oder fragen Sie nicht: „Warum sind nicht alle pünktlich zusammengekommen?“ - Du hast sie nicht gesammelt!

Sie haben keinen Verantwortlichen für die Organisation? Glückwunsch! Dies ist einer der Gründe dafür, dass die meisten Meetings schiefgehen, und wenn man beginnt, die Gründe zu verstehen, stellt sich heraus, dass niemand die Schuld trägt. Und das Schlimmste ist, dass beim nächsten Mal alles beim Alten sein wird.

2. Ziele formulieren, Tagesordnung (Plan) für das Treffen erstellen

Der Kunde der Werkstatt bestimmt die Ziele. Auf dieser Grundlage erstellt er selbstständig eine Tagesordnung oder delegiert diese an einen anderen Mitarbeiter und meldet seinen Namen dem Verantwortlichen für die Organisation und Durchführung der Besprechung (OOPS).

Für jedes in der Sitzung besprochene Thema kann davon ausgegangen werden, dass mehrere Ziele gleichzeitig erreicht werden. In diesem Fall müssen alle aufgeführt werden.

Typische Optionen zur Zielerreichung:

Formulieren Sie Ziele, Probleme, Chancen usw. (Beispiel: Wir müssen einen Umsatz von 2 Millionen Rubel pro Monat in den Geschäften erzielen).
Beweisen Sie die Existenz einer Lösung (Meinungsaustausch zum Problem, Spezifizierung der Bedingungen des Problems; Datenanalyse).
Optionen zur Lösung eines Problems/Problems finden (Brainstorming), eine Liste der erfolgversprechendsten Optionen erstellen (Fachexperten müssen mitwirken).
Wählen Sie eine der erfolgversprechendsten Möglichkeiten zur Lösung des Problems.
Entwickeln Sie ein Schema (Modell, Konzept) zur Lösung des Problems (Fachexperten müssen beteiligt sein).
Besprechen Sie ein Diagramm einer konkreten Lösung des Problems (eine Art Crashtest: Suche nach Schwächen und Chancen).
Präsentieren Sie das entwickelte Modell (Diagramm) der Lösung, sammeln Sie Feedback, beziehen Sie diejenigen ein, die die Lösung implementieren oder nutzen
Besprechen Sie Aufgaben, Status und kleinere Probleme im Rahmen der Umsetzung der Lösung (normalerweise relevant für eine Gruppe, die sich regelmäßig trifft: Vorstand, Projekt, Ausschuss usw.).
Mitarbeiter schulen (Meisterkurs durchführen).

Tatsächlich sind Ziele der Kern der Agenda. Manchmal muss man sie nicht mit irgendetwas ergänzen. Nach der Zielformulierung gilt es zu bedenken: Vielleicht können Sie das Problem/die Aufgabe auch ohne Besprechung lösen, oder Sie brauchen dafür nur eine Person.

Zum Beispiel,Das Unternehmen hat ein Problem mit der geringen Geschwindigkeit bei der Bearbeitung von Kundenanfragen. Der Generaldirektor – Kunde, notiert die Ziele „Führen Sie ein Brainstorming durch und skizzieren Sie die vielversprechendsten Optionen zur Lösung des Problems“ und „Besprechen Sie die von Ivanov P. vorgeschlagene Lösungsoption“. Als nächstes weist der Kunde dem Leiter der Kundenabteilung die Aufgabe zu, die Tagesordnung für das Treffen vorzubereiten.

Der Organisations- und Durchführungsverantwortliche kontrolliert die Übereinstimmung der Tagesordnung mit den internen Vorschriften. Zum Beispiel, überprüfen Sie die Regelausführung „Nehmen Sie keine kleineren Probleme auf, die zwischen zwei Besprechungsteilnehmern oder auf der Ebene des Managers oder der untergeordneten Ebene gelöst werden können, d. h. ohne Einbeziehung aller Teilnehmer.“. Dieser Ansatz ermöglicht es Ihnen, sich auf strategische Themen zu konzentrieren und Zeitverschwendung zu minimieren.

Stellen Sie sicher, dass Sie in die Tagesordnung Materialien aufnehmen, die die Teilnehmer vor Beginn des Meetings studieren müssen.

Beispiel einer Agenda:

1. Gegenwart neues Modell Arbeit mit Kundenprojekten. Beantworten Sie Fragen (verantwortlich: Alexey Smirnov).

Studieren Sie die Materialien vor der Konferenz durch alle Teilnehmer (Links zu jedem Dokument sind beigefügt):

Beschreibung des Konzepts.
Beispiel eines neuen Planformats für 1 Monat.
Beispiel strategischer Plan für 6 Monate.

2. Entwicklung eines Entwurfs eines strategischen Plans zur Gewinnung von Kunden aus dem Internet für 6 Monate für den Kunden „Ivanov and Partners“ (verantwortlich: Alexey Smirnov).

3. Testen Sie in der Praxis ein neues Schema für die Zusammenstellung eines Projektteams, um monatliche Pläne zu besprechen und zu erstellen. Sammeln Sie Feedback basierend auf den Ergebnissen (verantwortlich: Peter Ivin).

3. Bestimmen Sie die Teilnehmer

Basierend auf den Zielen und der Agenda muss festgelegt werden, welche Personen für die Diskussion benötigt werden.

Wenn ein Mitarbeiter nicht verpflichtet ist, sich aktiv an der Diskussion des Themas zu beteiligen, seine aktive Beteiligung an der Umsetzung jedoch geplant ist, ist es sinnvoll, ihn zu einer Besprechung einzuberufen, um:

Holen Sie sich Feedback von den Umsetzern ein (vermeidet den Bau von Luftschlössern, die nicht umgesetzt werden können).
Den Umsetzern die Ziele und Prinzipien zur Minimierung von Verzerrungen bei der Lösung von Problemen in der Praxis vermitteln.

Die Teilnehmerzahl nur aus den für die Erreichung der Tagungsziele notwendigen und zugleich ausreichenden Teilnehmerzahlen zusammenzustellen, ist eine Aufgabe, die ein gewisses Geschick erfordert. Je mehr Mitarbeiter das Problem/die Aufgabe aus erster Hand hören, desto geringer ist die Verzerrung, aber desto größer ist die Wahrscheinlichkeit, dass zusätzliche Personen anwesend sind und ihre Arbeitszeit und Energie verschwenden.

Basierend auf persönlichen Erfahrungen habe ich mir einen Life-Hack ausgedacht: Schauen Sie sich die Teilnehmer früherer Meetings zu einem ähnlichen Thema/Problem an. Wenn eine Person bei einem Treffen keinen wesentlichen Nutzen gebracht hat und sich ihre Teilnahme nicht positiv auf ihre spätere Arbeit ausgewirkt hat, ist sie ein Hauptkandidat für den Ausschluss von künftigen Treffen. Dabei ist es wichtig zu unterscheiden zwischen denen, die viel reden, und denen, die es auf den Punkt bringen.

Für jeden Teilnehmer ist es erforderlich, den erforderlichen Grad (falls er anders sein soll) des Studiums der Tagesordnung und der beigefügten Materialien zu ermitteln und mitzuteilen. Ein typischer Fehler: Wenn der Manager glaubt, dass „er es selbst herausfinden wird.“ Aber die Praxis ist grausam: Wer die Agenda nicht im Detail studieren muss, wird auf jeden Fall 2 Stunden damit verbringen, während der Schlüsselteilnehmer, wie sich bereits während des Treffens herausstellte, „schaute nur mit einem Auge.“

Der Studienabschluss kann sein:

Detaillierte – aktive menschliche Beteiligung ist bei der Diskussion/Suche nach einer Lösung für ein Problem oder bei der anschließenden Umsetzung erforderlich.
Mittel – Lernen ohne Eintauchen kleine Teile, aber so detailliert, dass Sie sich aktiv an der Diskussion beteiligen können.
Oberflächlich (schnelle Betrachtung) – Erfassen Sie die allgemeine Idee, die wichtigsten Gedanken und die Strategie. Eine solche Person ist verpflichtet, bereits während der Diskussion auf die von den Teilnehmern geäußerten Informationen zu reagieren.

Ein Beispiel aus meiner Praxis:

Ein Handelsunternehmen hielt ein Treffen ab, um eine Werbeaktion durchzuführen. Zu den Teilnehmern des CEO gehörten Buchhalter, Rechtsanwälte und HR-Spezialisten. Wofür? Um ihre unabhängige Meinung zu hören.

Einen Monat später stellte sich jedoch heraus, dass dem Generaldirektor das Banner und die Werbung immer noch nicht gefielen. Wir haben versucht herauszufinden, wer für das Ergebnis verantwortlich ist und wer bestimmte Änderungen am Konzept vorgenommen hat. Es stellte sich natürlich heraus, dass es nach dem Grundsatz „Der Sieg hat tausend Väter, aber die Niederlage ist immer eine Waise“ keine Menschen gab, die bereit waren, Verantwortung zu übernehmen.

Was ist in einem solchen Fall das Richtige? Der Generaldirektor sollte eine Projektgruppe zur Durchführung der Aktion bilden und deren Leiter ernennen (er sollte das letzte Wort haben und für das Endergebnis verantwortlich sein). Dem Projektteam sollten nur Spezialisten angehören, die sich aufgrund ihrer Fachkompetenz aktiv an der Entwicklung der Kampagne beteiligen sollen: Gruppenleiter, Vermarkter, Designer, Leiter der Werbeabteilung. Auf Wunsch kann der CEO am ersten Treffen des Projektteams teilnehmen, um den Ausführenden seine Grundsätze und Ansichten unverfälscht zu vermitteln.

4. Organisieren Sie den Papierkram für das Meeting

Ich empfehle die Verwendung von Online-Dokumenten (Google Docs, Microsoft365 usw.). Sie haben unbestreitbarer Vorteil: Alle Teilnehmer sehen Dokumentänderungen in Echtzeit, jeder hat immer eine aktuelle Version der Ergebnisse (dadurch können im Aktionsplan im Anschluss an das Meeting auch sofort Verknüpfungen zu den von den Verantwortlichen für deren Umsetzung zugewiesenen Aufgaben festgehalten werden).

Wenn Sie auf der Grundlage der Ergebnisse Unterschriften von Teilnehmern sammeln müssen, können Sie das Online-Dokument jederzeit ausdrucken und es anhand der Unterschrift überprüfen.

Essen zwei Optionen zum Speichern von Besprechungsplänen und -ergebnissen in Online-Dokumenten (LOG-Dokumente):

Verwenden Sie für die Besprechung ein separates Dokument. Ermöglicht Ihnen, den Zugriff nur auf Mitglieder zu beschränken. Nachteile: redundante Aktionen zum Erstellen von Dateien, schwer zu analysierende Dynamik.
Erstellen Sie ein Dokument zu einem bestimmten Thema, z.B. Verwenden Sie eine Datei mehrmals und ergänzen Sie sie mit Informationen zu neuen Besprechungen. Dies ist sehr praktisch, um Dynamiken zu analysieren, schnell alle Besprechungen für einen Monat anzuzeigen usw. Es wird davon ausgegangen, dass wichtige und reguläre Teilnehmer Zugriff auf das gesamte Dokument haben.

Für permanente Gruppen (solche Gruppen können aus Top-Managern in wichtigen Geschäftsbereichen gebildet werden) empfehle ich die Erstellung eines gemeinsamen Konferenz-LOG-Dokuments. Zum Beispiel, Zur Personalgruppe gehören: Leiter der Personalabteilung, Geschäftsführer und Generaldirektoren. Stimmen Sie zu, die Analyse der Ergebnisse der letzten zehn Konferenzen in einem LOG-Dokument ist viel einfacher, als zehn verschiedene Dateien zu öffnen und anzuklicken.

Wenn sich die Zusammensetzung der Teilnehmer ständig ändert (z. B. neue hinzukommen), können Sie die Zugriffsrechte auf das LOG-Dokument auf Gruppenebene verwalten. Dies ist besonders wertvoll, wenn während Besprechungen andere Dokumente ausgetauscht werden. Das heißt, Sie müssen im Online-Dokumentendienst eine Gruppe erstellen und dort Teilnehmer hinzufügen.

Gewähren Sie der Gruppe Zugriff auf das LOG-Dokument und die zugehörigen Dateien, nicht den Benutzern. Jetzt müssen Sie nur noch Benutzer zur Gruppe hinzufügen und daraus entfernen. Sie erhalten oder verlieren automatisch Zugriff.

Was wäre, wenn an der Wahlkreissitzung weitere Personen teilnehmen würden, die keinen Zugang zu den Ergebnissen früherer und nachfolgender Sitzungen haben möchten? Kopieren Sie die Tagesordnung und die Ergebnisse aus dem LOG-Dokument in die Aufgabe (mehr dazu weiter unten) oder drucken Sie sie als letzten Ausweg auf Papier aus.

5. Erstellen Sie eine Aufgabenstruktur für das Meeting

Dieser Punkt ist für diejenigen geeignet, die formalisierte Aufgabenstellungssysteme (Bitrix24, Megaplan, Trello usw.) verwenden. Machst du das noch nicht? Mein Online-Kurs „“ hilft Ihnen, die einzig richtige Entscheidung zu treffen.

Daher muss jedem Besprechungsteilnehmer eine separate Aufgabe zugewiesen werden, in der er einen Link zur Tagesordnung angeben (oder eine Datei damit an die Aufgabe anhängen muss).

Während der Vorbereitung auf die Konferenz und dem Studium der Tagesordnung und der beigefügten Materialien notiert der Teilnehmer im Kommentar zur Aufgabe das erzielte Ergebnis und die für die Vorbereitung aufgewendete Zeit sowie seine Anregungen/Kommentare.

In Bitrix24 müssen Sie beispielsweise Folgendes tun:

Erstellen Sie eine Aufgabe und geben Sie als ersten Ausführenden die Person an, die für die Organisation und Durchführung der Konferenz (OOPC) verantwortlich ist, sowie als Co-Ausführende – alle anderen Teilnehmer. Aufgaben für sie werden automatisch zu Unteraufgaben der OOPS-Aufgabe. Dies ist sowohl für den Organisator (er kann eine solche Verbindung verwalten) als auch für den Kunden (es ist einfach, das Gesamtbild zu sehen) praktisch.
Voraussetzung für den Titel der Aufgabe (der Titel im LOG-Dokument ist identisch): Konferenz vom TT.MM.JJ: Das Hauptthema und der Zweck der Konferenz. Beispiel:Konferenz vom 20.08.18: Lösungsmöglichkeiten für das Problem „Langsame Reaktion auf Kundenanfragen“ besprechen, einen Verantwortlichen für die Umsetzung auswählen (evtl. genauere Problemanalyse, Planerstellung).

Das Wort „Konferenz“ im Titel ermöglicht es einem leitenden Manager, in einem Aufgabenbericht alle Konferenzen anzuzeigen, die in einem Monat über einen Zeitraum von drei Monaten stattgefunden haben, und deren Wirksamkeit zu bewerten.

Machen Sie im LOG einen Link zu einer gemeinsamen Aufgabe (die für den ersten Darsteller erstellt wurde), damit Sie beim Studium des LOGs leicht herausfinden können, wie viel Zeit alle Besprechungsteilnehmer für Aufgaben aufgewendet haben: für die Vorbereitung und das Studium von Materialien, für die Besprechung selbst usw Festlegung von Aufgaben basierend auf den Ergebnissen.

6. Lassen Sie die Teilnehmer die Tagesordnung des Treffens und die beigefügten Materialien studieren

Die Effektivität eines Meetings ist direkt proportional zum Vorbereitungsgrad seiner Teilnehmer. Sie können separate Aufgaben erstellen, um die Tagesordnung und die Materialien der Besprechung zu studieren, oder Sie können die für die Besprechung erstellten Aufgaben verwenden (es ist wichtig, Kommentare zu verwenden, um die Ergebnisse jeder Aufgabe anzuzeigen und die aufgewendete Zeit separat aufzuzeichnen).

Jeder, der den Besprechungsplan und die beigefügten Materialien studiert hat, sollte seine Vorschläge, Rückmeldungen, Vorfragen und sonstigen Kommentare formulieren. Vorschläge werden entweder über die Funktion „Kommentare zur Aufgabe“ verfasst oder können in einem eigens erstellten Abschnitt in der Tagesordnung (LOG-Dokument) festgehalten werden, in dem angegeben ist, wer wann beigetragen hat. Die Wahl der Methode überlasse ich Ihrem Ermessen.

Der OOPS analysiert das eingegangene Feedback und bespricht es gegebenenfalls mit dem Kunden. Sofern die Ergänzungen als wesentlich erachtet werden, werden sie allen Sitzungsteilnehmern bekannt gegeben. Manchmal ist es sinnvoll, ein Meeting zu verschieben oder die Zusammensetzung der Themen und Teilnehmer zu ändern.

Warum ist es notwendig, die Tagesordnung und die Materialien zu studieren?

Damit die Teilnehmer fit für das Meeting sind und Sie nicht den Löwenanteil Ihrer Zeit mit einleitenden Bemerkungen verbringen.
Wenn man es den Teilnehmern ermöglicht, im Vorfeld in den Kontext einzutauchen (einschließlich der Vorbereitung der notwendigen Daten und Informationen, der Analyse ihrer Erfahrungen), werden sie im Meeting wesentlich produktiver und effektiver sein.
Damit sich die Teilnehmer vorab Gedanken über Ideen, Lösungen etc. machen können. (Das menschliche Gehirn hat die Fähigkeit, im Hintergrund zu denken, das gibt es nicht umsonst.) Volksweisheit„Der Morgen ist klüger als der Abend“).

7. Treffen Sie sich

Die Schlüsselrolle, die über Erfolg oder Misserfolg eines Meetings entscheidet, ist der Moderator. Es kann vom Kunden, der für die Organisation und Durchführung des Meetings verantwortlichen Person oder einem anderen ausgewählten Teilnehmer gespielt werden.

Weder der Kunde noch der Moderator (ich konzentriere mich insbesondere auf Rollen, die von Top-Managern übernommen werden können) noch die Redner sollten zu spät zum Beginn des Meetings erscheinen. Denken Sie daran, dass sich jede Verzögerung negativ auf die Arbeitsdisziplin auswirkt und die Zeit der Teilnehmer verschwendet (sie sitzen und warten auf Sie).

Moderation und Einbindung der Teilnehmer

Ein guter Moderator ist nicht leicht zu finden. Um diese Rolle gut auszufüllen, müssen folgende Managementkompetenzen gut entwickelt sein: „Entscheidungsfindung“, „Teamführung“ und „Kommunikation“. Andernfalls kann selbst ein gut geplantes Treffen leicht zu einer Farce, einem nutzlosen Treffen und einer Quelle gegenseitigen Unmuts werden.

Die Hauptaufgaben des Moderators:

Beziehen Sie die Teilnehmer in die aktive Arbeit des Treffens ein: Formulieren Sie Fragen; Meinungen und Vorschläge äußern; Beteiligen Sie sich an der Entwicklung von Entscheidungen (während Sie Aktivitäten fördern, müssen Sie Kontakt zu denen aufnehmen, die schweigen. Auf diese Weise kann keiner der Teilnehmer an parallelen Aktivitäten teilnehmen). Eine gute Technik besteht darin, zu zeigen, wie sich ein bestimmtes Thema auf der Tagesordnung auf die Arbeit der Teilnehmer auswirkt oder mit ihr zusammenhängt (hier werden auf jeden Fall alle aufmerksam zuhören!).
Kehren Sie zur Tagesordnung der Sitzung zurück (wenn wichtige Themen angesprochen werden, fügen Sie deren Ausarbeitung als separate Aufgabe hinzu).
Stoppen Sie eventuelle Konflikte und lenken Sie sie in eine konstruktive Richtung.
Wechseln Sie bei Bedarf von Meinungen zu Fakten (Übersetzung von Kritik in konstruktive Kritik: Fakten werden geäußert, ohne persönlich zu werden).
Konzentrieren Sie die Teilnehmer darauf, Lösungen für aufgetretene Probleme zu finden, anstatt die Schuldigen zu finden.
Schaffen Sie eine Atmosphäre des gegenseitigen Respekts und der Offenheit (keine Tabuthemen, Bereitschaft, „schmerzhafte“ Punkte zu diskutieren).
Kontrollzeit: Dauer des Treffens und Lösung spezifischer Probleme; Zeit für Kommentare und Präsentationen der Teilnehmer.
Fassen Sie das Treffen zusammen: Notieren Sie wichtige Themen und getroffene Entscheidungen. die Wirksamkeit des Treffens bewerten; positive und negative Punkte notieren, Wachstumspunkte identifizieren; Geben Sie Feedback zur Leistung und zum Engagement der Teilnehmer.

Wie Sie sehen, ist die Liste der Moderatorenaufgaben alles andere als trivial. Sind Sie bereit für die Rolle des Moderators?

Für den Moderator wird es deutlich einfacher, wenn in Ihrem Unternehmen ein Unternehmensstandard geschaffen und allen Mitarbeitern zur Kenntnis gebracht wird „Regeln zur konstruktiven Auseinandersetzung mit Arbeitssituationen“, darunter Elemente wie:

Besprechen Sie die Handlungen, nicht die Persönlichkeit des Mitarbeiters („Mangelndes Eintauchen in die Details des Problems führt zur Unzufriedenheit des Kunden“ statt „Sie wissen nicht, wie man mit Kunden arbeitet“).
Handeln Sie mit Fakten, nicht mit Meinungen („Unsere Verkäufe sind um 20 % gesunken“ statt „Unsere Verkäufe sind gescheitert“);
Konzentrieren Sie sich bei der Äußerung einer Meinung darauf, dass es sich um eine Meinung handelt („Meiner Meinung nach sollten Sie das Problem der langen Lieferung der Ware an den Käufer lösen“ statt „Sie machen einen schlechten Job“).
Lassen Sie sich von den Interessen des Unternehmens leiten, nicht von Ihren eigenen.
Kritisieren Sie nicht, sondern beachten Sie die Fakten und bieten Sie Lösungen an (Fragen: Was genau sehen Sie als Fehler? Welche Lösungen schlagen Sie in dieser Situation vor?).
Jeder Mensch glaubt, dass sich die Welt um ihn dreht. Seien Sie daher respektvoll gegenüber den Standpunkten anderer, auch wenn diese Ihnen unangemessen erscheinen.
Geben Sie Ihre Fehler zu, denken Sie darüber nach, wie Sie sie und die Fehler anderer nutzen können, um das Unternehmen weiterzuentwickeln und Prozesse zu verbessern.
Und vieles mehr.

Protokollierung von Vereinbarungen und Ergebnissen

Bei der Durchführung einer Besprechung kommt auch die Sekretärin ins Spiel. Seine Aufgabe ist es, für jede Ausgabe Folgendes zu erfassen:

Alle gemachten Vorschläge und geäußerten Probleme zur Problemlösung und deren Verfasser.
Angesprochene Themen werden außerhalb der Sitzung gesondert behandelt
Endgültige Entscheidungen und Aktionsplan mit den Verantwortlichen für die Erledigung der Aufgaben.

Die Rolle des Sekretärs ist für die Nachbereitung des Meetings äußerst wichtig. Die Sekretärin muss in der Lage sein, wichtige Details aus dem, was sie hört und tippt, schnell zu erkennen. Wo es keine Sekretärin gibt, können selbst gut geführte Besprechungen Zeitverschwendung sein. Wir haben geredet, diskutiert, aber niemand weiß aufgrund der Ergebnisse, was zu tun ist.

Wie werden Konferenzergebnisse verarbeitet? Sie können in Bitrix24 eine separate Aufgabe erstellen (verknüpft mit der allgemeinen Aufgabe der Konferenz) oder diese in derselben Aufgabe berücksichtigen, die für die Konferenz erstellt wurde. Die zweite Option ist praktisch, wenn die Verarbeitung der Ergebnisse (Einrichten geplanter Aufgaben) wenig Zeit in Anspruch nimmt. Vergessen Sie nicht, im Aufgabenkommentar anzugeben, wie viel Zeit aufgewendet wurde.

8. Erwägen Sie Maßnahmen zur Umsetzung der getroffenen Entscheidungen

Endlich sind wir beim schmerzhaftesten und „dunkelsten“ Thema angelangt. In vielen Algorithmen wird es aus diplomatischen Gründen weggelassen. Ich glaube, dass das große Problem nicht so sehr in der richtigen Organisation des Treffens liegt, sondern in der Umsetzung der getroffenen Entscheidungen. Der Umsetzung wird am wenigsten Aufmerksamkeit geschenkt und deshalb bleiben viele Treffen ein nutzloses Gespräch und Meinungsaustausch.

Für einige Manager, ob faul oder unqualifiziert, löst die Notwendigkeit, etwas in die täglichen Aktivitäten des Unternehmens einzuführen, echte Angst aus. Sie versuchen, Aufgaben nach Besprechungen zu umgehen oder die Idee zu profanieren. Um angehende Führungskräfte zu identifizieren, empfehle ich die Checkliste „ Weltuntergang” aus dem Artikel „ ”.

Natürlich ist es kaum möglich, das Thema der Erledigung geplanter Aufgaben in wenigen Absätzen abzudecken, was dicke Bände füllen würde. Deshalb werde ich mich im Rahmen von Besprechungen darauf konzentrieren.

Ein kurzer Handlungsalgorithmus zur Umsetzung der Lösung in die Praxis:

Finde eine Lösung.
Entwickeln Sie eine Technologie zur Durchführung/Lösung des Problems.
Implementieren Sie die Lösung.
Führen Sie eine Zwischen- und Endkontrolle durch.

Warum werden die meisten Lösungen nicht in die Praxis umgesetzt? Denn am Ende des Meetings sind in der Regel nur die Punkte „Lösung finden“ und „Zwischenkontrolle“ abgeschlossen. Eine Lösung für eine Aufgabe oder ein Problem zu finden macht nur 10 % des Erfolgs aus, deutlich schwieriger umzusetzen in der Praxis.

Für einfache Aufgaben, die auf Grundlage der Ergebnisse des Arbeitstreffens erledigt werden müssen, reicht es aus, einen Link zur entsprechenden Aufgabe in Ihrem Aufgabenerstellungssystem (Bitrix24, Trello, Megaplan usw.) daneben zu setzen. Wenn Sie in Zukunft zurückblicken, können Sie bequem darauf klicken, um zu sehen, in welchem Status sie abgeschlossen wurden (wenn ja, natürlich!).

Leider ist die Entwicklung einer Technologie und die Implementierung einer Lösung nicht immer eine triviale, einstufige Aufgabe. Vielmehr handelt es sich um eine komplexe Aufgabe, deren Lösung die Einbindung verschiedener Spezialisten und einen eigenen Manager zur Organisation des Prozesses erfordert.

Die Lösung einer Aufgabe oder eines Problems macht nur 10 % des Erfolgs aus, die praktische Umsetzung ist deutlich schwieriger

Es ist sehr wichtig, vor Beginn der Umsetzung die Verfügbarkeit der Ressourcen (Personal, Zeit, Material) zu bewerten. Hier hilft die Technologie zur Verwaltung interner Projekte und ihres Portfolios (alle eingeführt). Um es zu studieren, empfehle ich, mit dem Artikel „“ zu beginnen.

Ein Beispiel aus meiner Praxis:

Ein großes Produktionsunternehmen hat regelmäßig einen Vorstand, in dem Eigentümer und Top-Manager vertreten sind. Der Vorstand ist hervorragend organisiert. Es gibt sowohl eine Sekretärin als auch einen Moderator. Einem Schlüsseleigentümer fiel irgendwann auf, dass viele Probleme von Besprechung zu Besprechung mit beneidenswerter Regelmäßigkeit besprochen wurden, bei der Lösung dieser Probleme jedoch praktisch keine Fortschritte zu verzeichnen waren.

Eine Überarbeitung der Technologie zur Verwaltung interner Projekte und deren Status hat geholfen; Umwandlung großer Verbundaufgaben in Projekte; Überprüfung der Verantwortlichkeiten und Arbeitsbelastung der an internen Projekten beteiligten Mitarbeiter; Entwicklung eines Anpassungs- und Schulungsprogramms für Projektmanagement.

9. Führen Sie regelmäßig retrospektive Treffen durch

Eine Retrospektive kann entweder durch den unmittelbaren Vorgesetzten (Durchführung von Besprechungen) oder durch einen Vorgesetzten durchgeführt werden. Im LOG können Sie einer Retrospektive einen separaten Platz zuweisen oder eine spezielle Tabelle mit Retrospektiven und Links zu den ausgewerteten Meetings erstellen (der Vorteil einer Tabelle besteht darin, dass Sie die Dynamik einfacher verfolgen und schnell zu den erforderlichen Daten gelangen können).

Die Hauptziele der Retrospektive sind die Bewertung und Organisation. Schlussfolgerungen:

Sehen Sie sich Besprechungsprotokolle an und bewerten Sie die Qualität der Organisation und des Verhaltens. Einhaltung von Vorschriften.
Wie hochwertig und effektive Lösungen werden aufgrund der Ergebnisse akzeptiert.
Wie werden die getroffenen Entscheidungen in der Praxis umgesetzt und ob sie umgesetzt werden. Was ist der Grund für die Bremsung?
Teilnehmer: Wer ist extra, wer fehlt.

Skizzieren Sie auf der Grundlage der Ergebnisse Maßnahmen zur Behebung der Situation. Identifizieren Sie die aktivsten Mitarbeiter, die es wert sind, gefördert zu werden.

Regelmäßige Treffen: Funktionen

Regelmäßige Treffen sind Veranstaltungen zum gleichen Thema, meist mit den gleichen Teilnehmern. Beispiel: Vorstand, HR-Sitzung (Ausschuss), Projektgruppen, Ausschüsse.

Ein Ausschuss ist eine Variante einer Projektgruppe, wenn es sich bei dem Projekt um ein laufendes Programm handelt (z. B. ein Finanzausschuss). Sie kann auch „Key Area Group“ genannt werden (zum Beispiel: Finance Group).

Wenn die Zusammensetzung der Teilnehmer konstant ist, werden Zeit und Ressourcen bei der Organisation und Durchführung des Meetings gespart:

Die Rollen sind verteilt.
Ein Teil der Tagesordnung ist dauerhaft.
Auch die Termine sind regelmäßig.

Sie können wiederkehrende Diskussionsfragen (Aufgaben) für eine bestimmte Gruppe identifizieren und in der Geschäftsordnung beschreiben. Zum Beispiel, zum Tagungsprogramm Generaldirektor und zum Leiter der Personalabteilung können gehören:

Besprechen Sie die Liste der gestarteten Onboarding-Trainingsprogramme für Top-Manager und deren aktuellen Status.
Lösen Sie Probleme, die bei der Suche nach Mitarbeitern auftreten und nicht gelöst werden konnten. irgendwelche anderen Probleme.
Besprechen Sie die Erfolge der Personalabteilung im Berichtszeitraum. Erstelle eine Organisation. Schlussfolgerungen.
Betrachten Sie Vorschläge zur Entwicklung von HR-Prozessen. Bestimmen Sie weitere Maßnahmen dazu.
Besprechen Sie weitere Themen und Aufgaben.

Remote-Meetings: Funktionen

In Remote-Meetings werden Online-Dokumente besonders wertvoll, da jeder sieht, was die Sekretärin aufzeichnet und welche Änderungen am Dokument vorgenommen werden, und es bei Bedarf selbst ergänzen kann (sofern ein solches Recht vorgesehen ist). das Besprechungsformat).

Bei Remote-Meetings ist es wichtig, dass der Bildschirm des Moderators (oder aktuellen Sprechers) freigegeben wird. Es wird empfohlen, während eines Remote-Meetings (wenn mehr als 2-3 Personen teilnehmen) die Mikrofone auszuschalten und gleichzeitig dem Redner zuzuhören, um die Funkwellen nicht durch Fremdgeräusche zu verstopfen.

Überprüfen Sie vorab auch die Funktionsfähigkeit der Geräte: Mikrofone, Webkameras (falls erforderlich), Bildschirmaufzeichnungssoftware.

So erweitern Sie die Wissensbasis Ihres Unternehmens durch Meetings

Meetings sind eine Fundgrube. nützliche Informationen für die Wissensdatenbank und das Mitarbeiterschulungsprogramm des Unternehmens. Wenn Ansätze zur Lösung eines bestimmten Problems diskutiert werden, Technologien entwickelt werden oder eine Meisterklasse abgehalten wird, nehmen Sie ein Video auf (im Remote-Format ist es noch bequemer – es reicht aus, den Computerbildschirm aufzuzeichnen) und fügen Sie es hinzu Fügen Sie es der Wissensdatenbank und/oder dem Schulungsprogramm hinzu.

Sie werden in der Lage sein, neue Mitarbeiter schnell auf den neuesten Stand zu bringen und dabei viel Zeit zu sparen und den Umfang der Verzerrungen zu minimieren. Für den Eigentümer gehört ein aufgezeichnetes Treffen mit seiner Führungsrolle dazu effektive Wege Sie übermitteln ihre Ansichten über die Arbeit des Unternehmens an Fachspezialisten und umgehen dabei viele Vermittler in Form von Topmanagern und mittleren Managern.

Schlussfolgerungen: Qualität ist wichtiger als Quantität

Ein gut organisiertes Meeting ist, wenn es gründlich und professionell angegangen wird, ein sehr kostspieliger Prozess für alle Arten von Ressourcen. Zählen Sie einfach die Zeit, die Mitarbeiter mit der Vorbereitung, der Durchsicht der Tagesordnung, dem Meeting selbst usw. verbringen mögliche Werke entsprechend den Ergebnissen.

In manchen Fällen reicht es aus, eine Konferenz mit nur einer Person (aber nach dem gleichen Modell) zu organisieren.

Denken Sie daran, dass bei Meetings Qualität wichtiger ist als Quantität. Sie haben lieber 10 gut organisierte Meetings, bei denen Dinge erledigt werden, als 40 übereilte Meetings ohne Folgemaßnahmen.

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