Problemele discutate la întâlnire au fost industriale. Exemplu de dialog pentru o întâlnire de afaceri

Afacerile moderne sunt imposibile fără diferite tipuri de negocieri. Întâlnirile de afaceri sunt o oportunitate pentru management de a transmite principalele scopuri și obiective tuturor diviziilor structurale simultan, de a primi feedback și, pe baza datelor primite, de a ajusta planul de acțiune pentru companie.

Întâlnirile sunt un fel de instrument de management al afacerii care trebuie să evalueze constant eficacitatea și să analizeze rezultatele obținute.

Comunicare de afaceri, conversații de afaceri, întâlniri, negocieri, discuții: ca formă de comunicare în afaceri

Comunicarea de afaceri ar trebui să se distingă de comunicarea obișnuită, deoarece prima urmărește un scop specific și are o etică strictă a comportamentului, în timp ce cea din urmă poate să nu aibă nicio bază sau motiv.

Există multe forme de comunicare în afaceri, principalele includ:

conversații de afaceri - reprezintă schimbul (sau transferul unidirecțional) de informații cu privire la probleme specifice de funcționare a afacerii. Aceasta poate fi comunicare directă sau indirectă (folosind tehnologii de internet, telefonie). Acest tip comunicarea presupune continuarea ei sub formă de negocieri sau întâlniri;
întâlnirile sunt o formă mai largă de comunicare, în care, de regulă, angajații companiei (de obicei șefi de divizii structurale) sunt implicați pentru a rezolva probleme strategice pentru dezvoltarea afacerii;
negocieri – au un scop specific și au ca scop discutarea unor probleme importante, încheierea de acorduri, contracte, semnarea documentelor importante pentru ambele părți;
discuții - discuție deschisă asupra problemelor importante ale companiei, al cărei instrument principal este brainstormingul (generarea de idei de către toate părțile), în urma căruia pot apărea abordări nestandardizate pentru rezolvarea problemelor.

Pe lângă formularele enumerate, există o întreagă gamă de ele: interviuri de afaceri, dispute, întâlniri, corespondență, prezentări, conferințe. Toate au specificul lor, dar respectă aceleași reguli de etică în afaceri.

Întâlniri de afaceri: sarcini, obiective, subiecte

Întâlnirile de afaceri sunt organizate pentru a lucra solutie specifica problema reala sau sarcini. În plus, la întâlniri, angajații departamentului își pot împărtăși ideile soluție posibilă alte intrebari. Această formă de comunicare vă permite să vedeți cuprinzător situația din companie, punctele slabe și punctele forte, facilitează intrarea de oameni noi în echipă, cunoașterea acestora cu cultura corporativă și normele adoptate în organizație.

Principalele scopuri și obiective ale întâlnirilor sunt:

menținerea politicii companiei, precum și dezvoltarea acesteia și comunicarea către toți angajații;
integrarea acțiunilor tuturor serviciilor și diviziilor în conformitate cu obiectivul strategic al companiei;
identificarea sarcinilor noi și evaluarea eficacității campaniilor deja implementate;
rezolvarea problemelor emergente.

Subiectele care sunt prezente la întâlniri pot fi complet diferite.

În practica rusă, se obișnuiește să se organizeze întâlniri de planificare cel puțin o dată pe săptămână. Astfel, șefii de departament raportează despre munca depusă în timpul săptămânii și stabilesc planuri pentru următoarea (sau primesc sarcini de implementat în următoarea săptămână de lucru).

Motivul sau subiectul unei întâlniri neprogramate poate fi o serie de probleme care apar în legătură cu dinamica și schimbarea Mediul externîn care firmele trebuie să opereze.

Tipuri, tipuri și clasificare a întâlnirilor de afaceri

Întâlnirile de afaceri pot varia ca formă, subiect și persoane prezente.

Clasificarea lor principală este prezentată mai jos:

prin apartenența la un anumit domeniu: întâlniri administrative (pentru rezolvarea problemelor problematice), științifice (conferințe, simpozioane, seminarii organizate și desfășurate pentru rezolvarea problemelor). problemele curente V domeniul stiintific), politice (congrese și întruniri ale membrilor anumitor mișcări politice) și tipuri mixte;
după anvergura și numărul de participanți: internațional (cu implicarea partenerilor străini, specialiști, experți într-un anumit domeniu), național, regional, oraș;
la locul evenimentului: întâlniri offsite și locale;
dupa regularitatea desfasurarii: sedinte periodice, permanente.

Pe lângă clasificarea prezentată, întâlnirile pot fi împărțite în bazate pe probleme, operaționale și instructive.

Întâlnirile cu probleme au ca scop găsirea de soluții optime la probleme într-un timp scurt.

Operaționale (sau se mai numesc și camere de control) au ca scop obținerea de date despre situația actuală a companiei. Toate informațiile de la subordonați sunt acumulate de șefii de departament și apoi transferate directorului executiv al organizației. Acestea sunt date despre măsura în care planurile au fost implementate, obiectivele au fost atinse și sarcinile au fost rezolvate. Principala diferență între astfel de întâlniri și toate celelalte este regularitatea lor, constanța listei de participanți și posibila absență a unei agende a întâlnirii (adică planul său detaliat).

Întâlnirile de instruire au ordine inversă, spre deosebire de sălile de control - toate informațiile într-un format direct coboară de la manager la subordonații direcți și sunt apoi transmise de-a lungul structurii verticale de putere din organizație către executanți specifici anumitor sarcini. Astfel de informații includ ordine de management care pot afecta progresul curent al organizației, reguli noi, norme de comportament și termene limită pentru îndeplinirea sarcinilor specifice.

Pregatirea, organizarea si desfasurarea intalnirilor de afaceri

Pentru ca întâlnirea să fie eficientă, este necesar să luăm în considerare cu atenție punctele sale principale: scopul întâlnirii, sarcinile principale, etapele evenimentului. Doar în astfel de condiții poți beneficia de întâlnire.

Din păcate, multe dintre ele sunt realizate doar pentru că este obișnuit în mediul de afaceri. Întâlnirile regulate și întâlnirile de la începutul săptămânii cu conducerea din multe companii au devenit obișnuite și și-au pierdut sensul.

Cu toate acestea, companiile mari care se străduiesc să dezvolte și să câștige cote mari de piață abordează această problemă cu mare scrupulozitate:

se stabilește lista participanților la întâlnire;
agenda sa este dezvoltată pe o perioadă lungă, la care se fac ajustări în timp;
se acordă prioritate obiectivelor strategice, asupra cărora raportează şefii de departament.

Etape și tehnologii ale desfășurării unei întâlniri de afaceri

Fiecare întâlnire are două etape principale: pregătirea și desfășurarea efectivă.

În prima etapă, se determină relevanța evenimentului, se stabilesc scopurile și obiectivele acestuia, se formează o listă de participanți, se întocmesc rapoarte și prezentări în conformitate cu agenda.

La a doua etapă, problemele la care pot participa toți cei prezenți sunt tratate direct conform ordinii de zi existente. De regulă, conducerea companiei este președintele ședinței și dă tonul acesteia, dă dreptul de a vorbi și oprește discuția dacă aceasta depășește sfera unei discuții constructive.

Pe lângă etapele principale, o întâlnire poate include și o etapă de luare a deciziilor dacă implică rezolvarea unei probleme. Acest lucru se poate întâmpla prin discuții sau vot.

Exemplu de plan de întâlnire de afaceri

Cu un plan detaliat de întâlnire în mână, poți ști cu încredere că va fi eficient.

Un astfel de plan poate include:

discurs de bun venit din partea managerului - însumarea rezultatelor pentru un anumit timp (trimestru, lună, săptămână);
acoperirea problemei, justificarea relevanței acesteia pentru companie;
organizarea unei sesiuni de brainstorming pentru a o rezolva;
evaluarea tuturor opțiunilor disponibile;
acumularea de opțiuni pentru rezolvarea problemei;
votul sau altă opțiune de luare a deciziilor privind utilizarea unor instrumente specifice pentru rezolvarea problemei;
determinarea limitelor rezolvării problemei: termene limită, persoane responsabile, metode.

În timpul întâlnirii, este important să consemnați punctele sale principale pentru a putea reveni la o anumită problemă și a o analiza mai detaliat.

Întâlniri de afaceri la expoziții și congrese ale Expocentrului

Unul dintre mijloace eficiente promovarea produsului organizează întâlniri de afaceri în cadrul expozițiilor și congreselor desfășurate la Expocentre Fairgrounds. Întâlnirile de afaceri cu acest format sunt oarecum diferite de altele. Dacă echipa de management a unei întreprinderi se adună la o întâlnire regulată, atunci în timpul expoziției orice producător are o oportunitate unică de a rezolva cuprinzător problemele întreprinderii și de a invita toți furnizorii și distribuitorii de produse.

Sălile special echipate pentru întâlniri de afaceri și sălile de congrese ale Târgului Expocentre sunt proiectate pentru un număr diferit de persoane. Prin urmare, nu există probleme cu găzduirea tuturor participanților. Folosind sistemul MatchMaking, puteți conveni în prealabil ora întâlnirii. Tehnologia de prezentare va face întâlnirea mai plină de evenimente și mai completă.

Pe baza rezultatelor unei întâlniri, întâlniri sau întâlniri, aproape întotdeauna se întocmește un protocol conform șablonului corespunzător. Caracteristicile de completare și un exemplu finit al documentului pot fi găsite mai jos.

Puteți descărca un exemplu de formular la sfârșitul articolului.

În timpul întâlnirii, se întocmește întotdeauna un protocol, iar conducerea însăși decide ce șablon este cel mai bine să folosească. Acest document îndeplinește mai multe funcții simultan:

Înregistrează informații despre toți cei prezenți și vorbitori.
Conține toate deciziile cheie luate în timpul acestei întâlniri.
Reflectă starea reală a procesului de negociere și înregistrează acordurile cheie în această etapă.

Astfel, sarcina principală a documentului este de a consemna faptul întâlnirii și toate deciziile care au fost luate ca urmare.

NOTĂ. Nu toate întâlnirile sunt înregistrate, astfel încât conducerea companiei are dreptul de a decide în mod independent în ce caz să întocmească un document de raportare și în care - nu. De obicei, procesele-verbale sunt folosite la acele întâlniri la care sunt discutate probleme care afectează direct dezvoltarea viitoare a organizației.

Legislația nu a dezvoltat nicio cerință pentru conținutul documentului, cu atât mai puțin o formă uniformă. Prin urmare, fiecare companie poate folosi propriul formular. În special, puteți utiliza diferite versiuni de formulare pentru cazuri specifice (de exemplu, o ședință de departament, o ședință extraordinară sau o ședință comună cu reprezentanții contrapărții).

De obicei, documentul conține următoarele informații:

Numele complet al companiei, numărul de protocol și data întocmirii acesteia. Numerotarea poate fi efectuată continuu - începând cu fiecare an calendaristic.
Componența celor prezenți:

preşedintele comisiei;
secretarul executiv înregistrează înregistrări în protocol;
restul celor prezenți – de obicei lista este plasată la sfârșitul documentului.

Agenda – adică o listă de probleme de discutat. Pregătite în prealabil și aduse la cunoștința tuturor celor prezenți (anunțurile speciale sunt de obicei create cu câteva zile înainte de întâlniri).
Lista vorbitorilor (nume, funcție, subiect de discurs, probleme ridicate).
Deciziile care au fost luate în urma ședinței.
Semnăturile președintelui și secretarului, stenogramele semnăturilor (nume și parafa).
Dacă la protocol sunt atașate documente suplimentare, precum și materiale din înregistrări audio, fotografii și videoclipuri, acest fapt trebuie reflectat în document. La sfârșit, scrieți cuvântul „Anexe” și enumerați numele documentelor și altor materiale, cantitatea și tipul acestora (original sau copie), precum și numărul de pagini.

Formă și eșantion 2020

În cel mai simplu caz, forma arată astfel.

Ca exemplu, puteți alege acest formular:

NOTĂ. În secțiunea „REZOLȚĂ”, cu descrierea hotărârii, sunt prezentate adesea rezultatele procedurii de vot, dacă aceasta a avut loc în ședință. Rezultatele sunt înregistrate prin simpla însumare a voturilor „PENTRU”, „ÎMPOTRIVA” și abținerilor.

Soiuri scurte și pline

În aceeași organizație pot avea loc diferite întâlniri. Importanța unei anumite întâlniri depinde de problemele care sunt discutate la ea. Și ele determină, de asemenea, alegerea unuia sau altui eșantion în funcție de care se va întocmi protocolul. În general, se pot distinge două tipuri de documente:

Extras din protocol

Dacă este necesară obținerea unor informații din protocol, se întocmește un extras. Acest document este o copie exactă a unei părți a protocolului. Extrasul trebuie să indice data întocmirii documentului principal, numărul acestuia și denumirea societății. Exactitatea copiei este certificată de semnătura personală a secretarului și/sau a președintelui de ședință.

Caracteristici ale managementului

În cazul ședințelor de raportare de sfârșit de an, de obicei sunt alese formulare de documente extinse. Dacă despre care vorbim despre o întâlnire a unei unități structurale separate, managerii, de regulă, aleg cel mai simplu șablon.

Caracteristicile înregistrării faptelor și stocării protocoalelor sunt următoarele:

Un exemplu de protocol de întâlnire este aprobat de conducerea companiei sau de o unitate structurală specifică a organizației.
Se desfășoară imediat la momentul ședinței. Numit ofițer special, responsabil cu pregătirea documentelor. În cele mai multe cazuri, acesta este un secretar care servește și ca secretar al ședinței.
Pentru a evita inexactitățile și interpretarea incorectă a frazelor vorbitorilor, se face adesea înregistrarea suplimentară a tuturor evenimentelor care au loc în timpul întâlnirii. Se folosesc instrumente de înregistrare audio și video. Ulterior, dacă este necesar, în anexa la protocol sunt furnizate stenograme ale discursurilor - citate exacte din ceea ce au spus angajații și alte persoane invitate.
Numărul de copii originale este compilat în funcție de situație. De regulă, un original este suficient. Cu toate acestea, dacă o întâlnire are loc cu participarea unui partener (reprezentanți ai unei alte companii), devine necesară pregătirea a 2 originale. De obicei, astfel de întâlniri au loc în diferite etape ale negocierilor de afaceri.
În ceea ce privește copiile documentelor, puteți face orice număr dintre ele. Această nevoie apare atunci când se organizează întâlniri, ale căror decizii sunt obligatorii pentru toate departamentele organizației. Apoi copiile sunt trimise la toate diviziile structurale. De regulă, acestea sunt certificate prin sigiliul original și semnătura de mână a managerului.

Pentru a evita eventualele inexactități, instrumentele de înregistrare audio și video sunt folosite pentru a reproduce ulterior cu acuratețe și scurtă discursul fiecărui angajat sau persoană invitată.

Descărcați exemple de formulare:

În fiecare organizație, există periodic necesitatea de a organiza și organiza întâlniri despre activitatea companiei. Citiți despre ce tipuri de întâlniri există, precum și despre cum să abordați corect organizarea acestora, în acest articol.

În acest articol ne vom uita la:

ce tipuri de întâlniri există;
cum să organizezi corect o întâlnire de afaceri;
procedura, planul si organizarea sedintelor conducerii;
organizarea unui apel conferință;
organizarea de intalniri operationale.

Tipuri de întâlniri într-o organizație

Exista tipuri diferiteîntâlniri care diferă nu numai prin tematică, ci și prin modul în care sunt organizate, precum și prin componența persoanelor care participă la ele. Putem spune că o întâlnire este o întâlnire dedicată discutării unei probleme. În organizații, de regulă, cele mai comune tipuri de întâlniri sunt de afaceri, teleconferințe, întâlniri operaționale și executive. Fiecare dintre ele are propriile sale caracteristici organizatorice, pe care le vom analiza mai detaliat.

De asemenea, întâlnirile pot diferi nu numai prin tipurile lor, ci și prin frecvența de desfășurare a acestora. Astfel, se face o distincție între întâlnirile programate și neprogramate. În plus, întâlnirile pot fi clasificate după următoarele criterii:

dictatorial - caracteristic unui management de tip autoritar, când doar liderul conduce ședința și are drepturi efective de vot, restului participanților li se oferă doar posibilitatea de a pune întrebări, dar nu își exprime propriile opinii;
autocratic - pe baza întrebărilor liderului adresate participanților și a răspunsurilor acestora la acestea, de regulă, nu există discuții, este posibil doar dialogul;
segregat - raportul este discutat doar de participanții selectați de lider, restul ascultă și iau notă de informațiile prezentate;
discuție - schimb liber de opinii și dezvoltare solutie generala; dreptul de a lua o decizie în formularea finală rămâne în sarcina managerului;
liber - nu adoptă o agendă clară, uneori nu există președinte, alteori se termină cu o decizie, dar se rezumă în principal la un schimb de opinii.

Organizarea unei întâlniri de afaceri

Organizarea unei întâlniri de afaceri este una dintre cele mai importante forme de activitate de management. În cadrul unei astfel de întâlniri, se fac schimb de informații între angajați și șeful organizației și se iau decizii importante de management. De regulă, întâlnirile de afaceri nu dau întotdeauna efectul dorit din cauza faptului că managerii nu au o idee clară despre organizarea și conduita lor.

Principalele greșeli la organizarea unor astfel de întâlniri pot fi că acestea au loc prea regulat, un numar mare de participanți, precum și o durată lungă, ceea ce reduce, de asemenea, eficacitatea generală. De regulă, astfel de erori duc la lipsa rezultatelor vizibile ale evenimentului, ceea ce obligă managerul să organizeze o nouă întâlnire, care, de asemenea, nu va avea efectul dorit. Pentru a evita aceste probleme, recomandam intocmirea unui plan clar in functie de care vor fi convocate intalniri in organizatie.

Procesul de organizare a unei întâlniri de afaceri ar trebui redus la trei componente:

colectarea si prelucrarea informatiilor;
coordonarea activităților tuturor diviziilor structurale ale organizației;
luarea deciziilor.

Pregătirea prioritară pentru întâlnire ar trebui să se bazeze pe fezabilitatea organizării acesteia. Mai simplu spus, liderul trebuie să înțeleagă clar pe ce probleme se va desfășura ședința colectivă și ce rezultat dorește să obțină. Recomandăm recurgerea la astfel de măsuri doar atunci când există o nevoie reală de a discuta o problemă problematică cu angajații diferitelor divizii structurale, în caz contrar recomandăm luarea în considerare a unor forme alternative (posibilitatea rezolvării problemei prin telefon, apel conferință etc.).

Odată luată decizia privind necesitatea organizării unei întâlniri, este necesar să se stabilească componența celor prezenți și subiectul principal. În unele cazuri, puteți recurge la creare grup de lucru angajații responsabili de această activitate. De asemenea, vă sfătuim să vă gândiți din timp ce fel de rezultat așteptați de la acest eveniment. Acesta va fi scopul evenimentului. Fără definiția sa, este practic imposibil să se obțină rezultate vizibile.

Organizarea sedintelor de conducere

Organizarea ședințelor conducerii cuprinde etape ale căror consecințe se vor manifesta într-un fel sau altul mult timp în organizație. Să facem cunoștință cu principalele etape și să studiem în detaliu procedura de organizare a întâlnirilor pentru a evita greșelile în pregătirea lor.

În primul rând, regulile de organizare a întâlnirilor impun definirea scopurilor majorității evenimentului. În lipsa acestora, cursul întâlnirii începe să se abate de la cel dorit, iar formularea rostită oral de lider nu este suficientă pentru a menține întâlnirea pe drumul cel bun.

Alegerea obiectivelor necesită alegerea locației întâlnirilor în schema de management, care la rândul său este împletită cu sistemul de planificare și control.

Este necesar să se determine frecvența organizării acestor evenimente. Cel mai bine este să întocmești un program preliminar cu un an (lună, trimestru) în avans, astfel încât angajații să aibă posibilitatea de a se pregăti din timp.

Urmează problema alegerii participanților. Nu trebuie să presupuneți în mod eronat că cu cât vin mai mulți angajați la întâlnire, cu atât va fi mai eficientă. Cel mai bine este să te limitezi la cei mai necesari angajați, altfel evenimentul amenință să se transforme într-o adevărată farsă.

Una dintre problemele cele mai ușor de tratat pare să fie necesitatea de a selecta formate pentru documente, cum ar fi agende și procese-verbale de întâlnire. Cu toate acestea, chinul creativ al șefului și secretarului apare adesea și poate dura în adăugarea (ștergerea, redenumirea) liniilor și coloanelor în aceste documente, ceea ce se face uneori în fața ochilor participanților la întâlnire. Prin urmare, și aici trebuie să vă pregătiți în avans. Vă recomandăm să creați și să aprobați în prealabil o singură formă de document de raportare și planificare, care va conține informații despre ordinea de zi și protocol.

Organizarea unui apel conferință

Apeluri de conferință acest moment au devenit destul de răspândite datorită accesibilității și organizării simple. Astfel, pentru a le desfășura, tot ce este nevoie este comunicarea între toți participanții la întâlnire și timpul liber. Comunicarea unidirecțională este permisă pentru majoritatea angajaților atunci când întâlnirea are ca scop acceptarea sarcinilor de la conducere.

Un apel conferință poate fi organizat nu numai folosind un selector, ci și prin comunicare telefonică sau programe speciale de calculator. Atunci când organizați acest tip de întâlnire, este necesar să acordați atenție momentului de desfășurare a acesteia. Deoarece astfel de evenimente perturbă semnificativ ritmul de lucru, vă recomandăm să le țineți în a doua jumătate a zilei de lucru. De asemenea, este necesar să alegeți momentul potrivit pentru a nu distrage atenția niciunuia dintre participanți de la munca imediată. O opțiune excelentă ar fi să definiți clar o dată și o oră pentru astfel de întâlniri (de exemplu, ultima joi a lunii).

Este necesar să se țină cont de faptul că apelurile conferință nu pot avea o durată lungă, așa că sunt recomandabile atunci când este necesar să se informeze cu promptitudine toți participanții cu privire la sarcinile care le sunt disponibile și termenele limită pentru rezolvarea acestora.

Organizarea de intalniri operationale

Întâlnirea se ține de obicei într-o anumită zi a săptămânii sau în fiecare zi la începutul zilei de lucru, în biroul managerului. Atribuțiile secretarului includ:

notificarea participanților;
monitorizarea prezenței la timp a participanților la întâlnire;
aflarea si raportarea managerului despre motivele absentei angajatilor care nu s-au prezentat;
apelarea angajaţilor la cererea managerului.

În timpul întâlnirii, secretarul primește toate apelurile telefonice și vizitatorii. Este important să se creeze un mediu pentru progres normal, evitând întreruperile.

Trebuie amintit că majoritatea acestor activități trebuie să fie transcrise sau înregistrate în alt mod. Cea mai bună opțiune este înregistrarea.

În cazul în care secretarul nu este unul dintre participanți, acesta trebuie să se afle în zona de recepție în îndeplinirea sarcinilor sale normale. Este permis ca un secretar să fie prezent doar la început, sfârșit și pauze pentru a oferi asistență participanților.

Dacă secretarul este unul dintre participanții la eveniment, atunci responsabilitățile sale includ distribuirea materialelor, informarea managerului despre cei care întârzie, despre pauză și despre cei care doresc să vorbească. La sfârșitul evenimentului, secretarul trebuie să curețe camera și să întocmească rapoarte (dacă este necesar). În acest moment, organizarea ședinței operaționale și desfășurarea acesteia pot fi considerate finalizate.

Fișiere atașate

Procesul-verbal al adunării generale a salariaților privind alegerea reprezentanților colectiv de muncă(formular).doc
Proces-verbal al ședinței comisiei de calificare (formular).doc
Descrierea postului secretar-referent (formular).doc

Disponibil numai pentru abonați

Proces-verbal al adunării generale a lucrătorilor privind alegerea reprezentanților colectivului de muncă (eșantion).doc
Proces-verbal al ședinței comisiei de calificare (eșantion).doc
Fișa postului de asistent secretar (exemplu).doc

Se întocmește un plan de întâlnire de afaceri pentru o întâlnire de afaceri mai eficientă, care este o formă de organizare a comunicării de afaceri pentru un anumit număr de participanți prin schimbul de informații pentru adoptarea ulterioară a deciziilor de gestiune colectivă.

Scopul întâlnirilor de afaceri este de a schimba activitățile personalului în direcții adecvate prin comunicare. Planul pentru o întâlnire de afaceri presupune stabilirea sarcinilor specifice și a rezultatelor specificate, în timp ce pregătirea unui plan pentru o întâlnire de afaceri depinde de tipul, obiectivele și sistemul de probleme ale acestora.

Lăsând un plan pentru o întâlnire de afaceri

Planul pentru o întâlnire de afaceri începe cu formarea unei agende, care este dezvoltată în conformitate cu tema și obiectivele acestei întâlniri. Ordinea de zi poate indica vorbitorul principal, colegii săi, ora întâlnirii și locul întâlnirilor.

Ulterior, compoziția principală a participanților este clarificată și sunt trimise invitații de o anumită formă. În procesul de pregătire a întâlnirilor de afaceri se elaborează reglementări care prevăd un sistem de proceduri și elemente, definindu-le termenele limită. Planul unei întâlniri de afaceri, în primul rând, necesită formularea unor probleme care sunt relevante pentru majoritatea celor invitați (manageri, specialiști, angajați, muncitori). Problemele incluse în planul de întâlnire de afaceri sunt clasificate în funcție de gradul de complexitate de la probleme mai voluminoase și complexe la probleme mai simple.

Planificarea unei întâlniri

În procesul de planificare a unei întâlniri, se întocmește un plan pentru o întâlnire de afaceri, în care se întocmește o ordine de zi, inclusiv chestiunile care trebuie aduse în discuție pentru întâlnire, numele, parafa și funcția persoanei care raportează o anumită problemă. .

Selectarea participanților este al doilea pas în procesul de planificare a întâlnirii. Compoziția participanților este determinată de numărul de persoane direct interesate de problemele abordate sau care au cunoștințe asupra subiectului luat în considerare.

Există câteva reguli care contribuie la pregătirea și desfășurarea eficientă a unei întâlniri de afaceri:

Formularea obligatorie a temei și determinarea rezultatelor de atins în proces,
O poziție clară a vorbitorului, propunând argumente pregândite și recomandări pentru obținerea de rezultate pentru a convinge angajații de corectitudinea deciziilor luate,
O agendă atent gândită, care include o listă de probleme de discutat,
O anumită ordine a problemelor de discutat la o întâlnire, care ar trebui aranjată nu după importanță, ci după principiu psihologic.

Îndeplinirea cerințelor

Să ne uităm la câteva cerințe de întâlnire care sunt incluse în planul de întâlnire de afaceri. Subiectul care deschide discuția ar trebui să fie mai ușor de rezolvat, astfel încât după rezolvarea cu succes a acestuia, motivația angajaților să crească semnificativ pentru a rezolva probleme mai complexe.

Problemele care vor necesita discuții aprinse trebuie gândite cu atenție și poziționate corect în planul întâlnirii de afaceri. De asemenea, este important să se determine rezultatul final dorit cu care să se încheie întâlnirea.

Atunci când se discută cele mai complexe subiecte greu de înțeles, este necesar să se includă utilizarea materialelor vizuale în planul întâlnirii de afaceri, deoarece înțelegerea subiectelor abordate poate fi îmbunătățită prin utilizarea nu numai a auzului, ci și a vederii. Faptele relevante pentru ordinea de zi trebuie furnizate în prealabil, toate Documente necesare pregătiți înainte de întâlnire.

Pregătirea întâlnirii

Un plan de întâlnire de afaceri este un instrument esențial pentru pregătirea unei întâlniri eficiente și trebuie să luați în considerare cum să comunicați participanților despre întâlnire.

Invitațiile sunt trimise participanților la întâlnire, care trebuie să specifice subiectul și obiectivele. Participanții care nu pot participa ar trebui să primească ulterior informații despre progresul discuției, inclusiv o înregistrare a rezultatului întâlnirii.

Atunci când planificați o întâlnire, este important să luați în considerare locația întâlnirii, deoarece în timpul discuțiilor nimic nu ar trebui să distragă atenția participanților. Un mediu confortabil și o atmosferă de afaceri sunt, de asemenea, necesare pentru a pune angajații într-o dispoziție bună pentru o discuție eficientă.

Exemple de rezolvare a problemelor

EXEMPLUL 1

expert în afaceri de sisteme

„Eficacitatea unei întâlniri este invers proporțională cu numărul de participanți și cu timpul petrecut.”

Legea Auld și Kahn

la care: proprietari, manageri de top, manageri de mijloc

Scenarii de utilizare a articolului: cine este util și de ce

Proprietarii- introducerea unui standard unificat pentru desfășurarea ședințelor în companie folosind reglementările propuse; obținerea transparenței în activitățile managerilor care țin în mod regulat întâlniri; organizează ședințe de consiliu eficiente și eficiente.

Manageri de top și manageri de mijloc- rezolvați eficient probleme și sarcini complexe prin întâlniri, utilizați un singur standard pentru înțelegerea reciprocă între toți participanții.

Pentru specialiști-ajută-ți managerul să conducă întâlniri mai eficient și mai eficient.

Acest cuvânt groaznic „Întâlnire”

Subiectul aparent inofensiv al întâlnirilor lasă puțini oameni indiferenți. Odată ce îl atingi, o reacție puternică este garantată! După cum arată practica mea, situația cu întâlnirile în companii tinde spre una dintre extreme:

Managerul consideră că întâlnirile sunt o pierdere de timp, pentru că în timpul economisit se poate face multă muncă. Prin urmare, ședințele companiei nu se țin, chiar și atunci când este absolut necesar. Drept urmare, interpreții se confruntă cu informații distorsionate, iar multe probleme de natură strategică, la joncțiunea departamentelor, sau care nu intră în aria de responsabilitate a nimănui, pur și simplu nu sunt rezolvate.
Situația opusă este atunci când managerul convoacă ședințe pe fiecare problemă minoră, componența participanților este întotdeauna maximă și redundantă, fiecare întâlnire se transformă într-o discuție a tuturor și a tuturor și durează 3-4 ore. În acest caz, angajații conștiincioși care pur și simplu nu au timp pentru a îndeplini sarcinile profesionale „trag un semnal de alarmă” - au zece întâlniri în fiecare zi. Managerul este fericit: se pare că totul este sub control.

Rezultatul este paradoxal. Adesea, întâlnirile ca instrument de management nu sunt folosite deloc sau sunt folosite cu zero rezultate atât de către manageri, cât și de subalternii conștiincioși.

Unii oameni cred că o întâlnire este atunci când sunt mulți participanți, subiectul este cel puțin la scară globală și durează câteva ore.

În acest articol, privesc întâlnirea într-un sens mai larg. Așa-numita întâlnire sau întâlnire operațională, la care pot participa 2 persoane și durează 15 minute, este, de asemenea, o opțiune pentru o întâlnire. Discuția regulată a stării derulării proiectelor interne este, de asemenea, o întâlnire.

Întâlnirea poate fi fie situațională (scop: discuție despre o problemă emergentă, oportunitate, idee, strategie) sau pre-planificată cu o compoziție specifică de participanți. Consiliu de administrație- aceasta este o variantă a unei întâlniri regulate, în mare parte cu o agendă standard și o compoziție a participanților.

Lev Tolstoi ne-a oferit o frază minunată: „Toate familiile fericite sunt la fel, fiecare familie nefericită este nefericită în felul ei.”. În cazul întâlnirilor se aplică opusul: „Toate întâlnirile ineficiente sunt la fel.”: participanții adorm la monologul vorbitorului, problemele nu sunt rezolvate și nu se face nimic ca rezultat.

Vă aduc în atenție probleme tipice de întâlnire. Sunt sigur că le veți găsi în ședințele consiliului de administrație, în briefing-urile de dimineață și în conferințe organizate pentru a rezolva o anumită problemă.

Participanții la întâlnire sunt ocupați cu rezolvarea problemelor mici, fără a lăsa timp pentru cele strategice (nivel scăzut de organizare).
Se întorc în cerc - discutând aceleași probleme/sarcini, dar nu se face nimic pe baza rezultatelor întâlnirii (situația „să s-a vorbit și s-a despărțit”).
Nimeni nu știe de ce să se apuce - ei generează noi sarcini la întâlnire când cele vechi nu au fost încă finalizate (cu această abordare, nici una, nici alta nu vor fi finalizate).
Participanții la întâlnire își schimbă responsabilitatea unul asupra celuilalt și nu se gândesc la beneficiile problemei, ci la cum să distragă atenția managerului de la departamentul lor și să „inunda” colegii din departamentele conexe.
Întâlnirea are loc în formatul „monolog al managerului”: ce fel de discuții despre idei și propuneri există, în acest caz, participanții rămași devin redundanți.
Sunt invitați un număr excesiv de participanți la întâlnire, motiv pentru care întâlnirea se transformă într-o cabină sau într-un regat somnoros.
Lipsa de transparență: ce discută managerii de mijloc cu subalternii lor și cât de productiv este - numai Dumnezeu știe! Se pare că toate problemele de mai sus sunt prezente la aceste întâlniri :-)

Consecință: eficiența extrem de scăzută a întâlnirilor, care se transformă dintr-un instrument de management într-o povară și demotivator pentru angajații conștiincioși.

Algoritm pas cu pas pentru pregătirea și desfășurarea ședințelor de lucru și a consiliului de administrație

Cum să faceți din ședințele și consiliul de administrație un instrument de management eficient pentru rezolvarea problemelor și sarcinilor complexe? Vă sugerez să folosiți un algoritm pas cu pas, dezvoltat ținând cont atât de propriile greșeli din timpul întâlnirilor, cât și de experiența clienților mei pe care îi consiliez în managementul obișnuit. Recomand modificarea/îmbunătățirea acestuia pe baza propriei mele experienta personalași specificul afacerii dvs. și nu o bazați pe reglementările și standardele corporative.

Desigur, nu am reușit să transmit în algoritm toate specificul unor tipuri specifice de întâlniri: operaționale, consilii de administrație reunit pentru rezolvarea unor probleme specifice, întâlniri ale grupurilor de proiect, comitete etc. Pentru fiecare dintre ele, puteți scrie un regulament și un algoritm separat: care este agenda sa tipică, ce materiale trebuie pregătite, în ce format ar trebui să fie prezentarea, care sunt cerințele pentru conținutul și structura rapoartelor.

Eu profesez principiul „de la simplu la complex”, așa că în algoritm m-am concentrat pe puncte generale, mai simple, care se aplică tuturor ședințelor desfășurate, inclusiv consiliului de administrație. Adăugarea de detalii după stăpânirea lor va fi o chestiune de tehnică.

1. Determinați cine și ce roluri cheie vor juca în pregătirea și desfășurarea întâlnirii

O persoană poate juca fie un singur rol, fie mai multe într-o singură persoană. Să le enumerăm:

Client- persoana cea mai interesată de atingerea scopurilor întâlnirii. De exemplu, CEO-ul a decis să convoace o întâlnire pentru a găsi modalități de reducere a numărului de defecte în producție. ÎN în acest caz, el va fi clientul.

Responsabil cu organizarea si desfasurarea intalnirii- cel care organizează pregătirea și înregistrarea agendei întâlnirii, adunarea tuturor participanților la un moment și loc dat, familiarizarea participanților cu materialele înainte de eveniment și stabilirea sarcinilor pe baza rezultatelor.

Moderator- organizează procesul de întâlnire din punct de vedere al managementului grupului.

Secretar- se ocupa cu consemnarea opiniilor, faptelor si deciziilor. Ține procesele verbale ale ședinței.

Vorbitori, prezentatori, evaluatori etc.- participanții la întâlnire care trebuie să propună soluții la o problemă specifică sau să ofere o evaluare de specialitate.

Un rol cheie, a cărui absență este garantată pentru a asigura inutilitatea evenimentului - responsabil de organizarea și desfășurarea întâlnirii(abreviat OOPS). Printr-o coincidență tragică a circumstanțelor, ei uită de asta și, sincer vorbind, „uită” de asta. Liderul rus obișnuit nu este interesat de organizare și pregătire - dă-i acțiune activă și „trece la atac!” De aceea este necesar să vorbim mai detaliat despre acest rol.

În primul rând, cuvântul „organizație” nu implică întotdeauna lucrul cu propriile mâini. Organizatorul poate fie îndeplini sarcina el însuși, fie delega sarcina altor angajați (vă reamintesc principiu de bază: o sarcină poate fi delegată, responsabilitatea pentru implementarea ei nu) și implementarea poate fi monitorizată.

Pentru a vă asigura că întâlnirea este inutilă, nu atribuiți nimănui responsabilitatea pentru organizarea și desfășurarea acesteia.

Permiteți-mi să vă reamintesc că o persoană poate juca mai multe roluri. Dacă „Clientul” joacă simultan rolul de „Responsabil cu organizarea și desfășurarea întâlnirii”, cel mai important este să fii conștient de acest lucru și... intriga... chiar să o joci! Dacă nu faceți acest lucru în practică, numiți o altă persoană în mod explicit (principiul „Trebuie să ghiciți singur” este extrem de prost în managementul sistemului) sau nu întrebați „De ce nu s-au adunat toată lumea la timp?” - nu le-ai adunat!

Nu aveți pe cineva responsabil pentru organizație? Felicitări! Acesta este unul dintre motivele pentru care majoritatea întâlnirilor merg prost, iar când începi să înțelegi motivele, se dovedește că nimeni nu este de vină. Și cel mai rău lucru este că data viitoare totul va fi la fel.

2. Formulați obiective, întocmește o agendă (plan) pentru întâlnire

Clientul atelierului stabilește obiectivele. Pe baza acestora, el întocmește o agendă în mod independent, sau o delegă unui alt angajat și își raportează numele persoanei responsabile cu organizarea și desfășurarea întâlnirii (OOPS).

Pentru fiecare subiect discutat la întâlnire, se poate aștepta ca mai multe obiective să fie atinse simultan. În acest caz, trebuie listate toate.

Opțiuni tipice pentru atingerea obiectivelor:

Formulați obiective, probleme, oportunități etc. (Exemplu: trebuie să obținem 2 milioane de ruble pe lună în venituri din magazine).
Dovediți existența unei soluții (schimb de opinii asupra problemei, precizarea condițiilor problemei; analiza datelor).
Găsiți opțiuni pentru rezolvarea unei probleme/probleme (brainstorming), faceți o listă cu cele mai promițătoare opțiuni (trebuie să participe experți în domeniu).
Alegeți una dintre cele mai promițătoare opțiuni pentru rezolvarea problemei.
Dezvoltați o schemă (model, concept) pentru rezolvarea problemei (trebuie să participe experți în domeniu).
Discutați o diagramă a unei soluții specifice a problemei (un fel de test de blocare: căutare puncte slabeși oportunități).
Prezentați modelul (diagrama) dezvoltat al soluției, colectați feedback, implicați pe cei care vor implementa sau utiliza soluția
Discutați sarcini, stări, probleme minore ca parte a implementării soluției (de obicei relevante pentru un grup de întâlniri regulate: consiliu de administrație, proiect, comitet etc.).
Pregătiți angajații (desfășurați o clasă de master).

De fapt, obiectivele sunt nucleul agendei. Uneori nu trebuie să le completați cu nimic. După formularea scopului, este important să luați în considerare: poate puteți rezolva problema/sarcina fără întâlnire sau veți avea nevoie doar de o singură persoană care să o facă.

De exemplu,Compania are o problemă cu viteza scăzută de procesare a cererilor de la clienți. Directorul General - Client, înregistrează obiectivele „Efectuați un brainstorm și schițați cele mai promițătoare opțiuni pentru rezolvarea problemei” și „Discutați opțiunea de soluție propusă de Ivanov P.”. În continuare, Clientul atribuie sarcina de a pregăti ordinea de zi a întâlnirii șefului departamentului clienți.

Persoana responsabilă cu organizarea și desfășurarea controlează conformitatea ordinii de zi cu reglementările interne. De exemplu, verificați executarea regulii „Nu includeți probleme minore care pot fi rezolvate între doi participanți la întâlnire sau la nivel de manager-subordonat, adică fără implicarea tuturor participanților”. Această abordare vă va permite să vă concentrați asupra problemelor strategice și să minimizați pierderea de timp.

În ordinea de zi, asigurați-vă că includeți materiale pe care participanții trebuie să le studieze înainte de începerea întâlnirii.

Exemplu de agendă:

1. Prezent model nou lucrul cu proiectele clientului. Răspundeți la întrebări (responsabil: Alexey Smirnov).

Studiați materialele înainte de conferință de către toți participanții (link-urile către fiecare document sunt atașate):

Descrierea conceptului.
Exemplu al unui nou format de plan pentru o lună.
Exemplu plan strategic timp de 6 luni.

2. Elaborați o versiune preliminară a unui plan strategic pentru atragerea clienților de pe Internet timp de 6 luni pentru clientul „Ivanov și partenerii” (responsabil: Alexey Smirnov).

3. Testați în practică o nouă schemă de adunare a unei echipe de proiect care să discute și să întocmească planuri lunare. Colectați feedback pe baza rezultatelor (responsabil: Peter Ivin).

3. Determinați participanții

Pe baza obiectivelor și agendei, este necesar să se determine de ce oameni vor fi necesare discuții.

Dacă un angajat nu este obligat să participe activ la discuția problemei, dar este planificată participarea sa activă la implementare, este logic să-l chemați la o întâlnire pentru a:

Obțineți feedback de la implementatori (vă permite să evitați construirea de castele în aer care nu pot fi implementate).
Să transmită implementatorilor obiectivele și principiile pentru minimizarea distorsiunilor atunci când rezolvă problemele în practică.

Formarea numărului de participanți numai din cei necesari și în același timp suficienti pentru atingerea scopurilor întâlnirii este o sarcină care necesită o anumită abilitate. Cu cât mai mulți angajați aud problema/sarcina din față, cu atât va fi mai puțină distorsiune, dar cu atât este mai mare posibilitatea ca mai mulți oameni să fie prezenți, irosindu-și timpul și energia de lucru.

Pe baza experienței personale, am venit cu un truc de viață: uitați-vă la participanții la întâlnirile anterioare pe un subiect/o problemă similară. Dacă o persoană nu a oferit beneficii semnificative la o întâlnire și participarea sa nu a avut un impact pozitiv asupra activității sale ulterioare, este un candidat principal pentru excluderea de la întâlnirile viitoare. Este important aici să facem distincția între cei care vorbesc mult și cei care vorbesc la obiect.

Pentru fiecare participant, este necesar să se stabilească și să se comunice gradul necesar (dacă se dorește a fi diferit) al studiului său asupra agendei și materialelor atașate. O greșeală tipică: atunci când managerul crede că „își vor înțelege singuri, dar practica este crudă: cei care nu au nevoie să studieze agenda în detaliu vor petrece cu siguranță 2 ore pe ea, în timp ce participantul cheie, după cum se dovedește deja în timpul întâlnirii, „s-a uitat doar cu un ochi”.

Gradul de studiu poate fi:

Detaliat - este necesară participarea umană activă atunci când se discută / se caută o soluție la o problemă sau în timpul implementării ulterioare.
Mediu - studiu fără scufundare piese mici, dar suficient de detaliat pentru a participa activ la discuție.
Superficial (vizionare rapidă) - prindeți ideea generală, gândurile cheie, strategia. O astfel de persoană trebuie să reacționeze la informațiile exprimate de participanți deja în timpul discuției.

Un exemplu din practica mea:

O societate comercială a organizat o întâlnire pentru a organiza o promovare. CEO-ul a inclus contabili, avocați și specialiști în resurse umane printre participanți. Pentru ce? Pentru a le auzi opinia independentă.

Cu toate acestea, o lună mai târziu, s-a dovedit că directorului general încă nu-i plăcea bannerul și promovarea. Am încercat să aflăm cine a fost responsabil pentru rezultat și cine a făcut anumite modificări conceptului. Sa dovedit, desigur, conform principiului „Victoria are o mie de părinți, dar înfrângerea este întotdeauna orfană” - nu existau oameni dispuși să-și asume responsabilitatea.

Care este lucrul corect de făcut într-un astfel de caz? Directorul general ar trebui să creeze un grup de proiect pentru realizarea acțiunii și să numească liderul acestuia (el ar trebui să aibă ultimul cuvânt și să fie responsabil pentru rezultatul final). Echipa de proiect ar trebui să includă numai specialiști care ar trebui să participe activ la dezvoltarea promoției, pe baza competențelor lor profesionale: lider de grup, marketer, designer, șef departament de publicitate. Dacă se dorește, CEO-ul poate lua parte la prima întâlnire a echipei de proiect pentru a transmite principiile și punctele sale de vedere interpretilor fără distorsiuni.

4. Organizați actele pentru întâlnire

Recomand să folosiți documente online (Google Docs, Microsoft365 etc.). Ei au avantaj incontestabil: toți participanții văd modificările documentelor în timp real, toată lumea întotdeauna Versiune curentă rezultate (aceasta va permite, de asemenea, planului de acțiune care urmează ședinței să înregistreze imediat referințe la sarcinile atribuite de cei responsabili cu implementarea acestora).

Dacă trebuie să strângeți semnături de la participanți pe baza rezultatelor, puteți oricând să tipăriți documentul online și să-l revizuiți împotriva semnăturii.

Mânca două opțiuni pentru stocarea planurilor de întâlnire și a rezultatelorîn documente online (documente LOG):

Utilizați un document separat pentru întâlnire. Vă permite să restricționați accesul numai membrilor. Contra: acțiuni redundante pentru a crea fișiere, dinamică dificil de analizat.
Creați un document pentru un anumit subiect, de ex. utilizați un fișier de mai multe ori, completându-l cu informații despre noile întâlniri. Acest lucru este foarte convenabil pentru analiza dinamicii, vizualizarea rapidă a tuturor întâlnirilor timp de o lună etc. Se presupune că participanții cheie și obișnuiți au acces la întregul document.

Pentru grupurile permanente (asemenea grupuri pot fi formate din manageri de top din domenii cheie de afaceri), recomand crearea unui document comun Jurnalul conferinței. De exemplu, Grupul HR include: șeful departamentului HR, directorii executivi și generali. De acord, analiza rezultatelor ultimelor zece conferințe într-un singur document LOG este mult mai ușoară decât deschiderea și clic pe 10 fișiere diferite.

Dacă componența participanților se schimbă constant (de exemplu, sunt conectați alții noi), puteți gestiona drepturile de acces la documentul LOG la nivel de grup. Acest lucru este deosebit de valoros atunci când alte documente sunt partajate în timpul întâlnirilor. Adică, trebuie să creați un grup în serviciul de documente online și să adăugați participanți acolo.

Acordați acces la documentul LOG și la fișierele asociate grupului, nu utilizatorilor. Acum tot ce trebuie să faceți este să adăugați și să eliminați utilizatori din grup. Ei vor câștiga sau vor pierde automat accesul.

Ce se întâmplă dacă ședința de circumscripție ar include persoane suplimentare care nu ar dori să aibă acces la rezultatele întâlnirilor anterioare și ulterioare? Copiați agenda și rezultatele din documentul LOG în sarcină (mai multe despre aceasta mai jos) sau, ca ultimă soluție, tipăriți-le pe hârtie.

5. Creați o structură de sarcini pentru întâlnire

Acest punct este potrivit pentru cei care folosesc sisteme formalizate de setare a sarcinilor (Bitrix24, Megaplan, Trello etc.). Nu faci asta încă? Cursul meu online „” te va ajuta să iei singura decizie corectă.

Deci, fiecărui participant la întâlnire trebuie să i se atribuie o sarcină separată, în care trebuie să indice un link către agendă (sau să atașeze un fișier cu acesta la sarcină).

În timpul pregătirii conferinței și studierii agendei și materialelor atașate, participantul consemnează în comentariul sarcinii rezultatul obținut și timpul alocat pregătirii, precum și sugestiile/comentariile sale.

De exemplu, în Bitrix24 trebuie să faceți acest lucru:

Creați o sarcină și indicați ca prim executor persoana responsabilă cu organizarea și desfășurarea conferinței (OOPC), precum și co-executorii - toți ceilalți participanți. Sarcinile pentru ei vor deveni automat sarcini secundare ale sarcinii OOPS. Acest lucru va fi convenabil atât pentru organizator (el va putea gestiona o astfel de conexiune), cât și pentru Client (este ușor de văzut imaginea de ansamblu).
Cerință pentru titlul sarcinii (titlul din documentul LOG va fi identic): Conferință de la ZZ.LL.AA: Tema principală și scopul conferinței. Exemplu:Conferință din 20.08.18: discutați opțiunile de rezolvare a problemei „Răspuns lent la solicitările clienților”, selectați pe cineva responsabil cu implementarea (sau, poate, o analiză mai detaliată a problemei, întocmirea unui plan).

Cuvântul „Conferință” din titlu va permite managerului superior să afișeze în raportul de activitate toate conferințele desfășurate într-o lună, timp de 3 luni, și să le evalueze eficacitatea.

Faceți o legătură în LOG către o sarcină comună (creată pentru primul executant), astfel încât atunci când studiați LOG-urile să puteți afla cu ușurință timpul petrecut sarcinilor de către toți participanții la întâlnire: pregătirii și studierii materialelor, întâlnirii în sine, privind stabilirea sarcinilor pe baza rezultatelor.

6. Rugați participanții să studieze agenda întâlnirii și materialele atașate

Eficacitatea unei întâlniri este direct proporțională cu nivelul de pregătire al participanților săi. Puteți crea sarcini separate pentru a studia agenda și materialele întâlnirii sau le puteți folosi pe cele create pentru întâlnire (este important să folosiți comentarii pentru a afișa rezultatele fiecăreia dintre ele și pentru a înregistra separat timpul petrecut).

Toți cei care au studiat planul întâlnirii și au atașat materialele ar trebui să își formuleze sugestiile, feedback-ul, întrebările preliminare și alte comentarii. Propunerile sunt scrise fie folosind funcționalitatea „comentarii la sarcină”, fie pot fi înregistrate într-o secțiune special creată în ordinea de zi (document LOG) indicând cine a contribuit și când. Las alegerea metodei la discreția dumneavoastră.

OOPS analizează feedback-ul primit și, dacă este necesar, îl discută cu Clientul. Dacă completările sunt considerate semnificative, ele sunt aduse la cunoștință tuturor participanților la întâlnire. Uneori este logic să reprogramați o întâlnire sau să schimbați componența problemelor și a participanților.

De ce este necesar să se studieze agenda și materialele?

Pentru ca participanții să fie pregătiți pentru întâlnire și să nu cheltuiți cea mai mare parte a timpului cu observații introductive.
Permiterea oamenilor să se cufunde în context în avans (inclusiv pregătirea datelor și informațiilor necesare, analizarea experiențelor lor) îi va face mult mai productivi și eficienți în întâlnire.
Pentru ca participanții să se poată gândi în avans la idei, soluții etc. (creierul uman are capacitatea de a gândi în fundal, nu degeaba există înțelepciunea populară„Dimineața este mai înțeleaptă decât seara”).

7. Aveți o întâlnire

Rolul cheie care determină succesul sau eșecul unei întâlniri este moderatorul. Poate fi jucat de către Client, persoana responsabilă cu organizarea și desfășurarea întâlnirii sau un alt participant selectat.

Nici Clientul, nici Moderatorul (mă concentrez în special pe roluri care pot fi îndeplinite de managerii de top), nici vorbitorii nu ar trebui să întârzie la începutul întâlnirii. Amintiți-vă că orice întârziere afectează negativ disciplina de lucru și pierde timpul participanților (ei stau și vă așteaptă).

Moderare și implicare a participanților

Un moderator bun nu este ușor de găsit. Pentru a juca bine acest rol, trebuie bine dezvoltate următoarele competențe manageriale: „luarea deciziilor”, „managementul echipei” și „comunicare”. Altfel, chiar și o întâlnire bine planificată se poate transforma cu ușurință într-o farsă, o întâlnire inutilă și o sursă de resentimente reciproce.

Principalele sarcini ale moderatorului:

Implicați participanții în munca activă la întâlnire: formulați întrebări; exprima opinii si sugestii; participați la elaborarea deciziilor (în timp ce încurajați activitatea, trebuie să contactați cei care rămân tăcuți. În acest fel, niciunul dintre participanți nu se va putea angaja în activități paralele). O tehnică bună este de a arăta cum o problemă specifică de pe ordinea de zi va afecta sau se va raporta la munca participanților (aici toți vor asculta cu siguranță cu atenție!).
Reveniți la agenda întâlnirii (dacă sunt ridicate probleme importante, includeți elaborarea lor ca sarcină separată).
Opriți orice conflict și mutați-le într-o direcție constructivă.
Dacă este necesar, treceți participanții de la opinii la fapte (traducerea criticii în critică constructivă: faptele sunt exprimate fără a deveni personale).
Concentrați participanții pe găsirea de soluții la problemele care au apărut, mai degrabă decât să găsiți pe cei de vină.
Creați o atmosferă de respect reciproc și deschidere (fără subiecte tabu, disponibilitate de a discuta puncte „dureroase”).
Timp de control: durata întâlnirii și decizii probleme specifice; timp pentru comentarii și prezentări ale participanților.
Rezumați întâlnirea: notați problemele cheie și deciziile luate; evaluează eficacitatea întâlnirii; notează punctele pozitive și negative, identifică punctele de creștere; oferi feedback cu privire la performanța și implicarea participanților.

După cum puteți vedea, lista sarcinilor moderatorului este departe de a fi banală. Ești pregătit pentru rolul de moderator?

Va fi mult mai ușor pentru moderator dacă se creează un standard corporativ în compania dvs. și se aduce în atenția tuturor angajaților „Reguli pentru discutarea constructivă a situațiilor de muncă”, care include elemente precum:

Discutați acțiunile, nu personalitatea angajatului („Lipsa de imersiune în detaliile problemei duce la nemulțumirea clienților” în loc de „Nu știți să lucrați cu clienții”).
Operați cu fapte, nu cu opinii („Vânzările noastre au scăzut cu 20%” în loc de „Vânzările noastre au eșuat”);
Când exprimați o opinie, concentrați-vă pe faptul că aceasta este o opinie („După părerea mea, ar trebui să rezolvați problema livrării îndelungate a mărfurilor către cumpărător” în loc de „Faceți o treabă proastă”).
Fii ghidat de interesele afacerii, nu de ale tale.
Nu critica, ci notează faptele și oferă soluții (Întrebări: Ce anume vezi ca fiind o greșeală? Ce soluții propui în această situație?).
Toată lumea crede că lumea se învârte în jurul lor, așa că fii respectuos față de punctele de vedere exprimate de ceilalți, chiar dacă ți se par nepotrivite.
Recunoaște-ți greșelile, gândește-te la cum să le folosești și la greșelile altora pentru a dezvolta compania și a îmbunătăți procesele.
Și mult mai mult.

Înregistrarea acordurilor și a rezultatelor

La ținerea unei ședințe intervine și secretarul. Sarcina lui este să înregistreze pentru fiecare problemă:

Toate propunerile făcute și problemele exprimate pentru rezolvarea problemelor și autorii acestora.
Probleme ridicate spre examinare separată în afara ședinței
Deciziile finale și planul de acțiune cu cei responsabili pentru îndeplinirea sarcinilor.

Rolul secretarului este extrem de important pentru urmărirea întâlnirii. Secretarul trebuie să fie capabil să discerne detaliile importante în ceea ce aude și să tasteze rapid. Acolo unde nu există secretară, chiar și întâlnirile bine conduse pot fi o pierdere de timp. Am vorbit, am discutat, dar nimeni nu știe ce să facă pe baza rezultatelor.

Cum se procesează rezultatele conferinței? Puteți crea o sarcină separată în Bitrix24 (legată la sarcina generală a conferinței) sau o puteți lua în considerare în aceeași sarcină care a fost creată pentru conferință. A doua opțiune este convenabilă dacă procesarea rezultatelor (stabilirea sarcinilor planificate) necesită puțin timp. Nu uitați să înregistrați în comentariul sarcinii cât timp a fost petrecut.

8. Luați în considerare acțiunile de implementare a deciziilor luate

Am ajuns în sfârșit la cel mai dureros și „întunecat” subiect. În mulți algoritmi este omis din punct de vedere diplomatic. Consider că marea problemă nu este atât în organizarea corectă a întâlnirii, cât în implementarea deciziilor luate. Cea mai mică atenție este acordată implementării și de aceea multe întâlniri rămân o conversație și un schimb de opinii inutile.

Pentru unii manageri, leneși sau necalificați, nevoia de a introduce ceva în activitățile zilnice ale companiei provoacă o adevărată frică. Ei încearcă să evite orice sarcină în urma întâlnirilor sau profanează ideea. Pentru a identifica potențiali manageri, recomand lista de verificare „ judecata de apoi” din articolul “ ”.

Desigur, în câteva paragrafe este greu de acoperit subiectul îndeplinirii sarcinilor planificate, care ar umple volume groase. Prin urmare, mă voi concentra asupra ei în contextul întâlnirilor.

Un scurt algoritm de acțiuni pentru implementarea soluției în practică:

Gaseste o solutie.
Dezvoltați o tehnologie pentru efectuarea/rezolvarea problemei.
Implementează soluția.
Efectuați controlul intermediar și final.

De ce majoritatea soluțiilor nu sunt implementate în practică? Pentru că la sfârșitul întâlnirii, de regulă, sunt completate doar următoarele puncte: „găsește o soluție” și „control intermediar” Găsirea unei soluții la o sarcină sau problemă este doar 10% din succes, mult mai greu de implementat in practica.

Pentru sarcinile simple care trebuie finalizate în urma unei întâlniri de lucru, va fi suficient să puneți alături un link către sarcina corespunzătoare din sistemul dumneavoastră de setare a sarcinilor (Bitrix24, Trello, Megaplan etc.). În viitor, când priviți înapoi, va fi convenabil să faceți clic pe ele pentru a vedea cu ce stare au fost finalizate (dacă au fost, desigur!).

Din păcate, dezvoltarea tehnologiei și implementarea unei soluții nu este întotdeauna o sarcină trivială într-un singur pas. Mai degrabă, este o sarcină complexă, a cărei soluție necesită implicarea diverșilor specialiști și a unui manager separat pentru organizarea procesului.

Găsirea unei soluții la o sarcină sau problemă este doar 10% din succes, este mult mai dificil de implementat în practică;

Este foarte important, înainte de lansarea implementării, să se evalueze disponibilitatea resurselor (umane, temporare, materiale). Tehnologia de gestionare a proiectelor interne și portofoliul acestora (toate lansate) va ajuta aici. Pentru a-l studia, recomand să începeți cu articolul „”.

Un exemplu din practica mea:

O companie mare de producție deține în mod regulat un consiliu de administrație, la care participă proprietarii și managerii de top. Consiliul de administrație este excelent organizat. Există atât o secretară, cât și un moderator. Un proprietar cheie a observat la un moment dat că multe probleme au fost discutate de la întâlnire la întâlnire cu o regularitate de invidiat, dar practic nu au existat progrese în rezolvarea lor.

A ajutat o revizuire a tehnologiei de gestionare a proiectelor interne și a stărilor acestora; transformarea sarcinilor compuse mari în proiecte; revizuirea responsabilităților și a volumului de muncă al angajaților care participă la proiectele interne; dezvoltarea unui program de adaptare și formare pentru managementul proiectelor.

9. Conduceți în mod regulat întâlniri retrospective

O retrospectivă poate fi efectuată fie de către managerul imediat (conducerea ședințelor), fie de către un superior. În Jurnal, puteți aloca un loc separat pentru o retrospectivă sau puteți crea un tabel special cu retrospective și link-uri către întâlnirile evaluate (avantajul unui tabel este că este mai ușor să urmăriți dinamica și să treceți rapid la datele necesare).

Obiectivele cheie ale retrospectivei sunt evaluarea și organizarea. concluzii:

Vizualizați jurnalele întâlnirilor, evaluați calitatea organizării și a conduitei. Respectarea reglementărilor.
Cât de înaltă calitate și solutii eficiente sunt acceptate pe baza rezultatelor.
Cum sunt puse în practică deciziile adoptate și dacă sunt puse în aplicare. Care este motivul frânării?
Participanți: cine este în plus, cine lipsește.

Pe baza rezultatelor, schițați acțiunile pentru corectarea situației. Identificați cei mai activi angajați care merită încurajați.

Întâlniri regulate: caracteristici

Întâlnirile regulate sunt evenimente organizate pe aceeași temă, de obicei cu aceiași participanți. Exemplu: consiliu de administrație, reuniune de HR (comitet), grupuri de proiect, comitete.

Un comitet este o variantă a unui grup de proiect atunci când proiectul este un program în derulare (de exemplu: un comitet de finanțare). Poate fi numit și „Key Area Group” (de exemplu: Finance Group).

Când componența participanților este constantă, se economisesc timp și resurse pentru organizarea și desfășurarea întâlnirii:

Rolurile sunt distribuite.
O parte din agendă este permanentă.
Momentele sunt de asemenea regulate.

Puteți identifica întrebări recurente pentru discuții (sarcini) pentru un anumit grup și le puteți descrie în regulament. De exemplu, la programul întâlnirii director general iar șeful departamentului de resurse umane poate include:

Discutați lista programelor de formare de onboarding lansate pentru managerii de top și starea lor actuală.
Rezolva problemele care apar la cautarea angajatilor care nu au putut fi rezolvate; orice alte probleme.
Discutați realizările departamentului de HR în perioada respectivă. Faceți o organizație. concluzii.
Luați în considerare propuneri pentru dezvoltarea proceselor de HR. Determinați acțiuni suplimentare asupra lor.
Discutați alte probleme și sarcini.

Întâlniri la distanță: caracteristici

În întâlnirile la distanță, documentele online devin deosebit de valoroase, deoarece toată lumea va vedea ce înregistrează secretarul și ce modificări se fac documentului și, dacă este necesar, vor putea să-l completeze ei înșiși (dacă un astfel de drept este prevăzut de formatul întâlnirii).

Pentru întâlnirile la distanță, este important ca ecranul prezentatorului (sau al vorbitorului curent) să fie partajat. Este recomandat să opriți microfoanele în timpul unei întâlniri la distanță (dacă participă mai mult de 2-3 persoane) în timp ce ascultați difuzorul, pentru a nu înfunda undele cu sunete străine.

De asemenea, verificați în prealabil funcționarea echipamentului: microfoane, camere web (dacă este necesar), software de înregistrare a ecranului.

Cum să extindeți baza de cunoștințe a companiei dvs. prin întâlniri

Întâlnirile sunt o comoară. Informatii utile pentru baza de cunoștințe a companiei și programul de formare a angajaților. Dacă se discută abordări pentru rezolvarea unei anumite probleme, se dezvoltă tehnologia sau are loc o clasă de master, înregistrați un videoclip (într-un format de la distanță va fi și mai convenabil - va fi suficient să înregistrați ecranul computerului) și adăugați la baza de cunoștințe și/sau la programul de formare.

Veți putea aduce rapid noii angajați la curent, economisind o cantitate semnificativă de timp, precum și minimizând cantitatea de distorsiune. Pentru proprietar, o întâlnire înregistrată cu rolul său principal este unul dintre moduri eficiente transmiterea opiniilor lor cu privire la activitatea companiei specialiștilor de linie, ocolind mulți intermediari sub forma managerilor de top și a managerilor de mijloc.

Concluzii: Calitatea este mai importantă decât cantitatea

O întâlnire bine organizată, dacă este abordată minuțios și profesionist, este un proces foarte costisitor pentru toate tipurile de resurse. Numără doar timpul petrecut de angajați pregătindu-se, revizuind agenda, întâlnirea în sine și lucrări posibile conform rezultatelor.

În unele cazuri, este suficient să organizezi o conferință cu o singură persoană (dar folosind același model).

Amintiți-vă că atunci când vine vorba de întâlniri, calitatea este mai importantă decât cantitatea. Ai prefera să ai 10 întâlniri bine organizate care duc la bun sfârșit lucrurile decât 40 de întâlniri o remediere rapidă fără nicio acțiune bazată pe rezultate.

Ar putea fi util să citiți: